PROCEDMIENTO DE COMPRAS

PCM-PR-001 V: 0 FI: 20-08-2016

1. OBJETIVO

Asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados,

repuestos, equipos de trabajo y equipos de protección personal teniendo en cuenta los
requisitos que en materia de prevención de riesgos laborales deben cumplirse en la
compra y reducir el costo final de los productos terminados, dando prioridad a
proveedores de base local bajo condiciones justas y equitativas de acuerdo con la
disponibilidad del mercado y la legislación vigente aplicable.

PROCEDMIENTO DE COMPRAS
2. ALCANCE PCM-PR-001 V: 0 FI: 20-08-2016

Este procedimiento aplica a toda operación de compras o adquisiciones realizadas en

el hotel.

3. RESPONSABLES

Jefe de Compras
Líderes de Proceso

Encargado de Compras: Con el apoyo del Jefe de Proceso y con la asesoría de la

Coordinadora de SST, realizará la adquisición de materia prima, equipos de protección
personal, equipos de trabajo y/o máquinas y productos químicos siguiendo lo establecido
en este procedimiento y según corresponda.

Coordinadora de SST: Apoyar y asesorar al encargado de compras en lo que se refiere

a la adquisición de equipos de protección personal, equipos de trabajo y/o máquinas y
productos químicos.

Jefe de Proceso: Verificar que los equipos de trabajo, equipos de protección personal y
productos químicos existentes en su ámbito de responsabilidad disponen de la
documentación y requisitos que se establecen en este procedimiento.

4. DEFINICIONES

Este documento es propiedad intelectual de ISLA ARENA se prohíbe su copia y distribución sin previa autorización. "Rechazamos la explotación, la
pornografía, el turismo sexual y formas de abuso sexual con menores. adminislaarena@doradoplaza.com
Contribuye al cumplimiento de la ley 679 de 2001". 
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REQUISICION EN COMPRAS: Es una petición o solicitud para compras que se

realiza a través del programa Zeus con el fin de obtener una cantidad determinada de
material.

COTIZACION: Tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que

establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las
negociaciones de compra, así como para consideraciones de carácter presupuestario.

ORDEN DE COMPRAS: Es un documento que emite el comprador para pedir

mercancías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones
PROCEDMIENTO DE COMPRAS de pago, entre
otras cosas. PCM-PR-001 V: 0 FI: 20-08-2016

SOLICITUD DE CONSUMO: Es una petición o solicitud realizada por los líderes de

proceso al Coordinador de Almacén General a través del sistema Zeus. Esta solicitud
hace referencia a los productos que están en stock y su entrega se hace previa
aprobación del mismo.

ORDEN DE SERVICIO: Es una solicitud que se realiza para la subcontratación de un

servicio ya sea de mantenimiento de equipos o de infraestructura.

5. DESCRIPCION

Las requisiciones de compra en el Hotel Dorado Plaza se realizan a través del sistema
Zeus por el Coordinador de Almacén General.

Para tener un mejor control de las compras a realizar, el Jefe de Almacén General
revisa y verifica el Informe de Existencias con máximos y mínimos diariamente, esto
con el fin de garantizar el stock de los productos y materiales críticos.

Cada Jefe de proceso informa al Jefe de Almacén General y al Jefe de Compras

cualquier cambio de producto que se requiera.

Las requisiciones de compras internas se manejan a través del sistema Zeus.

Es responsabilidad del Jefe de Proceso mantener actualizada la documentación

requerida para cada producto adquirido tales como Hojas de Seguridad, Fichas
Técnicas, Manuales de Uso, Certificados de Calibración, entre otros.

El Jefe de Compras es responsable de adquirir equipos certificados, materia prima. En

caso de que no existan equipos de trabajo con la certificación respectiva lo notificará al
Responsable SST para que éste pueda asesorarle en el proceso de compra.

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Contribuye al cumplimiento de la ley 679 de 2001". 
 PROCEDMIENTO DE COMPRAS
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Los productos son comprados a proveedores autorizados los cuales han sido
seleccionados previamente dando prioridad a aquellos que son de base local en
condiciones justa y equitativas de acuerdo también con la disponibilidad del mercado y
la legislación vigente aplicable y se actualiza el Listado de Proveedores.

Cuando se trata de adquirir un producto nuevo o aquellos esporádicos, se solicitan 3

cotizaciones las cuales son sometidas a aprobación por la Subgerencia General o
PROCEDMIENTO DE COMPRAS
Contraloría Operativa, posteriormente se realiza la selección del proveedor.
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El Almacén General es el encargado de almacenar todos los productos no
perecederos, de oficina, de aseo, EPP y demás. Cuando se trata de materiales,
elementos de seguridad industrial, equipos y herramientas de mantenimiento, éstos se
guardan directamente en el almacén de mantenimiento.

5.1 COMPRA DE ALIMENTOS, ELEMENTOS DE OFICINA Y ASEO

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

1 Líder de Proceso Confirmar con el Coordinador de Informe de

Almacén General la existencia Existencias
de los productos a solicitar

2. Líder de Proceso Solicitar al Almacén General por Solicitud de consumo

medio del sistema Zeus los
productos requeridos.

3. Coordinador de Almacén Verificar la existencia de los Solicitud de consumo

General productos solicitados para autorizada o firmada.
realizar la entrega, previa
autorización del encargado de
costos

En el caso de no encontrarse los Requisición de

productos solicitados en Compra.
existencia, se realiza la

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Requisición de compra al Jefe de

Compras.

3 Jefe de Compras Revisar en el sistema Zeus las Requisiciones de

Requisiciones de Compra Compra
solicitadas

4 Jefe de Compras Producto de alto consumo: Orden de Compra

Seleccionar del listado de
proveedores el más DE
PROCEDMIENTO adecuado
COMPRAS
para realizar
PCM-PR-001 V: 0 FI: compra
la orden de 20-08-2016
y se envía por mail.

Producto nuevo o bajo

consumo: Cotizaciones
Solicitar 3 cotizaciones a Formato de
proveedores y realizar la Selección y
selección del proveedor, luego Evaluación de
se envía la orden de compra por Proveedores.
mail.

5 Almacén General Recibe la mercancía o producto Factura del

y verifican la factura con la orden Proveedor, Orden de
de compra y revisan la cantidad compra
de productos.

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5.2 COMPRA DE MANTENIMIENTO

PROCEDMIENTO DE COMPRAS
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

1 Líder de Proceso Confirmar con el encargado de Informe de

Almacén de Mantenimiento la Existencias de
existencia de los productos a Mantenimiento
solicitar.

2. Encargado de Almacén de Verificar la existencia de los Solicitud de consumo

Mantenimiento productos solicitados para realizar autorizada o firmada.
la entrega, previa autorización del
encargado de costos.

En el caso de no encontrarse los

productos solicitados en Requisición de
existencia, se realiza la Compra.
Requisición de compra al Jefe de
Compras.

3 Jefe de Compras Revisar en el sistema Zeus las Requisiciones de

Requisiciones de Compra Compra
solicitadas

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4 Jefe de Compras Producto de alto consumo: Orden de Compra

Seleccionar del listado de
proveedores el más adecuado
para realizar la orden de compra y
se envía por mail.

Producto nuevo o bajo

consumo: Cotizaciones
Solicitar 3 cotizaciones a Formato de Selección
PROCEDMIENTO DE COMPRAS
proveedores y realizar la selección y Evaluación de
PCM-PR-001 V: 0 FI: 20-08-2016
del proveedor, luego se envía la Proveedores.
orden de compra por mail.

5 Almacén de Mantenimiento Recibe la mercancía o producto y Factura del

verifican la factura con la orden de Proveedor, Orden de
compra y revisan la cantidad de compra
productos.

5.3 ORDENES DE SERVICIOS

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

1 Líder de Proceso Solicitar a compras el proveedor Solicitud de servicios

de servicios, diligenciando el
formato de Solicitud de servicios.

Jefe de Compras Solicitar 3 cotizaciones a Orden de Servicios

proveedores y realizar la selección
del proveedor, luego se envía la
orden de servicio por mail.

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6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

0 17-08-2016 Se incluye el control de cambios

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Coordinadora de Calidad Jefe de Compras Subgerencia General
17-Ago-2016 18-Ago-2016 FECHA:20-08-2016

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