LA UTILIDAD DEL PRESUPUESTO DE VENTAS

Toda empresa y todo departamento debe trabajar orientado a la obtención de resultados

siguiendo unos objetivos comerciales. Estos deben estar en armonía con la misión, visión y
valores de la propia organización. El departamento de ventas es determinante en la
generación de ingresos y volúmenes de producción de la empresa. Por lo tanto, debe tener
unos objetivos claros, alcanzables y realistas.

El presupuesto de ventas se erige como la principal herramienta para la administración,

gestión y control del departamento comercial. Se trata de un documento que ofrece
estimaciones de los niveles de ventas y ayuda a conocer la rentabilidad de la compañía.
Hace las veces de cronograma para contemplar las estimaciones financieras y calcular el
potencial de ventas del negocio.

Muchas empresas se apoyan en la información y los datos extraídos del presupuesto de

ventas para tomar sus decisiones financieras. Este tiene influencia directa sobre el nivel de
producción. Si se estima que las ventas aumentarán, se deberá aumentar proporcionalmente
la producción para satisfacer la demanda. De ser al contrario, se deberá ajustar la
producción para economizar y rentabilizar recursos.

CARACTERÍSTICAS

El presupuesto forma parte indispensable del presupuesto operativo general de la empresa,

por lo que debe recopilar información clara y precisa para la planificación estratégica. Todo
presupuesto de ventas debe reunir una serie de características fundamentales:

 Incluye una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa.
Es la base sobre la cual se asientan las decisiones financieras de la empresa.
 Sirve de guía sobre los objetivos de ventas para la compañía.
 Las ventas estimadas deben estar valoradas atendiendo a la cantidad, esto es,
número de unidades, y su valor económico.
 De ser flexible y elástico.
CLAVES PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS EFECTIVO

1. ANALIZA LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA Y CUENTA CON LA

OPINIÓN DE LOS RESPONSABLES DE CADA ÁREA.
Ellos te aportarán mucha información detallada para realizar el pronóstico de ventas, ya que
conocen bien las actividades del departamento. Podrán hacer un cálculo más aproximado de
la inversión para cada empleado y de las herramientas y recursos necesarios.

Mantén aquello que funcionó e intenta aprender de los errores del pasado. Es muy
importante conocer tus fortalezas y debilidades para encontrar oportunidades.

2. FIJA UNOS OBJETIVOS DE VENTA CLAROS Y REALISTAS.

Usa el pronóstico de ventas de forma lógica contrastando la información histórica con la
situación del sector y de la económica general. Es mejor hacer una comparación entre los
resultados de años anteriores (2 aproximadamente) analizando las varianzas de cantidad o
de precio sin tomarlo como verdades absolutas.

Determina si tus objetivos son de crecimiento, de aumento de la rentabilidad, de ampliación

de líneas de productos o de aumento de la cuota de mercado. Debes tener en cuenta
los factores conocidos que intervendrán durante el año, como serían los gastos y el volumen
de producción, gastos comerciales y de publicidad y promoción, de estructura, distribución,
inversiones en nuevos productos o por la entrada en nuevos mercados, según los objetivos
previstos.

3. LA ESTACIONALIDAD Y LAS TENDENCIAS SON ELEMENTOS CLAVES A

TENER EN CUENTA.
Dado que las ventas no son lineales no se puede dividir el presupuesto en 12 períodos de
forma equitativa. Hay que considerar las promociones, liquidaciones de stock, lanzamiento
de nuevos productos y reflejarlo en el presupuesto de forma individual. Para ello deberás
crear un calendario y fijar las distintas cantidades del presupuesto asignado a cada
momento del año.
4. SEGMENTA TUS TIPOS DE CLIENTES Y SU LOCALIZACIÓN.
Recuerda que tanto el servicio de atención a cliente como los procesos de distribución
generan gastos que deben estar estipulados en el presupuesto. Es aconsejable diferenciar los
tipos de cliente y fraccionar el presupuesto destinado a cada grupo.

Es importante conservar parte del presupuesto para los nuevos nichos de clientes que
puedan surgir durante el periodo presupuestado. La aparición de nuevos segmentos de
mercado, la innovación y el aprovechamiento de oportunidades es algo con lo que debes
contar a la hora de elaborar tu presupuesto de ventas.

5. FIJA UN PRECIO AJUSTADO PERO FLEXIBLE.

Normalmente los precios se estipulan en relación a los costes del volumen de ventas que se
quiere conseguir, como respuesta a la competencia o según el valor que tenga para el
cliente. Todo depende de tus objetivos, las experiencias pasadas y los clientes a los que va
dirigido. Además es importante que conozcas los precios de la competencia como punto de
referencia.

Considera primero lo que te cuesta producir, promocionar y tener listo para la venta tu
producto y servicio y añádele un %  adicional como margen de beneficio. Así podrás
conocer la línea límite sobre la que debes fijar tus precios y cuantos clientes vas a necesitar
por servicio para poder “cubrir gastos” y que la venta sea rentable.

No olvides tener en cuenta los márgenes para promociones y rebajas en períodos concretos
que hacenatractiva la oferta de tu producto o servicio.

6. NO RECORTES EN GASTOS OPERATIVOS O DE INNOVACIÓN.

Equilibra tu capacidad de fabricación y de presupuesto. No es aconsejable escatimar en
algunos recursos necesarios como:

 Contratación de trabajadores o proveedores sacrificando la calidad del producto o

servicio.
  Fuentes de materia prima y suministros generales.
 Disponibilidad de capital para financiar la producción.
 Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos
productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los
territorios de ventas.

Objetivos de un presupuesto de ventas

En la elaboración de un presupuesto de ventas hay que tener bien en claro los objetivos de
este:

 Conocer la rentabilidad: determinar cuánto se puede llegar a vender

para saber si el negocio es rentable y, en tal caso, obtener una buena tasa
de rendimiento.
 Aumentar el volumen de ventas: una vez determinada la rentabilidad, el
objetivo consistirá en aumentar las ventas y los clientes.
 Manejar la competencia: establecer estrategias para afrontar a la
competencia, ya sea con alguna inversión, reduciendo procesos o
mejorando los tiempos.
¿Cómo se elabora un presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas se elabora a través de los siguientes pasos:

1. Pronóstico de ventas: obtener un estimativo de la cantidad de ventas que

realiza una competencia del sector durante una temporada. Generalmente
se compara la diferencia entre las cifras de años anteriores y las cifras
reales actuales.
2. Pronóstico de ventas de la empresa: realizar un pronóstico acerca de con

cuántas existencias se va a participar en el mercado, a partir de la

capacidad productiva de la empresa y otros aspectos tales como
el marketing. En base a esto, determinar un estimativo de la cantidad de
stock a vender.
 3. Análisis de capacidades: analizar las capacidades reales de la empresa
con el fin de lograr los objetivos planteados en el presupuesto de ventas y
poder determinar problemas, oportunidades, desafíos, capacidades de
producción, suministro, personal, materia prima, etc.

Importancia de un presupuesto de ventas

Un presupuesto de ventas resulta indispensable para una empresa ya que influye sobre la
toma de decisiones de todos los departamentos que la comprenden.
Este documento indica lo que se estima vender, por lo cual la producción deberá ajustarse a
sus cifras.

Además, las empresas hoy en día suelen basar la gran mayoría de sus decisiones en el
presupuesto de ventas ya que, a través de él, es posible saber si las ventas son elevadas para
poder prevenir el agotamiento de la oferta de productos.

El presupuesto como base de la planeación de las ventas, los costos y la producción es el

punto de partida para estimar los indicadores de las entidades y permite que los
administradores y socios tomen decisiones en cada departamento.
Teniendo en cuenta la trascendencia de este concepto, en este editorial mencionaremos los
tipos de presupuesto y sus características según los factores que dan lugar a su
clasificación.

Según su flexibilidad

 Presupuestos rígidos: son presupuestos que se establecen con el fin de que no

varíen en la realidad y que, por ende, no pueden ajustarse fácilmente según las
disposiciones de colaboradores de la entidad. Para el ajuste de tales presupuestos se
requiere de una reunión de directivos que determine tras un proceso de planeación y
un estudio exhaustivos la factibilidad del ajuste. Algunas empresas manejan
presupuestos rígidos con el fin de mantener un control de su negocio y disminuir sus
 niveles de riesgo, pero en ocasiones estos presupuestos pueden hacerles perder
algunas negociaciones beneficiosas.
 Presupuestos flexibles: diferente al caso anterior, estos presupuestos permiten que
se realicen ajustes a lo largo del proceso o desarrollo del objeto social, es así como
ante nuevos proyectos o diferentes propuestas de algún directivo, el presupuesto
puede sufrir modificaciones y ajustes, esto permite que los directivos tomen
decisiones con mayor autonomía, sin embargo el bajo control puede generar altos
riesgos.

Según el tiempo

 Presupuestos a largo plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en

períodos superiores a 3 años, por lo general se diseñan para períodos de 5 años.
 Presupuestos a mediano plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en
períodos de entre 1 y 3 años.
 Presupuestos a corto plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en
períodos de 1 año o menos tiempo.

Según el área

 Presupuestos de producción: en este presupuesto se analizan los materiales, mano

de obra, costos indirectos de fabricación y todos los recursos asociados a la
producción.
 Presupuestos áreas de apoyo: en este presupuesto se tienen en cuenta todos los
cargos y recursos asociados a las actividades de apoyo al área de la producción
como el área de tecnología, bodega, almacén, mantenimiento, entre otras.
 Presupuestos de administración: este presupuesto abarca todos los recursos y
cargos asociados al área administrativa, por lo general en este están incluidos los
cargos de recursos humanos, contabilidad, gerencia, tesorería, recepción, entre
otros.
 Presupuestos de área de ventas: este presupuesto analiza todos los cargos
asociados al área de ventas, distribución, mercadeo, publicidad, entre otros.
  Presupuestos de área de servicios: este presupuesto abarca todos los recursos
destinados a los departamentos de servicios disponibles para los trabajadores, tales
como parqueadero, restaurante, salón social, servicios médicos, psicológicos, entre
otros, asociados con el mejoramiento del clima laboral y la estabilidad de los
empleados.

Según el sector de aplicación

 Presupuestos públicos: son presupuestos realizados para programas del sector

público o entidades del sector solidario que tienen el fin de prestar servicios de
educación y salud o cubrir necesidades puntuales de una población.
 Presupuestos privados: son presupuestos realizados por empresas del sector
privado con el fin de generar dividendos que posteriormente se espera repartir entre
los socios.