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Objetivos: Garantizar que los proveedores de alto impacto definidos por la compañía
suministren los materiales y servicios acorde a las necesidades y requisitos
establecidos.
Responsabilidades
Departamento HSEQ.
Brindar asesoría para la selección y evaluación de contratistas y proveedores
en temas de HSEQ.
Comunicar al departamento de Compras, las políticas de HSEQ de sus
Clientes, para hacerlas extensivas a Proveedores y Contratistas.
Participar en la revisión y evaluación de los elementos e insumos de seguridad,
actualización de fichas técnicas de los productos y certificados de calidad.
Revisar y aprobar el presente documento.
Departamento de Compras.
Verificar el cumplimiento de requisitos en HSE por parte de Proveedores y
contratistas en el sitio donde presten sus servicios.
Notificar al Departamento HSEQ, sobre cualquier incidente que se presente por
parte de Proveedores y/o Contratista en el desarrollo de su trabajo.
Informar a Proveedores y contratistas los requisitos en materia de HSE
descritos en este Documento.
Solicitar los documentos requeridos en HSE a los proveedores y contratistas
durante los procesos de Selección y evaluación, según Matriz de requisitos y
documentación específica y formato de evaluación.
Solicitar el plan de acción a los contratistas o proveedores para evitar el
incumplimiento de requisitos legales y/o de HSEQ, definidos por la empresa.
Proveedores y Contratistas
Conocer y aplicar todos los lineamientos establecidos en este documento.
Los Proveedores y contratistas serán responsables ante VARISUR Y
COMPAÑÍA LTDA. y ante terceros por los perjuicios que ocasionen a
personas, instalaciones y/o equipos y Medio Ambiente durante la prestación del
servicio contratado.
Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio ambiente.
Garantizar el cumplimiento de requisitos Legales y el pago de aportes a
seguridad Social, Parafiscales y toda la normatividad que en temas de HSE
tenga la Legislación Colombiana.
Cumplir con todas las demás exigencias legales aplicables a su actividad
económica.
Entregar toda la documentación y requisitos en HSE exigidos, al Departamento
de HSEQ y Compas cuando sea exigida.
Participar de las reuniones de HSEQ solicitadas por la compañía.
Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio, ordenado, seguro
y saludable.
DESARROLLO
SEGURIDAD INDUSTRIAL
Nota: Los requisitos mencionados en esta documento por ningún motivo representan
el total de las reglas de trabajo seguro; por lo cual la empresa contratista o el
proveedor está obligada a cumplir con las disposiciones que en materia de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio ambiente que el gobierno nacional haya emitido.
Requisitos Generales
La empresa contratista deberá presentar el panorama de factores de riesgo de
su actividad, aplicando el mismo, al proyecto específico a desarrollar en la
compañía.
La Empresa contratista debe evidenciar el desarrollo de un cronograma de
trabajo en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente acorde a los
riesgos.
La empresa contratista deberá evidenciar la inducción en Seguridad Industrial,
Salud Ocupacional y Medio ambiente de sus colaboradores y adicionalmente el
proceso de formación continúa en HSEQ.
EQUIPOS Y MAQUINARIA
1. Todo contratista que ingrese al contrato con equipos, debe entregar una
relación de los mismos a la portería de la empresa o del equipo con el fin de
poderlos retirar al finalizar el trabajo y entregar una copia al Administrador de
contrato.
2. El Administrador de contrato debe revisar las condiciones de los equipos para
determinar si están en optimas condiciones de seguridad (cableado, tomas
eléctricas), si estos equipos no se encuentran en condiciones de
funcionamiento, el Administrador podrá ordenar la suspensión de los trabajos
programados hasta que tal actividad sea realizada con equipos en correcto
estado de funcionamiento.
3. Cuando las actividades a realizar sean trabajos eléctricos, deberán contar con
superficies dieléctricas, polo a tierra en caso que aplique y aislamiento de
equipos.
PLAN DE EMERGENCIAS
La empresa contratista debe tener en el lugar de trabajo el procedimiento a
seguir en caso de enfermedad y/o accidente de trabajo.
En el lugar donde se desarrolla el trabajo, la empresa contratista deberá tener
una persona capacitada en primeros auxilios y un botiquín.
El contratista debe asegurar los medios para transportar a un lesionado en
caso necesario.
En caso de una emergencia interna en la empresa, el contratista debe dirigirse
al punto de encuentro más cercano designado.
Queda totalmente prohibido que el personal contratista no calificado intente dar
primeros auxilios a cualquier lesionado, tampoco traslade o mueva al
lesionado, salvo que exista amenaza para su vida si permanece en el lugar del
accidente.
Está estrictamente prohibido al personal contratista hacer uso de la red contra
incendios o extintores de la empresa, para cualquier fin distinto al que están
destinados; sin olvidar que solo podrá utilizarlos si está entrenado para atender
incendios o conatos.
Debe tener identificada la ruta de evacuación en caso de emergencia.
INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN
Antes de comenzar el trabajo, la empresa contratista, debe asegurar que todos
sus trabajadores cumplan con el programa de inducción de la Compañía.
Mantener los registros de los procesos de inducción y capacitación de los
trabajadores.
Copaso
Teniendo en cuenta el número de trabajadores, la empresa contratista debe
elegir por votación y registrar el Comité paritario.
El contratista debe demostrar que mensualmente se desarrollan las reuniones
del COPASO, para lo cual debe mantener al día las actas, las cuales pueden
ser solicitadas en cualquier momento.
Productos químicos
Los contratistas y proveedores son responsables del cumplimiento de las
normas relacionadas con la identificación y etiquetado de productos químicos y
peligrosos.
Los productos químicos a utilizar deben incluir etiquetas, hojas de seguridad,
fichas técnicas
Los contratistas debe solicitar la autorización de uso de productos químicos, al
área de HSE de Varisur y compañía Ltda. enviando el comunicado de solicitud
adjuntando las Hojas de seguridad del producto químico.
Etiquetado
Todas las sustancias peligrosas debe posee la etiqueta respectiva donde advierta la
consecuencias de su manipulación Denominación de la sustancia (puede utilizarse
una nomenclatura internacional reconocida). Nombre, dirección completa y teléfono
del fabricante, importador o distribuidor.
No será obligatorio contar con la ficha de datos de seguridad en caso de que los
productos y sustancias peligrosas que se comercialicen vayan acompañados de la
información suficiente con la que el usuario pueda tomar las medidas necesarias en
relación con la protección de la seguridad y la salud. Sin embargo, se deberá facilitar
la ficha si el Jefe de Sección o Responsable del Departamento HSE.
Proveedores
Evaluación proveedores
Precios
Acuerdos de pago
Calidad del Producto
Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas
Servicio
La evaluación se realiza otorgando puntos de 0-5 a cada ítem especifico del área a
evaluar la cual tiene un nivel de importancia en la evaluación; los puntos nos arroja el
consolidado del área en porcentaje , en base a las observaciones hechas durante el
periodo de la relación comercial o previas al las mismas. Las calificaciones se
establecen por rangos, Tipo A 75-100% aprobado, tipo B 40-74.9% no confiable y tipo
C 0-39.9 rechazado. Estos puntajes se otorgan en base a:
Entregar al área de Compras para que el realice la evaluación de los ítems Precio y
Condiciones de Pago.
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Proveedores nacionales
Proveedor de suministros y repuestos o equipos
Proveedor de servicio
Proveedor según impacto (flujo en compras)
Proveedor extranjero
REGISTRO DE PROVEEDORES
SOLICITUD DE COMPRAS
COTIZACIÓN
Ficha Tecnica
Certificados de calidad
Ordenes de compra
Salud Ocupacional
Todo Empresa contratista debe mantener al día un programa de control de
Salud Ocupacional, en donde todos los integrantes de dicha Empresa asisten
periódicamente a los exámenes acorde a los riesgos a los cuales están
expuestos.
La empresa contratista deberá programar y desarrollar dentro de su programa
de Salud Ocupacional, actividades de medicina preventiva y del trabajo,
tendientes a prevenir la presencia de enfermedades de origen común y /o
profesional.
El contratista deberá presentar esquema de vacunación, cuando la tarea a
desarrollar lo amerite.
Medio ambiente
El contratista debe garantizar en el desarrollo de las actividades objeto del
servicio, el uso adecuado de los recursos naturales y la conservación del medio
ambiente, evidenciando la capacitación y entrenamiento en la manipulación de
productos químicos y la interpretación de las hojas de seguridad de los
productos químicos
Para el desarrollo de actividades en las instalaciones y equipos, el contratista
debe alinearse con las políticas ambientales definidas por Varisur y compañía
Ltda.
Desempeño en Seguridad
El contratista deberá presentar a, cuando se lo solicite, su gestión en HSE, para lo
cual debe reportar la siguiente información
Trabajadores Expuestos
Horas hombre trabajadas
Número de incidentes
No de días perdidos
Actividades realizadas en prevención
Capacitaciones realizadas
Temas de formación.
NOTA: Varisur y compañía Ltda. Podrá solicitar información adicional relacionada con
los requisitos descritos en este documento.
Sanciones
Cualquier incumplimiento a las normas de seguridad establecidas por Varisur y
compañía Ltda. serán sancionadas de la siguiente manera:
1 violación: Advertencia a la persona que infringe la norma
2 violación: Llamado de atención por escrito al contratista y /o proveedor
3 Violación: Suspensión del contrato con la empresa contratista y/o proveedor
Anexos
Check list para contratistas y proveedores.
Evaluacion a proveedores