CASO 1

Gustavo es el dueño y administrador de un Service que provee de servicios a grandes empresas que
necesitan personal para el desarrollo de Eventos. Gustavo tiene un sistema de trabajo que le permite
realizar lo siguiente:
Proceso: Selección de Personal
Tiene una gran base de datos en Excel con las personas que postulan por un puesto de trabajo y los
clasifica por actividad a desarrollar (mozo, camarero, maître, barman, cajero). Estas personas tienen
que pasar por un proceso de selección máximo en 3 oportunidades. Para los postulantes solo se
registra el nombre, DNI, teléfono y cargo al que postulan. Con estos datos se genera un código de
postulante. Solo se contratan peruanos mayores de edad.
Una vez seleccionados entregarán un formulario con sus datos completos: Nombre, DNI, RUC,
dirección, teléfono, correo electrónico, universidades o institutos donde curso estudios, entre otros.
Con esta información entregarán una copia documentada de su CV y la persona es registrada en otra
hoja de Excel con el mismo código de postulante pero ahora en un registro de empleados disponibles
para ubicar en las empresas. A este nuevo empleado se le mandará a confeccionar un fotocheck que
lo acredita como miembro del Service.

Proceso: Venta de Servicios

Cuando una empresa necesita realizar un evento, solicita un servicio para un día determinado,
explica al vendedor cuáles son sus necesidades para el evento y el vendedor toma nota de todo lo
necesario. El vendedor debe revisar si es cliente registrado, sino lo es: lo registra, luego consulta los
precios de los servicios según el tipo de servicio, evalúa la cantidad de personal que necesita para el
evento y genera una Cotización; si el cliente acepta el precio, el vendedor que atiende el proceso
genera una Orden de Trabajo.
Proceso Atención de Eventos:
El vendedor llama a la “colocadora” (asistente de eventos) indicándole que ejecute la Orden de
trabajo. La colocadora consulta las ordenes de trabajos pendientes y la lista de empleados
disponibles y va marcándolos como asignados o colocados (según fecha del evento), estos son
registrados en una ficha de trabajo que se anexa a la Orden de Trabajo, luego los va llamando uno
por uno y les va dando las instrucciones necesarias. Luego evalúa el pedido y a la orden de trabajo le
anexa la lista de los materiales a usar y genera una Orden de Materiales con esta lista que es enviada
a almacén para su despacho al lugar del evento, es importante que la lista este dentro de los
materiales existentes. El Service tiene el material suficiente para generar hasta 6 eventos de manera
consecutiva el mismo día. Pero no pueden generarse más de 5 eventos en un día.

Requerimientos varios:
 El sistema debe permitir la generación de correos electrónicos a los empleados asignados para
un determinado evento asociado a una Orden de trabajo.
 El sistema debe permitir registrar las evaluaciones del personal contratado en la empresa: El
nombre del evaluado y los datos del evaluador, el tipo de examen elaborado y la nota obtenida
(puede incluir una observación)
 El sistema debe permitir el registro de clientes nuevos con sus datos básicos como: Nombre o
Razón Social, Dirección, teléfonos (fijo, celular, nextel) y correo electrónico.
 Las pantallas del sistema deben tener los colores corporativos de la empresa: Fondo Plomo,
letras principales en verde oscuro.
 El sistema debe tener una opción que permita consultar por pantalla e impresora la lista de los
servicios ofrecidos por la empresa.
 El sistema debe tener un registro de todos los empleados de la empresa, el cual puede ser
consultado por pantalla o impresora en el orden que se requiera (Alfabético, por código, por
especialidad)
 El sistema debe permitir el registro de materiales a usarse en cualquier evento
 El sistema debe permitir el registro y modificación de una Orden de Materiales asociada a una
orden de trabajo especifica
 El sistema debe permitir imprimir una Orden de Materiales según el formato existente en la
empresa.
Curso: BASE DE DATOS
CASO 2
“Chikikar” es una empresa de ascendencia japonesa, dedicada a la comercialización de vehículos,
repuestos y servicios. Esta empresa brinda sus servicios en todo el Perú. Esta empresa tiene un grupo
de socios estratégicos, que son las aseguradoras particulares que trabajan también dentro del Perú.

Para poder automatizar sus procesos, recabamos la siguiente información:

PROCESO DE ATENCION
1. El cliente solicita el servicio de mantenimiento a un Asesor de servicio.
2. El asesor de servicio consulta si es cliente nuevo o antiguo, de ser nuevo lo registra y le genera
una tarjeta como cliente. También consulta si tiene seguro para saber cómo repartir el monto
del servicio.
3. El asesor de servicio llama al Técnico de turno para realizar la cotización inicial.
4. El Técnico de turno revisa el auto y hace su diagnóstico, actualiza los elementos a usar
(recursos, personal, repuestos) y genera un documento llamado Cotización Base, el mismo que
es entregado al asesor de servicio para que sea aceptado por el cliente
5. Si el cliente decide que el importe pactado es aceptable, confirma el servicio y entrega el auto
al asesor.
a. Nota1: La cotización base puede variar en +/- 10%, todo importe superior será
asumido por la empresa por no haber cotizado correctamente (RN)
b. Nota2: El asesor de servicio tendrá que enviar una copia de la cotización a la
empresa aseguradora para que se haga cargo del porcentaje correspondiente.

6. El Asesor de servicio se encargará de recepcionar el auto y aperturar una Orden de Trabajo

asociada a la cotización base.
7. El asesor de servicio consulta los técnicos principales y lo asigna a uno de ellos.

PROCESO: SERVICIO

8. El técnico principal, en base a esta Orden de Trabajo programa el trabajo a realizar en el orden
de llegada correspondiente.
9. El técnico principal, solicita los repuestos al almacenero.
10. El Almacenero de repuestos simplemente debe entregar los repuestos al taller o indicar la falta
del mismo y el tiempo de reposición del repuesto.
11. El taller debe ejecutar el trabajo y detallar el servicio en un documento anexo a la Orden de
Trabajo llamado Acta de Servicio.
12. El técnico principal deberá informar al asesor de servicio la culminación del trabajo con la
creación de la Orden de Salida.
PROCESO: ENTREGA DEL SERVICIO + COBRANZA

13. El Asesor de servicio debe coordinar con el cliente la entrega del auto.
14. El cliente con la Orden de trabajo deberá cancelar lo que le corresponde por el servicio. (Si
tiene seguro y el seguro acepto, el porcentaje que le toque)
15. El cajero deberá generar y entregar al cliente el Comprobante de Pago (puede ser boleta o
factura según reglamentación de la SUNAT).
16. El cliente debe Cancelar su comprobante en Caja, donde se registrará la cancelación.
17. Una vez cancelada la factura se activa la Orden de Salida
18. Si el servicio estaba asociado a una aseguradora (visto en el primer proceso), el cajero genera
la factura final
19. El jefe de cobranza envía el documento a la aseguradora con una carta de cobranza para
indicarle que está asociada a la cotización enviada previamente.
20. El Asesor de servicio deberá aprobar los documentos de salida y pago y podrá entregar el auto.
21. El asesor de servicio deberá archivar la documentación en un File por cliente.

Curso: BASE DE DATOS