ENSAYO: Importancia de los Archivos

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,

suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de
instituciones;
Podríamos decir entonces que los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios.
Siendo una herramienta de control de la población y de la riqueza, y estos fueron
implementados por culturas como los egipcios, chinos e indios (Quienes reflejaban en
los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina), Roma y Grecia (Usaban la
madera y el mármol para dejar sus registros) y culturas como los arcadios, sumerios y
babilonios (quienes tallaban en piedra, pieles y madera escrituras con el fin de dejar su
registro).

Demostrando cada vez más y más evolución en el registro, manejo y almacenamiento de

información la humanidad fue desarrollando el dote archivista, ya Hacia el siglo XV y
XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los Archivos
no obstante, es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se
toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar
documentos en archivos nacionales.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en

los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se
poseen sólo documentos textuales, si no, otra clase de soportes documentales. Es así
como
se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico

Después de conocer la historia de los archivos seguimos con el concepto, por el cual un
archivo es un conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Estos son importantes para las diferentes
entidades u organizaciones de un país por medio de estas puede realizar diferentes
análisis de algún fenómeno que se esté presentando o algún producto ya que estos
deben de cumplir con lo establecido en la ley deben de estar organizados
cronológicamente, en un lugar adecuado en otros…

De esta manera se encuentran diferentes tipos de archivos: económicos, simples,

funcionales, Exactos, técnicos cada uno de ellos tiene su función y ventajas que ofrecen
contando con las herramientas razonables de la información generada. Seguidamente se
encuentran categorizados según el archivo General de la Nación en el artículo 7 de la Ley
General de Archivos de Colombia donde nos permite visualizar e indagar la información
de manera más minimizada desde el punto de vista de su jurisdicción.
Por consiguiente, los archivos requieren de su buen uso y adecuación en sus diferentes
muebles donde están expuestos que faciliten su ubicación, búsqueda cada archivo físico
debe de tener un sello con fecha, hora; con su respectivo gancho; legajos; cajas de
archivo se puede evidenciar que los documentos deben de cumplir con ciertos requisitos
para el buen uso y mantenimiento de estos para así poder acceder a la información por si
se llega a presentar algún inconveniente.

Oscar Hernando Echavarría

También se encuentran de manera digital ya que las TIC han avanzado y nos
encontramos en la era de la tecnología donde todo es de manera virtual más sencillo,
manejable, de fácil acceso donde también se está contribuyendo con el medio ambiente y
se gasta menos papel se puede guardar en la nube del computador por si se llega a
presentar algún daño técnico o daños materiales como incendios o inundaciones los
archivos no se dañarán ni se pierden quedan bien guardados y con mayor protección.

Para finalizar cada ser humano tiene un archivo desde antes de nacer el primero de los
archivos es en el hospital con sus ecografías registrando el estado de salud, el sexo y su
llegada después de esto su registro civil donde lleva hora, fecha, huellas y demás
información que requiere el estado y a medida que el individuo va creciendo y pasando
por las diferentes etapas de la vida se va generando un archivo histórico, fotográfico,
educativo, familiar, profesional y personal de esta manera nos damos cuenta que los
archivos siempre irán enlazados con los seres humanos y son de gran importancia para
estos y las organizaciones.

Oscar Hernando Echavarría