REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SUR DEL

LAGO JESS MARIA SEMPRUM UNESUR

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INTEGRANTES: Erni Zambrano Mara Reverol Yuraly Tern Adaelis Rivera Milagros Ramrez Luis Prez Jos San Pedro C.I. 19.935.228 C.I. 19.404.067 C.I. 18.868.804 C.I. 20.168.804 C.I. 20.048.138 C.I. 16.167.819 C.I. 16.166.857

Santa Brbara de Zulia, Febrero de 2012

INTRODUCCIN

El sub sistema de control de de materiales mediante sus funciones y la supervisin de las funciones permite conocer la existencia en el almacn y el punto en que se debe ordenar ms; los materiales que han sido ordenados y su fecha de recepcin, as como el importe de los materiales y fecha de liquidacin de los mismos.

Entre sus funciones la compras y los objetivos trazados es la elaboracin de la orden de compra as como los efectos de una buena compra en la eleccin de los proveedores adecuados, actuando con inteligencia y con base en criterios slidos y objetivos, de manera que permitan optimizar los recursos de la empresa.

Es este trabajo tambin se explica la funcin del departamento de Finanzas dentro de la organizacin, las responsabilidades y obligaciones, la coordinacin que debe existir con los departamentos de Compras, Almacn y Produccin.

El responsable de salvaguardar los artculos que han sido comprados y que posteriormente sern utilizados por el departamento de produccin, es el Almacn, que en todo momento debe operar apegndose a los principios del departamento, con el fin de evitar extravos, robos o deterioros de los materiales, retrasos en la produccin, o rezagos de informacin.

Para poder realizar la funcin de produccin que es necesario el esfuerzo conjunto de todos los departamentos, utilizando los materiales que fueron comprados, siendo responsable de su correcta utilizacin en el proceso productivo.

SUB SISTEMA DE CONTROL DE MATERIALES

CONTROL EN LA GESTIN DE MATERIALES Es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar ms". La gestin y control de inventarios se encuentra ntimamente relacionada con la gestin de compras de materiales. Con ella puede determinarse, como se ha expuesto, la cantidad de producto a pedir, en base a los costes de procesar una orden de compra y de mantener el inventario.

OBJETIVOS Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente manera: 1. Los departamentos de operacin que realizan las compras en forma centralizada no deben comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida autorizacin para hacerlo. 2. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no estn de acuerdo con las especificaciones. 3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor en el caso de que se hayan recibido materiales daados o en cantidades inferiores a las solicitadas. 4. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos. 5. Debe haber un control fsico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias. 6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros utilizados por el personal de operacin. 7. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversin en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisicin, utilizacin y

almacenamiento de materiales as como de las prdidas causadas por las interrupciones en la produccin o las ventas prdidas debido a la falta de existencias.

A fin de mantener un control sistemtico sobre los materiales, muchas compaas usan una rutina para coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y asignar las responsabilidades de control de materiales a las diferentes funciones que ello implica

FACTORES A CONSIDERAR EN EL CONTROL DE MATERIALES. Para realizar un control de materiales la empresa deber de comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos: Verificar la cantidad, realizando un recuento de ellas, independientemente de su origen y valor. Verificar la calidad, con relacin a sus propiedades fsicas o qumicas y sus dimensiones. Verificar las facturas de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra. Prevenir errores a travs de una organizacin que permita desarrollar su actividad de la mejor forma posible, modificando, en los casos necesarios, los documentos que sean necesarios para el mejor control de los materiales. Otros factores:

El tiempo de reposicin o reemplazo Consumo mximo dentro del tiempo de reposicin Factor de seguridad que se estime prudente aplicar. Otros factores, propios de cada artculo.

Tiempo de reposicin o reemplazo Se refiere al tiempo mximo que transcurre o puede transcurrir desde que se inicia el trmite de una Orden de Compra hasta que el material entra en la Bodega y queda disponible para su consumo o utilizacin. Normalmente se expresa en nmero de das.

Consumo Mximo en Tiempo de Reposicin Se refiere al consumo mximo esperado durante el tiempo que demora en cumplirse el trmite total de una rden de compra (Emisin Recepcin en Bodega) y podr ser determinado sobre la base de los datos que existen en las estadsticas de la empresa y en los planes futuros de produccin.

Factor de Seguridad Una vez determinado el consumo mximo en el tiempo de reemplazo, y hechas las consideraciones sobre los factores especiales ya mencionados, deber aumentarse la cantidad obtenida aplicndole un coeficiente o factor de seguridad. Es decir se refiere a un factor multiplicador expresado en tanto por ciento.

CONTROL DE DE DESPERDICIO Y MATERIALES DEFECTUOSOS A. Material de Desperdicio Es la merma que sufre el material durante su transformacin. El desperdicio est considerado dentro del costo de produccin, por lo tanto, como su valor lo absorve dicho costo, no tiene valor alguno aparente, y en caso de que sea vendido, su producto se puede considerar como sigue: 1. Como recuperacin del costo. 2. Como aprovechamiento diverso. B. Material defectuoso Es el material que durante su transformacin sufre alguna anomala que lo hace bajar de calidad, y que normalmente se considera, como produccin de segunda.

A este respecto de tipo de produccin se le asigna, un precio aproximado, el cual casi siempre ser inferior al de primera clase, e inclusive inferior al costo, la diferencia entre el costo del material defectuoso y el precio asignado puede tomar varios tratamientos contables, entre lo que se sugiere los siguientes:

1. Que la orden de produccin o proceso respectivo soporte la prdida por la diferencia entre el costo y el precio de ventas; es decir que los artculos buenos absorban la prdida de los artculos defectuosos, o sea el caso en que los productos de segunda son vendidos a precio inferior que el costo, puesto que en el caso contrario no existe problema, ya que el precio de mercado es superior al de costo.

DEL PERODO CONTABLE 2. Que dicha baja de valor se controla como gasto indirecto de produccin en cuyo caso la prdida ser derramada en el costo de produccin del perodo siguiente, lo que en algunos casos, cuando la prdida sea sin importancia, resultar prctico ms no tcnico, y si la diferencia es a cierta envergadura, entonces definitivamente ir en contra del principio contable generalmente aceptado. 3. Que la diferencia sea una prdida no imputable a la produccin misma, sino que haya sido originada por la accin de un caso fortuito, en tal situacin debe ser llevada directamente a Prdidas y Ganancias. 4. Que dicha avera haya sido causada por la negligencia e incapacidad de algn obrero; entonces la prdida deber ser remitida a una cuenta personal a cargo de dicho empleado.

PREVENCIN DEL HURTO DE MATERIALES Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestin inadecuada de ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la prdida del mismo. La mala gestin de inventario en un almacn o en una empresa puede incluso resultar en el robo: elementos de almacenamiento

pueden ser robado sin el conocimiento de la empresa, si el inventario no est bien rastreados.

La buena gestin de inventario y de almacn puede poner fin a estas cuestiones y asegurarse de que una empresa funciona sin problemas. En esencia, la gestin del inventario es una medida vital en casi todos los negocios esfuerzo de las empresas pueden mantener un seguimiento adecuado de las prdidas que se reclamen durante el tiempo de impuestos; puede mantener ms de un balance, en virtud de las existencias y el robo a un mnimo.

EXTRAVO DE MATERIAL DURANTE LOS PROCESOS Es Importante el control de materiales, basados en la teora de que todas las compras de materiales son equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilizacin, debern realizarse con igual cuidado que el que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al mximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un control y contabilizacin adecuados permitir a la compaa estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la produccin y sobre todo permite una informacin completa respecto al costo de los productos. Todas las prdidas, debidas a derroches, defectos y daos son, como lo explica un gerente, Ganancias que la empresa no supo lograr. En efecto, si estas prdidas se hubieran evitado, apareceran agregadas a las utilidades. Y cuando los mrgenes de ganancias son cada vez ms pequeos, por efecto de la competencia de los mercados, el control de estas prdidas constituye la gran oportunidad para mejorar los resultados de la empresa. Los esfuerzos sistemticos para evitar las prdidas por derroches, defectos y daos se han transformado en la parte ms lucrativa de los negocios.

VALORACIN DE L

A EXISTENCIA

Las salidas de los distintos subgrupos de las existencias se cuantifican por el valor histrico (precio de coste). Si los precios de adquisicin o coste de las existencias no tuvieran ninguna variacin, su valoracin se limitara a multiplicar el nmero de unidades existentes por su precio unitario. Pero no es as en la realidad econmica. Los precios de los productos que entran en el almacn son diferentes y no siempre resulta fcil identificar cul es el producto que sale hacia una nueva fase de produccin o, definitivamente, es vendido.

En el caso de las existencias comerciales cabe diferenciar dos posibilidades entorno a la salida de productos del almacn: 1. Que sea posible identificar el coste particular del producto, como sucede en algunas empresas que se dedican a la venta de productos diferentes o muy seleccionados, tanto en nmero como en calidad. El coste del producto vendido estar detectado aisladamente y tan slo hay que descontar su valor correspondiente (el que previamente estaba registrado en existencias). Por tanto, valor de entrada y de salida es nico e idntico para cada producto en particular porque es perfectamente conocido e identificado el coste del mismo. 2. Que no sea posible identificar el coste concreto del producto, como es habitual en la mayora de las empresas. Esta situacin se presenta cuando los productos son fsicamente iguales, comprados a distintos precios, y con movilidad de entradas y salidas. Sin un estricto control fsico, que por otra parte podra suponer un coste que hara inviable su implantacin, difcilmente puede saberse s los productos vendidos son los primeros que se compraron, los ltimos o los intermedios. En este ltimo caso, tiene que recurrirse a la aplicacin de un mtodo arbitrario de valoracin de las salidas, que, en ltima instancia, determina el valor de las existencias. Su eleccin depende de la conveniencia para la gestin y deber seguir "el principio de uniformidad", es decir, adoptado un criterio de valoracin, deber mantenerse en el tiempo, salvo que existan razones

extraordinarias que aconsejen su alteracin. Son tres los mtodos principalmente aceptados en valoracin:

A. LIFO (last in, first out). Entiende que la ltima mercanca que entra es la primera que sale. En consecuencia, el valor de coste de la ltima venta ser igual al precio de adquisicin de la ltima mercanca comprada y, por tanto, quedan como existencias finales las entradas ms antiguas. ltima entrada, primera salida, abreviado UEPS. B. FIFO (frst in,first out). Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, ser el ms antiguo de los precios de adquisicin existentes. Este mtodo de primera entrada, primera salida, abreviado PEPS, supone que las existencias inventariadas coinciden con las ltimas entradas. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las ltimas que son las ms caras. Por ello incrementa ms el resultado de la empresa que otros mtodos como el anterior. C. Precio Medio Ponderado (PMP). El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en funcin del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio entre los dos anteriores. Los diferentes procedimientos de control de existencias son: 1. El pedido cclico es un mtodo basada en la revisin de los materiales en un ciclo regular o de forma peridica. El perodo de tiempo transcurrido entre una revisin u otra, o la duracin del ciclo, depender de la naturaleza de los artculos del almacn. Los artculos que tengan mayor importancia, tendrn un ciclo ms corto. 2. El mtodo mn-max se basa en la suposicin de que los elementos deben presentarse a niveles mnimos y mximos. Una vez que se han determinado

ambos niveles, cuando el inventario alcanza el volumen mnimo es el momento para realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen mximo. 3. El mtodo de doble compartimiento se utiliza cuando los materiales son econmicos. Se trata de un mtodo sencillo y de mnimo trabajo. Dentro de los almacenes de la empresa se establecen dos compartimientos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe ms el stock de seguridad. 4. Sistema de pedido automtico: se trata de un sistema de almacn que se basa en la solicitud automtica de un nuevo pedido de materiales cuando el almacn alcance una determinada cantidad. 5. El plan ABC se utiliza cuando la empresa dispone de un nmero considerable de artculos distintos, de forma, que cada uno de ellos tiene un valor diferente. Cada tipo de elementos est sometido a un valor diferente, por lo que el plan ABC es un mtodo de clasificacin sistemtica de los elementos y de determinacin del grado de control de cada uno de ellos. El coste de los materiales utilizados en un perodo especfico se calcula de forma inicial, multiplicando el coste unitario de cada artculo por el uso del mismo estimado para cada perodo. La clasificacin de los artculos se realiza de forma descendente, de tal manera que primero se van a consumir aquellos que tengan un mayor valor.

CONCLUSION

En la actualidad, debido a la creciente competitividad en los mercados, cada vez se hace ms necesario para las empresas el contar con un sistema adecuado de control de mercancas, ya que de no hacerlo pueden enfrentarse a problemas como retraso de la produccin, prdida de la imagen de la compaa, costos excesivos de almacenamiento, etc. Por otro lado, una correcta planeacin de los inventarios permite a las organizaciones el responder ante cambios inesperados en la demanda de sus productos o en los precios de sus insumos, etc.

Es importante el control de materiales porque hasta el mejor de los planes se puede desviar, el control se emplea para crear mejor calidad en las fallas del proceso que se detectan y se corrigen para eliminar errores.

En tal medida producir ciclos ms rpidos, una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.