PROYECTO DE INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO

DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE MERCADOS

FICHA 2348505

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO AGROTURÍSTICO REGIONAL SANTANDER

VÍCTOR ANTONIO PADILLA DE LA CRUZ

APRENDIZ
Contenido

1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión........................................3

1.1. Determinar el tipo de evento a realizar...............................................................................................3
1.2. Establecer los requerimientos del evento............................................................................................3
1.3. Construir el presupuesto y la financiación del evento.......................................................................3
1.4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará.............................................................4
1.5. Elaborar del protocolo del evento.......................................................................................................4
1.6. Formular el plan de relaciones públicas del evento...........................................................................5
1.7. Diseñar la campaña de difusión...........................................................................................................6
1.8. Difundir el evento comercial................................................................................................................6
1.9. Evaluación.............................................................................................................................................6
2. Plan de presentación de productos y servicios.......................................................................................8
2.1. Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto formativo.................8
2.2. Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir el
evento................................................................................................................................................................ 9
3. Celebración de un contrato comercial..................................................................................................11
3.1. Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.............................................11
3.2. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compraventa
de productos o servicios.................................................................................................................................12
4. Bibliografía.............................................................................................................................................14
1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1.1. Determinar el tipo de evento a realizar.

La empresa ha decidido presentarse en un evento empresarial en donde realizaremos el
lanzamiento oficial de nuestros productos y las nuevas líneas que ingresarán al mercado; en este
lugar podrán disfrutar de actividades comerciales y aplicativas de los productos.
A pesar de que somos una empresa que recién se está introduciendo en el mercado y que cuenta
con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer los productos, somos conscientes de
nuestras capacidades y de la calidad de nuestros productos, por eso que hemos decidido
participar de este evento, que será un impulso con muchas satisfacciones a nivel comercial, será
un evento que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas de
diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestros productos,
intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial.

1.2. Establecer los requerimientos del evento.

En Nuestros estándares para el evento será requerido lo siguiente:
- Especificar los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stands, la ubicación que
necesitamos, en medidas y capacidades.
- Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, leyenda, objetivos, entre otros.)
- Los productos para exhibir.
- Elementos decorativos y mobiliarios que vayan acorde a la campaña y productos a exhibir.
- Realizar promociones de preventa (invitaciones personales, correo directo, anuncios en
revistas, periódicos y radios.)
- Promoción durante el evento, con ayuda de volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
- Venta directa con ofertas, como medida para atraer clientes.
- Música y/o videos acordes a nuestra visión y que queremos lograr como empresa.

1.3. Construir el presupuesto y la financiación del evento.

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos un equipo de
trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas específicas:
ESTIMADO ESTIMADO
SECCIONES
ALQUILER COMPRA
Stand $ 300.000 $ 650.000
Equipos $ 450.000 $ 2.250.000
Adecuaciones $ 280.000 N/A
 Publicidad $ 300.000 N/A
Publicidad Radial $ 560.000 N/A
Muestras Gratis $ 50.000 N/A
Decoraciones $ 180.000 $ 230.000
Iluminación $ 100.000 $ 280.000
TOTAL $ 2.220.000 $ 3.410.000
Precios pueden variar según disponibilidad y uso, se creó dos estimados de valores, en dado caso
que no se pueda contar con un alquiler y toque comprar los equipos que se utilizarán.

1.4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará.

De los equipos y materiales que utilizaremos y necesitaremos se adjuntó la información en la
tabla anterior. Por otra parte, necesitaremos los siguientes insumos y materiales basados en
nuestros productos:
Materiales e insumos Cantidad
Pendones. 5
Portafolios de los productos. 10
Volantes y folletos. 200
Muestras de Aromatizantes. 60
Muestras de Ambientadores. 60
Muestras de Limpiadores 50
Muestras de Blanqueadores 50

1.5. Elaborar del protocolo del evento.

Para tener en cuenta a la hora de elaborar un evento o el protocolo a utilizarse, debemos tener en
cuenta:
- Establecer un lugar, conocerlo con anticipación, con que se cuenta y con que no.
- Establecer el horario en el que se llevará a cabo el evento.
- Conocer el público que va a asistir.
- Organizar un programa de presentación.
En el transcurso del evento y según la programación debemos:
- Revisar que todo esté en orden conforme a la planificación del evento.
- Distribuir el trabajo entre los encargados.
- Tener una adecuada presentación personal.
- Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
- Expresarse de manera clara, correcta y concreta.
 - Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas.
- Tener listo los productos a ofrecer.
Y para finalizar debemos:
- Realizar un acta o un informe con las conclusiones del evento, ya que estos se van a hacer
llegar a todos participantes y serán de gran ayuda par a nosotros en que podemos mejorar.
- Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
- Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

1.6. Formular el plan de relaciones públicas del evento.

En la empresa Aromas y Ambientadores de la Costa, hemos decidido participar en una feria
empresarial en donde realizaremos el lanzamiento oficial de nuestros productos y las nuevas
líneas; en el lugar se podrá disfrutar de actividades comerciales de todas las características.
Nuestros clientes comprenderán y conocerán que nuestra empresa a pesar de que es reciente ,
aprovecharemos este evento para introducirnos en el mercado para poder promocionar y dar a
conocer nuestros productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria-evento, que es
una especie de ventana abierta, con muchas satisfacciones a nivel comercial, que tiene gran
acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, a los
cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestros productos, intercambiar opiniones y
darnos a conocer en el mundo empresarial, siendo esta una actividad donde podamos cumplir con
los objetivos propuestos donde tendremos como eje la planeación y programación para llevar a
cabo en dicho evento.
 Objetivo general.
- Promover la participación de nuestros productos dentro del sector empresarial.
 Objetivos específicos.
- Fortalecer la imagen y marca de nuestros productos.
- Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
- Crecer en un gran número de contactos, siendo clientes, proveedores, entre otros.
- Formar alianzas estratégicas con clientes y proveedores.
- Captar nuevos clientes y consumidores.
- Transmitir información mucho más activa, concreta e intensa acerca de los productos.
1.7. Diseñar la campaña de difusión.
Promocionaremos y utilizaremos todos los recursos disponibles para que, a través de las redes
sociales, invitaciones y otros medios lleguemos a más lugares, donde ganaremos clientes
potenciales.
Nuestra campaña difusiva llegará a todos los medios de comunicación establecidos a nivel
nacional e internacional, donde realizaremos acompañamiento y seguimiento a todo este proceso.

1.8. Difundir el evento comercial.

El evento se va a difundir mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión, invitaciones,
redes sociales y todos los medios de comunicación constituidos, para que de esta forma llegar a
la mayoría de nuestros invitados, clientes, proveedores y otras empresas; garantizando que cada
uno de ellos pueda estar informado y nos puedan acompañar en esta iniciativa de mercado que
tendremos, será una gran inauguración.

Anuncio Radial Anuncio de televisión.

1.9. Evaluación.
Control de seguimiento, no rellenable, es un ejemplo*
Historia del control
 Fecha Versión Descripción Autor

Personas involucradas
Nombre Rol Cargo

Evaluación de la funcionalidad del producto

Funcionalidad ¿Cumple? Observaciones
SI / NO Cumple parcialmente, ¿por qué? / No
cumple, ¿por qué? Justificación valida.

Evaluación de los entregables

Actividad Observaciones
[Observaciones relevante respecto al cumplimiento en la entrega
de los entregables, funcionalidad, etc.]
Si durante el proyecto, en alguna de las desviaciones del plan, se
[Entregables del evento]
omite alguno de los entregables, justificación de la decisión.

Evaluación de las actividades

Nota: Actividades realizadas y no realizadas

Compromiso Responsable Observaciones

Cumplimiento en los compromisos y las tareas. Si durante el
[Compromisos proyecto, no se cumplió con algún compromiso o tarea,
adquiridos] justificar la razón.
Rol/Cargo

Dificultades encontradas
[Enumeración y descripción de las dificultades encontradas durante el desarrollo del producto y de
las actividades para la creación de este]
Propuestas de mejoramiento
[Enumeración de las propuestas de mejoramiento para el proyecto o para el proceso en caso de
que el resultado del proyecto sea convertido en un proceso]
Lista de productos generados
[listado de todos los productos generados por el proyecto]
"[Nombre del Líder funcional y cargo]" "[Nombre del coordinador y cargo]"
Líder funcional Coordinador del evento

2. Plan de presentación de productos y servicios.

2.1. Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su

proyecto formativo.
Con el plan que a continuación brindaremos y trataremos de promocionar a nuestra
empresa por medio de publicidad utilizando pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes, entre otros aspectos más, donde tomaremos de guía lo
siguiente:
 Estrategia de exhibición.
La estrategia de exhibición que se utilizáramos será por medio de portafolios de
nuestros productos, charlas, conferencias, encuestas, en la cual los clientes y
proveedores puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados para así
pueda obtener suficiente formación y puedan llevarse la mejor impresión de la
empresa.
 Público.
El público seleccionado para esta exposición de nuestros productos son los
hogares, oficinas, empresa y empresarios de la ciudad de Barranquilla.
 Estrategia de venta y promoción.
Les enseñamos a los clientes nuestros productos de una forma que se obtenga el
interés del consumidor y la eficacia esperada al utilizarlos, seremos claros he
innovadores para hacer que el cliente tenga la necesidad de adquirir nuestro
producto.
Realizaremos una excelente presentación para que se vea reflejada la presentación
de nuestros productos.
2.2. Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias
necesarias para difundir el evento.
Utilizaremos:
- Charlas.

- Medios tecnológicos.

- Botones, tarjetas de presentación, camisas.

- Radio.

- Periódico.
 - Televisión.

3. Celebración de un contrato comercial.

3.1. Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.

Al tener un acuerdo, se preguntará si se ha actuado y negociado bien pudiendo analizar
diversos indicadores para evaluar si se han respetado las pautas del proceso:
 3.2. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un
contrato de compraventa de productos o servicios.
No lo considere rellenable aun, faltaría concretar con otro aprendiz, es un ejemplo*

CONTRATO DE COMPRAVENTA

Contrato de compraventa, que celebran por una parte, la empresa

_________________________, representada legalmente por el aprendiz
__________________________, a quien en el presente se le dominará "El Vendedor", y por la
otra, la empresa ____________________, representada legalmente por el/la aprendiz
_____________________________, a quien en lo sucesivo se le denominará "El/La
Comprador(a)", teniendo las declaraciones y cláusulas siguientes:

DECLARCIONES

I. "El Vendedor" declara:

a. Estar constituido conforme a las leyes del país mediante escritura pública número
________, de fecha _____, inscrita en el Registro Público del Comercio en el folio
mercantil número _______, otorgada ante la fe del licenciado ______________, titular
de la Notaría Pública número _____ de _______.

b. Su representante legal, aprendiz _____________________________, acredita su

personalidad mediante testimonio notarial número _________, otorgado ante la fe del
Licenciado ________________________, titular de la notaría pública número _____
del ___________ misma que no le ha sido modificada, revocada ni limitada en forma
alguna.

c. Que cuenta con la clave del Registro Federal de Contribuyentes ________.

d. Tener su domicilio en ___________________________________.

e. Que es legítimo propietario de los bienes objeto del presente contrato tal y como lo
acredita con la factura No. ____________ expedida por ______________, de fecha
_______.

f. Que es su voluntad celebrar el presente contrato y obligarse en los términos de este.

II. "El Comprador" declara:

a. Que, dentro del objeto social, entre otros se encuentra el siguiente: la adquisición por
cualquier título legal de los bienes necesarios o convenientes para el desarrollo de los
objetos sociales.

b. Tener su domicilio en ______________________________________.

 c. Que conoce el estado que guardan los bienes objeto de este contrato.

d. Su voluntad celebrar el presente contrato y obligarse en los términos de este.

CLÁUSULAS

PRIMERA. "El Vendedor" se obliga a transmitir los productos de _________________, a "El

Comprador", quien a su vez se obliga a cubrir el precio de estos conforme a la cláusula siguiente.

SEGUNDA. Los contratantes convienen que el precio de la compraventa será de $________

(________________________________ pesos colombianos), cantidad que cubrirá “El Comprador”
dentro de los ______ días siguientes a la entrega de los bienes.

TERCERA. La única forma aceptada en este contrato por la que se tendrán por entregados los
productos de este será "real", por lo que hasta en tanto ésta no se produzca, "El Vendedor" será
responsable del cuidado y manejo de los bienes que en este se menciona.

CUARTA. "El Vendedor" entregará los productos de este contrato en un plazo de __ días, contados
a partir del requerimiento por escrito por El Comprador, corriendo a cargo de "El Vendedor" los
gastos de entrega.

QUINTA. “El Comprador” queda facultado para devolver dichas mercancías y por ende rescindir el
contrato, cuando las mismas se entreguen en un plazo mayor al señalado.

SEXTA. “El Comprador" tendrá, un plazo de diez días para reclamar las faltas de cantidad o
calidad de las mercancías objeto del contrato, contados a partir de que se hubiese realizado la
entrega "real"; transcurrido dicho plazo perderá el derecho a cualquier reclamación.

SÉPTIMA. A efecto de que "El Comprador" pueda reclamar de "El Vendedor" los vicios ocultos
de los productos del contrato, deberá notificárselo a los 30 días siguientes a su recepción, puede
causar perdida de su derecho. En el caso de que la mercancía presente anomalías, se procederá a
voluntad de las partes a elegir entre la restitución de los bienes, si la naturaleza de estos la permite o
la rescisión del presente contrato, donde el enajenante se obligue a restituir su dinero y el adquirente
a devolver la mercancía.

OCTAVA. La mora de "El Comprador" para cubrir el precio pactado en el plazo convenido,
generará un interés mensual a favor de "El Vendedor".

NOVENA. "El Vendedor" se obliga a responder de la evicción y saneamiento, liberando de toda

responsabilidad y gastos a "El Comprador".

DÉCIMA. En el caso de que algunas de las partes incumpliesen el contrato en alguna de sus
cláusulas, indemnizará a la otra por los daños y perjuicios causados, determinados estos conforme a
derecho. En su caso, la parte afectada podrá demandar la rescisión del contrato o bien su
cumplimiento forzoso.

DÉCIMA PRIMERA. Las partes contratantes se obligan a pagar cada una por su cuenta, los
impuestos que les correspondan debido a la presente operación.
En dicho acto intervienen como testigos los aprendices ________________,
_____________________, con domicilio en ____________________, respectivamente.

Leído el presente contrato, y conforme con su contenido, valor y fuerza legal, lo firman quienes en
el intervinieron, en la ciudad de _______________ a los ___ días del mes de _____________ del
____.

________________________ _______________________
“El Comprador” “El Vendedor”

__________________
Testigo

4. Bibliografía

- Difusión de eventos: Todo lo que debes tener en cuenta,

https://www.natinnova.com/claves-2-0-para-un-evento-de-exito/#gs.9k1pha
- Programación de un evento comercial y diseño,
https://prezi.com/ae-zzcequtgs/programacion-de-un-evento-comercial-y-diseno/
- Evento comercial y diseño Campaña de Difusión Sena,
https://www.youtube.com/watch?v=SWyizBU9MkU&ab_channel=Milatips
- Organización de un evento y diseño de la campaña publicitaria,
https://repositorio.upct.es/bitstream/handle/10317/6020/tfg-mar-org.pdf
- 11 pasos para la organización de eventos como acción de marketing,
https://aulacm.com/organizacion-de-eventos-conferencias/
- Cómo promocionar un evento, https://www.inboundcycle.com/blog-de-inbound-
marketing/como-promocionar-un-evento