Organización del archivo físico de las gestiones 2010-2018

INSTITUTO TÉCNICO “AURORA ROSSELLS” DE FE Y ALEGRÍA
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO
TRABAJO DIRIGIDO
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DE LAS GESTIONES 2010

HASTA EL 2018 DE LA DIRECCIÓN DE TRANSPARENCIA,
ACCESO A LA INFORMACIÓN Y LUCHA CONTRA LA
CORRUPCIÓN DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE LA
CIUDAD DE SUCRE
PROYECTO PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE TÉCNICO SUPERIOR EN SECRETARIADO
EJECUTIVO
Autora: Ana Torabla Serrano
Tutora: Lic. Yolanda Laguna Murillo
Sucre – Bolivia
2020
Dedicatoria
A mis padres, a mis hermanos docentes y

amistades que me impulsaron a continuar y
no permitir rendirme en ningún momento, ya
que son el ejemplo más bello de constancia
superación.
i
Agradecimientos
Agradezco a Dios, supremo creador y fuente de sabiduría, que supo

guiarme en momentos difíciles.
A, mi madre y padre, asimismo a mis hermanos, por el respaldo y

cariño permanente que me brindaron e impulsaron para continuar.
A mi tutora, por la dedicación, paciencia y la colaboración en el

asesoramiento del presente Trabajo. Al Instituto Técnico “Aurora
Rossells” de Fe y Alegría, por haberme acogido en sus aulas del saber
y haberme infundido sabiduría, valores y conocimientos.
A los docentes, administrativos y compañeros de curso de la Carrera

de Secretariado Ejecutivo, agradezco por la amistad, los tendré
siempre en mi corazón.
ii
Contenido
Dedicatoria.......................................................................................................................................i
Agradecimientos...........................................................................................................................ii
Índice de cuadros.........................................................................................................................vi
Índice de gráficos........................................................................................................................vii
Índice de anexos........................................................................................................................viii
RESUMEN.....................................................................................................................................ix
Presentación..................................................................................................................................1
1. Caracterización Institucional.................................................................................................2
1.1. Historia....................................................................................................................................2
1.2. Objetivo Institucional...........................................................................................................3
2.3. Visión.......................................................................................................................................4
2.4. Misión......................................................................................................................................4
2.5. Estructura Organizativa......................................................................................................4
2.6. Funciones...............................................................................................................................5
2. 7. Infraestructura......................................................................................................................7
2.8. Localización...........................................................................................................................8
2.9. Descripción de actividades institucionales....................................................................8
2.10. Otros aspectos....................................................................................................................8
3. Situación Problémica..............................................................................................................8
4. Formulación del Problema..................................................................................................10
5. Justificación.............................................................................................................................10
6. Objetivos...................................................................................................................................11
6.1. Objetivo General.................................................................................................................11
6.2. Objetivos Específicos........................................................................................................11
MARCO TEÓRICO....................................................................................................................13
1. 1. Marco Conceptual.............................................................................................................13
1. 1. 1. Archivística.....................................................................................................................13
1. 1. 2. Finalidad de la Archivística........................................................................................13
1.1.3. Ciencias Auxiliares de la Archivística.......................................................................14
iii
1.1.4. Archivo...............................................................................................................................15
1.1.5. Archivar..............................................................................................................................15
1. 1. 6. Funcionalidad de un Archivo.....................................................................................20
1. 1. 7. Clasificación de Sistemas de Archivos..................................................................21
1. 1. 8. 1. Procedimientos Básicos de Archivo...................................................................37
1. 1. 8. 2. Inspeccionar..............................................................................................................37
1.1.8.3. Clasificar........................................................................................................................37
1. 1. 8. 4. Marcar.........................................................................................................................37
1. 1. 8. 5. Distribuir.....................................................................................................................38
1.1.8.6. Archivar..........................................................................................................................38
1.1.9. Equipos de Archivo........................................................................................................39
1.1.10. Clasificación de los Archivos Tomando en Cuenta la Duración .....................44
1.1. 11. Los Archivos en la Actualidad.................................................................................47
1. 1. 12. Gestión Documental..................................................................................................48
1. 1. 13. Principio de Procedencia.........................................................................................48
DISEÑO METODOLOGICO....................................................................................................49
2. 1. Metodología........................................................................................................................49
2. 1. 1. Métodos..........................................................................................................................49
Métodos empíricos.....................................................................................................................49
2. 2. 2. Técnicas..........................................................................................................................49
2. 2. 3. Instrumento....................................................................................................................50
2. 2. 4. Población muestra.......................................................................................................50
Población......................................................................................................................................50
DIAGNOSTICO...........................................................................................................................51
3. 1. Resultados de la observación.......................................................................................51
2. 3. Conclusiones del diagnostico........................................................................................62
4. 1. Introducción........................................................................................................................63
4. 2. Objetivo................................................................................................................................63
4. 3. Planificación de Actividades........................................................................................64
iv
4. 5 Presupuesto........................................................................................................................65
4. 6. Desarrollo de actividades..............................................................................................65
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................................70
Conclusiones...............................................................................................................................70
Recomendaciones......................................................................................................................71
Referencias bibliográficas................................................................................................................72
v
Índice de cuadros
Cuadro 1 ¿Usted cree que existe buena organización de la documentación dentro

de la oficina?............................................................................................................59
Cuadro 2 ¿Se traspapela la documentación de las gestiones 2010 a 2018 dentro

de la oficina?............................................................................................................61
Cuadro 3 ¿Usted nota la dejadez de la secretaria en la documentación para su

organización y archivo?...........................................................................................62
Cuadro 4 ¿La secretaria pide ayuda a sus compañeros para archivar?
Cuadro 5 ¿La secretaria tiene los documentos bien organizados y archivados?.......
Cuadro 6 ¿Usted nota la desesperación de la secretaria al momento de archivar?. .
Cuadro 7 ¿Usted nota algunos problemas en los archivos de la gestión 2010 a

2018 de la documentación dentro de la oficina?.....................................................68
Cuadro 8 ¿La secretaria olvida donde se encuentran documentos ya archivados

de la gestión 2010 a 2018?.....................................................................................70
Cuadro 9 Planificación de Actividades....................................................................74
Cuadro 10 Cronograma...........................................................................................75
vi
Índice de gráficos
Gráfico 1 ¿Usted cree que existe buena organización de la documentación dentro

de la oficina?............................................................................................................59
Gráfico 2 ¿Se traspapela la documentación de las gestiones 2010 a 2018 dentro

de la oficina?............................................................................................................61
Gráfico 3 ¿Usted nota la dejadez de la secretaria en la documentación para su

organización y archivo?...........................................................................................63
Gráfico 4 ¿La secretaria pide ayuda a sus compañeros para archivar?................64
Gráfico 5 ¿La secretaria tiene los documentos bien organizados y archivados?...66
Gráfico 6 ¿Usted nota la desesperación de la secretaria al momento de archivar?

.................................................................................................................................67
Gráfico 7 ¿Usted nota algunos problemas en los archivos de la gestión 2010 a

2018 de la documentación dentro de la oficina?.....................................................69
Gráfico 8 ¿La secretaria olvida donde se encuentran documentos ya archivados

de la gestión 2010 a 2018?.....................................................................................70
vii
Índice de anexos
Anexo 1 Guía de observación dirigida a la secretaria
Anexo 2 Cuestionario
Anexo 4 Unidades de conservación
Anexo 5 Muebles
Anexo 6 Trabajo realizado y finalizado
viii
RESUMEN
El presente Trabajo Dirigido titula: “Organización del archivo físico de las

gestiones 2010 hasta el 2018, la misma se realizó en la Dirección Transparencia,
Acceso a la Información y Lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo
Municipal de la ciudad de Sucre.”
El objetivo principal fue: organizar el archivo físico de las gestiones 2010 hasta el
2018. El trabajo comprende un perfil, donde se presenta la información detallada
de la institución, la situación problémica, formulación del problema, justificación,
los objetivos.
En el primer capítulo se encuentra el Marco Teórico, donde se hace un análisis

histórico, conceptual y contextual del objeto de estudio; constituyéndose un
soporte sólido para el plan de trabajo.
En el segundo capítulo se encuentra todo lo que corresponde a la metodología de

la investigación.
En el tercer capítulo se analizan los resultados del diagnóstico los cuales fueron
obtenidos de la encuesta y la observación a la secretaria de la Dirección de
Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la Corrupción del
Gobierno Autónomo Municipal de la Ciudad de Sucre.
En el cuarto capítulo, se encuentra el plan de trabajo, la misma está detallada por

una introducción, objetivo, planificación, cronograma, presupuesto y desarrollo de
las actividades y por último están los resultados.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones.
ix
Presentación
El presente trabajo tiene como título “Organización del Archivo Físico de las
Gestiones 2010 Hasta El 2018”, la misma se realizó en la Dirección de
Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la Corrupción del Gobierno
Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre, consta de 87 hojas, tiene dos
instrumentos aplicados a la secretaria (Guía de observación) y a los funcionarios
(cuestionario).
La formulación del problema fue: ¿Cómo organizar el archivo físico de las

gestiones 2010 al 2018 de la Dirección de Transparencia, Acceso a la Información
y Lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de
Sucre?
El objetivo general fue: Organizar el archivo físico de la Dirección de

Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre, de las gestiones 2010 al
2018
1
1. Caracterización Institucional
1.1. Historia
La Dirección Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la

Corrupción, Gobierno Autónomo Municipal de Sucre, fue creado en fecha 31 de
agosto de 2010, mediante Ordenanza Municipal 01/10.
Oficialmente empieza a funcionar el 22 de septiembre, fecha de designación.
Por cuanto, el Consejo Municipal de Sucre, ha sancionado la siguiente Ley

Autónoma.
Ley Autónoma (Ley 482) indica: Gobiernos Autónomos Municipales, encomienda

la redacción de normas que hacen a aspectos administrativos, financieros y de
planificación acordes al modelo autonómico de los Gobiernos Autónomo
Municipales establecido en la Constitución Política del Estado Plurinacional, con la
finalidad de cumplir una eficiente gestión pública municipal para la satisfacción de
las necesidades colectivas.
Que de acuerdo al art. 2 del Decreto Supremo 214; Todas las entidades e
instituciones que pertenecen a los cuatro Órganos del Estado Plurinacional de
Bolivia, así como de las entidades territoriales autónomas deben trabajar por la
transparencia en sus instituciones y para prevenir y sancionar actor de corrupción,
en el marco de la Política Nacional Transparencia.
Que, el Gobierno Autónomo Municipal de Sucre, deberá enmarcar en el

desenvolvimiento de sus competencia y atribuciones respecto al cumplimiento de
los cuatro ejes fundamentales que establece la Política Nacional de
Transparencia.
Que, el espíritu esencial de presente Ley es la búsqueda de una mayor y mejor

transparencia en los actos administrativos, actuación de los servidores públicos,
2
acceso a la información pública y participación de la ciudadanía como actores
principales de Control Social.
Que, la propuesta de Ley tiene tres pilares fundamentales que son la

Transparencia, Acceso a la información y Lucha contra la Corrupción.
Que, las funciones generales de Control Social se enmarcaran en otra normativa

independiente que rija su organización, función y atribuciones.
Que, la composición del Directorio debe estar enmarcada en los principios de

independencia y ética, señalados en la propuesta de Ley por lo que, se debe
tomar en cuenta una designación de los profesionales más idóneos de nuestro
medio.
Que, la presente Ley consta de cuarenta y siete artículos, seis capítulos, dos
secciones cuatro disposiciones finales.
Que, el art. 283 de la Constitución Política del Estado, dice: El gobierno autónomo
municipal está constituido por un Consejo Municipal con facultad de deliberativa,
fiscalizadora y legislativa municipal en el ámbito de sus competencias; y un órgano
ejecutivo, presidido por la Alcaldesa o el Alcalde.
Que, de acuerdo al art. 7 de la ley Autonómica Municipal del Gobierno Autónomo

Municipal de Sucre 01/2011: Ley Municipal.- Es aquella norma de desarrollo de la
normativa constitucional y de regulación de las competencias constitucionales de
nivel municipal.
1.2. Objetivo Institucional
Atender al ciudadano cualquier inquietud cumpliendo con nuestro lema, “de

puertas abiertas al pueblo”. Mejorar los niveles de inversión pública, ejecutada con
transparencia y eficiencia.
3
2.3. Visión
Mejorar los niveles de inversión pública, ejecutada con transparencia y eficiencia.

Atender al ciudadano cualquier inquietud cumpliendo con nuestro lema, “de
puertas abiertas al pueblo”.
2.4. Misión
Implementar una gestión eficiente, eficaz, transparente y con justicia social,

dirigida a optimizar los recursos y la provisión de los servicios municipales,
administrándolos en estrecha coordinación con el poder ciudadano y
organizaciones locales, propiciando un entorno que promueve el desarrollo
económico, social, cultural y ambiental sostenible, para mejorar la calidad de vida
de las grandes mayorías, en especial de los más desprotegidos, de manera justa y
equitativa (Plan institucional, 2019).
2.5. Estructura Organizativa
Organigrama del de la dirección de transparencia, acceso a la información y

lucha contra la corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de
Sucre.
Gráfico Nº 1
Estructura organizativa institucional
Directora o Director
Ingeniero (a)
Abogado (a) Auditor (a) Secretario (a)
Civil
4
2.6. Funciones
 FUNCIONES DEL DIRECTOR (A)

 FUNCIONES DEL ABOGADO (A)
 FUNCIONES DEL AUDITOR (A)
 FUNCIONES DEL INGENIERO (A) CIVIL
 FUNCIONES DEL SECRETARIO (A)
LA PREVENCIÓN Y LA TRANSPARENCIA
1. Presentación.- Posicionamiento, ante la opinión pública, la instalación de la

dirección, a través de una conferencia de prensa, con participación de la Alcaldesa
Municipal de sucre, Lic. Verónica Berrios Vergara, en el mes de octubre. Se ha
fortalecido dicha labor, asistiendo a cuanta entrevista se nos ha invitado. Se han
emitido mensajes sobre la importancia de la dirección y la decisión del municipio
de enfrentar la corrupción en su seno.
2. Taller de Información Capacitación.- Se ha programado y ejecutado un taller,

para un grupo focal de trabajadores municipales vinculados a administración y
finanzas, para que pudieran ser informados y se capaciten sobre los contenidos de
la ley “Marcelo Quiroga Santa Cruz”, realizado el martes 30 de noviembre desde
horas 18:30 en el teatro “3 de febrero”. La expositora fue la Lic. Alexandra
Miranda, técnico del Ministerio de Transparencia. Se distribuyó material de
difusión.
3. Exposiciones Realizadas.- Algunas reparticiones han planificado eventos de

capacitación de sus miembros, en el mes de noviembre, en los cuales, se ha
programado la participación de la Dirección, en los que se ha expuesto sobre los
contenidos de la Ley “Marcelo Quiroga Santa Cruz”
a) Sub-Alcaldía del Distrito 4.- En Yotala.
b) La intendencia Municipal.- En sus oficinas propias.
5
c) La Oficialía Mayor Administrativa y Financiera.- Teatrillo de la casa de la
Cultura.
4. Ferias Exposición.- Se ha participado en dos ferias:
a) Feria anti-corrupción, organizado por la representación departamental del

Ministerio de Transparencia Institucional, el sábado 11 de noviembre, desde horas
08:00, en inmediaciones del Parque “Simón Bolívar”. Participaron varias entidades
que han instalado sus direcciones de transparencia. Se distribuyó material de
difusión.
b) Feria Municipal de exposición de obras y tareas ejecutadas por el Municipio de

Sucre, el viernes 17 de diciembre, desde 08:00, en inmediaciones de la plaza “25
de Mayo”. SE distribuyó material de difusión.
5. Publicaciones.- Se ha publicado en tríptico otorgando información sobre la

instalación de la Dirección de Transparencia del GAMS, sobre el campo de acción
de esta y sobre los deberes de los trabajadores municipales vigentes en el
Reglamento Interno de la Municipalidad, de marzo de 2006. Pretende incentivar,
con su mensaje, una nueva actitud de servicio, promocionar la ETICA PUBLICA
de los trabajadores municipales, para su institución y la colectividad.
6. Control en Contrataciones.- Como medida preventiva, se ha asistido a todas

las aperturas de sobres, de licitaciones convocadas por la modalidad ANPE así
como por la que pasa el millón de bolivianos; para dicho efecto se ha labrado un
formulario, que ha sido llenado por nuest5roa miembros, cuando se procede a las
diversas aperturas, el mismo que puede servir para contrastar cualquier
información posterior al respecto. Sobre el particular, se han emitido una
diversidad de recomendaciones tendientes a la prevención de posibles actos de
corrupción.
6
7. Rendición de cuentas.- Siendo una obligación constitucional de los
funcionarios públicos, se ha sugerido a la Alcaldesa de la ciudad, realizar eventos
de Rendición de cuentas, el que se debe preparar con anticipación, el mismo que,
de forma consensuada, se ha determinado que se realizara en las siguientes
semanas.
8. Publicidad de los Actos Municipales.- A fin de dar cumplimiento a mandatos

constitucionales, se ha acordado mejorar el servicio y uso de la página web, cuyo
tratamiento ya ha sido abordado con las instancias involucradas (Dirección de
Comunicación y Dirección se Sistemas) para que pueda gestionarse una página,
que permita un alcance universal, permita fidelidad en los datos, así como
interactuar con usuarios, para que sea otro mecanismo de recepción de
denuncias, así como de otorgación de información.
2. 7. Infraestructura
La oficina de Dirección de Transparencia, Acceso a la información y lucha contra

la corrupción, se encuentra en la infraestructura del Palacete del Güereo de la
ciudad se Sucre.
El Guerreo fue construido el año 1897 por encargo de la distinguida familia

Urriolagoitia, por el famoso arquitecto europeo Camponovo, laureado constructor
de palacios y mansiones.
Esta familia vivió aquí hasta el año 1932, en que el palacete fue adquirido por Don
Clovis Urioste Arana y su esposa Doña María Vaca Guzmán, ilustres hijos de esta
ciudad.
Desde entonces hasta la fecha, por casi un siglo, la tradicional familia Urioste
Vaca Guzmán, y luego sus descendientes, Don Gustavo Urioste y su esposa Doña
Hilda Vaca Guzmán de Urioste, mantuvieron esta casa emblemática, que siempre
7
abrió sus puertas con amor, en ella nacieron niños y fueron bautizados en la fe,
parejas de gente buena se conocieron, enamoraron y se casaron felices.
Este espacio con su magia hoy pasa a ser patrimonio de la ciudad de Sucre y abre
sus puertas y encanto a usted.
2.8. Localización
La Dirección de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la

Corrupción, está ubicada en la ciudad de Sucre, Bolivia, en la infraestructura del
Palacete del Güereo, ubicada en la Av. del ejercito N° 152.
2.9. Descripción de actividades institucionales
La Dirección Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la

Corrupción, participa en ferias informativas para la sociedad, en desfiles cívicos,
en entrega de obras, en el recibimiento del año nuevo Aymara, está presente
cuando el Presidente de Bolivia llega a la ciudad, por otra parte, participa en la
feria navideña que se realiza en la Av. De la Américas.
2.10. Otros aspectos
3. Situación Problémica
La acumulación de documentos desde años atrás, sobresale en la actualidad,

afectando consecuentemente el funcionamiento de los archivos, originándose y
caracterizándose por la escasa difusión de normas y procedimientos que
conlleven a la conservación y preservación de los documentos, dificultando el
seguimiento y control de los documentos para organizar, clasificar, y archivar la
documentación.
8
Se puede evidenciar la falta de capacitación de los funcionarios, generando
dificultad en el control, manejo y archivo de los documentos, esto hace que no se
pueda localizar de forma inmediata la documentación.
El poco interés de los cargos superiores en la Institución, colocan en evidencia la

falta de una planificación, organización y actualización permanente, asimismo no
existe interés para incorporar tecnologías en la organización de los archivos.
Asimismo deberían otorgar el permiso correspondiente a la secretaria, para la

actualización de sus conocimientos, manejo y uso de nuevas herramientas
tecnológicas que mejoren el desempeño de la misma.
El archivo físico de la Dirección de Transparencia, Acceso a la Información y

Lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la Ciudad de
Sucre, no se encuentra en orden como debería estar, esto hace que la búsqueda
de documentos tenga demora y se tarde en responder a notas que enviaron de
otras unidades.
También, el personal que estuvo en gestiones pasadas no dejo en orden los

archivos, esto se debe a que no tenían conocimientos en archivística y tampoco la
profesión de secretaria, pese a que cumplían funciones de secretaria y tener otra
profesión que no es del área secretarial, no tuvieron el interés de aprender el
manejo de archivos.
El personal que se encontraba en cargos superiores en las gestiones 2010 al 2018

no realizó una supervisión adecuada de los documentos que manejaban los
encargados de esas áreas, y hasta en la actualidad encontrar o ubicar un
documento es de difícil acceso
Todas las situaciones mencionadas anteriormente, han permitido la realización de

este trabajo dirigido, puesto que en el Instituto se aprende la gran importancia de
9
tener los documentos debidamente organizados y archivados para futuras
consultas.
Este trabajo, responde a una necesidad en la Institución de la Dirección de

Transparencia, con una buena organización adecuada y organizada de
documentos.
4. Formulación del Problema
¿Cómo organizar el archivo físico de las gestiones 2010 al 2018 de la Dirección de

Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre?
5. Justificación
Realizar el presente Trabajo Dirigido es fundamental, dado que la Dirección de

Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre, contará con un archivo
debidamente organizado, el cual permitirá coadyuvar con la eficacia y eficiencia
del trabajo del responsable de la documentación.
Es importante la solución del problema antes mencionado, porque el mismo influye

en la calidad del servicio que brinda la Institución al momento de buscar informes
de gestiones pasadas y responder notas de otras unidades, mostrando la
eficiencia de la secretaria.
Con la realización de este trabajo, se pretende lograr un mejor servicio y brindar

una excelente atención al público al momento de localizar los documentos. Ya
que mejorará la localización adecuada de los documentos de esta forma será
efectiva, inmediata y útil la consulta de documentos de otras gestiones.
10
Entonces tener una buena organización y buen manejo de los archivos físicos de
las gestiones 2010 al 2018 hará que la Unidad mejore su prestigio y realice
respuestas inmediatas a las notas.
Por lo tanto, los directos beneficiados de este trabajo dirigido serán, el personal de
la Dirección de Transparencia y toda la población en general.
6. Objetivos
6.1. Objetivo General
Organizar de manera eficiente el archivo físico de las gestiones 2010 al 2018 de la

Dirección de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la Corrupción
del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre.
6.2. Objetivos Específicos
 Clasificar la documentación tomando en cuenta las características

documentales e institucionales de la Dirección de Transparencia.
 Clasificar y ordenar, los documentos acordes con los Sistemas de Archivo

adecuados a la documentación de las gestiones 2010 al 2018 de la
Dirección de Transparencia.
 Archivar los documentos desde la gestión 2010 al 2018 de la Dirección de

Transparencia.
11
12
CAPITULO I: MARCO TEÓRICO
El presente marco teórico tiene por objetivo identificar, conceptualizar y analizar

los principales conceptos relacionados al presenta trabajo.
1. 1. Marco Conceptual
1. 1. 1. Archivística
“La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su

conservación y organización y los medios para su utilización” (Arandia, 2017, p.a).
Según la Universidad Internacional de Andalucía (2012), la archivística es: la

ciencia que se encarga del estudio teórico y práctico de los principios,
procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos,
buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser
consultada y sirva de testimonio, pues da fe de sucesos anteriores.
Como se aprecia en las dos definiciones anteriores, la archivística es una ciencia

que estudia la naturaleza y los principios de la conservación y organización de los
archivos.
1. 1. 2. Finalidad de la Archivística
Conforme “La finalidad debe ser el almacenamiento de la información, hacerla

recuperable para su uso y debe estar al servicio de la sociedad, ofreciendo la información
ya sea a las instituciones productoras o a los ciudadanos (Arandia, 2017, p.a)
Es el proceso de clasificar, organizar y guardar documentos útiles en forma

sistemática, de tal forma que puedan encontrarse rápidamente cuando se
necesiten. (Arandia, 2017, p.a)
13
Como indica el autor la finalidad de la archivística es que los documentos estén
guardados de forma sistemática para que se puedan localizar inmediatamente los
mismos.
Es muy importante la finalidad archivística, ya que con ella se puede almacenar de

manera correcta toda documentación.
1.1.3. Ciencias Auxiliares de la Archivística
 Paleografía.- Es el estudio de las escrituras antiguas, con el fin de estudiar

la evolución histórica.
 La Diplomática.- Estudia el documento en sí mismo uno por uno

pormenorizando su formulario, sus cláusulas y estableciendo su tipología y
sus génesis dentro de las instituciones escriturarias con el fin de analizar su
autenticidad.
 La Sigilografía.- Valida los caracteres gráficos, es decir da valor a los

escritos.
 La Cronología.- Ciencia que trata del cómputo del tiempo de los

acontecimientos históricos y de sus documentos.
 La Historia General y sobre todo la institucional (Arandia, 2017, p.b)
Entonces las ciencias auxiliares son: Paleografía, la Diplomática, la Sigilografía, la

Cronología e Historia General como también de la institución.
Otras ciencias auxiliares de la archivística son:
 El derecho administrativo y procedimiento administrativo.- Los

documentos que se producen hoy y los archivos formados con ellos son
objeto de interés y la ciencia jurídica es también un elemento auxiliar
14
importante para la archivística; porque nos ayudará a estudiar la tipología
documental de los testimonios expedientes.
 La informática.- Constituye un instrumento un medio imprescindible en la

labor archivística. (Arandia, 2017, p.b)
Como indica el autor, los documentos y los archivos son de gran interés para la
archivística porque ayuda a estudiar la tipología documental de los expedientes.
1.1.4. Archivo
“Se llama archivo al lugar o espacio donde se custodian y conservan todos los
documentos que se genera en la empresa u oficina, debidamente clasificados. Un
archivo es una importante fuente de información a la mano, pues contiene
materiales útiles e informaciones vitales, datos importantes, para la institución o
empresa, que se pueden necesitar en cualquier momento los cuales deben ser
encontrados oportunamente cuando se precise” (Arandia, 2017, p.1).
Las labores de archivo son extraordinariamente importantes en una oficina o

despacho. La secretaria debe administrar el archivo por medio de un trabajo
competente. (Arandia, 2017, p.1)
Como el autor menciona archivo es un espacio adecuado y preciso en el cual se

custodian y conservan los documentos de la institución u oficina, los cuales están
debidamente clasificados y resguardados, ya que contienen información valiosa de
la institución, los mismos pueden ser consultados en cualquier momento y ser
encontrados oportunamente cuando se los precise.
1.1.5. Archivar
Es el proceso de clasificar, organizar y guardar documentos útiles en forma

sistemática, de tal forma que puedan encontrarse rápidamente sin tardanza
cuando se necesiten (Arandia, 2017, p.1).
15
Como menciona el autor archivar es un proceso de clasificación, organización y
guardar los documentos de manera ordenada.
El local para el Archivo
Es el ambiente donde se custodian documentos públicos o privados, oficiales sino

también semipúblicos, comerciales.
Se debe tomar en cuenta lo siguiente:
 Si se trata de un local independiente y exclusivo, hay que evitar siempre los

bajos (sótanos) de un edificio, tanto por la escasez de luz como la
humedad, que perjudican la buena conservación de los documentos.
 No deben pasar por él, conducciones de agua, por el peligro de rotura y por
consiguiente inundación, ni tampoco tendidos eléctricos que no estén
suficientemente protegidos, para evitar incendios.
 Es caso de que el local se comparta con otras dependencias y no se pueda

evitar estos inconvenientes, es fundamental elegir muebles adecuados.
 También es muy importante evaluar la resistencia que ofrece el piso

elegido, porque un archivo tiene un peso considerable.
 La luz es otro factor imprescindible, es fundamental que sea natural, ya que

el trabajo de archivo requiere mucha atención en el contenido de los
documentos para poder ordenarlos y clasificarlos correctamente. Si no
fuera posible disponer de luz natural, hay que pensar en una iluminación
artificial adecuada.
 Un archivo tiene que estar ventilado. No es adecuado, en consecuencia, un

local cerrado, con mala renovación del aire, puesto que la acumulación de
los documentos propicia la formación de polvo.
16
 Para proteger los documentos, la temperatura ambiente debe oscilar entre
los 18 y 20 grados, con una humedad relativa de 40 por ciento.
 El espacio del archivo no debe ser pequeño, para no resulte penoso el

desplazamiento, a los movimientos del personal, (secretaria) o de los
usuarios del local.
En caso de que, como en la mayor parte de las oficinas de nuestro medio, los
archivos se encuentren dentro de la misma oficina, estos deben ocupar un lugar
reservado al que no pueden tener acceso directo los clientes. Arandia (2017, p.
18).
a) Muebles y mobiliarios
Antes de comprar cualquier material o equipo de archivo, se debe considerar cuál

o cuales serán los sistemas de archivo que se utilizarán en la oficina. Lo ideal es
disponer del mobiliario especialmente diseñado para albergar de la manera más
racional y operativa posible todos los elementos que contienen los documentos
archivables.
Se puede indicar que, el mueble que contenga el archivo debe adecuarse al tipo
de documentación empleado y a la frecuencia de uso de dicha información; así la
documentación que más se utilice debe estar colocada en los lugares más
accesibles y en las carpetas más prácticas.
La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros lineales de archivación.

Hay que tratar de elegir archivos que admitan mayor cantidad de documentos en
el menor espacio, teniendo en cuenta la superficie de local. No sólo se deben
calcular las dimensiones de los documentos en estado de reposo, sino también el
espacio que necesiten y ocupan cuando se están utilizando. Arandia (2017, p. 18).
17
b) Unidades de conservación
Según Arandina indica lo siguiente; en general los documentos de un archivo no

se colocan directamente sobre la estantería o en los archivadores, sino que antes
se colocan en unidades de conservación; el propósito de ello es que los
documentos estén más protegidos del polvo, la luz o el roce, y mantengan así una
óptima conservación.
Los archivadores y unidades se conservación, se encuentran fácilmente en el

comercio y existen modelos de diferentes tamaños y tipo. El método que se elija
dependerá de factores como:
 El tipo de negocio a que se dedique la empresa.

 El tipo de tamaño de los papeles que archive la secretaria:
correspondencia, documentos legales, planos, gráficos o dibujos.
 La unidad de conservación debe adaptase al documento, y no al revés.
Comentario. - Se debe de observar de manera adecuada el local de ubicación de

un archivo para ver los muebles que serán adecuados.
Entre los archivadores y unidades de conservación se encuentran:
a) Archivadores de anillas
Son apropiados para archivar correspondencia, listados, esquemas o tablas,

estadística. Como no conviene taladrar lateralmente estos documentos, se pueden
utilizar los modelos más anchos, que permiten situarlos en fundas de plástico con
los laterales perforados. Existen muchos tipos y de diferentes medidas, incluso
para el archivo de los diversos tamaños de papel de computadora.
18
b) Cajas
Se puede archivar en cualquiera de las formas que se han mencionado: horizontal,

vertical y lateral. Lo que debe tenerse en cuenta es el material de que están
hechas y el sistema de apertura y cierre. Hay que desechar las metálicas o de
plástico; son más aconsejables las de cartón, que permiten la traspiración de los
documentos y resultan más adecuadas para guardar informes, revistas, catálogos,
etc.
Conviene que estén siempre lo bastante llenas como para que al colocarla en la
estantería no se doblen los documentos hacia abajo, ya que con este sistema las
hojas tienden a doblarse, son excelentes para proteger los documentos del polvo,
la luz o el roce, además de lo cual, permiten una aireación normal. Lo
inconveniente de las cajas es que la consulta no es muy cómoda.
c) Carpetas de muelle y con solapas
Son apropiadas para preparar el material que el jefe debe llevarse a una reunión o
un viaje. Se utilizan para archivar informes no demasiado voluminosos. Es
conveniente que las carpetas se adapten no solo a la documentación sino también
a las medidas de las estanterías o los armarios en los que vayan a colocarse.
d) Carpetas colgantes
Se archivan en armarios o cajones con guías, o en carritos especiales para ellas.

Se utilizan para documentación que no sea demasiado voluminosa y permiten la
ordenación alfabética o por materias.
e) Tubos
Cabe considerar como unidades de conservación los tubos de cartón nunca de

metal, con los que se protegen los documentos enrollados. Son adecuados para
documentos de gran tamaño, para los que no cabe otra alternativa que utilizar
19
estos tubos o doblarlos. Los tubos se usan especialmente para archivar mapas o
planos.
f) Sobres y bolsas
Se emplean en menor medida, pero son de utilidad para determinados

documentos como fotografías o clichés. Pueden ser de papel normal o grueso, sin
visibilidad, o presentar una ventanilla de papel transparente, o incluso ser
enteramente trasparentes. La utilización de un modelo determinado dependerá de
los documentos que se deban conservar.
g) Ficheros
El fichero es el nombre que tiene la caja contenedora de las fichas, las cuales
pueden ser definidas como piezas rectangulares de cartulina, utilizada para
sistemas de clasificación que se guardan ordenadas y en posición vertical en el
interior de los correspondientes ficheros. Las fichas con empleadas para resumir
informes clasificables de cualquier tipo. Arandia. (2017, p. 20).
1. 1. 6. Funcionalidad de un Archivo
Cumple con tres funciones básicas o finalidades.
 Reunir y clasificar de manera ordenada toda la documentación que genera

la empresa.
 Conservar todo el material de forma segura resguardando de la humedad,

el polvo, mala utilización, etc.
 Difundir cuando sea necesario y localizarlo de manera rápida. (Arandia,

2017, p.1)
20
1. 1. 7. Clasificación de Sistemas de Archivos
Sistema Alfabético: Es el método usado mayoritariamente en las oficinas, en

especial para archivar la correspondencia.
Es un método fácil, consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona,
etc., o por cada tema y después clasificar las carpetas por orden alfabético. Para
trabajar de forma sistemática con este método, las carpetas deben archivar por el
nombre más conocido de la compañía de que se trate (Arandia, 2017, p.27).
Ventajas.- El sistema alfabético tiene las ventajas de que resulta muy sencillo
colocar los documentos, permite localizar cualquier escrito que se busque con
rapidez y además es de manejo sencillo, o lo que es lo mismo, su uso no requiere
ningún tipo de formación especial. Además, los contenidos de las carpetas
responden a una ordenación perfectamente lógica, de modo que no hay necesidad
de consultar un índice. Para que estas ventajas se concreten siempre, es
imprescindible mantener un orden alfabético estricto. (Arandia, 2017, p.30)
Desventajas.- El método no se presta a una ampliación sin un considerable

arreglo previo, porque se presta a equívocos cuando nos encontramos ante un
gran volumen de documentos. Cabe la posibilidad de que se planteen dificultades
para ceñirse a un orden estrictamente alfabético y que el archivo sufra variaciones
si lo maneja mucha gente. “La única solución a este problema es que se encargue
del archivos una sola persona” y que se esa persona quien escriba las normas
adoptadas. En la práctica, el sistema alfabético suele combinarse con otros. La
metodología alfabética está en la base de prácticamente todas las formas de
clasificación y, salvo en el decimal, interviene en todos los tipos de archivo.
(Arandia, 2017, p.30).
Sistema Cronológico: En todas las empresas comerciales hay asuntos que

deberían atenderlos en una fecha determinada como es casi imposible que una
persona recuerde todos los asuntos pendientes, se utiliza también el sistema de
21
archivo cronológico que permite recordarlo y transmitirlo a tiempo. (Arandia, 2017,
p.31).
Este sistema reclama la distribución de los documentos de acuerdo con la fecha

de cada uno de ellos, partiendo de la base de su emisión o de su recepción.
(Arandia, 2017, p.31).
Los asuntos que requieran atención futura se archivaran por la fecha en la que
deberán atenderse, en lugar de hacerlo por nombre o por número. Todos los días
debe consistirse el archivo cronológico, para saber qué asuntos deben tramitarse
en esa fecha. (Arandia, 2017, p.31)
Este archivo puede organizarse de varias maneras en tarjetas sobre el escritorio,

en una de las gavetas del archivador etc. Como “grupos principales” se consideran
los doce meses del año y, dentro de cada uno de ellos, se establecen las
secciones constituidas por días. Algunos especifican esta distribución secundaria
según las semanas (Arandia, 2017, p.31).
Se establecen guías para cada mes y días del mes o guías alfabéticas seguidas
de guías por fechas. La del mes en curso se colocará al frente de la gaveta,
seguida de las guías correspondientes a los meses en orden de calendario.
(Arandia, 2017, p.31)
Las guías con la fecha de cada día (del 1 al 31) deben colocarse detrás de la guía
del mes en curso al frente de la gaveta. Para los demás meses, solo se usará una
carpeta para archivar los documentos de ese mes. Las anotaciones se escriben
cada tarjera y se sitúan detrás de las guías de acuerdo con la fecha interesada.
Referente a los días de documentación suele clasificarse:
 Cronológico – alfabético
 Cronológico – numérico Ejs.
22
2004 MAYO
2 - A - N
- O - Z
3 - A - N
O - Z
Este sistema es muy utilizado para fines especiales de documento financieros,

dentro del departamento de contabilidad, administración, como la manera más
lógica y natural de control.
Procedimiento para archivar
Los documentos se archivan de forma progresiva según la fecha de recepción,

entrada, fabricación, compra o vencimiento, etc.
Cuando se emplea este sistema, el documento más reciente se coloca encima,

mientras que el más antiguo queda situado al último.
Se debe:
 Determinar en qué fecha debe tramitarse el documento, esta fecha se

escribirá o subrayará.
 Colocar el documento en la carpeta ubicada detrás de la guía del mes.
 Archivar documentos en la carpeta correspondiente al día en curso, cuando

su fecha pertenezca al mismo mes.
 Traspasar los documentos del mes que se inicia y colocarlos detrás de las
guías con fechas al principio de cada mes. La guía del mes entrante
también deberá moverse hacia al frente, detrás de las guías diarias.
Cómo se archiva. Ej. Una factura con pago a 60 días vence el 31 de diciembre.
(Arandia, 2017, p. 32)
23
Si se aplica este sistema, debe colocarse la copia de dicha factura en la carpeta
correspondiente a esa fecha, para que quede y pueda controlarse en el día, si se
ha efectuado o no el pago, o si debe tramitarse, enviar la letra, etc., la ordenación
se efectuará por fecha de vencimiento, y no por emisión. (Arandia, 2017, p.32)
Por lo visto, es un método de clasificación de “vencimientos centralizado”. Si una

oficina precisa que se coloquen los pagos o cobros por vencimientos, puede
archivar el original que quedará recogido en el orden cronológico y, a medida que
va llegando su fecha, permite remitir a los interesados, todo cuanto ellos mismos
hubieran enviado. (Arandia, 2017, p.32)
Para manejar eficientemente este tipo de archivo, la secretaria debe estar bien
informada a cerca de los días festivos, de las vacaciones, o de los viajes del jefe ,
para avisarle con anticipación los asuntos que están pendientes. Algunos
ejecutivos prefieren que se les notifique los asuntos pendientes con varios días de
anticipación de la fecha de vencimiento, para planear el uso del tiempo y tomar
decisiones bien pensadas. (Arandia, 2017, p.32)
Hay otra forma de recordatorio que se hace con tarjetas, una por cada asunto.
Estos recordatorios deben ser detallados, claros y precisos.
Diariamente deberá revisarse el archivo de tarjetas para atender el asunto

correspondiente a esa fecha. Una vez atendido éste la tarjeta perderá vigencia y
deberá destruirse. En caso de ser útiles en el futuro, debe anotarse en ella esa
característica y archivarla junto con la correspondencia a la cual hace referencia.
(Arandia, 2017, p.32)
Si la cantidad de asuntos pendientes (atención futura) NO JUSTIFICA el uso de un

archivos cronológico, se recomienda hacer notaciones que sirvan de recordatorio,
en un calendario de escritorio. Otra forma de recordar un asunto pendiente de
atención futura, consiste en guardar en una carpeta la copia del documento, junto
con cualquier nota sobre el mismo asunto. Después deberá colocarse la carpeta
24
detrás de una guía, que indique la fecha que deba atenderse. (Arandia, 2017,
p.32)
Al iniciar cada día debe moverse de la carpeta con fecha anterior y colocarse lista
para usar, detrás de la guía del próximo mes. (Arandia, 2017, p.33)
Ventaja.- Una de las ventajas del sistema cronológico, es que cada vencimiento
queda controlado taxativamente en su fecha correspondiente. (Arandia, 2017,
p.33)
Desventaja.- Si no se conoce la fecha del documento se complica su localización.

(Arandia, 2017, p.33)
Sistema Numérico: Este sistema de archivo, consiste en asignar un número

consecutivo a los documentos relativos a personas o empresas con las que se
mantiene una relación, numerando consecutivamente las carpetas para después
archivarlas por orden numérico, de manera que las guías y carpetas se identifican
por números que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia numérica.
(Arandia, 2017, p.34)
La serie de números naturales es infinita, razón por la cual se considera que el

sistema numérico es el sistema de clasificación más flexible. Un archivo
estructurado de este modo puede extenderse ilimitadamente. (Arandia, 2017,
p.32)
También se dice: Que el sistema de archivo numérico es un sistema indirecto,

porque tanto para archivar, como para localizar cualquier material, habrá que
consultar primero el índice alfabético de las tarjetas, en él podrá hallarse el
número que le fue asignado a cada persona o entidad. Ej. En los casos de pólizas
de seguros, facturas, órdenes de compra, comprobantes de pago y otros.
(Arandia, 2017, p.34)
25
Un archivo numérico está constituido por tres partes:
1. Índice alfabético de tarjetas.- Es la base para localizar los documentos

guardados en el archivo numérico principal o en el archivo misceláneo alfabético.
Está formado por tarjetas con los nombres de los clientes y el número que se la ha
asignado a cada uno, según el registro numérico. (Arandia, 2017, p.34)
Cuando el cliente no tiene carpeta individual, la tarjeta del índice tiene la letra M en
lugar de un número lo cual significa que los documentos de ese cliente están en el
archivo misceláneo alfabético, dentro de una carpeta identificada con la letra inicial
de su apellido. (Arandia, 2017, p.34)
2. El archivo numérico principal.- Contiene las carpetas individuales; en cada

una de ellas se guardan los documentos del cliente al que se la ha asignado un
número; por eso las guías y las carpetas están rotuladas con números en las
pestañas. Generalmente la primera carpeta se marca con el número 001 y se
continúa en orden ascendente hasta donde sea necesario. (Arandia, 2017, p.34)
Todo el material relacionado con el cliente se coloca en la carpeta rotulada con el

mismo número que se asignó originalmente, hasta cuando el cliente deje de hacer
negocios con la empresa o cuando el asunto llega a su fin. (Arandia, 2017, p.34)
Se debe tratar de no sobrecargar las carpetas con documentos, si el número es

excesivo se debe subdividir a partir de una fecha o un asunto; para facilitar la
identificación de las carpetas después de dividirlas, éstas llevarán el mismo
número 1000-1 y la otra con el número 1000-2. (Arandia, 2017, p.34)
3. El archivo Misceláneo Alfabético.- Tiene por objeto proveer un lugar en el

cual se guarda temporalmente los documentos del cliente que no tiene carpeta
individual. (Arandia, 2017, p.34)
26
Está formado por 29 carpetas rotuladas con las letras del alfabeto. Dentro de cada
carpeta alfabética, se guardan los documentos de los clientes cuyo nombre
comienzan con esa letra. (Arandia, 2017, p.34)
Cuando la cantidad de material relacionada con un cliente, se encuentra guardada

en una carpeta miscelánea, tan pronto se acumulen más de cinco documentos
debe abrirse una carpeta individual a ese cliente; se le asignará el próximo
número que este desocupado en el registro, los documentos y se pasarán a la
carpeta individual, la misma que será identificada con ése número, y la carpeta
será guardada en el archivo principal. (Arandia, 2017, p.34)
Simultáneamente debe registrarse en el archivo alfabético de tarjetas, la

apertura de la carpeta individual y el traslado de los documentos. Para eso se
retira del archivo alfabético de tarjetas la del cliente y en lugar de la letra M se
escribe el número que se le ha asignado. (Arandia, 2017, p.34)
REFERENCIA CRUZADA.- En los sistemas numéricos las referencias cruzadas se

convierten en listas múltiples y la referencia cruzada se hará únicamente en el
archivo de tarjetas. (En esta tarjeta habrá que indicar dónde se encuentra
archivado el documento)
El cruce de referencia se hace en el archivo alfabético de tarjetas donde se

guardará una tarjeta por cada nombre con el mismo número de identificación y no
tendrá necesidad de guardar ni dejar ningún registro en otra parte. (Arandia, 2017,
p.35)
La codificación y guarda de los documentos en el sistema numérico, debe seguir

los siguientes pasos:
 Se leen los documentos para determinar qué acción se tomará. Si es el

primer documento de un cliente, se codificará con la letra M, que significa
que debe guardarse en el archivo Misceláneo Alfabético, dentro de una
27
carpeta identificada con la letra inicial del apellido del cliente Ej. Jaen se
guarda en la carpeta marcada con la letra M, este paso debe hacerse
ANTES de guardar el documento en el Archivo Misceláneo Alfabético.
 Cuando se haya acumulado más de cinco documentos de un mismo

individuo o entidad en el Archivo Misceláneo Alfabético, se le asignará un
número de orden correspondiente en el registro y se abrirá una carpeta
individual. En la pestaña de la carpeta individual se escribirá el mismo
número y en la tarjeta del Índice Alfabético se escribirá ese número en vez
de la letra M.
 Todos los documentos del mismo cliente que estaban marcados con la letra
M dentro de una carpeta alfabética del Archivo Misceláneo Alfabético al
Archivo numérico principal que es el archivo permanente. Para mayor
seguridad se vuelve a certificar que haya la tarjeta correspondiente ANTES
de guardar las carpetas en el archivador.
CÓMO USAR
El procedimiento que se sigue cuando se necesite una carpeta es el siguiente: se

busca el nombre deseado en la letra apropiada del fichero y así se sabe a qué
número corresponde. Conocido el número, basta con buscarlo en el archivo.
El sistema más usual en este tipo de clasificación es el decimal, en el que se

divide el total de la documentación en diez, grupos principales que numeran desde
000 al 999. Cada uno de estos grupos se pueden dividir, a su vez, en des
subgrupos, del 000 al 90, que se pondrán seguir fraccionando en otros diez cada
uno, desde el 0 al 9. La amplitud del sistema es infinita, por tal motivo se aplica
mucho en la catalogación de los volúmenes de una biblioteca.
Un ejemplo de utilización puede ser el siguiente:
28
Se asigna el 000 a documentos varios; el 100, a pagos; el 200, a personal; el 300,
a proveedores de material de oficina, y así sucesivamente, hasta la cifra 900.
Al subdividir el grupo de proveedores de material de oficina, resultan 10 divisiones;

el grupo 310 se atribuye, y así se prosigue hasta completar la decena. Dentro de
cada división se puedan abrir otras 10 subdivisiones.
Es fácil deducir que también en este sistema, a la larga, muy probablemente habrá
que recurrir a un orden alfabético. Aun así, las posibilidades de ampliación
inherentes a una clasificación decimal hacen muy aconsejable su empleo en el
archivo de las grandes empresas, donde la clasificación albitica sería demasiado
completa y etaria más sujeta a errores.
El sistema numérico presenta las siguientes variedades.
A.- SISTEMA NUMÉRICO ESPECIAL
Para archivar en hospitales el historial de pacientes o para pólizas de seguros se

usan sistemas especiales de archivos numéricos, basados en dígitos terminales,
dígitos triples y dígitos intermedios.
Una variante habitual del sistema numérico consecutivo es la llamada de:
Dígitos Terminales.- En ella, las cifras de identificación se forman de derecha a

izquierda, ya que la numeración se lee en ese mismo orden, esto significa que las
últimas cifras son las verdaderamente relevantes para efector clasificatorias.
Por ejemplo: si el número que se le asigna a un caso fuera 15542, ésta sería la
interpretación.
Los dos dígitos finales (42) indican la gaveta, tabilla o estante y constituyen el
denominado grupo primario.
29
Los próximos dos dígitos hacia la izquierda (55) indican el número de la carpeta y
constituyen el grupo secundario.
Los otros dos dígitos indican la posición que ese caso tiene en la carpeta, o sea el
primer documento en la carpeta.
Todas las carpetas que terminan en los mismos dos dígitos (42) se archivan juntas
detrás de una guía principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el
segundo grupo de dígitos y éstas se archivaran juntas. Finalmente, las carpetas se
ordenarán numéricamente según los dígitos que un número largo.
SISTEMA TRIPLE.- En este sistema los números se dividen en dos partes en

lugar de tres y los últimos tres dígitos a la derecha se llaman números primarios.
Por ejemplo en el número 122205, los tres dígitos de la derecha indican la
posición en la carpeta (205) y los tres de la izquierda el número de la carpeta (122)
SISTEMA DE DÍGITOS INTERMEDIOS.- Los dígitos del centro se conocen como

número significativo e indican la gaveta. En el número 721453, el 14 es el número
significativo e indica la gaveta, el 72 indica el número de la carpeta y el 53 la
posición en la carpeta.
B.- SISTEMA DECIMAL O DEWEY
Se denomina sistema decimal o Dewey en honor a su inventor el bibliógrafo

estado-unidense Melvil Dewey. Es el sistema de archivo más popularizado a todos
los niveles. Puede ser considerada como una ordenación especial de la
clasificación numérica por materias, es un procedimiento mixto, muy riguroso y
precioso; pero algo completo porque requiere una clasificación por asuntos o
materias y otra, la numérica correlativa, además un perfecto conocimiento de las
normas por parte del personal que maneja el archivo. En el caso de una oficina
podrían ser: empresas, clientes etc.
30
El sistema decimal o Dewey conocido también como: La Clasificación Decimal
Universal (CDU), es utilizado por todas las bibliotecas públicas, grandes
almacenes y casas comerciales con muchos departamentos de materias diversas.
Abarca todos los temas posibles y usado en la gran mayoría de archivos de

bibliotecas de todo el mundo, en estas bibliotecas, el saber humano aparece
ordenado en grupos que originan 10 clases o secciones, y todos los registros van
clasificados bajo 10 o menos títulos principales, los cuales van numerados de 000
hasta 900 de la siguiente manera:
000 Temas generales

100 Filosofía
200 Religión
300 Sociología
400 Psicología
500 Ciencias Naturales
600 Artes útiles
700 Bellas Artes
800 Literatura
900 Historia
Estos grupos principales que tienen un título principal, puede subdividirse en 10

grupos más numerados del 10 al 90 precedidos de una cifra de la centena
correspondiente. Ej., Bajo el título de Artes útiles codificado con el número 600 se
hace la siguiente subdivisión:
600 Temas generales

610 Medicina
620 Ingeniería
630 Economía
31
640 Economía
650 Comercio
660 Tecnología Química
670 Manufacturas
680 Artes mecánicas
690 Construcción
A su vez cada subtítulo puede ser subdividido añadiendo una cifra al último
número obtenido Ej. (690-1) se precisa la situación del concepto clasificado y se
va reduciendo su extensión, hasta situarlo en su lugar exacto.
La CDU se sirve también de unos signos de puntuación que contribuyen a hacer

más legible la notación. Algunos de estos signos son:
- El punto (.): Se emplea cuando los números clasificados superan las tres
cifras, con el fin de facilitar su lectura. Por parte, la notación tiende a ser
mixta, y habitualmente se añaden iniciales de la A a la Z indicativas de la
notación alfabética complementaria.
- El Signo (+): Sirve para indicar la suma o adición.
- El Signo (=): Se utiliza para la lengua en que está escrito el documento.
- Las comillas (“): Indican la cronología o tiempo.
- Los dos puntos (:): Son un signo de relación. Por ejemplo, el signo 75:78
significa que se trata de una obra pictórica que tiene relación con la música.
C.- CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA
Otro tipo de clasificación es el alfanumérico, que combina en uno solo los dos
sistemas de clasificación estudiados, el alfabético y el numérico, según diferentes
métodos.
32
 En uno de los sistemas alfanuméricos más habituales, a cada letra del
alfabeto se le asigna un número. Por ejemplo, la A es 1, la B es 2, etc.
Cada carpeta se numera consecutivamente dentro de un número: 1/1, ½,
etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números
se usan tan sólo como referencia sobre la documentación.
 En otra modalidad de clasificación alfanumérica, las carpetas se colocan en

grupos alfabéticos, con una numeración dentro de cada grupo. Cada letra, o
parte de una letra, cuenta con una tarjeta-guía, con un índice de las
carpetas numeradas dentro de un grupo. La primera tarjeta-Guía, que
abarca el grupo Aa-Am, por ejemplo se numeraría como A.1, la siguiente
carpeta que se abriera en dicho grupo seria la A(1)1; la tercera se
numeraría como A(1)2, y así sucesivamente.
Este sistema no se atiene a un orden alfabético estricto.
Todos los nombres Aa y Am, por ejemplo, reciben un número consecutivo en el

orden en que se van abriendo.
Aunque presentan cierta complejidad, los sistemas alfanuméricos se caracterizan

por ser más exactos que los alfabéticos.
1.1.8. Procedimiento para archivar en sistemas numéricos
El procedimiento es muy similar al usado en el archivo o sistema alfabético.
 Inspeccionar. Para estar seguros de que hay iniciales de archivo.
 Clasificar y codificar alfabéticamente. Se decide y subraya el nombre o

asunto bajo el cual se basará el archivo. Se decide si se cruzará referencia
o no. En caso afirmativo, se hace el registro de referencia.
33
 Los documentos inspeccionados, clasificados y codificados se ordenarán
alfabéticamente para facilitar la consulta al índice Alfabético de Tarjetas.
 Distribuir. Los documentos marcados con números se separan de los

marcados con la letra M. Para ordenar los primeros se separan por las
centenas, después por las decenas y por ultimo por las unidades.
 Archivar. Los documentos se guardan en las carpetas correspondientes.

Los marcados con números en el archivo numérico principal y los marcados
con la letra M, en la carpeta Miscelánea.
Ventajas.- Este sistema a pesar de ser indirecto es el más ventajoso para ciertas
empresas.
Resulta más sencillo encontrar las carpetas, cuando están ordenadas

numéricamente que si lo están alfabéticamente además, cuando falta una de ellas
es más fácil advertirlo. Se evita la posibilidad de error debido a nombres idénticos.
(Arandia, 2017, p.39)
Mientras que el alfabeto limita la extensión del archivo dentro de 29 letras, los
números permiten su expansión hasta el infinito, el archivo es ampliable
indefinidamente, basta ir agregando nuevas carpetas. (Arandia, 2017, p.39)
Hay facilidad y oportunidad de hacer cruce de referencias. Cuando la naturaleza

confidencial de los documentos exige cierta reserva, es preferible que haya
números en lugar de nombres en las pestañas de las carpetas como en las
oficinas de los médicos y dentistas. (Arandia, 2017, p.39)
Inconvenientes.- El único inconveniente, aunque de releve, es que, como todo

sistema indirecto, no se puede extraer una carpeta sin consultar de antemano el
índice alfabético de tarjetas, para localizar y guardar los documentos, por esta
situación el índice se debe actualizar frecuentemente. (Arandia, 2017, p.39)
34
Importante.- Hay que tener el máximo cuidado al clasificar un archivo con este
sistema, porque existe la posibilidad de permutar por error algún número, y un
lapsus de esta índole puede dar lugar a que un documento sea prácticamente
irrecuperable. (Arandia, 2017, p.39)
Archivo de Planos
Cuando la secretaria deba archivar muchos planos porque así lo requiera las
actividades de la empresa deberá tener en cuenta que se trata de grandes hojas,
unas plegadas de modo especial y otras enrolladas y, por tanto difíciles de dejarla
visibles. Para archivarlas de modo eficiente para su control y rápido servicio
existen varios procedimientos pero el más usual es el índice numérico.
Si se tiene que archivar planos, gráficos y similares, a medida que se reciba los
mismos, se debe REGISTRAR EN UN CUADERNO, siguiendo un orden
cronológico-numérico. Dicho número queda visiblemente marcado en el lado
superior del pliego o sobre está el plano. Este sistema permite ahorrar espacio y
permite una localización rápida, ya que un solo armario permite clasificar
ordenadamente centenares de planos y tenerlos casi a la vista, mediante el
registro clasificados establecido en el cuaderno, donde además constan todos los
detalle relativos a cada uno, nombre, del cliente, señas y otros por memores que
van del 10 al 99, precedidos por el número de la centena que les corresponda.
(Arandia, 2017, p.39)
Sistema Por Asunto o Materias. En este tipo de clasificación se aplica en

organismo oficiales, oficinas de ventas o de servicios y, sobre todo, es el ms
empleado por escritos y periodistas, que de este modo archivan los asuntos que
son de su interés. (Arandia, 2017, p.40)
Ventaja.- El sistema de clasificación por materias ofrece las ventajas siguientes:
35
 Su facilidad para ser comprendido; por eso resulta útil para la
correspondencia y para los documentos que tienen que ver con una
actividad repetitiva.
 Es posible ampliarlo ilimitadamente. (Arandia, 2017, p.41)
Desventaja.- El archivo por materias tiene el inconveniente de que cuando no se

conoce al asunto en cuestión, no resulta fácil su localización.
Además, es bastante factible incluir los papeles de un tema en otra carpeta, en

especial si éstos tratan de diversos, por lo que es necesario disponer de un índice.
(Arandia, 2017, p.42)
Sistema Geográfico: Este sistema se emplea en oficinas cuya actividad principal

es la exportación, importación, en oficinas de ventas, en organismos oficiales, o en
cualquier otra empresa de distribución que desarrolla sus actividades en diversos
territorios. (Arandia, 2017, p.42)
Ventajas.-La ventaja principal del método geográfico radica en que es el más

indicado cuando la localización es lo fundamental; además, se trata de un sistema
de acceso directo. (Arandia, 2017, p.44)
Desventajas.- El más importante, prescindiendo del hecho de que requiere

buenos conocimientos de geografía, es el que periódicamente deben revisarse y
ponerse al día las fronteras geográficas.
Como sistema único de clasificación, el método geográfico tiene también el

inconveniente de que las actividades no siempre se desarrollan en territorios
específicos, y en tal circunstancia se convierte en un sistema poco práctico.
(Arandia, 2017, p.44)
Como nos indica el autor, existen varios sistemas de archivos, como el sistema
alfabético, cronológico, numérico, sistema por asuntos o materias y el sistema
36
geográfico, cada sistema tiene su ventaja y desventaja, los mismos son utilizados
de acuerdo al tipo de entidad financiera.
1. 1. 8. 1. Procedimientos Básicos de Archivo
1. 1. 8. 2. Inspeccionar
Esta inspección es elemental para asegurarse que su archivo ha sido autorizado.

Todo documento que no tenga marcado la orden de archivo, deberá devolverse a
la persona que lo envió, para que se cumpla este primer requisito. (Arandia, 2017,
p.17)
1.1.8.3. Clasificar
Consiste en determinar el título bajo el cual va a archivarse el documento. Esta

clasificación puede efectuarse en base a cinco criterios:
 El nombre que aparezca en el membrete.
 El nombre del destinatario.
 El nombre del que firma.
 El nombre de la persona o del asunto mencionado en la carta.
 El nombre de la localidad de donde procede la carta. (Arandia, 2017, p.17)
1. 1. 8. 4. Marcar
Es el procedimiento por el cual se indica el título bajo el cual se archivará la

correspondencia, Podemos indicar tres métodos de marcación.
 Subrayar o encerrar dentro de un círculo el título seleccionado con un lápiz

de color.
37
 Cuando el título bajo el cual deba archivarse la carta no parece en ella, éste
se escribe con lápiz de color en la esquina superior derecha.
 Si a un carta se le debe hacer “referencia cruzada”, después de subrayar o

escribir el nombre bajo el cual debe archivarse, también se subraya o se
escribe el nombre bajo el cual debe aparecer la referencia y además una X
al final del renglón. Luego se registrará en la hoja de referencia cruzada los
datos pertinentes. (Arandia, 2017, p.17)
1. 1. 8. 5. Distribuir
Es la separación preliminar de los documentos, de acuerdo con la primera letra del

nombre subrayado o escrito durante el procedimiento de marcar. La distribución
de los documentos en grupos cuya inicial sea la misma, facilita la labor de archivo.
(Arandia, 2017, p.18)
1.1.8.6. Archivar
Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas, de acuerdo con

un plan determinado. Los documentos rotos o en malas condiciones deber ser
reparados antes de ser archivados, mejor si se saca una fotocopia antes de ser
archivados, mejor si se saca una fotocopia antes de ser archivados. (Arandia,
2017, p.17)
Todos los documentos se deben colocar en las carpetas respectivas con los
membretes hacia la izquierda, no importa el tamaño que tengan. (Arandia, 2017,
p.17)
La carpeta debe levantarse y apoyarse en un lado del cajón antes de colocar los
papeles dentro de ella para tener la seguridad de que se ha tomado la carpeta que
corresponda y para que los papeles queden bien colocados y lleguen al fondo de
la misma. (Arandia, 2017, p.18)
38
1.1.9. Equipos de Archivo
Todo trabajo profesional de archivo, requiere el equipo, las herramientas y los

materiales apropiados. Al seleccionar un equipo debe considerarse, tanto su
calidad como su utilidad, pues se espera que pueda usarse por muchos años y
tenga resistencia para uso continuo. Algunos de los equipos más usados
actualmente en las oficinas son los siguientes: el horizontal, el lateral y el vertical.
(Arandia, 2012, p.9)
a) Archivo Horizontal
Los equipos de disposición horizontal son excelentes para guardar mapas, planos,
dibujos o documentos de gran formato.
Los documentos se almacenan en sentido horizontal, dispuestos uno encima de

otro. El otro tipo de mobiliario adecuado para los archivadores horizontales son los
armarios o las estanterías. Los armarios pueden disponer de baldas o en estantes
móviles, casilleros o bandejas.
Ventajas.- Las principales ventajas que ofrece este sistema de archivo son dos: es
asequible debido a su simplicidad, y el documento, al estar apoyado sobre su
superficie mayor sufre pocos deterioros.
Inconvenientes.- Los inconvenientes del archivaros horizontal son, en primer lugar,

que resulta difícil localizar los documentos y en su búsqueda se pierden mucho
tiempo.
Los documentos ocupan mucho espacio porque no pueden apilarse

indefinidamente, pues a la larga acabarían por caerse.
Otro inconveniente del archivador horizontal, que entorpece su uso, reside en el

hecho de que para sacar un documentos hay que sujetar el resto, y para reintegrar
39
a su sitio el que se ha extraviado es necesario quitar primero todos los de encima
y correr el riesgo de que se deterioren y estropeen. (Arandia, 2012, p.9)
b) Archivo Lateral
Es el más práctico para archivar la documentación corriente: facturas,

correspondencia, etc.
El tipo de mueble empleado para archivar documentos de forma lateral es similar

al del sistema anterior. En este caso, los documentos se apoyan sobre uno de los
lados cortos, uno junto a otro, igual como están los libros en una biblioteca. Este
sistema se adapta a todo tipo de documentación siempre que esté encuadernada
(los documentos sueltos se colocan dentro de carpetas, cajas u otra clase de
contenedores, que se dispongan en paralelo). (Arandia, 2012, p.9)
Ventajas.- La principal ventaja del archivo lateral, es su economía, ya que permite

aprovechar más, el espacio disponible, sin desperdiciarlo como con el sistema del
archivador horizontal.
Las carpetas pueden sacarse y volver a colocarlas en su sitio sin necesidad de

moer las demás.
Pueden acceder a los archivos dos o más personas a la vez, sin molestarse una a
la otra en la búsqueda de los documentos.
Inconvenientes.- Los inconvenientes del archivo lateral conciernen con los

documentos sueltos.
Aunque vayan metidos en carpetas, al colocar éstas paralelamente es muy fácil

que los documentos pequeños se caigan, con lo que puede perderse su correcto
emplazamientos, para evitarlo se usan los archivadores provistos en anillas, pero
con éstos es frecuente que los documentos se rompan por las perforaciones, al
sacarlos y meterlos.
40
Su manejo no resulta cómodo y los papeles se rozan mucho al pasarlos con los
dedos en busca del que se desea consultar. Las tapas de cartón pesan mucho y,
por lo general, son bastantes caras.
Al no estar en sus carpetas totalmente llenas por necesidades de clasificación y

ordenación, ocupan mucho espacio en comparación con los pocos documentos
que guardan, ya que el lomo tiene siempre una dimensión fija, sea cual fuere el
número de papeles o documentos que contenga la carpeta.
Con este sistema de archivo, los documentos están más expuestos al calor fuego,
polvo y desgaste. Resulta, así mismo dificultoso el acceso a los niveles más
elevados.
Es un sistema indicado para discos, documentos que estén encuadernados y

también para documentos gráficos. (Arandia, 2012, p.10)
c) Archivo Vertical
Es el más práctico para archivar documentos.
Una de las formas más conocidas en éste sistema, es un archivador con dos, tres,
cuatro o cinco gavetas metálicas o de madera, con llave central o lateral para
cerrar todas las gavetas.
Actualmente tienen mayor aceptación des de metal por su resistencia, también se

fabrican a prueba de incendio para conservar los documentos de gran valor.
En este sistema de archivo, las dos gavetas superiores se usan para documentos
y las inferiores para documentos semiactivos o a transferidos. Los documentos se
apoyan sobre uno de los lados más largos, los expedientes se almacenan en
carpetas separadas, archivadas juntas una al lado de otra, y suspendidas.
(Arandia, 2012, p.10)
41
Ventajas.- El archivo vertical es sencillo de utilizar y los documentos se insertan y
extraen rápida y fácilmente. Cuando se utiliza la clasificación numérica, tiene la
ventaja de que permite ver todos los números con gran facilidad.
Inconvenientes.- Los inconvenientes que presenta son básicamente dos: puede

resultar complicado abrir los cajones en determinados espacios y sólo puede ser
utilizado por una persona cada vez.
También se debe tener la precaución de no abrir al mismo tiempo dos gavetas ya

que el mueble puede venirse hacia delante. (Arandia, 2012, p.11)
d) Archivo de Microfilmes y Microfichas
El microfilme se utiliza en empresas con un considerable volumen de documentos

o información para archivar. Como guardar los documentos en papel resulta caro
y, por otra parte, requiere grandes espacios u el uso de muebles archivadores, se
ha recurrido, como alternativa, a la microfilmación, técnica que consiste en
fotografiar el documento original con un acamara que contiene película de
pequeño formato y, una vez revelado el negativo, aparece una copia de tamaño
reducido, no legible a simple vista (existen varios factores de reducción, aunque
los más habituales son de 20.1 y 24.1). Para su impresión los microfilmes
requieren cámaras con luz más intensa. (Arandia, 2012, p.11)
Microfichas
La microficha es la reproducción fotográfica en miniatura de un documento,

transcrito en una tarjeta (en un lugar de una película)
Ventajas.- La ventaja más sustancial de la microfilmación es el gran espacio que

ahorra, lo cual da como resultado economía de tiempo y trabajo, ya que se elimina
la necesidad de copiar los documentos.
42
Otra ventaja es que la filmación de documentos importantes, como planos o
dibujos, permite guardar los originales, con lo cual se evita el peligro de que se
estropeen,
Hay que añadir, además, que las microfichas son fácilmente transportables y
obtener duplicados no ofrece dificultad. Brindan una conservación segura y su
defensa contra incendios y extravíos.
Inconvenientes.- Los inconvenientes más importantes del sistema son, por una
parte la necesidad de contar con un lector de microficha micro lector para
ampliarla y, por otra, que resulta un proceso caro.
Otro inconveniente es que no se acepta la presentación de microfilmes de

documentos, como prueba en procedimientos legales, en los que se requieren
siempre los originales. (Arandia, 2012, p.12)
Tarjeteros
a) Tarjetero Vertical
Es uno de los equipos de un archivo más usado: Ofrece muchas ventajas y gran
flexibilidad para conservar listas de nombres direcciones inventarios de
mercancías, etc., Se puede usar junto con cualquier sistema de archivo: alfabético,
numérico, geográfico o por asuntos.
b) Tarjetero Visible
Mientras que en el tarjetero vertical es necesario buscar la información, en el

tarjetero visible, la información más importante queda a la vista, pudiendo ser
hallados los documentos con prontitud. (Arandia, 2012, p.12)
Nuevas Tecnologías de Archivo
43
Los modernos avances tecnológicos que han revolucionado todos los campos de
la actividad humana, han incidido también poderosamente en el terreno de la
gestión del archivo de documentos, en el que hoy se usan con relativa profusión
los medios ópticos y, sobre todo, los informáticos en todo tipo de empresas.
(Arandia, 2012, p.12)
Archivo Computarizado
Con la introducción de computadoras y de procesadores de texto en muchas

oficinas, es posible almacenar la información que se desea archivar en la misma
computadora. (Arandia, 2012, p.12)
Como guardar la información.- La información de uso inmediato se almacena en l

memoria central de la computadora. Otra posibilidad es la de archivarla en copias
de seguridad, por medio de disquetes, CD’s, flash, etc. (Arandia, 2012, p.13)
La información se puede introducir en la computadora de dos maneras distintas, la

primera, más sencillas, consiste en transcribir el documentos original, la segunda
está basada en la utilización de un escáner, que la graba directamente en la
computadora a modo de fotocopia muy precisa. (Arandia, 2012, p.13)
1.1.10. Clasificación de los Archivos Tomando en Cuenta la Duración
a) El Archivo según los documentos se clasifica en:
 Documentos de Gestión, son aquellos relacionados con actividades que

se encuentran en trámite y que se dilatan en el tiempo. Comprenden
documentos recién entregados en la oficina y que serán recogidos por los
clientes concluido su trámite.
44
 Documentos Legales, son aquellos que la empresa debe conservar
obligatoriamente por ley. Ej. Documentos Fiscales, legales (contratos de
trabajo), actas y protocolos de constitución, declaración de impuestos.
 Documentos Históricos, los referidos a operaciones y actividades

terminadas y los que se acumulan por razones comparativas, estadísticas o
de consulta, etc. Tienen valor informativo y cultural permanente. (Arandia,
2012, p.5)
b) Según la frecuencia de uso de los documentos en:
 Archivos activos:
En él, se guardan los documentos de gran circulación que todavía se están

tramitando y se encuentran a la espera de una respuesta o solución para el
asunto que se trate, y al cual se hace referencia con regularidad.
El tipo de archivo se adaptará a ellos, por tanto, los documentos activos se

situaran en archivadores o armarios de fácil acceso para la secretaria, dado
que su uso será frecuente. Esta clase de archivo, se encuentra toda la
correspondencia de entrada y de salida.
 Archivos semiactivos
En este caso, aunque la documentación ya se haya tramitado y obtenido

respuesta, se tiene que seguir guardando, porque puede ser objeto de alguna
consulta, aunque con menor frecuencia que en la primera etapa.
 Archivos pasivos o inactivos
En este caso, el documento que se guarda ya está cerrado y sólo se consultará

cuando se necesite una información muy precisa. Se considera que un archivo, es
pasivo o inactivo, si se hace referencia a él menos de diez veces al año. A partir
45
de ese plazo su archivo y conservación serán consideradas definitivas. (Arandia,
2012, p.6)
c) Según el lugar de emplazamiento (localización) de los documentos
 Archivo General o Central
Es el sitio donde se centralizan todos los materiales generales y las copias de

ciertos registros e informes que por su naturaleza pertenecen a todas las
secciones de la empresa, y los originales se encuentran en poder de cada sección
respectiva para su labor especifica.
Esta organización facilita dejar a disposición general todos los materiales de

interés común.
 Archivo Descentralizado o parcial
Se encuentra en las distintas dependencias de la empresa. Estos a su vez pueden

ser:
Por departamentos o por secciones, cuando se encuentran en el propio

departamento, siendo estos documentos utilizados constantemente por éste.
(Arandia, 2012, p.6)
Personales de cada puesto de trabajo, para que puedan ser de acceso directo e
inmediato. (Arandia, 2012, p.7)
d) Por la valoración de los documentos pueden ser:
Temporales, si los documentos con el paso del tiempo, se pierden su valor y

puede ser destruidos.
Permanentes, si los documentos conservan su vigencia incluso más allá de la

vida de la empresa, ya que son transmitibles a terceros. (Arandia, 2012, p.7)
46
1.1. 11. Los Archivos en la Actualidad
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo
se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de
información que se generaban; después empezó a crecer el número de
documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en
el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a
documentos electrónicos de archivo. (Bautier, 2012, p.20).
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que
deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA
(Consejo Internacional de Archivos), determina que las funciones del archivo son
identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del
archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y
terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del
archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las
actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
(Marcos, 1999, p.1)
Marcos (1999) “Los archivos fueron actualizándose gradualmente y cada función

fue teniendo un objetivo, ya sea para salvaguardar, identificar o preservar los
documentos, teniendo el cuidado que sean accesibles, y que la persona
encargada sea precavida al prestar los documentos” (p.1)
Como ambos autores mencionan, los archivos sufrieron varios cambios, ya que no
solo se utiliza documentos físicos, si no también documentos electrónicos, esto se
da para no tener grandes volúmenes de documentos en la empresa y también
acelerar la búsqueda de los mismos.
47
1. 1. 12. Gestión Documental
La Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación” (Doyle, 2014).
Como menciona el autor la gestión documental es el conjunto de instrucciones

detalladas para tener una mejor planificación, manejo y organización de los
documentos.
1. 1. 13. Principio de Procedencia
Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo

documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad
e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las
secciones, series y expedientes. (Aguirre, 2014, p. 24)
48
CAPÍTULO II
DISEÑO METODOLOGICO
2. 1. Metodología
2. 1. 1. Métodos
Métodos empíricos
Se aplicaron los siguientes métodos empíricos:
La observación.- es un método que recoge la información de cada uno de los

conceptos definidos en el trabajo de investigación, llegando a tener una gran
validez para el mismo.
Este método, se utilizará al momento de llenar la guía de observación la cual se

realizará a la secretaria de la Dirección de Transparencia, Acceso a la Información
y Lucha contra la Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de
Sucre, y también al momento de realizar toda la investigación.
2. 2. 2. Técnicas
a) La observación.- La observación es un procedimiento de recolección de datos

e información que consiste en utilizar los sentidos para observar hechos y
realidades sociales.
Esta técnica ayudará al momento de recolectar datos, los cuales sirven para la
investigación.
La observación, se realizará a la secretaria de la Dirección de Transparencia,

Acceso a la Información y Lucha contra la Corrupción del Gobierno Autónomo
Municipal de la ciudad de Sucre, para identificar si la misma tiene conocimientos
de archivos y práctica al momento de archivar los documentos físicos.
49
2. 2. 3. Instrumento
a) Guía de observación.- El instrumento guía de observación debe ser lo

suficientemente claro y preciso para garantizar que se entienda.
Este instrumento nos ayudará para que la información sea la más pertinente para
el trabajo, ya que se realizará la observación a la secretaria de la Dirección de
Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre
b) Cuestionario.- Es un instrumento básico de la observación, lo que posibilita

observar los hechos a través de la valoración que hace de los mismos el
encuestado.
De la misma manera, este instrumento contempla 8 preguntas cerradas y será

aplicado a los funcionarios de la Dirección de Transparencia, Acceso a la
Información y Lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la
ciudad de Sucre.
2. 2. 4. Población muestra
Población
La población está conformada por todos los funcionarios de la Dirección de

Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre.
Muestra
La muestra está conformada por una secretaria y ocho funcionarios para la

aplicación de los instrumentos de la Dirección de Transparencia, Acceso a la
ciudad de Sucre.
50
CAPITULO III
DIAGNÓSTICO
En este capítulo se presenta los resultados, su respectivo análisis e interpretación,

producto de la aplicación de dos instrumentos de diagnóstico, la guía de
observación y el cuestionario que fue aplicado a los funcionarios.
3. 1. Resultados de la observación
Se realizó la observación en tres ocasiones (9 de abril, 20 de junio y 08 de agosto)

para determinar cómo es el trabajo que realiza la secretaria en el archivo de la
documentación de las gestiones 2010 a 2018.
Cuadro Nº 1
Centralizador de la observación realizada
Parámetros
N° Indicadores A
veces Nunca Siempre
La documentación se encuentra correctamente
1 2 1
ordenada.
2 Trabaja de manera eficiente con la documentación. 3
Utiliza los sistemas de clasificación para organizar su

3 2 1
documentación.
La documentación de gestión 2010 a 2018 se encuentra
4 3
en muebles correctos para su almacenamiento.
5 Se traspapela la documentación dentro de la oficina. 2 1
La secretaria tarda en encontrar los documentos de las

6 1 2
gestiones 2010 a 2018.
Falta de interés en la organización de documentos y
7 2 1
archivo.
La secretaria tiene problemas con el manejo de su

8 2 1
archivo.
51
1. La documentación se encuentra correctamente ordenada.
Se pudo observar que la documentación no se encuentra debidamente ordenada,

los documentos están archivados en unidades de conservación, pero NO
debidamente ordenados, no existe una secuencia de archivo y este hecho dificulta
el encontrar rápido algún documento solicitado.
2. Trabaja de manera eficiente con la documentación.
No, no se trabaja de manera eficiente con la documentación, en la mayoría del

tiempo la secretaria tiene dificultades inclusive con el manejo de la misma, en el
sentido de que existen pérdidas, extravíos, traspapeleo, demora.
3. Utiliza los sistemas de clasificación para organizar su documentación.
La secretaria no utiliza adecuadamente los sistemas de clasificación para

organizar su documentación.
4. La documentación de gestión 2010 a 2018 se encuentra en muebles

correctos para su almacenamiento.
La secretaria no almacena constantemente los documentos en los muebles

correctos, es por esto que no se puede localizar con rapidez la documentación.
5. Se traspapela la documentación dentro de la oficina.
La secretaria continuamente traspapela la documentación en la oficina y esto

genera que los documentos se encuentren mezclados y desordenados.
6. La secretaria tarda en encontrar los documentos de las gestiones 2010 a

2018.
La secretaria tarda frecuentemente en encontrar los documentos de las gestiones

2010 a 2018, esto se debe a que no están archivados correctamente en los
muebles y porque traspapela la documentación dentro de su oficina.
52
7. Falta de interés en la organización de documentos y archivo.
La secretaria presenta falta de interés al momento de organizar y archivar la

documentación.
8. La secretaria tiene problemas con el manejo de su archivo.
La secretaria sí tiene problemas con el manejo de su archivo de la documentación.
53
3. 2. Resultados de la encuesta
1. ¿Usted cree que existe buena organización de la documentación dentro de

la oficina?
Cuadro Nº 1
Parámetros Número Porcentaje

A veces 3 37,5%
Nunca 5 62,5%
Siempre 0 0%
Total 8 100,0%
Fuente: Elaboración propia
Gráfico Nº 1
¿Usted cree que existe buena organización de la

documentación dentro de la oficina?
38%
63%
A veces Nunca Siempre

Análisis e interpretación
Como se puede apreciar un 63% indicó que nunca está organizada la

documentación y un 37% indica que a veces están bien organizados los
documentos.
Por lo tanto, los funcionarios manifiestan que no existe una buena organización
de documentos de las gestiones 2010 a 2018 dentro de la oficina, ocasionando
que el archivo físico de la documentación no sea adecuado.
54
2. ¿Se traspapela la documentación de las gestiones 2010 a 2018 dentro de
la oficina?
Cuadro N° 2

A veces 2 25,0 %
Nunca 0 0%
Siempre 6 75,0 %
Total 8 100,0 %
Gráfico N° 2
¿Se traspapela la documentación de

las gestiones 2010 a 2018 dentro de
la oficina?
25%
75%
Como se puede observar un 75% indica que siempre se traspapela la

documentación, pero un 25% indica que a veces se traspapela.
Los funcionarios indican que la documentación de las gestiones 2010 a 2018 se

traspapela constantemente dentro de la oficina, provocando pérdida de tiempo y
extravíos innecesarios
55
3. ¿Usted nota la falta de interés de la secretaria en la organización de
documentos para archivo?
Cuadro N° 3

A veces 2 25,0 %
Nunca 1 12,5 %
Siempre 5 62,5 %
Total 8 100,0 %
Gráfico N°3
¿U sted nota la dejadez de la se -

cretaria en la documentación para
su organización y archivo?
25%
63% 13%
Como se puede observar según el grafico, un 12% indica que la secretaria realiza
la documentación para archivo, un 25% que a veces realizó la organización de
documentos y un 63% indica que la secretaria no realiza la documentación
respectiva.
Es preocupante que la secretaria tenga falta de interés con la organización de

documentos, ocasionando que la ubicación el archivo físico de la documentación
de las gestiones 2010 a 2018 no sea eficaz.
56
4. ¿La secretaria pide ayuda a sus compañeros para archivar?
Cuadro N° 4
Parámetros Numero Porcentaje

A veces 2 25,0%
Nunca 2 25,0%
Siempre 4 50,0%
Total 8 100,0%
Gráfico N° 4
¿La secr etar ia pide ayuda a sus

compañer os par a ar chivar ?
25%
50%
25%

Como se puede observar en el gráfico, un 50% indicaron que la secretaria pide

ayuda a sus compañeros para archivar, un 25% a veces necesita de sus
compañeros y otro 25% nunca pide ayuda.
Los funcionarios mencionaron que la secretaria interfiere en el trabajo de sus

compañeros para subsanar sus funciones y poder archivar los documentos de
forma ordenada de las gestiones 2010 a 2018.
57
5. ¿La secretaria tiene los documentos bien organizados y archivados?
Cuadro N° 5

A veces 3 37,5%
Nunca 5 62,5%
Siempre 0 0%
Total 8 100,0%
Gráfico N° 5
¿La secr etar ia tiene los documentos

bien or ganiz ados y ar chivados?
38%
63%
Como se puede apreciar, los funcionarios indicaron que la secretaria nunca tiene
los documentos bien organizados y archivados con un 63%, pero un 37%
manifiesta que a veces está organizado y archivado.
Los funcionarios indicaron que la secretaria no tiene los documentos bien

organizados y archivados de las gestiones 2010 a 2018.
58
6. ¿Usted nota la desesperación de la secretaria al momento de archivar?
Cuadro N° 6
Parámetros Numero Porcentaje

A veces 2 25,0%
Nunca 0 O%
Siempre 6 75,0%
Total 8 100,0%
Gráfico N° 6
¿Usted nota la desesperación de la secretaria

al momento de archivar?
25%
75%
Como se puede observar un 75% de los funcionarios manifestaron que notan la

desesperación de la secretaria para poder organizar sus documentos al
archivarlos, por otra parte, un 25% mencionaron que a veces la observan
desesperada.
Los funcionarios indicaron que la secretaria está constantemente desesperada al

momento de archivar los documentos de las gestiones 2010 a 2018.
59
7. ¿Usted nota algunos problemas en los archivos de la gestión 2010 a 2018
de la documentación dentro de la oficina?
Cuadro N°7
Parámetros Frecuencia Porcentaje

A veces 0 0,0%
Nunca 1 12,5%
Siempre 7 87,5%
Total 8 100,0%
Gráfico N° 7
¿U sted nota algunos pr oblemas en los

ar chivos de la gestión 2010 a 2018 de la
document ación dentr o de la oficina?
13%
88%
Como se puede apreciar un 88% de los funcionarios notó problemas en la

organización de los archivos de la gestión 2010 a 2018, pero un 12% indicaron
que nunca notaron problemas en los archivos de las gestiones mencionadas.
Los funcionarios manifestaron que si existen algunos problemas en los archivos de

la gestión 2010 a 2018 de la documentación dentro de la oficina.
60
8. ¿La secretaria olvida dónde se encuentran documentos ya archivados de
la gestión 2010 a 2018?
Cuadro N° 8

A veces 0 0%
Nunca 4 50,0%
Siempre 4 50,0%
Total 8 100,0%
Gráfico N°8
¿La s e cre tari a ol vi da dónde s e e n -

cue ntran docume ntos ya archi vados de
l a ge s ti ón 2 0 1 0 a 2 0 1 8 ?
50% 50%
Como se puede observar las opciones siempre y a veces tienen un porcentaje de

50% e indicaron que la secretaria olvida dónde se encuentran documentos ya
archivados de la gestión 2010 a 2018.
Por lo tanto, los funcionarios indicaron que la secretaria olvida la ubicación de

documentos archivados de las gestiones 2010 a 2018.
61
2. 3. Conclusiones del diagnóstico
En base a la aplicación de los instrumentos y su correspondiente análisis e

interpretación, en principio por separado, se arriban los siguientes resultados.
 La documentación de las gestiones 2010 a 2018 se traspapela

constantemente dentro de la oficina, esto se debe a la falta de interés que
tiene la secretaria, también porque los documentos no están en orden ni
bien organizados.
 La documentación no se encuentra archivada en muebles adecuados para

su almacenamiento y conservación.
 Existe desesperación por la secretaria al momento de archivar la

documentación, por otra parte, la secretaria pide ayuda a sus compañeros,
por esta razón la secretaria olvida la ubicación de documentos ya
archivados de las gestiones 2010 a 2018.
 La secretaria no utiliza los sistemas de clasificación de archivo para

organizar la documentación de las gestiones 2010 a 2018, es por esto no
se puede localizar inmediatamente los mismos para su revisión o respuesta
a documentos que se requieren en la oficina.
 Los documentos de las gestiones 2010 a 2018 no se encuentran bien

organizados ni archivados con un sistema específico, esto se debe a que la
secretaria no tiene conocimientos sobre el archivo.
 La secretaria necesita ampliar sus conocimientos de archivo y aclarar las

dudas que presenta para archivar con exactitud y claridad los documentos
de las gestiones 2010 a 2018.
62
CAPÍTULO IV
PLAN DE TRABAJO
4. 1. Introducción
El plan de trabajo brindará la organización de un archivo de documentos de las

gestiones 2010 al 2018, adecuados para que la secretaria cuente con
documentación ordenada y clasificada, además que permita la ubicación pronta y
eficaz de los documentos que son solicitados para una consulta posterior.
4. 2. Objetivo
Mejorar el manejo de la documentación con un archivo físico, para facilitar una

organización y ubicación rápida de los documentos de las gestiones 2010 hasta el
2018 de la Dirección de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha contra la
Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la Ciudad de Sucre.
63
4. 3. Planificación de Actividades
Cuadro N°9 Planificación de Actividades
Actividades Contenido Responsabl Materiales Tiempo

e
Hacer conocer el Ana Torabla Carta Media hora

presente trabajo al
Actividad 1 Director de la
Institución para tener
la aprobación.
Clasificar los Ana Torabla Separadores, 5 semanas.
documentos de Carpetas de
Actividad 2 acuerdo a los años palancas.
(Sistema
Cronológico).
Organizar los Ana Torabla Carpetas de 3 Semanas
Actividad 3 documentos palancas.
utilizando el Sistema
Numérico.
Ubicar en las Ana Torabla Carpetas de 2 Semanas
carpetas los palancas.
Actividad 4 documentos ya
ordenados y
clasificados.
Ana Torabla Vitrinas 1 Semana
Actividad 5 Colocar las carpetas
en las vitrinas
64
4. 4. Cronograma
Cuadro N°10 Cronograma
Actividades
Julio Agosto Septiembre

Cronograma
1° 2° 3° 4° 1° 2° 3° 4° 1° 2° 3° 4°
Conocimiento del
trabajo al Director de
la Institución.
Ordenar de acuerdo
a los años
(Cronológicamente).
Organizar por orden
numérico.
Ubicar en las
carpetas los
documentos ya
ordenados y
clasificados.
Colocar las carpetas
en las vitrinas y
estante.
4. 5 Presupuesto
No existe presupuesto para tal actividad, ya que todos los materiales para su
conservación, muebles, vitrinas y estantes serán otorgados por la Dirección de
Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre.
4. 6. Desarrollo de actividades
1. Identificación de la Documentación
Se logró identificar los documentos por gestiones desde el 2010 a 2018.
 Ver la calidad de documentación.
65
 ¿Cómo se encuentran resguardados?
 ¿Qué unidades de conservación utilizan y en que muebles?
 ¿Conocer los documentos que maneja la Institución?
2. Diagnóstico
Se observó que las documentaciones de las gestiones 2010 a 2018 se

encontraban en completo desorden, traspapelado, empolvados, en distintos
lugares que no son aptos para el archivo adecuado y la conservación de los
documentos.
3. Clasificación de los Documentos
Se realizaron los siguientes pasos:
Clasificar la documentación que consistirá en realizar los siguientes pasos:
A. Como el presente Trabajo Dirigido se trata de Organizar un Archivo

Físico de las gestiones 2010 a la 2018, la documentación se
clasificará tomando encueta el :
Sistema Cronológico
Este sistema se utilizó para organizar y clasificar la documentación por años en

folders con separadores de colores. Asimismo en carpetas de palanca
B. Una vez que toda la documentación se encuentre clasificada por

gestiones, los documentos de cada gestión, se clasificarán tomando
en cuenta el.
Sistema Numérico
Este sistema se utilizó para facilitar la ubicación de la documentación archivada de

cada gestión.
66
Toda la documentación, tendrá que estar debidamente clasificada, tomando en
cuenta las características mencionadas anteriormente.
4. Adquirir los Muebles y Unidades de Conservación Acordes con la

Documentación Manejada en la Dirección de Transparencia, Acceso a la
Información y Lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal
de la ciudad de Sucre.
Se logró adquirir
 Carpetas de palanca con sus respectivos lomos de cada gestión en el cual

esta archivado notas recibidas y expedidas.
 Folders en los cuales están archivados los informes finales de las
Denuncias que investiga la Dirección.
 2 vitrinas
 1 estante de madera
Para la conservación y archivo de la documentación de las gestiones 2010 a

2018.
 Se procedió a colocar los documentos en las unidades de conservación

específicas.
67
 Se procedió a colocar los documentos en los muebles respectivos.
 Se presenta el producto final, que es el archivo físico
Se logró archivar y conservar en muebles adecuados toda la documentación de

las gestiones 2010 a 2018 de la Dirección de Transparencia, Acceso a la
ciudad de Sucre, se puede observar a continuación.
4. 7. Resultados
 Se logró organizar la documentación de la gestión 2010 a la 2018.
 Se logró utilizar los sistemas de archivos en orden numérico y cronológico.
 Los documentos están en sus respectivas carpetas.
 Los documentos se encuentran archivados en vitrinas.
68
 Se logró ubicar los documentos y de esta forma se localiza con facilidad los
mismos.
 El desarrollo de las actividades fue un éxito, ya que no existieron

dificultades, se logó informar y tener la autorización del Director de la
Dirección de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la
Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre, una
vez obtenido la autorización se prosiguió con las demás actividades y se
logró seleccionar los documentos de las gestiones 2010 a 2018, a
continuación se organizó los mismos, utilizando los sistemas cronológicos y
numéricos, una vez ordenado los documentos se los ubicó en carpetas y
finalmente se archivó en vitrinas.
69
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
 Con la aplicación de este trabajo dirigido se logró cumplir el objetivo

general, “organizar el archivo físico de las gestiones 2010 hasta el 2018 de
la Dirección de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la
Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre”.
 Se logró cumplir con el primer objetivo específico, “clasificar la

documentación de acuerdo a las características del mismo de la Dirección
de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la Corrupción
del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre”.
 Con el segundo objetivo específico, se logró “seleccionar los sistemas de

archivo numérico y cronológico para los documentos de la Dirección de
Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre”.
 Se logró cumplir el tercer objetivo específico, “archivar los documentos de

las gestiones 2010 al 2018 de la Dirección de Transparencia, Acceso a la
Información y Lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo
Municipal de la ciudad de Sucre”.
70
Recomendaciones
 Se recomienda archivar los documentos de manera digital y física de la

Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre.
 Se recomienda brindar talleres de capacitaciones y actualizaciones

constantes a las secretarias en tema de archivística y archivo.
 Se recomienda a las autoridades de mayor jerarquía no descuidar a los

funcionarios de menor categoría, porque forman una parte importante de la
Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la ciudad de Sucre, los
mismos son los que dan solución de forma pronta e inmediata a las
falencias existentes en la institución.
71
Referencias bibliográficas
Aguirre, L. (2014). La Organización del Archivo y su Incidencia en la Gestión

Secretarial en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito (Trabajo de
pregrado). Universidad Técnica de Ambato, Ambato, Ecuador.
Arandia, A. (2012). Gestión Secretarial. Sucre, Bolivia.
Arandia, A. (2017). Gestión Secretarial. Sucre, Bolivia.
Bautier, R. (2012). Archivística: Gestión de Documentos y Administración de

Archivos: Alianza
Doyle, L.(2014). La historia de la gestión de documentos como cualquier historia.

Madrid, España.
Hernández, R., Fernández, C. & Baptista P. (2006). Metodología de la

Investigación México D.F., México: McGrawHill Interamericana.
Marcos, M. (1999). Los archivos en la era digital. El profesional de la información.

Recuperado de
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/
los_archivos_en_la_era_digital.html
Ramírez, I. F. (2010). Apuntes de metodología de la investigación: Un Enfoque

Crítico. Sucre, Bolivia: Tupac Katari.
Universidad Internacional de Andalucía (2012). La archivística. Recuperado de

https://sites.google.com/site/laarchivistica/#:~:text=La%20Archiv
%C3%ADstica%20es%20la%20ciencia,da%20fe%20de%20sucesos
%20anteriores.
72
Anexos
73
Anexo N° 1
GUÍA DE OBSERVACIÓN DIRIGIDA A LA SECRETARIA
El objetivo de la presente observación es recabar información concerniente a la

organización de archivos que realiza la secretaria de la Dirección de Transparencia,
Acceso a la Información y lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo
Municipal de la Ciudad de Sucre
Observador(a)....................................................................................................
Fecha de observación........................................................................................
N Parámetros
º
Indicadores
1 La documentación se encuentra
correctamente ordenada.
2 Trabaja de manera eficiente con la
documentación.
3 Utiliza los sistemas de clasificación para
organizar su documentación.
4 La documentación de gestión 2010 a 2018 se
encuentra en muebles correctos para su
almacenamiento.
5 Se traspapela la documentación dentro de la
oficina.
6 La secretaria tarda en encontrar los
documentos de las gestiones 2010 a 2018.
7 Existe dejadez de la documentación para su
organización y archivo.
8 La secretaria tiene problemas con el manejo
de su archivo.
74
Anexo 2
Cuestionario Dirigido a funcionarios de la Dirección de Transparencia, Acceso a la

Información y lucha Contra la Corrupción del Gobierno Autónomo Municipal de la
Ciudad de Sucre
El presente cuestionario tiene como objetivo recabar información concerniente al

trabajo que desempeña la secretaria al momento de realizar los archivos físicos.
Indicar que el cuestionario es de carácter anónimo es por ello que por favor
responda de la forma más sincera, clara y ordenada posible, marcando con un “X”
en la opción que más le convenga, recuerde que en cada pregunta solo puede
elegir una respuesta y en las líneas punteadas escriba su justificación
1. ¿Usted cree que existe buena organización de la documentación dentro de la

oficina?
a) A veces b) Nunca c) Siempre
2. ¿Se traspapela la documentación de las gestiones 2010 a 2018 dentro de la

oficina?
3. ¿Usted nota la dejadez de la secretaria en la documentación para su

organización y archivo?
4. ¿La secretaria pide ayuda a sus compañeros para archivar?
75
5. ¿La secretaria tiene los documentos bien organizados y archivados?
6. ¿Usted nota la desesperación de la secretaria al momento de archivar?
7. ¿Usted nota algunos problemas en los archivos de la gestión 2010 a 2018 de la

documentación dentro de la oficina?
8. ¿La secretaria olvida donde se encuentran documentos ya archivados de la

gestión 2010 a 2018?
Gracias por su colaboración
76
Anexo N° 3
Fotos del archivo Anterior
77
Anexo N°4 Unidades de conservación
78
Anexo N° 5 Mueble
79
Anexo N°6 Trabajo realizado y finalizado
80
81
82
83

Organización del archivo físico de las gestiones 2010-2018

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INSTITUTO TÉCNICO “AURORA ROSSELLS” DE FE Y ALEGRÍA

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DE LAS GESTIONES 2010

Autora: Ana Torabla Serrano

Tutora: Lic. Yolanda Laguna Murillo

A mis padres, a mis hermanos docentes y

Agradezco a Dios, supremo creador y fuente de sabiduría, que supo

A, mi madre y padre, asimismo a mis hermanos, por el respaldo y

A mi tutora, por la dedicación, paciencia y la colaboración en el

A los docentes, administrativos y compañeros de curso de la Carrera

Cuadro 1 ¿Usted cree que existe buena organización de la documentación dentro

Cuadro 2 ¿Se traspapela la documentación de las gestiones 2010 a 2018 dentro

Cuadro 3 ¿Usted nota la dejadez de la secretaria en la documentación para su

Cuadro 4 ¿La secretaria pide ayuda a sus compañeros para archivar?

Cuadro 5 ¿La secretaria tiene los documentos bien organizados y archivados?.......

Cuadro 6 ¿Usted nota la desesperación de la secretaria al momento de archivar?. .

Cuadro 7 ¿Usted nota algunos problemas en los archivos de la gestión 2010 a

Cuadro 8 ¿La secretaria olvida donde se encuentran documentos ya archivados

Cuadro 9 Planificación de Actividades....................................................................74

Gráfico 1 ¿Usted cree que existe buena organización de la documentación dentro

Gráfico 2 ¿Se traspapela la documentación de las gestiones 2010 a 2018 dentro

Gráfico 3 ¿Usted nota la dejadez de la secretaria en la documentación para su

Gráfico 4 ¿La secretaria pide ayuda a sus compañeros para archivar?................64

Gráfico 5 ¿La secretaria tiene los documentos bien organizados y archivados?...66

Gráfico 6 ¿Usted nota la desesperación de la secretaria al momento de archivar?

Gráfico 7 ¿Usted nota algunos problemas en los archivos de la gestión 2010 a

Gráfico 8 ¿La secretaria olvida donde se encuentran documentos ya archivados

Anexo 1 Guía de observación dirigida a la secretaria

Anexo 4 Unidades de conservación

Anexo 6 Trabajo realizado y finalizado

El presente Trabajo Dirigido titula: “Organización del archivo físico de las

En el primer capítulo se encuentra el Marco Teórico, donde se hace un análisis

En el segundo capítulo se encuentra todo lo que corresponde a la metodología de

En el cuarto capítulo, se encuentra el plan de trabajo, la misma está detallada por

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones.

La formulación del problema fue: ¿Cómo organizar el archivo físico de las

El objetivo general fue: Organizar el archivo físico de la Dirección de

La Dirección Transparencia, Acceso a la Información y Lucha Contra la

Oficialmente empieza a funcionar el 22 de septiembre, fecha de designación.

Por cuanto, el Consejo Municipal de Sucre, ha sancionado la siguiente Ley

Ley Autónoma (Ley 482) indica: Gobiernos Autónomos Municipales, encomienda

Que, el Gobierno Autónomo Municipal de Sucre, deberá enmarcar en el

Que, el espíritu esencial de presente Ley es la búsqueda de una mayor y mejor

Que, la propuesta de Ley tiene tres pilares fundamentales que son la

Que, las funciones generales de Control Social se enmarcaran en otra normativa

Que, la composición del Directorio debe estar enmarcada en los principios de

Que, de acuerdo al art. 7 de la ley Autonómica Municipal del Gobierno Autónomo

1.2. Objetivo Institucional

Atender al ciudadano cualquier inquietud cumpliendo con nuestro lema, “de

Mejorar los niveles de inversión pública, ejecutada con transparencia y eficiencia.

Implementar una gestión eficiente, eficaz, transparente y con justicia social,

2.5. Estructura Organizativa

Organigrama del de la dirección de transparencia, acceso a la información y

Estructura organizativa institucional

 FUNCIONES DEL DIRECTOR (A)

1. Presentación.- Posicionamiento, ante la opinión pública, la instalación de la

2. Taller de Información Capacitación.- Se ha programado y ejecutado un taller,

3. Exposiciones Realizadas.- Algunas reparticiones han planificado eventos de

a) Sub-Alcaldía del Distrito 4.- En Yotala.

b) La intendencia Municipal.- En sus oficinas propias.

4. Ferias Exposición.- Se ha participado en dos ferias:

a) Feria anti-corrupción, organizado por la representación departamental del

b) Feria Municipal de exposición de obras y tareas ejecutadas por el Municipio de