MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE Código:PD-GAD-03
Fecha Emisión: Oct.14 .2014
SELECCIÓN, EVALUACION Y Fecha Actualización:
REEVALUACION DE Versión: 01
PROVEEDORES Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para seleccionar, evaluar y reevaluar los proveedores en función de su
capacidad para suministrar activos, servicios, y productos, que cumplan los requisitos de
compra y favorezcan el desarrollo de los diferentes procesos del SGC de los Dispositivos
Médicos Importados de Impocor S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la inscripción hasta la reevaluación de proveedores.

3. DEFINICIONES

PROVEEDOR. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios.

PROVEEDORES CRÍTICOS. Son aquellos cuyos productos o servicios influyen directamente

con los Dispositivos Médicos Importados o en la Prestación del Servicio o afecta la satisfacción
del cliente.

PROVEEDOR EXCLUSIVO. Es aquella persona natural o jurídica que posee la exclusividad

para proveer un bien o servicio determinado.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES. Se refiere a la identificación y clasificación de los

proveedores. La selección se realiza cuando se comienza con un nuevo proveedor una relación
de aprovisionamiento.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Proceso mediante el cual se evalúa el grado en que un

proveedor se adapta a los criterios de selección establecidos por Impocor S.A.S. Esta
evaluación puede ser cualitativa o cuantitativamente y se realiza al momento de la selección.

RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Proceso de evaluación que se realiza en función de

los resultados obtenidos al trabajar con un proveedor y conocer su desempeño respecto a los
requisitos establecidos por Impocor S.AS. La re-evaluación se realizará en períodos
determinados por los resultados obtenidos.

4. REQUISITOS GENERALES / POLITICAS

4.1 Se iniciará el listado de proveedores con aquellos que se haya contratado o realizado una
orden de compra previa y cumplan con la actualización de la documentación necesaria
para inscribirlos.

4.2 Las compras por caja menor se podrán realizar a cualquier proveedor, así no se encuentre
en el listado de proveedores.
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4.3 La Gerencia General establecerá cuáles son los proveedores críticos de Impocor S.A.S. y
los proveedores exclusivos.

4.4 En el listado de proveedores pueden existir más de un proveedor exclusivo para un

determinado producto o servicio, en tal caso el responsable de autorizar la compra
seleccionará el proveedor.

4.5 Solo pueden ser aceptados como proveedores críticos o exclusivos aquellas empresas o
personas que cumplan con los requerimientos de ley aplicables a su naturaleza
(Sanitarios, DIAN, Cámara de Comercio, RUT).

4.6 Los proveedores evaluados como no confiables serán identificados en el Listado de

Proveedores y no se les realizará compras a no ser que sean autorizadas por la Gerencia
General.

5. RESPONSABLE

Es responsabilidad de la Gerente General el uso correcto de este procedimiento.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1. Inscripción de Proveedores. El Proveedor
presenta portafolio de servicios y propuesta
Formato
comercial. Adicional elabora y presenta su
Inscripción de
inscripción respectiva, acompañada de la
Proveedores
documentación legal solicitada en el mismo
formato.
2. Selección y registro de proveedores: Todo
proveedor inscrito, será evaluado de acuerdo
a los siguientes criterios:

_ Requisitos legales.
_ Tiempo de entrega.
_ Calidad del producto.
_ Garantía en el producto o servicio ofrecido.
_ Precios.
_ Plazo de pago.
_ Respaldo comercial.
_ Certificación de calidad. (Opcional)

La Gerente General debe identificar y

seleccionar los proveedores cuyos productos o
servicios impacten en la calidad de los
Formato de
Dispositivos Médicos Importados y en servicio de
Evaluación y
Impocor S.A.S., para lo cual tendrá en cuenta el
Selección de
cumplimiento de los requisitos de inscripción, la
Proveedores
clasificación obtenida y avalará su registro con
su firma de aprobación.
Formato Listado
de Proveedores
Con base en el resultado del análisis, los
proveedores serán clasificados de acuerdo a los
criterios establecidos en el Formato de Selección
de Proveedores, como:

Muy confiables
Confiables
Aceptable
No confiables

Los proveedores seleccionados se registran en

el Listado de Proveedores.

Por cada proveedor aprobado se abre un folder y

se archiva documentación en carpeta.
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3. Reevaluación de Proveedores: Todos los

proveedores registrados serán reevaluados
una vez al año, con el formato “Reevaluación
de Proveedores” y se clasificarán como:

_ Muy confiables.
_ Confiables.
_ Aceptables
_ No confiables.

Los proveedores serán reevaluados con base en

las órdenes de compras suministradas en un
Formato de
período determinado, y con base en los criterios
Reevaluación de
de Cantidad, Calidad, Tiempo de Entrega,
Proveedores
Precio, Capacidad Instalada, Servicio Post
Venta, Soporte Técnico, Seguridad,
Actualización de Documentación.
Carta de
Compromiso
Los proveedores evaluados como MUY
CONFIABLES, CONFIABLES y ACEPTABLES
continuarán en el Listado de Proveedores y
Formato Listado
serán reevaluados nuevamente al año siguiente.
de Proveedores
Con los proveedores clasificados como
ACEPTABLES se establecerá un compromiso
Carta o Mail a
para mejorar en aquellos criterios en los que
Proveedores
tuvieron debilidades y si al ser evaluados
nuevamente a los seis meses siguientes no
demuestran haber cumplido el compromiso serán
clasificados como NO CONFIABLES.

Aquellos proveedores clasificados como NO

CONFIABLES serán identificados en el Listado
de Proveedores y se les dará el trato establecido
en el numeral 4.6 de este procedimiento.

A través de un comunicado se informa a los

proveedores sobre el resultado de las
evaluaciones.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y DE REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Formato de Inscripción de Proveedores

Formato Evaluación y Selección de Proveedores
Formato Reevaluación de Proveedores
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Formato Listado de Proveedores

8. REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES

No Cambios y/o modificaciones

Fecha Pagina Solicitante
Versión realizadas
01 Oct 14 de 2014 Todo Emisión Original

9. EMISIÓN, REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORADO POR: Ing. Liliana Rincón Directora Técnica

REVISADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General

APROBADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General