MÓDULO 4

Informe y Seguimiento de Auditoria

 Realización de la reunión de Cierre.

 Preparación, aprobación y distribución del informe Finalización de la
auditoria.
 Realización de las actividades de seguimiento y de una auditoria.
 Seguimiento y cierre.
 Revisión por la Dirección.
 Registro de las Acciones Correctivas implementadas.
 Comprobación de la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE
CIERRE
REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE
La reunión de cierre, presidida por el líder del equipo auditor, debería
realizarse para presentar:

Los hallazgos
Las conclusiones de la Auditoría

De tal manera que:

Sean comprendidos y reconocidos por el auditado,
Se acuerde, si es necesario, el intervalo de tiempo para que el auditado
presente un plan de acciones correctivas y preventivas.
REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE

Entre los participantes en la reunión de cierre debería incluirse al

auditado y podría también incluirse al cliente de la auditoria y a otras
partes.

Si es necesario el Líder del equipo auditor debería prevenir al auditado

de las situaciones encontradas durante la auditoria que pudiera
disminuir la confianza las conclusiones de la auditoria.
En una reunión de cierre el líder del equipo auditor debe:

 Agradecer a la organización auditada su ayuda y su cooperación.

 Realizar un breve resumen de los objetivos y alcance de la auditoria que

ayudaría a auditados a comprender mejor los hallazgos.

 Exponer de forma breve y rápida el método utilizado, se hará énfasis en

que tiene carácter muestral, con su respectiva incertidumbre.
En una reunión de cierre el líder del equipo auditor debe:

 Exponer las NC encontradas, hacer un resumen final y presentar

conclusiones, que previamente deben hacer sido redactadas en
reunión anterior con equipo auditor.

 Presentar las recomendaciones para la mejora, se debe enfatizar que

la aceptación de estas no es obligatoria.

 Comentar puntos fuertes detectados y en los que haya valor añadido.

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En una reunión de cierre el líder del equipo auditor debe:
Ante todo lo antes descrito:
Explicar todos los hallazgos y evidencia en forma precisa y detallada.
Estar preparado para respaldar y justificar los hallazgos.
Evitar involucrarse en una discusión:
 Disculparse si se produce un error que altera o provoca que se
retire la SAC si es necesario.
 Rechazar las posibles alternativas que ofrezcan un “arreglo rápido”
como única solución para el hallazgo.

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En una reunión de cierre el líder del equipo auditor debe:

Ante todo lo antes descrito:

 Nunca emitir opiniones personales, solo presentar evidencias.

 No juzgar aspectos distintos a los relacionados con el sistema.

 Si existen puntos delicados, exponerlos con cuidado.

NO PROPONER ACCIONES CORRECTIVAS

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REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE

Ejemplos de puntos de la agenda de reunión de cierre:

 Distribuir la lista de asistencia.

 Ratificar propósito y alcance, incluyendo algunas exclusiones.
 Establecer decisión y conclusión.
 Resumen de los aspectos positivos del SSO.
 Explicar las no conformidades.
 PREPARACIÓN DEL INFORME

El informe debería incluir lo siguiente:

 Los objetivos de la auditoria.

 El alcance de la auditoria, (unidades organizacionales y
funcionales o los procesos).
 La identificación del cliente.
 La identificación del líder y de los miembros del equipo auditor.
 Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de la
auditoria in situ.
 Los criterios de auditorias.
 Hallazgos de auditoria.
 Las conclusiones de la auditoria.
 APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE LA
AUDITORIA
El informe de la auditoria debería emitirse en el periodo de tiempo acordado.
Si esto no es posible, se debería comunicar al cliente de la auditoria las
razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisión.

El informe de auditoria debería estar:

 Fechado
 Revisado
 Aprobado
 APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME
DE LA AUDITORIA

De acuerdo con los procedimientos documentados.

El informe de auditoria es de propiedad del cliente de auditoria.
Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberían
respetar la confidencialidad del mismo.
 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

La auditoria finaliza cuando:

Todas las actividades descritas en el plan de auditoria se han

realizado.

El informe de la auditoria aprobado se ha distribuido.

 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la
gestión del programa de auditoria no deberían revelar el contenido de los
documentos, cualquier otra información obtenida durante la auditoria, ni el
informe de auditoria a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente
de la auditoria y, cuando sea apropiado, del auditado.
 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditoria, el

cliente de la auditoria y el auditado debería ser informados tan pronto
como sea posible.
 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORIA
La conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de acciones:

 Correctivas
 Preventivas
 De Mejora

Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en

un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoria.
 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE
UNA AUDITORIA
El auditado tiene la responsabilidad específica, y debería, de acuerdo al
PAC:
 Investigar e identificar en forma clara el problema.
 Proponer un programa de acción correctiva a largo plazo.
 Fijar una fecha limite para su cierre.
 Introducir cambios.
 Verificar la efectividad mediante una auditoria interna.
 Notificar al auditor de la solución
 Vincular con medidas de mejora permanentes.
 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORIA

La norma ISO 9000:2005, define una Acción Correctiva como:

Una acción que se lleva a cabo para eliminar la causa de una no
conformidad detectada o cualquier otra posible situación indeseable.
Para resolver la no conformidad:

El responsable encargado del área que se ha auditado debería:

 Llevar a cabo una acción reparadora inmediata o corrección.
 Analizar los efectos de la no conformidad en el producto o servicio.
 Identificar la causa del problema.
 Comenzar una investigación similar en otras áreas en las que pueda existir el
problema.
 Desarrollar acciones efectivas para prevenir la reparación de la no conformidad.
 Implementar y monitorear la acción correctiva.
Para resolver la no conformidad:

En un nivel superior el responsable encargado del área auditada debería:

Aprobar las acciones correctivas propuestas.

Monitorear el avance y cumplimiento de las acciones correctivas.

Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no

conformidades detectadas.
 SEGUIMIENTO Y CIERRE

El proceso para determinar si se ha implementado la acción correctiva

requerida se denomina “seguimiento”.

Este proceso puede llevarse a cabo a través de:

 Una revisión de documentación que entrega el auditado.

 Visita a las oficinas del cliente de auditoria.

 SEGUIMIENTO Y CIERRE

La acción relacionada con la verificación y aceptación de la acción

correctiva por parte del auditor se denomina “cierre”.

Los métodos de “cierre” pueden incluir una segunda auditoria de las áreas
deficientes, en las que se debe observar o revisar evidencia física de nueva
y/o documentación ya existente.
 REGISTRO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
IMPLEMENTADAS

Se debe mantener un registro de las acciones

correctivas/preventivas implementadas.

Las acciones correctivas deben verificarse de acuerdo al

procedimiento establecido.
 COMPROBACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES
CORRECTIVAS

Es recomendable que para comprobar la eficacia de la acción

implementada, se deje transcurrir un tiempo prudencial, de acuerdo a la
naturaleza y complejidad de la no conformidad.
TALLER 6

ROLLS PLAY

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 TALLER 7

Evaluación del Auditor

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 TALLER 8

Preparación de un Informe de Auditoria

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