Descripción y Perfil de Puesto

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

MISIÓN DEL PUESTO

Llevar a cabo la administración de la empresa. Delegar actividades y tomar decisiones para avanzar las
actividades en tiempo y forma.

LÍNEAS DE AUTORIDAD

Puesto a quién le reporta Jefe directo (Ángel Burgos Castro)

Supervisor de Fabrica (Felipe), Servicio

Puestos que le reportan directamente Técnico (Luis), Fabrica y Área de Diseño.

Cantidad total de personal que le

9
reporta (directa e indirectamente)

EQUIPO Y CONDICIONES ESPECIALES DE TRABAJO

Equi Comentar
po io
Computadora, teléfono celular, datos bancarios, gastos,
Equipos control de material.

Página 1 de
 Descripción y Perfil de Puesto

DESCRIPCIÓN GÉNERICA

Administrar entradas y salidas de dinero, mercancía o gastos generales. Archivado de documentación

tanto de compras como ventas, así como documentos privados del personal de la empresa.
Generación de cotizaciones y compra de material. Supervisión de avance diario de producción.
Planeación de trabajo para agilizar los procesos. Inventariado del material de fábrica. Resolución de
problemáticas dentro de la empresa con los empleados y procesos. Pagos de nómina semanales y
quincenales. Seguimiento de entregas de pedidos y servicio técnico. Monitoreo constante de cámaras
en fábrica y sucursal. Delegar obligaciones al personal diariamente. Evaluación de perfiles de nuevo
ingreso a la empresa y su respectiva contratación. Generar propuestas para mejorar el ambiente de
trabajo y el producto final. Seguimiento a proveedores semanalmente. Dispersión de fondos
semanalmente. Encargada de sucursal y personal.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA POR AREA

RECURSOS HUMANOS

● Estar en comunicación con la persona que se encarga de las publicaciones para canalizar
nuevos prospectos de nuevo ingreso.
● Recabar números telefónicos y nombres.
● Ponerme en contacto con la persona y generar una cita para entrevista, pidiendo que traigan
solicitud de empleo y documentación.
● Hacer la respectiva entrevista; en esta se solicita los documentos de la persona, con esto se
hace un estimado de tiempo de distancia que se haría diariamente la persona de su casa al
trabajo. También se pide información personal que nos permita saber referencias, así como
experiencia previa confirmable. Una vez recabado esta se le preguntan sobre sus diferentes
gastos aproximados, motivos de abandono de trabajo, su estado civil, hobbies, actitudes, etc.
Generamos una charla que permita darnos una idea mas profunda de la persona y sus
comportamientos sociales, esto con el fin de buscar adaptabilidad, responsabilidad, proactividad
y disciplina.
● Se les proporciona una pequeña platica introductoria sobre el rubro de la empresa y el proceso
del trabajo que se desempeña dentro de esta.
● Se les explica cual es la vacante y todos los pormenores de esta, desde horarios de entrada,
salida y comida. Actividades a realizar y temas de contratación (contrato de prueba), se les
comentan las prestaciones obtenidas y los sueldos ya sean semanales o quincenales.
● Una vez explicado el tema se pregunta si queda alguna duda respecto a la
vacante y actividades a realizar.
● En caso de no quedar ninguna duda y pasar el filtro de la entrevista se le pedirá que
nos permita corroborar todos los datos pendientes para poder generar su contratación
● Nos comunicamos con sus referencias para corroborar la información proporcionada
● Una vez confirmada la información se le pasará la información al jefe directo y se le
comentará que se contratará en periodo de prueba para comprobar su desempeño.

Página 2 de
 Descripción y Perfil de Puesto

COMPRAS

● A finales de semana bajare a fábrica a hablar con Felipe, con quien haré una revisión del
material faltante para poder calcular el material que se requerirá para la producción de la semana
que sigue.
● Una vez que tenga los datos exactos de las piezas lo registrare en una base de datos en Excel
para poder mandar el formato a los diferentes proveedores.
● Se procurará generar por orden de urgencia; comenzando con láminas y perfiles, seguido de
tornillería, fibra, material eléctrico, plomería, motores, turbinas, pintura, etc.
● Con todas las cotizaciones se procurará tener doble cotización, esto con el fin de conseguir
mejoras de precios de nuestros actuales proveedores.
● Se pedirá los dos primeros materiales antes del viernes, para poder comenzar el lunes con las
actividades desde temprano.
● El material eléctrico, plomería, motores, fibras, turbinas, manijas, etc. que normalmente
conseguimos en el centro se cotizará con Francisco, quien nos entregará montos del producto,
así como de viáticos generados.
● Una vez teniendo la información general se solicitará que vaya por el material a principios de
semana, para ir trayendo todo el material, el cual me tiene que entregar personalmente para
corroborar que este todo completo.
● Cada material será revisado por Felipe y Paola con la finalidad de estar en el mismo canal de
información respecto a los hornos y saber si falta algo.
● Una vez completado haré un registro en Excel de todos los gastos de la semana para hacer una
comparativa del gasto promedio del mes, esto con la finalidad de percatarnos en que materiales
tenemos que buscar mejores precios para disminuir los costos de producción.
● Esta comparativa se reportará con Ángel para que este enterado de los gastos generados.

PEDIDOS

● Ángel me proporcionará mediante el grupo de Whatsapp las especificaciones de las ventas que
se vayan generando; en esta información debe ir el INE, COMPROBANTE DE DOMICILIO,
UBICACIÓN, FOTOGRAFIA DE LA FACHADA, NUMERO TELEFONICO DEL CLIENTE, en caso
de facturar RFC, ESPECIFICACIONES DE EL PRODUCTO VENDIDO, TIEMPO DE GARANTIA,
METODO DE PAGO, METODO DE ENTREGA, especificaciones extras como el regalo de algún
articulo Y PRECIO FINAL DEL PRODUCTO (Especificando si incluirá IVA o no). También tiene
que especificar si es compra total o a crédito.

● Una vez teniendo estos datos, ingresamos al sistema y tenemos que dar de alta al cliente.

● Hacemos el levantamiento de la cotización que se le ofreció, en esta agregamos datos como el

producto a cotizar, el monto en el que se le venderá y especificaciones de venta.

● Hacemos una revisión de los datos e imprimimos el documento.

● Procedemos a hacer el levantamiento del pedido (el cual relacionamos con la cotización)
agilizando el proceso para poder tener el pedido dentro del sistema. Una vez que quede
registrado el pedido se sacan 2 juegos de este los cuales se sellan de entregado y pagado junto
Página 3 de
 Descripción y Perfil de Puesto

con el logo de la empresa.

● Estos juegos se preparan para el día de la entrega conjunto a la garantía y checklist de entrega
(En caso de ser a través de crédito se prepara el contrato con especificaciones de pagos,
enganche, términos y condiciones, etc.) los cuales deben ser revisados y firmados por el cliente.
Un juego es para el cliente y otro para la empresa.

● Una vez que el documento este firmado y lo tengamos físicamente, se solicita a Ángel el método
de pago que se realizó para poder comenzar el proceso de emisión de factura.

● Ingresamos al sistema y nos vamos a Remisiones, en la cual nuevamente relacionamos el

pedido. Imprimimos el documento que nos arroje y nos vamos a Factura.

● Para levantar la factura nos aseguramos de que los datos del cliente estén correctos. En caso de
facturar con su razón social personal se tiene que considerar que el pedido haya sido levantado
con la terminación REM o MAT. Una vez ubicado esto se procede a relacionar la remisión previa,
la cual traerá todos los datos en automático. Se revisan los datos y se da aceptar.

● Aparecerá la opción de ingresar el método de pago.

● .
Una vez que tenga los datos exactos de las piezas lo registrare en una base de datos en Excel para poder
mandar el formato a los diferentes proveedores

PERFIL DE PUESTO

● COMPETENCIAS CLAVE PARA EL PUESTO


Conocimientos y/o habilidades requeridas para el desempeño óptimo de la posición (Nivel de dominio: 1 es el
más bajo, 4 es el más alto)

Competenc Nivel de Dominio

ia 1 2 3 4
Transversales

Orientación 4
Planeación y organización del trabajo 4
Enfoque a procesos 2
Apego a normas y disciplina 4

Página 4 de
 Descripción y Perfil de Puesto

Responsabilidad 4
Resolución de problemas 4
Calidad del trabajo 4
Conocimiento del servicio 4
Capacidad de respuesta 4
Adaptabilidad al cambio 3
Comunicación efectiva 4
Especialización 4
Servicio 4
Trabajo en equipo 4

Página 5 de
 Descripción y Perfil de Puesto

Compromiso 4

Innovación 3

Integridad 4

Confianza 4

Aprendizaje continúo 3

Gerenciales 3
Planeación estratégica 3

Proactividad 3

Conocimiento de la industria y el mercado 3

Pensamiento sistémico 4

Negociación 3

Gerenciamiento de proyectos 2

Gestión de personal 2

Administración y medición del trabajo 4

Liderazgo 2

Manejo de reuniones 2

Elaboración de reportes de resultados 4

Desarrollo estratégico de los recursos humanos 4

Conocimiento del negocio 4

Formación de equipos de trabajo 2

Administración de procesos 4

Página 6 de
 Descripción y Perfil de Puesto

REQUISITOS GENERALES

Edad: 26 años.

Sexo: Indistinto.

Estado civil: Indistinto.

Disponibilidad de No.
viajar:

● ESCOLARIDAD Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Nivel de estudios: Carrera Técnica, Secretariado, Comercio o Carrera a fin.

Áreas de Manejo de equipo de oficina, Conocimiento y Aplicación de

conocimiento: software, Redacción y Ortografía, Trabajo en Equipo, Manejo
de Bitácora de estrada y salida.

● EXPERIENCIA LABORAL

Mínimo de años de 2 años.

experiencia:
Área de experiencia: Manejo de equipo de oficina, Conocimiento y Aplicación de software.

Página 7 de
 Descripción y Perfil de Puesto

● REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL CARGO

Esfuerzo físico: Requiere de estar sentada durante mucho tiempo y en

algunos casos de trasladarse rápidamente.

Esfuerzo mental:
Capacidad de comunicación y organización.

Rasgos físicos deseables: Indistintos.

Características psicológicas deseables: Honesto, Respetuoso, Organizado, Responsable,

Amable, Centrado, Integro, Ético, Servicial,
Comunicativo.

AUTORIZACIONES

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Martínez Robles Britanny Velázquez Chávez Ximena
Granados Sandoval Daniel
Saori Valeria

Puesto: Puesto: Puesto:

Gerente General Jefa de Departamento de Jefe de Departamento de
Admisión y Empleo Capacitación y Desarrollo

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

Página 8 de