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POS AUDITORIA SEGUIMIENTO
POS AUDITORIA SEGUIMIENTO

POS AUDITORIA

SEGUIMIENTO

ING. PROF. GUILLERMO PINEDA ATET

ING. PROF. GUILLERMO PINEDA ATET

NO CONFORMIDADES

No conformidad: El proceso o documentación no está de acuerdo con los requisitos.

dos

Las

no-conformidades

pueden

dividir

se

en

categorías:

1. Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad de los resultados esperados (derivados de los criterios) y se vinculan con desviaciones de procedimientos o prácticas, originadas por un control de gestión deficiente.

2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los

cuales tienen la potencialidad de dar origen a

deficiencias. Normalmente derivan de instrucciones

imprecisas o ausencia de procedimientos e instructivos.

CONFORMIDADES.

El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:

Una observación detallada completa y precisa de lo que fue encontrado por el auditor. Esta observación debe ser

atestiguada por la persona auditada para confirmar su

exactitud.

Una referencia a la cláusula de la norma o documento del Sistema de Gestión.

Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso, que no se preste a confusiones o dudas, sin detalles que no le agreguen valor, con un enfoque concreto y coherente, evitando

las repeticiones o la redacción de No conformidades similares.

CLASIFICACIÓN DE NO CONFORMIDAD.

requisito

especificado de la norma No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma, falta de implementación de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se considera

también a cualquier problema que cause impacto dentro

No

Conformidad:

Incumplimiento

de

un

de la calidad del producto o servicio entregado al cliente.

No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeños ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento.

Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoria de la calidad y verificada por evidencias objetivas.

Registro de No Conformidad: En el que se registra,

clasifica y describe la no conformidad detectada durante

la auditoria y se respalda con la identificación de la evidencia objetiva.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA.

Las conclusiones de la auditoría pueden incluir aspectos tales como la extensión de la conformidad del sistema de gestión con los criterios de la auditoría; la implementación y mantenimiento efectivo del sistema de gestión; la capacidad del proceso de revisión de gestión

para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del

sistema de gestión.

Las conclusiones de la auditoría pueden conducir a recomendaciones relativas a mejoras comerciales,

certificación o registro o futuras actividades de auditoría.

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS.

Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales del sistema de gestión. Además, se debe analizar su nivel de importancia. Los aspectos más importantes a evaluar son:

- Verificar cumplimiento con la legislación ambiental. - Verificar la efectividad de acciones correctivas.

- Identificar potenciales mejoras.

- Formular recomendaciones.

RESULTADOS DE UNA AUDITORÍA

AMBIENTAL.

Algunos de los resultados de una auditoría ambiental pueden

considerar:

Establecer el nivel de cumplimiento con la legislación ambiental vigente.

Establecer el nivel de cumplimiento del programa ambiental de

la empresa.

Identificar las principales razones de no conformidad.

Evaluar los niveles de motivación del personal, compromiso con las políticas de la empresa, capacitación técnica y ambiental.

Diagnosticar

para

la

efectividad

del

sistema

de

gestión

abordarlos desafíos ambientales y de prevención de riesgos.

Preparación de las conclusiones de la

auditoría.

Una conclusión de auditoría es definida como un juicio profesional u opinión expresada por un auditor acerca del

tema de la auditoria, basado en y limitado al

razonamiento que el auditor ha aplicado para auditar sus

descubrimientos. Los descubrimientos de auditoría son los resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada, comparada contra el criterio de auditoría acordado

CONCLUSION CONT.

En ésta reunión se debe acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre, preparar las recomendaciones, si se ha especificado en los objetivos de la auditoría y discutir acciones complementarias si aplica

REUNIÓN DE CIERRE.

Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un reporte de la auditoria, los auditores deben tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es

presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal

manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados.

Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y organización, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier error o ambigüedad antes de elaborar el informe final. En auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Entre los participantes en la reunión de cierre se deben encontrar el auditado y el cliente de la auditoría. El líder del equipo auditor debe notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditoría que podrían disminuir la confianza que se pueda tener en la auditoría.

El desarrollo típico de la reunión de cierre contiene:

Agradecimientos a los auditados por la cooperación.

Explicación de las conclusiones.

Información positiva.

Descripción clara de las no conformidades.

Fijación del plazo para la toma de acciones correctivas y preventivas.

Definición de las acciones de seguimiento.

Presentación del informe o fecha de entrega del mismo.

Se deben dejar registros de la reunión de cierre (un acta u otro formato)

ACTIVIDADES POSTAUDITORÍA

Una vez que los trabajos de recogida de información han finalizado será necesario analizar y estructurar la información obtenida de forma adecuada para poder confeccionar el informe final de la auditoría.

INFORME DE LA AUDITORÍA

El informe final es un documento técnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos encontrados. El informe puede ser:

Informe final interno: Cuando contempla la evaluación de

la situación medioambiental de la empresa. Además el

destino final y grupo interesado es la misma empresa.

Informe final externo: Cuando la información entregada

está orientada a grupos de externos vinculados a la

empresa (proveedores, clientes, asociación de usuarios,

gobierno, etc.).

El

objetivo y formal posible, para ser usado como una

herramienta guía por la organización para normalizar las situaciones que se pudieran haber presentado, así como para tener la evidencia en la próxima auditoria de que

todas las observaciones han sido resueltas.

El informe de auditoría debe tener al final un resumen de las no conformidades -en el caso que se hubieran

presentado-, aclarando que documento y/o requisito

informe final de auditoría debe ser lo

más claro,

normativo se está incumpliendo.

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME FINAL

1. La extensión del informe ha de ser moderada en cualquier caso. Además, se tendrá en cuenta que el informe final va a ser leído por diferentes personas dentro de la organización por lo cual tanto el contenido como el nivel técnico y de

vocabulario han de ser adecuados.

2. Estructura del informe. Es posible que debido a al amplitud de la auditoría, el informe final haya de constar de diferentes subdivisiones, concebidas y ordenadas de la manera más lógica posible: según las diferentes áreas auditadas (compras,

producción, tratamiento de subproductos o

ventas, por ejemplo), según el tipo de auditoría

(parcial, de una planta, de un grupo de

instalaciones), según el cliente o el destinatario del

informe.

Información que ha de contener el informe final.

a) Introducción, origen y objetivos. Se han de indicar los motivos que han conducido a la realización de la auditoría y a instancia de quien se ha llevado a cabo el proceso. Puede ser interesante describir en esencia los objetivos que se persigue obtener

con la ayuda de la auditoría. Se indicará asimismo

la composición y funciones del personal que ha realizado la auditoría y las dificultades o

limitaciones en el proceso de auditoría, si procede.

b) Alcance de la auditoría. Se ha de indicar cual es el ámbito que ha sido afectado por el proceso de

auditoría.

c) Metodología. Se debe incluir una descripción suficiente de la metodología empleada justificando su elección ya que ello proporcionará información

necesaria para una posible censura o validación de la

auditoría y en todo caso esta información ha de permitir una lectura adecuada de los resultados antes de futuros procesos de auditoría. d) Inventario de emisiones, vertidos y residuos que

incluirá asimismo aspectos relativos a la

caracterización y cuantificación de emisiones y vertidos, origen de los mismos, impacto medioambiental y consideraciones de tipo económico

relativas a la gestión de residuos y emisiones.

Propuesta de medidas correctoras tendentes a la eliminación de las deficiencias medioambientales detectadas. Estas medidas tendrán como consecuencia una reducción de los riesgos reales y potenciales detectados.

j) Propuesta de un plan para el seguimiento de la

eficacia de las medidas correctoras. Es preciso no sólo diseñar las posibles acciones correctoras sino

también asegurar que dichas acciones van a ser

implementadas y no se reduzcan a una declaración de intenciones.

Aspectos a incluir en el Informe Final de auditoría

EVALUACIÓN

DE

AMBIENTALES

LOS

Funcionamiento del PGA

Emisiones a la atmósfera

Efluentes líquidos

Manejo de residuos sólidos

Almacenamiento

de

productos

PROBLEMAS

químicos,

aceites,

solventes, sustancias tóxicas, entre otras.

Desechos peligrosos

Planes de Gestión de Averías y Emergencia

Contaminación de las aguas subterráneas y el suelo

CUMPLIMIENTO

De planes, legislación, documentos normativos y política ambiental

Nuevas situaciones encontradas

Recomendaciones

Recomendaciones de investigaciones

El reporte de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debe respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad por parte de los miembros del equipo auditor y de los receptores del informe.

La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y se haya distribuido el informe de auditoría aprobado.

ETAPA DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE PROCESO DE AUDITORÍA

La etapa de Seguimiento de los Resultados de

Auditoría corresponde a la parte del proceso de

auditoría, en el cual se verifica que las recomendaciones de auditoría se hayan cumplido, de acuerdo con los compromisos tomados por las

áreas operacionales, informando a la Dirección de

aquello.

La etapa de Seguimiento de los Resultados de Auditoría abarca varios hitos, que van desde la determinación de la actividad apropiada de seguimiento de resultados, hasta la comunicación de los Resultados al propietario, autoridad o a la

unidad que fue auditada

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS.

Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, según el caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditoría y usualmente las realiza el auditado dentro de un periodo de tiempo acordado. En el caso de que las No conformidades sean menores o la auditoria fuera interna o de seguimiento, se establece que se revisarán en una auditoria posterior las acciones

correctivas que se tomen para eliminar las no

conformidades

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y el reporte de auditoría aprobado ha sido distribuido.

FASES GENÉRICAS PARA EL SEGUIMIENTO

DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA

1. Determinar Actividad Apropiada de Seguimiento de Resultados para Auditoría

2. Determinar Método Apropiado para Monitorear los Resultados de los Trabajos

3. Inclusión en el Plan Anual de Auditoría y Cronograma de Seguimiento

4. Conducir las actividades de Seguimiento

5. Comunicar los Resultados

DETERMINAR ACTIVIDAD APROPIADA DE

SEGUIMIENTO DE RESULTADOS PARA

AUDITORÍA

1. El marco o período de tiempo dentro del cual el auditado debe responder a las observaciones y recomendaciones requeridas.

2. Una evaluación de las respuestas del auditado.

3. La verificación de las respuestas (si fuera apropiado).

4. El desarrollo de un trabajo de seguimiento (si fuera apropiado).

DETERMINAR MÉTODO APROPIADO PARA MONITOREAR

LOS RESULTADOS DE LOS TRABAJOS

a) Definir qué materias deberán ser monitoreadas en el seguimiento.

b) Determinar

quién

realizará

el

seguimiento

de

los

resultados

de

las

medidas

para

implementar

las

recomendaciones.

c) Determinar cómo será cumplido el seguimiento.

Definir Qué Materias Deberán ser Monitoreadas en el Seguimiento

I.

Importancia de las observaciones o recomendaciones informadas.

II.

Grado de esfuerzo y costo necesario para corregir las condiciones informadas.

III.

Consecuencias que pueden resultar si falla la acción correctiva.

IV.

Período de tiempo involucrado.

Definición de Factores Críticos de Seguimiento La Matriz de Factores Críticos de Seguimiento considera las variables críticas, su descripción y su valor. En base a este cuadro deberían analizarse todos los procesos, programas, proyectos, áreas o funciones revisadas y definirse los de mayor criticidad para su seguimiento.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

1.

Los hallazgos u observaciones, en su mayoría afectan gravemente al proceso, programa, proyecto, área o función auditada: 5

2.

Los hallazgos u observaciones, en su mayoría afectan

medianamente al proceso, proyecto, programa, área o función auditada: 3

3.

Los hallazgos u observaciones en general afectan en

forma menor al proceso, proyecto, programa, área o función auditada: 1

III - Es necesario incluir en el Plan Anual de Auditoría, las actividades de Seguimiento con su correspondiente cronograma, indicando a qué se le va a hacer seguimiento, cómo y cuándo se realizará.

CONDUCIR LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

a.

¿La unidad auditada se resiste a la implementación de las recomendaciones?

b.

¿Han encontrado dificultades imprevistas?

c.

¿Han cambiado las condiciones de tal manera que la recomendación no es necesaria actualmente?

d.

¿La implementación de la recomendación ha sido demorada debido a la presión de operaciones diarias y crisis?

e.

¿Está la recomendación mal formulada? ¿En qué forma?

COMUNICAR LOS RESULTADOS

El informe debe comunicar el seguimiento, usando el conjunto de criterios contenidos en las recomendaciones originales. Deben comunicarse los niveles de implementación de las recomendaciones y los resultados del seguimiento, que pueden ser cualitativos o

cuantitativos, tanto si son resultados positivos como si

son negativos y aún no se logran los niveles de implementación deseados. Además, deben enfatizarse los

beneficios logrados para la organización debido a la

implementación de las recomendaciones.

PLAN DE CONTINGENCIA

La palabra emergencia, se relaciona con eventos caracterizados por las pérdidas de vidas humanas,

impactos ambientales negativos y daños materiales. Tales eventos, están asociados a hechos como incendios, explosiones, fugas de gas, y otro tipo de situaciones

complejas.

Frente a la imposibilidad de eliminar por completo la opción de ocurrencia de una situación de emergencia, se

ha evidenciado la necesidad de establecer un proceso que

permita contrarrestar y minimizar las consecuencias adversas que se presentan en una situación de crisis.

Este proceso es conocido como “Plan de Contingencia” entendiéndose como la sumatoria de fuerzas portadas

por diferentes disciplinas, gobiernos, estrategias, recursos técnicos y el talento humano, para prevenir y controlar aquellos eventos que puedan catalogarse como

emergencias.

OBJETIVOS DEL PLAN

Establecer la ruta a seguir, en caso de ocurrencia de un evento que

se pudiera presentar, señalando las estrategias para su prevención,

mitigación y control.

Determinar los riesgos potenciales, que se puedan generar por acciones naturales o por las intervenciones del proyecto, para tomar acciones de prevención y control.

Establecer recursos internos y externos, que involucren el apoyo

institucional de entidades estatales y privadas presentes en el área

de influencia del proyecto.

Indicar las acciones necesarias para la ejecución de simulacros, de tal forma que se permita evaluar la respuesta del personal que labora

en las etapas de construcción y operación del proyecto, frente a una

emergencia determinada.

Presentar los mecanismos de protección y respuesta a emergencia.

Cumplir

con

el

marco

legal

normativo

sobre

Planes

de

y

Contingencias.

FASES

FASE

DEFINICIÓN

ASPECTOS A CONSIDERAR

   

- Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos.

- Diseño de las estructuras de seguridad y protección ambiental.

- Programa de salud ocupacional.

- Accesos y señalización.

- Programa de inducción, capacitación y entrenamiento.

Fase en la que se implementan las

- Organización de brigadas.

PREV

acciones que se anteponen a la ocurrencia de los posibles riesgos, a fin de definir las bases y evitar que ocurran pérdidas.

ENTI

- Plan de evacuación.

VA

- Protección personal.

- Orden, aseo y saneamiento.

 

- Identificación de tareas críticas.

- Procedimientos seguros de trabajo.

- Análisis de trabajo seguro.

- Permisos de trabajo.

- Simulacro de emergencias (Implementación, análisis y

   

aplicación de acciones).

de trabajo. - Simulacro de emergencias (Implementación, análisis y     aplicación de acciones).

- Detección y activación de alarmas.

- Notificación de alertas.

- Plan evacuación.

- Estrategia contra incendio.

- Atención en salud.

- Control de derrames o escapes.

- Inicio de la investigación

Fase en la que el riesgo es

evidente y/o se ha

manifestado, demandando una respuesta operativa con el fin de minimizar la acción.

CON

TROL

   

- Desarrollo de la investigación.

- Implementación y seguimiento de las acciones correctivas.

- Soporte y atención a los afectados.

- Inspección de seguridad final.

RECU

Fase de investigación e

-

Seguimiento.

PERA

 

CIÓN

implementación de acciones correctivas

GRUPO DE RESPUESTA.

Este

participa el coordinador general o director general del plan. Su misión, es garantizar el cumplimiento del programa de preparación para contingencia, asegurando los medios administrativos, técnicos y logísticos necesarios para su implementación, mantenimiento y puesta en práctica. En el Nivel II, se encuentra el director de brigadas, su

misión es determinar y dirigir las acciones necesarias para

el control de una situación de emergencia y reporta sus actividades directamente al coordinador de emergencias.

divide en

niveles. En el

Nivel

grupo se

tres

III

En

el

Nivel

I, están

las personas que detectan la

emergencia, que son las que inicialmente están expuestas

a la situación y pueden actuar en el control de la misma, siempre y cuando la magnitud del evento y los conocimientos de la persona en el tema le permitan

actuar.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS.

El ejecutor del proyecto, establecerá los procedimientos para el manejo de cada una de las emergencias, teniendo en cuenta los riesgos en todas las áreas de la empresa y puestos de trabajo. Se formularán medidas preventivas y actuaciones para eventos naturales, tecnológicos y

antrópicos.

RECURSOS PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS.

Se describirá de manera general los recursos internos y externos con los que contará el proyecto, para dar respuesta oportuna ante cualquier emergencia que pueda presentarse. Los recursos internos involucran los recursos humanos y físicos. Y los externos, son las

entidades que podrán brindar apoyo en la atención de

emergencias, tales como: centros de atención médica, instituciones del estado, cuerpos de socorro y rescate.

REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE CONTINGENCIA.

Se debe garantizar que el Plan de Continencias esté actualizado y acorde con los cambios de la empresa, asegurando su funcionalidad en el momento de su aplicación. Se deberán realizar simulacros, con el fin de identificar las deficiencias de entrenamiento, las cuales deberán ser corregidas en la planificación o durante el programa de entrenamiento.