Unit 3.

Budgets
Topic 2. Operating Budgets
Presupuesto operativo
El presupuesto operativo es una excelente herramienta que te permite planificar los
ingresos y gastos que tu negocio debe hacer durante cierto periodo. Apóyate en estos
consejos para mejorar la administración de tus recursos para operar.

¿Qué es el presupuesto operativo?

El presupuesto operativo es un documento que establece los ingresos y gastos que
un negocio debe hacer durante cierto periodo. Este documento te permite proyectar,
detalladamente, las ventas que tu negocio espera generar, por ejemplo, en un año,
así como los gastos que deberá hacer para operar y cumplir con su meta de ingresos.
Permite conocer cómo estás gastando dinero y en qué áreas o actividades debes
hacer ajustes.

Lo más importante es que con un presupuesto operativo sabrás, con anticipación,

aspectos clave de tu operación. Por ejemplo, los insumos que requerirás para
cumplir tu cuota de producción o mantener tu inventario de productos en el nivel
óptimo.
También es útil para determinar si necesitas contratar más empleados o, en todo
caso, de dónde saldrán los recursos para garantizar tu flujo de efectivo durante todo
el periodo. Más allá de la parte teórica, lo más importante es considerar la utilidad
que tiene el presupuesto operativo para mejorar la gestión de tu negocio.

¿Cuáles son los objetivos de un presupuesto operativo?

El presupuesto operativo es una herramienta muy útil para que tu empresa
establezca metas operativas y de ventas. Además, puedes tener un control más
estricto en tus gastos, pues te permite establecer partidas presupuestarias de forma
detallada, ya sea por departamento o actividad.
Con esto puedes hacer ajustes si las ventas marchan por debajo de lo que
planeabas. También es posible detectar y reaccionar con anticipación ante gastos
inesperados que compliquen la situación financiera de tu negocio.

Gracias a esta información, tendrás la capacidad de asignar partidas acordes a las

necesidades de cada área o actividad de tu negocio, así como anticipar escenarios
variables.
Tips para elaborar un presupuesto operativo
Aunque al principio de este blog comenté que no necesitas ser un experto en
finanzas para elaborar un presupuesto operativo, lo cierto es que entre más
detallado lo hagas, será más relevante y estratégico para tu operación. Para crearlo,
te recomiendo tomar en cuenta los siguientes puntos:

1. Elaborarlo al final del año

2. Tomar como Base las ventas
3. Detallar puntualmente las actividades

1. Elaborar al final del año

Generalmente, el presupuesto operativo se establece a finales del año (para
implementar el siguiente) a fin de prever el escenario que le espera a tu negocio.
Establece metas por trimestre y por áreas, de tal manera que puedas
hacer revisiones periódicas y proyectar si tu empresa está gastando y vendiendo de
acuerdo con el plan.
Es como ponerte a dieta: si lo has hecho alguna vez, entonces sabes que siempre
estableces un objetivo para perder peso en cierto tiempo, pero no esperas hasta
cumplir el plazo para ver si lo lograste. Lo normal es que cada semana o quince días
te subas a una báscula y midas tus avances.

2. Tomar como base las ventas

Todo empieza con la proyección de ventas que esperas para tu negocio en ese
periodo, pues esto te indicará cuánto dinero estará ingresando mes a mes, hasta
cumplir la meta. Quizá te suene obvio, pero para entender que simplemente no
puedes gastar más de lo que vendes es clave para un negocio que no quiere
endeudarse. Es así de simple.
Si tienes un responsable comercial, él deberá hacer la proyección del número de
unidades de productos o servicios que tu negocio venderá, así como el precio de
estos. Además, tener claro lo que tu negocio venderá te da la pauta para saber lo
que necesitas para cumplir con esa cuota de ventas (insumos, personal, gastos
indirectos, etcétera).

3. Detallar puntualmente las actividades

Empieza por revisar lo que has vendido y gastado durante los últimos tres años. De
esta forma validarás el comportamiento de ventas de tu negocio —por ejemplo, los
picos de mayor ingreso y los factores que los originaron—. Con esto tendrás una
mejor idea de lo que puedes ingresar el año siguiente.
En el caso de los gastos, es clave que reúnas a tu equipo y revises a detalle, costo
por costo, lo que necesita tu negocio para llegar a su meta de ventas. Esto incluye
gastos administrativos, renta de tu local, marketing, insumos, logística, etc. Si tu
empresa tiene una operación de manufactura, la complejidad de este punto es
mayor porque deberás incluir costos más detallados como son los de materias
primas, mano de obra, electricidad y mantenimiento, entre otros.
Ventajas y desventajas de un presupuesto operativo
Un presupuesto operativo es una herramienta que te da control y visibilidad sobre tu
negocio y tiene ventajas muy claras, entre las que destacan:

 Mejor planeación.
 Un control financiero más estricto.
 Visibilidad para tomar decisiones.
 Pero hay que decirlo, también tiene desventajas, siendo las más notorias:
 Riesgo de inexactitud.
 Tomar decisiones precipitadas.
 Incomodidad entre tus colaboradores.

Mejor planeación
Al establecer una meta de ventas, tendrás mayor control sobre los objetivos de otras
áreas, como producción, logística, administración, ventas, etc. Además, sabrás
claramente en qué metas debes enfocarte y tendrás una mayor visibilidad sobre tus
operaciones del día a día.

Un control financiero más eficiente.

Con el presupuesto operativo asignarás partidas para cada área y siempre en
función de las necesidades y actividades. Con esto reduces la posibilidad de gastar
en cosas que tu negocio no necesita y, por el contrario, te enfocarás en lo que
realmente te ayudará a llegar a tu meta de ventas.

Visibilidad para tomar decisiones

Con este nivel de información, sin duda, estarás en una mejor posición para tomar
decisiones acertadas e implementar medidas si tus ventas no están resultando
acorde con lo que planeabas al inicio. Por ejemplo, puedes hacer ajustes
presupuestales en áreas que no tendrán un impacto significativo y reforzar otras que
puedan ayudarte a cumplir los objetivos.

Ya te comenté que también hay desventajas. Ahora te explico cómo es que pueden
generarse estas situaciones:

Riesgo de inexactitud
Aceptémoslo: cuando elabores tu presupuesto operativo, existirá la
posibilidad de utilizar proyecciones y data que pueden generar inexactitudes
por dependencias de factores volátiles. Por ejemplo: “si vendimos esto el año pasado,
y dada la tendencia de crecimiento que venimos reportando, estimamos vender X al
cierre del siguiente año”.
Basarse en suposiciones no es algo malo. Incluso, los sistemas más modernos de
inteligencia artificial funcionan más o menos así. Pero no debes hacerlo a la
ligera. Tienes que apoyarte en números realistas que justifiquen tus proyecciones. Aún
así, considera que cualquier cambio en el ambiente de negocios —una recesión
económica repentina, una nueva regulación, un virus que se escapa de una región
lejana— podría afectar cualquier proyección de gastos e ingresos.

Tomar decisiones precipitadas

Imagina que cierto departamento no está ejerciendo su presupuesto de gastos
conforme está planeado. Pero, de algún modo, saben que el dinero está ahí, listo para
gastarse.
Esta situación podría llevar a que los gerentes o responsables del área aprueben
proyectos sin sentido o, simplemente, que no agregan valor al negocio, únicamente
con el afán de ejercer el presupuesto antes de que acabe el año. Algo muy común en
compañías medianas y grandes.

Incomodidad entre tus colaboradores

Cuando revises lo que gasta un área por actividades específicas, incomodarás a
más de uno. Un gerente podría sentir que no confías en él y que su trabajo está
perdiendo valor.
Esta situación puede agudizarse cuando revisas sus proyecciones de ventas y
descubres que están siendo demasiado precavidos en sus estimados —claro, al
sentirse vigilados, más de uno querrá arriesgar poco e irse a la segura—.
Sin embargo, es necesario tener la mayor transparencia y dedicar el tiempo
suficiente para tener el presupuesto operativo más cercano a la realidad de tu
negocio.

Presupuesto operativo: ejemplo para aprender a hacerlo correctamente

Como te comenté, no necesitas ser un experto financiero para elaborar
un presupuesto operativo y a continuación, te daré un ejemplo para que hagas uno
de forma sencilla. Excel es suficiente para ello. Los pasos que seguiremos serán los
siguientes:

1. Elabora un presupuesto de ventas.

2. Sigue con el presupuesto de producción.
3. Desarrolla un presupuesto de materiales e insumos.
4. Define el presupuesto de mano de obra.
5. Elabora un presupuesto de administración y ventas.
1. Elabora un presupuesto de ventas
Lo primero que esta empresa debe hacer es establecer el presupuesto total de ventas,
el cual obtiene al multiplicar el número de camas por el valor de cada una. La empresa
de nuestro ejemplo estima vender 120 camas a un precio de $15,000 MXN.
El presupuesto de ventas es la herramienta base de este ejercicio, por lo que debes
aprender a hacerlo de forma adecuada.

2. Sigue con el presupuesto de producción

El siguiente paso es definir el presupuesto de producción. En esta parte definimos las
unidades que la empresa proyecta vender y considera tanto el inventario inicial —es
decir, el número de camas que la empresa tiene en existencia — como el inventario
final — las camas con las que espera terminar en su bodega—. En este caso, si la
empresa busca vender 120 camas, debe sumar las 15 que ya tiene y restar el stock
con el que espera terminar el año —en este ejercicio, a nuestro fabricante de camas
le conviene tener en reserva el inventario equivalente a un mes de ventas, es decir,
12 camas, pero esto varía de acuerdo con las necesidades de nada negocio—. El
resultado nos indicará el número de camas a fabricar.
Presupuesto de producción = Unidades a vender + Inventario inicial – Inventario final

3. Desarrolla un presupuesto de materiales e insumos

Como comenté, cuando se trata de una empresa con operación productiva, el ejercicio
es ligeramente más complejo, pero aquí trataré de resumirlo. Necesitas hacer un
presupuesto de materia prima. En nuestro ejemplo, el fabricante de camas utiliza
cuatro materiales básicos para producir cada unidad: madera, herrajes, focos y
pintura.
Una vez que ya sabe cuántas unidades debe producir, tiene que determinar las
cantidades de cada materia prima. En este caso, por cada cama que fabrica, la
empresa necesita 20 kg de madera, 1 kit de herrajes, 1 kit de focos y 1 litro de pintura.
No te compliques, son matemáticas básicas y solo basta con hacer unas
multiplicaciones muy simples. Si cada cama necesita 20 kg de madera y debes fabricar
123 unidades, entonces hay que multiplicar 123 x 20 para obtener el total de la madera
que nuestro fabricante ocupará ese año. En este caso, el resultado son 2,460 kg.
Si la empresa compra el kilo de madera a un precio de $20 MXN, debe multiplicar esta
cifra por el total de la madera que ocupará —2,460 kg—. De esta forma obtendrá el
costo total de esa materia prima. Debes hacer este ejercicio con cada uno de los
insumos que ocupes para elaborar tu producto. Así, la suma de los costos de todas
las materias primas nos dará el costo total anual.

Para simplificar este ejercicio decidí omitir cifras de inventarios de materias primas
que la empresa tiene actualmente en existencia. Por ejemplo, si tiene en su bodega
600 kilos de madera y 35 litros de pintura, hay que añadir un presupuesto de
inventario, lo cual nos llevaría a un ejercicio más extenso; no obstante, es algo que
debes considerar si es tu caso.

4. Define el presupuesto de mano de obra y recuerda presupuestar la

capacitación.

El siguiente presupuesto que debes hacer es el de mano de obra. En este rubro,

producción debe decirte cuántas horas / hombre necesita para producir cada unidad.
En este caso, cada cama exige 72 horas de mano de obra, cifra que debes
multiplicar por el número de unidades a producir en ese año. Deberás multiplicar el
resultado que obtengas por el costo que pagas cada hora de mano de obra.
5. Elabora un presupuesto de administración y ventas

Si tu empresa tiene costos indirectos de fabricación, como el pago de luz, agua,

mantenimiento, renta, depreciación de activos, debes hacer un presupuesto con estas
partidas lo más detallado posible.
Para mantener simple el ejemplo, en este caso lo omitiré. Lo más común es lidiar
con los gastos administrativos que incluyen venta, marketing y administración de un
negocio. Este ejemplo considera un presupuesto anual.

Lo que sigue es más sencillo: únicamente tienes que sumar todos tus costos
(operación, mano de obra, materiales, indirectos, etc.) y compararlos contra tu
presupuesto de ventas. Así podrás saber tu margen de rentabilidad antes de
impuestos y si necesitas ajustar algunos rubros.

Esta versión básica permitirá saber cuánto necesitas producir para cubrir tu cuota de
ventas y, lo más importante, cuánto debes gastar para seguir siendo rentable.
Recuerda este ejercicio no considera otros factores como son el pago de impuestos
sobre utilidades, entre otros.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto operativo y un presupuesto

financiero?

Quizá en este punto tengas confusión respecto a las diferencias que hay entre un
presupuesto operativo y uno financiero. A todos nos pasa, así que tómalo con calma.
Ambos presupuestos buscan establecer una proyección a futuro sobre el
comportamiento de la empresa y se basan en métricas clave y suposiciones sobre los
escenarios de venta e ingresos.

Entonces, el presupuesto operativo es un estado detallado que muestra todos los

gastos e ingresos en cierto periodo, así como las partidas que debes establecer por
actividad y departamento. Por su parte, el presupuesto financiero abarca aspectos
meramente económicos de la empresa, como flujos de efectivo, un balance más
detallado, fuentes de ingresos y financiamiento, comportamiento de accionistas y
pasivos, entre otros aspectos.

El presupuesto financiero es una herramienta muy útil para saber qué tan rentable es
tu negocio y administrarlo de forma correcta. Hay varios tipos y cada uno cumple una
función distinta.

Después de desarrollar los anteriores puntos, integra los resultados en alguna

Plantilla como la siguiente
Recursos
https://www.bamboohr.com/hr-glossary/operating-budget/
https://www.milejemplos.com/empresa/ejemplo-de-presupuesto-de-produccion.html