Anexo G. MN052 Manual HSE para Proveedores Servicios v.4

LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE
COMPAÑÍA ENERGÉTICA DE OCCIDENTE S.A.S E.S.P.,

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MN.052
MANUAL HSE PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS
VERSIÓN 04
TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

COMUNÍQUELA A LA COORDINACIÓN DE CALIDAD Y PROCESOS
TODA COPIA EN PAPEL SERÁ CONSIDERADA DOCUMENTO NO CONTROLADO
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este manual define y establece las condiciones de cumplimiento de la normatividad en SST y ambiental legal y contractual para asegurar que la
ejecución de los servicios, obras y actividades contratados por la COMPAÑÍA ENERGÉTICA DE OCCIDENTE S.A.S. E.S.P. sea consistente y
compatible con la política y los requisitos HSE de la Compañía.
Este manual es aplicable a todos los proveedores de servicios, obras y actividades contratados por la Compañía que pueden afectar el
desempeño ambiental o de seguridad y salud en el trabajo. A continuación, se realiza la clasificación de los proveedores según la actividad,
prestación y criticidad:
Proveedores tipo A: Son aquellos proveedores que ejecutan actividades críticas relacionadas directamente con el objeto de la Compañía, y que
por su tipo de actividad poseen unos requerimientos específicos de acuerdo a la normatividad legal vigente, tales como:
 Manejo de sustancias o residuos peligrosos (corrosivas, patógenas, volátiles, tóxicas, cancerígenas y explosivas)
 Trabajos mecanizados de excavación, perforación, construcción, montajes, de levantamiento de carga.
 Trabajos de obra civil de movimiento de tierra; zanjado; demoliciones; construcciones; remodelaciones.
 Trabajos en alturas, o en zonas de ruido.
 Trabajos en espacios confinados.
 Trabajos eléctricos.
 Trabajos que interactúen con propietarios, comunidades o en vía pública.
 Trabajos de construcción de redes, levantamiento de torres, izaje de postes.
 Trabajos en normalización de la medida.
 Trabajos que requieran tala o poda de especies arbóreas, intervención de cuerpos de agua, vertimientos o emisiones.
 Y todas aquellas que la Compañía considere como críticas y que refieren un cumplimiento legal especifico.
Proveedores tipo B: Son aquellos que ejecutan actividades generales, tales como:
 Mantenimiento de instalaciones, oficinas, aire acondicionado, cámaras de seguridad.

 Servicios de aseo y cafetería
 Consultorías
 Alquiler y/o compra de equipos
 Servicios de mantenimiento de extintores
 Servicios de transporte
 Suministros
 Y todas aquellas que la Compañía considere como generales
2. CONDICIONES GENERALES
Todas las actividades que se ejecutan en el marco de un contrato, orden de servicio o compra o cualquier negocio jurídico y/o relación
comercial con la Compañía, deben realizarse tomando como referencia la legislación vigente, los documentos contractuales y las políticas y
lineamientos de la Compañía, para evitar desviaciones e incumplimientos en los temas de salud, seguridad y gestión ambiental que se puedan
presentar durante el tiempo de duración del objeto del contrato, orden de servicio, compra y/o relación comercial.
El presente documento, hace parte de los documentos contractuales, por lo tanto, se entiende que todas las consideraciones aquí plasmadas
son de obligatorio cumplimiento.
Este Manual no limita las responsabilidades del proveedor o contratista, si bien orienta en algunos temas específicos, no son los únicos que se
deben cumplir. Estos requisitos son complementarios a los planes de manejo ambiental, legislación vigente, especificaciones técnicas y otros
documentos normalizados en salud, seguridad y gestión ambiental que deban ser aplicados.

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El Proveedor o contratista tiene como obligación primordial ejecutar las actividades que hacen parte del objeto, alcance del contrato, las
acciones específicas y los mecanismos o procedimientos en materia de salud, seguridad y gestión ambiental.
El Proveedor o contratista deberá aplicar las políticas y directrices dadas por la Compañía, pero esto no lo exime de sus responsabilidades y
obligaciones, por lo tanto deberá contar con planes y programas de salud, seguridad y gestión ambiental, prácticas ambientales y el SGSST
(Sistema de Gestión en seguridad y salud en el trabajo), para prevenir daños a personas, a la propiedad o al entorno y debe disponer de los
recursos humanos, técnicos y económicos para la ejecución de las actividades en salud, seguridad y gestión ambiental.
El proveedor o contratista debe asegurar que todos los requisitos definidos en este Manual sean aplicados en su totalidad, como parte integral
del contrato u orden de servicio.
2.1 DEBERES DE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS O CONTRATISTAS EN EL SST
 El Proveedor o contratista deberá divulgar, respetar y hacer cumplir entre sus empleados las normas, disposiciones y procedimientos de
seguridad y salud en el trabajo establecido por la Ley y en este documento.
 El Proveedor o contratista asume totalmente la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su personal, equipos propios o de la Empresa,
al igual que el control estricto del cumplimiento de las normas establecidas en la Ley y en este documento.
 Nota: Los requisitos mencionados en este documento por ningún motivo representan el total de requisitos legales y reglas de trabajo
seguro que deben cumplir las empresas; por lo cual el Proveedor o contratista está obligado a cumplir con todas las disposiciones que en
materia de Seguridad y Salud en el trabajo haya emitido el Gobierno Nacional.
 El Proveedor o contratista deberá suspender e informar al subproceso Gestión de HSE de la Compañía y también a su área interna HSE,
cualquier actividad de alto riesgo que no cuente con las condiciones de seguridad necesarias para realizarla.
 De acuerdo a la actividad a realizar el Proveedor o contratista debe suministrar a su personal los elementos de protección personal
individual necesarios para llevarla a cabo de manera segura. Los elementos de protección individual deberán estar certificados y cumplir
con mínimo la normatividad colombiana.
 Garantizar que su personal utilice los elementos de protección individual en forma correcta, los almacenen y los mantengan
adecuadamente.
 Cumplir y hacer cumplir a su personal con los estándares de seguridad industrial establecidos por la Compañía y por la Ley.
 Acatar y atender oportunamente las observaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo que le realice la Compañía, o una entidad del
estado pertinente.
 Realizar capacitaciones a su personal permanentemente con apoyo de su ARL o de las personas responsables de Seguridad y Salud en el
Trabajo en temas relacionados con normas de prevención de accidentes y enfermedades laborales y atención de emergencias.
 Agendar y garantizar la asistencia de su personal a las capacitaciones y/o charlas en Seguridad Industrial programadas por la Compañía.
 Ejercer estricta administración, supervisión y control de su personal durante la permanencia en las áreas operativas y administrativas de la
Compañía.
 Delegar a una persona calificada que se encargue de supervisar el desarrollo de los trabajos y el buen comportamiento del personal, para
que en caso de que uno de sus trabajadores manifieste algún tipo de enfermedad o se presente un accidente, maneje la situación de
emergencia de manera correcta y de acuerdo a los lineamientos descritos en este manual.

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 Reportar a su ARL los accidentes de trabajo ocurridos en el desarrollo de las actividades y proyectos de la Compañía en el plazo
legalmente establecido para tal fin, e informar del evento al subproceso Gestión de HSE de la Compañía por medio del FR.681 Reporte
preliminar incidentes y accidentes de trabajo, en un plazo de 24 Horas contados desde el momento de ocurrencia del accidente.
 Garantizar un brigadista formado en manejo y control de incendios, evacuación y atención en primeros auxilios por cada treinta
trabajadores que se encuentren en el proyecto y/o contrato con la Compañía.
 El proveedor o contratista deberá participar en los simulacros coordinados por la Compañía y que se adelanten en el lugar donde se estén
realizando las actividades previstas por la compañía, en el desarrollo de un contrato u orden de servicio.
 Investigar los accidentes de trabajo de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1401 de 2007, o toda aquella que la modifique, sustituya
o remplace. El Proveedor o contratista una vez realice la investigación del accidente de trabajo, deberá presentar al subproceso Gestión
de HSE de la Compañía el plan de acción derivado de la investigación en un plazo máximo de 5 días hábiles contados desde la ocurrencia
del accidente, y mensualmente deberá presentar los avances del cierre de estas acciones en el Informe mensual. En caso de presentarse
accidentes graves y mortales, se deberá realizar la investigación en conjunto con el Coordinador HSE de la Compañía y deberá presentar la
radicación de este evento ante el Ministerio de trabajo.
 El proveedor o contratista deberá contar con la información actualizada de sus colaboradores y los teléfonos de contacto de un familiar
para ser informados oportunamente en caso de presentarse una emergencia.
 Designar personal de apoyo para la ejecución de actividades de señalización y medidas preventivas para minimizar los accidentes en la
realización de sus actividades.
 Garantizar durante la ejecución de sus actividades o servicios el uso de señalización y su permanencia, utilizando señales de prohibición,
obligación, de advertencia y de salvamento, según aplique.
 Delimitar, demarcar y señalizar las áreas de trabajo que lo requieran. Toda actividad que realice el personal del proveedor o contratista
que contenga trabajos en suspensión, cargas en suspensión o zonas en las que haya peligro de caída o proyección de objetos o materiales
debe estar plenamente señalizada y delimitada.
 Señalizar y delimitar los senderos peatonales (zonas de tránsito de personas) en las actividades que se realicen en el exterior de las áreas
de la Compañía.
 El proveedor o contratista mensualmente y de acuerdo a lo establecido por el Decreto 1670 de 2007 deberá presentar las planillas de
pagos de Seguridad Social de todo su personal que esté ejecutando las actividades o servicios contratados por la Compañía.
 Si la labor contratada contiene tareas de alto riesgo como trabajos eléctricos, trabajos en altura, espacios confinados, izaje de cargas y
manipulación de elementos energizados (riesgo eléctrico), el proveedor o contratista deberá presentar ante el subproceso Gestión de HSE
de la Compañía los documentos que certifiquen que el personal designado para la realización de dicha tarea está capacitado y que cuenta
con los conocimientos y el entrenamiento necesario.
 Para la ejecución de actividades con trabajos en alturas, el proveedor o contratista deberá garantizar que el personal que asigne para
desarrollar las actividades o servicios objeto del contrato u orden, cuente con las certificaciones de trabajos en alturas vigentes, conforme
a lo estipulado en la Resolución 1409 de 2012 del Ministerio de la Protección Social. Adicionalmente, debe actualizar durante la ejecución
del contrato los certificados de trabajos en alturas del personal a su cargo de acuerdo a la normatividad vigente.
 Siempre que un trabajador realice actividades de trabajo en alturas, el proveedor o contratista debe asegurar que esta actividad esta
previamente autorizada (permiso de trabajo en alturas) por su Coordinador TSA y que el trabajador cuenta con las medidas de protección
y prevención contra caídas.
 El permiso de trabajo en altura debe cumplir con todos los requerimientos estipulados por la resolución 1409 de 2012.

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 En caso de requerir realizar trabajos los fines de semana, festivos u horarios de trabajo diferentes al establecido por el la Compañía la
actividad o servicio debe estar autorizado por el Ingeniero a cargo de la Compañía y/o administrador del contrato y enviar el listado del
personal que ingresará a las áreas operativas y/o administrativas de la compañía, en esas fechas; este listado debe incluir y resaltar el
nombre de la persona brigadista que estará disponible en la jornada de trabajo y una descripción de las actividades que se realizarán. Este
documento debe estar firmado por el proveedor o contratista o su representante y deberá ser enviado con anterioridad como mínimo un
día hábil antes de la realización de los trabajos o servicios.
 Cada vez que ingrese maquinaria y/o equipos del proveedor o contratista a las áreas de la Compañía o en su defecto se requieran para
alguna actividad de la Compañía, deberá entregar la hoja de vida del equipo, certificados que apliquen y el cronograma de mantenimiento
preventivo de los mismos, adicionalmente deberá entregar una certificación de la experiencia del manejo del equipo y/o maquinaria del
operador.
 El proveedor o contratista deberá revisar antes de iniciar actividades el buen estado, funcionamiento, seguridad y limpieza de la
maquinaria y/o equipo. En caso de evidenciar algún defecto o condición insegura debe abstenerse de realizar la actividad. Esta revisión
será responsabilidad exclusiva del contratista o proveedor, quien asumirá todo riesgo derivado del uso de dicha maquinaria y/o equipo,
excluyendo anticipada e irrevocablemente de responsabilidad a la Compañía por defecto de la maquinaria o equipo suministrado, toda vez
que ha tenido la posibilidad de verificar su estado antes de iniciar actividades.
 El Proveedor o contratista deberá contar con autorización por parte del Ministerio de trabajo para realizar labores en horarios adicionales
(horas extras).
 El proveedor o contratista deberá garantizar que su personal cumpla los horarios establecidos por el administrador del contrato para la
ejecución del mismo, en caso de requerir la ejecución de actividades antes de dicho horario, deberá garantizar la supervisión de las
actividades ejecutadas.
 El proveedor o contratista deberá garantizar el orden y limpieza en sus sitios de trabajo y retirar diariamente los escombros generados por
la actividad y trasladarlos al sitio destinado para el acopio de los mismos el cual deberá estar autorizado por la autoridad ambiental.
2.2 REQUISITOS GENERALES
Todo proveedor o contratista de la Compañía deberá cumplir con los siguientes requisitos generales:
 Pagar oportunamente los salarios y prestaciones legales de su personal.
 El representante legal del proveedor o contratista o quien este designe, debe recibir como requisito para dar orden de inicio, la inducción
HSE a proveedores de la Compañía de manera presencial, previo acuerdo con el administrador del contrato de la Compañía.
 Antes del inicio de las actividades en campo todo el personal del proveedor o contratista debe contar con la inducción en HSE de la
Compañía, que incluye: Inducción a proveedor, peligros y riesgos, aspectos e impactos propios de las actividades a ejecutar y sus
controles, políticas HSE, reglamentos y el SGSST - Sistema de Seguridad y Salud. De todas las inducciones debe quedar un registro de
asistencia. Si el proveedor o contratista no realiza esta inducción HSE e inicia a ejecutar actividades, así sea por directriz de algún
colaborador de la Compañía, el subproceso Gestión de HSE deberá informar a la Gerencia Financiera y Administrativa de la Compañía del
incumplimiento para que esta gerencia dé orden de no pago hasta tanto no se cuente con la capacitación.
 El proveedor o contratista debe entregar al inicio de los servicios o actividades el listado del personal que va a realizar esta actividades o
servicios y el cargo a desempeñar (Listado de personal con nombre completo, cédula y cargo a desempeñar).
 El proveedor o contratista debe asistir a las reuniones, comités, inducciones y capacitaciones organizadas por la Compañía y a las que haya
sido citado.
 Informar a la Compañía de manera oportuna de acuerdo a los tiempos establecidos y descritos en este manual sobre la ocurrencia de
hechos, accidentes, no conformidades, situaciones laborales de seguridad, salud y ambiental que puedan causar perjuicio a la empresa.

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 Responder a las solicitudes de mejoramiento realizadas por la Compañía, estableciendo e implementando los planes de acción resultante
de hallazgos de inspecciones, auditoria, seguimientos, incumplimientos legales, contractuales, entre otros.
 Para los contratos con ejecución continua superior a 2 meses, el proveedor o contratista debe elaborar y ejecutar un cronograma de
actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 El Proveedor o contratista debe contar con los registros que permitan corroborar el cumplimiento de las medidas de control definidas en
su matriz de peligros y valoración de riesgos, en la identificación de aspectos e impactos ambientales y planes de manejo ambiental.
No se permitirá para la realización de los trabajos:
 Menores de edad.
 Personal con indumentaria no apropiada para realizar los trabajos.
 Personal que no porte los elementos de protección personal requeridos para el tipo de labor a realizar.
 Se prohíbe a todo personal del proveedor o contratista deambular por áreas ajenas a las relacionadas con el cumplimiento del objeto de la
labor contratada.
3. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE
3.1 CONTROLES DE GESTIÓN HSE
TABLA 1. Controles de Gestión Proveedores

Tipo de Coordinador Documentación Presentación Informe de Reporte de accidentes Evaluación de
proveedor HSE inicial HSE Indicadores e incidentes e informes desempeño
TIPO A X X X X X
TIPO B X X X X
El tipo B deberá contar con una organización administrativa, financiera y técnica que le permita adelantar las diferentes actividades objeto
del contrato u orden de acuerdo con las condiciones requeridas por la Compañía. (Ver MN.006 Manual de políticas y procedimientos de
Selección, registro y evaluación de proveedores)
 El proveedor o contratista debe cumplir con la ley en materia de Seguridad Social Integral, para lo cual deberá tener afiliados a los
trabajadores que requiera para la ejecución del objeto del Contrato y/u orden de servicios o de compra, a una Administradora de Fondo
de Pensiones (A.F.P.), una Empresa Promotora de Salud (E.P.S.), una Administradora de Riesgos Laborales (A.R.L.) y a una Caja de
Compensación Familiar. El proveedor o contratista debe entregar a la Compañía el listado de los trabajadores que requiera para la
ejecución del objeto del Contrato u orden, la constancia de la afiliación respectiva y mensualmente constancia de los pagos de salarios, a
la Seguridad Social Integral, Caja de Compensación Familiar y SENA, e I.C.B.F cuando aplique. Esta documentación adicionalmente deberá
ser presentada por el proveedor o contratista mediante una certificación firmada por el representante legal del proveedor o contratista
donde certifique que esta información es verídica y demostrable.
 Los soportes de pago deben ser entregados mensualmente en las fechas establecidas teniendo en cuenta la siguiente tabla:

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TABLA 2. Fechas pago
 El Proveedor o contratista debe garantizar la entrega, disponibilidad, calidad y el buen estado de los equipos, maquinas, herramientas y
elementos de protección personal usados para la ejecución de las actividades y/o servicios al personal que ejecutara el contrato.
 Implementar medidas para el control del alcoholismo, tabaquismo y farmacodependencia. Ningún empleado del proveedor o contratista
podrá portar o consumir bebidas alcohólicas o estar en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias sicotrópicas durante la
ejecución del trabajo objeto del contrato u orden.
 Contar con las autorizaciones laborales requeridas para el desarrollo del contrato u orden.
 El proveedor o contratista que ejecute actividades en campo debe suministrar a los trabajadores protector solar para controlar el riesgo
de radiación ultravioleta (radiación solar) FPS 60 Mínimo.
 En caso de realizar trabajos en horas de la noche, el proveedor o contratista debe tomar las medidas de precaución necesarias como:
iluminación, señalización reflectiva, dotación y elementos de protección personal (EPP) adecuados, entre otros; además debe tener en
cuenta los descansos que requiere el personal y en caso de que se requiera solicitar permiso para laborar en horario no habitual ante la
Compañía por medio del administrador del contrato y ante la autoridad competente (Ministerio de trabajo).
3.3 RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y GESTION AMBIENTAL
El proveedor o contratista deberá tener dentro de su planta de personal un responsable del área HSE quien será profesional en Salud
Ocupacional y/o profesional en ingeniería Industrial, civil, eléctrica, ambiental con especialización en Salud Ocupacional, deberá tener
licencia en Salud Ocupacional, con experiencia mínima de 2 años especifica en el cargo.
Este profesional será el encargado de presentar la documentación necesaria para el contrato u orden, velar por el cumplimiento de los
requisitos legales ambientales y ocupacionales y realizar las investigaciones de todos los accidentes e incidentes que se puedan presentar
durante la ejecución del contrato u orden.
El administrador del contrato con el apoyo del subproceso Gestión de HSE de la Compañía serán los encargados de validar el cumplimiento de
los perfiles del personal HSE a cargo del contrato del proveedor o contratista; de igual forma está en la obligación de informar de manera
inmediata al subproceso Gestión de HSE de la Compañía, sobre cualquier cambio que se realice sobre el responsable de la coordinación HSE
del proyecto, actividad u obra.

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Para el proveedor o contratista que en su nómina incluya más de 20 trabajadores deberá garantizar mínimo un auxiliar HSE adicional al
coordinador HSE para la ejecución del contrato; el perfil de este auxiliar será un técnico o tecnólogo en salud ocupacional con licencia en
salud ocupacional y experiencia laboral mínimo de un año especifica en el cargo.
3.4 DOCUMENTACIÓN HSE
La siguiente documentación deberá presentarse al inicio de cada contrato u orden al subproceso Gestión de HSE de la Compañía para su
validación y aprobación antes de la firma del acta de inicio.
Requisitos documentales mínimos aplicables para proveedores tipo A:
 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y ambiental.

 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Hoja de Vida del Coordinador HSE.
 Matriz de identificación de los Aspectos e Impactos ambientales.
 Matriz de Peligros y Riesgos de Seguridad y Salud en el trabajo.
 Matriz de requisitos legales y otros aplicables en SST y Medio Ambiente
 Reglamento de Higiene de Seguridad Industrial.
 Acta de conformación del COPASST y comité de convivencia.
 Plan de emergencias
 Plan de Manejo Ambiental.
 Plan de Trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente
 Plan de contingencias Ambientales
 Programas de gestión ambiental
 Programas de gestión de riesgos críticos
 Plan de capacitaciones
 Plan de Inspecciones
 Procedimientos de trabajo documentados de las actividades críticas.
Requisitos documentales mínimos aplicables para proveedores tipo B:
 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y ambiental.

 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Reglamento de Higiene de Seguridad Industrial.
 Acta de conformación del COPASST y comité de convivencia.
 Hoja de Vida del Coordinador HSE.
PARAGRAFO: De acuerdo al objeto de cada contrato u orden y las actividades o servicios específicos a desarrollar la Compañía podrá solicitar
documentos adicionales, que permitan garantizar el cumplimiento de los requisitos legales en materia de seguridad y salud y medio ambiente
por parte del proveedor de servicios.
Los proveedores o contratistas que están clasificados como TIPO B que requieran ingresar a las instalaciones de la Compañía a realizar alguna
visita, consultoría, y/o actividad que no supere los 15 días dentro de las instalaciones de la misma, deberá presentar únicamente el pago de
seguridad social y ARL para aprobación del inicio de las actividades. Cuando el proveedor o contratista sea recurrente y esta actividad se haga
periódicamente durante un año deberá presentar la documentación requerida como proveedor TIPO B independientemente que esta actividad
no dure más de 15 días en cada visita.
El proveedor o contratista deberá garantizar un ambiente de trabajo saludable, seguro y en armonía con el ambiente, que proteja a su
personal, al personal de la Compañía, a otros proveedores de servicios, a la comunidad, a la infraestructura y a las instalaciones de la
Compañía de cualquier riesgo o impacto ambiental asociado con los servicios o actividades que han sido contratados.

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De igual forma está obligado a:

 Utilizar sólo personal que posea las competencias necesarias, las licencias y certificados vigentes requeridos para ejecutar los trabajos
correspondientes.
 Desarrollar las actividades con permiso o viabilidad de las autoridades competentes, cuando la actividad así lo requiera.
 Cumplir todas las disposiciones establecidas en el presente Manual y en la Ley.
A continuación, se detalla cada uno de los documentos que se requieren al inicio de cada contrato:
Política de seguridad y salud en el trabajo y ambiental: Dentro del Plan de gestión HSE, el proveedor o contratista deberá incluir su Política
de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio ambiente. Estas políticas deberán difundirse y ser conocidas por todos los trabajadores del
proveedor o contratista incluyendo a los subcontratistas; este proceso de difusión y conocimiento debe quedar documentado y los registros
serán entregados a la Compañía mensualmente.
Adicionalmente, el proveedor o contratista deberá implementar y mantener un Programa para la prevención del consumo de sustancias
psicoactivas y hacer llegar al administrador del contrato y al subproceso Gestión de HSE de la Compañía los informes de Pruebas de
Alcoholemia que se realice de manera aleatoria dentro de la duración del contrato.
Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo: El proveedor o contratista debe contar con un SG-SST basado en el ciclo PHVA de
acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072 del 2015, en el cual se refleje el compromiso del representante legal para la prevención de
accidentes de trabajo y enfermedades laborales a su personal contratado, subcontratado y visitantes, así como el cumplimiento de los
requisitos legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Dentro del SST deberán estar contemplados cada uno de los componentes
del sistema con sus respectivas actividades a desarrollar: Medicina Preventiva y del trabajo, Higiene Industrial, Seguridad Industrial.
Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos: El proveedor o contratista deberá realizar una identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de controles que se puedan presentar en la ejecución de las actividades del contrato, y presentarlo
para el inicio de actividades en campo, según las recomendaciones dadas por la Compañía.
Implementará los controles definidos en la Matriz de Peligros y Riesgos y registrará la ejecución e implementación de los controles. En la
Matriz de Peligros y Riesgos, deben considerarse tanto los riesgos que generan accidentes de trabajo como los riesgos que generan
enfermedades laborales y valorarlos conforme a metodologías reconocidas. Revisará y actualizará la Matriz de Peligros, valoración de Riesgos
y determinación de controles – Proveedor de servicios, cuando se presenten las siguientes situaciones:
 Resultados de inspecciones, auditorías, investigación de accidentes o incidentes de trabajo en los cuales se identifique un factor de riesgo
que no se haya identificado anteriormente o que los controles no sean los adecuados o suficientes.
 Por cambios en las funciones o actividades de los trabajadores.
 Cuando se presenten cambios en la legislación que puedan impactar la valoración del riesgo o la implementación de los controles.
 Cuando la Compañía o quien este delegue, lo solicite.
Nota: Si ninguna de las condiciones se presenta, se debe revisar como mínimo cada año y en todos los casos se debe dejar la trazabilidad de
sus revisiones.
Matriz de requisitos legales y otros aplicables en SST y ambiental: El proveedor o contratista deberá tener en cuenta durante la ejecución del
contrato u orden, todas las disposiciones y regulaciones de las entidades u organismos encargadas de control y vigilancia y los requisitos de
autoridades locales de cada región donde se ejecuten los trabajos y cumplir con las restricciones de horario, ruido, seguridad industrial o
cualquier otro tipo de solicitud o norma de autoridades competentes, con el fin de reducir al máximo las incomodidades hacia la comunidad.
Así mismo, el proveedor o contratista deberá dar estricto cumplimiento a las normas de Protección Social relacionadas con Seguridad y Salud
en el Trabajo y la normatividad ambiental y sanitaria vigente.
El proveedor o contratista deberá dar cumplimiento a los requisitos y compromisos extralegales de otra índole (códigos, directrices, normas,
compromisos voluntarios, requisitos contenidos en el contrato y en el presente Manual, etc.) y a aquellos compromisos que surjan de la

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mejora continua de los procesos. El cumplimiento de estos requisitos incluye a sus subproveedores o subcontratistas que presten servicios
para la Compañía.
El proveedor o contratista debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales
aplicables en HSE y a otros requisitos relacionados con HSE que este voluntariamente suscriba. El procedimiento debe indicar como se aplican
esos requisitos a sus actividades relacionadas con los servicios que están siendo contratados y establecer como se realizará la evaluacion
periódica de su cumplimiento, deberá mantener los registros de esta evaluación.
Reglamento de higiene y seguridad: El proveedor o contratista deberá presentar a la Compañía el Reglamento de Higiene y Seguridad firmado
por el representante legal y deberá ser socializado a todo el personal y publicado por lo menos en dos lugares visibles como dice la norma.
Acta de conformacion del COPASST y Comité de convivencia: El proveedor o contratista deberá entregar las actas de conformación del
COPASST y Comité de convivencia laboral firmadas por cada uno de los integrantes; así como las actas de reunión mensual.
Preparación y respuesta ante emergencias: El proveedor o contratista, conforme con lo establecido por la legislación colombiana, deberá
documentar, presentar, implementar y mantener un plan de emergencia, en donde identifique sus amenazas de origen natural y antrópicas
mediante un análisis de vulnerabilidad, en el cual debe definir los medios de protección acorde con estos riesgos y su alineación con el Plan
de emergencias de la Compañía.
El proveedor o contratista deberá contar con personal entrenado en combate y prevención de incendios y primeros auxilios, y deberá tener en
buen estado y en lugares adecuados, los equipos para atención de emergencias que corresponda, a fin de proteger sus instalaciones y las de la
Compañía. El equipo para atención de emergencias deberá cumplir con todas las especificaciones normativas, técnicas y legales vigentes.
Para los casos en que la duración de los servicios sea mayor a un año, el proveedor o contratista deberá presentar la programación de al
menos un simulacro para los eventos críticos considerados dentro del Plan de Emergencias.
Acorde con la legislación colombiana, para el caso en que el alcance de los trabajos cubra trabajos en altura o en espacios confinados, el
deberá incluir dentro de su Plan de Emergencias un Procedimiento de Rescate con personal entrenado.
Cuando la ejecución de las actividades sea por fuera de las instalaciones de la Compañía, el proveedor o contratista debe contar en cada
frente de trabajo con un botiquín portátil, inmovilizadores de cuello y extremidades y una camilla. Los botiquines solo deben tener los
elementos permitidos por ley y acordes al peligro.
Adicionalmente deberá contar con equipos de protección y control de incendios (extintores) en todos los sitios de trabajo, donde se manejen
sustancias químicas inflamables, donde se realicen trabajo con chispa y donde se use maquinaria, equipos y vehículos. La clase de extintor
dependerá de la clase de riesgo y el tipo de fuego que se pueda presentar.
Contar con un plan de emergencias y divulgarlo a todo su personal. Este plan de emergencias se debe poner en práctica (realizar simulacros)
cuando la ejecución del contrato sea superior a 6 meses o cuando se haga una exigencia por parte de la Compañía. El plan debe incluir el
procedimiento para atención, traslado de lesionados y contar con todos los recursos necesarios.
Cuando se realicen trabajos en instalaciones de la Compañía, el proveedor o contratista debe articular su plan de emergencias al plan de
emergencias de la instalación existente.
Toda emergencia y evacuación debe ser informada al subproceso Gestión de HSE de la Compañía inmediatamente y dentro de las primeras 24
horas siguientes, debe presentar un informe preliminar de lo ocurrido.
El proveedor o contratista debe garantizar que los recursos para emergencias estén instalados en las áreas de ejecución del contrato y
funcionando en su totalidad al momento del inicio de las actividades.
El proveedor o contratista debe contar con un esquema de emergencias médicas, donde se especifique:

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 Las personas contacto en la empresa,

 Centros asistenciales más cercanos y recursos disponibles para traslado.
 Garantizar que una vez atendida la urgencia o evacuado el paciente, se disponga de atención adecuada de cualquier herido o enfermo
hasta la solución del problema.
Plan de trabajo del SG-SST: El proveedor de servicios debe incluir un plan de trabajo en el cual se relacione las actividades mensuales para
dar cumplimiento a lo relacionado con el SG-SST, y los requisitos legales aplicables en HSE.
En el plan de trabajo debe verse reflejado las actividades relacionadas con los distintos programas o planes de gestión que le apliquen tales
como:
Programa de promoción y prevención

Programa de medicina del trabajo
Programa de Higiene y salud
Programa de Seguridad Industrial
Programa de prevención y protección contra caidas
Programa de riesgo psicosocial
Programa de control de enfermedades por exposición a riesgos higiénicos
Programa estratégico vial
Programa de capacitaciones y entrenamiento
Programa de inspecciones
Cada uno de estos programas debe estar alineado con los peligros y riesgos a los que estén expuestos sus trabajadores, igualmente deben
contemplar una programación con las fechas de ejecución y ser medido y evaluado.
Programas de gestión de actividades y riesgos críticos: Las actividades denominadas como críticas o con requisitos particulares se describen a
continuación; estas actividades deberán establecer un programa de gestión de riesgo especifico para su desarrollo durante el contrato.
Trabajo en alturas: Para la realización de trabajos en alturas, el contratista o proveedor debe cumplir con las siguientes indicaciones:
El personal del contratista o proveedor que realice trabajos en alturas debe tener su respectivo certificado para trabajo seguro en alturas, el
cual podrán obtener mediante capacitación o por certificación en la competencia laboral expedido por el SENA.
El contratista o proveedor debe entregar copia de los siguientes certificados y documentos, antes de la ejecución de las actividades en
campo:
 Capacitación para trabajadores operativos: Nivel Avanzado: 40 horas.

 Capacitación para coordinador de trabajo en alturas: 80 horas certificadas de intensidad, 60 teóricas y 20 prácticas.
 Disponer de un coordinador de trabajo en alturas para realizar todas las actividades descritas en la resolución 1409 de 2012, además para
elaborar, revisar, verificar y firmar en el sitio de trabajo el permiso de trabajo correspondiente.
 El contratista o proveedor debe entregar a la Compañía el registro de reentrenamiento anual con una intensidad horaria de 20 horas de
todo trabajador que realice trabajo en alturas y en los siguientes casos:
o Cuando el trabajador ingrese por primera vez en la empresa.

o Cuando el trabajador cambie de tipo de trabajo en alturas.
o Cuando el trabajador haya cambiado las condiciones de operación o su actividad.
 El contratista o proveedor debe presentar el certificado de aptitud médico ocupacional de cada trabajador para trabajos en alturas
vigente.
 El contratista o proveedor debe diligenciar el FR.372 Permiso de trabajo en altura entregado por la Compañía, antes de iniciar la ejecución
de cada una de las actividades que impliquen este riesgo, el cual debe ser diligenciado por el trabajador o por el empleador y debe ser
revisado y verificado en el sitio de trabajo por el coordinador de trabajo en alturas.

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 El contratista o proveedor debe asegurar que cuando se desarrollen trabajos con riesgo de caídas de alturas, exista acompañamiento
permanente de una persona (Trabajar mínimo entre 2 personas), este acompañante debe estar en capacidad de activar el plan de
emergencias en el caso que sea necesario y tener entrenamiento como rescatista.
 El contratista o proveedor debe suministrar a sus trabajadores los elementos de protección personal específicos para trabajos en alturas
que establece la Resolución 1409 de 2012. Estos elementos y equipos de protección deben contar con una resistencia mínima de 5.000
libras (22,2 kilonewtons – 2.272 kg), certificados por las instancias competentes del nivel nacional o internacional (certificado del
fabricante) y deben ser resistentes a la fuerza, al envejecimiento, a la abrasión, la corrosión y al calor.
El contratista o proveedor debe contar con los sistemas de acceso para el trabajo en alturas, quien debe:
 Presentar el certificado del fabricante de los sistemas de acceso.

 Contar con hojas de vida de los sistemas de acceso donde estén consignados los datos de: fecha de fabricación, tiempo de vida útil,
historial de uso, registros de inspección, registros de mantenimiento, ficha técnica, certificación del fabricante y observaciones.
 Contar con inspecciones a los sistemas de acceso, las cuales se deben realizar antes de cada uso por parte del usuario y mínimo una vez al
año por el coordinador de trabajo en alturas.
 Disponer y diligenciar los formatos de inspección de todos los elementos y equipos de protección personal para trabajo en alturas, por lo
menos una vez al año, por intermedio de una persona o equipo de personas avaladas por el fabricante y/o calificadas según corresponda.
 El Contratista o proveedor debe disponer de un plan de rescate de trabajo en alturas escrito y practicado, acorde con las actividades que
se ejecuten y que garantice una respuesta organizada y segura ante cualquier incidente o accidente que se pueda presentar en el sitio de
trabajo.
Trabajos eléctricos: Para la realización de trabajos en sistemas eléctricos, el contratista o proveedor debe cumplir con las siguientes
indicaciones:
 El contratista o proveedor debe diligenciar el FR.373 Permiso de trabajo riesgo eléctrico entregado por la Compañía, antes de iniciar la
ejecución de cada una de las actividades que impliquen este riesgo.
 Contar con la matrícula profesional del personal competente y CONTE (técnico, tecnólogo o ingeniero formado en el campo de la
electrotecnia) de los trabajadores que intervengan instalaciones o equipos eléctricos.
 El personal calificado que va a intervenir equipos eléctricos debe contar con capacitación en prevención del riesgo eléctrico.
 El personal que dictará capacitación en riesgo eléctrico debe contar con Licencia en Salud Ocupacional.
 La persona advertida que no intervenga instalaciones o equipos eléctricos y que por su actividad esté expuesto indirectamente a riesgo
eléctrico, debe contar con inducción en prevención del riesgo eléctrico que contenga como mínimo: distancias de seguridad, señalización,
actuación en caso de emergencias, factores de riesgo eléctrico comunes, áreas y equipos restringidos.
 Para las actividades donde se intervengan instalaciones o equipos eléctricos, el contratista debe contar con un procedimiento de seguridad
documentado para la prevención del riesgo eléctrico.
 El contratista debe entregar un certificado que demuestre que el personal este habilitado para el servicio contratado.
Espacios confinados: El contratista o proveedor que durante la ejecución del contrato realice actividades en espacios confinados, debe tener
en cuenta los siguientes requisitos:
 En espacios confinados el contratista o proveedor debe asegurar a sus trabajadores una atmósfera adecuada para su respiración. Por lo
tanto, deberán realizar prueba de gases con equipo certificado con el fin de garantizar las condiciones adecuadas de trabajo.
TABLA 3. Pruebas espacios confinados

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 La frecuencia de realización de las pruebas de gases deberá estar contemplada en el respectivo procedimiento de trabajo de acuerdo a la
valoración del riesgo.
 El contratista debe garantizar que el personal que va a ingresar a espacios confinados, cuente con la capacitación en prevención de riesgos
en espacios confinados enfocado al servicio que se va a prestar.
 El contratista debe contar con un procedimiento de seguridad documentado para la prevención de los riesgos generados en espacios
confinados.
 Asegurar que cuando se desarrollen trabajos con riesgos de atrapamiento, deficiencia de oxígeno, entre otros, en espacios confinados,
exista acompañamiento permanente de una persona (Trabajar mínimo entre 2 personas). Esta persona debe estar en capacidad de activar
el plan de emergencias en el caso que sea necesario.
 Presentar plan de rescate para espacios confinados.
Manejo de sustancias químicas: El proveedor de servicios implementará y mantendrá todas las medidas necesarias para impedir o prevenir la
contaminación del ambiente por causa de las actividades que realice en desarrollo de los trabajos contratados por La Compañía y en
consecuencia es responsable de proteger el medio ambiente, especialmente durante el uso, almacenamiento, tratamiento, transporte y
disposición de materiales peligrosos y posibles derrames o vertimientos de esos materiales de acuerdo a la ley aplicable vigente.
Para dar cumplimiento a lo anterior, el proveedor o contratista se obliga a:
 Tener disponibles las Hojas de Seguridad de todos los productos químicos que se utilicen para la ejecución de la actividad, obra o servicio
y presentar el registro de divulgación de estas hojas de seguridad a sus empleados.
 Todos los envases que contengan productos químicos deben estar debidamente señalizados y rotulados de acuerdo las normas
colombianas.
 En el área en donde se almacenen o manipulen productos químicos, el proveedor o contratista deberá tener instalada la matriz de
compatibilidad en el almacenamiento de productos químicos y tener disponibles extintores de polvo químico de al menos 20 lbs de
capacidad, el número y distribución de los extintores estará de acuerdo a la norma NFPA 10.
 Se dispondrá de una fuente o abastecimiento de agua potable (duchas lavaojos), para ser usada en las personas en caso de incidentes o
accidentes.
 Colocar un aviso con los procedimientos de emergencia en caso de contacto accidental con el producto químico.
 Instruir a sus trabajadores involucrados en el manejo de sustancias químicas, acerca de los riesgos y medidas de prevención asociados a su
uso, así como en los procedimientos de emergencia y fichas de seguridad.
 Llevar un Kit de derrames para actuar en caso de presentarse fugas o derrames de productos o sustancias peligrosas. El Kit de derrames
debe contener los elementos de acuerdo al grado de peligrosidad de la sustancia o producto a tratar.
El programa de capacitación deberá incluir, para los cargos expuestos al riesgo por el manejo de sustancias químicas, los siguientes temas:
 Riesgos o peligros de los productos químicos para la salud y el medio ambiente.

 Modo normal de uso del producto químico.
 Elementos de protección personal requeridos para el uso normal y manejo de emergencias.
 Medios de extinción en caso de fuego del producto químico.
 Qué hacer en caso de emergencia con el producto químico, por contacto con ojos, piel, inhalación o ingestión
Manejo de Plaguicidas:
 Entregar el Carné de aplicadores de plaguicidas otorgado por la Dirección Seccional de Salud local en zonas urbanas (vigente).
 Contar con capacitación en manejo adecuado de plaguicidas.
 Entregar copia de la licencia de operación para la aplicación de plaguicidas, expedida por la Dirección Local de Salud o el documento que
lo soporte.
Maquinaria pesada: El contratista o proveedor que durante la ejecución de las actividades objeto del contrato requiera la operación de
maquinaria pesada, debe tener en cuenta los siguientes requisitos:

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 Contar con los registros de las inspecciones preoperacionales realizadas a la maquinaria pesada.
 Presentar los registros de mantenimiento preventivo de maquinaria pesada utilizados durante el trabajo.
 Portar en todos los recorridos la Cédula de ciudadanía, licencia de conducción de la categoría establecida para el vehículo, SOAT vigente,
tarjeta de propiedad y certificado de emisión de gases.
 Se requiere licencia de conducción del operador de la maquinaria, cuando sea necesaria la movilización de la misma por vía pública
(maquinaria permitida por el Código Nacional de Tránsito).
 Entregar a la Compañía el registro de capacitación en manejo defensivo y conducción de maquinaria pesada, donde se especifique la
maquinaria que se va a usar.
 Presentar el certificado de operador de equipo pesado del conductor del vehículo.
 Entregar a la Compañía el certificado de aptitud médica específico para operador de maquinaria pesada.
Uso de equipos de izaje: El contratista o proveedor que durante la ejecución de las actividades objeto del contrato u orden, requiera el uso
de equipos de izaje (grúas, carga tubos, tiende tubos, montacargas, camión canasta, camión grúa, etc.), debe tener en cuenta los siguientes
requisitos:
 Presentar certificado aptitud medica específico para operador de equipos de izaje.

 El personal que va a trabajar como operador de grúas debe contar con capacitación en manejo de grúas o certificado de operador de
grúas.
 Tener un plan de izaje para cada actividad realizada, que contenga como mínimo inspección preoperacional, inspección de eslingas,
cables, cadenas, ganchos, cuerdas y todos los demás accesorios destinados a la manipulación de materiales en los aparatos para izar, ATS
y el cálculo de cargas.
 Entregar a la Compañía los registros de mantenimiento preventivo de grúas fijas, grúas viajeras y malacates, donde se haya verificado que
los elementos y dispositivos de seguridad se encuentren en correcto funcionamiento (engranajes, embragues de fabricación, transmisiones
de cadena, etc.).
Excavaciones: El contratista o proveedor que durante la ejecución de las actividades objeto del contrato realice actividades de excavación,
debe tener en cuenta los siguientes requisitos:
 Contar con procedimientos de seguridad documentado para el manejo de excavaciones, donde se incluya que en las excavaciones
circulares (Pilas) se debe realizar protección de las paredes con secciones anilladas de acero, concreto armado u otro material de la
debida resistencia, las cuales deben colocarse de manera progresiva con el avance de la excavación.
 Que los lados de las zanjas que excedan de 1,50 metros de profundidad deben estar apuntalados y entibados con tablas de madera sólida y
las paredes de las zanjas de más de 1,20 metros de profundidad, donde la calidad del terreno ofrezca riesgo de derrumbe, deberán estar
entibadas, a menos que tengan un declive que coincida con el ángulo de reposo de la tierra.
 Elaborar un ATS de las actividades que involucren excavaciones antes de iniciar los trabajos en sitio.
 Contar con capacitación en el procedimiento documentado de seguridad para el manejo de excavaciones.
Empresas de vigilancia privada: Entregar a la Compañía copia de las credenciales del personal de vigilancia vigentes (un año de vigencia).
 Entregar a la Compañía copia del permiso para tenencia o porte de armas de reserva.
 Contar con el registro de capacitación en primeros auxilios, prevención y control de incendios y derechos humanos.
 Portar obligatoriamente en un lugar visible la credencial de identificación expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada para los vigilantes y supervisores.
 Entregar copia del certificado de aptitud médico y certificado de aptitud psicofísica anual para el porte y tenencia de armas.
Requisitos adicionales para personal que realiza manipulación de alimentos: El proveedor o contratista que para la realización de sus
actividades contractuales tenga que manipular alimentos, debe cumplir con los siguientes requisitos:
 Tener carné de manipulador de alimentos. En las zonas rurales donde no se pueda conseguir una persona con carné de manipulador de
alimentos, se solicitará una capacitación en higiene y manipulación de alimentos.
 Presentar el certificado de aptitud médica para manipulador de alimentos. Los exámenes y evaluaciones medicas deben incluir como
mínimo: KOH, coprológico, citoquímico de orina y frotis faríngeo cada año.

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 Disponer un plan de saneamiento el cual debe incluir como mínimo: programa de limpieza y desinfección (sustancias usadas,
concentraciones, formas de uso, equipos, implementos y periodicidad para limpieza y desinfección), programa de control de plagas y plan
de gestión de residuos.
 Tener un plan de capacitación continuo y permanente para el personal manipulador de alimentos en los contratos superiores a un año, que
contenga como mínimo formación en materia de educación sanitaria, especialmente en cuanto a prácticas higiénicas en la manipulación
de alimentos.
Programa de capacitaciones. Adicional a los programas de gestión de SST y ambiental, el proveedor o contratista debe presentar al
subproceso Gestión de HSE de la Compañía un programa de capacitación y entrenamiento tanto para SST como ambiental. En el programa de
capacitaciones, el proveedor o contratista deberá definir la programación y temas de acuerdo con los riesgos e impactos identificados; dicho
programa debera ser medido de acuerdo a la tabla 1 y se deberá realizar una evaluacion escrita del tema impartido con el fin de determinar
la efectividad de la misma.
En el programa de capacitación y entrenamiento se deberá incluir lo siguiente, de acuerdo a la norma:
Charlas de seguridad: Con el fin de generar cultura en HSE, el proveedor o contratista de servicios o actividades también implementará las
charlas diarias de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
Inducción y Re inducción: Acorde con lo que establece la legislación colombiana, el proveedor o contratista deberá documentar,
implementar y mantener un programa de inducción y re-inducción por cada cargo y por cada trabajador que preste sus servicios para
desarrollar los trabajos contratados por la Compañía, y debe asegurarse que ninguno de sus empleados, incluyendo subproveedores y
proveedores de servicios, desempeñará sus funciones sin tener la inducción en HSE. La inducción general a los trabajadores deberá contener
como mínimo los siguientes temas:
 Generalidades de la empresa.
 Aspectos generales y legales en Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 Políticas de consumo de sustancias psicoactivas.
 Políticas de SG-SST y Medio Ambiente.
 Reglamento de higiene y seguridad industrial.
 Funcionamiento y conformacion del COPASST y comité de convivencia.
 Preparación y respuesta ante emergencias.
 Factores de riesgo y sus controles.
 Aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo.
 Programas o planes ambientales.
 Planes de contingencia para incidentes ambientales.
 Procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea.
 Responsabilidades del SG-SST.
 Formatos HSE aplicables a la actividad.
Acorde con lo que establece la legislación colombiana, el proveedor o contratista tendrá los registros de las capacitaciones, inducciones y re-
inducciones disponible para su verificación por parte de la Compañía.
Programa de inspecciones: El proveedor o contratista deberá documentar, implementar y mantener un Programa de Inspecciones HSE que
incluya las diferentes inspecciones a realizar, el lugar, alcance, fecha, frecuencia de inspección, responsable de la inspección, las listas de
chequeo para cada una de las inspecciones con los criterios de No Conformidad o Conformidad. Las inspecciones podrán ser verificables
mediante la revisión de registros y las condiciones sub-estándares que se encuentren deben ser tratadas como una No Conformidad.

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TABLA 4. Indicador y meta Programa de inspecciones
PROGRAMA DESCRIPCION INDICADORES META
Porcentaje de cumplimiento = ( No. actividades ejecutadas /

>=80%
No. actividades programadas)*100
Programa de Debe contener, actividades programadas, Porcentaje de cobertura = (No. de trabajadores que
capacitación SST y ejecutadas, % de cumplimiento y % asistieron/número de trabajadores convocados)*100 >=80%
ambiental cobertura, % efectividad
Porcentaje de efectividad = (No personas con evaluaciones con
puntaje mayor o igual a 80%/ No total de personas que >=80%
presentaron la evaluación)*100.
Porcentaje de cumplimiento = ( No de actividades ejecutadas /
Programa de Debe contener, actividades programadas, No de actividades programadas *100 >=80%
inspecciones SST y ejecutadas, % de cumplimiento, % de
ambiental resultado Porcentaje de resultado = (número de hallazgos
>=80%
corregidos/número de hallazgos reportados)*100
3.5 EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES (INGRESO, PERIÓDICOS, RETIRO)
El proveedor o contratista debe realizar los exámenes de ingreso, periódicos y de egreso a su personal sin importar la duración del contrato,
los cuales deben ser realizados por un médico Especialista en Medicina del Trabajo o en Salud Ocupacional, con licencia de salud ocupacional
vigente. La periodicidad de los exámenes será según lo definido en el SGSST de la empresa Proveedor de servicios. Para trabajadores
expuestos a intensidades de ruido por encima de los niveles permisibles, el proveedor o contratista debe realizar exámenes médicos
periódicos que incluyan audiometrías, según las guías del Ministerio de Trabajo (GATISO).
Los certificados de aptitud médica deben estar firmados por el médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional con su
respectiva licencia y por el trabajador.
Los exámenes periódicos se realizarían de acuerdo a lo establecido en el SGSST de la Empresa proveedora de servicios.
El proveedor o contratista debe entregar copia del certificado de aptitud médica ocupacional vigente para el trabajo a realizar del personal,
que por cuenta y riesgo del proveedor o contratista ejecutará los trabajos para la Compañía.
Para el examen de egreso, el proveedor o contratista debe dejar constancia de lo que fue ofrecido al trabajador. La misma debe llevar la
firma del trabajador.
3.6 DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
El proveedor o contratista debe suministrar a los trabajadores los Elementos de Protección Personal requeridos para el control de los riesgos,
de acuerdo a los controles establecidos en la matriz de identificación de peligros. Además, debe contar con los registros del suministro de los
mismos, Este registro debe ser entregado antes del inicio de actividades.
Garantizar que los Elementos de Protección Personal utilizados por su personal, cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por la
legislación colombiana y normas internacionales. Asegurar permanentemente el uso adecuado de los Elementos de Protección Personal por
parte de sus trabajadores.
El Proveedor o contratista debe entregar ropa y calzado de labor a su personal de acuerdo a lo estipulado en la ley y tiempo de duración del
contrato, deberá contar con los respectivos registros de entrega los cuales se entregarán al inicio del contrato y cada vez que se realice la
reposición y nueva entrega de acuerdo al número de entregas que se debe realizar según lo establecido por la ley colombiana.

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Suministrar capacitación al personal sobre el uso correcto de los equipos y elementos de protección personal que se deben usar durante la
ejecución del contrato.
El proveedor o contratista que requiera utilizar dotación con el logo de la compañía deberá informar al administrador del contrato, quien
gestionará estándares y especificaciones para el uso de la marca Compañía Energética de Occidente con el proceso Gestión de la
Comunicación. Los lineamientos gráficos están incluidos en el MN.089 Manual Identidad Corporativa de la Compañía y responden a la
necesidad de fortalecer las comunicaciones y posicionar la imagen de la empresa.
3.7 REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO
En caso de presentarse un Accidente de trabajo durante la ejecución del contrato u orden, el proveedor o contratista debe:
 Notificar inmediatamente el evento al administrador del contrato de la compañía y su área de HSE, mediante FR.681 Reporte Preliminar
incidentes y accidentes de trabajo; el plazo máximo para el envío de este formato es 24 horas luego de ocurrido el evento.
 Remitir al subproceso Gestión de HSE de la Compañía copia del Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo FURAT.
 Realizar la investigación del accidente de trabajo, conformando el comité investigador en los términos establecidos en la ley y enviar
copia al administrador del contrato y al subproceso Gestión de HSE de la Compañía.
 En caso de accidente grave o mortal, en la investigación debe participar un profesional con licencia en Salud ocupacional. Un
representante del subproceso Gestión de HSE de la Compañía participará en la investigación de los accidentes mortales y de los graves que
considere necesarios.
 Entregar al subproceso Gestión de HSE la información de los accidentes de trabajo ocurridos durante la ejecución del contrato.
 Ejecutar el plan de acción que se genere como resultado de la investigación. La Compañía en cualquier momento podrá solicitar evidencia
del cumplimiento de las acciones. En caso de accidente grave o mortal, se debe enviar al administrador del contrato y al subproceso
Gestión de HSE, copia de las evidencias del cumplimiento de las acciones establecidas en la investigación.
 Divulgar entre sus trabajadores y subcontratistas las “lecciones aprendidas del evento”. Presentar el registro de dicha divulgación en los
informes mensuales al subproceso Gestión de HSE.
 Remitir a la Compañía durante los días siguientes al evento las investigaciones de los accidentes.
3.8 RIESGO BIOLÓGICO
Agua de consumo humano: El proveedor o contratista debe asegurar la disponibilidad de agua apta para el consumo humano y mantener en
cada frente de trabajo puntos de hidratación que garanticen que el agua no se contamine y la cual contenga la cantidad suficiente para el
número de trabajadores de cada frente. Así mismo, debe disponer de vasos individuales para el consumo de agua.
Vacunación: El proveedor o contratista debe entregar copia del carné de vacunación o certificado de vacunación de acuerdo a los riesgos
biológicos a los cuales están expuestos los trabajadores, de la siguiente manera:
 Hepatitis B + Anticuerpos: personal de aseo y servicios generales.

 Fiebre Amarilla: Zonas Endémicas.
3.9 SEÑALIZACIÓN SEGURIDAD INDUSTRIAL
El proveedor o contratista deberá proveer e instalar todas las señales preventivas, informativas y reglamentarias necesarias para el proyecto,
antes del inicio de cada actividad y deberá realizar mantenimiento periódico de estas señales para que cumplan su función.
De igual forma deberá garantizar que las señales informativas, de prohibición o acción de mando y de prevención se harán con los colores y
las figuras geométricas establecidas por la ley y las Normas Técnicas Colombianas aplicables.
El proveedor o contratista deberá delimitar, cerrar y señalizar las zonas de trabajo, sitios, elementos que puedan generar lesiones a las
personas, zonas de almacenamiento, sendero de circulación en obra, salidas de emergencia y puntos de encuentro, entre otros, hacer
cerramientos al área de trabajo en sitios expuestos a la comunidad, con el fin de evitar el ingreso de personas no autorizadas y la circulación
de partículas, suelo y polvo provenientes de la obra hacia predios vecinos.

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Las señales deben cumplir entre otras, con los colores de seguridad y contraste y las formas geométricas y significados determinados en las
normas técnicas NTC-1461 – Higiene y Seguridad, colores y señales de seguridad, NTC 1931 – protección contra incendios – señales de
seguridad y NTC 1937 – Señalización en la Industria de la Construcción.
En señalización externa de la obra, cumplir entre otras, con las siguientes normas nacionales: Manual de Señalización Vial aprobado por la
Resolución 1050 de 2004 del Ministerio de Transporte y el Código Nacional de Tránsito.
3.10 TRANSPORTE TERRESTRE
El proveedor o contratista que para la realización de sus actividades contractuales tenga que suministrar transporte, transportar sus
trabajadores, realizar desplazamientos dentro de las instalaciones de la Compañía en vehículos propios o alquilados, debe cumplir con las
siguientes recomendaciones:
 Contar con el certificado de revisión técnico mecánica y de gases vigente de los vehículos que van a hacer parte del contrato.
 Copia de la licencia de conducción:
o Categoría A1: Motocicletas con cilindrada hasta 125 c.c.
o Categoría A2: Motocicletas, motocicletas y mototriciclos con cilindrada mayor a 125 c.c.
o Categoría B1 (antes categoría 3): Automóviles, motocarros, cuatrimotos, camperos, camionetas y microbuses de servicio particular
vigente.
o Categoría B2 (antes categoría 5): Camiones rígidos, busetas y buses de servicio particular vigente. Copia de la licencia de conducción
Categoría.
o Categoría C1: Automóviles, camperos, camionetas y microbuses de servicio público.
o Categoría C2: Camiones rígidos, busetas y buses de servicio público.
o Categoría C3: Vehículos articulados servicio público.
Cuando los vehículos y montacargas transiten por las vías públicas, su conductor deberá portar licencia de conducción como mínimo B1.
 Contar con los registros de mantenimiento preventivo cada 10.000 km para contratos específicos de servicio de transporte masivo de
personal.
 Contar con elementos de protección personal de botas dieléctricas y casco de seguridad, para el personal que ingresa a patios de
conexiones cuando este energizado.
 Contar con capacitación en manejo defensivo de los conductores.
 Para contratos de servicio de transporte, entregar a la Compañía el cronograma de implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial
el cual debe ser revisado cada dos (2) años para ser ajustado en lo que se requiera. Este Plan contendrá, como mínimo, las 6 acciones
propuestas en la Ley 1503 de 2011. Este requisito aplica para empresas que administren flotas de vehículos automotores o no automotores
superiores a diez (10) unidades.
3.11 INGRESO DE PERSONAL A SUBESTACIONES O SITIOS DE TRABAJO
Antes del ingreso de una persona a las subestaciones o a los sitios del trabajo, el proveedor o contratista deberá:
 Solicitar la Planilla de autoliquidación de los aportes a la ARL, EPS, AFP.

 Realizar la inducción sobre los riesgos a los que estarán expuestos y las acciones a seguir en caso de presentarse una emergencia.
 Garantizar que los trabajadores cuenten con las competencias necesarias para desarrollar su labor, así como también deberá contar con la
inducción requerida. Esto debe ser en todo momento demostrable a través de los registros de inducción y capacitación.
 Hacer uso de adecuado de todos sus elementos de protección personal de acuerdo al riesgo de exposición.
 Cumplir con el MN.068 Manual de seguridad para el ingreso a Subestaciones.
 El Administrador del contrato, deberá informar al subproceso Gestión de HSE el ingreso del personal proveedor de servicios a las
subestaciones de la Compañía.

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3.12 INGRESO DE PROVEEDOR DE SERVICIOS A LAS AREAS DE LA COMPAÑÍA
Para el ingreso del personal a las áreas de la Compañía, el proveedor o contratista o un representante debe presentar con tres días de
anterioridad de acuerdo a las políticas de ingreso establecidas por la compañía al subproceso Gestión de HSE los siguientes documentos:
 Hoja de vida del personal: Este documento será entregado al subproceso Gestión de HSE para la validación de las competencias de la
persona que va a realizar cualquier actividad dentro de la compañía
 Copia de la cédula de ciudadanía del trabajador (No está permitido el ingreso de menores de edad).
 Copia del certificado médico ocupacional de ingreso (Resolución 2346 de 2007) o copia certificado médico para trabajo en altura. (Para
proveedor de servicios que van a realizar trabajo en alturas.)
 Copia de las afiliaciones ARL, EPS y AFP o la planilla de pagos de seguridad social según el mes correspondiente.
Una vez se haya revisado la documentación, tener en cuenta lo siguiente:
Todo trabajador deberá asistir a la inducción de Seguridad y Salud en el trabajo antes de iniciar actividades de acuerdo a la fecha que le
informe el Responsable del área HSE.
4. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
El proveedor o contratista deberá contar, previo al inicio de las actividades, con todos los permisos, licencias y autorizaciones ambientales
para el correcto desarrollo del contrato.
El proveedor o contratista debe dar cumplimiento a los términos, condiciones y requisitos establecidos en los actos administrativos expedidos
por las diferentes autoridades ambientales propios de su razón social y aquellos actos administrativos que sean delegados por la Compañía
para su cumplimiento.
Tramitar y cumplir con los requerimientos y compromisos derivados de los permisos ante diferentes autoridades o aquellas acordadas con
propietarios para el uso de recursos, suspensión de servicios, disposición de residuos, accesos viales, ocupación de cauces, fuentes de
materiales, entre otros.
El Proveedor o contratista debe dejar registros de las actividades realizadas mediante reportes escritos y fotográficos, donde se evidencien
las acciones, con una secuencia de antes, durante y después de ejecutados los trabajos.
Realizar actas de vecindad con registro fotográfico donde se indique el estado inicial y final de construcciones y edificaciones aledañas a las
obras a ejecutar, accesos, vías de comunicación y zonas de servidumbre (cercos, cultivos y mejoras).
Reparar inmediatamente todo tipo de infraestructura o bienes (viviendas, cercas, muros, vías o acueductos, cultivos, entre otros), que
resulten afectados por sus actividades y dejar evidencia de la gestión.
En caso de presentarse un accidente ambiental durante la ejecución del contrato, el proveedor o contratista debe:
 Notificar inmediatamente al administrador del contrato y el subproceso Gestión de HSE de la Compañía, quienes determinarán la
necesidad de informar a la autoridad ambiental.
 Realizar las acciones requeridas para corregir la situación.
 Realizar el análisis de causas y definir e implementar el plan de acción.
 Divulgar entre sus trabajadores y subcontratistas las lecciones aprendidas del evento.

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4.2 DOCUMENTACION SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
La siguiente documentación deberá presentarse al inicio de cada contrato al subproceso Gestión de HSE de la Compañía para su validación y
aprobación antes de la firma del acta de inicio.
Requisitos documentales mínimos aplicables para proveedores tipo A:
 Política ambiental.
 Matriz de identificación de los Aspectos e Impactos ambientales.
 Matriz de requisitos legales Ambientales
 Plan de Manejo Ambiental.
 Plan de contingencias Ambientales
 Programas de gestión ambiental
PARAGRAFO: De acuerdo al objeto de cada contrato y las actividades específicas a desarrollar se podrán solicitar documentos adicionales, que
permitan garantizar el cumplimiento de los requisitos legales en materia de seguridad y salud y medio ambiente por parte del proveedor de
servicios.
4.2.1 PLAN DE MANEJO AMBIENTAL
El proveedor o contratista debe documentar e implementar el Plan de Manejo Ambiental, el cual debe contar con la evaluación ambiental
de la actividad u obra a ejecutar, y establecer los programas o planes ambientales con el fin de prevenir, mitigar o controlar los impactos
ambientales.
4.2.2 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
El proveedor o contratista deberá presentar la matriz de identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales.
Esta Matriz debe ser específica y debe estar acorde al alcance de los trabajos a realizar; así mismo, deberá describir las medidas de control
de los riesgos e impactos evaluados y la intervención del riesgo según el nivel jerárquico.
Así mismo, el proveedor o contratista deberá implementar, mantener y documentar un procedimiento para la identificación, de aspectos e
impactos e incluir como parte de la identificación de estos las condiciones normales de operación, condiciones de emergencias y actividades
rutinarias y no rutinarias.
El proveedor o contratista debe realizar una identificación de los aspectos e impactos ambientales que se puedan presentar en la ejecución
de las actividades del contrato u orden y determinar las respectivas medidas de control.
Revisar y actualizar la Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales cuando se presenten las siguientes situaciones:
 Cuando así se determine en una inspección, auditoría, investigación de accidente ambiental, en los cuales se identifique un aspecto o
impacto ambiental que no se haya identificado anteriormente o que los controles no sean los adecuados o suficientes.
 Cuando se presenten cambios en la legislación que puedan impactar la definición de las medidas de administración.
 Cuando se vayan a realizar actividades diferentes a las inicialmente definidas y que no hayan sido identificadas en el Formato de
Identificación de Aspecto e Impactos Ambientales.
 Cuando la Compañía o quien en su defecto delegue, solicite la inclusión.
 Nota: Si ninguna de las condiciones se presenta, se revisará como mínimo cada año y en todos los casos se debe dejar la trazabilidad de
sus revisiones.

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4.2.3 PLANES O PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN AMBIENTAL
El proveedor o contratista debe documentar e implementar los procedimientos, planes o programas establecidos para el control de los
impactos ambientales evaluados; cada plan o programa debe contar con los indicadores y metas respectivas y describir el seguimiento de los
mismos, de igual forma debe contar con las actividades necesarias para dar cumplimiento a los siguientes programas:
Plan de Gestión de Residuos Sólidos (Peligrosos y no Peligrosos)

Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua
Programa de Uso Racional y Eficente de la Energía
4.3 MANEJO DEL COMPONENTE BIÓTICO
Contar con los permisos requeridos para el aprovechamiento forestal (tala de árboles) y dar cumplimiento a los requisitos derivados de los
permisos de aprovechamiento forestal otorgados a la Compañía. Se prohíbe la tala de árboles, corte o poda de vegetación (corte de árboles)
cuando no se cuente con el respectivo permiso.
Previo al despeje o poda, realizar el procedimiento de información a los propietarios de predios en los cuales se realizarán estas actividades y
contar con los permisos respectivos.
Se prohíbe el aprovechamiento de especies maderables para consumo como leña o construcciones menores.
Realizar la poda de árboles en los sitios definidos, siempre y cuando esta no afecte la supervivencia del árbol y permita la operación de la
línea.
Disponer el material resultante del despeje, tala o rocería, en los botaderos existentes en la región y autorizados por la Autoridad Ambiental
Regional, especialmente en subestaciones y líneas en áreas urbanas, para lo cual se debe contar con los respectivos permisos de movilización
de la madera. En predios privados, disponer y apilar el material vegetal resultante de la tala, poda y rocería en sitios que no causen impactos
ambientales posteriores y de acuerdo con las indicaciones dadas por el propietario.
Apilar cerca al área de trabajo, el material de descapote (pasto, tierra negra o materia orgánica) resultante de una excavación, explanación o
zona de préstamo, cubierto con costales, material de fique u otro material y humedecido periódicamente, con el fin de ser utilizado
posteriormente en la empradización o restauración paisajística, teniendo en cuenta las medidas preventivas necesarias para evitar que estos
materiales puedan afectar cuerpos de agua cercarnos.
Realizar la restauración final de los sitios de torres, sitios de postes, áreas de subestación, accesos, patios de materiales, plazas de tendido y
otras zonas afectadas por la construcción.
El proveedor o contratista debe contar con todas las medidas o acciones necesarias para la protección de la fauna y la flora presente en las
zonas donde se ejecuten actividades objeto del contrato u orden, teniendo en cuenta aquellas acciones incluidas en el plan de manejo.
Se prohíbe la caza, pesca, comercialización, consumo, transporte o tenencia de ejemplares de fauna silvestre, adquiridos directamente o por
donaciones o compras a terceros.
4.4 MANEJO DE RESIDUOS
Aplicar lo definido en la legislación ambiental vigente todo lo relacionado con el manejo de los residuos peligrosos y no peligrosos generados.
Disponer todos los residuos generados en los sitios aprobados por las autoridades ambientales y la autoridad municipal para el caso de
escombros y madera.
El proveedor o contratista debe efectuar a su propio costo las labores de recolección, almacenamiento temporal, tratamiento y disposición
final de todos los residuos peligrosos y no peligrosos que se generen como consecuencia de sus actividades de conformidad con la normativa
nacional vigente.

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Para la disposición de todo tipo de residuos, como son ordinarios, peligrosos, líquidos, escombros, sobrante de excavaciones, residuos de
explanaciones y vegetales, entre otros, el gestor del residuo, debe contar con el respectivo permiso ambiental para el manejo del residuo que
le será entregado. Mantener disponible el registro de la disposición (copia del pago de la factura de servicio de aseo o copia de contrato con
la empresa que dispone dichos residuos o permisos ambientales requeridos para las empresas que prestan el servicio). Los residuos sólidos que
puedan ser aprovechables, deben ser reciclados o en su defecto llevados a los rellenos sanitarios municipales cercanos. Retirar y disponer en
los sitios autorizados por la autoridad regional o local residuos como, material sobrante de mortero o concreto que quedó compactado en los
sitios de torre o postes, accesos, áreas de subestaciones, y sitios de la obra y externos a la misma.
El proveedor o contratista debe contar con puntos ecológicos para la segregación de los residuos que cumpla el código de colores a
continuación:
FIGURA 1. Código de colores puntos ecológicos
Residuos Peligrosos: El Proveedor o contratista contará con un Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos escrito y actualizado, y deberá
disponer de registros de capacitación del personal encargado de la gestión y el manejo de los residuos peligrosos en sus instalaciones.
Igualmente deberá contar con un plan de contingencia actualizado para atender cualquier accidente o eventualidad que se presente y contar
con personal entrenado para su implementación. Disponer de un plan de recolección selectiva y gestión ambiental de pilas, llantas, bombillas
o computadores (cuando aplique). Ningún residuo peligroso generado por El Proveedor o contratista podrá ser depositado en rellenos
sanitarios destinados a la disposición final de residuos no peligrosos.
El proveedor o contratista deberá entregar la autorización emitida por la autoridad ambiental para el almacenamiento, tratamiento,
aprovechamiento o disposición final de los residuos peligrosos.
Y deberá asegurar que los equipos y materiales comprados en el exterior no tengan elementos nucleares o posibles elementos tóxicos,
incluidos los PCB. El proveedor o contratista que preste servicio de incineración de residuos peligrosos, debe contar con la licencia ambiental.
4.5 TRANSPORTE DE MATERIALES, RESIDUOS, ESCOMBROS
El transporte de escombros, material de concreto y agregados sueltos de construcción, se debe realizar cumpliendo la normativa que regule la
materia se deberá aplicar las medidas de seguridad y ambientales en el aprovisionamiento de aceite y combustible de maquinaria y equipos
en los sitios de trabajo.
Transporte de mercancías peligrosas: El proveedor o contratista debe:
 Contar con capacitación para todo el personal que interviene en las labores de embalaje, cargue, descargue, almacenamiento,
manipulación, disposición adecuada de residuos, descontaminación y limpieza.
 Disponer para todo recorrido del plan de transporte que contenga como mínimo: Hora de salida del origen y de llegada al destino, ruta
seleccionada, listado de los teléfonos para notificación en caso de emergencia.
 Disponer de las Tarjeta(s) de emergencia de los materiales a transportar.

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 Disponer de la Tarjeta de Registro Nacional para el Transporte Mercancías Peligrosas.
 Disponer de un plan de contingencia para el transporte de hidrocarburos o sustancias nocivas aprobado por la autoridad ambiental con
jurisdicción en la zona de donde sale la carga.
 Para el transporte es indispensable el porte del Manifiesto de Carga y el registro nacional para el transporte de mercancías peligrosas.
 Para transporte de combustibles el proveedor o contratista debe contar póliza vigente de seguro de responsabilidad civil extracontractual.
 Contar con elementos para atención de emergencias que incluya como mínimo: (2) dos extintores de incendios multipropósito, elementos
de protección personal para la atención de derrames, linterna, botiquín de primeros auxilios, equipo para la recolección y limpieza,
material absorbente.
5. MANEJO DE LA COMUNIDAD
El proveedor o contratista deberá mantener siempre excelentes relaciones con la comunidad, recibir las solicitudes presentadas por la misma y
trasmitirlas al administrador del contrato de Compañía, sin comprometerse en negociaciones directas de beneficios ni generar expectativas en
los solicitantes.
Los daños causados a terceros durante la ejecución de la obra o tarea contratada serán exclusivamente responsabilidad del proveedor o
contratista, exonerando a La Compañía de toda responsabilidad.
6. INFORMES HSE
El proveedor o contratista presentará al subproceso Gestión de HSE de la Compañía un informe mensual de su desempeño en SST y ambiental,
realizado durante el desarrollo de las actividades.
Estos informes se deberán presentar en medio digital y en una carpeta anexa se deberán escanear y adjuntar los formatos, certificados y demás
documentos que se tengan en medio físico como soporte de la gestión y del informe presentado. De igual forma el informe deberá ser
entregado previo a la presentación de la factura de cobro correspondiente al pago de cada mes o factura de liquidación del contrato, para que
ésta pueda ser recibida. En caso de que al momento de ser presentada dicha factura y aún no se haya recibido el informe mensual o informe
final por parte del proveedor o contratista, se procederá a su devolución.
6.1 INFORME DE INDICADORES MENSUALES
Corresponde a los indicadores de accidentalidad y de gestión ambiental de acuerdo a la plantilla suministrada por la Compañía, este debe ser
entregado al área HSE de la compañía, el primer día hábil del mes en medio magnético y debe contener los respectivos soportes que validen y
respalden las variables de los indicadores tales como:
 Plantilla de indicadores suministrada por el subproceso Gestión de HSE de la Compañía.

 Caracterización de accidentalidad
 Caracterización de ausentismo
 Cantidad de residuos sólidos generados (Peligrosos y no peligrosos)
 Certificados de disposición final de los residuos.
 Incidentes ambientales.
 Áreas intervenidas.
 Quejas de la comunidad.
 Especies arbóreas intervenidas (Tala o poda).

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6.2 INFORME DE GESTION HSE MENSUAL
Este informe obedece a la gestión que se realizó durante el mes frente a SST y medio ambiente de acuerdo al plan de trabajo HSE establecido
inicialmente por el proveedor o contratista. Este informe se entregará al subproceso Gestión de HSE de la Compañía el día 10 de cada mes, si
este día es festivo deberá entregarse el día inmediatamente anterior, en medio magnético y deberá incluir lo siguiente:
 Programa de Capacitaciones: Este programa debe contener los indicadores relacionados en la tabla 4, adicionalmente se debe entregar el
registro de asistencia debidamente diligenciado con letra legible, el cual debe contener: Temática, fecha, lugar, moderador y datos de los
asistentes; también debe incluir como mínimo dos registros fotográficos de la capacitación con fecha.
 Programa de inspecciones: Este programa debe contener los indicadores en la tabla 4, adicionalmente se debe entregar el registro de
inspección claramente diligenciado con fecha, responsable de la inspección, principales hallazgos y mínimo dos registros fotográficos con
fecha, se debe presentar un plan de acción para los hallazgos y/o describir las medidas que se tomaron en el momento de la situación.
 Informe de gestión HSE: Se entregará un informe de gestión en medio magnético, en el cual se describirán todas las actividades ejecutadas
durante el mes de acuerdo al plan de trabajo y cumplimiento de requisitos legales en HSE. En este informe no se deberá incluir
capacitaciones, inspecciones e indicadores ya que cada uno de estos tienen un entregable aparte.
 Plan de acción de los accidentes de trabajo: Se debe incluir mensualmente el plan de acción de los accidentes de trabajo con el fin de
analizar la trazabilidad del cumplimiento de cada una de ellas.
 Plan de acción del cierre de los hallazgos de las auditorias e inspecciones: El proveedor o contratista deberá presentar mensualmente el
seguimiento al cierre de los hallazgos evidenciado en las auditorías e inspecciones realizadas en el periodo.
7. EVALUACION DE DESEMPEÑO
Con el fin de garantizar una adecuada gestión del riesgo y del sistema de SST, se realizará una evaluación de desempeño por parte del
subproceso Gestión de HSE de la Compañía mediante los indicadores de resultado, estructura y proceso tal y como lo define el Decreto 1072 del
2015.
En la tabla 4 se describen estos tres indicadores del Sistema de Gestión –Seguridad y Salud en el Trabajo del proveedor o contratista, los
criterios de evaluación de cada uno de los indicadores se describe en las tablas 4, 5 y 6
TABLA 4. Indicadores de gestión HSE

TIPO DE INDICADORES DE
DESCRIPCIÓN FRECUENCIA PESO
INDICADOR GESTIÓN
Por medio del índice de
Resultado - Calificación de frecuencia de accidentes
40%
Impacto accidentalidad incapacitantes y no Mensual
incapacitantes
Revisión documental legal
Estructura - Cumplimiento legal
básica en SST y Gestión 30%
Cumplimiento básico HSE Bimensual
Ambiental
Calificación Inspecciones en campo,
Proceso -
cumplimiento cumplimiento de las normas 30%
Calidad Mensual
inspecciones campo de SST y Gestión ambiental
TABLA 5. Calificación cumplimiento índice de accidentalidad

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CALIFICACIÓN DE ACCIDENTALIDAD
Criterio del indicador Puntaje

IF meta /IF real > =100% 40%
90% y 99 % 35%
80% y 89 % 25%
70% y 79% 15%
60% y 69% 5%
< 60% 0
Se realizará la relación de cumplimiento de la meta del índice de frecuencia del mes analizado y según esta relación se determinará el
puntaje correspondiente siendo 40% el cumplimiento de la meta y 0% cuando la relación es menor al 60%
TABLA 6. Calificación cumplimiento legal básico HSE

CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO
BÁSICO LEGAL
100% 30%
90% y 99 % 25%
80% y 89 % 15%
70% y 79% 10%
60% y 69% 5%
< 60% 0
El cumplimiento legal básico HSE se realizará por medio de una plantilla manejada por el subproceso Gestión de HSE de la Compañía, este
seguimiento se realizará cada dos meses en las instalaciones del proveedor o contratista. De acuerdo al nivel de cumplimiento legal básico
se determina el puntaje siendo el 30% para un cumplimiento del 100% y 0 para un cumplimiento menor al 60%
TABLA 7. Calificación cumplimiento inspecciones de campo

CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO
INSPECCIONES CAMPO
100% 30%
90% y 99 % 25%
80% y 89 % 15%
70% y 79% 10%
60% y 69% 5%
< 60% 0

25
El cumplimiento de inspecciones en campo se realizará mediante visitas realizadas por la interventoría o el personal del subproceso Gestión
de HSE de la Compañía, para el cálculo de este indicador se tomará el promedio de los porcentajes de cumplimiento de las inspecciones
realizadas durante el mes; para un cumplimiento del 100% se obtendrá un puntaje del 30% y para un cumplimiento menor al 60% el
porcentaje será cero (0).
En la tabla 6 se establece el nivel de cumplimiento total (Accidentalidad, legal básico e inspecciones en campo); si el proveedor o
contratista se encuentra en un porcentaje de cumplimiento menor o igual al 59% deberá presentar al subproceso Gestión de HSE de la
Compañía un plan de acción en el término de 15 días calendario; si el porcentaje de cumplimiento se encuentra entre 60% y 79% también se
presentará un plan de acción el cual deberá ser presentado al subproceso Gestión de HSE de la Compañía 30 días calendario después de la
evaluación del indicador.
TABLA 8. Criterios de evaluación de desempeño del mes
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN CALIDAD DESCRIPCIÓN
Entre 80 % y 100 % Alto Cumple con los requisitos HSE

No cumple con la mayoría de
60 % y 79 % Medio requisitos HSE, debe realizar plan de
mejoramiento
< = 59 % Deficiente No cumple con los requisitos HSE
8. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN EN CAMPO DE LAS ACTIVIDADES HSE
8.1 AUDITORÍAS
La interventoría, administrador de contratos y HSE de la Compañía podrá realizar auditorías internas e inspecciones a las instalaciones,
equipos, procedimientos y documentos y registros del proveedor o contratista, cuando lo crea necesario, para evaluar el cumplimiento y
aplicación de los estándares HSE y cumplimiento de requisitos legales. El proveedor o contratista deberá prestar toda la cooperación
requerida durante su realización y cumplir oportunamente con todos los acuerdos, que con posterioridad a estas, suscriba para realizar las
acciones preventivas o correctivas pertinentes que corrijan los hallazgos encontrados. El proveedor deberá presentar el plan de acción para el
cierre de los hallazgos evidenciados en las auditorias en un tiempo menor a un mes al subproceso Gestión de HSE de la Compañía y
mensualmente presentará el seguimiento al cierre de estos hallazgos. Adicionalmente, el deberá efectuar auditorías internas y revisiones a su
desempeño en HSE tal y como lo define el Decreto 1072 del 2015.
8.2 EVALUACIÓN FINAL DE PROVEEDOR DE SERVICIOS
Se realizará una validación y evaluación final de la gestión realizada por el proveedor o contratista durante el periodo de duración de
contrato.
Será obligación del proveedor o contratista presentar la documentación final de HSE al administrador de cada contrato, quien realizará la
respectiva verificación de esta documentación con el subproceso Gestión de HSE de la Compañía, y así determinaran si el proveedor o
contratista está al día con la documentación legal en HSE para la terminación del contrato.
Criterios para la calificación de la evaluación final:
 Con solo una vez que el proveedor o contratista entregue los informes y reportes de manera extemporánea obtendrá un No Cumple en la
calificación.
 Si se llegara a presentar una Fatalidad de igual manera se calificará como No Cumple.
 Si el proveedor o contratista obtiene un cumplimiento de los planes de Gestión en SG.SST y ambiental por encima del 80% estará
cumpliendo con este Ítem

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 Si el proveedor o contratista participa activamente en todos los comités obtendrá un porcentaje del 100%.
El Coordinador HSE revisará la documentación en un tiempo máximo de 3 días hábiles e informará al administrador del contrato el
cumplimiento del requisito para la respectiva firma del acta de inicio.
9. SANCIONES
En el evento que se incumpla, parcial o totalmente, con lo previsto en el presente manual, o en las normas, políticas o procedimientos de
seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, se acogerá a la tabla de sanciones y multas establecida en el Decreto 472 de 2015
relacionado con el Sistema de Gestión en seguridad y Salud en el Trabajo.
Para efectos de lo previsto en el presente manual, también se considerarán faltas los siguientes incumplimientos:
 El incumplimiento de requisitos legales aplicables a la actividad

 El incumplimiento de la investigación de incidentes
 El incumplimiento manejo de sustancias químicas y comunicación de riesgos.
 El incumplimiento del programa de seguridad vial.
 El incumplimiento de los planes, programas o procedimientos de Gestión Ambiental.
 No tener disponible para el servicio del Contrato u orden el supervisor de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, en el evento de
que así lo establezca el Contrato u orden.
 No asistir a los Comités de HSE.
 El incumplimiento de Inspecciones planeadas.
 Manuales procedimientos e instructivos de HSE establecidos por la Compañía.
 No entregar los informes o entregarlos fuera de los plazos establecidos.
 El incumplimiento de requerimientos de autoridades competentes.
 No realizar los reportes de los accidentes a tiempo al subproceso Gestión de HSE de la Compañía.
El proveedor o contratista que incurra en estas faltas estará expuesto al cobro de una multa que estará entre 1 a 5 SMLMV descontables en la
siguiente factura, de acuerdo a la criticidad de la falta el administrador del contrato, definirá el monto de la sanción.
Cuando una de estas faltas o incumplimientos genere la ocurrencia de un accidente de trabajo o un incidente ambiental esta multa estará
determinada entre 5 a 20 SMLMV. El administrador del contrato definirá el monto de esta sanción de acuerdo a la criticidad del evento.
Las sanciones o multas por los anteriores incumplimientos serán las que se impongan por la autoridad competente en el caso respectivo,
sanción que será trasladado en un 100% al proveedor o contratista quien se obliga a asumir su costo. En el caso de aquellas sanciones que no
provengan de autoridad competente, se procederá de conformidad a los valores que se consideren dentro del contrato u orden.
10. CONTROL DE CAMBIOS
El proveedor o contratista tendrá un procedimiento formal y difundido de administración de cambios en el que especifiqué en que momentos
se hara necesario la actualizacion de los manuales y procedimiento de SST y ambiental. No se permitirá durante el desarrollo de los trabajos
cambios en procedimientos, estándares, modificación en el diseño de equipos y maquinarias, especificaciones técnicas, personal, sin la
evaluación y aprobación por parte de la Compañía.
El proveedor o contratista informará oportunamente al subproceo Gestión de HSE de la Compañía, según el FR.574 Reporte de cambios,
cualquier cambio introducido en sus procedimientos, los cuales el subproceso Gestión de HSE de la Compañía, podrá rechazar si éstos
disminuyen el control o aumentan la exposición de riesgos.
11. ANEXOS
N.A.

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Anexo G. MN052 Manual HSE para Proveedores Servicios v.4

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LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE

COMPAÑÍA ENERGÉTICA DE OCCIDENTE S.A.S E.S.P.,

MANUAL HSE PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

 Mantenimiento de instalaciones, oficinas, aire acondicionado, cámaras de seguridad.

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

2.1 DEBERES DE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS O CONTRATISTAS EN EL SST

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

2.2 REQUISITOS GENERALES

 Pagar oportunamente los salarios y prestaciones legales de su personal.

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

No se permitirá para la realización de los trabajos:

3. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

3.1 CONTROLES DE GESTIÓN HSE

TABLA 1. Controles de Gestión Proveedores

3.2 REQUISITOS GENERALES

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

TABLA 2. Fechas pago

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3.4 DOCUMENTACIÓN HSE

Requisitos documentales mínimos aplicables para proveedores tipo A:

 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y ambiental.

Requisitos documentales mínimos aplicables para proveedores tipo B:

 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y ambiental.

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

De igual forma está obligado a:

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

 Las personas contacto en la empresa,

Programa de promoción y prevención

 Capacitación para trabajadores operativos: Nivel Avanzado: 40 horas.

o Cuando el trabajador ingrese por primera vez en la empresa.

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

 Presentar el certificado del fabricante de los sistemas de acceso.

TABLA 3. Pruebas espacios confinados

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Para dar cumplimiento a lo anterior, el proveedor o contratista se obliga a:

 Riesgos o peligros de los productos químicos para la salud y el medio ambiente.

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 Presentar certificado aptitud medica específico para operador de equipos de izaje.

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En el programa de capacitación y entrenamiento se deberá incluir lo siguiente, de acuerdo a la norma:

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TABLA 4. Indicador y meta Programa de inspecciones

PROGRAMA DESCRIPCION INDICADORES META

Porcentaje de cumplimiento = ( No. actividades ejecutadas /

3.5 EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES (INGRESO, PERIÓDICOS, RETIRO)

3.6 DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

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3.7 REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO

3.8 RIESGO BIOLÓGICO

 Hepatitis B + Anticuerpos: personal de aseo y servicios generales.

3.9 SEÑALIZACIÓN SEGURIDAD INDUSTRIAL

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3.10 TRANSPORTE TERRESTRE

3.11 INGRESO DE PERSONAL A SUBESTACIONES O SITIOS DE TRABAJO

 Solicitar la Planilla de autoliquidación de los aportes a la ARL, EPS, AFP.

TODA OBSERVACIÓN DEBE SER TENDIENTE AL MEJORAMIENTO DE ESTE MANUAL

3.12 INGRESO DE PROVEEDOR DE SERVICIOS A LAS AREAS DE LA COMPAÑÍA

Una vez se haya revisado la documentación, tener en cuenta lo siguiente:

4. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL