Hay tres tipos principales de organización de proyectos.

¿Cuál es usted?

La organización del proyecto se describe en el Estatuto del Proyecto. La forma en que el equipo del
proyecto está organizado está directamente relacionada con la forma en que toda la organización
está estructurada. Hay tres estructuras principales de organización para gestionar el trabajo y las
personas.

a) Basada en la funcionalidad

En una organización funcional, el equipo de proyecto suele estar integrado por personas del
mismo departamento. Todos los recursos necesarios para el equipo de proyecto proceden de la
organización funcional. Por ejemplo, si el proyecto está relacionado con la función de finanzas, los
recursos del proyecto provienen de la División de Finanzas.

Otra forma de dotar de personal a un proyecto en una organización funcional es ejecutando partes
de un proyecto en organizaciones funcionales separadas. Por ejemplo, supongamos que un
proyecto de gran envergadura necesita recursos de los departamentos de finanzas, compras,
tecnología de la información y fabricación. En una organización funcional, el proyecto se
desglosaría por unidades organizativas y cada unidad haría su propia parte de manera
relativamente independiente. Al final, todas las soluciones independientes se integrarían en una
solución final.

La mayor ventaja de los proyectos basados en funciones es que suele haber una autoridad clara,
ya que los directores de proyecto tienden a ser también los directores funcionales. Tampoco es
necesario negociar con otras organizaciones para obtener recursos, ya que todo el personal
necesario para el proyecto procederá de la misma organización funcional.

Una importante desventaja de la organización funcional es que su área funcional puede no contar
con todos los especialistas necesarios para trabajar en un proyecto. Un proyecto financiero con un
componente de tecnología de la información, por ejemplo, puede tener dificultades para adquirir
recursos especializados de tecnología de la información.

b) Basado en el proyecto

Cuando los proyectos son lo suficientemente grandes, es posible formar departamentos

funcionales alrededor del equipo del proyecto. Esto es especialmente práctico cuando un gran
programa tiene cientos o miles de personas asignadas durante un largo período de tiempo. Las
ventajas incluyen una autoridad clara, ya que el director del proyecto es también el director
funcional, y un enfoque claro, ya que todos los miembros del equipo tienen sólo el proyecto para
su responsabilidad principal.

Una desventaja es la duplicación de recursos, ya que los escasos recursos deben duplicarse en
diferentes proyectos. Por ejemplo, un proyecto grande puede tener su propio personal de
recursos humanos, lo que podría duplicar un departamento central de recursos humanos.
También puede preocupar la forma de reasignar personas y recursos cuando se terminen los
proyectos. En una organización funcional, las personas siguen teniendo puestos dentro del
departamento funcional. En una organización basada en proyectos no está tan claro dónde se
reasigna a todos cuando se termina el proyecto.

c) Basada en matrices

Las organizaciones matriciales permiten que los departamentos funcionales se centren en sus
competencias empresariales específicas y permiten que los proyectos cuenten con especialistas de
múltiples organizaciones funcionales. Por ejemplo, un recurso jurídico podría depender del
Departamento Jurídico, pero ser asignado a un proyecto en otro departamento que necesite
conocimientos jurídicos.

La principal ventaja de la organización matricial es la asignación eficiente de todos los recursos,

especialmente de los escasos conocimientos especializados que no pueden utilizarse plenamente
en un solo proyecto. La organización matricial es también la más flexible cuando se trata de
atender a las cambiantes necesidades y prioridades de las empresas.

La principal desventaja es que las relaciones de presentación de informes son complejas, ya que
muchas personas tienen varios jefes de trabajo, tanto un jefe funcional como uno o más jefes de
proyecto. Los funcionarios necesitan una sólida capacidad de gestión del tiempo para asegurarse
de que cumplen las expectativas de trabajo de los múltiples gerentes.

Resumen

La organización basada en la matriz es la más común. ¿Puede decir qué modelo utiliza su
organización?