Sistemas de Información para la Administración

Módulo 3

Módulo 3

Uso de métodos gráficos

Es indudable que en un mundo automatizado es imprescindible contar con un lenguaje común, que posibilite
comunicaciones ágiles, simples y precisas. Las técnicas y la terminología administrativa no escapan a esta
consideración. Aquí también se hace sentir la ausencia de una adecuada normalización que defina y fije
claramente los conceptos del campo de la administración.

La representación gráfica constituye un lenguaje abreviado o forma de expresión sistematizada, que permite
la comprensión de un problema en períodos relativamente cortos. Facilita la labor “de quién la lee” que,
observando un dibujo de dimensiones limitadas, puede llegar a conocer los detalles más relevantes del
procedimiento que se está estudiando.

En esa dirección y, como es de público conocimiento, funciona en nuestro país el Instituto Argentino de
Racionalización de Materiales – IRAM -. Es una entidad civil sin fines de lucro, reconocida por el Estado como
el organismo centralizador para el estudio técnico – científico de normas con la finalidad de mantener la
uniformidad de sistemas y criterios en su confección. Las primeras normalizaciones de las técnicas y de la
terminología administrativa se establecieron y publicaron en el año 1974.

Una norma IRAM es un documento elaborado por representantes de la tecnología de nuestro país que
establece los requisitos mínimos y las definiciones necesarias para la aplicación de una técnica determinada,
o la fijación de la terminología adecuada que responda a las exigencias de la práctica.

La aplicación de estas normas no es estrictamente obligatoria, con excepción de que el Estado establezca tal
carácter mediante algún tipo de norma legal o las organizaciones de profesionales, tales como Colegios o
Asociaciones, las impongan como técnicas o terminología de uso obligatorio.

Cabe destacar que su uso sumamente aconsejable de cara al establecimiento de un lenguaje común en el
campo de la administración.

Cursogramas
También denominados Flujogramas o Diagramas de Flujo, son una técnica de documentación que
representan en forma analógica, la secuencia sistemática de acciones (rutinas o procedimientos
administrativos) que se efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización; es decir,
representan en forma gráfica los circuitos de información y flujo de documentos de una organización.

La utilidad de un cursograma es tanto mayor en cuanto más sintético sea, todo lo contrario, por lo general,
de una descripción narrativa.

El gráfico representa:

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 Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o receptores de información.
 Los límites del sistema.
 Los procesos a que son sometidos los datos.
 Los soportes físicos donde la información queda materializada.
 Los almacenes físicos (archivos, carpetas, folios) donde los soportes físicos son almacenados.
 Los almacenes lógicos donde la información es almacenada.
 Una breve descripción acerca de la naturaleza de los procesos gráficamente representados.

Los cursogramas brindan información útil que permite una verificación del relevamiento realizado, para
determinar si está completo o falta relevar información. Además permite, en un lenguaje común, comprobar
conjuntamente con otras personas que lo especificado es correcto, ya que está libre de ambigüedades e
interpretaciones subjetivas.

En síntesis, los cursogramas permiten conocer:

 Las Unidades funcionales, tanto de la organización como fuera de ella, que participan en el
procedimiento.
 Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las
decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
 Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento, cuántos formularios se
emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
 Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
 Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Un análisis posterior de un cursograma pone clara y rápidamente de manifiesto:

 Rutinas o procedimientos administrativos.

 Sectores que quedan al margen de información que resultan imprescindibles.
 Sectores que son informados en redundancia.
 Operaciones, controles y/o archivos innecesarios.
 Controles necesarios que no se efectúan.

El análisis ulterior de éstos permite entonces proponer alternativas de circulación de la información que
redundan en una reducción importante de tiempo o costo de procesamiento.

Limitaciones de los cursogramas

Algunas limitaciones que presentan los cursogramas, aunque pueden ser subsanadas, deben ser tenidas en
cuenta. Las limitaciones que posee se derivan precisamente de su naturaleza gráfica y la imposibilidad de
ésta de representar todos los rasgos del sistema.

Sus principales limitaciones se relacionan básicamente con las siguientes variables:

 Tiempo: no consideran el factor tiempo. De la observación se puede inferir los sectores por dónde
pasa la información y qué hace cada uno de ellos, pero no el tiempo insumido de cada operación.
 Frecuencia y volumen: no aparece la cantidad de veces que se repite una operación unitaria. El
diagrama no indica si el proceso cumple una, cinco o quinientas operaciones en un lapso de tiempo
determinado

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 Jerarquías: los diagramas individualizan a personas y sectores, pero no establecen relaciones

jerárquicas entre ellos.

Las limitaciones que tiene el cursograma son suplidas por herramientas específicas que complementan al
diagrama:

 El cronograma: Indica los tiempos de proceso de cada sector y los horarios de transferencia de
información, para contemplar la variable tiempo.
 Los organigramas: Muestran las relaciones jerárquicas entre los cargos que ocupan las personas.

La utilidad de los cursogramas para el análisis del circuito excede las limitaciones que posee.

Símbolos utilizados

Para la confección de los cursogramas se utilizan símbolos y reglas convencionales, cuya aplicación, si bien
dista de ser uniforme, constituye un esfuerzo importante por lograr un idioma común entre especialistas,
técnicos y usuarios.

En este sentido el IRAM, estableció tres normas para la diagramación de los cursogramas administrativos:

1. La norma IRAM 34501/84, pretende:

a. Definir una serie de símbolos convencionales que representan secuencialmente las
operaciones y controles efectuados en un procedimiento administrativo.
b. Minimizar la cantidad de símbolos necesarios para simplificar la interpretación de los
diagramas.
c. Utilizar principios mnemotécnicos que relacionen la forma de los símbolos con su significado.

En el año 1999 el IRAM incluyó en la norma, con carácter experimental hasta tanto se la revise,
los símbolos a utilizar en la documentación de procesamiento de información estableciendo
convenciones para las representaciones de cursogramas de datos, cursogramas de programas y
cursogramas de sistemas.

2. La norma IRAM 34502/85, trata sobre las técnicas para la presentación gráfica de los
procedimientos administrativos.
3. La norma IRAM 34503/74, por su parte, dispone los lineamientos generales para el diseño de los
formularios portadores de las representaciones gráficas.

Estas normas buscan la racionalización de los procedimientos administrativos, pero no son inflexibles ya que
pueden ser adaptadas a las necesidades de la organización que las utiliza. El nivel de detalle de las
operaciones descriptas tiene relación directa con las necesidades a cubrir y los objetivos perseguidos por la
organización.

Por lo tanto, los símbolos y siglas a emplear deben ser definidos en una cartilla inicial del cursograma, donde
se los graficará junto con la indicación de lo que significan.

La Norma International Organization for Standardization - ISO 9000 establece otro tipo de simbología
necesaria para diseñar un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestión de la Calidad Institucional, son
normas de "calidad" y “gestión continua de calidad", que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización
o actividad sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de

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estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de
auditoría.

Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las
actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.

También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues
proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que los
procedimientos e instructivos basados en texto. Asimismo, es conveniente emplear programas específicos
para la confección de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan
notablemente la tarea.

Circuitos, Procesos, Actividades y Tareas

Como lo hemos dicho, la información y sus soportes (documentación) circulan en las organizaciones y, la
forma en que se administran resulta de un mejor o peor desempeño. Cada sistema organizacional utiliza
diferente tipo de información para trabajar y produce otro tanto para sí y para otros sistemas
organizacionales.

Pero también se puede considerar a cada una de estas etapas como procesos ya que, en todas ellas, se
utilizan recursos para transformar entradas en salidas. De manera que, con el propósito de ponernos de
acuerdo llamaremos:

1. Tarea a una acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad. Algunos ejemplos de
tareas son: Archivar, enviar, registrar, firmar, verificar, etc.
2. Un conjunto de tareas conforman una Actividad o Proceso. Una Actividad o Proceso es la concreción
de un paso completo de un trámite. Por ejemplo, una actividad podría ser “Cuando el docente
entrega las actas de examen, se verifica que la misma contenga la firma de, al menos, dos de los tres
docentes que conforman el tribunal y que no haya tachaduras o enmiendas no salvadas. De ser así,
se emite un certificado de acta entregada y se archiva el acta transitoriamente. De lo contrario se le
devuelve el acta al docente para que corrija los errores”.
En esta actividad se encuentran las tareas de:
a. Verificar el acta.
b. Emitir Certificado.
c. Archivar Acta.
d. Devolver Acta.
3. Un conjunto de actividades conforman un Circuito Administrativo. Un circuito administrativo es el
cumplimiento completo de un objetivo del sistema, desde su inicio hasta su concreción o, hasta que
el producto o servicio creado, deje de ser responsabilidad del sistema organizacional bajo estudio.
Como ejemplo, el proceso de inscripción de estudiantes a finales abarca desde que el estudiante se
inscribe, hasta que el acta de finales se archiva en el sector de Apoyo a la docencia pues allí termina
la responsabilidad del sistema respecto del trámite. Por supuesto que luego vendrán otros circuitos
que tendrán otras responsabilidades funcionales.

Como se comprenderá, hay circuitos que son más largos que otros y que intervienen más o menos sectores y
agentes de la organización, pero todos ellos son importantes pues cada uno aporta su “granito de arena” a la
concreción de los objetivos organizacionales.

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Ejercicio 7

Con base en la lectura de este cuaderno y en Cursogramas: Técnicas y Casos (Klein, 2010), resuelva las
siguientes consignas.

a. Dibuje con la Simbología sugerida los siguientes textos, correspondientes a diferentes etapas de un
proceso:

1. Cobranzas:

- El cobrador retira del legajo del cliente el duplicado de la factura a cobrar y con ella visita al cliente.

- El cliente le entrega un cheque por un importe menor al facturado. Con el cheque, el cobrador emite
una Nota de Crédito por triplicado.

- Entrega el original al cliente, el duplicado lo envía a Cuentas Corrientes donde se baja el saldo en
cuenta corriente del cliente por ese importe, y se archiva definitivamente la NC2.

- El cobrador conserva la F2, la NC3 y el cheque y al final de la semana entrega documentación y

valores en Tesorería.

2. Compras:

- El Sector Solicitante emite un Pedido de Materiales por duplicado. Conserva el duplicado y envía el
original al Sector Compras.

- Compras consulta en computadora cuál fue el último proveedor al que se compró ese material y
emite una Orden de Compra a su favor por triplicado.

- El original se lo envía al proveedor, el duplicado lo envía al Sector Solicitante quien lo archiva

transitoriamente y el triplicado lo archiva definitivamente.

3. Compras:

- El proveedor envía a Recepción la Mercadería acompañada del Remito original y la Factura en

original y duplicado.

- Recepción firma el Remito y lo devuelve al proveedor; envía la mercadería al Sector Solicitante y

archiva definitivamente la Factura duplicado.

- La Factura original se envía a Compras donde se retira de un archivo transitorio el pedido de

materiales duplicado y se compara lo facturado con lo pedido.

- Si coincide, registra en computadora el aumento del stock y el aumento del saldo a pagar al
proveedor y archiva definitivamente la Factura original.

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b. De acuerdo con los sectores que intervienen, con sus conocimientos, y tomando los supuestos que
considere necesarios, diseñe y grafique para una empresa que le resulte familiar, los siguientes procesos:
VENTAS, COMPRAS, PAGOS, COBRANZAS

Caso 4

Martina tiene 20 años y acaba de terminar sus estudios de Gastronomía Profesional con muy buenas
calificaciones. Cocinar fue su hobby desde niña y, de acuerdo con su familia y amigos, tiene grandes
condiciones, por lo cual a la hora de elegir su carrera no vaciló. Con su carrera terminada y una gran
experiencia para su edad, ya que desde hace tres años es ayudante de cocina de una importante empresa de
catering, anhela iniciar su propia empresa.
Su abuelo Eduardo ha prometido ayudarla a instalar una empresa, prestándole el dinero necesario en
condiciones muy ventajosas. Eduardo es comerciante y a lo largo de su vida estableció varias empresas
exitosas, por lo cual Martina valora tanto el préstamo como los consejos que le dará.
- Lo primero es definir qué quieres hacer – le dijo su abuelo- Debes definirlo en forma flexible y, a la vez,
exacta. Mirá, hace muchos años con tu tío Carlos tuvimos la idea de instalar una pizzería cerca de Atlántida…
no funcionó, pero rápidamente logramos reconvertir la pizzería en rotisería. Si no hubiéramos sido flexibles,
la empresa habría terminado en quiebra. Pero tampoco se pueden poner negocios que sean de todo y para
todo. ¿Te acordás de Roberto y su chacra? En una época plantó tomates, en otro momento quería criar
cerdos, en otro momento fueron las gallinas, en otro momento una chacra turística…
- Otra vez quería poner un salón de fiestas, en otro momento fabricó quesos…pero pobre Roberto siempre le
iba mal.
- Sin embargo, hay chacras muy exitosas que se dedican a la fabricación de quesos, o han instalado salones
de fiestas, o crían animales, – le explicó su abuelo- el tema es que no se puede ni hacer todo eso a la vez ni
cambiar continuamente, de esa forma no se llega a hacer una clientela ni se llega a armar una empresa. Es
distinto fabricar quesos o plantar tomates, no se requieren las mismas habilidades, ni la misma forma de
organizarse.
- ¡Me imagino que habrá perdido fortunas! Para cambiar así se necesita mucho dinero.
- No es solamente un asunto de dinero. Para una empresa, el conocimiento, la organización interna, la
tecnología, son tan valiosos como los equipos o el local. Y muchas veces es más fácil conseguir cambiar un
equipo que alterar una estructura o aprender nuevas cosas. Mirá el trabajo que nos está dando obtener la
certificación de calidad en la rotisería… y el trabajo que nos va a dar mantenerla! La calidad no es una moda,
es algo necesario hoy en día. Así que armá una buena idea y te ayudo en todo.
Martina apreció mucho los consejos de su abuelo y comenzó a pensar en su idea de negocio. Al fin, decidió
instalar un restaurante, en la zona de Pocitos, de comida japonesa. Ya identificó un local apropiado, en una
zona de concentración de negocios gastronómicos. La comida japonesa tiene una aceptación creciente en el
mercado y conoce algunos estudios de marketing que indican claramente que hay un nicho de mercado para
ese tipo de empresas. Ella conoce muy bien el tema, ya que Cocina Oriental fue uno de los cursos opcionales
que tomó en su carrera, además realizó otros cursos adicionales sobre la preparación de sushi.
Muy entusiasmada, sacó cuentas de la inversión: calculó el monto del alquiler, la compra de equipamiento
de cocina, de las instalaciones. El cálculo del costo mensual, no obstante, se le hizo más difícil. Un primer
problema que enfrentó fue cómo calcular las ventas. Por consejo de su abuelo, contrató a un especialista en
marketing para que realizara un estudio de mercado, con base en el cual se calcularon las ventas.

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Luego, se le hacía muy difícil estimar la cantidad de empleados que debía contratar y los horarios que debían
cumplir.
-No puedes calcular la cantidad de gente a contratar si primero no has definido la estructura. Ni tampoco
puedes determinar horarios si no sabes cuáles serán los procedimientos. En definitiva, debes diseñar la
organización de tu empresa. El diseño que le des es tan importante para el éxito como elegir un buen local o
promocionar tus productos.

Luego de leer el caso:

1. Explique cómo desarrollaría Ud. el proceso de diseño de la organización formal de la empresa a
instalar por Martina.
2. Identifique en cada una de las etapas explicadas en el punto anterior, los elementos de la
organización formal.
3. Analice la última frase de Eduardo (“No puedes calcular la cantidad de gente a contratar si primero
no has definido la estructura. Ni tampoco puedes determinar horarios si no sabes cuáles serán los
procedimientos. En definitiva, debes diseñar la organización de tu empresa. El diseño que le des es tan
importante para el éxito como elegir un buen local o promocionar tus productos.”) y exprese si está Ud. de
acuerdo con la misma, fundamentando su respuesta.
4. Con base en las normas IRAM 34501, 34502 y 34503, represente gráficamente los conceptos clave
de la frase de Eduardo.

Práctica formativa: Segunda etapa – Fase A

Con base en la lectura de este cuaderno y la siguiente bibliografía, resuelvan las consignas.

 Análisis y diseño de sistemas de información (Senn, 1993) Capítulo 3.

 Principios de Sistemas de Información (Stair, y otros, 2000) Capítulos 2 y 12.
 Herramientas de sistemas de información (Pungitore, 1997) Capítulos 3, 4 y 6.

Investigación preliminar:

1) Completen la información general de la etapa anterior.

2) Evalúen el volumen de actividad; indiquen la cantidad de personal en el sistema administrativo
(jerárquico, departamental, usuarios).
3) Elijan el subsistema particular y grafiquen el organigrama particular.

La empresa en funcionamiento
Una vez seleccionado el proceso a estudiar se pasa a la siguiente etapa del algoritmo del estudio del método,
es decir, llevar a cabo el registro de la información referente al método actual. Este paso es sumamente
fundamental, dado que de la exactitud de la información que se registre dependerá la eficacia en el
desarrollo de las mejoras al método.

Como se ha mencionado, el registro de los hechos constituye la base sobre la cual se efectúa el análisis y
examen del Estudio del Método, por esto las técnicas para llevar a cabo tal registro trascienden la escritura

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tradicional de la información, dado que resulta sumamente complejo considerar todos los detalles
constituyentes de un proceso (por más básico que sea) en un párrafo común.

Los instrumentos de registro más utilizados dentro de la técnica del Estudio del Método son los gráficos y los
diagramas, y de estos existen gran diversidad en cuanto a estructura y propósito.

• Cursograma sinóptico del proceso

GRÁFICOS • Cursograma analítico del proceso
que indican • Cursograma analítico del material
sucesión de • Cursograma analítico del equipo
• Diagrama bimanual
hechos • Cursograma Administrativo

GRÁFICOS
• Diagrama de Actividades Múltiples
con escala • Simograma
de tiempo

• Diagrama de recorrido o de circuito

DIAGRAMAS • Diagrama de hilos
que indican • Ciclograma
movimiento • Cronociclograma
• Gráfico de trayectoria

Práctica formativa: Segunda etapa – Fase B

Con base en la lectura de este cuaderno y la siguiente bibliografía, resuelvan las consignas.

 Análisis y diseño de sistemas de información (Senn, 1993) Capítulo 3.

 Principios de Sistemas de Información (Stair, y otros, 2000) Capítulos 2 y 12.
 Herramientas de sistemas de información (Pungitore, 1997) Capítulos 3, 4 y 6.

Determinación de requerimientos:

1) Grafiquen el cursograma de análisis correspondiente.

2) Evalúen el modelo de control, identifiquen los estándares y criterios utilizados para evaluar el
desempeño. Establezcan la cantidad de errores o fallas que se producen, ¿cómo se los detectan y
corrigen?

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Formularios
Un formulario es un soporte de datos en el que existen textos preestablecidos e indicativos del dato a
completar y espacios para hacerlo. Ejemplos de herramientas informáticas para realizar formularios:
Microsoft Excel, Form Docs (Google), OpenOffice, etc.

Ejercicio 8
Para las siguientes operaciones, confeccione el formulario correspondiente:

01/03/10 El Algarrobo confecciona Orden de Compra Nº 3038 a su proveedor, Maderas del Litoral S.A., con
domicilio comercial en calle José Verdi Nº 2045, de la ciudad de Córdoba, cuyo Nº de C.U.I.T. es 30-
65704128-6 y cuyo Nº de Ingresos Brutos es 25042934-0, para la provisión de 120 listones de madera de
algarrobo, Art. 411 a un precio unitario de $ 55,00.
Las condiciones propuestas para concretar la operación son las siguientes:
Forma de pago: Firma de Pagaré a 30 días de fecha Factura.
Plazo de entrega: 10 días.
Forma de remisión: Transporte El Chasqui.
El proveedor reviste ante el I.V.A. el carácter de Responsable Inscripto.

05/03/10 El Algarrobo confecciona Nota de Venta Nº 4838 a su cliente La Oficina S.R.L., con domicilio
comercial en calle General Paz Nº 926 de la Ciudad de Córdoba, cuyo Nº de C.U.I.T. es 30-60934855-9 y cuyo
Nº de Ingresos Brutos es 20042681-3, por ocho escritorios de algarrobo de 1,20 mt. x 0,70 mts. con tres
cajones, Art. 1341, precio unitario $ 170,00.
Las condiciones de la operación son las siguientes:
Forma de pago: 30% al contado con Cheque cargo Banco Provincia de Córdoba Nº 463792. 70% en cuenta
corriente a 15 días.
Entrega inmediata.
Forma de remisión: Transporte El Chasqui.
El cliente reviste ante el I.V.A. el carácter de Responsable Inscripto.

06/03/10 El Algarrobo envía a La Oficina S.R.L., la mercadería requerida según Nota de Venta 4838 en los
mismos términos en ella consignados, confecciona Remito Nro. 5238.

06/03/10 El Algarrobo confecciona Factura Nº 5984 correspondiente a las mercaderías entregadas a La

Oficina S.R.L., a través de Remito Nº 5238. Por lo cobrado al contado confecciona Recibo Nº 1634.

07/03/10 El Algarrobo deposita en su cuenta corriente del Banco de la Nación Argentina el Cheque recibido
de La Oficina S.R.L., el día 06.03.93.

09/03/10 La Oficina S.R.L., devuelve un escritorio de los venidos según Factura Nº 5984 por defectos de
fabricación; El Algarrobo extiende la correspondiente Nota de Crédito Nº 489.

31/03/10 El Algarrobo confecciona Nota de Débito Nº 94 a La Oficina S.R.L. por $ 15,00 en concepto de
intereses al no haber cancelado hasta la fecha el monto que se le adeuda en cuenta corriente.

31//03/10 El Algarrobo envía a La Oficina S.R.L. el Resumen de Cuenta correspondiente al mes de Marzo.

15/04/10 El Algarrobo recibe Factura Nº 12.786 de Tomás Rodríguez Responsable No Inscripto en I.V.A. en
concepto de servicio de remodelación del sistema de iluminación de su local de ventas.

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El monto de dicha Factura asciende a $ 750,00 y se cancela de la siguiente manera:

50% con Cheque cargo Banco de la Nación Argentina Nº
48649896.
50% con Pagaré Nº 013 a 15 días de plazo.

Administrador de archivos
Un grupo de registros relacionados es un archivo de datos, o tabla. Así, un archivo de empleados contendría
los registros de los empleados de una empresa.

A menudo, los archivos se clasifican según la aplicación para la cual se utilizan principalmente, como por
ejemplo, un archivo de nómina o un archivo de inventario, o por el tipo de datos que contienen, como un
archivo de documento o un archivo de imágenes gráficas. Los archivos también se clasifican según su
permanencia, por ejemplo, un archivo maestro de nómina, frente a un archivo de transacción semanal de
nómina. Un archivo de transacción, por lo tanto, contendría registros de todas las transacciones que ocurren
durante un periodo y que puede utilizarse de forma periódica para actualizar los registros permanentes
contenidos en un archivo maestro. Un archivo histórico es un archivo maestro o de transacciones obsoleto
retenido para propósitos de respaldo o para un almacenamiento histórico a largo plazo llamado
almacenamiento de archivo.

Procesamiento tradicional de archivos

¿Cómo se sentiría si usted fuera ejecutivo de una empresa y le dijeran que la información que usted requiere
acerca de sus empleados es demasiado difícil y costosa de obtener? Suponga que el vicepresidente de
servicios de información le diera las siguientes razones:

 La información que usted quiere está en diversos archivos, cada uno organizado de manera diferente.
 Cada archivo ha sido organizado para utilizarse con un programa de aplicación diferente, ninguno de
los cuales produce la información que desea en la forma que la necesita.
 No hay disponible ningún programa de aplicación para ayudarle a obtener la información que usted
requiere de esos archivos.

Así es como los usuarios finales pueden verse frustrados cuando una organización depende de sistemas de
procesamiento de archivos, en los cuales los datos se organizan, almacenan y procesan en archivos
independientes de registros de datos. En el enfoque tradicional del procesamiento de archivos que se
utilizaba en el procesamiento de información de negocio durante muchos años, cada aplicación de negocio
se diseñaba para utilizar uno o más archivos especializados de datos que sólo contenían tipos específicos de
registros de datos.

Caso 5
Resuelva el caso después de leer el Capítulo 5: Administración de recursos de datos del libro “Sistemas de
Información Gerencial” (O'Brien, y otros, 2006). También puede consultar los siguientes Capítulos: 1, 3, 8, 9 y
10 en el libro “Principios de Sistemas de Información” (Stair, y otros, 2000).

Argosy Gaming Co.: Retos en la construcción de un almacén de datos

Cuando se tiene media docena de operaciones de barcos de apuestas, es importante que todo el mundo
juegue con las mismas reglas. Argosy Gaming Co. (www.argosycasinos.com), con oficinas centrales en Alton,
Illinois, y con una flota de seis barcos casinos en Mississippi, decidió que reunir todos los datos de los
clientes aumentaría la visión de la administración acerca de las operaciones, y ayudaría potencialmente a

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fortalecer las relaciones con los clientes. Sin embargo, para lograr estos objetivos, la empresa debía tener
acceso a una variedad de bases de datos y tendría que desarrollar un sistema de extracción, transformación
y carga (ETL, siglas del término Extract, Transform, and Load) que le permitiera construir y mantener un
almacén central de datos.
Jason Fortenberry, un analista de almacenes de datos, subió a bordo de Argosy en el año 2001, justo cuando
comenzó el proyecto del almacén de datos de la empresa. Su trabajo se hizo más fácil, afirma, por la
adopción de la herramienta de software ETL Genio de Hummingbird Ltd., la cual ayudó a establecer un
puente entre los sistemas y los procesos automatizados. Pero como otros que pasaron por proyectos de ese
tipo, aprendió de forma difícil que prepararse para el proceso de extracción, transformación y carga, es tan
importante como tener el software correcto.
Cada barco tenía formas únicas e incompatibles de definir un sinnúmero de actividades operativas y
características de los clientes: en esencia, los casinos flotantes jugaban el mismo juego pero con reglas
diferentes. Pero esos problemas permanecieron ocultos hasta que los reportes llegados del almacén de
datos de la empresa comenzaron a presentar datos inconsistentes o problemáticos. Ahí fue cuando
Fortenberry y su personal descubrieron definiciones en conflicto para un amplio rango de tipos de datos,
problemas que desearía haber identificado mucho antes. Los problemas de Fortenberry, y sus éxitos, son
típicos del proceso de extracción, transformación y carga, el preludio complejo y, con frecuencia, costoso
que antecede al éxito de los almacenes de datos.
A menudo, el sistema ETL es problemático debido a su inherente complejidad y a los retos implícitos de
negocio, tales como asegurarse de que se planea de manera adecuada y que se tienen datos de calidad para
procesar. Analistas, usuarios, e incluso proveedores, dicen que todas las apuestas están perdidas si no se
tiene un entendimiento claro de los recursos de datos con los que se cuenta y de lo que se quiere lograr con
ellos. Luego existen decisiones, como la de optar por una arquitectura centralizada, la configuración más
sencilla y más común, o por un sistema distribuido, con el procesamiento de extracción, transformación y
carga distribuido entre diversas herramientas de software, utilerías de sistema y bases de datos destino, lo
cual a veces es una necesidad en los almacenes de datos más grandes y complicados.
Incluso si navega con éxito en esas aguas, todavía habrá que asegurarse de que la base de la extracción,
transformación y carga que se construya para su almacén de datos, pueda satisfacer los crecientes flujos de
datos y las futuras demandas de información.
Como el término indica, la extracción, transformación y carga implica extraer la información de diversas
fuentes, transformarla (por lo general, la parte más difícil) y cargarla en el almacén de datos. Una
transformación podría ser tan sencilla como reordenar los campos de un registro desde un sistema origen.
Pero como explica Philip Russom, analista de Giga Information Group, un almacén de datos a menudo
contiene valores y estructuras de datos que nunca existieron en un sistema origen. Dado que muchas de las
preguntas analíticas que un usuario de negocio haría a un almacén de datos pueden contestarse sólo con
valores calculados (como promedios, clasificaciones o métricas), la herramienta de extracción,
transformación y carga debe calcularlos a partir de diferentes fuentes de datos y cargarlos en el almacén. De
manera similar, anota Russom, por lo general un almacén de datos contiene información de “series de
tiempo”. La aplicación operativa promedio da seguimiento al estado actual de un valor, por ejemplo, al saldo
de una cuenta bancaria.
Es trabajo de la herramienta de extracción, transformación y carga, añadir de forma regular nuevos estados
de un valor a la serie.
Para este proyecto de extracción, transformación y carga de un año de duración, Fortenberry de Argosy
señala que el paquete integrado Genio de Hummingbird, una herramienta de integración de datos y de
extracción, transformación y carga, se convirtió con rapidez en el “sistema nervioso central” del proyecto,
que coordinaba el proceso de extraer información de origen y cargarla en el almacén.

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Pero para Argosy, introducir todos esos datos en el almacén no produjo resultados útiles y confiables de
inmediato. “La lección fue que las personas creían que hablaban de lo mismo, pero en realidad no lo hacían”,
dice Fortenberry. Por ejemplo, explica, los barcos calculaban las visitas de manera diferente. Un barco casino
acreditaba a un cliente con una visita sólo si en realidad jugaba en las máquinas tragamonedas o en una
mesa. Otro había ampliado la definición y acreditaba a los clientes con visitas cuando ellos amortizaban
cupones, aunque no jugaran. Así, una actividad idéntica del cliente podría hacer que un barco casino
reportara 4 visitas de jugadores y otro reportara 10. “Este tipo de descubrimiento se repitió para todo, desde
definir lo que era un jugador hasta el cálculo de la rentabilidad de un jugador”, dice Fortenberry.
Dice que la TI desempeñó una función líder a la hora de identificar los problemas y de ayudar a conseguir un
consenso entre las unidades de negocio acerca de cómo definir y utilizar muchas categorías de datos. Ahora,
el almacén de datos funciona de manera correcta y produce resultados confiables para los análisis de
negocio y los reportes de la administración, por lo que el número de reuniones para la resolución de
problemas ha descendido de manera radical. Aun así, Fortenberry considera que tres cuartos de las juntas a
las que él asiste en la actualidad tienen un enfoque de negocios.
“Por nuestra parte, ahora sabemos mejor qué preguntas formular a los usuarios de negocio mientras
continuamos con el proceso de desarrollo del almacén de datos”, dice.

Preguntas del caso de estudio

1. ¿Cuál es el valor de negocio de un almacén de datos? Utilice a Argosy Gaming como ejemplo.
2. ¿Por qué Argosy utilizó una herramienta de software de extracción, transformación y carga? ¿Qué
beneficios y problemas surgieron? ¿Cómo los resolvieron?
3. ¿Cuáles son algunas de las principales responsabilidades que los profesionales y los administradores de
negocio tienen en el desarrollo de almacenes de datos? Utilice a Argosy Gaming como ejemplo.

Ejercicio 9
1. Describa las ventajas de un enfoque de administración de bases de datos para administrar los recursos de
datos de un negocio, comparado con un enfoque de procesamiento de archivos.

2. De ejemplos para ilustrar cada uno de los siguientes conceptos:

a) Tipos principales de bases de datos.

b) Almacenes de datos.
c) Elementos lógicos de datos.
d) Estructuras fundamentales de base de datos.
e) Desarrollo de bases de datos.
3. Responda las siguientes preguntas:

3.1. ¿Cómo debería un negocio almacenar, accesar y distribuir datos e información acerca de sus
operaciones internas y de su ambiente externo?
3.2. ¿Qué función desempeña la administración de bases de datos al administrar los datos como un
recurso de negocio?
3.3. ¿Cuáles son las ventajas de un enfoque de administración de bases de datos frente al enfoque
de procesamiento de archivos?
3.4. Dé ejemplos que ilustren su respuesta.

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Sistemas de Información para la Administración
Módulo 3

4. Lea de nuevo el Caso práctico de Argosy Gaming Co. de este capítulo. ¿Por qué los analistas, usuarios y
proveedores dicen que los beneficios de los almacenes de datos dependen de si las empresas “conocen sus
recursos de datos y lo que quieren lograr con ellos”?

5. ¿Cuál es la función de un sistema de administración de base de datos en un sistema de información

empresarial?

6. Las bases de datos de información acerca de las operaciones internas de una empresa fueron
anteriormente las únicas bases de datos que eran consideradas como importantes para un negocio. ¿Qué
otro tipo de bases de datos son importantes para un negocio en la actualidad?

7. Lea de nuevo el Caso práctico de Harrah’s Entertainment y comente: ¿Cuáles son las principales amenazas
actuales para la seguridad de los recursos de datos de una empresa y de sus socios comerciales? Explique
diversas formas en las que una empresa podría proteger sus recursos de datos contra las amenazas que
identificó.

8. ¿Cuáles son los beneficios y limitaciones del modelo relacional de bases de datos para las aplicaciones de
negocio en el presente?

9. ¿Por qué el modelo de base de datos orientado a objetos está ganando aceptación para el desarrollo de
aplicaciones y administración de las bases de datos de hipermedios en los sitios Web de una empresa?

10. ¿Cómo han afectado Internet, intranets y extranets a los tipos y usos de recursos de datos disponibles
para los profesionales de negocios? ¿Qué otras tendencias de bases de datos afectan también a la
administración de recursos de datos en los negocios?

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