Convocatoria Asamblea Ordinaria 2023 Poder

Conjunto Residencial
PRADOS DE CODEM
NIT 900.439.674-4
Acacias, marzo 27 de 2022
Señores,
COPROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE CODEM PROPIEDAD HORIZONTAL
Diag. 15 No. 34-01
Acacias-Meta.
Asunto: CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS DE MANERA

PRESENCIAL
En mi calidad de Representante Legal y Administrador del CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE

CODEM PROPIEDAD HORIZONTAL conforme a lo establecido en el reglamento de propiedad
Horizontal y la Ley 675 de 2001, me permito citarlos en primera convocatoria a ASAMBLEA GENERAL
ORDINARIA PRESENCIAL (Artículo 37 y su PARAGRAFO,), que se llevara a cabo el día (15) de abril
de 2023 a partir de las 2:00 pm en las instalaciones de la copropiedad.
EL ORDEN DEL DIA QUE SE PROPONE ES EL SIGUIENTE:
1- Instalación.
a) Instalación de la asamblea.
b) Verificación del quorum.
c) Nombramiento del presidente(a), secretario(a) y comité verificador del acta de la
presente asamblea.
d) Lectura y aprobación del orden del día y reglamento de la asamblea.
2. Presentación de informes
a) Gestión administrador año 2022.
3. Aprobaciones
a) Estados financieros a diciembre 31 de 2022
b) Presupuesto ingresos y gastos año 2023
4. Elecciones
a) Consejo de Administración.
b) Comité de convivencia
Diagonal 15 N. 34-01 Acacias-Meta, Tel. Portería: 350 8021687- Tel Administración. 317 3767559
E-mail: pradosdecodem@hotmail.com-pradosdecodem@gmail.com
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5. Proposiciones:
• Presentaciones propuestas para el desarrollo proyecto de alcantarillado pluvial Prados
de Codem
6. varios (a manera informativa)
7. Cierre.
La presente convocatoria es de carácter prioritario, por lo que contamos con su presencia y se hace
en cumplimiento de lo establecido en el Art. 39 y 40 de la Ley 675 de 2001.
De acuerdo con el reglamento de Propiedad Horizontal y la Ley 675 de 2001, la asamblea sesionará,
con la asistencia del 51% (cincuenta y uno) del coeficiente de copropiedad para deliberar, en caso
contrario se realizará una segunda convocatoria para el día sábado 13 de mayo de 2023 a partir de las
2:00pm., en la cual se entrará a deliberar válidamente con un numero plural de copropietarios que
represente al menos el 5% de la totalidad de los coeficientes de copropiedad.
Las decisiones tomadas obligaran a ausentes, disidentes y a los órganos de Administración del
Conjunto Residencial.
REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA

✓ Asistir puntualmente a la hora indicada.
✓ Cada copropietario debe de llevar su propia silla
✓ El ingreso al sitio de la asamblea será controlado de acuerdo al listado oficial de copropietarios.
✓ Transcurridos 30 minutos de la hora fijada para dar inicio a la asamblea, se verificará el quorum mediante
listado de asistencia.
✓ La inasistencia a esta asamblea causara sanción pecuniaria equivalente al 100% del valor de una cuota de
administración. CAPITULO XIII SOBRE LAS SANCIONES, Articulo 74. Multas Inmediatas.
✓ Para garantizar el cumplimiento de tal disposición se verificará el quorum al inicio, durante y al final de la
asamblea.
✓ Los asistentes que abandonen el recinto y que al final de la reunión no se encuentren presentes, se
entenderán ausentes y se les aplicara la sanción establecida por inasistencia.
✓ Quien asista en calidad de apoderado o delegado a la asamblea, no podrá en ningún caso representar a
más de un propietario (poder).
✓ Se dará por entendido que las personas que no asistan a la asamblea deberán acatar las decisiones que
se tomen en ella.
✓ El poder debe ser amplio y suficiente, nombre completo y cedula de ciudadanía, a quien representa y que
indique la fecha para esta asamblea, el cual debe hacer llegar el día de la asamblea.
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✓ Cuando varias personas sean o lleguen a ser propietarios de una unidad privada, los interesados deberán
designar una persona para que los represente en el ejercicio de sus derechos.
✓ Cualquier persona que quiera ser parte del Consejo de Administración, necesariamente tiene que ser
propietario o delegado del inmueble acreditado con Certificado de Tradición y Libertad actualizado, toda
vez que cualquier actuación que involucre los intereses de la Copropiedad son nulos legalmente y deberá
estar a paz y salvo por todo concepto ante la Administración.
➢ ARTICULO 1. INSTALACION: La asamblea será instalada por el presidente del Consejo de

Administración y en su defecto por el Administrador.
➢ ARTICULO 2. DIRECCION DE LA ASAMBLEA: Del interior de la Asamblea se elegirá para presidir la

misma, un Presidente(a), Un secretario(a) y una comisión verificadora del acta integrada por tres (3)
personas asistentes a la asamblea.
➢ ARTICULO 3. FUNCIONES:
a) Presidente(a): Moderar la reunión y firmar el acta de la asamblea.

b) Secretario(a): Registrar las deliberaciones y la toma de decisiones de la Asamblea, coordinar y velar
por la elaboración del acta firmándola conjuntamente con el Presidente de la Asamblea y la comisión
verificadora del acta.
➢ PARAGRAFO: si fuese nombrado miembros de la comisión verificadora del acta contaran con 3 días
calendario para las correcciones pertinentes, de lo contrario se entenderá por verificada y el Administrador
deberá remitirla al presidente y secretario, quien dispondrá de 2 días calendario para suscribirla y luego
proceder a su inmediata publicación. (total 10 días a partir del siguiente de la reunión para la publicación).
➢ CAPITULO 4. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LAS DELIVERACIONES:
a) USO DE LA PALABRA: Quien desee hacer uso de la palabra, lo solicitara al presidente colocando el
icono de la mano en la pantalla, identificándose con el número de la casa o lote, nombre, y en calidad
en que actúa. El presidente le concederá la palabra o se la negará de acuerdo al orden manifestando
el motivo.
b) El uso de la palabra deberá dirigirse únicamente a la asamblea y no a la persona en particular
c) Debe hacerlo con el debido respeto, en forma breve, clara, concisa, sobre el tema específico evitando
controversia y lenguaje agresivo o violento.
d) Ninguno de los demás asambleístas presentes lo puede interrumpir a excepción del Presidente cuando
se salga del tema o viole el reglamento de la asamblea.
e) El tiempo definido para cada intervención será de 3 minutos y no más de una vez por tema.
➢ ARTICULO 5. COMPORTAMIENTO DE LA ASAMBLEA: El presidente solicitara el retiro a quien o

quienes pretendan desviar el objeto de la Asamblea. La Asamblea por decisión mayoritaria podrá
suspender las deliberaciones en caso extremo.
➢ ARTICULO 6. INTERPELACIONES: Únicamente las concede el Presidente autorizado por quien tiene el
uso de la palabra.
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➢ ATICULO 7. ACLARACIONES: Sobre el tema que se esté tratando, el Presidente las concederá
solicitando que intervenga la persona más indicada para hacerlo, el cual en ningún caso excederá de 5
minutos.
➢ ARICULO 8. SUFICIENTE ILUSTRACION: El presidente la declarara cuando le considere pertinente o

cuando lo solicite la mayoría de la asamblea.
➢ ARTICULO 9. MOCIÓN DE ORDEN: Los asambleístas o el Presidente lo pueden solicitar cuando se

considere pertinente.
➢ ARTICULO 10. RETIRO DEL RECINTO: El asambleísta que se retire del recinto antes de la terminación
de la reunión, deberá manifestarlo informando a la Asamblea de su retiro, de lo contrario se entenderá
como no participante.
➢ ARTICULO 11. CONSTANCIAS: Los asambleístas podrán dejar constancia para que se incluya en el acta
textualmente.
➢ ARTICULO 12. AUXILIARES DE LA ASAMBLEA: El presidente podrá nombrar dentro de los asistentes
a las personas que considere pertinentes por ejemplo ´para verificar votaciones.
➢ ARTICULO 13. CUMPLIMIENTO DE NORMAS: En lo NO contemplado en el presente reglamento, el

Presidente(a) y el Secretario(a) de la Asamblea, velaran por que se cumpla lo estipulado en el régimen de
Propiedad Horizontal.
➢ ARTICULO 14. PROPOSICIONES: Se deberán presentar por escrito con una breve sustentación.
➢ ARTICULO 15. APROBACION DEL PRESENTE REGLAMENTO: El presidente lo someterá a

consideración una vez instalada la Asamblea y nombrado en el cargo.
Cordialmente,
LUISA FERNANDA LADINO

Administrador.
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INFORME DE GESTION DE ADMINISTRACION
VIGENCIA 2022
ACACIAS, MARZO 27 DE 2023
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“Y SI USTEDES CREEN, RECIBIRAN TODO LO QUE

PIDAN EN ORACION”
Mt 21:22
NFORME DE GESTION POR LA ADMINISTRACION
Señores:
Copropietarios
Conjunto residencial Prados de Codem
Objetivo:
La administración presenta el informe de gestión de las actividades desarrolladas durante el periodo de

1 de enero a 31 de diciembre de 2022, teniendo como base los objetivos y parámetros dispuestos tanto
en la ley 675 de 2001, como en el reglamento de propiedad horizontal atendiendo el mandato de la
Asamblea general del conjunto residencial Prados de Codem.
Agradecimiento:
Agradece la valiosa colaboración a los copropietarios y residentes que por diversas vías nos hicieron
llegar sus opiniones, sugerencias e iniciativas, pues ellas reflejan la preocupación por la conservación del
conjunto y la preservación de nuestro patrimonio.
A mi equipo de trabajo, les agradezco cada uno de sus aportes, cada día que me apoyaron que se
quedaron conmigo haciendo frente a las dificultades, los aprecio y espero seguir trabajando a su lado.
A los señores miembros del consejo de administración que aportaron su granito de arena para que fuese
posible el desarrollo de los proyectos propuestos.
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ESTRUCTURA DEL GRUPO ADMINISTRATIVO
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACION
ADMINISTRADOR
CONTADOR
Consejo de administración:
Integrantes:
Presidente: Martha Lucia Castro (E-2)

Vicepresidente: Maria Ricarcinda Villalobos (E-18)
Secretario: Miguel Duque (C-25)
Vocal: Luz Nery Perez (C-10)
Vocal: Harvey Ramírez (H-4)
Administrador y representante legal:
Informe de gestión:
La administración gestiono las necesidades de la copropiedad categorizándola en cuatro aspectos.
1. Aspectos legales: Todo lo relacionado con procesos a favor o en contra de la copropiedad,

cobros jurídicos por mora en el pago de las expensas comunes y finalmente asesorías de tipo
legal en diferentes aspectos de la copropiedad.
2. Aspectos Administrativos: aquellos relacionados netamente con la labor administrativa

como el manejo de empleados, proveedores, bancos, correspondencia, póliza, entre otros.
3. Aspectos físicos y de instalaciones: todo lo relacionado con adecuaciones locativas,

reparaciones y mantenimiento.
4. . Aspectos de convivencia: todo lo relacionado con la convivencia (saber vivir entre vecinos)
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1.ASPECTOS LEGALES
El conjunto residencial Prados de Codem como propiedad horizontal recibió su personería jurídica a partir
del 15 de enero de 2010 mediante resolución No. 001 del mismo año expedida en la alcaldía de Acacias
y la administradora obtuvo la representación legal de la personería jurídica de la alcaldía del municipio
de Acacias.
1.1. IMPUESTOS.
tema Fecha limite Fecha de presentación

Retención en la fuente Según calendario tributario En la fecha de vencimiento
Presentación medios Según calendario DIAN En la fecha de vencimiento
magnéticos.
1.2 FONDO DE IMPREVISTOS O RESERVA LEGAL.

CAPITULO IX, ARTICULO 35 PARÁGRAFO Y
ARTÍCULO 36.
Reserva Legal.
Esta reserva legal o provisión es tan importante como lo son el recaudo mensual para el sostenimiento
por la razón de que, si algún socio no aporta a tiempo la cuota de expensa, la provisión pasa a suplirla
mientras se recauda lo presupuestado para cumplir con las obligaciones y evitar hacer el llamado a una
solución como lo es una cuota extra para suplir dicha necesidad
Fondo de imprevistos.
La propiedad horizontal debe tener los recursos necesarios para atender adecuadamente cualquier
eventualidad, pues de no ser así, se compromete el normal funcionamiento de cualquier conjunto.
En caso de cualquier accidente, contingencia o deño interno intempestivo, la administración debe actuar
de inmediato, y para ello debe tener recursos siempre disponibles.
El conjunto no se puede dar el lujo de esperar a que se reúna una asamblea extraordinaria para que
autorice el cobro de cuotas extraordinarias, para reparar un daño que es inminente y urgente. La persona
jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e
incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto
anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.
1.3 REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL.
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El reglamento interno de propiedad horizontal, está actualizado siguiendo los lineamientos dispuestos en
la sentencia C-488-2002 y en las demás que ha proferido la corte constitucional con relación a lo
establecido en la Ley 675 de 2001.
1.4 MANUAL DE CONVIVENCIA.
El manual de convivencia debe estar complementado con el nuevo código de policía.

Es obligación de todos los residentes acatar las normas establecidas en dicho manual y corresponderá
ser revisado y actualizado en el momento que la jurisdicción falle las demandas que han presentado en
contra de algunas de las normas del nuevo código de policía.
1.5 PROCESOS JURÍDICOS:
No se realizaron procesos jurídicos durante el año 2022, ya que se hicieron gestiones con la ayuda de la
contadora.
PROCESOS CON ADMINISTRACION
Manzana Casa/Lote Estado observaciones

H 1B Activo Acuerdo de pago con la administración
C2 Activo Acuerdo de pago con la administración
I 13 Activo Acuerdo de pago con la administración
C1 Activo Acuerdo de pago con la administración
Los anteriores casos hicieron acuerdos de pago directamente con la administración.
2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
2.1 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y GRUPO DE CONVIVENCIA.
Se celebraron reuniones de carácter extraordinario que tuvieron como finalidad hacer seguimiento a
temas relacionados con la convivencia, reparaciones locativas, mantenimiento y aspectos legales de la
copropiedad, cabe resaltar que la administradora hizo las veces del comité de convivencia ya que en este
periodo no hubo.
2.2 PROVEEDORES.
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proveedor Descripción Tipo de contrato vigencia

Seguridad Empresa de vigilancia Servicio de vigilancia VIGENTE
DELFOS LTDA y seguridad privada
Luis Carlos Porras Taller de la casa de la Factura
guadaña,
mantenimiento e
insumos
Hugo López Papelería factura
Papelería el fercho
William rojas Mantenimiento y Factura Al terminar labor
cambios de
luminarias
Ferretería Insumos de ferretería Factura
EL MAYORISTA
W&B Proyecto Factura
CONSTRUCCIONES alcantarillado
2.3 servicio de vigilancia.

La empresa de vigilancia inicio labores a partir del 31 de mayo de 2019 quienes continúan
vigentes.
2.3.1 Mantenimiento de prados
Corte de pasto con guadaña en prados, fumigada, mantenimiento en parques, limpieza de canales
y cerramiento de swingle, limpieza del shut de basuras, podada de árboles, labores de plomería,
labores de pintura, que vienen desempeñando el señor Diego Fernando Negro desde mayo del
año 2018 a la Fecha.
2.4 Póliza de áreas comunes: Capitulo IV, Articulo 15 y sus parágrafos.
Todos los edificios o conjuntos sometidos al régimen de Propiedad Horizontal podrán constituir
pólizas de seguros que cubran contra los riesgos de incendio y terremoto, que garantice la
reconstrucción total de los mismos.
Parágrafo 1°: En todo caso será obligatorio la constitución de pólizas de seguros…
La póliza de la copropiedad comprada a la compañía RUBEN GOMEZ ltda, seguros con vigencia entre
abril del 2022 y abril del 2023, por valor de $1.500.000
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2.5 Manejo de recursos
El conjunto residencial PRADOS DE CODEM cuenta con una cuenta en el banco caja social la cual se
convirtió en cuenta de recaudo a partir de noviembre de 2018 con el excelente resultado de la adquisición
del código de identificación para los pagos de cada casa.
TIPO DE CUENTA NO. DE CUENTA ESTADO SALDO A 31 DE

AHORROS- DICIEMBRE-2022
RECAUDO/CONVENIO
Ahorros y/o recaudo 24084704577/15741246 Activa $36,313,671.22
Cta. de ………….3515/encargo Activo $3,123.590
ahorros/fondo de fiduciario
inversión
A la fecha no hay pagos pendientes de las obligaciones de carga prestacional, pago de seguridad social,
cesantía, honorarios, pólizas y retenciones.
2.6 Balance general.

Con base en los estados financieros podemos observar que la cartera de los copropietarios presento una
disminución con respecto al año 2021 por razón de los acuerdos de pago y la solución pronta a la cartera
sumado a la voluntad de pago de los copropietarios
3. ASPECTOS FÍSICOS Y DE ADECUACIONES.
3.1 Mantenimientos y mejoras.

Se realizaron los mantenimientos preventivos a las áreas comunes. Entre los más relevantes están:
MANTENIMIENTO ZONA COMUNES
CONCEPTO
Se realiza la compra de luminarias que había por cambiar y reflectores led, así mismo el mantenimiento
de las mismas, para dar más claridad a la parte alta del conjunto.
Se hace la compra del DVR de las cámaras de seguridad
Se compran cámaras en alta definición.
Se poda la swingle y se hace tejido entre los espacios en algunas partes para evitar la entrada de extraños
a la copropiedad
se hace mantenimiento a los lotes comprando un veneno erradicador de hierba y maleza
Se hace el proyecto de agua sanitaria en la vía principal
Se arregla la Fachada del conjunto
Se compra una impresora nueva para el mejor desarrollo de las tareas administrativas
Se adquiere una fuente de poder para un mejor uso de los equipos de cómputo.
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Se arreglo la humedad del shut de basuras y de la oficina de administración

Se realizo mantenimiento constante a los equipos de la oficina de admón. y portería
Se arreglaron las puertas de los baños de administración y portería
Se compra nuevo teclado para el computador de la administración
4. ASPECTOS DE CONVIVENCIA
La problemática que se repitió durante este periodo se vio reflejada, fundamentada en la falta de algunos
residentes propietarios de mascotas que permiten que estos deambulen sueltos al interior de la
copropiedad haciendo sus necesidades alrededor y al interior del conjunto especialmente en las áreas
donde los niños juegan y el área de los jardines junto a las entradas de las casas liberando malos olores,
a los cuales se hizo el respectivo seguimiento notándose bastante el adelanto en este aspecto, se les
felicita y a su vez se invita a hacer proactivos con los acuerdos
AGRADECIMIENTOS
Agradezco primeramente a Dios por que él fue quien dispuso de mi para que administrara esta
copropiedad, puntualmente a cada uno de los copropietarios que hicieron de mi gestión la mejor, a cada
una de las personas del consejo de administración que hicieron parte activa de este proyecto, agradezco
su apoyo incondicional durante este año, no ha sido fácil y como todos he cometido errores, por eso
agradezco a ustedes la paciencia.
además, agradezco a Dios por mi equipo de trabajo: la contadora, el señor de oficios varios, el cuerpo
de vigilancia. Gracias a cada uno de ellos por que aportaron sus conocimientos para el buen desarrollo
de esta gestión.

c.c. 1.122.137.039
Administradora.
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CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS
Acacias, 27/03/2023
Señores:
Conjunto Residencial Prados de Codem
Asamblea general de copropietarios
Nosotros: Luisa Fernanda Ladino como representante legal del conjunto Residencial Prados
de Codem y María Virginia Torres en calidad de contador público.
CERTIFICAMOS
a. Que hemos preparado bajo nuestra responsabilidad los estados financieros básicos,
estado de la situación financiera y estados de resultados a 31 de diciembre de 2022.
b. Que la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos
económicos han sido reconocidos en ellas.
c. Que no hemos recibido comunicaciones de entidades reguladoras como la DIAN
relativas al incumplimiento de las disposiciones legales vigentes o a la no presentación
de pagos de declaraciones de rete fuente.
d. La existencia de activos y pasivos cuantificables.
e. No se han presentado hechos importantes después del cierre de este ejercicio y la
fecha de este informe que requiera ajustes o revelaciones en los estados financieros.
Cordialmente,
Luisa Fernanda ladino María Virginia Torres

Representante Legal Contador
Administrador TP
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PRADOS DE CODEM
NIT 900.439.674-4
CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE CODEM

NIT: 900.439.674-4
PRESUPUESTO GASTOS E INVERSIÓN AÑO 2023

ITEM CONCEPTO MES V/R V/R AÑO OBSERVACIONES
MENSUAL
GASTOS DE
PERSONAL
2 Sueldos y pagos 12 SALARIO AUXILI0 TRANSPORTE,
laborales - Servicios 2.166.740 26.000.879 PRESTACIONES DE LEY, SEGURIDAD
Generales SOCIAL Y DOTACIÓN
HONORARIOS
3 Administración 12 HONORARIOS ADMINSTRADORA
1.400.000 16.800.000
4 Contador 12 HONORARIOS CONTADOR E INFORMES A
800.000 11.600.000 LA DIAN
5 SGSST- HSQ 12 HONORARIOS PROFESIONAL SEGURIDAD Y
130.000 2.000.000 SALUD EN EL TRABAJO Y RECARGA
EXTINTORES Y DEMAS ELEMENTOS
ENCESARIOS PARA APLICAR AS NORMAS
DE SERGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
6 Asesoría Jurídica -
Proceso Pertenencia 1.000.000
TOTAL
HONORARIOS 2.330.000 31.400.000
SERVICIOS
7 Vigilancia Privada 12 VIGILANCIA PRIVADA
7.400.000 88.800.000
8 Energía Electríca 12 SERVICIOS PUBLICOS
216.667 2.600.000
9 Acueducto 12 SERVICIOS PUBLICOS
40.000 480.000
10 Telefonía Movil 12 SERVICIOS PUBLICOS
147.320 1.767.840
11 Internet - claro 12
155.100 1.861.200
TOTAL SERVICIOS
7.803.987 95.509.040
SEGUROS
12 Poliza Zonas 12
Comunes 7.000.000
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IMPUESTO
13 impuesto predial 12
2.479.000
MANTENIMIENTO
14 Mantenimiento Y 12
Embellecimiento de 2.000.000
7 Parques
15 Mantenimiento 12
Zonas Verdes - 2.000.000
zonas comunes
16 Mto y Reparación 12
Infraestructura ( 5.000.000
Reparaciones
Locativas)
17 Mto de Circuito 12
Cerrado de TV- 1.500.000
Vigilancia - Eq De
Computo
18 Mantenimiento 12
Maquinaria y 1.000.000
Equipos ooficinas
19 Mantenimiento 12
Electrico 10.000.000
TOTAL
MANTENIMIENTO 21.500.000
DIVERSOS
20 Útiles, papelería 12
1.000.000
21 Elementos de Aseo 12
1.000.000
22 Gastos Asamblea 12
600.000
23 Gastos Bancarios 12
1.000.000
24 Transportes Varios 12
200.000
25 Combustible y 12
lubricante Guadaña 1.000.000
- Cortacetos
26 otros gastos 12
diversos 2.000.000
TOTAL GASTOS
DIVERSOS 6.800.000
PRADOS DE CODEM
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INVERSION
27 PROYECTO SE DEJA UN VALOR INICIAL PARA LA
CONSTRUCCIÓN DE 59.000.000 CONSTRUCCIÓN DE LA RED PLUVIAL,
LA RED PLUVIAL AUNQUE CABE SEÑALAR QUE EL
PARA EL CONJUNTO PRESUPUESTO ES MAS ELEVADO
CERRRADO PRADOS
DE CODEM DEL
MUNICIPIO DE
ACACIAS"
TOTALINVERSIÓN
59.000.000
TOTAL GASTOS
249.688.919
26 Fondo de imprevisto
(mínimo el 1%) 2.510.281
GRAN TOTAL
GASTOS 252.199.200
252.199.200
-
0
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PRESENTACION ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2022
ACTIVOS
EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
BANCOS
BANCOLOMBIA Cuenta de Ahorros 5,901.66
CAJA SOCIAL Cuenta Convenio No 24084704577 36,313,671.22

CAJA SOCIAL Cuenta de Ahorros Imprevistos No
24103422651-Fiduciaria Colmena 3,123,590.00
Total Efectivo Y Equivalente al efectivo 39,443,162.88
CUENTAS POR COBRAR

Cuota Ordinaria De Administracion 162,236,135.00
(-) Consign. Pendiente Por Identi. - 10,612,776.00
Cuota Extraordinaria 20,863,000.00
Multa Por Inasistencia Asamblea 14,603,500.00
Recargo Por Mora 2,372,000.00
Ingreso Por Parqueadero 90,000.00
A Contratistas 77,008,689.00
Faltante De Dinero Admon Anterior 78,712,060.00
Total Cuentas Por Cobrar 345,272,608.00
PROVISION DE CARTERA
Provision Cartera 3,520,850.00
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Maquinaria Y Equipo 11,279,430.00
muebles y enseres 1,483,100.00
equipo de computacion 2,275,800.00
Total Propiedad Planta Y Equipo 15,038,330.00
DEPRECIACION ACUMULADA
Maquinaria Y Equipo - 7,523,973.00
Muebles Y Enseres - 148,310.00
equipo de computacion - 1,593,780.00
Total Depreciacion Acumulada - 9,266,063.00
TOTAL ACTIVOS 394,008,887.88

PASIVOS
CUENTAS POR PAGAR
Proveedores 88,617
Honorarios Contador 800,000
Servicio Sgsst Por Pagar 390,000
Deudas Pendientes Copropietarios 480,000.00
Anticipo Para Cuotas Ordinarias De Admon 2,026,000.00
Total Cuentas Por Pagar 3,784,616.83
RETENCIONES POR PAGAR

Servicios De Vigilancia Y Aseo 2% 13,000.00
Retencion Por Ica 4* 100 83,240.00
Retencion Ica 10*1000 26,009.00
Total Retenciones Por Pagar 122,249.00
APORTES DE NOMINA POR PAGAR

seguridad social por pagar a dic 380,300.00
Prestaciones sociales por pagar a dic 1,921,582.00
Total Aportes Nomina Por Pagar 2,301,882.00
TOTAL PASIVOS 6,208,747.83
Excedente Del Ejercicio 17,659,359.80

Excedentes Acomulados 370,140,780.00
TOTAL PATRIMONIO 387,800,139.80
ACTIVO = 394,008,887.63
PASIVO + PATRIMONIO 394,008,887.63
LUISA FERNANDA LADINO H. MARIA VIRGINIA TORRES PORRAS

TP-246778-T
403,274,950.88
9266063
394,008,887.88
NIT: 900.276.533-3
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2022
INGRESOS 264,745,657
41709501 Cuota Ordinaria De Administracion 265,620,000
41709502 Cuota Extraordinaria 22,135,000
41709503 Multa Por Inasistencia Asamblea 12,174,556
42 Otros Ingresos 2,157,098
41750501 (-) DESCUENTOS - 37,340,997
TOTAL OPERACIONES 302,086,654
GASTOS 247,086,297
Operacionales de Administracion
51050601 Sueldos 12,000,000
51052701 Auxilio De Transporte 1,394,347
51053001 Cesantias 1,117,172
51053301 Intereses Sobre Cesantias 134,061
51053601 Prima De Servicios 1,117,152
51053901 Vacaciones 670,349
51055101 Dotacion A Trabajadores 1,368,000
51055102 Elementos De Proteccion Personal 318,500
510569-70 Aportes seguridad social completa 3,603,600
TOTAL OPERACIONALES DE ADMON 21,723,181
Otros
51056301 Capacitacion Software Contable 205,000
51102001 Avaluos 3,570,000
TOTAL OTROS 3,775,000
Honorarios
51102501 Honorarios Abogado 150,000
51103001 Contador 10,600,000
51109501 Administrador 16,300,000
51109502 Otros proteccion de datos 500,000
51109504 Apoyo A La Administracion 1,380,000
TOTAL HONORARIOS 28,930,000
Poliza
51301001 Seguros 1,371,874
Servicios
51350502 Vigilancia 79,482,000
51351002 Sgsst- Hsq 1,560,000
51352501 Acueducto, Aseo Y Alcantarillado 320,080
51353001 Energia 2,022,670
51353501 Telefono 1,540,134
51353502 Servicio Internet - Claro 747,420
TOTAL SERVICIOS 85,672,304
Gastos Mantenimiento
51450501 Mantenimiento De Zonas Comunes 1,689,000
51451001 Mantenimiento De Porteria 1,009,800
51451002 Mantenimiento Y Reparacion Infraestructura (r 7,860,000
51451501 Mantenimiento De Maquinaria Y Equipo 670,300
51452501 Equipo De Computacion Y Comunicacion 1,175,000
51453001 Mantenimiento Vias Sardineles 90,100
TOTAL GASTOS LEGALES 12,494,200
Gastos Electricos
51500501 Instalaciones Electricas 14,132,000
Depreciacion
51601001 Maquinaria y equipo 1,127,943
51601502 Muebles y enseres 148,310
51602002 Equipo de computacion y comunicación 227,580
TOTAL GASTOS DEPRECIACION 1,503,833
GASTOS DIVERSOS
51952501 Elementos De Aseo 971,013
51952502 Elementos De Cafeteria 100,140
51952503 Elementos Para Botiquin 59,800
51953001 Utiles , Papeleria Y Fotocopias 1,028,900
51953501 Combustibles Y Lubricantes 967,500
51954501 Taxis Y Buses 141,600
51959502 Otros 1,166,200
51959503 Gastos De Años Anteriores 691,400
51991002 Cartera Castigada 25,676,470
51991003 Castigo Faltante De Dinero Admon Anterior 38,768,626
TOTAL GASTOS DIVERSOS 69,571,649
Gastos Bancarios
53051501 Comisiones Bancarias 131,750
53051502 Comision Por Recaudo 1,309,400
53051503 Iva Sobre Comisiones 273,834
53052001 Intereses De Mora 13,000
TOTAL GASTOS BANCARIOS 1,727,984
Otros Gastos
53151501 Entrega premio rifa - fina de año 2021 2,000,000
53959501 Ajuste Al Peso 15,871
53959502 Diversos 4,168,400
TOTAL GASTOS OTROS 6,184,271
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 17,659,360
LUISA FERNANDA LADINO H. MARIA VIRGINIA TORRES PORRAS

TP-246778-T
NIT: 900.439.674-4
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2022
NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE:

El conjunto residencial PRADOS DE CODEM, es una persona jurídica con NIT: 900.436.674-
4 según el documento del registro único tributario expedido por la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales (DIAN), es una entidad sin ánimo de lucro, regida y adaptada por la
ley 675 de 2001 Régimen de Propiedad Horizontal.
Debido a su naturaleza (Propiedad Horizontal), no tiene la obligación de presentar
declaración del impuesto de renta ni de industria y comercio, cuenta con la calidad de
agente retenedor a título del impuesto de renta en todos los pagos donde este hecho se
genere y al reporte de información exógena.
Cuenta con personería jurídica certificada por la alcaldía de nuestro municipio Acacias Meta
y se encuentra representada legalmente desde el mes de JUNIO DE 2021 y en la actualidad
por la señora LUISA FERNANDA LADINO HERNADEZ identificada con cedula de ciudadanía
No 1.122.137.039.
NOTA 1.1. CARACTERISTICAS REPORTANTE:

El objeto social es la administración correcta y eficaz de los recursos, bienes y servicios
comunes de la copropiedad, manejar los asuntos de interés común de los copropietarios de
los bienes privados, cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento interno de propiedad
horizontal.
Los Recursos Patrimoniales están conformados por los ingresos provenientes de las cuotas
de administración y/o expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas, intereses,
aportes y demás recursos que permitan llevar a cabo el objeto de la copropiedad.
Los Órganos de Administración del conjunto residencial PRADOS DE CODEM están
conformados por la asamblea general de copropietarios, el consejo de administración y el
administrador quien es también el representante legal y por último el contador (a).
El ente de Control, Inspección y Vigilancia es la Alcaldía de Acacias a través de la secretaria
de gobierno.
NOTA 2. PRINCIPIOS CONTABLES:
Utiliza el sistema de devengado en su contabilidad, los registros contables y presentaciones
de los estados financieros del conjunto residencial PRADOS DE CODEM, se ciñen a las
normas y prácticas de contabilidad del nuevo marco normativo de NIIF para microempresas
Decreto 2706 del 27 de diciembre de 2012 y al documento de Orientación Técnica No.15
del 20-10-2015 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
El conjunto residencial PRADOS DE CODEM debe cumplir con lo previsto en el artículo 35
de la ley 675 de 2001 donde se contempla la constitución de un fondo de improvistos que
mínimo debe hacerse por el 1% del valor de los gastos presupuestados en el periodo y cuya
destinación es especial y no puede manejarse dentro de las cuentas ordinarias de manejo
de efectivo, si no debe haber para este una cuenta especial. La cuenta destinada para este
ejercicio es la cuenta de ahorros No 24103422651 Banco Caja Social.
Para el recaudo de cuotas de administración y todos los ingresos en general posee una
cuenta de convenio de recaudo la cual permite identificar la propiedad bien sea con su
nomenclatura o con una referencia numérica. Cuenta de ahorros No 24084704577 Banco
Caja Social.
La unidad monetaria de acuerdo a las disposiciones legales es el peso colombiano.
Por políticas internas la copropiedad tiene establecido efectuar un corte de sus cuentas,
preparar y difundir estados financieros de propósito general una vez al año con corte al 31
de diciembre.
Los estados financieros de la propiedad horizontal, conjunto residencial PRADOS DE
CODEM se elaboran partiendo de la constancia en que este se encuentra, en plena actividad
y cumpliendo el propósito normativo.
NOTA 3. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO:
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

CAJA $ 0
BANCOLOMBIA $ 5.902
BANCO CAJA SOCIAL CTA CONVENIO $ 36.313.671,22
BANCO CAJA SOCIAL CTA IMPREVISTOS $ 3.123.590
TOTAL $ 70.338.129
* la cuenta de Bancolombia no se generó ningún tipo de movimiento dentro del año fiscal
de este informe por lo tanto lo mejor sería cancelarla dentro de la contabilidad.
*En la cuenta convenio encontramos la suma de $36.313.671,22, de los cuales está
pendiente por parte de la administración consignar lo correspondiente al fondo de
imprevistos del 2021 Y 2022.
*La cuenta de improvistos tiene un monto $3.123.590 que corresponde al valor según los
gastos presupuestales del año 2020 por valor de $1.001.040 más $2.122.550 del comité de
eventos.
*La cuenta bancaria de ahorros del Banco Caja Social (Cuenta convenio), se encuentra
debidamente conciliado.
NOTA 4. CUENTAS POR COBRAR

Representa lo quedó pendiente por cobrar por concepto de cuotas ordinarias y
extraordinarias de administración, eventos, multas por inasistencias a asamblea, recargos
por mora, parqueadero, anticipo a contratistas y los faltantes de dinero de anteriores
administraciones.
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

Cuotas Ordinarias de Administración $ 162.236.135
Consignaciones pendientes por identifi $ - 10.612.776
Cuota Extraordinaria $ 20.863.000
Multa por Inasistencia Asamblea $ 14.603.500
Recargo Por Mora $ 2.372.000
Ingreso Por Parqueadero $ 90.000
Anticipo a Contratistas $ 77.008.689
Faltante De Dinero Admón. Anterior $ 78.712.060
TOTAL $ 345.272.608
*En las cuotas ordinarias de administración está las cuentas por cobrar a los copropietarios
desde el 2016 al 31 de diciembre de 2022. De esta cuenta y de todos los demás conceptos
que le generan los ingresos al conjunto se ha realizado una gestión de llamado a los
copropietarios para revisión y verificación desde el 2016 y hasta la fecha con el fin de cotejar
y tener unos saldos más reales en la cartera.
*las consignaciones pendientes por legalizar, corresponde a la cantidad de consignaciones que

han ingresado a la cuenta convenio del conjunto, pero, que, por no tener correctamente la
referencia de pago no se han podido descargar a la propiedad correspondiente.
En los anticipos a contratistas tenemos a:
* el abogado Luis Alfonso Moreno: desde el año 2021 antes de la administración actual se le dio
este anticipo para el cobro jurídico, pero a la fecha contabilidad no conoce un informe donde refleje
la gestión y resultados obtenidos para cruzar este anticipo por valor de $4,000.000.
*W&b Construcciones S.a.s, anticipo para inicio de obra alcantarillado tubería principal
$72.566.159.
*Gloria Yorien Vargas Gonzalez (contadora anterior) se había pagado todo el mes servicio
de mayo del año 2021, pero entrego contabilidad solo con datos hasta el 30 abril por lo
tanto se le pidió reintegrar lo que le habían pagado de más, pero a la fecha no lo ha
reintegrado $333.900.
* Luisa Fernanda Ladino Hernández, Administradora, su salida imprevista al parto de su
ultimo bebe no le permitió cerrar la caja del mes del suceso y al regresar de su licencia de
maternidad (4 meses después), no tenía claro que gasto le hizo falta reportar $108.630.
*Para el faltante de dinero: en la asamblea general anterior, se acordó, castigar esta cartera ya que
no existía ninguna acción legal ni un proceso para la recuperación de la misma, entonces iniciamos
a castigarla según la norma con un 33% anual con el fin de ir de los activos vayan quedando más
acordes a lo que realmente tenemos.
NOTA 5. PROVISION DE CARTERA:

Son los valores referentes a la provisión de cartera dejada por la administración anterior
como cartera de difícil cobro iniciando en el 2022 con el castigo de las misma. De acuerdo
a la norma la cartera provisionada era de $5.255.000 por lo que se castiga $1.786.700 que
corresponde al 33% anual hasta dejar en cero este rubro, con la gestión de cartera que se
realiza a diario desde el área contable lo que se buscó y cumplió es manejar la recuperación
y gestión de cartera y no pagar honorarios a un abogado, obteniendo resultados visibles.
NOTA 6. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:

Relaciona los activos fijos de la propiedad horizontal para el buen funcionamiento
administrativo. La propiedad planta y equipo está conformado por:
*Depreciación acumulada, son los valores llevados al gasto de la propiedad planta y equipo
por el desgaste que han tenido según la norma, para este año el desgaste fue de $1.503.833
para un acumulado de $9.266.063.
NOTA 7. CUENTAS POR PAGAR:

Representa las obligaciones de la propiedad con proveedores y/o terceros al 31 de
diciembre de 2022 por valor de $6.208,748 representados de la siguiente manera:
*Proveedor: Saldo pendiente por pagar al proveedor de la última dotación del año del
colaborador en servicios generales.
*Honorarios Contador: Pago correspondiente al mes de diciembre de 2022
*Servicio Sgsst Por Pagar: Corresponde a 3 meses de los honorarios de la ingeniera
encargada de la salud ocupación y sistema de gestión de riesgos del conjunto por la falta
de informes de ejecución y aplicación.
*Deudas Pendientes Copropietarios: Según la contabilidad de años anteriores tenemos
estos saldos pendientes por devolver a algunos copropietarios.
*Anticipo Para Cuotas Ordinarias De Admon: son dineros recibidos con anticipación para
el pago de cuotas de administración del año entrante 2023.
*RETENCIONES POR PAGAR: Corresponde a las retenciones aplicadas y que se deben

pagar al estado en enero de 2023. $122.249.
*APORTES DE NOMINA POR PAGAR: corresponde a la seguridad social y prestaciones

sociales causada en diciembre de 2022, pagados y/o consignados en el año 2023.
NOTA 8. PATRIMONIO:
PATRIMONIO
RESULTADO DEL EJERCICIO $ 17.659.360
RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES $ 370.140.780
TOTAL $ 387.800.140
NOTA 9. INGRESOS OPERACIONALES
Refleja los valores causados por cuotas de administración y otros
INGRESOS OPERACIONALES
Cuota Ordinaria De Administración $ 265.620.000
Cuota Extraordinaria $ 22.135.000
Multa Por Inasistencia Asamblea $ 12.174.556
Otros Ingresos $ 2.157.098
TOTAL $ 302.086.654
Descuento Pronto pago $ -37.340.997
*Dentro de los otros ingresos tenemos los rendimientos bancarios, ajustes a cartera y
tenemos $2.000.000 dados en bonificación por parte de la empresa de seguridad Delfos por
fidelización como cliente.
NOTA 10. GASTOS

El gasto surgido durante el año 2022 corresponde a erogaciones de dinero necesarias para
el buen funcionamiento de la propiedad horizontal las cuales están especificadas por rubro
dentro del informe de estado de resultados, sin embargo, es necesario detallar lo siguiente:
*Durante este año 2022 y de acuerdo a la gestión de revisión y verificación de cartera por
parte del área contable, se encontró por los soportes presentados por los copropietarios
que no debían los saldo que en cartera reposaban por esto, se ha llevado al gasto como
concepto de cartera castigada el valor de $25.676.470.
*Castigo Faltante De Dinero Admon Anterior, es el castigo dado según la norma y como se
especifico dentro de los activos en la nota No 4 de las cuentas por cobrar por valor de
$38.768.626
____________________________ ________________________
LUISA FERNANDA LADINO H. MARIA VIRGINIA TORRES P.
Representante Legal Contador Público
TP-246778-T
CONJUNTO RESIDENCIAL
PRADOS DE CODEM
NIT 900.439.674-4
Acacias, ______________________
Señores
CONJUNTO PRADOS DE CODEM
PODER ESPECIAL AMPLIO Y SUFICIENTE
Yo ____________ _________mayor de edad con domicilio en la residencia

ubicada en ___________portador de la Cedula de Ciudadanía N _____________Expedida
en _____________ medio del presente escrito manifiesto A ustedes que confiero PODER
AMPLIO Y SUFICIENTE
A. ________________________persona mayor de edad con CC. ___________ expedida

en ___________ con domicilio en________________ por efecto de notificaciones.
Para que me represente en la asamblea ordinaria el día 15 DE ABRIL de 2023 de la
Manzana ________
CASA _________
LOTE__________
___________________________
Propietario del Predio
CC. No.
ACEPTO EL PRESENTE PODER
____________________________________
Apoderado-compareciente
c.c. No
Dirección
Teléfono:
Nota: traer este poder el día de la asamblea con las fotocopias de las cedulas del
copropieatri@ y la persona que lo represente
CONJUNTO RESIDENCIAL
PRADOS DE CODEM
NIT 900.439.674-4

Convocatoria Asamblea Ordinaria 2023 Poder

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Conjunto Residencial

Acacias, marzo 27 de 2022

Asunto: CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS DE MANERA

En mi calidad de Representante Legal y Administrador del CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE

6. varios (a manera informativa)

REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA

✓ Cada copropietario debe de llevar su propia silla

✓ El ingreso al sitio de la asamblea será controlado de acuerdo al listado oficial de copropietarios.

➢ ARTICULO 1. INSTALACION: La asamblea será instalada por el presidente del Consejo de

➢ ARTICULO 2. DIRECCION DE LA ASAMBLEA: Del interior de la Asamblea se elegirá para presidir la

a) Presidente(a): Moderar la reunión y firmar el acta de la asamblea.

➢ CAPITULO 4. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LAS DELIVERACIONES:

b) El uso de la palabra deberá dirigirse únicamente a la asamblea y no a la persona en particular

➢ ARTICULO 5. COMPORTAMIENTO DE LA ASAMBLEA: El presidente solicitara el retiro a quien o

➢ ARICULO 8. SUFICIENTE ILUSTRACION: El presidente la declarara cuando le considere pertinente o

➢ ARTICULO 9. MOCIÓN DE ORDEN: Los asambleístas o el Presidente lo pueden solicitar cuando se

➢ ARTICULO 13. CUMPLIMIENTO DE NORMAS: En lo NO contemplado en el presente reglamento, el

➢ ARTICULO 15. APROBACION DEL PRESENTE REGLAMENTO: El presidente lo someterá a

LUISA FERNANDA LADINO

INFORME DE GESTION DE ADMINISTRACION

ACACIAS, MARZO 27 DE 2023

“Y SI USTEDES CREEN, RECIBIRAN TODO LO QUE

La administración presenta el informe de gestión de las actividades desarrolladas durante el periodo de

ESTRUCTURA DEL GRUPO ADMINISTRATIVO

ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS

Presidente: Martha Lucia Castro (E-2)

Administrador y representante legal:

LUISA FERNANDA LADINO

La administración gestiono las necesidades de la copropiedad categorizándola en cuatro aspectos.

1. Aspectos legales: Todo lo relacionado con procesos a favor o en contra de la copropiedad,

2. Aspectos Administrativos: aquellos relacionados netamente con la labor administrativa

3. Aspectos físicos y de instalaciones: todo lo relacionado con adecuaciones locativas,

tema Fecha limite Fecha de presentación

1.2 FONDO DE IMPREVISTOS O RESERVA LEGAL.

1.3 REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

1.4 MANUAL DE CONVIVENCIA.

El manual de convivencia debe estar complementado con el nuevo código de policía.

1.5 PROCESOS JURÍDICOS:

PROCESOS CON ADMINISTRACION

Manzana Casa/Lote Estado observaciones

Los anteriores casos hicieron acuerdos de pago directamente con la administración.

2.1 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y GRUPO DE CONVIVENCIA.

proveedor Descripción Tipo de contrato vigencia

2.3 servicio de vigilancia.

2.3.1 Mantenimiento de prados

2.4 Póliza de áreas comunes: Capitulo IV, Articulo 15 y sus parágrafos.

Parágrafo 1°: En todo caso será obligatorio la constitución de pólizas de seguros…

2.5 Manejo de recursos

TIPO DE CUENTA NO. DE CUENTA ESTADO SALDO A 31 DE

2.6 Balance general.

3. ASPECTOS FÍSICOS Y DE ADECUACIONES.

3.1 Mantenimientos y mejoras.

MANTENIMIENTO ZONA COMUNES

Se arreglo la humedad del shut de basuras y de la oficina de administración

LUISA FERNANDA LADINO

CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS

Luisa Fernanda ladino María Virginia Torres

CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE CODEM

PRESUPUESTO GASTOS E INVERSIÓN AÑO 2023

CAJA SOCIAL Cuenta Convenio No 24084704577 36,313,671.22

CUENTAS POR COBRAR

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

TOTAL ACTIVOS 394,008,887.88

Yo ____ _mayor de edad con domicilio en la residencia

A. ______________persona mayor de edad con CC. _ expedida