MANEJO Y CONTROL DE CAMBIOS

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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa apropiada para asegurar que los procesos de cambio que surjan en la compaa,
sean controlados y acordes al proceso de transformacin, sin afectar los servicios y productos que ofrece
COBASEC.
2. ALCANCE
Aplica a todos aquellos procesos que requieran alguna transformacin y cambios que sobrevengan con ocasin
de las actividades propias de COBASEC.
3. RESPONSABLES
Cada vez que surjan cambios o modificaciones dentro de la compaa, debe asegurarse un proceso de cambio
que permita verificar una adecuada y controlada transformacin del proceso, sin afectar la prestacin de
servicios o productos de COBSEC.
4. DEFINICIONES
Cambio o modificacin: Alteracin temporal o permanente, en los procesos, equipos y el personal que
puedan afectar la prestacin de productos y servicios de la empresa.
5. DESARROLLO
5.1 Clases de cambios
De acuerdo con las actividades desarrolladas por COBASEC, se pueden presentar las siguientes clases de
cambios:
Comerciales: Estos cambios pueden ser generados por el cliente o el rea comercial, por ejemplo:
Cambios en alcance, responsabilidad del contrato, modificaciones de plazos, y valores, nuevos
servicios, nuevas lneas de negocios, apertura de nuevas sedes, entre otros.
Organizacionales: Cambios en cargos directivos, el organigrama, en procesos, reasignacin de
funciones y responsabilidades de departamentos o reas, cambios al reglamento de trabajo, entre otros.
Tecnolgico: Cambios a nivel tecnolgico que afecten algn proceso o proyecto de la compaa, los
cuales involucren nuevos desarrollos, cambios en el diseo de equipos, actualizacin de Equipos y
controles, implementacin de nuevos materiales, equipos, herramientas, accesorios y recursos.
De Personal: Cambios de personal, traslados retiros, reasignacin de funciones y responsabilidades,
competencia del personal, redefinicin de funciones y responsabilidades. Aplica para cargos que
involucren liderazgo de reas o departamentos que por su naturaleza sean importantes para los
procesos de la compaa.
5.2 Solicitudes de Cambios
Los cambios se deben solicitar en el formato Solicitud y Autorizacin de Cambio xxxx. Cuando se traten de
cambios organizacionales sern tramitadas por el jefe del area y el area de Recursos Humanos, quien las
tramitar ante la Gerencia General (en el caso de cambios de personal, nicamente aplican cargos del nivel
directivo o de coordinadores los cuales son relevantes para las actividades de la organizacin. Ver numeral 5.3).

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Cuando se trate de cambios tecnolgicos y/o comerciales, debern ser gestionados por el jefe de area que
requiere el cambio diligenciando el formato Solicitud y Autorizacin de Cambio XXXX y sern entregadas a la
Gerencia, quien avalar los cambios, destinar los recursos necesarios y dar su aprobacin.
Nota: En el evento que surjan cambios que involucren peligros y riesgos para el personal, el ambiente o
terceros, se deber realizar un analisis de riesgos previo al desarrollo de las actividades propias del cambio, de
acuerdo con los procedimientos establecidos por COBASEC para determinar los controles requeridos por la
organizacin con el fin de prevenir posibles incidentes o eventos que afecten a la compaa.
5.3 Manejo y Control de Cambio de Personal
En referencia a cambios en puestos de trabajo del personal, es necesario controlar y verificar dichas
modificaciones teniendo en cuenta que este proceso debe desarrollarse en un marco de planificacin
garantizando la continuidad de funciones y responsabilidades. Es responsable de este proceso el area de
Recursos Humanos. Teniendo en cuenta lo anterior los cambios de personal pueden darse debido a los
siguientes factores:

Retiro de la Empresa.
Ausencia temporal de mnimo quince (15) das calendario.
Incapacidad mdica (aplica licencia de maternidad intervenciones mdicas programadas, no incluye
accidentes).
Cambio en el cargo dentro de la misma Empresa.
Periodo de vacaciones.
Licencia de trabajo.
En caso de presentarse alguno de los anteriores factores se debe diligenciar el Formato XXX Entrega y
Recepcin de Puesto de Trabajo.
5.4 Divulgacin de Cambios
La divulgacion de los cambios realizados sern a traves de los diferentes medios establecidos por COBASEC
en el Sistema de Gestin y se notificar a traves de correos electronicos a las areas de la compaa interesadas
e involucradas en el cambio. Asi mismo se publicara en carteleras en las instalaciones de la organizacin donde
tenga operacin la compaa.
6. REGISTROS
NOMBRE DOCUMENTO
SOLICITUD Y AUTORIZACION DE CAMBIO
ENTREGA Y RECEPCION DE PUESTO DE TRABAJO

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7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

DESCRIPCION DEL CAMBIO

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