ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y

ABASTECIMIENTOS
Georgina Belén Hernández Pérez

Carrera: Licenciatura en Administración de

Empresas

Catedrático: Lic. María Eloisa Lacroix Hernández

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas a 06 de Abril de 2019

Universidad de Chiapas
Función de compras y abastecimiento.

La mayoría de las compañías importantes e incluso algunas organizaciones gubernamentales tienen

un departamento de compras o adquisiciones como parte de las operaciones diarias. Estos
departamentos brindan un servicio que es la columna vertebral de muchas organizaciones de
manufactura, minoristas, militares y otras organizaciones industriales. Muchas personas, incluso
algunas de las que trabajan para estas compañías, desconocen lo que hace el departamento de
compras, por qué existe o para qué sirve. Para comprender mejor cuál es el rol del departamento
de compras, considere algunas funciones que realiza.

El departamento de compras es responsable de obtener las materias primas y otros recursos al

mejor precio posible.

Una de las funciones del departamento de compras es obtener todos los materiales necesarios para
la producción o el funcionamiento diario de la empresa u organización gubernamental. Para una
empresa manufacturera, esto podría incluir materias primas como hierro, acero, aluminio o
plásticos, pero también podría incluir herramientas, maquinaria, camiones de entrega o incluso los
suministros de oficina necesarios para las secretarias y el equipo de ventas.

En un entorno minorista, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficiente

producto en los estantes o en los almacenes para mantener a los clientes contentos y mantener la
tienda bien surtida.

Con una pequeña empresa, es especialmente importante mantener el orden del inventario a un
nivel razonable; la inversión de grandes cantidades de capital en exceso de stock podría ocasionar
problemas de almacenamiento y una escasez de capital para otros gastos, como publicidad o
investigación y desarrollo. La compra también supervisa a todos los proveedores que suministran a
una empresa los artículos que necesita para funcionar correctamente, las cuales menciono a
continuación:

 Mejor precio posible: Materiales al mejor precio posible para maximizar la rentabilidad.
Esto puede ser un desafío para una pequeña empresa que puede comprar en cantidades
menores que un proveedor más grande y que, por lo tanto, puede que no reciba el mismo
tipo de descuentos por volumen. Un departamento de compras en una pequeña empresa
necesita darse una vuelta para encontrar los mejores proveedores a los precios más
razonables para los pedidos de tamaño particular de la compañía.
 El personal del departamento de compras puede comunicarse con proveedores
alternativos, negociar mejores precios para pedidos a granel o investigar la posibilidad de
obtener materiales más baratos de fuentes alternativas como parte de sus actividades
diarias.

 Papeleo y contabilidad: Los departamentos de compras se encargan de todo el papeleo

relacionado con la compra y entrega de suministros y materiales. Las compras aseguran la
entrega oportuna de materiales de los proveedores, generan y rastrean las órdenes de
compra y trabajan junto con el departamento de recepción y el departamento de cuentas
por pagar para garantizar que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y se
paguen a tiempo. En una pequeña empresa, esto significa trabajar estrechamente con el
departamento de contabilidad para garantizar que haya suficiente capital para comprar los
artículos comprados y que el efectivo fluya sin problemas y que todos los pagos se realicen
a tiempo.

 Cumplimiento de protocolos comerciales: El departamento de compras también debe

asegurarse de que cumple con todas las políticas de la compañía. Por ejemplo, en una
pequeña empresa, los miembros individuales del personal pueden comunicarse con el
departamento de compras sobre las necesidades de compra para cosas como suministros
de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento de compras
debe asegurarse de que respeta los protocolos adecuados para la compra y la aprobación
del presupuesto y debe asegurarse de que los artículos se compren de acuerdo con la
política general de compras de la organización.

Sector Público, procedimiento y beneficio.

En México, el Estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de sus
contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimientos y a reglamentarlos para hacerlos más
eficientes y dar transparencia al gasto público, los cuales describo a continuación:

 Que haya presupuesto para tal fin.

 Que se establezcan las bases o condiciones de la compra
 Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Oficial de la Federación y
en uno de los periódicos de mayor circulación.
  Que los vendedores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar hora y día previamente
establecidos en los términos y condiciones de la convocatoria, señalando la vigencia de la
misma.
 Que se conozcan las ofertas en presencia de los demás vendedores.
 Que se haga la adjudicación al licitador que haya ofrecido las mejores condiciones de precio,
calidad, cantidad, oportunidad, condiciones de entrega y de pago así como servicios de
postventa.
 Formalización a través de una orden de compra (contrato de compraventa) en el momento
en que firman comprador y vendedor.
 Las demás circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones
disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad.

Sector Privado, procedimiento y beneficio.

El comercio internacional suele ser utilizado como sinónimo de comercio mundial o comercio
exterior. Esta modalidad comercial implica la existencia de economías abiertas (es decir, dispuestas
a permitir el ingreso de bienes procedentes de otros países).

En las compras de mercancías de origen extranjero, es importante conocer las características del
mercado internacional. Ello implica investigar:

1. Los países que ofrecen las mejores perspectivas para adquirir nuestros productos. Una de
las características de las importaciones y comercio exterior en general, es que los
comerciantes de diferentes países tienen mayores relaciones comerciales cuando se
encuentran más cercanos, sea por razones geográficas, culturales y/o económicas.
2. Los principales proveedores en el mercado internacional.
3. Las alternativas de canales de comercialización internacionales.
4. Las alternativas de Incoterms apropiados para adquirir nuestro producto.
5. Los precios usuales de los diferentes mercados internacionales para los productos que se
desean adquirir.

Selección y control de proveedores, relaciones y beneficios.

Elegir el proveedor adecuado implica mucho más que escanear una serie de listas de precios. Su
elección dependerá de una amplia gama de factores, como la relación calidad-precio, la calidad, la
fiabilidad y el servicio. La forma en que sopese la importancia de estos diferentes factores se basará
en las prioridades y la estrategia de su negocio.

Un enfoque estratégico para elegir proveedores también puede ayudarlo a comprender cómo sus
propios clientes potenciales sopesan sus decisiones de compra.

Los proveedores más efectivos son aquellos que ofrecen productos o servicios que satisfacen, o
superan, las necesidades de su negocio. Por lo tanto, cuando busca proveedores, es mejor estar
seguro de sus necesidades comerciales y de lo que desea lograr comprando, en lugar de
simplemente pagar por lo que los proveedores desean venderle.

Una vez que tenga una lista restringida manejable, puede acercarse a los proveedores potenciales
y solicitar una cotización por escrito y, si corresponde, una muestra. Es mejor proporcionarles un
breve resumen que resuma lo que necesita, la frecuencia con la que lo necesitará y el nivel de
negocios que desea establecer.

 Obtener una cotización. Vale la pena pedir a los proveedores potenciales que le den un
precio firme. También puede consultar sobre descuentos para contratos a largo plazo o de
gran volumen.
 Comparar proveedores potenciales. Cuando tenga la oferta, compare los proveedores
potenciales en términos de lo que más le importa. Por ejemplo, la calidad de su producto o
servicio puede ser lo más importante, mientras que su ubicación puede no importar.
 El precio. Los precios más bajos pueden reflejar bienes y servicios de menor calidad que, a
largo plazo, pueden no ser la opción más rentable. Tenga la seguridad de que su proveedor
puede obtener un margen suficiente al precio cotizado para que la empresa sea
comercialmente viable.
 Negociar términos y condiciones. Una vez que haya elegido los proveedores con los que le
gustaría trabajar, puede pasar a los términos y condiciones de negociación y redactar un
contrato.

Compras de bienes de capital.

Para muchas empresas, la compra de bienes de capital es extremadamente importante debido a los
costos a corto y largo plazo, así como a su efecto en la competitividad. No obstante, el grado de
profesionalismo en la compra de bienes de capital aún no ha alcanzado el nivel requerido en muchas
empresas. El departamento de compras se enfrenta a grandes desafíos, dadas las características
especiales de los bienes de capital y su proceso de adquisición. La participación temprana y profunda
del departamento de compras es indispensable para poder, sin embargo, utilizar plenamente los
potenciales financieros en la compra de bienes de capital. Las siguientes cinco palancas pueden
usarse para agotar completamente este potencial.

Asegurando especificaciones técnicas realmente requeridas

Las determinaciones presupuestarias en la compra de bienes de capital se basan con frecuencia en

valores empíricos o también en partes de ofertas obtenidas de forma selectiva. Las especificaciones
técnicas que subyacen en las determinaciones presupuestarias a menudo son establecidas por
personal técnico sin la participación del departamento de compras. Sin un escrutinio crítico, el
resultado será sobre especificaciones. Además, las dependencias de proveedores específicos
resultarán ya en una etapa temprana del proceso de adquisición, y la compra ya no podrá utilizar
sus habilidades de negociación. Sin embargo, especialmente aquí hay grandes posibilidades de
ahorro. Por medio de la interacción funcional de compras e ingeniería y al garantizar la neutralidad
en la determinación de las especificaciones, los fondos realmente requeridos se pueden reducir
mucho en muchos casos.

Realización de potenciales de ahorro a través de la utilización profesional de instrumentos de

compra

El proceso de adquisición de bienes de capital es extremadamente complejo. Durante la etapa hasta

la adjudicación del contrato final, se puede realizar un potencial adicional mediante el uso de
instrumentos de compra clásicos, como la selección de proveedores, invitaciones a licitaciones y
negociaciones. Se debe tener cuidado de que los documentos existentes estén completos para
poder comparar las diferentes ofertas en sus aspectos comerciales y técnicos. Además, el personal
técnico y el departamento de compras deben sentarse en una mesa lo antes posible para determinar
conjuntamente las especificaciones.

Gestión estricta del proyecto para evitar suplementos y retrasos

Un fenómeno frecuente en la compra de bienes de capital se refiere a los aumentos posteriores de

costos y los retrasos, tanto en el sector público como en las empresas del sector privado.
Especialmente para las plantas de producción, los retrasos de tiempo están frecuentemente
relacionados con costos muy altos. En esta etapa, las compras pueden contribuir al éxito del
proyecto al prevenir los suplementos, al brindar apoyo experto, así como a un proyecto que
funcione y una gestión del tiempo.

Cálculo del costo total de propiedad

En la mayoría de los casos, los costos de seguimiento exceden los costos de adquisición en la compra
de bienes de capital. Con frecuencia, el precio de compra de los bienes de capital se encuentra entre
el 30 y el 50 por ciento del costo total del ciclo de vida. Por lo tanto, es muy importante tener en
cuenta, ya en cada decisión de compra, cualquier costo de seguimiento, como energía, personal,
mantenimiento y reparación, y evaluarlos dentro del alcance del enfoque del valor presente neto.
Como la vida técnica de los bienes de capital en muchos casos excederá su vida económicamente
viable, se recomienda además calcular regularmente el tiempo óptimo de reemplazo.

Establecimiento de una gestión continúa del cumplimiento.

La seguridad de cumplimiento es particularmente relevante debido a la gran cantidad de interfaces

personales y al alto grado de internacionalización de las compras de bienes de capital. Por lo tanto,
las partes involucradas se enfrentan a numerosas normas de conducta ética y legal. Esto concierne
no solo a los socios corporativos internos sino también a los socios externos. Por ejemplo, si un
proveedor no tiene en cuenta los requisitos legales o los estándares sociales y ecológicos, también
pueden surgir riesgos para la empresa compradora. De conformidad con las auditorías, se insta a las
empresas a documentar los procesos de planificación y presupuestación, así como a adjudicar
decisiones en la compra de bienes de capital. Una auditoría de cumplimiento especial puede ayudar
a indicar puntos débiles.

Compra de refacciones.

La gestión práctica de piezas de repuesto es la base para el funcionamiento confiable de la planta y

es crucial para el éxito de los gerentes de planta. Como gerente de planta, debe saber cómo
determinar qué repuestos se necesitan para crear un sistema de inventario completo y efectivo. En
lugar de utilizar la percepción para determinar lo que se necesita, es mejor establecer un método
estratégico que administre adecuadamente el movimiento y el almacenamiento de su inventario.

La estrategia de operación, el control de inventario y los tiempos de entrega son algunos de los
factores que debe considerar al desarrollar o revisar su sistema de administración de piezas. Tener
en cuenta estos factores puede ayudar a minimizar la interrupción del rendimiento, promover la
eficiencia y reducir el costo de mantenimiento. En última instancia, produciendo exitosa gestión de
repuestos.

Un análisis de las refacciones de riesgo deberá ser realizado para poder determinar las cantidades
mínimas requeridas, basadas en el riesgo al negocio por no mantener las cantidades adecuadas de
estas partes. Lo siguiente deberá ser tomado en cuenta:

 Refacciones de movimiento rápido y lento

 Tiempo de entrega
 Demanda promedio (Calculada del historial o basada en MTBF)
 Factor de seguridad (la probabilidad deseada de no quedarse sin existencias)
 El nivel de servicio el cual depende de la criticidad de las partes, ejemplo, la consecuencia
de no disponibilidad de refacciones, etc.
 Recomendaciones del fabricante y la experiencia de la planta.

Compra de artículos de oficina y enseres.

El equipo de oficina es lo que hace que sus operaciones diarias se realicen sin problemas. Invertir
en el equipo de oficina adecuado puede ahorrarle mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Ayudan en la
organización de tareas diarias y en el funcionamiento eficiente de las operaciones comerciales.

Los suministros básicos de oficina incluyen muebles, sistemas telefónicos, papelería,

fotocopiadoras, trituradora de papel, dispensador de agua, etc. Hay muchos proveedores que una
empresa puede comprar desde sus necesidades básicas. Incluso puede alquilar o arrendar estos
suministros si no desea hacer una inversión por única vez. Puede solicitar a los proveedores que lo
ayuden a elegir el mejor equipo en función de las necesidades específicas de sus operaciones
comerciales.

También es esencial que las oficinas tengan al menos una máquina expendedora de café, porque se
sabe que el café gratis motiva a los empleados. Es un incentivo básico que puede ayudar a los
empleados a mantenerse efectivos durante todo el día. La siguiente infografía está hecha por el
inspector de mercado y muestra los 10 equipos de oficina básicos que necesitará para comenzar un
negocio.
Control de existencias.

El control de existencias, también conocido como control de inventario, se usa para mostrar la
cantidad de existencias que tiene en un momento dado y cómo realizar un seguimiento de ellas.

Se aplica a cada artículo que utiliza para producir un producto o servicio, desde materias primas
hasta productos terminados. Cubre el stock en cada etapa del proceso de producción, desde la
compra y la entrega hasta el uso y reordenamiento del stock.

El control eficiente de existencias le permite tener la cantidad correcta de existencias en el lugar

correcto en el momento correcto. Asegura que el capital no se trabe innecesariamente y protege la
producción si surgen problemas con la cadena de suministro.

Todo lo que usa para hacer sus productos, brindar sus servicios y administrar su negocio es parte de
su stock.

Hay cuatro tipos principales de acciones:

 Reordenar el tiempo de espera: permite el tiempo entre la realización de un pedido y su

recepción.
 Cantidad de orden económica: una fórmula estándar que se usa para llegar a un equilibrio
entre tener demasiado o muy poco stock. Es un cálculo bastante complejo, por lo que puede
resultarle más fácil utilizar el software de control de existencias.
 Control de lotes: gestión de la producción de productos en lotes. Debe asegurarse de tener
la cantidad correcta de componentes para cubrir sus necesidades hasta el próximo lote.
 Primero en entrar, primero en salir: un sistema para garantizar que el stock perecedero se
use de manera eficiente para que no se deteriore. El stock se identifica por la fecha de
recepción y se mueve en cada etapa de producción en orden estricto.

Si sus necesidades son predecibles, puede ordenar una cantidad fija de stock cada vez que haga un
pedido o haga un pedido en un intervalo fijo, por ejemplo, cada semana o mes. En efecto, está
haciendo un pedido permanente, por lo que necesita mantener las cantidades y los precios bajo
revisión.