PROCEDIMIENTO DE ARQUEO

PROCEDIMIENTO DE NOTAS DE CONTABILIDAD

Objetivo del procedimiento: Elaborar de manera correcta las notas de contabilidad para lleva

Descripcion del procedimiento : Luego de que el administrador de la EDS envía plasma toda la in
enviado a administracion para su respectivo proceso.

IMAGEN

Las compras y ventas de combustible y productos de la tienda

se controlan mediante un arqueo diario.
En la imagen se evidencia la forma en la cual se lleva el control
de la EDS, se registra la cantidad de galones vendidos de los
tres tipos de combustible con su respectivo total de ingresos y
sobretasa. 

FECHA AGOSTO 31 2022 GLNS SOBRETASA INGRESO

GASTO
PRODUCTOREMISION CLIENTES VR. TOTAL GLNS SOBRETASAVALOR VR COMBUST
PRODUCTO VR GASTO
ACPM/ 1228808 TGY 943 128.060,00 13,67 4.114 123.946 ACPM 112.315 116.429
ACPM/ 1228807 THP 941 81.369,00 8,68 2.614 78.755 ACPM/ 71.365 73.978
ACPM/ 1228802 THR 808 346.137,00 36,94 11.119 335.018 ACPM/ 303.579 314.698
CTE/ 0,00 0 0 CTE/ - -
ACPM/ 1228707 PLANTA BENEFICIO MANTENIMIENTO 1.035.048,00 110,46 33.250 1.001.798 ACPM/ 907.788 941.037
ACPM/ 0,00 0 0 ACPM/ - -
EXTRA 0,00 0 0 EXTRA - -
ACPM/ 0,00 0 0 ACPM/ - -
ACPM/ 0,00 0 0 ACPM/ - -
ACPM/ 0,00 0 0 ACPM/ - -
ACPM/ 0,00 0 0 ACPM/ - -
NTO DE ARQUEO

OTAS DE CONTABILIDAD

tas de contabilidad para llevar un control del efectivo y productos

a EDS envía plasma toda la informacion necesaria en el arqueo , es

PASOS
1. Mediante una Nota de EDS (L-19) en SIIGO se registra
la cantidad total de dinero de contado ingresado por
medio de las cajas de rapipunto.

 Mediante una Nota de EDS (L-19) en SIIGO se registra

la cantidad total de dinero de contado ingresado por
medio
2. Por de las cajas
medio de ladeL-30
rapipunto.
(Ventas por EDS) se registra en
SIIGO la salida de combustible vendido durante el corte
diario el cual no será registrado por medio de facturación
electrónica.

3. Se realiza una L-17 para registrar la cantidad de dinero

recibida por medio de los datafonos

4. Cuando un cliente crédito realiza un pago, se registra

por medio de un recibo de caja en SIIGO.

5.Cuando se evidencia un faltante o un restante en el

arqueo se realiza una nota por medio de L-19 registrando
la responsabilidad a la persona involucrada.

6. Se realiza una N-1 (Nota interna) para registrar el

consumo de combustible o productos a nombre de la
empresa CEAGRODEX para su propio funcionamiento.
 PROCEDIMIENTO DE ARQUEO

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE FACTURA DE VENTA

Objetivo del procedimiento: Elaborar de manera correcta la Facturacion Electronica

Descripcion del procedimiento : Registrar correc tamente el consumo de combustible para clientes crédito los cuales se les
facturación electrónica

IMAGEN
ENTO DE ARQUEO

ORACION DE FACTURA DE VENTA

e manera correcta la Facturacion Electronica

o de combustible para clientes crédito los cuales se les realiza la respectiva

PASOS

1. Registrar el consumo de combustible para clientes crédito

los cuales se realiza con forma de pago 15 el cual significa
crédito de la estación de servicio.

2. En las casillas dónde registra fondo es combustible que se

lleva por medio del fondo de empleados el cual se descuenta
directamente de la nómina.

3. El cliente debe estar creado previamente en el sistema

según datos el RUT

4. Los datos a plasmar en la factura son la cantidad de

galones , el precio por galon , la sobretasa y la forma de pago.

5. Finalmente es enviada y recibida por la DIAN y el respectivo

cliente.

6. Luego de ser enviada la factura , no será posible elimanarla ,

sólo y unicamente se puede anular por medio de una nota
credito
 PROCEDIMIENTO DE ARQUEO

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE FACTURA ELECTRONICA

Objetivo del procedimiento: Elaborar de manera correcta la Facturacion electronica

Descripcion del procedimiento : Registrar correc tamente el consumo de combustible para clientes de contado los cuales s
facturación electrónica

IMAGEN

Nota:
Se evidencia en la última casilla el registro de la suma total de dos ventas de clientes
diferentes debido a que el documento de Excel no cuenta con casillas suficientes para el
registro en el arqueo lo cual provoca un nivel de riesgo al digitar correctamente las
respectivas facturas.
 QUEO

FACTURA ELECTRONICA

orrecta la Facturacion electronica

ara clientes de contado los cuales se les realiza la respectiva

PASOS

1. Estas facturas corresponden a las ventas de

combustible con forma de pago 1 el cual indica contado
de las que los clientes solicitan una facturación
electrónica.

Observacion:
A la hora de realizar las facturas electronicas, el
documento de Excel no realiza la conversión del valor por
galón, el cual se debe obtener mediante una división de
forma manual el cual está sujeta a errores humanos,
Automatizar este proceso supone reducir los errores
causados por una contabilización errónea al momento de
realizar las facturas electronicas.
 PROCEDIMIENTO DE ARQUEO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

Objetivo del procedimiento: Realizar el inventario de los productos de la EDS

Descripcion del procedimiento : Registrar los productos vendidos durante el dia por medio de una factura electronica con

IMAGEN
E ARQUEO

OL DE INVENTARIOS

entario de los productos de la EDS

r medio de una factura electronica con pago de contado

PASOS

La planilla de inventario Registra los lubricantes y misceláneos

vendidos con forma de pago contado , el cual se realiza una
factura electrónica incluyendo cada uno de los productos
vendidos los cuales se registran con un código en SIIGO que
los identifica.

Observación:
En la planilla de inventarios no coinciden los precios con el
valor unitario que registra SIIGO, el cual se debe modificar
manualmente, debido a que el valor correcto es el de la
planilla
 PROCEDIMIENTO FACTURAS Y CUENTAS POR PAGAR

PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACION DE FACTURAS

Objetivo del procedimiento: Realizar un manuel de procedimiento para la cuentas por cobrar a fin de realizar de mane
descuento que dan los proveedores por pronto pago

Descripcion del procedimiento : llegada de la factura electronica y su recoleccion de firmas de aceptacion de la compra o s

IMAGEN
UENTAS POR PAGAR

ACION DE FACTURAS
r a fin de realizar de manera oportuna las respectivas retenciones y garantizar el
res por pronto pago

eptacion de la compra o servicio

PASOS

1. las facturas electronicas son emitidas la correo del area de compras

donde la persona encargada le realiza su respectiva orden de compra o
servicio y se llevan hasta recepcion para que se resgistre en un libro
manual el ingreso de la factura administracion

2. luego es direccionada al area de control interno donde la encarga

verifica que la factura este bien elaborada con su respectiva
informacion de la empresa y firmada por el area que solicito la compra
o
servico(desposte,subproducto,dministracion,compostaje,harina,sebo,e
ds) y la sella con su recibido

3. la factura llega al area de contabilidad donde se realiza su respectiva

contabilizacion en el sistema de SIIGO teniendo en cuenta su respectivo
centro de costo y finaliza poniendo sellos de contabilizado con la fecha
de la llegada de la fatura al area y un consecutivo que ira en la parte
superior de la factura para llevar un orden de las que ya estan en el
sistema y las que falten y que no hallan pasado por el area

4. la facturas es llevada a la gerencia donde el nuevamente la revisa y

las firma como simbolo de aceptacion de la compra o servicio
 PROCEDIMIENTO FACTURAS Y CUENTAS POR PAGAR

PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACION DE FACTURAS

Objetivo del procedimiento: Realizar un manuel de procedimiento para la cuentas por cobrar a fin de realizar de manera
que dan los proveedores por pronto pago

Descripcion del procedimiento : contabilizacion de la factura electronica con su retenciones en el programa contable SIIGO

IMAGEN
NTO FACTURAS Y CUENTAS POR PAGAR

NTO DE CONTABILIZACION DE FACTURAS

ntas por cobrar a fin de realizar de manera oportuna las respectivas retenciones y garantizar el descuento
n los proveedores por pronto pago

retenciones en el programa contable SIIGO

PASOS

1.la factura llega al area de contabilidad donde se realiza su respectiva contabilizacion en el

sistema de SIIGO con el respectivo usuario del auxiliar contable

2. seleccionamos el item de registro de compra, luego le damos en P 007 compras hay se

registran todas las compras del año para llevar un consecutivo pero cuando pasamos de un
mes a otro y nos quedan facturas de mese anterior las contabilizamos en P 008 otras compras
para no dañar el consecutivo de la P 007 compras

3. durante su registro debemos verificar lo mas importante el tema de las retenciones para asi
praticar la que corresponda a dicha compra o servicio y ya finalizando ponemos sus
respectivos sellos de recibido en contabilidad y en la parte superior el consecutivo con el que
quedo la factura

4. se lleva hasta recepcion donde se les saca una copia a fin de llevarla nuevamente a
contabilidada donde se registra la factura de manera manual en un libro en contabilidad se
archiva la copia y la orginal se pasa a tesoria para su respectivo pago no sin antes olvidar que
esta debe de llevar los sellos de aceptacion de contarol interno , gerente y contabilidad,
ademas de su consecutivo en la parte superior de la factura.

observacion: mediante este manual procedimiento lo que buscamos es que se pueda

oportunamente realizar la contabilizacion de las facturas emitidas a ceagrodex en el mes que
corresponsan de igual manera sus retenciones ademas de llevar un control de fechas para
garantizar el descuento a favor de ceagrodex que practican los proveedores por pronto pago