Informe y Seguimiento de la Auditoría

Introducción
El líder del equipo auditor es el responsable de
preparar el informe de auditoría.

El líder del equipo debe asegurar que el informe

refleja, de forma precisa, las conclusiones
extraídas durante el proceso.
 Conocimientos
• Generalidades
• Preparación del informe de auditoría
• Estructura del informe de auditoría
• Acción correctiva
• Aprobación y distribución del informe de
auditoría
• Finalización de la auditoría
• Seguimiento de la auditoría
 Generalidades
El informe es el producto final de la auditoría, su elaboración
refleja los resultados de la fase de ejecución.

Objetivos
El informe de auditoría tiene por objeto presentar de forma lógica y ordenada, los
resultados de la auditoría. Estos resultados se resumen en dos:
• Resultados parciales: desviaciones detectadas en cada área.
• Resultado global: Aprobación incondicional, aprobación condicional o
desaprobación. Se da en auditorías externas, ya sean de certificación,
reglamentarias, o de proveedor, siendo:
- Aprobación incondicional: El sistema auditado es aceptable sin condiciones.
- Aprobación condicional: El sistema será aceptado si se subsanan las
desviaciones detectadas.
- Desaprobación: El sistema no es aceptable y debe ser redefinido para volver a
ser auditado.
 Preparación del informe de auditoría
Requisitos generales:
Los informes deberán cumplir ciertos requisitos como:
• Escrito y firmado, lo que facilita su difusión y seguimiento.
• Exacto en lo concerniente a hechos, datos y problemas.
• Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y
conclusiones.
• Conciso, expresado en brevedad y exactitud, categorizando y
ordenando las conclusiones en orden de importancia.
• Oportuno, con respuestas adecuadas y útiles en tiempo y forma.
• Objetivo respecto a los hechos observados.
• Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones,
conclusiones y recomendaciones.
Preparación del informe de auditoría -
Contenidos
Para realizar un informe de auditoría, hay que tener en cuenta dos objetivos
concretos:

• El informe debe proporcionar evidencias objetivas de la implantación

eficaz del procedimiento de auditoría.

• Se deben identificar las exigencias de las acciones correctivas/preventivas

y establecer e iniciar las acciones de seguimiento necesarias.

El informe deberá proporcionar un registro completo de la auditoría, preciso,

conciso y claro. A este respecto, ISO 19011, establece que al menos se haga
referencia a los siguientes contenidos:
Preparación del informe de auditoría -
Contenidos
Contenidos
Generales • Objetivos
• Alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y
de los procesos auditados, así como el intervalo de tiempo cubierto.
• Identificación del cliente de la auditoría.
• Identificación del líder del equipo auditor y de los miembros del equipo.
• Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de la auditoría «in situ».
• Criterios establecidos de la auditoría.
• Hallazgos de la auditoría.
• Conclusiones de la auditoría.
En caso • Plan de auditoría.
apropiado • Lista de representantes del auditado.
• Resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo que
pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría.
• Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría, dentro del alcance de
auditoría y de acuerdo con el plan estipulado.
• Áreas no cubiertas, aunque se encuentren fuera del alcance de la auditoría.
• Opiniones divergentes, sin resolver, entre el equipo auditor y el auditado.
• Recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría.
• Planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera.
• Declaración sobre la naturaleza confidencial del contenido del informe.
• Lista de distribución del informe de auditoría.
Preparación del informe de auditoría -
Contenidos
Ejemplo:
Índice
1.- Objeto
2.- Alcance
3.- Asistentes
4.- Desarrollo de la auditoría
5.- Resultados de la auditoría
6.- Conclusiones de la auditoría
7.- Distribución del informe
8.- Confidencialidad
9.- Seguimiento del proceso de auditoría
10.- Anexos
 Preparación del informe de auditoría
– Toma de decisiones
Previo a la realización de los informes, el auditor deberá decidir si el hallazgo encontrado se trata de
una:

No conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma o del SGA, de las especificaciones del

cliente u otras, que puede afectar directamente a los aspectos ambientales significativos de la
organización, y que por tanto, deben ser solucionados inmediatamente.

Desviación: Incumplimiento de un requisito de la norma, del SGA, de las especificaciones del cliente u
otras, que no afectan directamente a los aspectos ambientales significativos de la organización. Son
fallos aislados, no sistemáticos, que han de ser solucionados, pero que no requieren que se haga
inmediatamente.

Observación: Hallazgo que no incumple un requisito de la norma, o del cual no se tiene evidencia
objetiva, pero que implica un alto riesgo futuro. Sería un indicativo de malas prácticas.

Ante todo, se deberá aplicar el sentido común, dada la posibilidad de poder desvirtuarse ante el
auditado si se juzga de manera incorrecta.
La categorización de un hallazgo no es estándar, dependerá del organismo o persona que realice la
auditoría.
 Estructura del Informe de Auditoría
En el informe de auditoría, las deficiencias se pueden
presentar siguiendo dos criterios:
• Por orden de importancia, de la más grave a la más
leve.
• Según el orden de los requisitos de la norma.
Dentro del propio informe de auditoría, se suelen incluir,
en forma de anexos, los siguientes documentos:
a) Informe resumen
b) Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud
de acciones correctivas.
a) Informe resumen
Se utiliza para indicar los resultados globales de la
auditoría. Normalmente contiene la siguiente
información:

• Nº identificativo
• Fecha de la auditoría
• Ámbito de la auditoría
• Componentes del equipo auditor
• Resumen de resultados y conclusiones

Ejemplos:

Existen dos formatos para el Informe resumen

Formato Resumen
Formato Resumen
b) Informe de no conformidades/desviaciones y
solicitud de acciones correctivas.

El propósito de este documento es:

• Emitir los resultados de forma rigurosa para que se puedan

identificar las acciones correctivas correspondientes.

• Transmitir los resultados para que se puedan identificar las

acciones de seguimiento necesarias.

• Presentar un informe que se pueda entender claramente

cuando se revise fuera del lugar de auditoría.
b) Informe de no conformidades/desviaciones y
solicitud de acciones correctivas.
Contenidos

Un informe de No conformidad/ Desviación, debe contener la información suficiente

para que alguien que no estuviera presente en la auditoría sea capaz de juzgar la
influencia de la deficiencia.

Si los auditores advierten deficiencias que no se pueden emitir como informes de No

Conformidad/Desviación, debido por ejemplo a que no pertenezcan al ámbito de la
auditoría, estas se podrán plantear como recomendaciones, siempre y cuando el
procedimiento de auditoría interna así lo permita.
b) Informe de no conformidades/desviaciones y
solicitud de acciones correctivas.
Estructura
Consta de 4 partes:
En ella se incluirán datos generales como:
• Nombre de la empresa
Cabecera • Departamento, área o actividad
• Fecha
• Norma de referencia
• Numeración correlativa
Zona superior Área a cumplimentar por el auditor, donde se describe la desviación o no
conformidad detectada, con fecha y firma del auditor.
Zona central Área donde la empresa describe la acción correctiva que ha adoptado, en el plazo
establecido, con fecha y firma del responsable.
Zona inferior Lugar donde el auditor comenta el seguimiento de la acción. Si se comprueba que la
acción ha sido eficaz, la no conformidad se considerará subsanada y se procederá a
su aprobación dejando constancia de ello mediante la fecha y la firma del auditor.
 Acción correctiva
La acción correctiva, debe eliminar la causa raíz de una no
conformidad detectada y prevenir de este modo su
reaparición.

Junto con el informe de No Conformidades/Desviaciones, se

establece un apartado para añadir las posibles acciones
correctivas que se deriven de las deficiencias encontradas.

El auditado debe identificar la acción correctiva necesaria a

implantar. Sin embargo, el auditor, siempre que sea posible,
colaborará en la determinación de la causa raíz del problema.
Ejemplo
Durante una auditoría de certificación realizada,
el 9 de febrero de 2009, a la empresa «Metálicos
S.A.», empresa dedicada a la fabricación y venta
de conformados metálicos, el auditor le pide al
responsable de medio ambiente el
procedimiento «Preparación y respuesta ante
emergencias» PG-09.
Ejemplo
Ejemplo:
 Aprobación y distribución del Informe de
Auditoría
El informe de la auditoría deberá emitirse en el período de tiempo acordado. En caso
de que no fuera posible, se deberán comunicar las razones del retraso al cliente de la
auditoría, y acordar una nueva fecha de emisión.

Dicho informe deberá:

Estar fechado, revisado y aprobado de

acuerdo con los procedimientos del
programa de auditoría.

Ser distribuido a los receptores

designados por el cliente de la auditoría,
por tanto los miembros del equipo
auditor y todos los receptores del
informe deberán respetar y mantener la
confidencialidad sobre el informe.
Revisión y aprobación
Antes de la presentación del informe de auditoría, resulta
conveniente revisarlo con el fin de verificar si:

Proporciona una No incluye nada No contiene nada Engloba

visión clara de la que no se hubiera que no pueda ser todas las
situación, en el puesto de apoyado por consideracio
momento de manifiesto medio de una nes claves
terminar la fase durante la evidencia real y que la norma
de investigación. reunión de cierre. objetiva. exige.

La supervisión del informe corresponderá al líder del equipo

auditor, quien deberá firmarlo y fecharlo en el día de su
elaboración.
Distribución
El cliente es le que contrata y solicita la
auditoría, por tanto él tomará las decisiones
sobre la distribución del informe de auditoría.
Competencias
Deberá celebrarse una reunión sobre el informe,
con las partes interesadas, para acordar los
plazos de ejecución para abordar las acciones
correctivas necesarias, y nombrar a la persona
responsable de las puesta en práctica de las
acciones.
 Competencias
El proceso global a seguir y sus competencias, queda reflejado en el siguiente diagrama:

Auditor
Auditado
Identificar deficiencias

Categorizar las deficiencias

Redactar las No
Confirmar la No Conformidad/Desviación
Conformidades/Desviaciones

Acordar un Plazo de Ejecución

• Investigar la causa
• Analizar la causa
• Registrar los resultados
• Identificar la Acción Correctiva
• Implantar la Acción
• Verificar la Acción Correctiva tomada y
• Verificar la Acción
su eficacia
• Cerrar la No Conformidad/Desviación
Presentación de resultados
El informe de auditoría se presenta en la reunión de
cierre, o se suele dar un tiempo para que el auditor
lo prepare, tras el cual se produce la entrega y
exposición del informe.

Se deberá comenzar por la primera deficiencia que

aparece escrita en el informe, y terminar con la
última. Así pues, según se haya presentado el
informe, se irá de la desviación más grave a la más
leve, o del primer requisito incumplido al último,
siguiendo el orden de la norma.
 Presentación de resultados
Actitudes
Cuando la deficiencias sean puestas en conocimiento, el auditor puede verse
involuntariamente sometido a rechazos y actitudes hostiles por parte de los
representantes de la organización.

En ningún caso, el auditor deberá entrar en discusión sobre lo que constituye o no una
deficiencia, si no que debe exponer los hallazgos, categorizar las desviaciones y aclarar
posibles dudas.

No se debe alargar la reunión con discusiones, y darla por finalizada una vez que los
hallazgos hayan sido expuestos y se consiga la aceptación de los resultados por parte
del auditado.

En caso de que la Dirección no estuviera de acuerdo con las deficiencias expuestas y

se negara a firmar el informe, lo más recomendable es mantener el resultado de la
auditoría e informar que el procedimiento de reclamaciones escritas está al alcance
del auditado.
 Presentación de resultados
Comprobaciones
Los auditores no deberán dar por concluida la reunión sin comprobar que:

• El informe final ha sido debidamente firmado por la Dirección

• El formato de acciones correctivas ha sido entregado.

• No ha quedado ningún aspecto importante pendiente de explicación.

Finalización de la Auditoría
La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de
auditoría se hayan finalizado y el informe de la auditoría, una vez aprobado,
se haya distribuido.

Salvo que sea requerido por la ley, el equipo auditor y los responsables de la
gestión del programa de auditoría, no deberán revelar, sin la aprobación
explícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado del auditado:

• El contenido de los documentos

• Cualquier otra información obtenida durante la auditoría
• El informe de auditoría.
Seguimiento de la Auditoría
• Las conclusiones de la auditoría, pueden indicar
la necesidad de realizar acciones correctivas,
preventivas o de mejora, según sea aplicable, las
cuales son realizadas por el auditado en un
intervalo de tiempo acordado.

• Deberá verificarse si se implementó la acción

correctiva y su eficacia.

• Esta verificación puede formar parte de un

auditoría posterior.
 Seguimiento de la Auditoría
El seguimiento de la acción correctiva es necesario
para asegurarse de que:
• Las deficiencias encontradas se han solucionado.
• Se ha eliminado la no conformidad, es decir:
 La causa generadora del problema se ha
identificado.
 Se ha implantado la acción correctiva
adecuada y resulta eficaz para evitar la
reaparición del problema.
 Proceso
• El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido corregidas
en el plazo estipulado y según consta en el informe final. Estas evidencias deberán
ir acompañadas del informe de solicitud de acción correctiva/ preventiva que en
su día se acordó.

Modos de establecer la evidencia

Documentales Consistirán en documentos que certifiquen que la acción requerida ha sido

implantada.
Ejemplo:
El auditor ha levantado una no conformidad a una organización por carecer
de un procedimiento para comunicación interna. En este caso, la evidencia
documental podrá consistir en elaborar un procedimiento documentado que
especifique las directrices a seguir en lo que respecta a la documentación
interna.
Físicas Consistirán en prueba físicas, del tipo muestras, ejemplares o fotográficas ,
que puedan demostrar que se han llevado a cabo las acciones requeridas.
Ejemplo:
El auditor establece una no conformidad debido a la carencia de un sistema
de tratamiento de efluentes gaseosos, que permita reducir las emisiones de
la organización por debajo de los límites legales, tal y como la empresa
establece en sus objetivos y metas ambientales. En este caso, se podrá
aportar como evidencia una fotografía del sistema de tratamiento o, incluso,
solicitar al auditor su verificación «in situ».
 Proceso
Responsabilidades del auditor
El auditor, una vez recibidas las evidencias, así como los formatos de solicitud,
debidamente cumplimentados, deberá:
Verificar que la recepción está dentro del plazo establecido en el informe final.
Comprobar que cada no conformidad tiene asignados, una evidencia y el formato de
solicitud de acción correctiva acordado.
Evaluar la eficacia de la acción implantada.
En caso de duda, verificar in situ la realización de la acción, concertando una auditoría
extraordinaria.
 Auditoría de seguimiento
Puede involucrar o no a los auditores iniciales, en función de
lo establecido por las partes interesadas, y de acuerdo con los
procedimientos estipulados en el programa de auditoría, así
como los requisitos legales, reglamentarios y contractuales
aplicables.

Durante las auditorías de seguimiento, se debe verificar, entre

otras cosas, el estado de las acciones llevadas acabo.

Esta tarea debe llevarse a cabo de manera controlada y

sistemática, siendo de gran utilidad el uso de hojas de
seguimiento de la acción.
Ejemplo - Hoja de seguimiento