Preguntas capítulo 13

Integrantes:
Andrés Cabrera Paúl Román
Jeans Jumbo Jonnathan Solorzano
1. Describa qué es una organización funcional. No olvide explicar las ventajas y las desventajas
de esta estructura.
En una organización funcional, el gerente de proyectos no ejerce plena autoridad sobre el equipo del
proyecto porque, en términos administrativos, los miembros continúan trabajando con sus respectivos
gerentes funcionales. El gerente de proyectos tendría autoridad en el proyecto, pero el gerente
funcional conserva la autoridad administrativa y técnica sobre las personas que han sido asignadas al
equipo. Las estructuras organizacionales funcionales habitualmente se utilizan en el caso de empresas
que producen y venden productos estándar.
Una empresa que tiene una estructura organizacional funcional puede formar equipos de proyectos
de manera periódica para que trabajen en proyectos internos de la misma.
En el caso de estos proyectos, la gerencia de la empresa forma un equipo multifuncional con
miembros seleccionados de entre las funciones secundarias correspondientes a marketing, ingeniería,
producción y adquisiciones.
Ventajas: En la mayoría de los casos, las personas no dejan de desempeñar sus trabajos funcionales
normales mientras dedican parte de su tiempo a trabajar en el equipo del proyecto.
Desventajas: Cuando se presenta un conflicto entre los miembros del equipo habitualmente se recorre
la jerarquía organizacional hasta encontrar solución, y ello desacelera el ritmo de las actividades del
proyecto.
2. Describa qué es una organización por proyecto. Explique las ventajas y las desventajas de
esta estructura.
También llamada estructura organizacional para un proyecto autónomo, aquí la empresa opera en el
negocio de los proyectos y no fabrica productos estándar. Trabaja en múltiples proyectos al mismo
tiempo, en distintas etapas de avance. Siempre que los proyectos se desarrollan y quedan terminados,
la empresa espera obtener contratos para otros proyectos. Cada equipo se dedica exclusivamente a un
proyecto. Cuando éste queda terminado, los miembros del equipo serán despedidos, salvo que sean
asignados a otro proyecto.
En una organización autónoma por proyecto, cada proyecto funciona por cuenta propia, casi como si
fuera una entidad independiente. Un gerente de proyectos de tiempo completo tiene plena autoridad
administrativa sobre el equipo del proyecto.
Ventajas: Todos los recursos necesarios para el desarrollo de cada proyecto son asignados de tiempo
completo para que trabajen en ese proyecto.
Desventajas: Los costos de una organización por proyecto pueden ser ineficientes tanto para los
proyectos individuales como para la empresa matriz. Desde el punto de vista de la empresa, una
organización por proyecto puede ser ineficiente en costos, porque los recursos o las tareas de varios
proyectos simultáneos se duplican.
3. Describa qué es una organización matricial. No olvide explicar las ventajas y las desventajas
de esta estructura.
La organización matricial es un híbrido entre la estructura organizacional por proyecto y la funcional.
Ofrece el enfoque en el proyecto y el cliente de la estructura por proyecto, pero conserva el expertise
de las funciones de la estructura funcional.
En la estructura matricial, los componentes del proyecto y los funcionales tienen sus
responsabilidades específicas para contribuir de forma conjunta al éxito de cada proyecto de la
empresa. El gerente de proyectos es el responsable de los resultados del proyecto, mientras que los
gerentes funcionales son responsables de proporcionar los recursos que se necesitan para alcanzar los
resultados.
Algunas personas serían asignadas a un proyecto durante toda su duración, otras trabajarían sólo
durante una parte del proyecto o incluso de manera intermitente a lo largo de éste, dependiendo del
momento en que se necesite su expertise y de la cantidad de horas que pueda sostener el presupuesto
del proyecto.
En la estructura organizacional matricial, el gerente de proyectos es el intermediario entre la empresa
y el cliente. El gerente de proyectos define qué se debe hacer (alcance del trabajo), para qué fecha
(programa) y por cuánto dinero (presupuesto) para lograr el objetivo del proyecto y satisfacer al
cliente.
Ventajas: La organización matricial permite que los recursos de la empresa se utilicen de forma
efectiva. Cuando las personas distribuyen su tiempo entre varios proyectos se utilizan los recursos
con efectividad y se reducen los costos globales de cada proyecto y de la empresa.
Desventajas: Si el total de tiempo que el personal funcional no aplica a trabajar es alto, la empresa
podría no ser rentable.

4. ¿Qué clase de estructura organizacional suelen utilizar las empresas que fabrican productos
estándar? ¿Por qué?
Normalmente se usa la estructura organizacional estándar, ya que aquí se divide en grupos a los cuales
se asignan diferentes actividades puntuales del proyecto, en dichos grupos estarán las personas más
indicadas en cuanto a conocimiento y experiencia. Cada grupo o componente funcional se concentra
en desempeñar sus actividades para apoyar la misión de la actividad de la empresa. Para fabricar un
producto se requiere de diferentes habilidades, desde el marketing hasta la ingeniería de producción,
por lo cuál deberá tener distintos grupos que se encarguen de cada sección.
5. Explique algunos de los problemas que podrían surgir cuando una organización funcional
desarrolla nuevos productos.
 Las organizaciones funcionales pueden provocar aislamiento porque cada componente
funcional se ocupa exclusivamente de su propio desempeño.
 No subraya el trabajo en equipo y el intercambio de ideas entre funciones es escaso.
 No se subraya la concentración en el proyecto y las decisiones serían de alcance limitado en
lugar de buscar el interés del proyecto global.
 La estructura jerárquica provoca que la comunicación, la solución de problemas y la toma de
decisiones sean lentas.
6. ¿Por qué se dice que la organización por proyecto opera por su cuenta, como una entidad
bastante independiente?
Ya que aquí se dividen a los equipos de trabajo por proyecto, en donde, por ejemplo, los equipos del
proyecto A no se relacionarán en lo absoluto con los equipos del proyecto B, trabajando cada proyecto
por separado. Para cada proyecto se creará una estructura de trabajo propia, con sus diferentes
departamentos definidos, por lo tanto, cada proyecto tomará sus decisiones de forma bastante
independiente, los miembros del proyecto A no se basarán en decisiones de los miembros del proyecto
B y viceversa. Tampoco se compartirán conocimientos, en otras palabras, cada uno hace lo suyo.
7. ¿Por qué se dice que la organización por proyecto es ineficiente en costos?
 La estructura organizacional por proyecto tiene ineficiencia en costos porque no utiliza
plenamente los recursos. Como las personas están asignadas de tiempo completo al proyecto
podría haber ocasiones en que la actividad laboral se desacelera y los miembros del equipo
no trabajan a un alto nivel de productividad. Si algunas personas no tienen tareas que
desempeñar durante algunos periodos, el tiempo que no aplican a trabajar no deja de
representar un costo para la empresa y erosionará su rentabilidad.
 Podría no existir la posibilidad de realizar eficiencias de costos debido a que se apalancan las
actividades con otros proyectos simultáneos.

8. ¿Cuál estructura organizacional es considerada un híbrido? Explique por qué.

Ofrece el enfoque en el proyecto y el cliente de la estructura por proyecto, pero conserva la
experiencia de las funciones de la estructura funcional. En la estructura matricial, los componentes
del proyecto y los funcionales tienen sus responsabilidades específicas para contribuir de forma
conjunta al éxito de cada proyecto de la empresa. El gerente de proyectos es el responsable de los
resultados del proyecto, mientras que los gerentes funcionales son responsables de proporcionar los
recursos que se necesitan para alcanzar los resultados.
9. ¿Por qué la organización matricial permite el desarrollo de carrera?
La organización matricial permite que las personas se desarrollen mas en su carrera, ya que al estar
designadas siempre a un departamento específico podrán ir ganando experiencia en ello. A medida
que las personas amplían su experiencia, adquieren más valor para asignaciones futuras y aumentan
la posibilidad de ser elegidas para ocupar puestos de nivel más alto en la empresa.
10. ¿Qué responsabilidades tiene el gerente de proyectos en una organización matricial?
El gerente de proyectos es el intermediario entre la empresa y el cliente. El gerente es responsable de
encabezar la preparación del plan del proyecto, de establecer el programa y el presupuesto del
proyecto y de asignar tareas y presupuestos específicos a los diversos componentes funcionales
organizacionales de la empresa. A lo largo de todo el proyecto, es el responsable de controlar que éste
se desarrolle dentro del programa y el presupuesto, y de informar de su avance al cliente y a la
gerencia de la empresa.
11. ¿Qué responsabilidades tiene un gerente funcional en una organización matricial?
Cada gerente funcional es responsable de cómo se realizarán las tareas laborales asignadas y de quién
(que personas específicas) desempeñará cada una. El gerente de cada componente funcional de la
organización proporciona dirección y liderazgo técnicos a las personas asignadas a los proyectos. El
gerente también es responsable de garantizar que todos los paquetes de trabajo o las tareas asignadas
a su componente funcional sean realizados con base en los requerimientos técnicos y de calidad del
proyecto, dentro del presupuesto asignado, y a tiempo. cada gerente funcional es responsable de cómo
se realizarán las tareas laborales asignadas y de quién (que personas específicas) desempeñará cada
una. El gerente de cada componente funcional de la organización proporciona dirección y liderazgo
técnicos a las personas asignadas a los proyectos. El gerente también es responsable de garantizar que
todos los paquetes de trabajo o las tareas asignadas a su componente funcional sean realizados con
base en los requerimientos técnicos y de calidad del proyecto, dentro del presupuesto asignado, y a
tiempo.
12. ¿Qué responsabilidades tiene el vicepresidente de proyectos en una organización matricial?
Esta oficina supervisa y coordina múltiples proyectos. Ayuda a resolver conflictos de prioridad entre
proyectos y facilita las decisiones relativas a la prioridad entre proyectos en términos del riesgo global
más bajo para la empresa y las relaciones con el cliente, en especial si la empresa tiene otros proyectos
presentes o propuestos con un cliente dado.
Brinda apoyo, como capacitación para la administración de proyectos a los equipos de proyectos, y
brinda personal de apoyo administrativo para los proyectos.
13. ¿Qué rol desempeña la oficina de administración de proyectos? ¿Qué estructura
organizacional apoya mejor la idea de tener una oficina de administración de proyectos y
por qué?
 Brinda apoyo, como capacitación para la administración de proyectos a los equipos de
proyectos, y brinda personal de apoyo administrativo para los proyectos. La OAP puede
establecer procedimientos consistentes y desarrollar mejores prácticas y plantillas para la
planeación, el monitoreo y el control de los proyectos, la recolección de datos, la
documentación, y los reportes del proyecto. También podría ser el depósito de los
documentos archivados del proyecto y administrar una base de conocimiento de las lecciones
aprendidas. Con frecuencia, la OAP ofrece apoyo central al sistema de administración de la
información de proyectos de la empresa.
 La estructura organizacional que apoya mejor esto es la matricial, ya que aquí se ven
involucrados muchos proyectos y diferentes departamentos funcionales, los cuales deben ser
coordinados de una forma adecuada para optimizar sus recursos, así como deben ser revisadas
con regularidad que lleven a cabo bien su trabajo.