UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERECTORADO ACADEMICO FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS NUCLEO CIUDAD BOLIVAR

DISEO DE UNA RED ESTRUCTURADA DE ORDENADORES PARA UN OPTIMO MANEJO DE RECURSOS EN CENTRO SEBIT TOMAS MONTILLA SOLEDAD EDO. ANZOATEGUI.

Trabajo especial de Grado para Obtener el Ttulo de Ingeniero de Sistemas

TUTOR ACADMICO.

AUTOR: T.S.U. YANETH MENDOZA C.I.:18.621.092

CIUDAD BOLIVAR, MARZO DE 2012

INTRODUCCIN

Los sistemas de informacin automatizados ha sido de gran impacto en la vida del hombre, en la actualidad muchas empresas se han visto en la necesidad de usar este recurso para optimizar el manejo de la informacin y as lograr agilizar los procesos para poder ser competitivo en un mercado donde la ventaja estar, para el que pueda manejar mayor flujo de informacin de manera rpida y confiable y as poder dar respuesta a un requerimiento, es por ello que el presente sistema surge de la necesidad de proporcionarle un mejor reordenamiento, dinamismo y control al mtodo de trabajo empleado en el departamento de solicitudes de la empresa PAPERBYTE C.A., donde se hace condicin prioritaria agilizar la atencin de las solicitudes de soportes tcnicos requeridos por sus clientes, reducir el tiempo empleado por los analistas/tcnicos en la transcripcin o llenado de los formularios de control y mayor celeridad y eficacia en el momento del registro de las solicitudes. Este trabajo de investigacin est distribuido de la siguiente manera:

CAPITULO I, El Problema: Donde se encuentra el Planteamiento del Problema, los Objetivos de la Investigacin los cuales estn comprendidos en General y Especficos, Justificacin de la Investigacin, Alcance, Limitacin y Factibilidad.

CAPITULO II, Marco Terico: En este Captulo se expone el tema Investigado desde el punto de vista Terico, analizando los antecedentes, enfoques tericos y referencias bibliografas relacionadas con la

Investigacin realizada en la Empresa.

CAPITULO III, Marco Metodolgico: La Metodologa utilizada para la realizacin de este informe es de tipo Proyecto Factible, la cual comprende la Investigacin Documental y de tipo b. Se utilizar la Observacin y la Entrevista como medio para la recoleccin y obtencin de los datos.

CAPITULO IV, Sistema Actual: Se hace una Descripcin del sistema, se Realizarn Diagrama de Flujo de Datos (D.F.D.).

CAPITULO V, Sistema Propuesto: Se har una Descripcin del Sistema que se desea implantar, Diseo de Base de Datos, Diagrama de Flujo de Datos, Diseo de Pantalla y Reporte.

Para finalizar el Trabajo de Investigacin se Realizarn Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografa y Glosario de Trminos con respecto al tema investigado.

CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1. Planteamiento del Problema

La necesidad de compartir recursos e intercambiar informacin fue una inquietud que se remonta a los primeros tiempos de la informtica, Los tiempos han cambiado y hoy prcticamente todos los usuarios acceden a los recursos de las redes desde los computadores Existen, actualmente existen diferentes tipos de topologas con el fin de satisfacer las necesidades de cualquier institucin sin importar la localizacin fsica del recurso y del usuario.

Est claro que el xito de una empresa depende de la organizacin y planificacin que esta tenga en conjunto cumplimiento de los objetivos y de sus metas trazadas, es importante sealar que al momento de la auditoria que se toma en la actividad de las solicitudes de los proyectos va a ser la base para verificar toda la documentacin e informacin que es manejada all, analizando las posibles desventaja que el uso del sistema actual nos presente. La Direccin General de la empresa diseadora de Software PAPERBYTE C.A., fomenta a sus clientes un servicio eficaz para agilizar el manejo de informacin en las empresas logrando as el ahorro de tiempo y eficiencia en las reas necesitadas; Actualmente en el departamento de solicitudes de la empresa, se est llevando a cabo un sistema de informacin, el cual consiste en controlar los proyectos informticos que son solicitados por los clientes, datos de los mismos que son vaciados en una planilla que contiene los campos de: nombre del cliente, ubicacin del cliente, contacto del cliente, caractersticas del sistema, lenguaje del sistema, otras alternativas del sistema, fecha tentativa para la entrega del sistema, entre otros datos, todo este registro es llevado a una carpeta que a su vez es almacenado en un estante sin que exista una sealizacin correcta que indique la ubicacin precisa del material. Este proceso actual carece de una

herramienta que lleve el control de todos los proyectos solicitados y tiene como desventaja el extravo de los documentos que llevan la informacin solicitadas por los clientes. Por otro lado se ha podido evidenciar que el control de los datos en el departamento de solicitudes de la empresa PAPERBYTE C.A., es llevado de forma inadecuada lo que ocasiona una informacin incompleta e insegura en sentido del deterioro fsico y/o extravo de la misma adems ocasiona demora al momento de procesar los datos para la entrega de proyectos y realizacin del mismo al departamento de solicitudes. Es por ello que, se recomienda la creacin de un control de proyectos automatizado que desarrolle tareas de documentacin y de manejo de informacin en diversos grados, a travs de la indexacin de registros de clientes determinados anexando as las necesidades de informacin especfica de los usuarios, tambin tiene la responsabilidad de facilitar el acceso a la misma a travs de las nuevas tecnologas que permitan obtener la informacin de una forma segura, rpida y efectiva. En las empresas pblicas y privadas, y as actualizar datos para llevar un mejor control, evitar prdida de tiempo, entre otras; permitindole al usuario una mayor confiabilidad en el desempeo de sus labores. Tomando en consideracin lo antes planteado, se pueden destacar los siguientes indicadores: El proceso actual se realiza manualmente No existe una herramienta que lleve el control de todos los proyectos solicitados por los clientes y de los mismos ya realizados Retraso en la verificacin del registro del personal a cargo de un proyecto solicitado.

 No existe un registro veraz de los proyectos solicitados por los clientes de la empresa. De acuerdo interrogantes: a los indicadores mencionados, surgen las siguientes

De qu manera afecta el control manual de los soportes tcnicos de los clientes en la empresa PAPERBYTE C.A.? Qu ventajas nos traera un sistema de control eficaz de todos los soportes solicitados por los clientes y de los mismos ya realizados? Qu herramientas se podran crear para que la gestin de soporte tcnico y asignacin del Analista/Tcnico sea vertiginoso? Es importante implantar un registro automatizado de los soportes solicitados por los clientes de la empresa?

1.2. 1.2.1

Objetivos de la Investigacin Objetivo General: Disear un sistema automatizado para el Control de soportes tcnicos de los clientes de la empresa PAPERBYTE C.A. Ciudad Bolvar, Estado Bolvar. 1.2.2 Objetivos Especficos:

 Diagnosticar la problemtica existente en el manejo de la informacin de los clientes en el departamento de soporte de la empresa Precisar la sistemtica y procesos para el desarrollo de un sistema automatizado Estructurar el diseo de la base de datos del sistema Estudiar alternativas para el diseo grfico y salidas del sistema, que cumpla con las caractersticas manejadas en el departamento. Reconocer los posibles inconvenientes en la ejecucin de un sistema automatizado a travs de los diferentes mtodos de prueba. 1.3 Justificacin de la Investigacin

Actualmente, las empresas u organizaciones utilizan los sistemas automatizados para llevar un control ptimo de la informacin, ya que existe la necesidad agilizar los procesos operativos de las mismas e implementar los recursos necesarios para obtener un mejor manejo de los datos utilizados. Es por ello que la empresa PAPERBYTE C.A., se ve en la necesidad de brindar un servicio a los usuarios de un software desarrollado en la misma, que se adapte a las necesidades de las empresas, lo que implica una tcnica eficaz del manejo de los datos para un uso mltiple y optimo del sistema actual. Con la implementacin del sistema automatizado para el Control de proyectos, se lograra mayor rapidez en el manejo de la informacin y seguridad de la misma, con ello se podr minimizar los procedimientos incorrectos en el departamento, alcanzando el propsito de optimizar la manipulacin de los datos ofreciendo as un incremento en la seguridad al momento de manipular volmenes de informacin.

1.4

Alcance de la Investigacin

El desarrollo de esta investigacin abarca la automatizacin de un sistema el cual va a estar dirigido a la empresa PAPERBYTE C.A. Ciudad Bolvar, Estado Bolvar, especficamente en el Departamento de Solicitudes en lo que tiene que ver el control de proyectos solicitados por los clientes, Adems, la investigacin se orienta hacia el estudio descriptivo de una propuesta para optimizar de manera informtica el control de los mismos en la empresa con el objeto de promover alternativas de solucin para obtener resultados eficaces en el proceso de registrar un nuevo proyecto. La automatizacin del control de proyectos ayudara a la empresa a mantener de manera organizada y segura la informacin importante emanada por los clientes permitiendo as un control efectivo de forma progresiva, que conlleve a elevar los ndices de seguridad y organizacin de los datos. Los resultados de esta investigacin son vlidos para abordar la problemtica de la mencionada empresa, No obstante, Cualquier empresa o institucin que presente caractersticas similares puede optar por la implementacin de dichas estrategias. 1.5 Limitaciones En la mayora de los casos durante el desarrollo de cualquier automatizacin se presentan ciertos obstculos que dificultan el desenvolvimiento de las actividades que esta involucra , pero no significa que dichos obstculos impidan de una forma total llevar a cabo la meta trazada, en el caso de este proyecto, no se han presentado hasta los momentos, limitaciones que puedan dificultar o impedir el desarrollo del mismo, ya que la empresa requiere del sistema, cuenta con los recursos necesarios, y los usuarios estn dispuestos a adaptarse a los cambios que permitan mejorar el

desenvolvimiento de sus actividades y fluidez departamento de solicitudes en la empresa PAPERBYTE C.A.

CAPITULO II MARCO TERICO

2.1

Antecedentes de la Investigacin

Los antecedentes consisten en citar autores que elaboraron sistemas relacionados de alguna u otra manera con el sistema a proponer. Los autores que sirvieron de antecedentes en la realizacin de esta investigacin fueron los siguientes:

Cabeza, E. (2005). Sistema Automatizado para el Control de Entrada y Salida de Pelculas en el club de Video Guticas S.R.L. Ciudad Bolvar Edo. Bolvar Trabajo de grado no publicado, Instituto Universitario tecnologa Industrial Rodolfo loero Arismedi, Maracay

Seala enfoques de control que sern tomados para la investigacin, de manera tal que se pueda estructurar un proceso de entrada y salida del material ms acorde en la divisin de mantenimiento.

Morales V., D (2004).Sistema automatizado para la gestin de control de personal en el departamento de recursos humanos de la compaa annima nacional de telfonos de Venezuela (C.A.N.T.V.) en Ciudad Bolvar - Edo. Bolvar ao 2004. Trabajo de grado no publicado, Instituto Rodolfo Loero Arismendi, Puerto Ordaz.

El contexto de esta investigacin se relaciona con la presente, debido a que contiene puntos de vista similares en lo que se refiere a la existencia o no de material para la distribucin de la misma en un rea determinada.

Llanes P., H. (2002). Sistema de Informacin Automatizado para el control de entradas y salidas de material de la estantera del departamento de Mantenimiento Elctrico Gur (S.I.A.C.E.S.M.E.). Trabajo de grado no publicado, Instituto Rodolfo Loero Arismendi, Ciudad Bolvar.

Tiene relacin porque permitir obtener conocimientos acerca del manejo de inventario y as poder llevar un correcto uso del mismo en el rea donde se realizar la investigacin, ya que el departamento as lo requiere.

Gustavo Rodolfo P. (2008). Sistema de Informacin para el Control de

Solicitudes Informticas en las Unidades Administrativas para La Gobernacin Del Estado Bolvar. Trabajo de grado no publicado Universidad Bicentenaria

de Aragua, San Joaqun de Turmero

Para la aplicacin de este sistema fue es necesario el uso de un conjunto de procesos secuenciales escogidos y aplicados con la

metodologa de James Stenn y Steve Eckols en lo que compete a anlisis y diseo

Estas investigaciones proporcionan un patrn para la realizacin del estudio presente y a su vez una visin general de cmo se desarrollan los procesos de manejo y control de informacin.

2.2

Fundamentos Tericos

Diseo de la Interfaz del Usuario.

Segn Kendall y Kendall (1.991) el diseo de una interfaz tiene como objetivo ayudar al usuario a obtener informaciones acerca del sistema, esta debe satisfacer las necesidades de los usuarios, podemos encontrar diferentes tipos de interfaces tales como: Formas de Entrada/Salida, Men, Consulta de Preguntas y respuestas, entre otros. Para la realizacin del sistema se utilizara el tipo de Diseo MENU el cual consiste en que el usuario tenga la facilidad de elegir posibles opciones de una lista en pantalla. Es importante aclarar que el usuario en este tipo de diseo va a estar limitado solo a las opciones que se le presenten. El usuario va a contar con un men principal que consta de 5 botones, cada botn representa una lista, al seleccionar un botn se ingresa a la listas seleccionada, luego se mostrara un formulario el cual va a contener un men de despliegue, que tendr diferentes opciones para elegir, algunas de ellas son: Incluir, Modificar, Guardar, Eliminar entre otros.

Los Mens Anidados tienen ciertas ventajas, segn Kendall y Kendall (1.991) permiten que la pantalla se mantenga despejada, lo cual es consistente con un buen diseo de pantalla. Pg. 587. En este sentido el sistema que se desea implantar va a contar un men Anidado y tambin va a contener un fondo corporativo como diseo de pantalla, esto con el fin de que el usuario no siga viendo siempre las opciones que no son de su inters.

Documentacin. Se llama Documentacin segn Nuria Amat, (2003) al proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos para su difusin precisa, exhaustiva e inmediata. Pg.17

Segn la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000 seala que la Documentacin es una herramienta para la comunicacin y la transmisin de la informacin, el tipo y la extensin de la documentacin va a depender de la naturaleza de los productos y procesos de la organizacin, del grado de formalidad de los sistemas de comunicacin y de la capacidad de las personas para comunicarse dentro de la organizacin.

Realizar Documentacin permite

la comunicacin del propsito y la

coherencia de la accin. La utilizacin de los mismos contribuyen a: - Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad. - Preveer la informacin apropiada. - La repetibilidad y la trazabilidad. - Proporcionar evidencias objetivas.

Sistema de Informacin. Para Jeffrey L. Whintten, (1.999) los sistemas de informacin Son una disposicin de componentes integrados entre si cuyo objetivo es satisfacer la necesidad de informacin de una organizacin. Pg. 39. Estos surgen o se originan por necesidades que existen dentro de la organizacin, para as de esta manera poder resolver un problema en particular. Existen elementos que intervienen o conforman un sistema de informacin los cuales son:

datos, personas, redes, tecnologa, actividades. Todos estos elementos son fundamentales para el buen desarrollo y funcionamiento de un sistema.

Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000.

ISO (Organizacin Internacional para la Estandarizacin) es una federacin de alcance mundial integrada por cuerpos de estandarizacin nacionales de 144 pases, uno por cada pas.

La ISO es una organizacin no gubernamental establecida en 1947. La misin es promover el desarrollo de la estandarizacin y las actividades con ella relacionada en el mundo con la mira en facilitar el intercambio de servicios y bienes, para promover la cooperacin en la esfera de lo

intelectual, cientfico, tecnolgico y econmico. En Venezuela FONDONORMA (Fondo Para la Normalizacin y Certificacin de la Calidad), es el Organismo Nacional miembro de la ISO que representa nuestros intereses a escala Internacional.

La organizacin Internacional para la Estandarizacin estipula que sus estndares son producidos de acuerdo a los siguientes principios:

1. Consenso: son tomadas en cuenta los puntos de vistas de todos los interesados: fabricantes, vendedores, usuarios, grupos de

consumidores, laboratorios de anlisis, gobiernos, especialistas y organizaciones de investigacin.

2. Aplicacin Industrial global: Soluciones globales para satisfacer a las industrias y a los clientes mundiales.

3. Voluntario: La estandarizacin internacional es conducida por el mercado y por consiguiente basada en el compromiso voluntario de todos los interesados del mercado.

Existen Requisitos que son impuestos por la norma ISO, uno de ellos es que la organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma.

De acuerdo a lo establecido en la clusula 4.2.3 Control de documentos de la Norma venezolana COVENIN ISO 9001:2000, dice que los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en la clusula 4.2.4.

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificados y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Pg.108.

Sistema de Gestin de Base de Datos.

Segn Henrry Korth, (1.993) un sistema de gestin de Base de datos Consiste en una coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a esos datos. La coleccin de datos, normalmente

denominada base de datos, contiene informacin acerca de una empresa determinada. Pg.1.

Una base de dato es muy importante en toda empresa ya que sirve para almacenar cualquier tipo de informacin. Cabe sealar que los sistemas de base de datos estn diseados para gestionar grandes bloques de informacin dentro de las organizaciones, siendo de gran ayuda debido a la importancia que tienen las informaciones dentro de una empresa y facilitando el funcionamiento de las actividades con diferentes respaldos de los datos.

Sistema de Gestin de La Calidad. Segn las Normas ISO 9001:2000 un sistema de gestin de calidad es un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas, en donde se establecen polticas y objetivos, para dirigir y controlar una organizacin con respecto a los requisitos de calidad y los aspectos de calidad. Pg. 104. La adopcin de un sistema de gestin dentro de una empresa debe ser una decisin estratgica de la organizacin, su diseo e implementacin van a estar influenciados de acuerdo al tamao, a las diferentes necesidades, a los objetivos particulares, entre otros.

2.3 Definicin de Conceptos Bsicos Sistema: Segn Robert G. Murdick y John C. Munson (1.988): Es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interaccin, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre dato o informaciones sobre energa o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida informacin o energa o materia u organismos. (P. 33)

Un

sistema

se refiere tambin a cualquier coleccin o

combinacin de programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el procesamiento de informacin: un sistema de contabilidad, un sistema de facturacin y un sistema de gestin de base de datos Control: Segn James A. Seen (Ao 1.992) Lleva a cabo los pasos de computo, incluidos los aritmticos, de manera correcta y siempre en la misma forma. Salvaguardar datos importantes y sensibles en una forma que sea accesible solo al personal autorizado (P. 62)

El control es un proceso de regulacin, manual o automtica, sobre un sistema seguido por una empresa para asegurarse que los datos o servicios mantiene las condiciones de funcionamiento establecidos tales que puedan lograr sus objetivos eficientemente

Sistema automatizado: Segn Stoner, James A. F. Stoner ( ao 1989) es La automatizacin es un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos.

Software: Segn Carlos M. Correa (ao 1993) denomina software (tambin programtica, equipamiento lgico o soporte lgico) a todos los componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica, en contraposicin a los componentes fsicos del sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de programas funcionar adecuadamente.

Este autor seala que software es un trmino amplio, que incluye los elementos para identificacin y anlisis de un problema a ser resueltos por un computador; el programa de captacin que resulta del anlisis de esos elementos y el material de apoyo correspondiente.

Desarrollar: Segn Prieto Gmez 1996. Este concepto es un trmino que en estas ltimas dcadas ha sido bastante utilizado, no solo en los medios polticos y econmicos de casi todos los pases del centro o industrializados, sino tambin en Amrica Latina o pases denominados pobres, subdesarrollados o tercer mundistas-, para los cuales este concepto se ha convertido en un trmino de manejo comn. Pag(155) Solicitud: Segn Pamela A. Ritchie La solicitud es una comunicacin escrita que se propone formular un pedido, a fin de conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para conseguir algo. Disear: Segn David Delgado (Microsoft) 1996 se refiere al proceso de creacin y desarrollo para producir un nuevo objeto o medio de comunicacin (mquina, producto, edificio, grafismo, etc.) para uso humano. Como sustantivo, el diseo se refiere al plan final o proposicin determinada fruto del proceso de disear (dibujo, proyecto, maqueta, plano o descripcin tcnica), o (ms popularmente) al resultado de poner ese plan final en prctica (la imagen o el objeto producido).Pag(98)

Disear requiere principalmente consideraciones funcionales y estticas. Esto necesita de numerosas fases de investigacin, anlisis, modelado, ajustes y adaptaciones previas a la produccin definitiva del objeto. Adems comprende multitud de disciplinas y oficios dependiendo del objeto a disear y de la participacin en el proceso de una o varias personas.

Programador: Kamal Albidar (a2 Softway) 2011 Un programador es un individuo que ejerce el desarrollo paso a paso de un sistema de informacin automatizado, es decir, que escribe programas de ordenador. Los programadores tambin reciben el nombre de desarrolladores de software.

Registro: Segn Donald H. Sanders (ao 1989) Es

donde ser

anotada y referida toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar. La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los documentos que entran y /o salgan en los diferentes rganos de la entidad.

Todos estos conceptos antes expuestos sirven al investigador como base para el estudio o anlisis de la problemtica que ha venido enfrentando el departamento de solicitudes en la empresa diseadora de Software PAPERBYTE, C.A.

2.4 Generalidades de la Empresa

2.4.1 Resea Histrica

PAPERBYTE, C.A. nace en 2009 como una empresa dedicada al desarrollo de software de gestin y produccin a medida, incorporando como servicios adicionales en 2010 soluciones integrales de hardware (equipos, servidores, red, etc.).

En 2011 nace PAPERBYTE, SERVICIOS Y SUMINISTROS C.A. como potencia de estrategia planificada para el desarrollo de software estndar de produccin para las empresas. En el mismo ao comenz a dar resultado de dicha estrategia permitiendo as la mayor demanda de software de gestin a desarrollar; posteriormente comenz a integrarse poco a poco en la lista de favoritos de las empresas transformndose en la solucin de las empresas industriales.

Con el pasar del tiempo PAPERBYTE, SERVICIOS Y SUMINISTROS C.A. se ha convertido en una empresa dedicada a la fabricacin y comercializacin de software a escala nacional, teniendo como principal produccin el desarrollo de software para las empresas; basando su crecimiento en su infraestructura, tecnologa y capacitacin de recursos humanos.

2.4.2 Misin

Proveer soluciones y servicios de tecnologa de informacin orientados hacia la eficiencia, competitividad y rentabilidad de sus clientes, apoyados en la innovacin y optimizacin continua.

Brinda soluciones de software especficas para obtener informacin precisa, aspirando ser lderes en Venezuela. Para ello se estudia estructuras sectoriales, y se investiga tecnologas, En definitiva, pretende ser una verdadera referencia, muy especializada y dinmica, del sector informtico, con el fin de aumentar el grado de productividad para las empresas y ofrecer calidad en los mbitos del desarrollo de software.

2.4.3 Visin

Ser el proveedor de soluciones y servicios de tecnologa de informacin de mayor renombre en nuestro pas y la regin latinoamericana sobre la base de nuestra responsabilidad, calidad, productividad y compromiso con los clientes.

CAPITULO III MARCO METODOLGICO

3.1 Tipo de Investigacin

Los trabajos de investigacin, se realizan siguiendo un enfoque propio de la disciplina en donde se ubica la temtica escogida, siempre y cuando el investigador, logre justificar de manera satisfactoria, el mtodo seleccionado.

El mtodo de investigacin, que ms se adapta a este estudio, dadas sus caractersticas, es de tipo Proyecto Factible, Barrios (2001) lo define de la siguiente manera: Proyecto Factible, consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades

de organizaciones o grupos sociales. El mismo debe tener apoyo en una investigacin documental, de campo o un diseo que incluya ambas modalidades. (p.7).

En tal sentido el investigador tom este enfoque, sustentndose en la de campo, ya que permite realizar un anlisis sistemtico de la problemtica que se presenta, con el objeto de describir, interpretar, conocer sobre los factores que constituyen el estudio, explicar las causa y efectos de la problemtica, haciendo uso de mtodos o enfoques para automatizar las solicitudes tomando su control en el departamento.

3.2 Diseo de la Investigacin

En los diseos de campo los datos se obtienen directamente de la realidad a travs de la accin del investigador junto a la investigacin documental ya que por medio de ella se puede indagar en proyectos similares, de tal manera poder tomar las referencias que ms se adapten a una solucin logrando un anlisis sistemtico de la problemtica planteada de manera digital a travs de medios de almacenamientos magnticos y electrnicos, y es as como sta investigacin permite obtener una sntesis ms clara para el diseo de un sistema automatizado.

3.3 Tcnicas de Recoleccin de Datos

En esta investigacin los datos fueron recabados mediante la implementacin de las siguientes tcnicas metodolgicas:

3.3.1 Observacin Directa:

Con el

fin de entender el desenvolvimiento de las actividades

laborales del personal perteneciente al departamento de solicitudes de PAPERBYTE, C.A., se realiz una observacin directa de esta. La cual se llev a cabo en el sitio donde se desarrollan las tareas de los integrantes del departamento para poder establecer los principales problemas presentados durante el desarrollo de la misma. La cual segn Tamayo y Tamayo (1989), se considera como aquella en la cual el investigador puede obtener datos acerca de un problema estudiado, mediante su propia observacin (p.98)

Se aplic dicha tcnica y se pudo observar lo tedioso de llevar y buscar, controlar dichas solicitudes de los clientes, tanto a la hora de asignar al programador, como a la hora de rectificar cuales proyectos estaban listos, y cuales faltaban por concluir.

Entrevista: segn W. David Prendergast (1996) Se utiliza para recabar informacin en forma verbal a travs de preguntes que propone el analista al gerente o empleado (por cuanto estos representan los usuarios del sistema. (Pg. 47).

Entrevista no estructurada: Segn Jos Huguet (1999) Es ms flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigacin rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulacin se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulacin para adaptarlas a las diversas situaciones y caractersticas particulares de los sujetos de estudio.(Pg. 44)

Se utiliz la entrevista no estructurada para indagar algn tipo de solucin para que los empleados del departamento de solicitudes de PAPERBYTE, C.A. culminen sus actividades, sin sentir fatiga en el menor tiempo posible.

3.3.2 Revisin Documental:

En este segundo proceso, el trabajo se centr en realizar una revisin detallada de documentos, textos, guas y trabajos especiales, de los cuales

se tom la informacin concerniente a los sistemas automatizados, control e inventario, mantenimientos y otros.

Es un proceso de bsqueda donde se recopila toda la informacin inherente a la empresa, maneja y controla gran cantidad de datos. En la revisin de los archivos se encontraron normas, formatos y procedimientos escritos.

3.4 Seleccin de la Poblacin y Muestra

3.4.1 Poblacin

La poblacin a la que est dirigida la investigacin, son las entidades que tienen relacin conexa con la empresa PAPERBYTE, C.A., estos se consideran los tcnicos y Clientes como poblacin Semi-Urbana, que por un lado tienen un importante arraigo con las labores de la empresa, y por el otro tienen relacin con los datos pertenecientes a las entidades que interactan con el sistema.

3.4.2 Muestra

La poblacin antes descrita es del tipo a la que se dirige esta investigacin pero como se trata del Diseo de un Sistema automatizado, el tratamiento con respecto al manejo de datos para su posterior procesamiento es el mismo como si se tomara de la relacin de uno a muchos ya que bsicamente cumplen el mismo principio y comparten una naturaleza similar.

3.5 Descripcin de los Procesos

Las entidades antes mencionadas estn estrictamente relacionadas con los procesos que conforman el desarrollo de la investigacin, el cual est compuesto por dos subsistemas interrelacionados, que son Control de solicitudes de servicios de hardware, software y control de entradas y salidas de equipos. Cabe destacar, que se han aadido otros procesos surgidos del anlisis e investigacin que eficiencia al diseo del sistema. La informacin del sistema ser presentada en un ambiente agradable para el usuario, de manera tal, que las formas o pantallas muestren los datos que sean necesarios para convertirlos en informacin. A continuacin se describen los procesos que se contemplarn en el diseo del sistema: Inclusin, exclusin y/o modificacin de solicitud de servicios de hardware y software. A travs de este proceso, los clientes realizan sus solicitudes correspondientes a los servicios de hardware y software. Este requerimiento ser tramitado desde una interface en el computador del departamento de solicitudes. Las actividades relacionadas con este proceso son: Solicitar servicio de hardware y software Valorizar el servicio recibido por parte del tcnico o analista Cerrar la solicitud o darla por terminada van a contribuir a lograr mayor control y

Inclusin, exclusin y/o modificacin de asignar al Analista/Tcnico que estar al frente del caso. A travs de este proceso, el departamento de solicitudes asignara un empleado para solucionar cada caso o inconveniente que tenga un cliente de la empresa en relacin al Hardware o Software segn cual sea el caso. Las actividades relacionadas con este proceso son: Iniciar o finalizar la ejecucin de un soporte tcnico Eliminar un caso siempre y cuando no haya tenido transacciones por parte del cliente en relacin a servicios de hardware o software.

A travs de este proceso, el departamento de solicitudes, en forma individual elegir a un analista/tcnico de soporte cuando el cliente solicite un servicio de hardware o software. Este proceso, consiste en registrar todos los inconvenientes o necesidades que tenga un cliente y pasar a un histrico todos los items que hayan sido finalizados, en caso contrario, debern permanecer activos para su debido procesamiento. Las actividades relacionadas con este proceso son: Registrar en una tabla o archivo histrico todos los tems que se encuentren finalizados

3.6 Metodologa de la Investigacin

La metodologa utilizada es la estructurada la cual es utilizada para describir las distintas etapas que presenta el desarrollo de un sistema;

tambin por estar dirigida y aplicada tanto a las empresas medianas, como grande.

M.E.D.S.I (Metodologa Estructurada para Desarrollar Sistemas de Informacin del ao 1991-1993). 3.6.1 Fases de la metodologa: o Fase 1. Definicin del proyecto: En esta fase se Conoce la problemtica que sufre el departamento de solicitudes con el manejo del sistema manual, siendo esta la inspiracin para implantar un sistema

automatizado. Dentro de este contexto se determina los objetivos del proyecto y de esta manera se determina que PAPERBYTE C.A. puede desarrollar un software para el control de los nuevo sistemas solicitados por los clientes. El un sistema automatizado para el Control de proyectos de los clientes de la empresa PAPERBYTE, C.A. permitir realizar un control detallado de los sistemas solicitados por los clientes y los ya culminados. El departamento de solicitudes contiene una lista de programadores a quienes se les asigna algn proyecto solicitado en el departamento lo que hace que dicha oficina requiera de un sistema de informacin que satisfaga sus necesidades. El proyecto a implantar es factible tcnicamente ya que cuenta con el personal para adiestrar e instruir al encargado del control de solicitudes Esta fase se implanto en el captulo I donde se indago sobre la problemtica que tiene el departamento de solicitudes de PAPERBYTE C.A. al trabajar manualmente, lo que conlleva a la demora en la ejecucin de las actividades. o Fase 2. Anlisis de contexto: En esta fase se elabor un informe del sistema actual, el cual contempla el modelo del mismo y se describen las situaciones de problemas que ocasiona en este momento el

departamento de solicitudes, para esto se utiliz la tcnica de diagrama

de flujo de datos (D.F.D) para determinar la corriente o flujo de informacin dentro del mencionado departamento.

Esta fase se observa en el captulo IV donde se analiza los diferentes diagramas de flujo para ver la direccin de la disposicin de informacin dentro del departamento de solicitudes de PAPERBYTE, C.A. o Fase 3.

Definicin de requerimientos: Aqu se contemplan los

requerimientos y necesidades de las personas que laboran en el departamento de solicitudes de PAPERBYTE, C.A., y se les explico las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema debe beneficiar.

Esta fase se implanta en el captulo I ya que se observa cules son los exigencias del personal de la oficina de educacin ambiental, dichas exigencias son para solventar las necesidades que tiene estos empleados y los clientes al momento de registrar, ubicar registros,

actualizar los programadores. o Fase 4. Diseo preliminar: En esta fase se determin el prototipo del sistema automatizado para el Control de proyectos de los clientes de la empresa PAPERBYTE, C.A. y se determin si cumple o no con las especificaciones contenidas en la fase anterior; adems se realiz una evaluacin de la configuracin tcnica existente y se calcularon tambin los costos y los beneficios mediante un estudio paso a paso de los mismos.

Esta fase se implanta en el captulo V ya que en este se observa como es todos los tipos de diseos que tiene el nuevo sistema, tanto los

diseos de pantalla como los de reportes y las consultas que se realizaran despus de la instalacin de este. o Fase 5. Diseo detallado: A partir del diseo preliminar se inicia el diseo detallado del sistema, estructurndose las entradas y salidas (interaccin hombre-mquina), subsistemas de datos (base de datos) y la estructura del programa de informacin. Estos diseos junto al prototipo constituyen el paquete de diseo que se utilizara en la construccin del sistema. Esta fase se implanta en el captulo V, donde se indica la estructura de las base de datos, los arreglos de las entradas y salidas de informacin que se estn almacenando y la estructura de la presentacin de datos. o Fase 6. Construccin del sistema: En esta fase se tomara las definiciones del paquete de diseo para esquematizar y construir las diferentes pruebas del sistema generando una especificacin de cada una de ellas, se codifican los mdulos conforme al diseo, se crean las bases de datos, se prueban los programas y se procede a depurar lo que sea necesario.

Esta fase se aplica en el captulo V donde empieza la construccin del proyecto, en dicha construccin se especifica las codificaciones, las base de datos y se depuran los programas para la buena instalacin del mismo. o Fase 7. Prueba del sistema: En esta se prueban la integracin de los mdulos en sub-sistemas funcionales con la finalidad de encontrar informacin sobre requerimientos de calidad, estableciendo el correcto funcionamiento de los mdulos y sub-mdulos que constityanle sistema,

se establece la calidad del mismo. Posteriormente se debe proceder a preparar todo lo necesario para dar paso a la instalacin o puesta en marcha del sistema propuesto. Esta fase se implanta en el captulo V, despus de realizado el sistema se prueban si los mdulos en los subsistemas funcionan correctamente, se determina si se cumpli con los requerimientos de los usuario. o Fase 8. Implantacin del sistema: Representa la ltima fase de la metodologa donde se pone en funcionamiento el sistema desarrollado, iniciando las actividades propias del sistema. En esta fase se hace necesario adiestrar a los usuarios para el manejo del sistema a implantar. En esta etapa tambin se habla de la adaptacin usuario-mquina y finalmente de la evaluacin del desempeo de la propuesta. Esta fase se implanto en el captulo V, porque en este se realiz la implantacin del sistema como tal, despus de todas las correcciones de este.