Elaboración del informe de auditoría

Preparación para la reunión de cierre

El equipo auditor se reúne antes de la reunión de cierre para:
• Informar al auditado que se ha completado la auditoría.
• Establecer un horario para la reunión de cierre.
• Revisar los hallazgos y cualquier información recopilada durante la auditoría frente a los
objetivos de está.
• Identificar las no conformidades que planean presentar.
• Acordar conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al
proceso.
• Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en el plan.
• Comentar sobre el seguimiento de la auditoría, cuando sea aplicable.
• Completar el informe de auditoría.

Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos como los siguientes:

• El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema de gestión con los
criterios de auditoría, incluyendo la eficacia del sistema de gestión para cumplir los objetivos
establecidos.
• La eficacia de la implementación, mantenimiento y mejora eficaz del sistema de gestión.
• La capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad,
adecuación, eficacia y mejora del sistema de gestión.
• El logro de los objetivos, la cobertura del alcance y el cumplimiento de los criterios de
 auditoría.
• Hallazgos similares encontrados en distintas áreas que se auditaron con el propósito de
identificar tendencias.

Informe de auditoría
Los informes de auditoría deben expresar si se alcanzaron los objetivos de la auditoría:
• El grado en que se cumplieron los criterios.
• Se puede o no obtener un certificado, cuando es una auditoría del ente de certificación.
• Descripción detallada de todos los hallazgos de la auditoría.
• Además, puede contener propuestas de acciones de seguimiento.
La dirección de la organización observa a través del informe de auditoría lo que está
pasando en la empresa o empresas compradoras pueden solicitar ver los informes.
El informe de la auditoría es un registro completo, preciso, conciso y claro, que incluye:
• Los objetivos de la auditoría.
• El alcance de a auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización
y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto.
• La identificación del cliente de la auditoría.
• La identificación de la persona líder del equipo auditor y miembros del equipo auditor.
• Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría.
• Criterios.
• Hallazgos.
• Conclusiones.
Además puede incluir :
• El plan de auditoría, con el horario.
• Un resumen del proceso, incluyendo cualquier obstáculo encontrado que pueda disminuir la
confianza en las conclusiones de la auditoría.
• La confirmación de que se han cumplido los objetivos planteados dentro del alcance de la
auditoría, de acuerdo con el plan establecido.
• Cualquier área dentro del alcance de la auditoría no cubierta.
• Un resumen cubriendo las conclusiones y los principales hallazgos que las apoyan.
• Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado, si las hubiera. .
• Las oportunidades para la mejora, si se especifica en el plan.
• Las buenas prácticas identificadas.
• Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera.
• Una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos.
• Cualquier implicación para el programa de auditoría o las auditorías posteriores.
• Las listas de asistencia a la reunión de apertura y a la de cierre.
• Los plazos para completar el informe y el registro

Reunión de cierre
Esta actividad es muy importante para comunicar los hallazgos de la auditoría.
Es conducida por la persona líder del equipo auditor.
Se da lectura a todos los hallazgos y las conclusiones de auditoría.
Se debe contar con la participación de la Dirección de la empresa auditada (en algunas normas es un
requisito) y personas responsables de los procesos/áreas auditadas. Pueden participar el cliente de la
auditoría y otras partes interesadas.
Se recomienda conservar la lista de participantes (obligatorio en algunas normas); para auditorías
externas puede ser menos formal, pero siempre debe realizarse.
Contenido:
• Confirmar el área que abarca la auditoría.
• Proporcionar un resumen de los puntos positivos que se identificaron.
• Aclarar que la evidencia de la auditoría se basó en una muestra de la información disponible.
• El método de presentación de la información.
• El proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditoría y sus posible consecuencias.
• La presentación de los hallazgos y conclusiones, de tal manera que se comprendan y
reconozcan por la dirección del auditado.
• Se debería realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente
relativa a las evidencias o los hallazgos de la auditoría. Los puntos no resueltos deberían
registrarse en el informe de la auditoría.
• Actividades posteriores: implementación de acciones correctivas, tratamiento de quejas de
la auditoría y proceso de apelación.
• Discutir cualquier opinión divergente y hacer lo posible por resolverla.
• Acordar plazos.

Actividades de seguimiento
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de correcciones o de acciones
correctivas.
Las acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado.
La persona auditada deberá mantener informada a la persona responsable de la gestión del
programa de auditoría y al equipo auditor sobre el estado de estas acciones.
Se debe verificar si se complementaron las acciones y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de
una auditoría posterior.
Existen tres tipos de seguimiento de auditoría:
1. Volver a auditar.
2. El auditado proporciona pruebas documentales.
3. Tratarlas en la siguiente auditoría.
Eficacia de las acciones correctivas