LOS LEMAITRE SAS

 
MANUAL DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

TITULO DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLE Y RECURSOS HUMANOS

REPORTA A: CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN
ÁREA O DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN

OBJETIVO:

Contribuir con los procedimientos contables o financieros, con el fin de brindar información útil, pertinente,
veraz y oportuna a Gerencia y contabilidad para la toma de decisiones y generar reportes para los órganos
de vigilancia y control. Facilitar el servicio a los proveedores y trabajadores interactuando de acuerdo con las
políticas y estrategias de servicio de la compañía, aplicar las tecnologías de información y comunicación;
demostrando excelentes condiciones humanas.

CARGOS QUE REPORTAN A ESTE:

CARGO. FUNCIÓN PRINCIPAL. CONTROL EJERCIDO.

NINGUNO

1.1. RESUMEN DEL CARGO:

Apoyar los procesos contables y de RRHH de la compañía por medio de actividades como programación de
pagos a proveedores, contacto acertado con los mismos, actualización de egresos registrados en los bancos
de la empresa, revisión y archivo de facturas de compra; así como desarrollo y control de los procesos de
afiliación y novedades del personal de la entidad.
1.2. DESDE SU CARGO, ¿CÓMO APORTA AL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE CALIDAD?

Estableciendo una buena relación entre la empresa y los proveedores y/o trabajadores, resolviendo las
solicitudes de cada una de las partes, permitiendo que áreas aledañas al cargo puedan contar con los
productos o servicios de los mismos. De igual forma, el cargo de auxiliar, establece un puente entre las
partes manteniendo una comunicación acertada entre las mismas respecto a políticas y decisiones tomadas.

2. RESPONSABILIDADES COMUNES E INHERENTES A TODOS LOS CARGOS

RESPONSABILIDADES COMUNES E INHERENTES A TODOS LOS CARGOS

Número Responsabilidades
Atender a todos los clientes tanto internos como externos con un espíritu de servicio, entendido
1 como la dedicación con que vivimos en la búsqueda de la satisfacción de sus necesidades,
brindándoles respuestas oportunas y seguras a través de proceso ágiles, sencillos y confiables.
Realizar todas las actividades que le sean encomendadas por el líder de su equipo de trabajo
mediante procesos ágiles y eficaces, siguiendo las políticas de la Empresa y buscando siempre
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que el trabajo se enmarque en los objetivos de calidad de ella con el fin de prestar el mejor
servicio.
3 Participar activamente en las reuniones periódicas de su grupo de trabajo para analizar
actividades, desarrollar los planes de trabajo y crecer en el desarrollo humano integral, mediante el
mejoramiento continuo, en las actitudes, tareas y procesos con miras a corregir y prevenir las no
 conformidades que se presenten.
Considerar la participación como una herramienta indispensable en la calidad del trabajo y en el
4 ambiente laboral de su grupo, lo que implica la asistencia a los programas y capacitaciones que
organice la empresa.
Mantener y fomentar el respeto, la lealtad y la justicia en las relaciones interpersonales con todos
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los miembros de la Empresa.
Velar porque la información que se suministra y se recibe de todas las áreas de la Empresa sea
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actualizada, confiable y oportuna.
Utilizar los equipos y materiales de la Empresa de una manera racional, prudente y diligente, para
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velar por su conservación y adecuado mantenimiento.
Conservar y mejorar la calidad de vida en el sitio de trabajo, mediante el cumplimiento de todas las
normas de prevención de los riesgos laborales, el reglamento interno de trabajo, la política de
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seguridad y salud en el trabajo y el reglamento de seguridad e higiene industrial, así como las
normas internas de la Empresa.
Considerar el trabajo en equipo como la forma natural de realización de las tareas y funciones de
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cada cargo.
Operar con el máximo cuidado y haciendo uso correcto de todos los equipos a su cargo en el
cumplimiento de sus funciones, como teléfono, celular, computador, escritorio, mesa de trabajo,
10 sillas, software, herramientas, equipos y elementos para la prestación del servicio o la operación en
general y todos los elementos propiedad de la empresa que se requieren para la correcta atención
y servicio al cliente.

3. PRINCIPALES AREAS DE RESPONSABILIDAD

FUNCIONES RESULTADO
ACCIONES FINAL
PRINCIPALES
ESPERADO.
(¿Cómo lo hace?) (¿Para que lo
(¿Qué hace?) hace?)
Con la revisión y
respuesta de las
3.1 1. Atender Revisando al iniciar la jornada y periódicamente el correo solicitudes, se mantienen
solicitudes enviadas empresarial durante el tiempo que se encuentre dentro de sus las buenas relaciones
por correo funciones y dando respuesta eficaz y oportuna a lo entre la empresa y los
electrónico presentado en el mismo proveedores o demás
personal que se
comunique por el medio
Responder parte de las llamadas que ingresen al teléfono fijo,
3.2 2. Responder
direccionar si no corresponde al área o si corresponde dar La finalidad es atender
solicitudes
trámite a la solicitud, normalmente son proveedores que las solicitudes
telefónicas
preguntan por programación de pagos o valores cancelados telefónicas y dar
en días anteriores. respuesta a las mismas.
3.3 3. Actualizar Para los gastos bancarios se señalan con un color diferente Los comprobantes se
libro de bancos – y a final de mes se actualiza con una nota contable que realizan para llevar
Realizar realiza contabilidad. registro de todo el dinero
comprobantes de que sale de las cuentas
egreso Para el pago a un proveedor: se revisa el archivo de los bancos por cuenta
presentado anteriormente con la dispersión de pagos, se de pagos a diversos
buscan las facturas canceladas. Ingresar al Word Office, para temas, evitando
realizar el comprobante de egreso, comparando cada una de dificultades con
las facturas entre el físico, la dispersión presentada y el valor proveedores o
cancelado al proveedor, posteriormente, se ingresa al estado entidades.
de cuenta del proveedor y se toman las facturas a pagar, se
termina el comprobante ingresando la línea del banco y el Los comprobantes de
 monto cancelado. Al terminar, se debe imprimir, firmar, anexar
las facturas canceladas agregando el sello de cancelado y
archivar en la AZ de comprobantes, según el banco.
Actualizar el libro de banco con el consecutivo del
comprobante.

Para el pago de nómina: Ingresar al archivo de nómina y

determinar cuántos egresos salieron del banco, persona a la
que se le aplicó el pago y valor. Para la dispersión de la
nómina directa se debe comparar el valor egresado y
comparar con la plantilla presentada para cada persona,
sumar y si las sumas coinciden iniciar el comprobante de
egreso, de lo contrario, hallar el error y analizar a qué o quién
corresponde. Ingresar a la plataforma Word Office e iniciar
comprobante de egreso. Por cada persona se ingresa al
estado de cuenta y se toma la nómina cargada, en caso de no
presentar inconsistencias cruzar con la línea del banco, si
tiene inconsistencias se debe buscar la razón y cruzar con la
cuenta correspondiente si es mayor o menor valor pagado.
egresos para proveedor
Una vez terminado, imprimir, firmar y anexar copia de plantilla
permiten llevar control de
de nómina como soporte, para finalmente anexar en la AZ
las facturas pendientes
correspondiente. Actualizar el libro de banco con el
de pago y, evita
consecutivo del comprobante.
bloqueos, permitiendo
contar con productos
Para pago de recibos públicos: Establecer qué servicio es, para el proceso de
y que el valor pagado coincida con el facturado, ingresar al producción.
WO y realizar comprobante, tomando el estado de cuenta y
cruzando contra el banco. Imprimir, firmar, anexar copia del El comprobante de pago
recibo, archivar comprobante en AZ de comprobante según el de nómina es necesario
banco que corresponda y el recibo con sello de cancelado a la para provisionar los
AZ destinada para las facturas de este tipo. Actualizar el libro gastos.
de banco con el consecutivo del comprobante.

Para anticipos: Establecer persona, tipo de anticipo y valor a

girar. Ingresar al WO y realizar comprobante con la cuenta
establecida según el tipo de anticipo y cruzar con el banco.
Imprimir, firmar, archivar, entregar el cheque y exigir firma y
cédula de trabajador, así como recomendar traer todas las
facturas para su respectiva legalización. Actualizar el libro de
banco con el consecutivo del comprobante.

Para liquidaciones: Si es un trabajador directo se solicita la

liquidación a Contabilidad y se realiza el comprobante
tomando el cheque o transferencia que corresponda. Después
se actualiza el libro de bancos.

Para cheques: Se realizan en pagos a proveedores,

liquidaciones, anticipos, préstamos, cajas menores, impuestos
u otros desembolsos. Se ingresa al Wo, se registran los datos
del beneficiario, monto y razón del cheque, se imprime, anexa
soporte y se archiva en la carpeta correspondiente.
3.4. Responder a Atender los requerimientos de trabajadores que se acercan a
solicitudes de consultar sobre pago de subsidios, nóminas, certificados u Se realiza para colaborar
trabajadores otras. a los trabajadores, hacer
que se sientan a gusto
con la compañía y
desarrollen bien su
 trabajo.
Recibir e ingresar facturas de compra de gastos de Centro de
Producción. Se debe ingresar al WO, buscar el proveedor,
revisar que la factura o cuenta de cobro coincida con los
requerimientos legales y lo solicitado a dicho proveedor.
Iniciar el comprobante con nombre de proveedor, fecha de la Se registran para llevar
factura, elemento comprado, valor y retenciones. Marcar la control de las facturas
factura original con el consecutivo dado según el tipo de consideradas gasto
3.5. Ingresar gastos según la actividad
documento y, sacar copia para anexar a la carpeta de
- Causar económica de la
causaciones del mes.
empresa y
De otra parte, se deben realizar notas contables causando posteriormente
bonificaciones o ajustes de proveedores. Imprimiéndolas cancelarlas a cada
posteriormente y anexando los soportes necesarios para proveedor.
archivar en la carpeta dedicada a este fin. Los originales se
organizan también según corresponda.
Recibir, verificar y archivar originales y copias de las facturas
de compras y gastos ingresadas en Centro de Producción,
Best Western y Santa Marta, durante todo el mes para llevar
un consecutivo.

Semanalmente Compras CP, BW y SM envían un paquete de

copias, se verifica que exista un paquete de originales Las facturas originales
separadas por proveedor y otro de copias en consecutivo y se usan como soporte
separadas por Factura de Compra, Documento Equivalente o contable de los egresos
3.6. 6. Llevar gasto. Una vez revisados los paquetes se compara con el registrados y para llevar
control de la carpeta archivo exportado del WO y si están en orden y completas se registro fiscal de la
Causaciones archivan en la AZ de Causaciones del mes que corresponda. contabilidad de la
En caso de estar incompletas se devuelve el paquete a cada empresa para posibles
centro para que sea revisado y anexen las facturas procesos legales.
pendientes.

Para el caso de Santa Marta, las facturas son recibidas vía

correo electrónico y solo se imprimen y conserva copia de las
mismas. Al final de mes deben estar todas las compras,
gastos y notas créditos de todos los proveedores.
Una vez hechos los pagos y registrados en el libro de bancos
se debe enviar por correo electrónico el soporte descargado
por Gerencia del pago realizado a cada uno de los Para mantener la misma
proveedores aclarando qué facturas son las canceladas para información con los
3.7. Informar a que crucen la información y se eviten bloqueos. proveedores respecto a
proveedores Estar atento a Estados de cuenta enviados por los pagos y evitar bloqueos.
proveedores respecto a valor por cancelar o dineros girados
de más para realizar el respectivo cruce de cuentas.
Descargando un consecutivo desde el WO, se analizan las
fechas de las facturas y se programan para pago las vencidas El objetivo de la
de cada uno de los proveedores tomando en cuenta la suma programación es
dada por Gerencia y, respetando los plazos de pago dado que cancelar las cuentas
3.8. Programar en su mayoría se maneja a 30 días. Una vez hecha la lista, se pendientes con los
pagos comparan con las facturas físicas y se retiran de la AZ de proveedores y evitar
proveedores para anexarlas a los comprobantes de egreso dificultades en la
una vez se hayan realizado. Cuando se cumpla con todas las recepción de productos
facturas programadas y el monto asignado, se informa a para la producción.
Gerencia para que verifique y proceda con el pago.
3.9. Realizar Cada que ingrese un nuevo trabajador al Centro de Se realiza para que la
procesos de Producción, se deben realizar los procesos de afiliación a persona que ingrese
 EPS, Caja de Compensación y Fondo de pensiones si no
cuenta con el mismo. Es necesario revisar que la persona a
ingresar tenga todos los elementos en regla y presente los
documentos solicitados
cuente con todo lo
necesario para su
Una vez se tenga la documentación, se realiza contacto con el
trabajo y la empresa
asesor de servicios o se envía el formulario con sus debidos
tenga soporte de las
afiliación procesos a la central asignada por cada entidad para la
mismas cosas para
radicación de documentos.
solicitudes posteriores y
registro del persona que
Se debe crear una carpeta para el trabajador donde se anexe
pasa por la compañía.
toda la documentación. Adicionalmente, se realiza carta de
apertura de cuenta en el banco para que la persona realice el
trámite. De igual forma, se realiza el contrato laboral del
trabajador.
La revisión se realiza
El CP cuenta con una AZ destinada al archivo de las hojas de para llevar control de los
vida y exámenes de manipulación de alimentos, koh de uñas, documentos y
frotis y cultivo faríngeo y coprológico que debe ser presentado presentarlos en las
3.10. Revisar a Secretaría de Salud (Sanidad) en cada una de las visitas, visitas para no tener
carpeta de Sanidad por lo cual debe ser revisada periódicamente para ver el inconvenientes con la
estado de los exámenes de personal de cocina, conductores, entidad reguladora y
compras, bodega y comercial. Si los exámenes están por continuar con la
vencer es necesario enviar al personal a renovarlos. operación del
establecimiento.
Para contar con los
elementos necesarios
Cada que se terminan los insumos de administración, tales para el desarrollo de las
3.11. Realizar
como AZ, resmas de papel, esferos, cintas, separadores, labores administrativas y
pedidos
toner, etc, se realiza el pedido. presentación de
documentos, informes y
demás soportes.
Los primeros meses del año se debe contactar con los
proveedores y clientes para solicitar los certificados de
La información
retención en la fuente, documentos que serán presentados en
recopilada se usa para
3.12. Contactar a los los meses siguientes.
presentar a la DIAN
proveedores o Se realiza una planilla con los clientes a los cuales se debe
cuando soliciten los
clientes para casos solicitar la información, se buscan números de teléfono o
medios magnéticos.
especiales contactos, se realiza la solicitud vía telefónica o email y,
Hecho obligatorio para la
cuando lleguen los certificados se llena la planilla con la
empresa.
información suministrada por la entidad y se archiva en una
AZ.
Cada quince días, cuando se realice el pago a trabajadores se
La finalidad de los
debe realizar el respectivo desprendible de nómina tomando
desprendibles, es que
en cuenta la información suministrada en el cargue y el pago
tanto trabajadores como
del banco.
3.13 Realizar empresa, tengan soporte
Se toma el formato realizado previamente, se actualiza la
desprendibles de de lo cancelado en cada
información de fecha y valor pagado. Luego se imprime y
nómina una de las quincenas,
corta para tener original y copia.
para tener soporte en
Posteriormente, se entrega a cada trabajador, se informa de
posibles reclamaciones
novedades, descuentos o demás y se verifica firma de
futuras.
aprobación. Finalmente, se archiva en la AZ correspondiente.
3.14 Reportar Diariamente se debe verificar que todo el personal del CP se Con la información se
novedades de encuentre dentro de su lugar de trabajo y en caso de no ser liquidan los pagos
nómina así reportarlo e indagar ¿Qué sucede? En caso de correspondientes al mes
inasistencia por enfermedad notificar el hecho y estar al tanto de seguridad social por
del trabajador y posible incapacidad. cada trabajador para
Al finalizar el mes se debe informar a Contabilidad y evitar inconvenientes en
 Administración por medio de correo electrónico las novedades
de ingreso o retiro de trabajadores, incapacidades, cambios
la entidad.
de EPS u otra novedad para la creación de la planilla de
seguridad social.
A finalizar el mes se debe revisar que todas las carpetas
correspondientes al cierre del mes estén en orden. Se revisa La finalidad es tener toda
la carpeta de Comprobantes de egreso de cada banco, la documentación al día
recibos de caja, facturas de compra de Bogotá y Santa Marta, para que fiscalmente se
3.15 Revisión de
facturas de venta, notas contables, conciliaciones bancarias, cumpla con lo
carpetas
amortizaciones y gastos bancarios. La revisión consiste en establecido por la ley y
verificar que todos los documentos se encuentren en cada se tenga soporte para
carpeta y, de no ser así, buscarlo o imprimirlo con su futuras revisiones.
respectivo soporte.
Verificar que lo
Mediante un documento Excel se comparan los egresos de
ingresado y reportado
3.16. Conciliaciones los bancos en el extracto bancario y documentos del WO,
por el banco coincida,
bancarias verificando que coincidan y reportando lo que haga falta o no
para tener corrector
se relacione con lo presentado.
control contable y fiscal.
Se realiza para cumplir
Reportar novedades, ingresos o retiros en el portal del
3.17. Liquidación de con las obligaciones de
operador de pagos, con lo que se liquida la planilla de
seguridad social la empresa frente a la
seguridad social.
salud de los empleados.
Realizar el formato de liquidación de los trabajadores tomando
Se realiza para generar
3.18. Liquidaciones en cuenta el contrato, hora de inicio del mismo y pagos
soportes concretos de
de personal pendientes. Se presenta a Contabilidad para determinar
pagos a realizar.
veracidad de la información.

FUNCIONES RESULTADO FINAL

ACCIONES.
ESPORÁDICAS. ESPERADO.
(¿Cómo lo hace?)
(¿Que hace?) (¿Para que lo hace?)
Reemplazar los formatos poco
3.18. Digitalizar Ocasionalmente se rehacen formatos de solicitud
legibles o en mal estado para
formatos de Bodega o de dotaciones, o se deben cambiar los nombres
evitar dificultades o contratiempos
cocina de canecas, o demás instrumentos por deterioro.
con lo requerido.
Algunas veces gerencia, compras o administración Según el requerimiento de cada
3.19. Escanear
requiere escanear documentos para enviar por persona, se realiza para enviar a
documentos o sacar
email y el computador de auxiliar tiene la función proveedores o para tener
copias
de la impresora instalada para dicho fin. soportes digitales.
En oportunidades los conductores o Bodega no
puede acercarse al banco a cambiar cheques o Para cumplir con pagos a
3.20. Cambiar cheques consignar a proveedores, por lo cual proveedores o retirar dinero para
administración y el auxiliar realizan dichos caja menor.
procesos.

4. RELACIONES CON EL TRABAJO

RELACIONES
NATURALEZA O PROPÓSITO.
INTERNAS.
(¿Para qué?)
(Con quién)
4.1. Administración
Informar funciones realizadas o recibir información de trabajos a realizar.
4.2. Gerencia Informar funciones realizadas o recibir información de trabajos a realizar.

4.3. Compras Recibir información de proveedores, facturas o anticipos a realizar. Además para
cuestiones de escáner o envío de información requerida se toma contacto para
apoyar el proceso.

4.4. Conductores Para acordar envíos o recepción de documentación hacia entidades para
radicación o recepción de parte del hotel de facturas o documentos.

4.5. Personal de
Compras y Auxiliar de Se debe tener contacto con ellas para recibir información de facturas, pagos o
BW necesidades de los proveedores, así como solicitud de documentación tal como
cámaras de comercio o formatos en general.

4.6. Personal de cocina y

Bodega Se tiene contacto con ellos para entrega de desprendibles de nómina de cada
quincena o solicitudes en general por parte de ellos.

5. RELACIONES EXTERNAS

RELACIONES
NATURALEZA O PROPÓSITO.
EXTERNAS.
(¿Para qué?)
(Con quién)
Se debe mantener contacto para informar de pagos, solicitud de documentación,
5.1. Proveedores
devolución de facturas y verificar estados de cuenta.

5.2. Mensajeros
externos Al recibir facturas de gastos o entregar cheques a proveedores se tiene contacto con
los mensajeros representantes de cada compañía.