BENÉMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

COMPLEJO REGIONAL SUR

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE COMPRA

INTEGRANTES DEL EQUIPO:

DALIA TERESITA ARRIGA ROSALES

CAROLINA HOYOS MARTINEZ

BRIZA ZURITA ARRONIZ

DOCENTE: ELVIA MARINES AYALA

AE2 CUARTO SEMESTRE

Es un documento interno que maneja una empresa para expresar las

mecesidades del departamento de produccion. La descripcion de los
materiales deben ser claras, precisa y detallada (cantidad, marca, modelo,
numero de serie).
Localización de fuentes proveedores: Cuando el departamento de compras
recibe las requisiciones, las debe de registrar, clasificar y turnar a los
compradores.
Aspectos importantes para los proveedores son Capacidad Financiera,
Capacidad Tecnica, Capacidad de Producción.

Solicitud de cotizacion: El comprador estara en posibilidad de solicitar la

 cotización al proveedor via telefonica, fax o correo electronico y en ella
deben transcribir todos los datos que corresponden a lo solicitado en la
requisicion.

Cotizacion: En el documento que envian los proveedores y en que se da a

REQUISITOS O conocer los compradores el precio, las condiciones de entrega, su
disponibilidad para hacer la entrega, las condiciones de pago, garantia que
SOLICITUD DE ofrecen.

MATERIALES ‘0Negociación: Es la parte mas importante de todo el proceso de compras,

es aquí donde el comprador pone en juego toda la habilidad, astucia y
experiencia para tomar la mejor decisión, bajo el principio del beneficio
mutuo y perdurable. Las negociaciones beneficiosas son producto de las
adecuadas relaciones humanas. Toda negociación tiene un inicio y tener
bien definido que se va a negociar.

Es el documento donde manejan el departamento de compras y que varia

en su froma de extencion deacuerdo con las necesidades de cada empresa,
es formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido.
En algunos formatos y en virtud de la seguridad y necesidades de cada
empresa se incluyen documentos que sirvan de base en la orden de
compra.
Condiciones para aceptar variaciones, mermas, perdidad, deterioros etc.
Pedido: Es el documento que se maneja cotidianamente las empresas y es
considerado como informal, el pedido al igual que la orden de compra,
puede convertirse en un contrato siempre y cuando las especificaciones
del documento tenga clausulas contrctuales que le den el carácter de
contrato de compra venta.
Seguimiento de orden de compra: El departamento de compra o pedidio
ORDEN DE COMPRA del algun proveedor, debe verificar que esta cumpla con las condiciones
de entrrega pactadas y con las espeficaciones de cuento a calidad, cantidad
y garantia de losmateriales o productos referiados en la orden de compra.

Verifican el contenido de la orden de compra, para cerciorarse de que es

precisamente lo que se consigno en la orden de compra y no haya merma,
faltantes o deterioros. De igual forma es su responsabilidad hacer las
reclamaciones correspontiendtes, asi como notificar a los departamentos
de compra y contabilidad si hubieran faltantes, mermas o deterioros.

Acuse de recibido: indica las mecancias que esta recibiendo por parte de
la empresa proveedora, este documento debe coincidir exactamente con la
descripcion que señala la orden de compra.

Revision de documentos y pago de facturas: el departamento de compras

debe participar tambien del cierre y vigilancia de las compras. El area de
cuentas por pagar extiende un contra recibo al proveedor en el que indica
la fecha y horario precisoen que deben presentarse a cobro o bien en la
RECEPCION DE que se hara el pago via deposito de cuenta de cheques o transferencia
bancaria al proveedor.
MATERIALES
Es una serie de elementos Unidos que forman una actividad o un
procedimiento y buscan una meta o metas comunes, mediante la
manipulación de datos

El sistema de información es una serie de elementos que escogen y

almacenan procesan y recuperan datos en forma ordenada y lógica para la
toma de decisiones.
Del sistema de compras entran los siguientes puntos.
 Catálogos: proveedores artículos.
 Requisiciones: elaboración modificación y consultas
 Cotizaciones: Recepción comparativos selección y pedidos.
  Reportes: cuadros comp requisiciones pedidos u órdenes de
compras y varios.
 Salir.

Información digitalizada de adquisiciones (INDA)

El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de
SISTEMA DE COMPRA los empleados mínimo considerable.
la información a partir de los registros está disponible en forma
AUTOMATIZADO instantáneo.
se mejora el control de las operaciones
flexibilidad y facilidad para el manejar grandes detalles.
Registro de proveedores:
debe basarse en información completa y amplia tomando los siguientes
datos:
 Nombre dirección del proveedor.
 Giro o se dedica.
 Si es fabricante o distribuidor
 Evaluación o reputación del proveedor
 Condiciones de pago que ofrece
Descuentos entre otras.

Registros o formas de control

Es recomendable que cada empresa lleve 1 o más registros de control en
sus diferentes departamentos:
Registro de compras : en tarjetas o expedientes se anotan todos los
pedidos hechos a los diferentes proveedores.
Registro de proveedores: En la misma manera que el punto anterior se
debe anotar los siguientes datos nombre de la empresa, domicilio,
teléfono, giro, si es fabricante o distribuidor, nombre de los
representantes, funciones, condiciones de pago y de entrega.
Registro de contratos:
debe conservarse en expedientes.
registro de precios o cotizaciones: también se lleva un archivo de
todas las listas de precios cotizaciones catálogos y circulares
preparado tenerlos actualizados y en orden.