SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: SST-MAN-014

DOCUMENTO Versión: 4
Fecha: 04/12/2021
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PROVEEDORES

MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

1. Objetivos

Garantizar que el personal contratista y proveedores cumplan con las disposiciones

generales de Seguridad y Salud en el Trabajo, ambiental y políticas de contratación de la
empresa Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S, al realizar sus labores dentro de
las diversas áreas o frentes de trabajo que conforman la empresa.
Definir las políticas y responsabilidades en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y
Medio Ambiente aplicables a contratistas y a proveedores de servicios, que tengan relación
contractual vigente con Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S.

2. Alcance

Este manual aplica para todos los contratistas y/o proveedores que prestan servicios en los
centros de trabajo de Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S.
Este manual NO pretende reemplazar, eximir, invalidar, modificar o derogar, el
cumplimiento de las leyes, normas, resoluciones y/o ordenanzas, establecidas por la
legislación nacional vigente, en materias relacionadas con el sistema de seguridad y salud
en el trabajo (SST), Medio Ambiente y Código Sustantivo del Trabajo, que obligatoriamente
deben cumplir los proveedores de servicios que tengan relación contractual vigente con
Agregados del Occidente S.A.S.
Este manual será entregado a todo proveedor y contratista de servicio en el momento en
que se apruebe y autorice la relación de un trabajo con Agregados del Occidente de
Risaralda S.A.S.
Se considera como grave el incumplimiento de cualquiera de las estipulaciones
establecidas en el presente Manual, aun por la primera vez, y puede tener como
consecuencia la terminación anticipada del contrato.

3. Definiciones

Contratista: Persona natural o jurídica, legalmente constituida que suministra productos,

materias primas, insumos, bienes y/o servicios con quien Agregados del Occidente de
Risaralda S.A.S. contrata una labor o un servicio.
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Sub-Contratista: Es toda persona que presta sus servicios a una empresa Contratista/
sub-Contratista de Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S.
Contratante: funcionario de la empresa, el cual ha sido autorizado por la gerencia para
contratar.
Visitante: Es toda persona que ingresa a las instalaciones de la Empresa Cliente a cumplir
citas o compromisos sin que medie para ello ningún tipo de contrato o relación contractual.
SST: Seguridad y Salud en el trabajo Seguridad y Salud en el trabajo: Disciplina que trata
de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo,
y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las
condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva
la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en
todas las ocupaciones. (Definición Decreto 1443 de2014)
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los recursos humanos y sus interrelaciones.
Peligro: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o
enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.
Riesgo: La probabilidad de que un evento ocurrirá. Abarca una variedad de medidas de
probabilidad de un resultado generalmente no favorable. Número esperado de pérdidas
humanas, personas heridas, propiedad dañada e interrupción de actividades económicas
debido a fenómenos naturales particulares y, por consiguiente, el producto de riesgos
específicos y elementos de riesgo.
Accidente de Trabajo A.T: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel
que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la
ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Incidente. Suceso acontecido en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el
potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran
lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.

4. Roles y/o Responsabilidades

Área Seguridad y Salud en el Trabajo Contratante:

• Asesor, socializa e inspecciona el cumplimiento de normatividad legal vigente en

cuanto a Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Vela por el trabajo seguro de los contratistas y sub contratistas.
• Intervenir inmediatamente al Contratista que este incumpliendo con algún requisito.
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• Verificar el cumplimiento a los requisitos definidos en el presente documento.

• Solicitar al Contratista informes de accidentalidad y ausentismo presentada en
Agregados del Occidente y/o instalaciones del Cliente en caso de requerirse.
• Acompañar los procesos de Selección de Contratistas y/o Proveedores solicitados
por el área Comercial, Equipos y Compras.

• Comunicar al Administrador y área de SST del contratista los incumplimientos

identificados durante inspecciones de seguridad o evidencias operativas en materia
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Tiene la autoridad de suspender actividades siempre y cuando haya riesgo alto en
la ejecución de la labor.
Coordinador de seguridad y salud en el trabajo Contratista: Es la persona
designada por cada empresa contratista para garantizar el cumplimiento de las normas
de higiene y seguridad industrial durante la ejecución de sus trabajos cuando la duración
de la obra o el riesgo del proyecto lo ameriten, tiene la autoridad de suspender
actividades siempre y cuando haya riesgo alto en la ejecución de la labor.

• Genera ATS (Análisis de Trabajo Seguro) para los trabajos requeridos

Elabora permisos de trabajo de alto riesgo y los exigidos por el área de
Seguridad y Salud en el Trabajo de La Empresa Agregados del Occidente de
Risaralda S.A.S.
• Ejecuta y cumple el cronograma de inspecciones planeadas de equipos y
herramientas.
• Asiste a las reuniones programadas por la empresa.
• Lidera el sistema de reporte de incidentes y accidentes de trabajo.
• Asegura la confiabilidad del sistema de ingreso de personal contratista a la
empresa, para que en caso de emergencia se pueda realizar el proceso de
conteo de dicho personal.
• Aplica acciones correctivas inmediatas de acuerdo a la jerarquización de los
peligros encontrados en la ejecución de la labor.

Jefes de Área:

• Velan por la seguridad y Salud del personal a su cargo.

• Garantiza que se cumplan con los estándares técnicos y operativos en materia de
SST.
• Garantiza que los permisos de trabajos de alto riesgo sean diligenciados y aplicados
correctamente.
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5. Requisitos generales de SST:

• Todo personal que vaya a laborar debe estar previamente afiliado al sistema de
seguridad social. (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) a nombre del titular del
contrato.
• Todo personal que vaya a laborar debe recibir la inducción básica en seguridad y
salud en el trabajo, interna y de Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S.
• Todo el personal bajo cualquier modalidad contractual del Contratista, debe ser
mayor de edad.
• El Contratista está obligado a cumplir con los compromisos legales referentes a
afiliación y pago de aportes, sin mora, a las entidades de seguridad social (ARL,
EPS, AFP) y parafiscales y entrega a Agregados del Occidente de Risaralda
S.A.S el mismo día de vencimiento la planilla general al área de SST.
• Se establece que no existe ninguna relación laboral entre el personal Contratista y
Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S, de ninguna manera la empresa se
considera como empleador.
• El Contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su
personal, y de sus equipos, al igual que el control estricto del cumplimiento de las
normas establecidas en este documento y normatividad legal vigente.
• Todo Contratista debe conocer, cumplir y divulgar entre sus colaboradores las
disposiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• El desempeño en seguridad y Salud en el Trabajo del Contratista será tenido en
cuenta para la asignación de nuevos contratos.
• Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S, no se hace responsable por la
pérdida de herramientas, equipos o cualquier objeto perteneciente al Contratista.
• El contratista deberá presentar previamente el organigrama de la organización y
manual de funciones del personal asignado para la labor contratada.
• Si el personal Contratista debe realizar trabajos de alto riesgo como: trabajos en
alturas, trabajos en espacios confinados, excavaciones, trabajos en caliente,
trabajos con energías peligrosas e izaje de cargas; el Contratista debe garantizar el
cumplimiento de sus procedimientos para tareas de alto riesgo los cuales deberán
ser presentados al área de Seguridad y Salud en el Trabajo previamente a la
ejecución para validación y deberán estar alineados con la normatividad legal
vigente.
• Todo Contratista debe garantizar recurso humano para el desarrollo del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo la legislación vigente,
teniendo en cuenta el número de trabajadores, centros de trabajo y riesgos, quien
será el contacto directo con el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de
Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S y/o el Administrador del Contrato.
Si el personal es mayor a 10 personas en obra o en ejecución, deberá tener un
acompañamiento de Seguridad y Salud en el Trabajo propio disponible en el área
de trabajo.
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• Los Contratistas deben conocer y cumplir con las normas de seguridad de

Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S y/o la empresa cliente establecidas
en el sitio donde se encuentre.
Normas específicas
a. Administrativas.

• Todo personal de la Empresa Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S. debe

portar los carnés de ARL, EPS y de la empresa, durante el tiempo que permanezca
en la organización realizando la labor contratada.
• La empresa o persona contratista está obligada a presentar al representante de
la organización, en los diez primeros días de cada mes, las planillas de pago de
afiliación al sistema general de seguridad social el cual debe incluir el pago de Salud,
Pensión, Riesgos Laborales y Cajas de Compensación Familiar, también deberá
anexar junto con las planillas certificado por contador o revisor fiscal donde informe
que la entidad está a paz y salvo en los pagos de la misma anexo (Cedula, licencia
del contador y certificado de junta de contadores) Cualquier pago que esté exento
y/o no cumpla con los anexos enunciados no podrá avanzar con las actividades
pactadas.

• La empresa contratista está obligada a mantener las planillas de pago de afiliación

al sistema general de seguridad social vigentes en el periodo que dure la labor para
la cual fue contratada.
• Todo el personal del CONTRATISTA, deberán usar en todo momento, durante su
jornada de trabajo, el uniforme de dotación de la empresa contratista o contratante
(Si es el caso).
• Si el área Seguridad y Salud en el Trabajo de La Empresa Agregados del
Occidente de Risaralda S.A.S encuentra personal contratista que presente signos
de ebriedad o de encontrarse bajo efectos de sustancias estimulantes o
alucinógenas, se procederá a retirar dicho personal del lugar de trabajo y lo reportará
inmediatamente al representante de la empresa para que ellos le den el manejo del
caso.
• Todo Contratista debe garantizar la correcta liquidación de prestaciones sociales de
su personal de acuerdo a la normatividad vigente, por lo que deberá anexar al
DOSSIER para cumplimento del mismo y de esta manera se generará la paz y salvo
para liquidación del contrato.
b. Operacional
• El personal del CONTRATISTA no debe hacer uso de maquinaria, herramientas,
materiales y elementos de protección personal propiedad de la empresa, salvo
cuando el representante de la Empresa Agregados del Occidente de Risaralda
S.A.S lo autorice.
• Durante la ejecución de un trabajo por parte de un contratista, se deberá contar con
un representante o jefe de la empresa contratada o supervisor y un representante
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de Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S, a quienes el líder de seguridad

y salud en el trabajo de la empresa reportará los incumplimientos de las normas de
seguridad y salud en el trabajo.
• Dependiendo de la magnitud y del riesgo del trabajo a ejecutar por el contratista en
la empresa, el líder de seguridad y salud en el trabajo podrá exigirle a la empresa
contratista la presencia permanente durante la ejecución de los trabajos de mínimo
una persona capacitada y certificada en primeros auxilios y/o rescate.
• La empresa contratista no permitirá a su personal el uso de audífonos y/o
dispositivos audiovisuales durante la ejecución de las actividades.
• La empresa o persona contratista no permitirá a su personal el uso de cadenas,
anillos, relojes, pulseras, durante la ejecución de los trabajos.
• La empresa contratista no permitirá a su personal fumar durante la ejecución de los
trabajos. Para fumar deben hacerlo solo en las zonas asignadas para los fumadores.
• Los contratistas NO DEBEN realizar ninguna actividad que esté fuera del alcance
del contrato.
• La empresa contratista deberá acordonar el área de influencia de la obra a realizar,
para evitar molestias y accidentes a terceros, y realizar un cerramiento provisional
cuando se trate de obras de construcción o reformas.
• La empresa contratista deberá colocar señalización que prohíba el ingreso a la obra
de personal ajeno a la misma.
• EL CONTRATISTA esta obligado a disponer, entregar, inspeccionar y dar informes
al área de SST del CONTRATANTE sobre la herramienta, maquinaria, equipos y
demás elementos que sean usados para la ejecución de las actividades contratadas.
• EL CONTRATANTE puede exigir y dar control de operación para uso de
herramienta, maquinaria, equipos y demás elementos que sean usados para la
ejecución de las actividades contratadas.
• El CONTRATISTA está obligado a retirar de la organización al personal a su cargo
que no cumpla con las normas de seguridad y salud en el trabajo y, especialmente,
las establecidas en este manual.
• El personal contratista deberá usar los EPP requeridos y específicos para las
labores que realice de acuerdo la labora a realizar.
• La empresa contratista está obligada a inspeccionar y mantener el inventario
suficiente para reemplazos en caso de daño o perdida de los EPP.
• Los EPP utilizados por el personal contratista deben cumplir especificaciones
técnicas exigidas tanto por la legislación colombiana como por normas
internacionales.
• La empresa contratista deberá suministrar el equipo de protección necesario para
el personal visitante de la obra.
• Todo el personal contratista que realice trabajos con riesgo de proyecciones de
partículas (obras civiles, carpintería, soldadura, entre otros) deberá usar gafas de
seguridad que cumplan con la norma ANSI Z87.1
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• Todo el personal contratista que para el desarrollo de su labor deba utilizar

herramientas y objetos corto punzantes deben ser portados en canguros
multiherramientas. Bajo ninguna circunstancia pueden ser portados en bolsillos del
uniforme.
• Todo el personal contratista deberá usar guantes certificados apropiados en
actividades que requieran el uso de herramientas que generen riesgos como:
cortadas, atrapamiento, machacones, entre otros.
• Todo el personal contratista que durante su labor este expuesto a 85 o más
decibeles debe utilizar protección auditiva.
• Todo el personal contratista deberá usar casco de seguridad conforme a lo
establecido en la norma ANSI Z89. 1, o la Norma Icontec NTC 1523, o la ISO 3873,
o la EN 397, en actividades con riesgo de caída o proyección de objetos,
herramientas, materiales, como obras civiles, trabajos en ascensores, trabajos en
escaleras, entre otras.
• Todo el personal contratista que durante su labor este expuesto a material
particulado, gases, humos y vapores deberá utilizar Respirador N95 con Aprobación
NIOSH del modelo indicado para la exposición.
• Cuando la exposición a contaminantes respiratorios sea mayor, y el líder de
seguridad y salud en el trabajo de LA EMPRESA lo considere necesario, se exigirá
al personal contratista el uso de protección respiratoria de otras especificaciones.
• Todo el personal contratista deberá usar careta para corte o pulido conforme a lo
establecido en la norma ANSI/ASC Z49.1, o la ANSI Z87.1 o la NTC 3610, para
actividades de corte, pulido, rebanado, brillado, esmerilado, torneado y similares, y
brillado de objetos metálicos, trasvasado de sustancias químicas, esculpido, tallado
y cepillado de madera.
• Todo el personal contratista que labore en alturas superiores a 1,50 metros, debe
estar debidamente entrenado, tener certificado vigente por una institución
acreditada por el Ministerio de Trabajo, usar adecuadamente el equipo para trabajo
en alturas y contar con el respectivo permiso para trabajo seguro en alturas para la
labor especifica que realice y antes de iniciar a ejecutar el contrato, debe presentar
el programa de protección contra caídas con los anexos.
c. Emergencias.

• Si durante la permanencia en las instalaciones de la Empresa Agregados del

Occidente de Risaralda S.A.S, la empresa o persona contratista se presenta una
emergencia, el personal contratista deberá acatar las órdenes dadas por cualquier
persona integrante del programa de prevención de emergencias institucional
(Comité de emergencias, brigadas, coordinadores de evacuación)
• La empresa o persona contratista deberá acatar la señalización de emergencias
presente.
• La empresa o persona contratista no podrá obstruir equipos y señalización como
extintores y gabinetes contra incendio, entre otros.
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• En caso de emergencia utilice la línea segura 123 y solicite apoyo de acuerdo sea
la magnitud de la emergencia, siga las indicaciones del operador.
• Para las tareas de alto riesgo, cada contratista deberá tener un protocolo de atención
de emergencias y los equipos necesarios contemplados para la debida atención.

d. Incidentes y accidentes de trabajo (Resolución 1401 de 2007).

• En el momento en que se presente un accidente de trabajo, la empresa contratista

deberá reportarlo a la mayor brevedad posible, tanto a las entidades obligadas de
acuerdo al caso, y área de seguridad y salud en el trabajo o al representante de la
Empresa Agregados del Occidente de Risaralda S.A.S. En caso de accidentes
graves estos deben ser reportados inmediatamente tanto a la ARL como al área de
seguridad y salud en el trabajo. La empresa o persona contratista deberá enviar, al
líder de seguridad y salud en el trabajo una copia del reporte de los accidentes que
se presenten.
• Todo accidente de trabajo debe ser investigado por la empresa contratista y, en un
plazo máximo de quince (15) días Calendario, se debe entregar copia de esta
investigación al área de seguridad y salud en el trabajo. El informe de investigación
debe incluir acciones de mejoramiento.

• Toda empresa contratista está obligada a reportar semanalmente al área de

seguridad y salud en el trabajo todos los incidentes ocurridos. Este informe debe ir
acompañado de una investigación y de acciones de mejoramiento. Si la empresa
contratista no cuenta con un formato de reporte e investigación de incidentes puede
solicitarlo al líder de seguridad y salud en el trabajo de la Empresa Agregados del
Occidente de Risaralda S.A.S.
e. Biomecánico.

• Todo personal contratista deberá cumplir todas las normas sobre manipulación de
pesos de la legislación colombiana, para hombres: levantamiento de pesos no
mayores de 25 kg y transporte en hombro máximo 50 kg; para mujeres:
levantamiento de pesos no mayores de 12,5 kg y transporte en hombro máximo 25
kg.

• Para manipulación de pesos mayores a los estipulados en el ítem anterior, la

empresa contratista deberá proveer ayudas mecánicas a sus trabajadores.

6. Entrega documentación para ingreso de contratistas:

Cada contratista previo a la ejecución de actividades, debe presentar la documentación

solicitada por el área administrativa y seguridad y salud en el trabajo sin excepción alguna:
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Documentos administrativos:

• Certificado de existencia y representación legal

• Fotocopia de la cedula del representante legal
• Certificación de cuenta bancaria actualizada
• Cotización aprobada
• RUT actualizado
• RUP
• Experiencia: la experiencia es el conocimiento del contratista derivado de su
participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto
del contrato.
• Capacidad Financiera y/o Organizacional
• Garantía de Buen manejo y correcta inversión del anticipo
• Póliza de cumplimiento del contrato
• Estabilidad y Calidad de la obra
• Póliza de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones
laborales
• Póliza de responsabilidad civil Extracontractual
• Cámara de comercio
• Cedula Representante Legal

Documentos Seguridad y Salud en el Trabajo:

• Certificado de % de implementación del SG-SST por ARL

• Certificado de paz y salvo de parafiscales, firmado por revisor fiscal
• Tarjeta profesional del revisor fiscal
• Contratos laborales (o soportes que evidencien la relación contractual del personal
con el contratista)
• Certificado de afiliaciones a EPS-ARL-AFP y CCF
• Exámenes de ingreso o periódicos vigentes a un año, o el procedimiento y/o
profesiograma que evidencie la periodicidad de los exámenes médicos establecidos
dentro del SG-SST del contratista.
• Cedulas de ciudadanía del personal .
• Entrega de EPP y dotación.
• Soportes de inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Trabajos en alturas (Examen médico y certificado de competencias)
• Trabajos Confinados (Examen médico y capacitación)
• Operadores (Exámenes Psicosensometricos y certificado de aptitud de
competencias)
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7. Entrega documentos para liquidación y cierres de labores:

Para el cierre y liquidación de contratos, el Contratista deberá presentar la documentación
pertinente
Documentos administrativos:

• Pago del impuesto FIC

Documentos Seguridad y Salud en el Trabajo:

• Paz y salvo emitido por el ministerio de trabajo

• Paz y salvo pago de parafiscales EPS
• Certificado de siniestralidad (solicitar en la ARL)
Soportes de retiro por parte del trabajador:

• Carta de terminación de contrato, o renuncia voluntaria si es el caso.

• Citación a examen médico de retiro
• Certificado de examen médico de retiro (si lo realiza)
• Desistimiento firmado si el colaborador no desea realizarse el examen de retiro
• Liquidación firmada por ambas partes
• Paz y Salvo del trabajador firmado

Nota: Si el trabajador no fue retirado de la empresa, sino que dejó de asistir a obras o
labores de Agregados, se debe enviar paz y salvo del trabajador indicando que ambas
partes (la empresa y el trabajador) se encuentran a paz y salvo; además se debe relacionar
la fecha en la que dejó de asistir a la obra, esto con el fin de verificar el pago del impuesto
FIC.

8. ANEXOS

SST-FOR-019 Lista de Chequeo y Control de Contratistas/Proveedores.

ADM-FOR-010 Formato Registro Contratistas Y Proveedores.
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9. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1 13/04/2019 Elaboración del Documento. Revisión inicial.

2 8/08/2019 Control documental

Adecuación del punto 5. Requisitos generales SST.
3 09/09/2020
Creación de puntos 6 y 7.
4 04/12/2021 Revisión anual, adecuación del punto 5.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Steven Medina Acosta George Paredes Juan Sebastián García H.

Jefe SST-A Director Administrativo Gerente General