CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

I. COMPROBANTES DE PAGO.

1.1. COMPROBANTES DE PAGO.

Para que la contabilidad pueda cumplir una función adecuada y legalmente

establecida, debe registrar las operaciones de la empresa teniendo como base de
comprobación los documentos que sustenten dichas operaciones.

Por tal razón se empieza el análisis del curso conociendo primeramente las
características y exigencias legales de aquellos que son más importantes y usuales
en el manejo de las empresas, y que nos darán las pautas de su inclusión como
medios de prueba. La preservación y archivamiento de estos papeles para fines
tributarios es de cuatro años, sin contar con el año vigente.

Existen tres tipos de documentos que sustentan fehacientemente operaciones

comerciales y que justifican gastos, costos e ingresos; que permiten generar los
Estados financieros y declaraciones a la SUNAT:

- Documentos legislados por la ley de Comprobantes de Pago. Ley 25632 del

24 de julio de 1992.
- Documentos legislados por la ley de Títulos Valores. Ley 27287 del 19 de
junio del 2000.
- Los documentos internos, sin ley específica.

Sin embargo, es de notar que el nuevo Plan Contable General para empresas
que está concordado con las NIIF (Normas Internacionales de Información
Financiera) y a través de estas con las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad),
señala: en los casos en que la esencia de la operación se haya efectuado según lo
señalado en el marco conceptual para la preparación y presentación de los estados
financieros, corresponde efectuar el registro contable, aún si no existiera
comprobante de sustento.

DOCUMENTOS LEGISLADOS EN LA LEY DE COMPROBANTES DE PAGO

Realizando un análisis de los documentos contenidos en la ley de

comprobantes de pago, que incluyen los códigos que les ha asignado la SUNAT, en
la resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT denominada “NORMAS
REFERIDAS A LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS”, se detallan
los de mayor incidencia empresarial:

U.F.P. ADMINISTRADORES 1
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

CÓDIGO DENOMINACIÓN
01 FACTURA
02 RECIBO POR HONORARIOS
03 BOLETA DE VENTA
04 LIQUIDACIÓN DE COMPRA
07 NOTA DE CRÉDITO
08 NOTA DE DÉBITO
09 GUÍA DE REMISIÓN
10 RECIBO DE ARRENDAMIENTO
12 TICKET DE MÁQUINA REGISTRADORA
14 RECIBO POR SERVICIOS PÚBLICOS Y OTROS

Debe considerarse, además, que la Factura, la Boleta de Venta, el Ticket de

Máquina Registradora, y los recibos por servicios públicos son los más utilizados
para realizar ventas (Compras para el cliente) y los que modifican estos documentos
sea para aumentar o disminuir su valor, son la Nota de Débito y la Nota de Crédito.

Los comprobantes de pago, en general, han sido creados para cumplir una
función tributaria, pues a través de ellos la SUNAT maneja una administración
efectiva. Y con el uso adecuado de estos documentos, por parte de las empresas,
establece la determinación de los tributos que revierten al estado para que éste
cumpla la función asignada por ley.

Es necesario tener en cuenta que al emitir un documento de venta, siempre

genera una operación de compra en el sujeto tributario que adquiere el bien o
servicio. De este modo existen dos operaciones que en forma simultánea son
registradas en ambas empresas, pero en sentido opuesto:

- El proveedor: vende, y por lo tanto emite una factura y registra la venta.

- El cliente: compra, y por lo tanto recibe la factura emitida por el proveedor y
registra la compra.

1.2. FACTURA.

Las dimensiones mínimas señaladas por ley para imprimir este documento
son de 21 cm. de ancho y 14 cm. de alto. El número del RUC y el nombre del
documento deben ser impresos en letra tipo “Univers Médium” con un cuerpo de 18
alta y la numeración deberá tener un tamaño mínimo de 4 mm de altura.

U.F.P. ADMINISTRADORES 2
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

La primera y segunda copias serán expedidas mediante el empleo de papel

carbón, carbonado o autocopiativo químico.

El formato que se utilizará en las aplicaciones del presente manual, para este
documento, será el siguiente:

PROMOCIÓN DE NEGOCIOS RUC: 20457841368

Av. Los Cristales 175 – BARRANCO FACTURA

001 - 0000264

FECHA
GUIA DE
CLIENTE REMISIÓN

RUC DIRECCIÓN
Por lo siguiente:

ITEM CÓDIGO PRODUCTO U.M. UNITARIO TOTAL

VALOR VENTA
SON:……………………………………………………………….. IGV

TOTAL

Imprenta EL SOL SA CANCELADO: …de..................del 200…

RUC: 25478524683

AUTORIZ.:1254783 ----------- ADQUIRIENTE O USUARIO

EMISOR
SUNAT

FORMATO 01

La Factura es uno de los Comprobantes de Pago más utilizados en las

transacciones comerciales. Permite el derecho de transferencia de un bien o servicio
de un proveedor hacia su cliente en las condiciones que señale el documento y por
los valores acordados por ambas partes.

La Factura se emite con un original y dos copias, cuya distribución es la

siguiente:

U.F.P. ADMINISTRADORES 3
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

- ORIGINAL: Destinado al cliente para que sea utilizado en el control de pago al

momento de la cancelación.
- PRIMERA COPIA: Destinada al proveedor (Emisor) para que sirva de
comprobante de su venta y registro de la misma.
- SEGUNDA COPIA: Destinada al cliente para que sea utilizada en el control de
sus compras y por lo tanto en la generación del crédito fiscal (Archivo de
SUNAT)

Toda Factura que se emita, debe registrar el valor neto, el IGV, y el total (suma
de los dos primeros); además de los datos y características del bien o servicio
vendido así como sus valores unitarios netos.

Cuando se dispone del valor neto hay que agregarle el 18 % para encontrar
el IGV (Impuesto General a las ventas). El IGV varía del 19% al 18 % en aplicación
de la ley 29666 a partir del 01 de marzo del 2011.

Cuando se dispone del valor bruto o total es necesario dividir este monto entre
1.18 (que arrojará el valor neto), luego, a éste agregarle el IGV y comprobar que la
suma de ambos resulte el total como en el caso anterior.

En el registro de una factura debe expresarse el IGV, como se señala en el

siguiente ejemplo:

- Valor neto de la venta S/. 2,000.00

- IGV de la venta 360.00
- Deuda del cliente (valor bruto) 2,360.00

1.3. BOLETA DE VENTA.

La Boleta de Venta es emitida a personas que no usen el crédito fiscal o

emitidas por contribuyentes que se encuentran en el Régimen Único Simplificado
(RUS). Se giran por los valores brutos de la operación es decir incluyendo el valor
de la venta y el IGV.

El vendedor emite la Boleta de Venta de ésa forma pero en su registro de

ventas debe separar el impuesto. El comprador, sin embargo, anota en su Registro
de compras el valor bruto de la Boleta.

U.F.P. ADMINISTRADORES 4
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

PROMOCIÓN DE NEGOCIOS RUC: 20457841368

Av. Los Cristales 175 – BARRANCO BOLETA DE VENTA
001 - 0000034
FECHA ……………………………………………….
CLIENTE ………………………………………………. …………… GUIA DE
DIRECCIÓN……………………………………………………… REMISIÓN……………………..
Por lo siguiente:
ITEM CÓDIGO PRODUCTO U.M. UNITARIO TOTAL

TOTAL
SON:……………………………………………………………………………….

Imprenta EL SOL SA CANCELADO: …de ................. del 2011…

RUC 24587452154
AUTORIZ.:1254783 54365892 ---------------------------------------- EMISOR

ADQUIRIENTE O
USUARIO

Este documento, se emite con un Original y una copia solamente, cuya

distribución es la siguiente:
- ORIGINAL: Destinado al proveedor (emisor), para el registro de su venta.
- COPIA: Destinada al cliente (adquiriente o usuario) para el registro de su
compra. En éste caso, la copia de la boleta contiene una expresión cruzada en
todo el documento que dice “SIN DERECHO A CRÉDITO FISCAL” lo que le
impide utilizar el IGV como un beneficio

Para este tipo de documento no son exigibles dimensiones mínimas para el

tamaño que se pueda utilizar.

La emisión de una boleta de venta se hace obligatorio cuando el monto de la

venta sea mayor de cinco soles o que el comprador la solicite expresamente cuando
el monto es menor a ése importe.

U.F.P. ADMINISTRADORES 5
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

Al final de cada día el vendedor que use este documento debe emitir una sola
boleta que comprenda el total de las ventas por las que no se hubiera emitido este
documento.

Cuando la venta supere media U.I.T., el vendedor debe identificar en el

documento al comprador consignando su nombre y apellido, dirección y DNI.

Cuando una boleta deba ser modificada con una Nota de Crédito o una Nota
de Débito, éstos últimos deben reunir las mismas características que el documento
original, es decir no mostrar el IGV para las compras.

En el caso de una compra, para registrar el valor de una Boleta de venta, se

evitará registrar el IGV. El registro de los dos documentos analizados se realizará
como se muestra en el siguiente ejemplo.

EJEMPLO:
Se compra con Boleta de Venta los siguientes valores netos:

60 unidades del producto “A” a S/. 10.00 cada uno = 600.00

30 unidades del producto “B” a S/. 12.00 cada uno. = 360.00

En la Factura, el registro de esta operación se realizará del siguiente modo:

Producto “A” S/. 600.00

Producto “B” 360.00
Valor de venta 960.00
IGV 172.80
TOTAL 1,132.80
==========

En la Boleta de venta sin embargo su registro sería el siguiente:

Producto “A” S/. 708.00

Producto “B” 424.80
TOTAL 1,132.80
===========
Como se aprecia, los dos documentos llegan al mismo valor total de la operación,
pero uno muestra el IGV y el otro incluye el IGV en el valor de cada producto.

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 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

1.4. TICKET DE MÁQUINA REGISTRADORA.

ZAPATERÍA
EL VIRREY TOLEDO
DE FRANCISCO MAQUIAVELO
Jr. COCHABAMBA 625. CALLAO

RUC 20548735298
Nª SERIE 458752

12/11/2009 14:20 Hrs.

01 Par de Zapatos Damas S/. 84,00

01 Par de zapatos Niños S/. 62,00

TOTAL S/ 146,00

Es utilizado en aquellas empresas que por la naturaleza de sus operaciones

emiten muchos documentos al día y en forma permanente y continua. Tales como:
los supermercados, los hipermercados, las farmacias, las gasolineras, y todos
aquellos establecimientos que tengan ventas masivas.

Por sus características, este documento evita la emisión de una factura.

Contiene el mismo sistema tributario que ella, se emite en original y copia,
destinándose ambas para el cliente ya que el registro de la máquina queda en poder
del proveedor.

El Ticket de máquina registradora puede contener IGV en la modalidad de

factura cuando se destina a una empresa que tiene RUC y que puede utilizar el
crédito fiscal. También, se puede girar como boleta de venta cuando se emite a
personas naturales que no tienen RUC o no necesitan utilizar el crédito fiscal. Los
tickets pueden ser emitidos por los contribuyentes que realicen actividad económica
y se encuentren en cualquiera de los regímenes tributarios.

Cuando el ticket es emitido a personas jurídicas que tienen derecho a recibir

el crédito fiscal debe mostrar los siguientes datos:

- Nombres y apellidos, denominación o razón social.

- RUC.
- Descripción del artículo.

U.F.P. ADMINISTRADORES 7
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

- Anotación del IGV que grava a la operación.

Las máquinas registradoras que emiten los tickets deben reunir las siguientes
características técnicas:

- Contar con un programa cerrado que no permita modificaciones.

- El número de la máquina registradora.
- El número correlativo autogenerado.
- El total de las ventas del día.
- El total de las ventas desde que se inicia el uso de la máquina.
- Fecha y hora de emisión.
- Emisión sólo en moneda nacional.

Los tickets también pueden ser emitidos por sistemas informáticos autorizados
por la SUNAT.

1.5. NOTA DE DÉBITO.

Se utiliza para aumentar el valor de una operación comercial iniciada con una
Factura, una Boleta o un Ticket de máquina registradora, a fin de complementar o
corregir los valores o datos contenidos en el documento original.

Los conceptos por los que se emite, pueden ser: corrección de valores
contenidos en los documentos originales, cargos adicionales como intereses,
modificación de precios, complementación de ventas cuando no fueron anotados en
el documento original correspondiente, etc.

Este documento adopta igualmente la modalidad de venta. Cuando se trata

de una factura se utiliza el IGV que queda expresado en el documento y en la
modalidad de Boleta de Venta, el IGV no se muestra en el documento y por lo tanto
debe emitirse con valores brutos.

Como este documento modifica el valor de un Comprobante de Pago,

solamente puede ser emitido por el proveedor, y su efecto se manifiesta en el
aumento de la deuda del cliente, del siguiente modo:

Cuando la operación de venta se realiza con factura, el registro de la Nota

de Débito, es de la siguiente forma:
Venta neta con factura S/. 10,000.00
IGV de la factura 1,800.00
Total de la factura 11,800.00

U.F.P. ADMINISTRADORES 8
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

Nota de Débito por intereses netos 1,000.00

IGV de la Nota de Débito 180.00
Total de la Nota de Débito 1.180.00
Total de la deuda del Cliente: S/.12,980.00
========
Cuando la operación se realiza con una Boleta de Venta, su registro es de la
siguiente forma:
Venta bruta con Boleta de Venta S/. 11,000.00
Valor bruto de Nota de Débito por Intereses 1,980.00
Total de la deuda del Cliente: 12,980.00
========

MERCANTIL RIO SECO SRL. RUC: 20457841368

Av. Las Acacias 329 – CALLAO NOTA DE DÉBITO
001 - 0000421
FECHA
CLIENTE RUC
DIRECCIÓN GUÍA
Por lo siguiente:
CONCEPTO TOTAL

MONTO NETO
IGV.
TOTAL
SON:…………………………………………………………….

Imprenta EL SOL
SA CANCELADO: …de… .............. del 200…
RUC
20547821689
AUTORIZ.:1254783 ----------------------------------------
CLIENTE o
USUARIO

EMISOR
SUNAT

1.6. NOTA DE CRÉDITO.

Se utiliza para disminuir el valor de una operación comercial iniciada con una
factura, una boleta o un ticket de máquina registradora, a fin de complementar o
corregir los valores o datos contenidos en el documento original.

U.F.P. ADMINISTRADORES 9
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

Como queda dicho, la emisión de este documento se debe a devoluciones de

una parte de los bienes vendidos, a la anulación completa de una factura, a los
descuentos rebajas y bonificaciones concedidas a los clientes, a los descuentos por
pronto pago concedidos u otorgados, etc.

La Nota de Crédito, igual que la Nota de Débito, adquiere las características

del documento que la origina, es decir si se trata de una factura que muestra el IGV,
igualmente en este documento se emite en el misma forma, en cambio si se trata de
corregir una Boleta de Venta, que no muestra el IGV, esta nota no debe hacerlo.

PROMOCIÓN DE NEGOCIOS RUC: 20457841368

Av. Los Cristales 175 – BARRANCO NOTA DE CRÉDITO
001 - 0001248
FECHA

CLIENTE GUIA REMISIÓN

DIRECCIÓN RUC
Por lo siguiente :
CONCEPTO TOTAL

MONTO NETO
IGV.
TOTAL
SON:…………………………………………………………….

Imprenta EL SOL SA CANCELADO: …de ................. del 200…

RUC 20547821689
AUTORIZ.:1254783 ----------------------------------------
ADQUIRIENTE O USUARIO
EMISOR
SUNAT

Ejemplo: registrar una operación de devolución de S/. 100.00 sobre una venta de
S/, 1,000.00:
Venta Neta con Factura: 1,000.00
IGV Factura: 180.00
Total Factura: 1,180.00

U.F.P. ADMINISTRADORES 10
 CONTABILIDAD BÁSICA (TEORÍA)

Nota de Crédito por devolución: 100.00

IGV Nota de Crédito: 18.00

Total Nota de Crédito: (118.00)

Total deuda del Cliente: 1,062.00
========

Si este movimiento se hubiera realizado con una Boleta de Venta, su registro

debería ser el siguiente:
Venta Bruta con Boleta de Venta: 1.180.00
Nota de Crédito por devolución: (118.00)
Total deuda del cliente: 1,062.00
=======

1.7. OTROS COMPROBANTES DE PAGO.

Hay sin embargo otros comprobantes de pago que no tienen IGV; por lo tanto,
no pueden ser anotados en Registros de Compras ni de Ventas, es el caso de los
Recibos de Honorarios Profesionales, es un típico documento de “gasto”.

Otro comprobante de pago que no genera movimientos económicos, no

maneja ningún tipo de tributo y no tiene valor comercial cancelable es la Guía de
Remisión, utilizada en el traslado de bienes.

1.8. CARACTERÍSTICAS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO.

Una característica especial en los comprobantes de pago, y que sirve para
reconocerlos como tales, es que todos ellos tienen en el lado derecho superior un
recuadro de 8 cm. de largo por 4 cm. de ancho donde se detallan tres datos:
- El nombre del documento.
- El RUC del emisor.
- El número correlativo.

Una consideración importante en todos los comprobantes de pago, está

referida a la numeración.

La numeración tiene 10 dígitos, dividido en dos grupos. El primer grupo de tres

dígitos es para identificar la SERIE o punto de venta del girador (un girador puede
tener varios puntos de venta), y los siete restantes son para identificar el número
correlativo de cada punto de venta.

De ésta forma la composición de la numeración de los documentos (facturas

por ejemplo) de una empresa que tiene 2 puntos de venta sería la siguiente:

U.F.P. ADMINISTRADORES 11
 CONTABILIDAD BÁSICA (PRÁCTICA)

Para el punto de ventas 01:

001 Factura 0000001
001 Factura 0000002
001 Factura 0000003, etc.

Para el punto de venta 02:

002 Factura 0000001
002 Factura 0000002
002 Factura 0000003, etc.

Se debe tener en cuenta también, que cuando una

empresa inicia actividades, y desea emitir documentos de pago,
primeramente, debe solicitar autorización de emisión a la SUNAT,
a través de una imprenta debidamente autorizada por ésta
entidad

Las características de cada uno de éstos documentos, así

como el mecanismo de su uso se irán detallando en la medida
que se ejecuten las aplicaciones prácticas.

1.9. TAREA.
Responder:
- Nombrar cuatro diferencias entre una Factura y una Boleta de Venta.
- Señalar tres motivos por los que se emite una Nota de Crédito.
- Señalar tres motivos por los que se emite una Nota de Débito.
- Cómo se explica la siguiente numeración de una
Factura y una Boleta de Venta.
FACTURA VB BOLETA DE VENTA VB
006-0002530 S/. 225.00 003-0000245 S/. 3,000.00
001-0000426 145.23 002-0000007 226.30
005-0000027 1,243.00 004-0003175 104.25
- Si cada documento hubiera sido girado por el mismo
proveedor, ¿a cuánto alcanzaría el monto neto de la
venta, y a cuanto el monto bruto?
- Si fuera proveedor: ¿Cuánto pagaría por IGV?
- Si fuera cliente: ¿Cuál sería su Crédito Fiscal?
- ¿Por qué en una Boleta de Venta no figura el IGV?
- ¿Cuáles son las dimensiones del recuadro superior
derecho que caracteriza a un Comprobante de Pago?
- ¿Qué función cumple la Nota de Crédito y cuál la Nota de Débito?

C.F.P. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES 12