Bases

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BASES PARA EL PROCESO DE Código : FA-002

INVITACIÓN A COTIZAR
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
Adriana Restrepo Adriana Restrepo Hugo Quintero
Profesional Sr. Compras Profesional Sr. Compras Gerente Compras
Fecha: Mayo 20 2019 Fecha: Mayo 20 2019 Fecha: Mayo 20 2019
TABLA DE CONTENIDO
1. DEFINICIONES........................................................................................................................................... 3
2. OBJETO..................................................................................................................................................... 5
3. CONDICIONES ECONÓMICAS Y COMERCIALES DE LA COTIZACIÓN ........................................................... 5
4. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR .................................................................... 6
5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN ................................................................ 6
6. VISITA DE OBRA Y/O REUNIÓN INFORMATIVA ......................................................................................... 7
7. CONSULTAS A LAS BASES ......................................................................................................................... 7
8. RESPUESTAS A LAS CONSULTAS ............................................................................................................... 7
9. LUGAR Y OPORTUNIDAD PARA LA PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN. ................................................... 7
10. PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN ........................................................................................................ 8
11. DOCUMENTACIÓN GENERAL DE LA COTIZACIÓN .................................................................................... 9
12. DOCUMENTACIÓN ECONÓMICA DE LA COTIZACIÓN. ........................................................................... 15
13. DOCUMENTACIÓN TECNICA DE LA COTIZACIÓN. .................................................................................. 17
14. SELECCIÓN DE LA COTIZACIÓN GANADORA .......................................................................................... 19
15. EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA .................................................................................................... 22
16. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD EN CASO QUE EL PROVEEDOR FAVORECIDO NO ACEPTE LA ORDEN DE
COMPRA. ................................................................................................................................................... 22
17. TERMINACIÓN DE LA INVITACIÓN ........................................................................................................ 23
18. COTIZACIONES ALTERNATIVAS ............................................................................................................. 23
19. MINUTA DE CONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DE LA ORDEN DE COMPRA ............................... 23
20. CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS...................................................................................... 23
21. REGLAS APLICABLES A LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA .................. 3
22. COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA ............................................... 28
23. PARTICIPACIÓN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES ................................................................ 28
24. EXCEPCIONES O CONDICIONES A LA COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA ........................................ 210
25. DECLARACIONES DEL PROVEEDOR ..................................................................................................... 210
©Enlace Servicios Compartidos S.A.S Página 1 de 36

26. INFORMACIÓN DE CARÁCTER CONFIDENCIAL ...................................................................................... 30

1. DEFINICIONES
Todos los términos en mayúscula tendrán el significado establecido a continuación, siempre que
aparezcan en las Bases, en la Orden de Compra y en los documentos complementarios o anexos a
los antes citados. Dichos significados se aplican tanto al plural como al singular de los términos
definidos:
 Bases para el Proceso de Invitación a Cotizar o Bases: Corresponde al presente documento

como a los demás documentos expedidos por LA EMPRESA en desarrollo de la presente
INVITACIÓN, los cuales conforman las disposiciones de obligatorio cumplimiento para los
PROVEEDORES y LA EMPRESA.
 Condiciones Específicas: Clausulado que forma parte de la ORDEN DE COMPRA y que regirá,
junto con la ORDEN DE COMPRA y las CONDICIONES GENERALES, la prestación de los servicios
o ejecución de los trabajos.
 Contrato: Será el documento contractual incluyendo todos sus anexos, según se modifique de
tiempo en tiempo de común acuerdo entre las partes.
 Cotización Técnica y Económica o Cotización: Es el documento presentado por el PROVEEDOR

en respuesta a la invitación a presentar cotización técnica y económica y constituye una oferta
en la medida en que se ajuste a las BASES.
 Especificaciones Técnicas Generales: Se entenderá como todos los requerimientos técnicos

generales de LA EMPRESA, conjunto de las condiciones y normas técnicas, ambientales y demás
actividades y obligaciones exigidas para la ejecución de cada una de las actividades.
 Estudios Técnicos Complementarios Y Planos: Se entenderá como toda la ingeniería y planos

de LA EMPRESA, y conjunto de las condiciones y normas técnicas complementarias a tener en
cuenta para la ejecución de cada una de las actividades.
 Georreferenciación: Procedimiento mediante el cual se asignan coordenadas a un sitio. Este

procedimiento puede ejecutarse a través de levantamiento por topografía tradicional o
mediante tecnología G.P.S.
 HSE: Siglas en inglés de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
 Invitación a Presentar Cotización Técnica y Económica o Invitación: Proceso convocado por LA

EMPRESA para que los PROVEEDORES presenten COTIZACIONES de servicio o ejecución de
trabajos, al cual se le aplican las BASES.
 Ítem: Es aquella parte o actividad del proyecto sujeta a pago, discriminada en el Formato No. 6
del Valor de la Oferta.

 Interventoría (QAQC): Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, seleccionada y
autorizada por LA EMPRESA para ejecutar los trabajos de supervisión y control técnico-
administrativo de los trabajos de construcción ejecutados por EL CONSTRUCTOR, de tal forma
que estos se realicen de conformidad con las especificaciones técnicas, normas nacionales e
internacionales vigentes aplicables y demás obligaciones contenidas en la Oferta Mercantil y sus
anexos.
 La Empresa: Compañía Energética de Occidente SAS ESP.
 Manual HSE para contratistas: Es el documento emitido por LA EMPRESA con el fin de
establecer y desarrollar directrices en materia de Salud ,Seguridad y Ambiente en el trabajo
(HSE) incorporados y aplicables en los contratos de contratistas y subcontratistas de servicios
que facilite el cumplimiento de la legislación vigente, prevenir la ocurrencia de lesiones a las
personas, enfermedades laborales en los/las trabajadores(as), daños, proteger a la comunidad
en general, la propiedad y preservar el ambiente donde laboremos
 Orden de Compra u Orden: Es el documento emitido por LA EMPRESA a favor de EL

PROVEEDOR FAVORECIDO para el desarrollo de los servicios o la ejecución de los trabajos. Por
consiguiente, el mismo regirá la relación contractual que surja entre LA EMPRESA y el
PROVEEDOR FAVORECIDO.
 Plan HSE: Documento que debe suministrar el PROVEEDOR PRESELECCIONADO y que enuncia
el conjunto de actividades para llevar a cabo la Gestión HSE del Proveedor, siguiendo los
lineamientos establecidos en el Manual HSE para proveedores, relacionado con el objeto de la
Orden de Compra.
 Planilla de Riesgos HSE: Documento que debe suministrar el PROVEEDOR PRESELECCIONADO y

que consiste en la identificación de sus peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales
relacionados con el objeto de la Orden de Compra, y definirá los controles de los mismos,
siguiendo los lineamientos establecidos en el Manual HSE para proveedores.
 Proveedor: Persona natural o jurídica que ha sido invitada por LA EMPRESA para cotizar la
prestación de un servicio o la ejecución de un trabajo.
 Proveedor Favorecido: Persona natural o jurídica que ha sido seleccionada por LA EMPRESA
para la realización de unos trabajos o prestación de unos servicios.
 Proveedor Elegible para la Subasta electrónica a la Inversa: Persona natural o jurídica que ha
sido seleccionada por LA EMPRESA para participar en la Subasta electrónica a la inversa.
 Servicios Significativos: Son aquellos servicios que comprenden actividades con riesgos que
pueden afectar el desempeño ambiental o de seguridad y salud ocupacional de LA EMPRESA,
tales como:

1. Manejo de sustancias o residuos peligrosos (corrosivas, patógenas, volátiles, tóxicas,
cancerígenas, mutágenos, explosivas y radioactivas).
2. Servicios de vigilancia privada.
3. Servicios de transporte de personal.
4. Trabajos mecanizados de excavación, perforación, construcción, fundición, cortes,
soldaduras, montajes, de levantamiento de carga, retiro de tuberías.
5. Trabajos de obra civil, de movimiento de tierra, zanjado, demoliciones, construcciones,
remodelaciones.
6. Trabajos sobre tuberías de gas presurizadas o que hayan contenido gas o en sistemas
energizados.
7. Trabajos en alturas, en espacios confinados y eléctricos de media y alta tensión.
8. Trabajos que requieran tala de vegetación, intervención de cuerpos de agua,
vertimientos o emisiones.
 Servicios Con Riesgos No Significativos: Son aquellos que comprenden actividades operativas
con riesgos o impactos bajos y que no puedan afectar de manera significativa el desempeño
ambiental o de seguridad y salud ocupacional de las empresas.
 Subasta Electrónica a la Inversa o Subasta: Es un proceso a través del portal de Internet

establecido por la EMPRESA, en el que se establece un período de tiempo determinado para
que LOS PROVEEDORES ELEGIBLES pueda presentar cotizaciones económicas. Cada Proveedor
Elegible puede hacer todas las cotizaciones que considere, siguiendo las reglas establecidas para
la subasta. Se establece un precio máximo a partir del cual LOS PROVEEDORES ELEGIBLES
pueden presentar cotizaciones hacia abajo, no existiendo límite inferior. LA EMPRESA,
informará en la Invitación a Cotizar si el proceso de selección incluirá la etapa de Subasta
Electrónica a la Inversa.
2. OBJETO
LA EMPRESA está interesada en cotizar los servicios o trabajos de SERVICIO DE PODA Y TALA
TÉCNICA EN LAS REDES ELECTRICAS DE BAJA, MEDIA Y ALTA TENSIÓN, LIMPIEZA Y CONTROL DE
VEGETACIÓN Y PLAGAS EN LAS SUBESTACIONES ELÉCTRICAS OPERADAS POR CEO, en los términos
establecidos en la normatividad colombiana vigente, los cuales se realizarán bajo la autonomía
técnica, directiva, administrativa, con equipos, material y personal de EL PROVEEDOR. Este proceso
se manejará por SUBASTA INVERSA, se subastará el porcentaje (%) de costo indirecto.
3. CONDICIONES ECONÓMICAS Y COMERCIALES DE LA COTIZACIÓN
I. Modalidad de ejecución de los trabajos y sistema de precios.
En caso de ser seleccionado, a EL PROVEEDOR FAVORECIDO se le emitirá la ORDEN DE COMPRA bajo

el sistema de precios unitarios y un % de costo indirecto que se definirá en la etapa de subasta
inversa, el cual deberá incluir todos los costos en que incurra.

II. Vigencia de la Cotización.
La vigencia de la COTIZACIÓN será mínimo de noventa (90) días calendario contados a partir de la
fecha de su presentación.
En caso de prolongarse el proceso de INVITACIÓN o en caso de que la selección del PROVEEDOR

FAVORECIDO se efectúe en plazos superiores al de la vigencia de la COTIZACIÓN señalado en el
párrafo anterior o por cualquiera otra circunstancia, LA EMPRESA solicitará a LOS PROVEDORES
prorrogar la vigencia de la COTIZACIÓN por el tiempo adicional que LA EMPRESA considere
necesario, en los mismos términos y condiciones en ella establecidos. En consecuencia, la
COTIZACIÓN de todos los PROVEEDORES deberá estar vigente hasta el día en que LA EMPRESA
seleccione al PROVEEDOR FAVORECIDO y se notifique a LOS PROVEEDORES no seleccionados la
decisión de selección de LA EMPRESA.
III. Condiciones del plazo de los trabajos o servicios cotizados
El plazo máximo para la ejecución de los trabajos o prestación de los servicios es de: TRES (3) AÑOS.
4. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR
Hacen parte de este proceso:
 Mensaje de Invitación.
 Las BASES.
 Anexos, especificaciones.
 Cartas aclaratorias o respuestas a consultas.
 Adendas.
 Minuta de contrato y condiciones específicas.
 Formatos, manuales y demás documentos adjuntos a la invitación.
5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN
Hito o Actividad Lugar y Fecha

Reunión informativa Fecha propuesta: Martes 28 de mayo 2019
Hora: 3:00 PM
Lugar: Vía Skype. Se coordinará previamente
con los contactos que van a participar en la
reunión. Enviar nombre y correo del
contacto que atenderá la reunión.
Consultas a las BASES Viernes 31 de mayo 2019
Respuestas a las consultas Martes 04 de junio 2019
Presentación de la COTIZACIÓN Martes 18 de junio 2019

El Plazo para el desarrollo de las etapas posteriores a la presentación de la COTIZACION no se
encuentra limitado o establecido en las BASES, el cual dependerá de la complejidad del objeto de la
COTIZACIÓN, la urgencia o necesidad de los servicios, los procesos de LA EMPRESA y demás
circunstancias de LA EMPRESA, bajo en el entendido que será LA EMPRESA la que determine dichos
plazos.
6. REUNIÓN INFORMATIVA
La reunión informativa, será opcional, pero si es importante para que los proveedores conozcan el
detalle del alcance del proceso, según se indica en el numeral 5.
7. CONSULTAS A LAS BASES
Todas las preguntas para aclarar dudas respecto a las BASES que cada PROVEEDOR desee formular,
deberán enviarlas a LA EMPRESA por escrito, dirigido a:
Nombre : Adriana Restrepo Pardo

Cargo : Profesional de Compras
Referencia : Invitación a cotizar CEO 0000000974 Servicio de poda y tala técnica.
Teléfonos : 3117355
E – mail : preguntas@enlacecsc.com
Las consultas se realizarán en el plazo establecido. Cumplido este plazo no se aceptarán nuevas
preguntas.
Las consultas deben remitirlas usando únicamente el FA-002 Formato No. 11 adjunto en formato
Excel desprotegido. No tendrá validez la información que no sea recibida en esta forma.
Nota: Las solicitudes de autorización para presentación en consorcios o uniones temporales deberán
enviarse en este mismo plazo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 23 de las BASES.
8. RESPUESTAS A LAS CONSULTAS
LA EMPRESA hará su mejor esfuerzo para dar respuesta a la consultas en la fecha indicada en el
numeral 5 de las BASES.
9. LUGAR Y OPORTUNIDAD PARA LA PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN.
De acuerdo a lo indicado en la invitación, las COTIZACIONES se presentarán solamente por correo

electrónico, y deben ser enviadas únicamente a la siguiente dirección:
cotizaciones@enlacecsc.com Serán recibidas hasta las 11:59 p.m. (23:59 horas) del día indicado en
el cronograma de la invitación.

EL PROVEEDOR deberá adjuntar al correo de cotización los archivos con la documentación de las
ofertas. No se tendrán en cuenta las cotizaciones que se envíen a través de vínculos a sistemas de
información en la nube.
Las cotizaciones técnicas y económicas NO deben enviarse a direcciones personales de

funcionarios de LA EMPRESA, pues no serán tenidas en cuenta.
La capacidad máxima de los archivos adjuntos a los correos electrónicos enviados a esta dirección
es de 15 MB. Si los archivos adjuntos a su correo son mayores a este tamaño, se sugiere fraccionarlos
en varios mensajes que se ajusten a esta restricción.
En caso que su correo exceda la capacidad de recibo de nuestro servidor, de manera inmediata le
llegara un mensaje de error. En ese caso, debe revisarse el tamaño de los archivos adjuntos y
verificar que no exceda el tamaño antes mencionado.
LA EMPRESA sugiere utilizar cuentas de correo con capacidades superiores a 3MB. Es posible que
algunas cuentas de correo o proveedores de Internet gratuitos no ofrezcan la capacidad requerida
para el intercambio de información relacionada con esta INVITACIÓN.
En algunos casos, en los que LA EMPRESA requiera enviar información adicional a la contenida en
esta INVITACIÓN, se solicitará la confirmación del recibo de los correos enviados.
La documentación electrónica debe ser compatible con las siguientes aplicaciones:
Archivos de texto: Microsoft Word o Acrobat

Hojas de cálculo: Microsoft Excel
Presentaciones: Microsoft PowerPoint
Archivos comprimidos: WinZip
Planos: Extensiones DWG o DWF
Programación de proyectos: Microsoft Project
En caso de que la documentación esté en formato PDF, se agradece que no tenga restricción de
impresión, ni de extracción de contenido, debido a que estas utilidades son necesarias en el proceso
de evaluación de las ofertas.
10. PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN
La COTIZACIÓN tendrá tres (3) capítulos: i) Documentación General, ii) Documentación

Económica, y iii) Documentación Técnica, los cuales deberán enviar en archivos WinZip
debidamente nombrados y separados.
La COTIZACIÓN debe presentarse con un índice que contenga una relación de todos los capítulos,
numerales, formatos y anexos que integran la COTIZACIÓN, siguiendo el orden establecido en las
BASES.

Todos los documentos que integran la COTIZACIÓN deberán ser redactados en idioma español. La
información técnica y demás documentos técnicos en idioma extranjero, deberán venir
acompañados de la traducción simple, salvo en los casos en que la ley o LA EMPRESA exija traducción
oficial, caso en el cual deberá cumplir lo establecido en la ley o LA EMPRESA.
La COTIZACIÓN deberá contener toda la información que se solicita. LA EMPRESA se reservará el

derecho de evaluar o no la COTIZACIÓN que no cumpla con la información solicitada.
11. DOCUMENTACIÓN GENERAL DE LA COTIZACIÓN
I. Carta de presentación de la COTIZACIÓN
El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 1, surtiendo el trámite notarial de

reconocimiento de firma y texto (representante legal).
II. Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificación de la Junta Directiva o de

la Asamblea de Socios, autorizando a presentar la COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
El PROVEEDOR deberá presentar el certificado de existencia y representación legal con una fecha
de expedición menor a treinta (30) días de la fecha establecida para la presentación de la
COTIZACIÓN. Así mismo, El PROVEEDOR deberá acreditar que la duración de la persona jurídica que
representa no será inferior a la del plazo de ejecución de la ORDEN DE COMPRA que le será emitida
en caso de ser seleccionado y un año más.
El objeto social de la sociedad deberá incluir las actividades principales materia de las BASES.
En el caso que el representante legal necesite autorización de la Junta Directiva, Junta de Socios o
Asamblea de Socios, deberá presentar la respectiva acta en la cual aparezca facultado para
presentar COTIZACIÓN y aceptar y cumplir la ORDEN DE COMPRA si el PROVEEDOR es favorecido en
la selección.
En caso de que EL PROVEEDOR sea una sociedad S.A. o S.A.S., deberá presentar una certificación de
la participación en el capital de accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o más del capital
social, aporte o participación. En dicha certificación, deben indicar el nombre o razón social de los
accionistas, número de cedula o NIT y porcentaje de participación.
Cuando se trate de compañías o sociedades extranjeras estas deberán allegar la siguiente

documentación:
a. Certificación de representación.
En caso que el PROVEEDOR sea una empresa extranjera, si éste cuenta con un representante
autorizado en Colombia, deberá adjuntar a su COTIZACIÓN una certificación que exprese
claramente el nombre de la empresa, el alcance de la representación y la vigencia de la misma, la
cual no podrá ser menor al tiempo que dure la ORDEN DE COMPRA que le pudiera ser emitida en
caso de ser seleccionado. Esta certificación no podrá tener una fecha de expedición mayor a 30 días

calendarios, anteriores a la fecha de entrega de la COTIZACIÓN. Igualmente, si el PROVEEDOR tiene
sede en varios países deberá incluir un certificado expedido por su oficina principal donde conste
que la sede que presenta la COTIZACIÓN está debidamente autorizada para realizar cualquier tipo
de negociaciones. En caso de que cuente con representante autorizado en Colombia, deberá incluir
el correspondiente Certificado de Existencia y Representación Legal, con una fecha de expedición
no mayor a 30 días calendarios, a la fecha de presentación de la COTIZACIÓN.
b. Certificaciones en caso de contar con sucursales en el extranjero y tener sociedades.
El PROVEEDOR deberá informar sí cuenta con sucursales en el extranjero, especificando: lugar,

tiempo de conformación y experiencia; además deberá enviar certificaciones comerciales que
validen esto.
EL PROVEEDOR deberá informar si actualmente tiene o ha tenido SOCIEDADES en los últimos dos
años con las firmas participantes en el actual proceso en Colombia y en otros países.
c. Opinión legal.
Cuando el PROVEEDOR sea una compañía extranjera, deberá incluir en su Cotización una opinión
legal independiente que indique, entre otras:
(i) Que es una compañía debidamente constituida según las leyes de su país de origen; que
tiene amplias facultades legales y estatutarias para ejecutar los trabajos cotizados por LA
EMPRESA y propuestos en la COTIZACIÓN así como en la ORDEN DE COMPRA que le pudiera
ser emitida en caso de ser seleccionado; que no tiene conocimiento sobre la existencia de
litigios, investigaciones o acciones pendientes ante ningún tribunal o agencia
gubernamental que pretenda:
a) Restringir o prohibir la ejecución de las obligaciones que se adquiera frente a LA EMPRESA

y
b) Afectar la legalidad o validez de cualquier obligación que se adquiera frente a LA
EMPRESA.
(ii) Que de acuerdo con su legislación, la ORDEN DE COMPRA que emitiría LA EMPRESA, en caso
de ser seleccionado, constituiría un acto privado de naturaleza comercial libremente
regulado por las partes, y que en su país no existe ninguna disposición que otorgue alguna
clase de inmunidad al PROVEEDOR o a sus activos o propiedades frente a la jurisdicción o a
las cortes de un país distinto; que no se encuentra incurso en causal de disolución,
liquidación, quiebra o cesación de pagos en su país de origen.
.
Todos los documentos otorgados en el exterior con este propósito, deberán autenticarse por los
funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su
vez por el Cónsul Colombiano, quien al autenticar los documentos deberá hacer constar
expresamente que la sociedad existe y ejerce su objeto, conforme a las leyes del respectivo país. Si
los documentos, fueren expedidos en idioma distinto al español, deberán adjuntarse las respectivas

traducciones oficiales. Adicionalmente, debe surtirse la posterior legalización ante la oficina de
Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.
No obstante lo anterior, cuando se trate de los documentos públicos establecidos en la Convención

sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros (Aprobada por
Colombia mediante Ley 455 de 1998), tales como: a) Documentos que emanan de una autoridad o
un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado; b) Documentos administrativos;
c) Actos notariales; d) Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título
personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía
en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas, y que provengan de
Estados parte de la Convención y Apostillados por ellos no se requerirá la autenticación consular en
el Consulado de Colombia, en el país de origen, como tampoco la legalización del Ministerio de
Relaciones Exteriores. Para tales efectos, los documentos públicos deberán presentarse con el
Trámite de Apostille, conforme las reglas del Estado del cual provengan.
Por disposición de la Convención y la Ley, lo establecido en los párrafos 3 y 4 del presente literal a)
no aplicará i) a los documentos no beneficiados con la Convención y ii) para documentos expedidos
por Estados que no forman parte de la Convención, los cuales seguirán requiriendo la autenticación
del Cónsul colombiano, en el país de donde proviene el documento, y la posterior Legalización en la
Cancillería Colombiana, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 259 y 260
del Código de Procedimiento Civil y 480 del Código de Comercio.
Será obligación de EL PROVEEDOR determinar y consultar con las respectivas autoridades si el

documento que presentará requiere del trámite de Apostille o Legalización.
En la página http://www.hcch.net se podrá encontrar información de las oficinas de los diferentes

Estados que prestan dichos servicios.
Las sociedades extranjeras, sin sucursal en Colombia, deberán presentar la COTIZACIÓN mediante
apoderado, debidamente constituido, a menos que lo haga personalmente su representante legal.
La presentación personal del representante legal podrá suplirse con la autenticación de la firma de
éste ante el respectivo Cónsul Colombiano en el exterior o de un Notario Colombiano, si aquel se
encuentra en el país.
En todo caso, quien firme la COTIZACIÓN deberá acreditar que es el Representante Legal de EL
PROVEEDOR o que con esa calidad confiere el poder respectivo.
El apoderado de una sociedad extranjera, sin sucursal en Colombia, deberá tener un domicilio en
Colombia, deberá mantenerlo en este cargo por el término de la ORDEN DE COMPRA que se le emita
si es seleccionado y seis (6) meses más, como mínimo, y deberá estar ampliamente facultado para
presentar la COTIZACIÓN, para recibir, aceptar y ejecutar la ORDEN DE COMPRA, así como para
representarla judicial o extrajudicialmente.
Las Sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras, cuando presenten la COTIZACIÓN a

nombre de éstas, deberán adjuntar a la COTIZACIÓN el respectivo certificado de la Cámara de

Comercio de su domicilio, expedido con una antelación no mayor a 30 días calendarios respecto a
la fecha de presentación de la COTIZACIÓN. Igual regla se aplicará en el momento de emitirse la
ORDEN DE COMPRA si se es seleccionado.
Así mismo, El PROVEEDOR deberá acreditar que la duración de la persona jurídica que representa
no será inferior a la del plazo de ejecución de la ORDEN DE COMPRA que se le emita en caso de ser
seleccionado y un año más.
En el caso que el representante legal necesite autorización de la Junta Directiva, Junta de Socios o
Asamblea de Socios, deberá presentar la respectiva acta en la cual aparezca facultado para
presentar COTIZACIÓN y aceptar y cumplir la ORDEN DE COMPRA si el PROVEEDOR es favorecido en
la selección.
III. Garantía de seriedad de la COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 2.
El PROVEEDOR deberá acompañar a su COTIZACIÓN, como requisito indispensable, de una Garantía

de Seriedad de la misma, expedida por una Compañía de Seguros (Póliza de Garantía de Seriedad
de la Oferta) o una Entidad Bancaria (Garantía Bancaria de Seriedad de la Oferta), que se encuentre
debidamente constituida, autorizada y operando en Colombia.
En caso de presentar pólizas, éstas deberán cumplir con las siguientes condiciones:
a. Deberán ser expedidas por una compañía de seguros que se encuentre debidamente
constituida, autorizada y operando en Colombia.
b. Deberá contar con calificación de fortaleza financiera AAA Fitch Ratings S.A. Sociedad
Calificadora de Valores Colombia o BRC Investor Services S.A. o su equivalente en calificación
otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente.
c. La póliza deberá contar con cláusula expresa que indique que la póliza no terminará por mora
en el pago de la prima ni revocación unilateral.
d. La póliza deberá establecer expresamente que en caso de incumplimiento se podrá hacer
exigible por parte de LA EMPRESA sin necesidad de ningún trámite para constituir en mora a EL
PROVEEDOR.
e. La póliza deberá ser enviada electrónicamente junto con los demás documentos de la
propuesta, firmada por el representante legal del tomador, incluyendo 1) carátula, la cual
deberá indicar la forma y versión del clausulado aplicable; 2) condiciones particulares; 3)
Anexos; 4) clausulado o condicionado general el cual deberá coincidir con el indicado en la
carátula; 5) recibo de pago de la prima. LA EMPRESA podrá solicitar el envío de la póliza
físicamente en original al PROVEEDOR en caso de requerirla.
f. La(s) póliza(s) deberá(n) ser entregada(s) a LA EMPRESA para su revisión y aprobación, si ésta(s)
cumple(n) con los requerimientos establecidos. De no ser así, será devuelta para las
correcciones del caso.
g. En todo caso la(s) póliza(s) deberá(n) ser recibida(s) a satisfacción de LA EMPRESA, que se
reserva el derecho a rechazarla(s) sin que deba dar explicación alguna a El PROVEEDOR.

h. La Garantía de Seriedad de la COTIZACIÓN deberá establecer expresamente que (i) se hará
exigible con la sola declaración de incumplimiento por parte de LA EMPRESA sin necesidad de
ningún trámite para constituir en mora a EL PROVEEDOR y, (ii) no expirará debido a (a) no pago
de la prima o (b) revocación unilateral.
En caso de presentar garantía bancaria, ésta deberá cumplir las siguientes condiciones:
a. La garantía bancaria debe ser irrevocable, confirmada y pagadera a primer requerimiento

sin tener que justificar su reclamo dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de la
presentación de los documentos.
b. La garantía debe ser expedida por una entidad bancaria nacional con calificación no inferior
a AA+ en la escala de Fitch Ratings Colombia, BRC Standard & Poors y Value and Risk Rating
S.A. Si es una entidad bancaria internacional debe tener calificación de grado de inversión
según las escalas de Moody’s Rating System, Standard & Poor’s y Fitch Ratings y deberá ser
confirmada por una entidad bancaria colombiana que cumpla con las condiciones
anteriores.
c. La garantía bancaria debe estar regida por la legislación de la Republica de Colombia.
d. La entidad bancaria emisora debe ser aceptada por LA EMPRESA.
e. La garantía bancaria se hará efectiva al momento del incumplimiento de las obligaciones o
cualquiera de los eventos constitutivos de incumplimiento contemplados en las BASES de la
Invitación a cotizar.
f. Se exigirá la renuncia del banco emisor a los requerimientos extrajudiciales para el pago de
las obligaciones garantizadas.
g. El proveedor deberá acreditar el otorgamiento de la garantía bancaria mediante la entrega
del documento original suscrito por el representante legal de la entidad financiera y en ella
deberá constar el nombre del ordenante (Proveedor), del garante (entidad financiera)
beneficiario (LA EMPRESA) así como la forma de hacerla exigible y la vigencia.
La garantía (Póliza de Garantía de Seriedad de la Oferta o Garantía Bancaria de Seriedad de la

Oferta) deberá tomarse por un valor mínimo equivalente al 10% del valor de la Cotización, con
vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de presentación de la misma
en las instalaciones de LA EMPRESA. No obstante lo anterior, LA EMPRESA podrá solicitar la prórroga
de dicha garantía por treinta (30) días más. Los costos que se causen por motivo de expedición o
prórroga de la póliza serán a cargo de EL PROVEEDOR.
LA EMPRESA no reconocerá ningún reembolso o pago por este concepto.
Mediante la garantía de seriedad de la COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA, el PROVEEDOR

garantizará:
 Que mantendrá la totalidad de su COTIZACIÓN sin modificaciones de ninguna clase, desde la

fecha de entrega de la misma y durante el período de validez de la COTIZACIÓN, excepto por
convenio entre el PROVEEDOR y LA EMPRESA, realizado por solicitud de ésta y sólo durante el
período de selección de las COTIZACIONES TÉCNICAS Y ECONÓMICAS, en caso de que le sea
seleccionada su cotización.

 Que en el caso de ser seleccionado, recibirá y aceptará la ORDEN DE COMPRA que le emita LA
EMPRESA, cuyo clausulado de CONDICIONES GENERALES se anexa a las BASES, constituirá las
garantías exigidas en la ORDEN DE COMPRA, cubrirá el impuesto de timbre, en caso de que se
llegare a causar, y ejecutará todos los demás actos que le correspondan para la legalización de
la ORDEN DE COMPRA dentro del término que establezca LA EMPRESA.
La ejecución de la garantía por retraso en el recibo, aceptación o la legalización de la ORDEN DE

COMPRA se entiende sin menoscabo de las acciones legales que pueda emprender LA EMPRESA y
conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía de seriedad.
En caso de consorcio, la garantía de seriedad de la COTIZACIÓN deberá amparar las obligaciones de
todos los integrantes.
El PROVEEDOR deberá presentar junto con la Garantía de Seriedad, la certificación del pago de la
prima correspondiente a la póliza que ampara la seriedad de su COTIZACIÓN.
Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la COTIZACIÓN, LA

EMPRESA podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito
suficiente la COTIZACIÓN del PROVEEDOR, ya que queda expresamente claro que la sola
presentación de la COTIZACIÓN constituye aceptación plena por parte del PROVEEDOR de todas las
condiciones de las BASES.
En el caso de que la COTIZACIÓN sea presentada en consorcio, sus miembros responderán

solidariamente y LA EMPRESA podrá demandar de todos o de cualquiera de sus integrantes, como
lo prefiera, el monto total de la Garantía de Seriedad de la COTIZACIÓN.
El PROVEEDOR y cada uno de los miembros del PROVEEDOR aceptan y reconocen que las
obligaciones de la COTIZACIÓN son claras, expresas y exigibles y, en consecuencia prestan mérito
ejecutivo.
La ejecución de dicha garantía no limita o restringe cualquier otro derecho que pudiera tener LA
EMPRESA frente a EL PROVEEDOR que incumplió con sus obligaciones con relación a su COTIZACIÓN.
Por consiguiente, LA EMPRESA se reserva el derecho de instaurar las acciones legales necesarias
para obtener el cumplimiento de dichas obligaciones y/o el pago de la totalidad de los perjuicios
ocasionados por dicho incumplimiento.
La Garantía de Seriedad de la COTIZACIÓN deberá estar vigente desde la fecha señalada en el

presente numeral hasta el día en que LA EMPRESA emita la ORDEN DE COMPRA. En consecuencia,
la vigencia de noventa (90) días calendario señalada en el presente numeral deberá ser extendida
conforme lo aquí expuesto. Adicionalmente, la vigencia de esta garantía deberá ser extendida en
caso que se extienda la vigencia de la INVITACIÓN o que haya lugar al procedimiento de elegibilidad
al siguiente mejor Proveedor de que trata el presente documento.
IV. Información financiera.
EL PROVEEDOR deberá presentar los estados financieros auditados con sus respectivas notas
completas, firmadas por revisor fiscal. Lo anterior para los tres (3) últimos períodos contables.

V. Declaración de no inmersión en ley 1116, 550 y/o similares.
El PROVEEDOR deberá presentar junto con su COTIZACIÓN una declaración firmada por el revisor
fiscal donde certifica que la empresa no está inmersa en la ley 1116, 550 o similares.
12. DOCUMENTACIÓN ECONÓMICA DE LA COTIZACIÓN.
VI. Desglose de precios.
El PROVEEDOR deberá presentar los desgloses de precios correspondientes a su COTIZACIÓN

utilizando el FA-002 Formato No. 5. El Formato No. 5 hará parte de los anexos de la ORDEN DE
COMPRA que se emita a EL PROVEEDOR que sea seleccionado.
En caso de efectuarse el proceso de Subasta Electrónica a la Inversa, se aplicarán las siguientes

reglas:
1. El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 5.
2. Una vez realizada la Subasta, el PROVEEDOR ELEGIBLE deberá enviar nuevamente el

desglose de los precios unitarios de los ítems del FA-002 Formato No. 6 en los que se haya
modificado (disminuido) el valor.
3. El FA-002 Formato No. 5 hará parte de los anexos del CONTRATO que presente el
PROVEEDOR PRESELECCIONADO.
Los formatos deberán presentarse únicamente en Excel desprotegido.
Si los trabajos o servicios objeto de las presentes BASES, son de aquellos remunerados bajo el
sistema de precio global fijo, se procede a diligenciar el FA-002 Formato No. 5. No obstante que se
diligenciará y presentará el Formato No. 5, en ningún caso se entenderá que los trabajos y servicios
objeto de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA se remunerarán bajo el sistema de Precios
Unitarios, ya que la modalidad de pago será bajo el Sistema de Precio Global Fijo. En consecuencia,
el desglose de precios unitarios que se consagre en dicho formato solo tendrá alcance para efectos
de referencia, seguimiento y reporte a terceros, pero en ningún caso dará lugar al reconocimiento
de mayores cantidades de obras u obras adicionales o a exigir los efectos del sistema de Precios
Unitarios.
VII. Valor de la COTIZACIÓN.
El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 6.
La COTIZACIÓN no estará sujeta a condición alguna. El valor consignado en el FA-002 Formato No. 6
será el valor de la ORDEN DE COMPRA que se emita a EL PROVEEDOR FAVORECIDO, salvo en los
siguientes casos:

a. Que exista un error aritmético, caso en el cual el valor resultante de las correcciones
aritméticas a la COTIZACIÓN efectuadas por LA EMPRESA será el valor de la ORDEN DE
COMPRA
b. Que LA EMPRESA seleccione al PROVEEDOR FAVORECIDO para ejecutar parte de los
trabajos o servicios, caso en el cual el valor de la COTIZACIÓN corresponderá al porcentaje
de los servicios o trabajos seleccionados establecidos por LA EMPRESA.
c. Que exista un proceso de negociación iniciado por LA EMPRESA al que hace referencia las
presentes BASES, caso en el cual el valor de la COTIZACIÓN corresponderá al resultante de
dicho proceso.
En caso de efectuarse el proceso de Subasta Electrónica a la Inversa, se aplicarán las siguientes

reglas:
1. El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 6.
2. Los valores unitarios consignados en el FA-002 Formato No. 6 aportado se considerarán

como la pre-oferta presentada por EL PROVEEDOR y serán objeto de Subasta. Se realizará
una Subasta para el valor total de adjudicación (esto se puede ajustar a cada caso).
3. La COTIZACIÓN no estará sujeta a condición alguna.
4. Una vez realizada la Subasta, LA EMPRESA ajustará los precios unitarios de todos los ítems
correspondientes a los servicios del FA-002 Formato No. 6 para el PROVEEDOR ELEGIBLE
que resulte ganador de la subasta, de acuerdo con el porcentaje de disminución ofertado
por el PROVEEDOR ELEGIBLE (Valor pre-oferta económica vs. Valor cotización ganadora de
la Subasta).
El formato deberá presentarse únicamente en Excel desprotegido.
Si los trabajos o servicios objeto de las BASES, son de aquellos remunerados bajo el sistema de precio
global fijo, se procede a diligenciar el FA-002 Formato No. 6. No obstante que se diligenciará y
presentará el FA-002 Formato No. 6, en ningún caso se entenderá que los trabajos y servicios objeto
de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA se remunerarán bajo el sistema de Precios Unitarios,
ya que la modalidad de pago será bajo el Sistema de Precio Global Fijo. En consecuencia, los precios
unitarios y las cantidades de obra relacionadas en dicho formato solo tendrán alcance para efectos
de referencia, elaboración de los informes de seguimiento al avance de los trabajos el cual será
soporte para el cálculo del valor de los pagos parciales, así como para efectos de reporte a terceros,
pero en ningún caso dará lugar al reconocimiento de mayores cantidades de obras u obras
adicionales o a exigir los efectos del sistema de Precios Unitarios.
En ningún caso el valor final de los servicios objeto de la ORDEN DE COMPRA será superior al valor
total de la ORDEN DE COMPRA consignado en el último renglón del FA-002 Formato No. 6; en
consecuencia, si las obras o trabajos ejecutados llegasen a ser superiores a las cantidades de obra o
servicios relacionadas en el FA-002 Formato No. 6 o los costos finales en que haya incurrido EL

PROVEEDOR FAVORECIDO llegasen a ser superiores a los relacionados en dicho formato, no habrá
lugar a reconocimiento económico alguno y sólo se procederá a pagar hasta el valor total de la
ORDEN DE COMPRA consignado en el último renglón del formato No. 6, por tratarse de una Orden
remunerada bajo el sistema de Precio Global Fijo. Estando en todo caso obligado EL PROVEEDOR
FAVORECIDO a la ejecución a satisfacción de la totalidad del objeto de la ORDEN DE COMPRA en las
condiciones técnicas y de calidad exigidas por LA EMPRESA.
Con la presentación de la COTIZACIÓN el PROVEEDOR de manera expresa declara que entiende y

acepta lo aquí establecido.
13. DOCUMENTACIÓN TECNICA DE LA COTIZACIÓN.
VIII. Plan para la ejecución de las actividades de la COTIZACIÓN.
El PROVEEDOR deberá presentar un plan para la ejecución de los trabajos objeto de la COTIZACIÓN,
en donde detalle la estrategia propuesta para la ejecución de los mismos, de acuerdo con las
condiciones establecidas en las BASES y en las especificaciones técnicas, la distribución de recursos,
tanto de equipos como de personal, señalando la cantidad que se dispondrá por frente de trabajo
(cuando aplique), infraestructura logística para el desempeño de los trabajos, movilización de los
diferentes frentes de trabajos (cuando aplique), ubicación de la oficina en obra, calendario y
horarios de trabajos, entre otros.
Como parte integral de este plan deben considerarse de acuerdo con el tipo de servicios
(significativo o no significativo) a ejecutar los requerimientos legales y normativos vigentes en
seguridad, salud ocupacional y ambiente y los establecidos por LA EMPRESA en las BASES.
IX. Cronograma de actividades.
El PROVEEDOR deberá presentar el cronograma de actividades para la ejecución de los servicios

objeto de la COTIZACIÓN.
X. Organización técnica y administrativa.
El PROVEEDOR deberá presentar la organización técnica y administrativa que considere conveniente

para la ejecución de las actividades objeto de la INVITACIÓN así como de la ORDEN DE COMPRA que
se emitiría en caso de resultar seleccionado.
El PROVEEDOR deberá adjuntar en su COTIZACIÓN una relación detallada de las hojas de vida de los
profesionales que estarán a su servicio para el desarrollo de los trabajos cotizados y objeto de la
ORDEN DE COMPRA en caso de resultar seleccionado.
El PROVEEDOR deberá incluir la estructura necesaria, que indique a LA EMPRESA que el cotizante
está en capacidad de cumplir con los requisitos de HSE.

XI. Relación de equipos, maquinaria y/o herramientas.
El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 4 correspondiente al listado de equipos

propuestos para la ejecución de los trabajos o servicios objeto de la INVITACIÓN y que serán objeto
de ejecución de la ORDEN DE COMPRA en caso de resultar seleccionado. El FA-002 Formato No. 4
hará parte de los anexos de LA ORDEN DE COMPRA que se emita a EL PROVEEDOR que sea
seleccionado.
El PROVEEDOR debe demostrar con su COTIZACIÓN, la disponibilidad de los equipos requeridos

indicando la localización de éstos en el momento de presentar la COTIZACIÓN, el modelo y si es
propio o arrendado. Lo anterior aplica al momento de emitirse la ORDEN DE COMPRA en caso de
resultar favorecido.
La cantidad, especificaciones y calidad de los equipos deben estar acorde con el trabajo a desarrollar
y con el programa de trabajo ofrecido. El listado de los equipos ofrecidos y la cantidad de ellos serán
tenidos en cuenta en la evaluación.
Si por cualquier circunstancia dentro del alcance de los trabajos cotizados o de la ORDEN DE
COMPRA que se llegare a emitir al PROVEEDOR FAVORECIDO, se llegare a requerir equipos
diferentes o adicionales a los previstos, o en cantidades mayores o menores, no habrá lugar a
revisión del precio ofrecido. Si la maquinaria, equipo y/o herramientas puestos al servicio de los
trabajos cotizados o de la ORDEN DE COMPRA que se llegare a emitir al PROVEEDOR FAVORECIDO
resultaren subutilizadas o sobraren, LA EMPRESA tampoco reconocerá costo alguno por este
concepto.
LA EMPRESA calificará la suficiencia, calidad y disponibilidad del equipo ofrecido por el PROVEEDOR
para realizar estos trabajos. Igualmente, durante la ejecución de los trabajos cotizados y de la
ORDEN DE COMPRA que se llegare a emitir al PROVEEDOR FAVORECIDO, LA EMPRESA podrá
rechazar los equipos que por su deficiente estado constituyan un peligro para el personal o un
obstáculo para el buen desarrollo de los trabajos. Así mismo, LA EMPRESA podrá, en cualquier
tiempo, verificar la existencia real y la disponibilidad del equipo ofrecido.
El PROVEEDOR deberá acreditar la disponibilidad de los equipos mediante títulos que comprueben
la propiedad o la posibilidad de utilizarlos en arrendamiento.
La totalidad del equipo ofrecido en la COTIZACIÓN, así como en la ORDEN DE COMPRA que se llegare
a emitir al PROVEEDOR FAVORECIDO, y aprobado por LA EMPRESA, permanecerá al servicio de la
ORDEN DE COMPRA durante todo el tiempo establecido para su uso, de conformidad con el
programa aprobado por LA EMPRESA.
La reparación y mantenimiento de la maquinaria, equipos y herramientas suministrada por EL

PROVEEDOR es por cuenta exclusiva de él, lo mismo que el suministro de los combustibles,
lubricantes y labores de calibración para aquellos equipos que lo requieran.
Los seguros, el transporte, manejo y vigilancia de la maquinaria, equipos y herramientas también

serán a cargo de EL PROVEEDOR FAVORECIDO, quien deberá asumir todos los riesgos por pérdida,

deterioro, AMIT, etc., de los mismos, ya que LA EMPRESA no asumirá responsabilidad alguna por
tales elementos. Lo aquí establecido hará parte de la ORDEN DE COMPRA que se emita a EL
PROVEEDOR FAVORECIDO.
XII. Experiencia en proyectos similares.
El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato 12 Solicitud de información a proveedores, en

el cual deberá relacionar su experiencia en proyectos similares al objeto de la Invitación a cotizar. El
FA-002 Formato 12 hará parte de los anexos de la ORDEN DE COMPRA que se emita a EL PROVEEDOR
que sea seleccionado.
14. SELECCIÓN DE LA COTIZACIÓN GANADORA
LA EMPRESA procederá a evaluar las COTIZACIONES recibidas, tomando en consideración lo

establecido en las BASES y los aspectos técnicos y económicos de las COTIZACIONES.
LA EMPRESA seleccionará la COTIZACIÓN que sea más favorable a sus intereses técnicos y
económicos, reservándose en todo caso el derecho de adjudicar parcialmente los trabajos cotizados
a uno o varios proveedores.
Para efectos de la selección de la COTIZACIÓN se surtirán 3 etapas:
a. Evaluación de Cotizaciones.
b. Subasta Electrónica a la Inversa
c. Preselección
d. Selección
a. EVALUACIÓN DE COTIZACIONES. NEGOCIACIÓN
Una vez recibidas las COTIZACIONES, LA EMPRESA procederá a realizar una revisión técnica,
económica (aritmética) y documental, y solicitará aclaraciones en caso de ser necesario.
Como parte del proceso de evaluación de las Cotizaciones, LA EMPRESA podrá entrar en
conversaciones directas e independientes con todos o algunos de los PROVEEDORES, según
considere, con el fin de negociar los términos y condiciones de las COTIZACIONES previamente
presentadas. Para ello, LA EMPRESA comunicará dicha decisión a los PROVEEDORES con los que
decida comenzar la etapa de negociación.
b. SUBASTA ELECTRÓNICA A LA INVERSA.
En caso de efectuarse este procedimiento, pasarán a esta etapa únicamente LOS PROVEEDORES
ELEGIBLES cuya COTIZACIÓN cumpla con todos los requerimientos solicitados por LA EMPRESA, de

acuerdo con la evaluación técnica, documental y económica realizada, y sean autorizados por LA
EMPRESA mediante notificación escrita para participar en la subasta inversa.
Previo a la realización de la subasta, se explicarán las reglas a los Proveedores Elegibles

participantes, mediante una capacitación para el manejo de la aplicación, se les suministrará la clave
de acceso y se realizará un simulacro.
Se definirá un día y un período de tiempo para la ejecución de la subasta. Durante este período, a
través del administrador de la subasta en internet (Strattegi), cada PROVEEDOR ELEGIBLE puede ir
presentando su (s) oferta (s) e ir conociendo el mejor precio ofertado. Al cerrarse el tiempo de la
subasta, resultará ganador el PROVEEDOR ELEGIBLE que haya ofertado el precio más bajo.
 Capacitación para la subasta: El administrador de la subasta (Strattegi) realizará, con cada

PROVEEDOR ELEGIBLE que califique para participar en la subasta, una capacitación
individual, cuya fecha y hora se concertará entre EL PROVEEDOR ELEGIBLE y el
administrador de la subasta (Strattegi). En esta capacitación se explicarán las
funcionalidades de la aplicación y se realizará una simulación de la misma.
 Simulacro de la subasta: El administrador de la subasta (Strattegi) realizará un simulacro

con todos LOS PROVEEDORES ELEGIBLES autorizados para participar en la subasta. Este
simulacro se hará con el fin de verificar las claves de acceso, entrenamiento del uso de la
aplicación, evaluación de los equipos donde se va a conectar cada participante y solución de
posibles problemas técnicos. Durante la capacitación el administrador de la subasta
(Strattegi) confirmará a cada PROVEEDOR ELEGIBLE la fecha y hora del simulacro.
La capacitación y/o simulacro no serán obligatorias para el PROVEEDOR ELEGIBLE, pero si

no asiste a ellas, asumirá que conoce todos los detalles del proceso de subasta electrónica
y no podrá argumentar desconocimiento alguno de su metodología de inicio, desarrollo y
cierre.
Fecha estimada de realización de las Subastas:
Se notificará oportunamente a LOS PROVEEDORES ELEGIBLES.
Información General:
 Precios Base: Se parte de un precio máximo (Precio Base) para el valor total de los servicios
a subastar, el cual será comunicado a los PROVEEDORES ELEGIBLES.
 Pujas: Se establecerá un rango de disminución por cada puja, el cual se comunicará

oportunamente a los PROVEEDORES ELEGIBLES. Se permitirán entonces, en cada puja,
disminuciones de precio a partir del valor inicial. Las pujas realizadas pueden mejorar la
propia oferta o la oferta mejor que se haya presentado durante la subasta.

 Duración: La duración de la subasta será depende de la complejidad del proceso e ítems a
subastar.
 Usuario y clave: A cada PROVEEDOR ELEGIBLE se le asignará un usuario y una clave para
acceso a la página donde se desarrollará la subasta. Es responsabilidad de EL PROVEEDOR
ELEGIBLE el uso que se le dé a la clave entregada. Se recomienda, al momento de realizar la
subasta, tener acceso a la aplicación desde dos puntos diferentes de la ciudad.
 Fallas de conexión: En caso de presentarse una falla en el sistema del servidor del
administrador de la subasta (Strattegi) el proceso se suspenderá hasta nueva programación;
en este caso, el administrador de la subasta notificará oportunamente a LOS PROVEEDORES
ELEGIBLES acerca del detalle de la falla en el sistema; posteriormente se avisará a LOS
PROVEEDORES ELEGIBLES la nueva fecha de subasta.
 LOS PROVEEDORES ELEGIBLES deberán tomar las medidas preventivas y de contingencia

ante el evento de presentarse fallas en su conexión con el portal de Strattegi, por tal razón
estas fallas no darán lugar a la suspensión del proceso.
 Consideraciones para el desempate: En caso de que exista empate entre varios

PROVEEDORES ELEGIBLES, es decir, que los valores de dos o más cotizaciones finales
coincidan, se procederá a preseleccionar al PROVEEDOR ELEGIBLE que haya realizado la
oferta primero y/o que haya presentado la pre-oferta económica de menor valor.
c. PRESELECCIÓN
Pasará a esta etapa el PROVEEDOR cuya COTIZACIÓN resulte más conveniente para LA EMPRESA,
de acuerdo con la evaluación técnica, documental y económica realizada.
En caso de aplicarse el proceso de SUBASTA ELECTRÓNICA A LA INVERSA, pasará a esta etapa el

PROVEEDOR ELEGIBLE ganador de las subasta, cuya COTIZACIÓN resulte más conveniente para LA
EMPRESA, de acuerdo con la evaluación técnica, documental y económica realizada.
Una vez escogido, LA EMPRESA comunicará sobre el particular al PROVEEDOR PRESELECCIONADO.
El PROVEEDOR PRESELECCIONADO se compromete a mantener la vigencia de su COTIZACIÓN y

continuar su participación en la INVITACIÓN hasta el momento en que LA EMPRESA ejecute la etapa
de la Selección.
El PROVEEDOR PRESELECCIONADO deberá cumplir con los requisitos de HSE.
El PROVEEDOR PRESELECCIONADO deberá cumplir integralmente con los requisitos de HSE en el

plazo que le señale LA EMPRESA. Si dicho PROVEEDOR PRESELECCIONADO no cumple con los
requisitos de HSE se entenderá que perderá tal posición y, por consiguiente, no pasará a la etapa de
Selección, ni se le emitirá la ORDEN DE COMPRA. Así mismo, se entenderá que el procedimiento
precontractual llevado a cabo, dejará de producir efectos vinculantes para LA EMPRESA, sin asumir

responsabilidad alguna frente al PROVEEDOR PRESELECCIONADO o indemnizar perjuicios algunos al
PROVEEDOR PRESELECCIONADO.
En dicho caso, LA EMPRESA informará sobre el particular a dicho PROVEEDOR PRESELECCIONADO

y, a su vez, LA EMPRESA solicitará, a su discreción, a algún otro de los PROVEEDORES el
cumplimiento de los requisitos de HSE antes mencionados. El nuevo PROVEEDOR
PRESELECCIONADO, igualmente, deberá cumplir de forma integral dichos requisitos en el plazo que
le señale LA EMPRESA.
d. SELECCIÓN
Será seleccionado de manera definitiva el PROVEEDOR PRESELECCIONADO que (1) haya presentado
la COTIZACIÓN más conveniente a los intereses de LA EMPRESA y (2) haya cumplido de manera
satisfactoria los requisitos de HSE antes mencionados. El PROVEEDOR PRESELECCIONADO, en este
caso será denominado PROVEEDOR FAVORECIDO.
EL PROVEEDOR FAVORECIDO será aquel a quien LA EMPRESA le emita la ORDEN DE COMPRA.
Una vez seleccionado el PROVEEDOR FAVORECIDO, LA EMPRESA comunicará la decisión a los demás
PROVEEDORES, quienes quedarán liberados de sus compromisos adquiridos durante la INVITACIÓN,
entre los cuales, el de mantener vigente su COTIZACIÓN.
15. EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA
LA EMPRESA emitirá ORDEN DE COMPRA al PROVEEDOR FAVORECIDO, de acuerdo con lo indicado

en el numeral anterior.
16. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD EN CASO QUE EL PROVEEDOR FAVORECIDO NO ACEPTE LA ORDEN

DE COMPRA.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si EL PROVEEDOR FAVORECIDO no

recibe o no acepta la ORDEN DE COMPRA, LA EMPRESA procederá a hacer efectivo el valor de la
Garantía de Seriedad de la COTIZACIÓN, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al
reconocimiento de perjuicios causados que LA EMPRESA estime no cubiertos por la mencionada
garantía.
En este caso, igualmente LA EMPRESA podrá optar entre abrir un nuevo proceso de INVITACIÓN o
seleccionar, dentro de los quince (15) días calendario siguiente, a alguno otro de los PROVEEDORES.
Si éste último tampoco recibe o acepta la ORDEN DE COMPRA, de igual modo, LA EMPRESA podrá
optar entre un nuevo proceso de INVITACIÓN o seleccionar dentro de los quince (15) días calendario
siguiente a algún otro PROVEEDOR, siempre teniendo en cuenta el principio de economía y que
resulte favorable a los intereses de LA EMPRESA. Es entendido que en todos estos eventos, se
aplicarán las etapas antes mencionadas

En todos los casos en que los PROVEEDORES cuyas COTIZACIONES sean seleccionadas se nieguen a
presentar la ORDEN DE COMPRA, LA EMPRESA podrá hacer efectivo el valor de la Garantía de
Seriedad de la COTIZACIÓN.
17. TERMINACIÓN DE LA INVITACIÓN
LA EMPRESA podrá terminar el proceso de INVITACIÓN en cualquiera de sus etapas, cuando luego
de su iniciación aparezcan, incluyendo sin limitarse, circunstancias técnicas, económicas o de
mercado, de fuerza mayor, caso fortuito o una causa extraña, orden de autoridad, acto irresistible
de terceros o razones de utilidad o conveniencia pública que puedan afectar los intereses de LA
EMPRESA o impidan la continuidad del proceso. Así mismo, LA EMPRESA podrá terminar el proceso
cuando las COTIZACIONES no satisfagan los intereses o necesidades de LA EMPRESA o cuando de
efectuarse la etapa de negociación no se llegue a acuerdo alguno con el(los) PROVEEDOR(ES)
respecto a los servicios o trabajos objeto de las BASES. En general, LA EMPRESA puede por cualquier
causa terminar con el proceso de invitación, en todo caso antes de emitir la respectiva ORDEN DE
COMPRA.
La decisión se comunicará a los participantes. Por el solo hecho de presentar la COTIZACIÓN se

entenderá que EL PROVEEDOR de manera expresa declara y acepta que la decisión de LA EMPRESA
de terminar el proceso de INVITACIÓN conforme a lo aquí dispuesto no dará lugar a indemnización
de perjuicios algunos a cargo de LA EMPRESA.
18. COTIZACIONES ALTERNATIVAS
El PROVEEDOR deberá presentar la COTIZACIÓN con las condiciones establecidas por LA EMPRESA
en las BASES, adicionalmente el PROVEEDOR podrá ofrecer cualquiera de las siguientes alternativas:
 Ofrecer condiciones diferentes a las establecidas en las BASES (solicitando un anticipo y/o
solicitando un plazo menor al especificado, por ejemplo) y en este caso LA EMPRESA se
reservará el derecho de aceptar las condiciones ofrecidas y podrá exigir garantías diferentes
y superiores a las establecidas en las BASES.
19. MINUTA DE CONTRATO DE SERVICIOS Y CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA ORDEN DE COMPRA.
Ver Anexo A. Condiciones específicas y Anexo B. Minuta contrato de servicio.
El proveedor suscribirá el contrato de acuerdo a la minuta correspondiente al anexo “minuta de

contrato”, “condiciones generales”, “condiciones específicas”, la que aplique de acuerdo al proceso.
El proveedor puede realizar comentarios respecto al citado anexo en la fecha de consultas a las
bases, sin embargo las empresas se reservan el derecho de tenerlos en cuenta o no.
20. CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

21. REGLAS APLICABLES A LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN TÉCNICA Y
ECONÓMICA
Es entendido y aceptado por los PROVEEDORES que la INVITACIÓN y las BASES se rigen por
las siguientes reglas, sin perjuicio de las restantes consagradas en el presente documento:
Todo PROVEEDOR deberá estudiar cuidadosamente la totalidad de las BASES, sus anexos,
planos, especificaciones y deberá informarse de todas las condiciones que de alguna manera
afectan o pudieren llegar a afectar el costo y desarrollo de los trabajos.
Cualquier omisión o interpretación por parte del PROVEEDOR al respecto, será a su propio
riesgo y no se hará concesión, ni se aceptará excusa o reclamación alguna por errores u
omisiones.
i. En las BASES se describen las condiciones técnicas, económicas, financieras, legales y

contractuales que el PROVEEDOR debe tener en cuenta para elaborar y presentar la
COTIZACIÓN; sin embargo, el PROVEEDOR deberá recolectar y tener en cuenta al
preparar su COTIZACIÓN, toda la información necesaria para ejecutar los trabajos de
acuerdo con las condiciones establecidas en las BASES y en las CONDICIONES
GENERALES y ESPECIFICAS que se adjuntan al presente documento, incluyendo pero
sin limitarse a: condiciones climáticas, sociales, costos personal, requerimientos de
seguridad, asuntos ambientales, asuntos comerciales, suministros de servicios, orden
público, variaciones en tasas de cambio oficiales durante la vigencia del contrato, etc.
ii. Además de los documentos que hacen parte de las BASES, el PROVEEDOR deberá
utilizar todos los medios disponibles para informarse, entre otros aspectos, sobre las
condiciones del terreno, vías de acceso, disponibilidad de mano de obra y orden
público, a fin de obtener una apreciación completa y poder así declarar en la
COTIZACIÓN, que conoce plenamente las condiciones inherentes al trabajo y que el
valor de su COTIZACIÓN y, por consiguiente, de la ORDEN DE COMPRA que se emita,
contemplan todas las variables que puedan incidir en la ejecución de los trabajos o
prestación de los servicios.
iii. Si el PROVEEDOR omite o estima inadecuadamente alguna de las condiciones antes
mencionadas, no será causal para reclamación alguna de su parte por tal omisión o
equivocación. El PROVEEDOR bajo ninguna razón será relevado de su responsabilidad
aduciendo falta de información o inexactitud en los datos y lineamientos generales
contenidos en las BASES.
iv. Es requisito indispensable para la participación en la INVITACIÓN que se presenten en
debida forma y de manera oportuna todos los documentos exigidos en las BASES. La,
incluyendo sin limitarse, no entrega de alguno de dichos documentos, o la entrega sin
cumplir con los requisitos señalados en las BASES o la entrega incompleta de los
mismos o la entrega extemporánea, puede dar lugar a que no sea considerada la
COTIZACIÓN del PROVEEDOR.
v. En cualquiera de los eventos antes señalados, se entiende que no nacen obligaciones
ni derechos para EL PROVEEDOR derivados de la INVITACIÓN. Así mismo, se entenderá

que el procedimiento aquí previsto no tendrá carácter siquiera precontractual y de
considerarse como tal, no producirá efectos vinculantes para LA EMPRESA y no existirá
responsabilidad alguna para LA EMPRESA u obligación de indemnizar perjuicios algunos
al PROVEEDOR, lo cual es aceptado por el solo hecho de participar en la INVITACIÓN
acorde con las BASES.
vi. Junto con la Cotización deberá presentar, sin perjuicio de los restantes documentos
señalados en las BASES o sus anexos, el FA-002 Formato No. 1 Carta de presentación
de la COTIZACIÓN, debidamente firmada por el representante legal de EL PROVEEDOR
y surtiendo el trámite notarial de reconocimiento de firma y texto.
vii. LA EMPRESA se reserva el derecho de adjudicar parcial o totalmente los trabajos objeto
de las BASES a uno o varios PROVEEDORES.
viii. El PROVEEDOR en su Cotización deberá incluir todo lo solicitado en las BASES y no se
aceptarán COTIZACIONES parciales o con excepciones, pero podrá presentar
alternativas de acuerdo con lo establecido en el numeral 18 “COTIZACIONES
ALTERNATIVAS”.
ix. Las BASES, la COTIZACIÓN que presente el PROVEEDOR y la ORDEN DE COMPRA que
expida LA EMPRESA están sometidos a la Ley Colombiana y en especial, se rigen por las
normas del Código de Comercio y Código Civil.
x. Las BASES deben ser interpretadas como un todo y sus disposiciones no deben ser
entendidas de manera separada; por lo tanto, a la misma se integran los anexos y
adendos.
xi. El orden de los capítulos y cláusulas de las BASES no debe ser interpretado como un
grado de prelación entre los mismos. Los títulos utilizados en las BASES sirven sólo para
identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.
xii. Cuando el día de vencimiento de un plazo fuese un día no hábil para LA EMPRESA o
cuando LA EMPRESA no ofrezca durante ese día, por cualquier razón, atención al
público, dicho vencimiento se entenderá trasladado al primer día hábil siguiente. Los
días sábado se considerarán días no hábiles.
xiii. Si hubiere omisiones o contradicciones, o si surgieren dudas sobre la interpretación,
significado o alcance de cualquier parte de las BASES o sus anexos, el PROVEEDOR
deberá solicitar la aclaración pertinente a LA EMPRESA en el plazo establecido para tal
efecto.
xiv. En caso de que LA EMPRESA realice cualquier interpretación, aclaración o cambio en
las condiciones o especificaciones de las BASES, será comunicado a cada PROVEEDOR,
a manera de carta aclaratoria o Adendo. Solamente las informaciones, aclaraciones,
interpretaciones o cambios suministrados mediante este tipo de comunicaciones
comprometerán a LA EMPRESA para los efectos de estas BASES y de la INVITACIÓN
frente al PROVEEDOR escogido.
xv. La presentación de la COTIZACIÓN por parte de EL PROVEEDOR, constituye evidencia
de que tiene completo conocimiento de los trabajos o servicios y que estudió a
cabalidad todas las condiciones que pueden influir en el costo y desarrollo de los
trabajos o servicios, especificaciones, formularios, planos y demás documentos de las
BASES, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de LA EMPRESA sobre
inquietudes o dudas previamente consultadas durante el plazo establecido en este

documento, y que ha aceptado que las BASES son completas, compatibles y adecuadas
para identificar los trabajos objeto de la INVITACIÓN, que está enterado a satisfacción
en cuanto al alcance del trabajo o del servicio, que conoce y acepta la minuta de ORDEN
DE COMPRA y las CONDICIONES ESPECIFICAS y GENERALES adjuntas y que ha tenido en
cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su
COTIZACIÓN, necesarios para la debida ejecución de cada uno de los trabajos o
prestación de los servicios especificados.
xvi. LA EMPRESA podrá solicitar a cualquier PROVEEDOR las aclaraciones que a su juicio se
requieran, con el fin de clarificar los aspectos dudosos de la COTIZACIÓN. La(s)
respuesta(s) dada(s) a la(s) solicitud(es) de aclaración(es) debe(n) ceñirse
estrictamente al asunto sometido a la respectiva aclaración.
xvii. Las aclaraciones o explicaciones efectuadas por el PROVEEDOR no podrán adicionar o
modificar la COTIZACIÓN ya entregada. LA EMPRESA evaluará y determinará, a su
exclusivo juicio, si la(s) respuesta(s) de EL PROVEEDOR se ajusta(n) a lo solicitado o si,
por el contrario, sobrepasa(n) el alcance de la respectiva petición de aclaración.
En caso que mediante la(s) respuesta(s) dada(s) a la(s) solicitud(es) de aclaración(es) se
adicione, modifique, condicione, exceptúe, suprima o altere los términos y condiciones
de la COTIZACIÓN ya presentada, la misma podrá ser rechazada y no ser tomada en
cuenta al momento de evaluar las COTIZACIONES.
xviii. Una vez entregadas la COTIZACIONES, LA EMPRESA podrá solicitar a LOS PROVEEDORES
una presentación en la cual expongan una breve descripción de sus COTIZACIONES.
xix. LA EMPRESA se reserva el derecho a rechazar cualquier COTIZACION y seleccionar
aquella que considere más alineada con los objetivos del objeto de la INVITACION o
que considere más conveniente, sin que el factor precio sea considerado como el único
o principal criterio para determinar la conveniencia de una COTIZACION.
xx. LA EMPRESA se reserva el derecho a solicitar cualquier aclaración de la información
que contengan las COTIZACIONES y a solicitar información adicional en caso de que lo
considere pertinente.
xxi. LA EMPRESA no se obliga a emitir ORDEN DE COMPRA o suscribir contrato o acuerdo
alguno con ninguno de los PROVEEDORES, sin incurrir LA EMPRESA en ningún tipo de
responsabilidad. Así mismo, es entendido que la INVITACIÓN no da lugar a que surjan
expectativas en la concreción de una relación contractual con alguno de los
PROVEEDORES.
xxii. El proceso de contratación del servicio podrá llevarse a cabo mediante Subasta
Electrónica a la Inversa, por lo cual la presentación de la COTIZACIÓN se realizará en las
siguientes dos etapas:
1. Presentación de cotización técnico - económica: Se deberán presentar de
acuerdo a lo indicado en las BASES. La cotización económica presentada en
el Formato No. 6 se tendrá en cuenta como una pre-oferta económica, la cual
deberá presentarse con precios ajustados a los del mercado, en el evento que
LA EMPRESA así lo considere. Se podrá descalificar una cotización cuando se
considere que la pre-oferta económica está muy alejada de los precios de
mercado.

2. Subasta Electrónica Inversa: Las cotizaciones técnico - económicas serán
evaluadas, y pasarán a la etapa de subasta solo si cumplen con los todos
requerimientos solicitados por LA EMPRESA. LOS PROVEEDORES ELEGIBLES
cuya cotización cumpla con los requerimientos, serán los únicos autorizados
para participar en la subasta electrónica inversa, a quienes LA EMPRESA les
notificará por escrito.
xxiii. Luego de presentadas las COTIZACIONES, LA EMPRESA podrá entrar en conversaciones
directas e independientes con todos o algunos de los PROVEEDORES, según considere,
con el fin de negociar los términos y condiciones de las COTIZACIONES previamente
presentadas.
Una vez iniciado este proceso de negociación de la COTIZACIÓN, como resultado de
dicho proceso, es entendido que pueden darse adiciones o modificaciones a la
COTIZACIÓN ya entregada por el PROVEEDOR.
Si como resultado de algún proceso de negociación directa llevado por LA EMPRESA
con alguno de los PROVEEDORES, resulta un acuerdo entre las partes respecto al objeto
de la INVITACIÓN, que sea conveniente o satisfactorio para LA EMPRESA, ésta última
emitirá la ORDEN DE COMPRA o celebrará el contrato para la ejecución del objeto de
la INVITACIÓN con dicho PROVEEDOR. Entendiendo y aceptando los PROVEEDORES,
con su participación en la INVITACIÓN, lo aquí establecido.
xxiv. En caso de efectuarse el proceso de Subasta Electrónica a la Inversa, para efectos de
evaluación de la COTIZACIÓN, LA EMPRESA hará las correcciones aritméticas, en caso
de ser necesario, tanto al momento de presentar la pre-oferta económica, como
posterior a la realización de la Subasta Electrónica Inversa. En dicho caso se considerará
como valor de la COTIZACIÓN y, por consiguiente, de la OFERTA MERCANTIL el
corregido.
xxv. De igual forma, para efectos de evaluación de la COTIZACIÓN, LA EMPRESA hará las
correcciones aritméticas, en caso de ser necesario. En dicho caso se considerará como
valor de la COTIZACIÓN y, por consiguiente, de la ORDEN DE COMPRA el corregido.
xxvi. Los costos o erogaciones económicas que se causen por la preparación de las
COTIZACIONES en desarrollo de la INVITACIÓN serán de cargo exclusivo de EL
PROVEEDOR y en ningún caso LA EMPRESA reconocerá costos por este concepto.
Igualmente, es a cargo de EL PROVEEDOR los costos o erogaciones económicas que se
causen por la preparación y firma del contrato que resulte de la INVITACIÓN.
xxvii. La INVITACIÓN tiene carácter confidencial y no deberá ser comentada o discutida con
ningún tercero o persona distinta a aquellos funcionarios de EL PROVEEDOR que por
participar en el referido proceso deban conocer del presente asunto.
xxviii. EL PROVEEDOR, al conocer estas reglas y decidir participar en la INVITACIÓN bajo estas
condiciones, declara que acepta las condiciones aquí establecidas como las
establecidas en las BASES, que no habrá lugar al pago de suma alguna a título de pena,
multa, sanción o indemnización a favor de EL PROVEEDOR ni a la solicitud de perjuicios
de ninguna naturaleza, y que renuncia por este acto a ejercer cualquier clase de acción
o reclamación judicial o extrajudicial, por sí o por interpuesta persona, en contra de LA
EMPRESA, derivada y/o como consecuencia de la iniciación, desarrollo o terminación

de la INVITACIÓN o por o con ocasión de la no selección de la COTIZACIÓN presentada
por EL PROVEEDOR o no contratación de los trabajos o servicios con EL PROVEEDOR.
xxix. En adición a lo señalado en los anteriores numerales, en los siguientes casos LA
EMPRESA no celebrará contrato alguno para la contratación de los servicios o trabajos
objeto de las BASES:
a. En caso de que las Partes no lleguen a un acuerdo sobre los precios para los servicios
o trabajos objeto de las BASES.
b. En caso de que las Partes no lleguen a un acuerdo sobre las cláusulas de la minuta
contractual para la ejecución de los servicios o trabajos objeto de las BASES, cuando
quiera que EL PROVEEDOR hubiere solicitado a LA EMPRESA la modificación de
alguna(s) de sus cláusulas.
c. En caso de incumplimiento, total o parcial, retardo o mora, de EL PROVEEDOR,
reiterado o no, en la ejecución de algún otro contrato u oferta mercantil vigente con
LA EMPRESA, con independencia de que se hubiere impuesto sanciones a EL
PROVEEDOR, o se hubieren ejecutado las pólizas o garantías establecidas en el
respectivo contrato o se hubiere procedido a la terminación del respectivo contrato
o se hubiere ejercido acción alguna en su contra en razón de los incumplimientos en
que hubiere incurrido.
d. En caso de incapacidad financiera de EL PROVEEDOR que se presume cuando entre

en concordato o acuerdo de recuperación, concurso liquidatorio o se ventilen en su
contra más de tres procesos ejecutivos que afecten el desarrollo de los trabajos o
pongan en peligro la ejecución de la obra.
e. Por presentarse cualquier indicio de competencia desleal.
f. Cuando EL PROVEEDOR, incluyendo sus socios, representante(s) legal(es),

directores, miembros de junta directiva, se encuentren incursos en una situación
considerada como de conflicto de interés con LA EMPRESA o en los supuestos
consagrados en el literal b) anterior.
g. Por encontrarse EL PROVEEDOR incluido o listado en las listas de entidades

restringidas o listas de sanciones internacionales que incluyen, de manera
enunciativa más no taxativa, OFAC (Office of Foreign Assets Control), ONU
(Organización de las Naciones Unidas), DFAT (Department of Foreign Affairs and
Trade), INTERPOL, boletines de la UIAF (Unidad de Información y Análisis
Financiero), DAS, Fiscalía, FCPA, o cualquiera que las modifique, adicione o sustituya
o listados que persigan el mismo objeto.
h. En cualquiera de estos eventos LA EMPRESA podrá contratar la ejecución de los

trabajos o servicios con un tercero que no participó en la INVITACIÓN, con otro de
los PROVEEDORES o iniciar un nuevo proceso de INVITACIÓN al que podrá o no

invitar a EL PROVEEDOR, sin incurrir en ningún tipo de responsabilidades frente a EL
PROVEEDOR o sin que haya lugar a la indemnización de perjuicios algunos.
22. COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
Los costos para la preparación de la COTIZACIÓN serán por cuenta exclusiva del PROVEEDOR
y a su riesgo, razón por la cual LA EMPRESA no reconocerá suma alguna, ni efectuará
reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.
En caso de ser seleccionado, los costos de las primas de las pólizas de seguros serán por
cuenta del EL PROVEEDOR. Por tanto, EL PROVEEDOR al momento de preparar su Cotización
deberá incluir en sus gastos administrativos costos por concepto de pago de primas de pólizas
de seguros.
23. PARTICIPACIÓN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES
EL PROVEEDOR podrá presentar su COTIZACIÓN a través de consorcios o uniones temporales,

pero cada una de las personas jurídicas que participan en el consorcio o unión temporal
deberán cumplir como mínimo, con todos los requisitos exigidos para acreditar su existencia
y representación legal, demostración de la capacidad financiera y demás documentos
requeridos a las firmas invitadas por LA EMPRESA.
Para la conformación de consorcios o uniones temporales se debe pedir autorización escrita
a LA EMPRESA, indicando cuales son los miembros propuestos para conformar el consorcio o
la unión temporal y adjuntando la siguiente información:
 Documento o carta en la que se indique: i) intención de consorciarse o conformar

unión temporal, ii) porcentajes de participación y iii) roles y responsabilidades del
PROVEEDOR y de cada una de las personas que conformen el consorcio o la unión
temporal.
 Anexo FA-002 Formulario 12 Solicitud de Información a Proveedores diligenciado con
la información de experiencia de la firma propuesta para consorcio o unión temporal
 Certificado de existencia y representación legal de cada una de las personas jurídicas
que conforman el consorcio o la unión temporal , con una fecha de expedición no
mayor a 30 días de la fecha de solicitud de autorización de consorcio o unión temporal
a LA EMPRESA.
 Indicar si cada una de las personas que conforman el consorcio o la unión temporal
tiene certificaciones en QHSE (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 o RUC del Consejo
Colombiano de Seguridad), y en caso afirmativo, adjuntarlas.
El plazo para hacer esta solicitud a LA EMPRESA será el mismo que está previsto para hacer
preguntas, el cual se señala en el cronograma de la INVITACIÓN en el numeral 5 de las BASES.

En caso de conformación de consorcios o uniones temporales, las sociedades que lo integren
deberán cumplir con todas las obligaciones que se generen en el desarrollo de los trabajos
objeto de la ORDEN DE COMPRA, respondiendo solidaria e ilimitadamente de todas y cada
una de las obligaciones derivadas de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA.
En cada solicitud de consorcio o unión temporal no podrán figurar más de dos (2) firmas
invitadas; además, el número máximo de firmas del consorcio o unión temporal será de cinco
(5). En caso de que se consorcien o conformen unión temporal firmas invitadas con firmas no
invitadas, éstas últimas deberán cumplir, como mínimo, con todos los requisitos exigidos para
acreditar su existencia y representación legal, demostración de la capacidad financiera y
demás documentos requeridos a las firmas invitadas por LA EMPRESA.
En todo caso LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar la participación de las firmas no

invitadas que conformen los consorcios o uniones temporales.
La Cotización formulada en Consorcio o unión temporal deberá cumplir mínimo con los
siguientes requisitos:
 EL PROVEEDOR indicará si su presentación es a título de Consorcio o Unión Temporal

para lo cual deberán adjuntar a la COTIZACIÓN el documento en que conste la constitución
del Consorcio o de la Unión Temporal, indicando los términos, y condiciones de la
participación, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA
EMPRESA.
En razón a que conforme la Ley 80 de 1993, única norma que regula y define la figura del
Consorcio y Unión Temporal, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones
derivadas de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA se impondrán de acuerdo con la
participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la Unión Temporal, para el caso
de las Uniones Temporales, adicionalmente, deberán señalar los términos y extensión de la
participación en la COTIZACIÓN y, por ende, en la ORDEN DE COMPRA y en su ejecución, los
cuales tampoco podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA EMPRESA.
 Los miembros del Consorcio o unión temporal deberán designar a la persona que, para
todos los efectos, representará al Consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas
que regulen las relaciones entre ellos.
 Deberán adjuntarse a la COTIZACIÓN las certificaciones de las respectivas Juntas

Directivas o Juntas de Socios de las Personas Jurídicas, mediante las cuales se autorice a los
representantes legales de dichas sociedades a presentar la COTIZACIÓN en Consorcio o Unión
Temporal, cuando por estatutos de tales personas jurídicas así lo requiera.
 Con la COTIZACIÓN deberá acompañarse un poder conferido a quien vaya a

representar a las personas consorciadas, con facultades amplias y suficientes para
comprometer a todos los integrantes del mismo.

 Tanto el Consorcio como la Unión Temporal deberán tener una vigencia igual al término
de duración de la ORDEN DE COMPRA y un (1) año más.
24. EXCEPCIONES O CONDICIONES A LA COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
LA EMPRESA no aceptará excepciones o condicionamientos en las COTIZACIONES.
25. DECLARACIONES DEL PROVEEDOR
25.1 DECLARACIONES DEL PROVEEDOR EN MATERIA DE CONFLICTO DE INTERESES
La presentación de la COTIZACIÓN por el PROVEEDOR constituye manifestación de:
1. Que ni EL PROVEEDOR ni sus socios, representante(s) legal(es), directores, miembros de

junta directiva poseen vínculos de consanguinidad hasta el cuarto (4to) grado, o de afinidad
hasta el segundo (2do) grado o primero (1ro) civil con algún (algunos) representante(s)
legal(es) o miembro(s) de Junta Directiva de LA EMPRESA.
2. Que entiende por conflicto de interés aquella situación derivada de la imposibilidad de
satisfacer simultáneamente dos intereses, a saber: el radicado en cabeza del administrador
y el de la sociedad, bien porque el interés sea de aquel o de un tercero con el cual el
administrador tenga vínculos. Es decir cuando se tiene interés personal o comercial que
interfiere o que afecta su juicio independiente y objetividad en relación con los mejores
intereses de la compañía
3. Que tiene conocimiento y entiende las reglamentaciones que sobre este tema se
encuentran previstas en la ley colombiana.
4. Que ha estudiado las anteriores disposiciones y todas las circunstancias fácticas necesarias
para garantizar que no se incumple por EL PROVEEDOR ni sus socios, representante(s)
legal(es), directores, miembros de junta directiva lo dispuesto en la presente cláusula ni
durante la participación en la INVITACIÓN, ni en la aceptación de la ORDEN DE COMPRA o
el documento contractual que corresponda, su ejecución, liquidación o terminación ni en
ninguna otra relación que haya tenido o tenga con LA EMPRESA.
5. Que en su empresa, no existe relación contractual vigente de carácter laboral, civil o

societaria con funcionarios o exfuncionarios de cualquier jerarquía e incluyendo miembros
de Junta Directiva, de LA EMPRESA y/o empresas vinculadas.
6. Que de estar incurso en una situación de conflicto de interés, o tener vínculos directos con
funcionarios o exfuncionarios de LA EMPRESA (independiente del cargo), EL PROVEEDOR
deberá reportar éste hecho previamente por escrito a la Coordinación de Compra de
Servicios de LA EMPRESA, con el fin de que su selección se sujete al riguroso procedimiento

establecido por LA EMPRESA, verificándose que la propuesta recibida consulte los mejores
intereses de LA EMPRESA por ser la mejor alternativa.
7. Que en caso de EL PROVEEDOR o sus representante(s) legal(es), directores o miembros de

junta directiva, en cualquier tiempo, se encuentren incursos en alguno de los supuestos
descritos en la presente cláusula, no habiendo dado previamente la notificación de que trata
el punto anterior, EL PROVEEDOR autoriza a LA EMPRESA a dar por terminada la ORDEN DE
COMPRA, en caso de haber sido expedida la misma, o cualquier otra relación contractual
existente por incumplimiento a este deber de información y transparencia.
8. Que no se encuentra incluido o listado en las listas de entidades restringidas o listas de

sanciones internacionales que incluyen, de manera enunciativa más no taxativa, OFAC
(Office of Foreign Assets Control), ONU (Organización de las Naciones Unidas), DFAT
(Department of Foreign Affairs and Trade), INTERPOL, boletines de la UIAF (Unidad de
Información y Análisis Financiero), DAS, Fiscalía, FCPA, o cualquiera que las modifique,
adicione o sustituya o listados que persigan el mismo objeto.
25.2. DECLARACIONES DEL PROVEEDOR EN MATERIA DE LAS REGLAS DE LAS BASES
La presentación de la COTIZACIÓN constituye manifestación de que el PROVEEDOR:
a) Entendió cabalmente y aceptó irrevocable e incondicionalmente en su integridad las

BASES y los términos y condiciones de la ORDEN DE COMPRA, así como las
especificaciones y demás documentos entregados en relación con los trabajos o servicios
a desarrollar.
b) Recibió las aclaraciones necesarias por parte de LA EMPRESA sobre inquietudes o dudas
previamente consultadas durante el plazo establecido en este documento;
c) Entendió que a la ORDEN DE COMPRA le es aplicable los documentos denominados

“CONDICIONES GENERALES” y “CONDICIONES ESPECÍFICAS”, entendiéndose que forman
parte integral de la ORDEN DE COMPRA que sea emitida por LA EMPRESA.
d) Aceptó que las BASES y las correspondientes minutas de CONDICIONES GENERALES y

ESPECÍFICAS son suficientes, completas y adecuadas para identificar las condiciones de
los trabajos a desarrollar o servicios a prestar;
e) Está enterado a satisfacción en cuanto al alcance de sus obligaciones bajo la ORDEN DE

COMPRA en caso de ser seleccionado;
f) Conoce la localización de los sitios donde se ejecutarán las obras o se prestarán los
servicios y dentro de la COTIZACIÓN ha considerado todos los aspectos tales como, sin
limitarse, condiciones del terreno, aspectos meteorológicos, hidrológicos, sociales,

políticos, orden público, limitaciones temporales, vías de acceso, servicios públicos, etc.;
y
g) Tuvo en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su
COTIZACIÓN.
h) Se obliga a suministrar todo el personal técnico, especializado y no especializado, todos

los equipos, materiales y servicios necesarios para ejecutar los trabajos o servicios
señalados en las BASES y en la COTIZACIÓN, y a ejecutarlos con el cumplimiento de las
especificaciones y requisitos señalados en las BASES, en caso de que su COTIZACIÓN sea
seleccionada.
Todas las conclusiones que con base en sus propias interpretaciones, deducciones, análisis,
etc. que obtenga el PROVEEDOR respecto de las BASES y de la ORDEN DE COMPRA,
incluyendo sus CONDICIONES GENERALES y ESPECÍFICAS, son por su exclusiva cuenta. En
consecuencia, la sola presentación de la COTIZACIÓN constituye una aceptación por parte del
PROVEEDOR, incondicional y sin salvedades, de las BASES y de la minuta de la ORDEN DE
COMPRA y sus CONDICIONES GENERALES y ESPECÍFICAS.
26. INFORMACIÓN DE CARÁCTER CONFIDENCIAL
26.1 RESPECTO DE LA INFORMACIÓN DE EL PROVEEDOR.
EL PROVEEDOR deberá indicar qué información de la que contiene su COTIZACIÓN tiene

carácter reservado, de conformidad con lo establecido en la legislación colombiana (todo lo
cual en adelante y para efectos de la INVITACIÓN se denominará "Información Confidencial").
LA EMPRESA mantendrá en reserva la Información Confidencial de EL PROVEEDOR con
excepción de (i) información que es o se torne parte del dominio público sin culpa de LA
EMPRESA o (ii) de lo establecido en el siguiente párrafo.
Se entiende que con la presentación de la COTIZACIÓN, EL PROVEEDOR conoce y acepta que

en desarrollo de los principios de transparencia, igualdad e imparcialidad, la información
incluida en su COTIZACIÓN para acreditar el cumplimiento de los requisitos para participar y
para efectos de la evaluación, es pública y cualquier persona podrá obtener copia de la misma,
salvo la estipulación del párrafo anterior.
EL PROVEEDOR será responsable por el manejo de la información que reciba de LA EMPRESA,

verbalmente o por escrito, y deberá respetar, de acuerdo con la Constitución y la Ley, los
derechos de autor, morales y patrimoniales de LA EMPRESA.
26.2 RESPECTO DE LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA.
EL PROVEEDOR mantendrá en reserva toda información técnica, comercial u operacional, que

le sea revelada, directa o indirectamente, por LA EMPRESA en virtud del proceso de

INVITACIÓN (todo lo cual en adelante y para efectos de la INVITACIÓN se denominará
"Información Confidencial"), con excepción de información que es o se torne parte del
dominio público sin culpa de EL PROVEEDOR.
Además, en el caso de que ello sea exigido por la Ley o por razones legales o en el trámite de
un proceso, EL PROVEEDOR podrá revelar la Información Confidencial, pero solamente
después de informar a LA EMPRESA de la obligación de revelarla y cooperar razonablemente
con cualquier intento de LA EMPRESA de mantener la reserva de tal Información Confidencial.
EL PROVEEDOR no usará la Información Confidencial que se le pida mantener en reserva

conforme al presente documento, sin previa autorización escrita de LA EMPRESA para ningún
otro propósito que no sea su participación en la INVITACIÓN.

ANEXOS
ANEXO A:
Condiciones Específicas
ANEXO B:
Minuta Contrato de Servicios.
ANEXO C:
FA-002 - Formato No. 1 Carta de presentación de la Cotización
ANEXO D:
FA-002 - Formato No. 2 Garantía de seriedad de la cotización técnica y económica
FA-002 - Formato No. 3 Organización
FA-002 - Formato No. 4 Relación de equipos, maquinarias y herramientas
FA-002 - Formato No. 5 Desglose de precios
FA-002 - Formato No. 6 Valor de la cotización económica
FA-002 – Formato No. 11 Preguntas
FA-002 - Formato No. 12 Experiencia del proveedor
ANEXO E:
Alcance y especificaciones técnicas.
ANEXO F:
Criterios evaluación técnica.
ANEXO G:
Manual HSE.
ANEXO H:
Manual Poda y Trasplante.
ANEXO I:
Manual Identidad Corporativa.
ANEXO J:
Subasta electrónica inversa.


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BASES PARA EL PROCESO DE Código : FA-002

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 Bases para el Proceso de Invitación a Cotizar o Bases: Corresponde al presente documento

 Cotización Técnica y Económica o Cotización: Es el documento presentado por el PROVEEDOR

 Especificaciones Técnicas Generales: Se entenderá como todos los requerimientos técnicos

 Estudios Técnicos Complementarios Y Planos: Se entenderá como toda la ingeniería y planos

 Georreferenciación: Procedimiento mediante el cual se asignan coordenadas a un sitio. Este

 HSE: Siglas en inglés de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente

 Invitación a Presentar Cotización Técnica y Económica o Invitación: Proceso convocado por LA

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 La Empresa: Compañía Energética de Occidente SAS ESP.

 Orden de Compra u Orden: Es el documento emitido por LA EMPRESA a favor de EL

 Planilla de Riesgos HSE: Documento que debe suministrar el PROVEEDOR PRESELECCIONADO y

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 Subasta Electrónica a la Inversa o Subasta: Es un proceso a través del portal de Internet

3. CONDICIONES ECONÓMICAS Y COMERCIALES DE LA COTIZACIÓN

I. Modalidad de ejecución de los trabajos y sistema de precios.

En caso de ser seleccionado, a EL PROVEEDOR FAVORECIDO se le emitirá la ORDEN DE COMPRA bajo

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En caso de prolongarse el proceso de INVITACIÓN o en caso de que la selección del PROVEEDOR

III. Condiciones del plazo de los trabajos o servicios cotizados

4. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR

Hacen parte de este proceso:

5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN

Hito o Actividad Lugar y Fecha

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7. CONSULTAS A LAS BASES

Nombre : Adriana Restrepo Pardo

8. RESPUESTAS A LAS CONSULTAS

9. LUGAR Y OPORTUNIDAD PARA LA PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN.

De acuerdo a lo indicado en la invitación, las COTIZACIONES se presentarán solamente por correo

©Enlace Servicios Compartidos S.A.S Página 7 de 36

Las cotizaciones técnicas y económicas NO deben enviarse a direcciones personales de

La documentación electrónica debe ser compatible con las siguientes aplicaciones:

Archivos de texto: Microsoft Word o Acrobat

10. PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN

La COTIZACIÓN tendrá tres (3) capítulos: i) Documentación General, ii) Documentación

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La COTIZACIÓN deberá contener toda la información que se solicita. LA EMPRESA se reservará el

11. DOCUMENTACIÓN GENERAL DE LA COTIZACIÓN

I. Carta de presentación de la COTIZACIÓN

El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 1, surtiendo el trámite notarial de

II. Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificación de la Junta Directiva o de

Cuando se trate de compañías o sociedades extranjeras estas deberán allegar la siguiente

©Enlace Servicios Compartidos S.A.S Página 9 de 36

b. Certificaciones en caso de contar con sucursales en el extranjero y tener sociedades.

El PROVEEDOR deberá informar sí cuenta con sucursales en el extranjero, especificando: lugar,

a) Restringir o prohibir la ejecución de las obligaciones que se adquiera frente a LA EMPRESA

©Enlace Servicios Compartidos S.A.S Página 10 de 36

No obstante lo anterior, cuando se trate de los documentos públicos establecidos en la Convención

Será obligación de EL PROVEEDOR determinar y consultar con las respectivas autoridades si el

En la página http://www.hcch.net se podrá encontrar información de las oficinas de los diferentes

Las Sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras, cuando presenten la COTIZACIÓN a

©Enlace Servicios Compartidos S.A.S Página 11 de 36

III. Garantía de seriedad de la COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

El PROVEEDOR deberá diligenciar el FA-002 Formato No. 2.

El PROVEEDOR deberá acompañar a su COTIZACIÓN, como requisito indispensable, de una Garantía

©Enlace Servicios Compartidos S.A.S Página 12 de 36

a. La garantía bancaria debe ser irrevocable, confirmada y pagadera a primer requerimiento

La garantía (Póliza de Garantía de Seriedad de la Oferta o Garantía Bancaria de Seriedad de la

LA EMPRESA no reconocerá ningún reembolso o pago por este concepto.