SONIA STELLA IGLESIAS GALINDO

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3: ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus

cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,

por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá
comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura.

El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo
de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información
que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación
de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de
las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Su evolución fue tanta que hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien
estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la
actualidad, como por ejemplo su seguridad. Y el siglo XV y XVI se identifica a
España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los Archivos.
Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se
toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar
documentos en archivos nacionales.
Encontramos las cualidades de los archivos que son funcionales, simples,
económicos, técnicos y exactos. Que tiene que ver propiamente con las ventajas
que este sistema presta a la organización. Y cualidades del archivista, que son el
orden, la responsabilidad, la prontitud, la cordialidad, el sigilo de profesional y la
concentración. Estos valores que debe tener el profesional en archivo, exigiéndole
una preparación continúan en procesos y procedimientos basados en herramienta
e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy día.
Los archivos se clasifican según la organización, su uso, naturaleza y ciclo de vida
Según su organización: archivos centralizados, descentralizados, descentralizados
con control descentralizado y descentralizados con control centralizado.
Según su uso: archivo activo, semiactivo e inactivo
Según su naturaleza: archivo público, privado de interés público y privado
Según su ciclo de vida: archivo de gestión, central e histórico.
 SONIA STELLA IGLESIAS GALINDO
PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Las categorías del archivo son según lo especifica el Archivo General de la Nación,
en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia ya que los archivos se
clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra: Archivo General
de la Nación, Territorialidad y Organización del Estado.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se
apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó
recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta
realiza. Esto se basa en información que puede estar contenida en documentos
sobre papel o cualquier otro soporte, medios legibles por equipos mecánicos o
electrónicos, cintas, discos de computadora, micro formas, fotografías, fonogramas,
videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc. Y toda la información es
guardada en archivadores. Que son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y
consulta de dicha información, como por ejemplo: archivador vertical, folderama,
archivador mecánico, estante, planoteca, etc.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El ICA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan
en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho
ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la
creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones
realizadas por los creadores de los documentos.
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa.