SERVICIO DE FACILIDADES

MULTIDISCIPLINARIAS PARA INTEGRACION AL

PMRT
CLIENTE: N° DE CONTRATO:
PETROPERU, S.A. 4200088149

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PARA
INFORMACION

SUBCONTRATISTA :
CONSORCIO DEPC

DESCRIPCION DEL DOCUMENTO :

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
NUMERO DEL DOCUMENTO : Rev. :
4200088149-QUA-DEPC-01-001 01

Firmado digitalmente por:

Sharytho Silva
Supervisión Calidad ETSA
REVISADO SIN COMENTARIOS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Fecha: 05/09/2023

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

00 03/08/2023 Emisión Jesús Duque José Bustos Ausberto Ayala

01 05/09/2023 Levantamiento de observaciones Jesús Duque José Bustos Ausberto Ayala

Rev. Fecha Descripción del Cambio Elaborado por Revisado por Aprobado por

CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS Firmas de la revisión vigente

□ COPIA NO CONTROLADA
□ COPIA CONTROLADA_____________________________

Los Cambios en el documento están señalados con un Δ señalando la revisión vigente

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INDICE

1. OBJETIVO ................................................................................................... 3

2. ALCANCE .................................................................................................... 3

3. REFERENCIAS ........................................................................................... 3

4. PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 4

4.1. Responsabilidades ................................................................................ 4

4.2. Codificación .......................................................................................... 5

4.3 Recepción y Registro de documentación ............................................... 5

4.4 Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos ............................ 5

4.5. Distribución y Actualización de la Documentación ................................ 6

5. ANEXOS ...................................................................................................... 7
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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer los requerimientos para el control

en la recepción, emisión de revisiones y transmisión de planos y documentos
técnicos en obra hasta su emisión “para construcción” - Última revisión, en todas
las fases de construcción del proyecto.

Adicionalmente este procedimiento está enfocado en asegurar que:

 El registro de planos y estado de los documentos se mantiene actualizado y

que se lleva a cabo de forma regular la emisión de revisiones a todo el personal
implicado
 Los archivos electrónicos de los planos y documentos sean almacenados como
indica oficina técnica, guardando copia de la última revisión en campo
 La documentación se mantenga organizada y almacenada en perfectas
condiciones para su eficaz uso, gestión y recuperación de la misma hasta la
entrega final al cliente
 Las firmas autorizadas en obra para documentos, protocolos, etc. Sean
controladas durante la fase de construcción de acuerdo a la hoja de
confirmación de firmas. Esta hoja es responsabilidad del departamento de
Calidad, la cual puede ser ampliada durante el trabajo con la incorporación de
nuevo personal.

2. ALCANCE

Este documento define y describe el flujo de control documentos

3. REFERENCIAS
- ISO 9001 edición en vigor
- ISO 14001 edición en vigor
- ISO 45001 edición en vigor
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- ISO 3166 edición en vigor

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Responsabilidades

El responsable de la Documentación asegurara el perfecto estado de la

documentación, controlando el acceso a la misma a todo el personal autorizado

Sus principales funciones son:

 Mantener un archivo cronológico (copia principal) de toda la documentación,

permitiendo un seguimiento de cada plan, plano o documento en cualquier
momento.
 Asegurar que las últimas revisiones de los documentos sean distribuidas a
todo el personal de CONSORCIO DEPC.
 Mantener una adecuada discreción y confidencialidad sobre el contenido de
los documentos.

4.1.1.- Responsable de Calidad

 Asegurar la aplicación de este procedimiento.

 Control, mantenimiento y distribución de la documentación de Calidad.
 Preparar y actualizar el registro de Firmas para todo el personal de calidad
y Gestión del contrato.

4.1.2.- Todo el Personal

 Utilizar las últimas revisiones de los documentos distribuidos oficialmente.

 Devolver o destruir copias controladas obsoletas o superadas de los
documentos como se les ha instruido.
 Notificar cualquier irregularidad o discrepancia detectada en un
documento.
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4.2. Codificación

Se deberá tomar como referencia la siguiente secuencia para el envío de Documentos

a la Supervisión

“4200088149-QUA-DEPC-01-001”

 4200088149: Numero de contrato.

 QUA: Calidad (Área que envía el documento)
 DEPC: CONSORCIO DOMINION & EP COSFYM
 01: Código asignado para Procedimientos e instructivos
 001: Numeración secuencial que corresponda del documento.

Codificación para el envío de Cartas a PETROPERU

“DEPC-CR-23-001”

 DEPC: CONSORCIO DOMINION & EP COSFYM

 CR: Carta
 23: Año en Curso
 001: numeración secuencial que corresponda del documento.

4.3 Recepción y Registro de documentación

El controlador de documentación registrará la documentación recibida en un Log

de Control de Documentación 4200088149-QUA-DEPC-08-001

4.4 Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos

El responsable de la elaboración del documento es el responsable del

departamento afectado.
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El responsable de la revisión es el Ingeniero Residente.

El responsable de aprobación será la alta Dirección de la Compañía.

4.5. Distribución y Actualización de la Documentación

Una vez que el documento es aprobado, se introducirá en la Lista Maestra de

Documentos.Se comunicará su publicación a través de correo electrónico, como
mínimo a todos los responsables de las áreas. El documento deberá estar
disponible para los usuarios que lo requieran, sea bien a través de plataforma
informática de la cual se disponga o bien vía mail por petición a las áreas emisoras.

NOTA 1: Toda publicación de documentos y registros se realiza de manera

electrónica. Es responsabilidad de los usuarios, en caso requieran imprimir
documentos o registros, asegurarse de utilizar la revisión vigente de los mismos.

NOTA 2: Los registros se conservarán durante tres años mínimo

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5. ANEXOS

DOCUMENTO
01 Procedimiento e Instructivo
02 Certificados / Informes / Otros
03 Instrucción Técnica
04 Manual
05 Plano
06 Plan
07 Política
08 Matriz
09 PPI
10 Formatos/Registros

ÁREAS
HSE Seguridad y Medio ambiente
QUA Calidad
OT Oficina técnica
HR Recursos Humanos
AD Administración y Contratos
CT Construcción
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DEL SGC DEL PROYECTO Rev.: 00
Fecha: 03/08/2023

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1. IDENTIDICACIÓN:
CLIENTE: PETROPERU S.A

ULTIMA FECHA DE
SERVICIO: SERVICIO DE FACILIDADES MULTIDISCIPLINARIAS PARA INTEGRACION AL PMRT N° CONTRATO: 4200088149
ACTUALIZACION:

2. REGISTRO
Ult.
Ítem Área DOC Código Nº Descripción Fecha emitido Fecha recibido Estado Observaciones
Rev.