Documentos y Políticas Contables

Sofia Isabel Valero Leest | 10°

1. Acta de Constitución Fondo Fijo de Caja Menor:

¿Qué es un Fondo Fijo de Caja Menor?

El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un
valor fijo establecido como fondo para la atención de los gastos
menores que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser
pagados de manera inmediata y no permiten la programación
de pago junto con el cronograma establecido para pago a
proveedores.

¿Qué es un acta de Constitución?

El Acta de Constitución es el documento que autoriza
formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director
del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la
organización a las actividades del proyecto.

2. Acta de Recibo de Fondo Fijo de Caja Menor:

El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un

valor fijo establecido como fondo para la atención de los gastos
menores que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser
pagados de manera inmediata y no permiten la programación
de pago junto con el cronograma establecido para pago a
proveedores.

El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una

para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

3. Arqueo de Caja Menor:

¿Qué es?
Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o
de los documentos existentes, en un momento determinado,
 con el fin de establecer controles internos respecto al manejo
de los recursos o de procedimientos establecidos.

¿Cómo se hace el arqueo de caja?

La suma de las ventas diarias.
La cantidad de efectivo a la hora de cierre.
La cantidad de efectivo a la hora de apertura.
Los pagos realizados en cualquier modalidad.
Salidas de dinero extraordinario.
Descuentos.
Ventas de créditos.

4. Certificado de Deposito a Termino - CDT

¿Qué es?
Un certificado de depósito a término (CDT) es un instrumento
de inversión establecido mediante certificado, que permite
invertir una cantidad de dinero en una entidad financiera por
un plazo determinado, generalmente 30, 60, 90, 180 o 360
días.

¿Qué pasa si no se retira un CDT?

Redimir un CDT significa retirar el dinero antes del plazo.
En la mayoría de los casos no es favorable porque las
penalidades pueden te hará perder los intereses ganados
durante los meses.

5. Certificado de Retención en la Fuente:

¿Qué es?
En términos generales, los certificados de retención son
documentos que respaldan las retenciones realizadas (por
cualquier concepto), en un determinado periodo contable. Es
decir, en dichos soportes queda consignada la respectiva
retención, que varía según la fuente del ingreso.

6. Cheque:
 El cheque es una orden escrita y girada contra un banco para
que éste pague a su presentación el monto total del cheque,
descontando su valor de los fondos que el cliente depositó
previamente en la cuenta corriente o utilizando el crédito
pactado previamente con el banco si lo tuviere.

Un cheque cuenta con unas características, las cuales varían

dependiendo del tipo de cheque, sus plazos para el cobro, o
requisitos impuestos por cada legislación. Para este caso,
abordaremos sus características generales:
- Fecha de caducidad.
- Pagadero a la vista.
- El beneficiario puede canjearlo por efectivo o depositarlo
en su propia cuenta.
- Puede endosarse.
- Solo es válido por el valor de dinero estipulado en él.

7. Comprobante Diario:

¿Qué es?
El Comprobante de Diario es un documento de tipo contable
en donde se registran en forma resumida las operaciones
comerciales realizadas por las empresas. Para hacer los
registros de las operaciones en el Comprobante de Diario, es
necesario que existan los Documento Comerciales que apoyan
estas contabilizaciones.

¿Qué elementos debe contener un comprobante?

Los elementos con los que debe contar un comprobante diario
son los siguientes:
- Un texto que describa la transacción.
- El importe acordado (cantidad o valor)
- La fecha de la transacción.
- La firma de una persona autorizada (excepto en el caso
de comprobantes digitales emitidos automáticamente)
- El número de identificación fiscal del emisor.

8. Comprobante de Egreso:
 Los comprobantes de egreso son documentos que respaldan las
salidas de dinero de tu empresa. Cada vez que registres un
Gasto asociado a categorías o facturas de compra
automáticamente quedará registrado un comprobante de
egreso para dicho pago.

Requisitos para que un comprobante de egreso sea válido:

Los datos del tercero, es decir, de la persona natural o jurídica
que se va a beneficiar con el pago (como un proveedor, un
empleado o un cliente).
La fecha en que se elabora el comprobante de egreso.
El valor a pagar.

9. Contrato de Arriendo:

El contrato de arrendamiento es un documento que regula la

relación entre dos partes. El arrendador cede el uso de su
propiedad al arrendatario, quien paga una cuota periódica por
un tiempo fijado en el mismo. Los derechos y obligaciones de
ambos se estipulan y formalizan en estos contratos.

¿Qué debe aparecer en el contrato?

- Fecha en que se entrega el inmueble y terminación del
contrato.
- Precio y forma de pago.
- Nombre y documento de identificación tanto del
arrendador como del arrendatario.
- Datos de la vivienda: ubicación, barrio, área y demás.

10. Contrato para la Prestación de Servicios:

El contrato de prestación de servicios tiene como propósito el

de suplir actividades relacionadas con la administración o
funcionamiento de las entidades estatales, o para desarrollar
labores especializadas que no pueden ser asumidas por el
personal de planta de estas.
 Sus principales características son; que no existe subordinación
ni dependencia, se pacta libremente la remuneración, los
servicios se prestan de forma personal, no se exonera a las
partes de las obligaciones fiscales, este es un contrato de tipo
civil, no laboral.

11. Contrato de Trabajo:

Es el acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste se

obliga a prestar determinados servicios por cuenta del
empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución.

Todo contrato de trabajo debe cumplir con los siguientes

elementos:
- La identificación de las partes involucradas:
patrono y trabajador(es).
- La fecha de inicio de la relación laboral, y la de
cierre en caso de ser una relación laboral temporal
o su duración probable.
- El domicilio fiscal de la empresa, o el lugar en el
que se asienta legalmente la empresa o el patrono,
ya que se usará como marco jurídico detrás del
contrato el que exista en este territorio designado.
- La cuantía del salario y de los complementos que
presente.
- La duración y distribución de la jornada ordinaria
de trabajo.
- La categoría o grupo profesional en la que se
inscribe el trabajo a desempeñar, así como la
descripción del mismo.
- La duración de las vacaciones y las condiciones en
que se disfrutarán.
- Los plazos de preaviso y las consideraciones sobre
la interrupción de la relación laboral.
- Convenio colectivo aplicable, de haberlo, así como
los datos para su identificación.

12. Cotización:
 La cotización es la cuota que pagan empleados y empleadores
al Estado como aportación al sistema de la Seguridad Social.
Equivale a una parte del salario mensual del trabajador que se
le retiene para su contribución a la Seguridad Social.

Contiene la información de la persona o empresa vendedora,

del cliente y la respectiva descripción de los productos o
servicios.

13. Cuenta de Cobro:

Una cuenta de cobro es un documento comercial que sirve

como registro de una transacción entre comprador y vendedor.
El documento tiene una marca de tiempo y describe las
condiciones de pago, los costos unitarios, el envío, el manejo y
otros rubros comerciales (y su costo).

¿Qué información debe tener la cuenta de cobro?

- Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien
presta el servicio. En este caso, eres tú.
- Número consecutivo de la venta.
- Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
- Descripción de los bienes o servicios. ...
- Valor total de la transacción.

14. Documentos Equivalentes:

El documento equivalente a la factura, es aquel documento

soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones
económicas realizadas con no obligados a facturar. Este
documento puede ser expedido por el vendedor del producto
o servicio, o elaborado por el adquirente de los mismos.

Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la

factura de venta:
- El tiquete de máquina registradora con sistema
P.O.S.
- Boleta de ingreso al cine.
- El tiquete de transporte de pasajeros.
 - El extracto.
- El tiquete o billete de transporte aéreo pasajeros.
- El documento en juegos localizados.

¿Qué diferencia hay entre documento soporte y documento

equivalente?
El documento soporte es la prueba que sustenta las compras
realizadas a aquellos proveedores que no están obligadas a
emitir factura. Su diferencia con el documento equivalente es
que este último es emitido con la venta de un bien o servicio.

15.Entrada de Almacén:

Documento Oficial que acredita el ingreso material y real de un

bien o elemento a la Bodega, constituyéndose así en el soporte
para legalizar los registros en almacén y efectuar los asientos de
contabilidad.

¿Qué debe contener la entrada de almacén?

Las mercancías que entran en el almacén deben ir
acompañadas por un documento de entrada en el almacén en
el que debe constar la referencia de la orden de compra, la
denominación de la mercancía y el modelo si es el caso, y la
cantidad y la referencia a la ubicación en la que se almacena.

16.Extracto Bancario:

¿Qué debe contener la entrada de almacén?

Las mercancías que entran en el almacén deben ir
acompañadas por un documento de entrada en el almacén en
el que debe constar la referencia de la orden de compra, la
denominación de la mercancía y el modelo si es el caso, y la
cantidad y la referencia a la ubicación en la que se almacena.

¿Cómo sacar un extracto de cuenta bancaria?

Podrás solicitar tu extracto bancario en todos los bancos con
oficina física, a través de cajeros y a través de la banca online.
De hecho, es muy recomendable solicitar este tipo de
 documentos a través de internet, ya que es inmediato, no haces
colas y contribuyes al medio ambiente.

17. Factura de Venta:

¿Qué es factura de venta y para qué sirve?

En realidad, se trata de un documento mercantil que registra la
información de una venta o de una prestación de un servicio.
En ella se constata físicamente que se ha realizado de forma
legal y satisfactoria una operación entre dos partes.

¿Cómo sacar un extracto de cuenta bancaria?

Podrás solicitar tu extracto bancario en todos los bancos con
oficina física, a través de cajeros y a través de la banca online.
De hecho, es muy recomendable solicitar este tipo de
documentos a través de internet, ya que es inmediato, no haces
colas y contribuyes al medio ambiente.

¿Cómo debe ser una factura de venta?

Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicios. Sistema de numeración consecutiva de
factura de venta, incluyendo el número, rango, fecha y
vigencia. Fecha y hora de su expedición. Cantidad y
descripción específica o genérica de los bienes vendidos o
servicios prestado

18.Formulario Afiliación a Caja de Compensación:

¿Qué es la afiliación a la Caja de Compensación?

Para que un trabajador independiente se afilie a una Caja se
hace exigible su afiliación previa al sistema de salud y pensión,
siendo la base de cotización para aportar al sistema de Cajas la
misma base de cotización con la que realiza los aportes al
sistema de salud y pensión.

¿Cómo se hace la afiliación a Caja de Compensación?

Al estar en la oficina de la Caja de Compensación seleccionada,
deberá pedir una solicitud de afiliación voluntaria, en la que
 solicitarán sus datos básicos y los de su familia. Además, se le
informará cuál será la cuota que deberá pagar mensualmente.

19. Formulario Afiliación a Fondo de Pensiones – AFP:

Es la relación jurídica entre una o un trabajador y el sistema

previsional de capitalización individual en una administradora
de fondos de pensiones (AFP). La afiliación es obligatoria y se
mantiene durante toda la vida laboral activa de la persona,
hasta el momento en que se pensiona.

La función de la AFP es administrar los ahorros previsionales

de las personas, de manera que todas las ganancias que se
producen por la inversión de esos recursos pertenecen a las y
los afiliados y son destinados a aumentar los saldos de sus
respectivas cuentas de capitalización individual obligatoria.

20. Formulario Afiliación a Riesgos Laborales:

La función de la AFP es administrar los ahorros previsionales

de las personas, de manera que todas las ganancias que se
producen por la inversión de esos recursos pertenecen a las y
los afiliados y son destinados a aumentar los saldos de sus
respectivas cuentas de capitalización individual obligatoria.

¿Cómo afiliar a un trabajador a Riesgos Laborales?

La afiliación se hace a través del contratante; El contratista
tiene libre escogencia de su Administradora de Riesgos
Laborales; Si el contratista cuenta con más de un contrato de
prestación de servicios, debe afiliarse a una sola ARL.

Para saber si estás registrado ingresa a la página de la AFP,

busca la opción “Consulta de afiliación” o “Consulta de
información personal”. En esta sección, podrás encontrar
información sobre tus afiliaciones a diferentes entidades,
incluyendo la ARL a la que estás afiliado
21.Formulario Afiliación a Salud – EPS:

Es el procedimiento mediante el cual los potenciales

beneficiarios del Régimen Subsidiado y su núcleo familiar se
vinculan al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
La afiliación en salud se efectúa en el régimen contributivo o
subsidiado, a través de las Entidades Promotoras de Salud -
EPS.

¿Cuál es el objetivo principal del aseguramiento en salud?

El aseguramiento en salud es una estrategia de política pública
diseñada para lograr el acceso oportuno, efectivo y equitativo
de la población a los servicios de salud para la promoción,
prevención, tratamiento y rehabilitación.

¿Cómo se realiza la afiliación al Sistema de Seguridad Social

en salud?
¿Cómo se efectúa la afiliación al SGSSS? Mediante el registro en
el SAT y la inscripción a una sola Entidad Promotora de
Salud-EPS o Entidad Obligada a Compensar-EOC.

22. Hoja de Costos:

¿Qué es la hoja de costos?

Una hoja de costos, como su nombre lo dice, es un documento
que recopila todos los costos que se incluyen en un trabajo en
particular.

¿Qué tipo de empresa utiliza la hoja de costos?

Las empresas que más utilizan este sistema y en las que más se
adecúa son las empresas de tipo aeronáutico, de ingeniería, de
construcción, de impresión, astilleros, por mencionar algunos.
En el sistema de costos por órdenes intervienen dos controles:
el control de órdenes y el de hojas de trabajo.

¿Qué datos contiene una hoja de costos?

 Una hoja de costos por órdenes de trabajo resume el valor de
los materiales directos, de la mano de obra directa y los costos
indirectos de fabricación para cada órden de trabajo procesada.

23. Hoja de Inventario:

Un inventario es un documento donde se registran todos los

bienes tangibles y en existencia de una empresa, que pueden
utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o
venta. Debe ser una relación detallada en la que se incluyan,
además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.

¿Qué debe llevar una hoja de inventario?

- Código (el código o clave de cada producto)
- Producto (el nombre del producto)
- Descripción.
- Stock inicial (el número de productos con el que
empiezas; este número puede ser cero)
- Entradas.
- Salidas.
- Total (el total del stock que tienes después de las
compras y las ventas)

24. Hoja de Vida:

Se puede definir la hoja de vida como un documento o

herramienta a través de la cual se presenta de forma resumida
la trayectoria académica, experiencia laboral y profesional de
una persona; así como logros obtenidos y competencias
desarrolladas frente al cargo al cual se aspira.

Debe contener datos indispensables cómo:

- Datos de contacto: nombre, dirección, edad o fecha de
nacimiento, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Experiencia laboral: enlistar de manera cronológica los
trabajos que has realizado, agregando, la empresa,
puesto, periodo laborado, logros y una breve descripción
de las actividades.
25. Letra de Cambio:

La letra de cambio es un documento que garantiza que el

deudor pagará al acreedor, o a otra persona autorizada, una
cantidad de dinero, en una fecha y lugar específicos, etc.

¿Cuánto tiempo tiene de vigencia una letra de cambio?

De otra parte, la fecha de vencimiento es la que determina la
prescripción de la letra de cambio, pues esta prescribe a los 3
años contados desde el vencimiento de pago.

26. Libranza:

Es una forma de financiamiento que te ofrece libertad total

para gastar en lo que tú necesites. Así, es un recurso que apoya
a los trabajadores asalariados para que cumplan sus metas.

¿Cuánto es lo máximo que se puede descontar por libranza?

Así las cosas, de una aplicación estricta de la norma se concluye
que cuando se trate de créditos por libranza, el descuento
permitido es del cincuenta por ciento (50%) del salario; incluso,
del salario mínimo.

¿Qué pasa si tengo un crédito de libranza y renunció?

Lo único que puede pasar es que la liquidación se destine en su
totalidad para pagar el crédito, y si la liquidación no es
suficiente, el banco o el acreedor del trabajador seguramente
tendrá que buscar otras garantías por parte del trabajador.

27. Liquidación Contrato de Trabajo:

¿Cómo se realiza la liquidación de un contrato de trabajo?

La liquidación del contrato de trabajo incluye los aportes
realizados mes a mes de salud y pensión de tus trabajadores.
Recuerda que por ley, toda empresa paga el 8.5% de salud y el
 12% de pensión, mientras que el trabajador aporta el 4% en
ambos casos; el porcentaje de éste último se deduce del salario
devengado.
El pago de la liquidación debe incluir 3 meses de salario, prima
de antigüedad, salarios vencidos (despido injustificado con
límite de 12 meses desde la notificación del despido) y 20 días
de salario por año trabajado.

28. Liquidación Vacaciones:

Las vacaciones se liquidan con el salario ordinario que tiene el

trabajador al momento de empezar a disfrutarlas, sin incluir el
valor de horas extra, recargos dominicales o festivos, o el
auxilio de transporte.

La fórmula para el cálculo de vacaciones tiene en cuenta 3

elementos: salario mensual básico. días trabajados. 720:
matemáticamente, se debe duplicar el número de días del año
para tener el valor exacto a pagar por 15 días de vacaciones.

29. Memorándum:

El memorándum es un mensaje escrito breve por el que se

intercambia información entre distintos departamentos de una
organización. Se usa para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más
habitual es para transmitir información de un responsable a sus
subordinados. Puede ser realizado por el empleador,
representante del empleador o el trabajador.

¿Cuánto tiempo dura un memorando?

Cuando es una falta leve, 10 días. Si se trata de una falta grave,
20 días. Cuando es una falta muy grave, 60 días.
No firmar la sanción, las consecuencias ante un despido
La realidad es que no firmar la sanción no sirve de nada. La
empresa puede buscar testigos que firmen para que quede
constancia de que se ha intentado la entrega, pero el trabajador
se ha negado
30. Movimiento Diario de Caja:

Los 'Movimientos de Caja' se corresponden con los ingresos o

egresos de dinero que no necesariamente están vinculados a
ventas o gastos (Por ejemplo: un ingreso de cambio o una
recaudación)

¿Qué se necesita para realizar un flujo de caja?

- Contar con toda la información contable de la
empresa, balance general y estado de resultados. ...
- Definir el periodo a analizar. ...
- Registrar todos los ingresos de ese periodo.
- Registrar los gastos o egresos en el periodo.