LA DOCUMENTACION MERCANTIL

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realizacin de una
operacin mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. El objeto es
certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un
convenio.
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTO MERCANTILES:
Conforme fue evolucionando el ser humano en su relacin con el sistema
productivo mercantil, tambin fue desarrollando su forma de intercambio en las
cosas; entonces cre la moneda. El hombre de sta forma cambi objetos por su
representacin de valor.
Al hacerse ms notorios los adelantos y descubrimientos cientficos, tambin se
tena que avanzar en las formas de intercambio para ello se crearon documentos
mercantiles que avalaran una determinada relacin comercial.
Es una disciplina especializada que nos da a conocer las caractersticas
fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentacin a
emplearse en cada actividad mercantil.
Los documentos mercantiles a utilizarse darn fe de la actividad comercial, y
servirn a su vez para asentar dichas operaciones en registros especiales y su
posterior control por parte de la contabilidad.
El llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto tcnico y legal,
es decir fundamentadas en el arte de su confeccin y en las leyes que la rigen.
La Importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas
especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y
conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles.
Los Documentos Mercantiles permiten dejar constancia de todas las operaciones
mercantiles que se realiza en las empresas a travs de los Documentos
Mercantiles Negociables y No Negociables. Permite a la organizacin de
documento y se hace ms fcil el rendimiento de los negocios.
Tanto la Letra de Cambio, el Pagar como el Cheque son documentos de crdito
son mucha importancia ya que los mismos conforman una garanta de
recuperacin del valor de la prestacin de un servicio o de la venta de algn bien,
ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisin, el tomador puede

recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo en el Cdigo de Comercio,

para hacer efectivo su pago.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una
transaccin comercial se puede utilizar para:
Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad
son tan slo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en
elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden
negociar a travs de endosos, descuentos en una entidad financiera antes
de su vencimiento.
Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven
de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden
formar pruebas desde el punto de vista legal.

DOCUMENTOS EXIGIDOS LEGALMENTE POR LA SUNAT:

Mediante D.L. 25632 y su reglamento difundido por la administracin tributaria, ha
establecido nuevas normas en el sistema de registro documentarlo a fin de que
exista una mejor organizacin y control de la actividad tributaria.
FACTURA:
Es un documento que permite sustentar gastos / costos y detalla en forma clara
los bienes y el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos,
condiciones de venta, etc. Con dicho documento el vendedor se ver en la
obligacin de cobrar el importe fijado y el comprador de pagar el importe exigido o
registrado, as como demostrar la propiedad del bien o servicio comprado.
La factura debe emitirse:

En operaciones que realicen personas naturales o jurdicas que sean

sujetos de Impuesto General a las Ventas (I.G.V.) y que tengan derecho a

utilizar el crdito fiscal.

Cuando el usuario lo solicite a fin de sustentar costos / gastos.
En operaciones de exportacin.
Requisito fundamental para exigir factura es que se debe tener RUC
expedido por la SUNAT.

RECIBO POR HONORARIOS:

Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesin u
oficio. Dicho documento es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos
tributarios, ejemplo: mdicos, abogados, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y
cuando no estn asociados en sociedades civiles u otros. Este documento rige
tambin cuando el servicio es gratuito. Las retenciones respectivas son el 10% de
Impuesto a la Renta.

BOLETA DE VENTA:

Documento otorgado a consumidores finales en ella se consigna el valor de la

venta mas no se detalla el I.G.V. No otorgan derecho a crdito fiscal, ni pueden ser
utilizados para sustentar gasto y costo, salvo el 6% del total de los comprobantes
de pago anotados en el registro de compras que otorgan el derecho a deducir
costo y gasto.
LIQUIDACIN DE COMPRA:
Es un documento emitido por el comprador, su empleo se permite nicamente
cuando el vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de
productos primarios derivados de actividades como: agricultura, pesca artesanal.
Artesana, etc.
Cuando el vendedor no puede otorgar comprobantes de pago por carecer de RUC
entonces el comprador emite una liquidacin de compra. Permite ejercer el
derecho a crdito fiscal siempre que el I.G.V. se haya pagado. Son documentos
que pueden sustentar gasto y costo para efectos tributarios.
TICKETS O CINTAS DE MAQUINAS REGISTRADORAS:
Son documentos admitidos como comprobantes de pago, en operaciones finales
cuando el comprador necesite utilizar el crdito fiscal, ser necesario identificarlo,
registrando el No de RUC y el I.G.V. que afecta a la compra. Los vendedores
debern efectuar una liquidacin diaria de las operaciones realizadas por cada
mquina registradora.
GUIAS DE REMISIN:
Documento que se utiliza para comprobar el traslado del bien con motivo de su
compra o venta y prestacin de servicios que involucren o no transformacin de
bienes.
Cuando las personas poseedoras de bienes, no tienen el RUC. o pertenecen al
Rgimen nico Simplificado, pero desean trasladar sus recursos materiales de un
lugar a otro, en estos casos es el transportista quien emite la Gua de Remisin.
OTROS DOCUMENTOS:

Las boletas que expiden las compaas de aviacin comercial, boletos de

transporte pblico, boletos numerados que se entregan para espectculos
pblicos, recibos de agua, luz, telfono, boleto de lotera, rifas, etc.
DOCUMENTOS

EMPLEADOS

LEGALMENTE

POR

TODO

SISTEMA

COMERCIAL Y FINANCIERO:
Entre los principales tenemos:
LETRA DE CAMBIO:
Surge como una exigencia econmica, tratando de satisfacer las mltiples
relaciones financieras y comerciales de los individuos. Por lo tanto la letra de
cambio "es un ttulo valor esencialmente de crdito, en el que se determina una
orden de pago de una cantidad de dinero en una fecha establecida" tambin se le
considera un documento circulante porque puede tener una serie continuada de
endosos.
Qu es el Endoso? Es la transferencia de un ttulo valor y es lo que hace circular
a dicho documento en el mundo de los negocios.
a) Personas que intervienen:
El aceptante: Es la persona que firma la letra por el monto de su deuda,

comprometindose a cancelarla en una fecha determinada.

El girador: Persona que extiende la letra.
El beneficiario o tenedor: Persona que ha de cobrar el monto adeudado.
El Aval: Persona que garantiza al aceptante.

b) Tipos de Vencimiento:
La letra para que tenga validez de acuerdo al Art. 63 de la Ley de Ttulos

Valores, slo puede ser girada:

A la vista: (no tiene plazo) debe ser cancelada el da de su presentacin.

A das vista: su vencimiento se cuenta desde el momento en que la letra fue

aceptada.
A das fecha: su vencimiento se cuenta desde el momento en que la letra

fue emitida.
A fecha fija: La cancelacin de la letras debe ser el mismo da en que se
indica en el documento.

Las formas usuales son: a das fecha y a fecha fija.

c) El Protesto:
Diligencia que se da cuando la persona que acept la letra se negase a pagar la
deuda contrada. Una vez cumplidos los das de gracia (15 das) la letra debe ser
presentada ante un Notario Pblico quien notificar al aceptante o aval para que
efecte su pago segn el importe fijado en la letra, as como gastos adicionales y
perjuicios que ocasione el protesto.
EL CHEQUE:
Es un documento que satisface mltiples necesidades de carcter econmico. Se
considera "como un ttulo valor que representa un mandato de pago a favor de s
mismo o de terceros" siempre y cuando el girador tenga fondos disponibles en su
cuenta corriente del banco de su preferencia. Es considerado como un
instrumento de cobro a diferencia de la Letra de Cambio considerada como un
instrumento de crdito.

Qu es una Cuenta Corriente?

Son las operaciones de depsito o retiro de dinero que realiza una empresa o
persona natural en una institucin financiera, la cual llevar un control detallado de

los saldos que tiene el cuenta correntista, al cual se la notificar mediante el

extracto bancario.
a)

Personas que intervienen en el Cheque:

El Girador: Persona que ordena el pago.

El Banco: O persona a quien se le ordena efectuar el pago.

El Beneficiario: Persona o empresa que realiza el cobro segn lo indicado

en el cheque. En muchos de los casos tambin el girador puede ser el beneficiario

b)

Partes de un Cheque:

Taln: La parte que qued con el girador, en l se indica el nombre de quien

se gir, importe, fecha y saldo.

Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario.

c)

Formas de girar un Cheque:

Al Portador: La palabra "al portador" reemplaza al nombre. La persona que

porta o posee el cheque es quien cobra.

A la Orden: Se hace constar el nombre de la persona o empresa que debe

cobrar. Se indica as: Pguese a la orden de Juan Reyes Llosa.

d)

Transferencias:

Los cheques tambin pueden servir como forma de pago, por lo tanto se
transfieren a favor de otras personas o empresas mediante el Endoso, palabra que
debe ser registrada en el reverso del cheque.
As por ejemplo: "Endosado a Rita Llanos" seguido de la firma y Documento de
Identidad Nacional del que endosa.
EL PAGARE:

Es un documento de crdito, mediante el cual una persona se obliga a s misma a

pagar una suma determinada de dinero bajo una promesa escrita. El uso de este
documento facilita las transacciones financieras permitiendo una mayor seguridad
al vendedor o prestamista por recuperar su dinero.
a)

Personas que intervienen

Deudor o Girador: Persona que emite el documento en el que se

compromete a pagar su deuda en una fecha fijada.

Acreedor o Beneficiario: Es la persona que posee el documento y cobra a

su favor el importe determinado en el pagar.

El Aval o Garante: Persona cuya responsabilidad es solidaria. En una

accin judicial podr demandarse conjuntamente al obligado principal y al aval.

b)

Clases de Pagar:

Comercial: Es un documento girado al portador o a la orden. Es el

reconocimiento de un crdito a favor de una persona determinada y la promesa

de saldar dicho crdito.

Bancario: Es el que suscribe una persona a favor de un banco. En l se

compromete a amortizar o pagar la deuda en un tiempo establecido: en el

documento se debe especificar la persona garante, los intereses a pagar y la
forma de cobro por parle del banco.

NOTA DE ABONO O CREPITO:

Es un documento que emiten las empresas vendedoras para indicarle al titular

(adquiriente o usuario) que se le ha concedido un beneficio como: descuentos,
rebajas, devoluciones, anulaciones, etc. Slo podrn ser emitidas para modificar
comprobantes de pago otorgados con anterioridad.

En caso de descuentos o bonificaciones slo podrn modificar comprobantes de

pago que den derecho a crdito fiscal o crdito deducible o sustenten costo o
gasto para efectos tributarios.

NOTA DE CARGO O DEBITO:

Es un documento emitido por las empresas vendedoras para indicarle al titular

(adquirente o usuario) que se le ha cargado a su cuenta un valor determinado por
concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones, etc. Siempre y cuando se haya
emitido un comprobante de pago anteriormente.
Excepcionalmente el adquirente o usuario podr emitir una Nota de Dbito como
documento sustentatorio de las penalidades impuestas por incumplimiento
contractual del proveedor (vendedor), tal como se manifiesta en el siguiente
ejercicio prctico.