3 Etapa2 Elaboracion de Bases de Datos E

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN SECRETARÍA ACADÉMICA
Etapa 2
Manejar una Base de Datos
COMITÉ TÉCNICO ACDÉMICO DE TIC’s ETAPA No.2 ELABORACIÓN DE BASE DE DATOS EN ACCESS 2010
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN SECRETARIA ACADÉMICA
ESQUEMA DE LA ETAPA 2
Manejar una Base de Datos
Crear una base de Datos Trabajando en una Base de

Datos
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INTRODUCCIÓN A LA ETAPA 2
En esta segunda etapa del curso de Base de Datos, crearás por primera vez bases de datos en Access 2010;
así mismo, aprenderás a guardar, cerrar y abrir una base de datos y verás lo sencillo de su uso.
Después de crear la base de datos, empiezas a trabajar con las tablas, agregas nuevos campos, añades
nuevos registros y das un poco de presentación o formato a los datos. Y en ese lapso empiezas también a
manejar los diferentes tipos de datos.
Al estar manipulando este software, haces uso de la selección de datos de una tabla, de tal manera que
puedes modificar los datos de los campos y registros, editar información y navegar por los diferentes registros,
con las flechas de direccionamiento, con el apuntador del mouse con la barra de desplazamiento horizontal y
vertical y con los botones de navegación.
Es importante que realices las actividades de aprendizaje, pues son parte importante en tu proceso de
aprendizaje y desarrollo de competencias, también varios ejemplos desde esta etapa son utilizados en las
etapas 3 y 4, por lo que su elaboración es básica para la realización de otras actividades que hacen uso de las
bases de datos creadas en esta etapa.
La práctica constante de este programa, así como la elaboración de las actividades propuestas, las cuales se
han diseñado tomando en cuenta la aplicación en contextos reales, te llevarán al desarrollo de las
competencias propuestas y a lograr el perfil de egreso que se desea de ti.
COMPETENCIAS GENÉRICAS
4.- Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de
medios, códigos y herramientas apropiados.
 Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas.
Atributo
5.- Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos.
 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos
Atributos
 Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información

contribuye al alcance de un objetivo
8.- Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.
 Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso

Atributo
de acción con pasos específicos.
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COMPETENCIAS GENERALES
Maneja las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta para el acceso a la

información y su transformación en conocimiento, así como para el aprendizaje y trabajo colaborativo
con técnicas de vanguardia que le permitan su participación constructiva en la sociedad.
 Maneja las tecnologías de la información y comunicación de manera crítica en las diferentes áreas de
Atributo
conocimiento.
Utiliza los métodos y técnicas de investigación tradicionales y de vanguardia para el desarrollo de su

trabajo académico, el ejercicio de su profesión y la generación de conocimientos.
 Elige los procedimientos adecuados en la resolución de un problema

Atributo
 Procesa información utilizando las tecnologías de la información y comunicación
Elabora propuestas académicas y profesionales inter, multi y transdisciplinarias de acuerdo a las

mejores prácticas mundiales para fomentar y consolidar el trabajo colaborativo.
 Identifica los rumbos a seguir de cualquier problema a través del trabajo colaborativo
Atributo
COMPETENCIA DISCIPLINAR BÁSICA
12.- Utiliza las tecnologías de la información y de la comunicación para investigar, resolver problemas,
producir materiales y transmitir información.
COMPETENCIA DISCIPLINAR EXTENDIDA
11.- Aplica las tecnologías de la información y la comunicación en el diseño de estrategias para la difusión
de productos y servicios, en beneficio del desarrollo personal y profesional
ELEMENTOS DE COMPETENCIA


Realiza los pasos para crear y guardar una nueva base de datos

Efectúa los pasos para abrir y cerrar una base de datos

Ejecuta los pasos para crear una tabla en una base de datos existente

Realiza los pasos para crear una base de datos a partir de una plantilla

Efectúa los pasos para navegar en una base de datos
Ejecuta los pasos para dar presentación a una base de datos
Total de horas aula: 20

Total de horas extra-aula: 16
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SECUENCIA DIDÁCTICA DE LA ETAPA 2
Actividad Actividad de Actividad de Actividad de Actividad de Actividad

Diagnóstica Adquisición del Organización y Aplicación Metacognición Integradora
Conocimiento Jerarquización
Elabora un Elabora una Elabora ejercicio Elabora un Crea un archivo
cuestionario de 20 presentación en para crear, ejercicio para en Access 2010
preguntas sobre el Microsoft guardar, cerrar y capturar, para capturar,
tema “Entorno de PowerPoint 2010 abrir una base de seleccionar, guardar, cerrar,
trabajo de Access del tema “Manejar datos nueva, navegar, abrir una base de
2010” una Base de existente y a partir formatear y editar datos y tablas,
Datos” de una plantilla registros en una formatear y editar
tabla de una base registros
de datos
 ACTIVIDAD DIAGNÓSTICA
1.- Elabora en Microsoft Word 2010, un cuestionario con 20 preguntas que contemple los temas y
actividades tratadas en la etapa anterior. Las preguntas deberán tener sus respectivas respuestas.
2.- Guarda tu cuestionario en una unidad de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro y
agrégalo al portafolio de evidencias.

CRITERIOS

Identifica los temas centrales de la etapa 1

Escribe 20 preguntas con su respectiva respuesta
Utiliza las herramientas básicas y especiales de Microsoft Word 2010

EVIDENCIA
Cuestionario en Microsoft Word 2010
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 ACTIVIDAD DE ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO
1.- Realiza una lectura detallada hasta su total comprensión, del tema “Manejar una Base de Datos”, Etapa
2, del libro de texto Base de datos, Access 2010, DENMS, UANL, obteniendo de ella las ideas y
conceptos más relevantes.
2.- Elabora a partir de la lectura, una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 que contenga información
sobre los subtemas: Crear una Base de Datos y Trabajando en una Base de Datos, cuidando la
organización de la información, demostrando originalidad y creatividad en cada una de las diapositivas,
sin faltas de ortografía, cubriendo cada una de las fases a profundidad con detalles y ejemplos. Cuida
que la presentación sea lo más clara posible.
3.- Guarda la presentación en un dispositivo de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro.

CRITERIOS

Añade una portada con los datos de identificación

Aplica un índice de contenido

Identifica las ideas principales

Muestra la información de manera organizada

Aplica las herramientas básicas y especiales de PowerPoint 2010

Evita errores de ortografía y gramática

Explica con detalle cada subtema y concepto

Demuestra originalidad y creatividad en el diseño y estilo
Agrega la bibliografía consultada

EVIDENCIA
Presentación en Microsoft PowerPoint 2010
66
 ACTIVIDAD DE ORGANIZACIÓN Y JERARQUIZACIÓN
1.- Abre el programa de Microsoft Access 2010. Se despliega la pantalla Introducción a Microsoft
Access, selecciona Base de datos en blanco, en nombre del archivo teclea Consultorio Médico y
haz clic en el botón Crear. Se despliega la ventana donde se encuentra la Tabla1, en la cual empezarás
con la captura de los datos. La captura es similar a como lo realizaste en Microsoft Excel, puedes
moverte dentro de la tabla con la tecla TAB, con las Flechas de Direccionamiento y con el apuntador del

mouse.
Primero empezarás con la captura de los nombres de los campos de la tabla, para ello en Agregar
nuevo campo da doble clic, de manera que el cursor se posicione dentro de la celda, teclea el nombre
del campo y pulsa la tecla Enter o Tab. Captura los siguientes nombres de campos: Nombre, Edad,

Sexo, Dirección, Teléfono, Nacionalidad y Estado Civil.
Al finalizar, ubica el apuntador del mouse en el nombre de Tabla1, pulsa el botón derecho y selecciona
Guardar. Se muestra la ventana de Guardar como, teclea el nombre de Datos Personales, selecciona
la ubicación en donde guardarás la base de datos y da clic en Aceptar.
2.- Cambia de la Vista Hoja de datos a la Vista Diseño para modificar el tipo de dato a cada uno de los
campos. En esta vista, el área de trabajo se divide en dos ventanas, una de Descripción, que
corresponde a cada uno de los campos y otra de Propiedades del campo, la cual corresponde a los
tipos de propiedades a activar a cada uno de los campos. Activa las siguientes propiedades de campo a
los siguientes campos:
Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo

Num_Paciente Número Entero
Nombre Texto 100
Edad Número Entero
Sexo Texto 1
Dirección Texto 120
Teléfono Texto 10
Nacionalidad Texto 50
Estado Civil Texto 20
3.- Guarda otra vez la tabla Datos Personales con los cambios realizados. Pulsa el botón derecho en el
nombre de la tabla y da clic en Guardar. Regresa a la Vista Hoja de datos.
4.- Haz clic en la ficha Crear para crear una nueva tabla, selecciona del Grupo Tablas el botón Tabla. Se
muestra la nueva tabla en pantalla, la cual guardarás con el nombre de Datos Clínicos Básicos y
contendrá los siguientes campos y propiedades:
Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo

Num_Paciente Número Entero
Tipo de sangre Texto 20
Peso Texto 10
Estatura Texto 10
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5.- Regresa a la Vista Hoja de datos y crea una nueva tabla. Guarda la tabla con el nombre de Historial
Clínico. Esta nueva tabla tendrá los siguientes campos y propiedades:
Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo Máscara de entrada
Nombre Texto 100
Presión Arterial Texto 10
Alergias Texto 50
Enfermedades hereditarias Texto 100
Enfermedades crónicas Texto 100
Cirugías Texto 100
Fecha de cirugía Fecha/Hora Fecha corta Fecha corta
Antecedentes familiares Texto 200
6.- Observa que la base de datos Consultorio Médico contiene, por el momento, 3 tablas: Datos
Personales, Datos Clínicos Básicos e Historial Clínico. Sin embargo, éstas se encuentran vacías, no
contienen registro alguno. Cierra la base de datos, en caso de que te pida guardar alguna tabla, da clic
en Aceptar. Observa que se muestra la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access y está
lista para empezar a trabajar, ya sea con una nueva base de datos, con una plantilla o para abrir una
base de datos existente.
7.- Cierra Microsoft Access. Abre la carpeta donde guardaste la base de datos Consultorio Médico.
Observa que ahí se encuentra el archivo correspondiente, identifica su botón. Haz doble clic a
Consultorio Médico para abrirlo. Se abre la base de datos, en la parte izquierda se muestran todas las
tablas que acabas de crear, sin embargo ninguna de ellas se encuentra abierta, para abrir una tienes
que darle doble clic, así que da doble clic, por ejemplo a la tabla Datos Personales y Datos Clínicos

Básicos.
Se muestran en pantalla estas dos tablas, para cerrar alguna de ellas ubica el apuntador del mouse en
la etiqueta de su nombre, pulsa el botón derecho del mouse y selecciona Cerrar. Cierra la otra tabla, de
manera que ninguna se encuentre abierta.
8.- Cierra la base de datos, sin embargo, no salgas de Microsoft Access. Observa que se muestra la
pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En la parte derecha se encuentra la sección
Abrir base de datos reciente y dentro de ella está la base de datos Consultorio Médico, da un clic
para abrirla. Inmediatamente se abre la base de datos seleccionada. Estas acciones son formas de abrir
una base de datos existente en disco.
9.- Crearás a continuación una base de datos a partir de una plantilla de Microsoft Access. Para ello ya
tienes abierta la base de datos y sus respectivas tablas, activa la ficha Crear, selecciona del Grupo
Tablas el botón Plantilla de tabla. Observa que se despliega una lista con las siguientes plantillas:

Contactos, Tareas, Problemas, Eventos y Activos.
Da clic en la plantilla Contactos. Se despliega la tabla con cada uno de los campos que la componen,
desde Organización hasta Página Web y Notas. Guarda la tabla con el nombre de Plantilla Contacto.
Ésta contendrá la lista de todos los doctores que conforman el consultorio médico.
10.- Cierra la base de datos y Microsoft Office Access.
68

CRITERIOS

Crea una base de datos

Genera tablas dentro de una base de datos
Establece el nombre de campo, propiedades de campo, tamaño de campo y máscara de entrada a las

tablas de la base de datos
Crea una base de datos a partir de una plantilla

EVIDENCIA
Base de datos “Consultorio Médico”
69
 ACTIVIDAD DE APLICACIÓN
1.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de
datos, junto con las 4 tablas que acabas de crear en la actividad anterior. En el Panel de Exploración
da doble clic a la tabla Datos Personales; lo siguiente es capturar los registros que componen esta
tabla, para ello captura todos los datos de tus compañeros de clase. Al finalizar guarda la tabla.
2.- Puedes navegar por los registros de la tabla Datos Personales de diferentes maneras; por medio del
teclado, usando las Flechas de Direccionamiento, con la tecla Tab para avanzar por los registros, la
combinación Shift+Tab para retroceder por los registros o por medio del mouse, dando clic en la celda
deseada. Sin embargo, Access contiene unos Botones de Navegación, los cuales te permiten
desplazarte por los registros de la tabla. A continuación se muestran los diferentes Botones de
Navegación:
Primer Registro Registro Anterior Siguiente Registro Último Registro
Nuevo Registro
3.- Activa cada uno de estos botones de navegación y observa la acción que se ejecuta en la tabla. El
botón de navegación Nuevo Registro te permite capturar un nuevo registro en la tabla en la cual estás
trabajando.
4.- Para buscar algún dato en especial dentro de los registros, es conveniente usar la opción Buscar, el
cual se encuentra al lado derecho de los botones de navegación. A continuación se muestra esta
opción:
Opción Buscar
5.- Haz clic dentro de este caja de texto, observa que el texto Buscar desaparece y el cursor está listo para
que empieces a teclear el dato a buscar. Teclea un dato que se encuentre en tus registros y pulsa la
tecla Enter. Observa que al teclear el dato, en los datos se va seleccionando la palabra que estás
tecleando. Ahora busca otros datos diferentes, ya sea números o textos. Sin embargo, también cuentas
con el botón Buscar, el cual se encuentra en el Grupo Buscar, de la ficha Inicio. Da un clic a este
botón. Observa que se despliega en pantalla la ventana de Buscar y Reemplazar. Puedes buscar y
reemplazar algún dato que tengas en la tabla.
70
6.- A continuación se te presenta la forma de cambiar las características de formato a los datos de la tabla.
Para ello se utiliza los botones del Grupo Fuente, el cual se encuentra dentro de la ficha Inicio. Haz clic
en alguno de estos botones, ya sea Negrita, Cursiva, Color de Fondo o de relleno, Fuente, etc. y
observa el cambio en los registros de la tabla.
7.- Ubica el apuntador en el nombre de cualquier campo que desees para seleccionar, ya sea filas,
columnas o toda la tabla; observa que éste cambia a una flecha negra y rellena, ya que se encuentre en
esta forma haz clic; inmediatamente la columna se selecciona. Puedes realizar lo mismo con las filas.
Para seleccionar toda la tabla haz clic en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda de la

tabla ( ).
Observa que al hacer clic a este botón, toda la tabla queda seleccionada. Basta con hacer un clic en
cualquier celda para quitar la selección. Cierra la tabla y la base de datos Consultorio Médico. En caso
de que te pida guardar los cambios haz clic en el botón Aceptar.
8.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Activa la tabla Datos
Personales. Para eliminar un registro de esta tabla, primero se selecciona el registro, tal y como lo viste
en la actividad anterior. Por ejemplo, selecciona todo el registro 9 y da clic en el botón Eliminar, el cual

se encuentra dentro del grupo Registros, de la ficha Inicio.
Se despliega un cuadro de mensaje donde pide la confirmación para eliminar el/los registros
seleccionados. Haz clic en el botón Si. Observa que este registro desaparece de la tabla. Observa que
el botón Deshacer no se activa, lo cual indica que todo lo que vayas a eliminar, ya sea registros o
campos, éstos NO podrán recuperarse.
9.- Haz clic en el botón Nuevo, el cual se encuentra dentro del Grupo Registros, de la ficha Inicio.
Observa que inmediatamente el cursor se posiciona en un nuevo registro y listo para capturar
información (esta acción se puede realizar mediante el botón Nuevo registro, el cual se encuentra en
los Botones de navegación, tal y como se vio en la actividad anterior). Captura los datos que acabas de
eliminar y guarda la tabla.
10.- Para insertar un nuevo campo realiza lo siguiente: Activa la ficha Hoja de datos, del Grupo Campos y
columnas haz clic en Nuevo campo. Observa que se despliega en la parte derecha de la pantalla las
Plantillas de campos, éstos son algunos de los campos que puedes insertar en la tabla, por ejemplo,
busca el campo Apellidos (se encuentra en Contactos), selecciónalo y arrástralo hasta que se
encuentre entre el campo Nombre y Edad (una línea divisoria color naranja te indicará la ubicación del
nuevo campo a insertar), ya que lo ubiques, suelta el botón del mouse. Observa que el campo se
posiciona entre éstos dos campos.
11.- Para eliminar algún campo realiza lo siguiente: Selecciona el campo a eliminar, por ejemplo, selecciona
el campo Apellidos (que acabas de insertar), haz clic con el botón derecho del mouse al campo
seleccionado, del menú contextual haz clic en Eliminar columna. Se despliega un cuadro de mensaje
para confirmar que se desea eliminar de forma permanente el/los campos seleccionados, haz clic en Sí.
Observa que el campo ya no se muestra en la tabla. Vuelve a guardar la tabla.
12.- Recuerda que las acciones de Cortar, Copiar y Pegar se ejecutan en la misma forma como lo has
utilizado en Word, Excel o PowerPoint. Por ejemplo, selecciona desde el registro 2 hasta el registro 6.
Ubica el apuntador del mouse dentro de la selección, haz clic con el botón derecho y activa la opción
Copiar. Ahora abre, por ejemplo Word y haz clic al botón de Pegar. Observa que se trae los registros
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que seleccionaste, solo basta que le des un poco de formato para que quede listo. Regresa a Microsoft
Access.
13.- Para ocultar algunos de los campos de la tabla realiza lo siguiente: Selecciona un campo de la tabla,
por ejemplo Edad, haz clic con el botón derecho del mouse en ese nombre de campo, selecciona la
opción Ocultar columnas. Selecciona ahora otro campo, por ejemplo Nacionalidad, haz clic con el
botón derecho en el campo y vuelve a seleccionar Ocultar columnas. Observa que los dos campos ya
no se muestran en la tabla.
14.- Para mostrar los campos ocultos ubica el apuntador del mouse en algún nombre de campo, haz clic con
el botón derecho del mouse y selecciona la opción Mostrar columnas. Se despliega la ventana
Mostrar columnas, Ésta contiene todos los campos que conforman la tabla, sin embargo no se
encuentran activados los campos recién ocultos, para ello da clic en la casilla de Edad y de
Nacionalidad y da clic en el botón Cerrar. Observa que ahora ya se muestra en la tabla los dos
campos que ocultaste.
15.- Guarda los cambios realizados, cierra la base de datos y Microsoft Office Access.

CRITERIOS

Captura los registros de una tabla de una base de datos

Identifica los botones de navegación, el botón Nuevo registro y Buscar

Activa los botones del Grupo Fuente
Activa las opciones de edición

EVIDENCIA
Base de Datos “Consultorio Médico”, con algunas modificaciones en los registros
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 ACTIVIDAD INTEGRADORA
1.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de
datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene: Datos Personales, Datos Clínicos Básicos, Historial
Clínico y Plantilla Contactos. De las 3 últimas tablas, captura los registros, al menos 30.
2.- Da presentación a cada una de sus tablas, modifica el ancho de columna, de manera que se aprecien
bien los nombres de cada uno de los campos y cada uno de los registros.
3.- Practica la navegación, utilizando los botones de navegación, busca información por medio del botón
Buscar, reemplaza datos, edita registros de manera que puedas eliminar, insertar registros y campos.
4.- Oculta y muestra los campos, para que se muestren en pantalla solo aquellas columnas que desees
estén a la vista del usuario.
5.- Guarda cada una de las tablas y la base de datos.

CRITERIOS

Captura al menos 30 registros a 3 tablas de una base de datos

Establece presentación a los datos de las tablas de una base de datos

Practica la navegación entre los registros y campos de las tablas de una base de datos
Activa las opciones de edición en las tablas de una base de datos

EVIDENCIA
Base de Datos “Consultorio Médico”
73
74
ETAPA No. 2
ELABORACIÓN DE BASE DE DATOS EN
ACCESS 2010
COMPETENCIA DE LA ETAPA:
En esta etapa el alumno:
Elabora nuevas bases de datos mediante distintos procedimientos, en base a una Tabla en donde le aplica las
diferentes técnicas para darle una presentación adecuada a la información que contiene el archivo.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA:
En el desarrollo de la competencia el alumno:
 Realiza los pasos para Crear y Guardar una nueva base de datos
 Efectúa los pasos para Abrir y Cerrar una base de datos
 Ejecuta los pasos para Crear una Tabla en una base de datos existente
 Realiza los pasos para Crear una base de datos a partir de una plantilla
 Efectúa los pasos para Navegar en una base de datos
 Ejecuta los pasos para dar Presentación a una base de datos
75
76
2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS
Los archivos nuevos manipulados en Access 2010, se pueden trabajar con la opción de crear una nueva base
de datos en blanco o también a partir de una plantilla que contiene este software de aplicación, también
podemos abrir una base de datos existente en cualquiera de nuestras unidades de almacenamiento. A
continuación lo explicaremos:
2.1.1 UNA NUEVA BASE DE DATOS
A.- A partir de una Base de Datos en Blanco
Al iniciar una sesión de trabajo en Microsoft Access 2010 aparecerá la pantalla inicial, en la cual se decidirá el
tipo de la base de datos en que se trabajará, iniciaremos con elaborar una nueva base de datos dando clic al
botón de Base de Datos en Blanco. A continuación aparecerá la siguiente ventana:
Nombre de la
Botón para
base de Datos
cambiar la
ubicación
del archivo
El siguiente paso es definir el nombre de nuestro archivo, Access en forma automática da el nombre de
Database1.accdb, si ya se tiene elaborado un archivo con el nombre parecido, le designará otro nombre
consecutivo, también en forma automática definirá el lugar en donde se grabará el archivo o bien se puede
cambiar a un lugar deseado.
Aparecerá la siguiente ventana con la finalidad de empezar a capturar los datos y los componentes de la Tabla
que formarán nuestro archivo.
77
a.- Captura de Datos en una Tabla
La forma de elaborar una nueva base de datos se puede realizar en distintas formas, aquí te mostraremos una
forma de hacerlo desde la Vista Hoja de Datos, colocando primero los nombres de los campos y después los
datos de cada campo.
 Nombre del campo
El cursor aparecerá en la celda que se encuentra en la parte inferior del nombre de campo Haga clic para
agregar que se encuentra en el Área de documentos, haz clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo
de dato, y pulsa Enter.
Access crea el campo asignándole el nombre de campo1:
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Escribe el nombre que deseas para el nuevo campo y presiona Enter, se muestra la lista desplegable del tipo
de dato del siguiente campo.
Si el registro de la base de datos está compuesto por varios campos o columnas de datos, se pueden repetir
las instrucciones anteriores hasta terminar de colocar todos los nombres de los campos de la Tabla. Una vez
terminado de poner el nombre o los nombres a los campos se procede a capturar los datos de cada columna.
 Datos del campo
Se coloca el cursor debajo de cada uno de los nombres de los campos y se inicia la captura de todos los
registros que formarán la base de datos. Al iniciar la captura del primer campo del último registro se activará
un nuevo renglón para una nueva captura.
En la Cinta de Opciones Campos en el grupo Formato, se observará el tipo de datos seleccionado para ese
campo.
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 Tipo de Dato
Para modificar el tipo de dato de cada campo, se requiere cambiar la Vista Hoja de Datos por la Vista
Diseño, en donde se puede confirmar o cambiar el Tipo de Dato que contenga cada columna y también las
Propiedades del campo.
NOTA: Al cambiarse de la Vista Hoja de datos a la Vista diseño, Access pedirá guardar el nombre de la
Tabla, más adelante lo explicaremos.
80
2.1.2 GUARDAR UNA BASE DE DATOS
Las bases de datos realizadas en Access 2010 pueden contener diversos objetos como son las Tablas,
Informes, Consultas, Relaciones, etc., los nombres de los objetos y el nombre de la base de datos son
independientes uno de otro. A continuación explicaremos por separado las diferentes formas de grabarlos.
A.- Nombre de la Base de Datos
Existen distintas formas de grabar un archivo que se genera en Access, las de uso frecuente son: Al iniciar
una sesión y Al cambiar el nombre al archivo.
a.- Al iniciar una sesión
Cuando se inicia una sesión de trabajo y se crea una nueva base de datos, se pide el nombre y el lugar en
donde se grabará el archivo generado, es decir que antes de colocar la información de los registros de la base
de datos hay que decidir el nombre y la ubicación del mismo.
Nombre de la Botón para

base de Datos cambiar la
Ubicación
del archivo
b.- Al cambiar el nombre al archivo
Después de trabajar en la elaboración de una base de datos y se requiere cambiar el nombre al archivo, se
puede cambiar el nombre que se dio desde el inicio de la sesión, para ello se despliega el menú Archivo y se
escoge con un clic la opción Guardar Base de datos como.
81
Si la base de datos tiene uno o varios objetos que se estén manipulando, aparecerá un cuadro de mensaje en
donde Access preguntará que si se desea cerrar los objetos, como protección si se desea cambiar a una
versión diferente a la base de datos que Access da en forma automática.
Después aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como, en donde se direccionará el lugar y el nombre que
tendrá la base de datos.
B.- Nombre de los objetos
El nombre de cada uno de los objetos con los que se estén trabajando en una base de datos, se guardan en
formas diferentes, a continuación las explicaremos.
a.- Al cambiarse de tipo de vista
Cuando se está elaborando una nueva tabla y se tiene que definir el tipo de datos a utilizar en ella, se debe
cambiar de tipo de Vista Hoja de datos a Vista Diseño.
Si la tabla no ha sido guardada con un nombre especifico, Access se encargará de pedir el nombre de la Tabla
durante la transición, se captura el nombre y se da clic en Aceptar.
82
b.- Usando de botón derecho del Mouse
Se coloca el puntero del Mouse sobre el nombre de Tabla1 que se encuentra en el área de Documentos, se
da clic en el botón derecho del Mouse, aparecerá el menú contextual con una serie de opciones de las cuales
se escoge Guardar y por último aparecerá una ventana de diálogo para pedir el nombre, se captura y se da
clic en Aceptar.
c.- Desde el menú Archivo
Se da un clic con el puntero del Mouse sobre el menú Archivo, se selecciona la opción Guardar objeto
como…, enseguida aparecerá un cuadro de diálogo en donde se captura el nombre que se le quiera dar al
objeto, así como el tipo de objeto que se guardará.
83
2.1.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS
Para abrir un archivo elaborado en Access con el objetivo de crear en él nuevos objetos o bien de
modificarlos, lo podemos realizar de la siguiente forma:
A.- Desde el menú Archivo
Cuando se inicia una sesión de trabajo, tenemos la opción de abrir un archivo desde la pantalla inicial de
Access, en ella aparecerán los archivos con los que se han trabajado recientemente y de ahí se puede
escoger el deseado, o bien, con la opción de Abrir y de ahí definir la ubicación y el archivo.
Botón para activar el

cuadro de diálogo
Abrir
Archivo que se han

utilizado
recientemente
NOTA: Después de abrir una base de datos, aparecerá en el Panel de Exploración los objetos que
forman la base de datos, con un doble clic sobre el icono del objeto, se podrá visualizar en el
Área de Documentos.
84
2.1.4 CERRAR UNA BASE DE DATOS
La forma de cerrar una base de datos en Access es muy sencilla, únicamente se tiene que utilizar el menú
Archivo y escoger la opción de Cerrar base de datos, con lo anterior se cerrará el archivo pero se quedará
abierto Access para poder abrir otra base de datos o bien tomar la opción de cerrar la aplicación.
Es recomendable guardar los cambios que se realizaron en los objetos que forman el archivo antes de
cerrarlo, de no hacerlo el software te pedirá guardar los cambios realizados en los objetos o bien corremos el
riesgo de perder información modificada en cualquiera de ellos.
También se puede cerrar un objeto de la base de datos colocando el cursor sobre el objeto, con la ayuda del
menú contextual y la opción Cerrar.
85
2.1.5 NUEVA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE
Una base de datos está compuesta generalmente por una Tabla y de allí se pueden generar varios objetos
como Formularios, Informes, Consultas, etc., pero a veces es necesario crear otra Tabla dentro del mismo
archivo, para lograr lo anterior se utilizará la Cinta de Opciones Crear, del Grupo Tabla y con el Botón de
comando Tabla.
Una vez activada la nueva Tabla en la base de datos, aparecerá en la parte inferior del área de Panel de
Exploración una nueva sección con el nombre de Tabla1 y además en el Área de Documentos una tabla lista
para ser llenada.
Se pueden seguir elaborando otras Tablas en la misma base de datos con la misma metodología, además con
las diferentes tablas se pueden crear Informes, Consultas, etc., o bien se pueden formar relaciones entre las
diferentes Tablas que contenga la base de datos.
86
2.1.6 BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA
Otra de las opciones que tenemos para crear una base de datos es utilizar el menú Archivo, en la sección de
Plantillas disponibles, de ahí se generan Tablas predeterminadas. Access te ofrece plantillas de Base de datos
Web que son plantillas que pueden ser compartidas a través de la Web por un servidor SharePoint (plataforma
de colaboración a través de la interfaz de Office), y las plantillas de Estudiantes, Eventos, Facultad, Neptuno,
Proceso de Ventas, Proyectos de Marketing y Tareas.
Selecciona la plantilla que desees haciendo doble clic sobre la opción y espera a que se descargue para ser
utilizada.
87
En el caso de las bases de datos Web se muestra un video con información relacionada al uso de la plantilla.
Una vez elegida la plantilla, observarás que en el panel de exploración se muestran todos los objetos que
integran la base de datos, además en el área de documentos se muestran los campos de la tabla (columnas),
ya tienen asignados sus nombres y definido el tipo de dato, pero durante su manipulación se pueden eliminar
o modificar. La imagen siguiente corresponde a la Plantilla de Contactos y la tabla Contactos.
88
2.2 TRABAJANDO EN UNA BASE DE DATOS
En esta sección trabajaremos con los elementos para lograr una buena presentación de los objetos que se
encuentren en una base de datos.
2.2.1 SELECCIÓN DE DATOS EN UNA TABLA
A continuación explicaremos las diversas formas de seleccionar los registros, los campos y la tabla que forma
la base de datos, es muy similar al procedimiento que se emplea en Excel.
A.- Registro
Para seleccionar un registro en la Tabla se coloca el cursor en la parte izquierda hasta que aparezca el
símbolo de selección y después se da clic, si se tienen que seleccionar varios registros se coloca en la parte
izquierda de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección, después se da clic y se arrastra el cursor
hasta el registro deseado (También se puede utilizar la tecla Shift).
Haz clic para

seleccionar el
registro
B.- Campo
Para seleccionar un campo en la Tabla se coloca el cursor en la parte superior de la tabla hasta que aparezca
el símbolo de selección y después se da clic, si se tiene que seleccionar varios campos se coloca en la parte
superior de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección, después se da clic y se arrastra el cursor
hasta el campo deseado (También se puede utilizar la tecla Shift).
Haz clic para

seleccionar el
campo
89
C.- Tabla
Para seleccionar toda la Tabla se coloca el cursor en la parte superior izquierda de la tabla y se da clic sobre
ella.
Haz clic para

seleccionar la
tabla completa
90
2.2.2 PRESENTACIÓN A UNA BASE DE DATOS
A.- Dar formato a la Tabla
Iniciaremos con darle presentación a los datos que forman la Tabla de la base de datos con la ayuda de la
Cinta de Opciones Inicio y con el Grupo Formato de texto. El Tipo de fuente, el Tamaño de fuente, los Estilos
de fuente y el Color de fuente se aplican en forma directa a toda la tabla.
El Color de relleno y el Color de relleno Alterno se complementan para darle a la tabla un sombreado alterno
de colores según sea el caso. Los botones de Alineación se pueden aplicar en forma independiente a cada
uno de los campos de nuestra base de datos.
B.- Modificar Campos/Registros
 Registro
Para modificar la altura de los registros de la tabla, coloca el cursor en medio de dos registros, aparecerá la
doble flecha, haz clic y arrástrala al tamaño adecuado. Al modificar la altura de uno de los registros de la
Tabla, todos los registros se modificarán automáticamente.
 Campo
Para modificar el ancho de columna de cada uno de los campos que forman la Tabla de la base de datos,
coloca el cursor en medio de dos campos, aparecerá la doble flecha, haz clic y arrástrala al tamaño adecuado.
Se debe modificar el ancho de cada campo de manera independiente.
91
2.2.3 NAVEGAR EN UNA TABLA
Después de haber creado una base de datos, podemos recorrer la tabla y observar cada uno de los registros
que la forman, utilizaremos la siguiente imagen para explicar las diferentes formas de movernos dentro de una
base de datos y observar el registro deseado.
A.- Moverse dentro de una Tabla
a.- Botones de Navegación de Registros
En los botones de navegación se observan la cantidad de registros que contiene la tabla, además con un clic
se puede avanzar o retroceder de uno en uno, también con un clic se puede avanzar al primer o último registro
y observar cual es el registro en donde se encuentra el cursor.
b.- Teclado
Con la flechas de direccionamiento se pueden mover hacia arriba o hacia abajo de los registros, con la
combinación de teclas Ctrl + Inicio o Ctrl +Fin se puede mover el cursor al primer o último registro.
c.- Mouse
Con dar un clic en el registro deseado, se puede cambiar a cualquiera de los registros que forman la Tabla,
además con la Rueda que contiene el Mouse se puede desplazar hacia arriba o hacia abajo de la Tabla.
92
B.- Buscar un dato en una Tabla
Para realizar la búsqueda de un dato en cualquiera de los registros que forman la Tabla, se utiliza la opción
Buscar que se encuentra en la pantalla después de los botones de navegación de registros, ahí se escribe el
dato que se va a buscar en toda la tabla.
Al momento de terminar de escribir el dato, el cursor se posicionará en la primera celda que contenga la
información, si presionamos Enter el cursor se cambiará a la siguiente celda que contenga el dato y así
sucesivamente. Si deseamos modificar el contenido de un campo de un registro, se da clic y se captura la
nueva información.
C.- Reemplazar un dato en una Tabla
Para reemplazar los datos de un campo de una Tabla se selecciona la columna del campo y se da clic al
botón derecho del Mouse, del menú contextual se elige la Opción Buscar… de la cual se desplegará la
siguiente ventana de diálogo:
Buscar: Es el dato que se captura para que Access lo busque en toda la columna de datos.
Reemplazar por: Es el dato que se captura y que tomará el lugar del dato buscado.
Buscar en: Es el lugar en donde busca el dato, puede ser en el campo actual o en toda la tabla.
Después de capturar los datos que va a buscar y reemplazar se da clic en el botón de Reemplazar todos y
Access se encarga en forma automática de realizarlo.
93
2.2.4 EDICIÓN DE REGISTROS
Para modificar la información de una Tabla de una base de datos, explicaremos algunas opciones para lograr
el cambio esperado. Para lograr los resultados esperados se utilizará la Cinta de Opciones Inicio y los Grupos
Registros y Portapapeles. Además se empleará la Cinta de Opciones Hoja de datos y el Grupo de Trabajo
Agregar y Eliminar.
A.- Eliminar Registro
Para eliminar un registro de una base de datos es necesario primero seleccionarlo y después utilizar el Botón
de comando: Eliminar, en donde se desplegará un menú de opciones en la cual se seleccionará Eliminar
registro.
B.- Insertar Registro
Para insertar un registro en una Tabla se coloca el cursor en cualquier campo, se da clic en el Botón de
comando Nuevo del Grupo de trabajo Registros y aparecerá en la parte inferior de la Tabla una nueva fila
para capturar el registro. Otro procedimiento alterno es seleccionar un Registro y con el botón derecho del
Mouse se elige la opción: Nuevo registro del menú contextual.
94
C.- Insertar Campo
Para insertar una columna en una Tabla se coloca el cursor en cualquier campo, se da clic en el Botón de
comando Más campos del Grupo de trabajo: Agregar y eliminar, aparecerá en la parte izquierda de donde
se encuentre el cursor. Otro procedimiento alterno es seleccionar una columna y con el botón derecho del
Mouse se elige la opción: Insertar campo del menú contextual.
D.- Cortar, Copiar y Pegar Registros
Los registros elaborados en una base de datos de Access 2010 se comportan como si fuera un editor de texto,
por lo tanto las acciones para Copiar, Cortar y Pegar se pueden realizar dentro de una Tabla. Con los botones
de comando Cortar, Copiar y Pegar del Grupo de trabajo: Portapapeles se puede realizar la acción de
mover o sacar una copia de registro de una Tabla a otra.
95
E.- Mostrar/Ocultar campos
Los campos que conformen una base de datos de Access 2010, tienen la particularidad de activarse o
desactivarse en forma visible, es decir que se pueden mostrar u ocultar las columnas que forman la Tabla,
para ello se utiliza el botón derecho del Mouse, y del menú contextual elige las opciones Ocultar campos y/o
Mostrar campos, además se desplegara una ventana de opciones para activar o desactivar los columnas que
la forman.
96
2.3 ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD 1 Crear una base de datos
Descripción: Pasos para crear un archivo nuevo en Access 2010 con las opciones de Crear una nueva
base de datos en blanco y a partir de una plantilla.
a) Crear una nueva base de datos en blanco: Escribe en los espacios la respuesta correcta de acuerdo
a las acciones de Microsoft Access 2010.
1.- Se inicia Access 2010, aparece la vista Backstage con la opción de _______________ y con el botón
de ______________________________________ previamente seleccionados.
2.- En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro de Nombre de archivo se escribe un nombre, se
selecciona la ubicación y se da clic en el botón: ____________________________________________
b) Crear una nueva base de datos a partir de a plantilla destacada Estudiantes: Escribe en los
espacios la respuesta correcta de acuerdo a las acciones de Microsoft Access 2010
1.- Se inicia Access 2010, aparece la vista Backstage. En el panel de Categorías de Plantillas
disponibles se da clic en: ____________________________________________________________
y luego se selecciona la plantilla: _______________________________________________________
2.- En el cuadro de Nombre de archivo se escribe un nombre, se selecciona la ubicación y se da clic en el

botón: ____________________________________________________________________________
c.- Identifica las plantillas disponibles en Access 2010: Escribe en los espacios la respuesta correcta
de acuerdo a Microsoft Access 2010:
1.- Completa la siguiente tabla:
Plantillas disponibles en Access 2010 Plantillas disponibles como bases de datos Web
1) 1)
2) 2)
3) 3)
4) 4)
5) 5)
6)
7)
97
Descripción: Crear una tabla y captura de datos.
Elabora la siguiente Tabla en una base de datos de Microsoft Access 2010, con el nombre de FACTURAS y
guárdala en cualquiera de las unidades de almacenamiento. La nueva tabla se formará con los siguientes
Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación:
Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo

Factura Número Entero
Fecha Fecha/Hora Formato: Fecha corta
Código Número Entero
Compañía Texto 60
Importe Número Doble
Impuesto Número Doble
Total Número Doble
Guarda la tabla con el nombre de NACIONALES y captura en cada uno de los campos asignados los
siguientes datos:
98
Descripción: Crear una tabla y captura de datos
Elabora la siguiente Tabla en una base de datos de Microsoft Access 2010 con el nombre de VENDEDORES
y guárdala en cualquiera de las unidades de almacenamiento. La nueva tabla se formará con los siguientes
Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación:

Mes Texto 15
Vendedor Texto 50
Región Texto 20
Tipo de producto Texto 15
Unidades vendidas Número Entero
Guarda la tabla con el nombre de VENTAS y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes
datos:
99
Descripción: Crear una tabla y captura de datos
Elabora la siguiente Tabla en una base de datos de Microsoft Access 2010, con el nombre de COLECCIÓN
DE LIBROS y guárdala en cualquiera de las unidades de almacenamiento. La nueva tabla se formará con los
siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación:

Título Texto 60
Autores Texto 100
Materia Texto 50
Semestre Número Entero
Páginas Número Entero
Fecha de impresión Fecha/hora
Guarda la tabla con el nombre de TITULOS y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes
datos:
100
Descripción: Abrir una base de datos existente y crear nuevas tablas.

.
a) Abre en Microsoft Access 2010 la base de datos VENDEDORES y elabora una nueva Tabla que se
formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se
especifican a continuación:

Num Vendedor Número Entero
Vendedor Texto 50
Edad Número Entero
Fecha Contrato Fecha/Hora
Categoría Texto 1
Guarda la tabla con el nombre de DATOS VENDEDOR y captura en cada uno de los campos asignados
los siguientes datos:
101
b) Elabora otra nueva Tabla que se formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el
Tamaño del campo que se especifican a continuación:

Num Vendedor Número Entero
Ciudad Texto 40
Num Oficina Número Entero
Guarda la tabla con el nombre de OFICINAS y captura en cada uno de los campos asignados los
siguientes datos:
102
ACTIVIDAD 6 Trabajando en una base de datos
Descripción: Edición de registros en una base de datos previamente creada.
a) Abre la tabla VENTAS, el Registro número 6 córtalo y pégalo al final de la Tabla como si fuera un
registro nuevo, cambia el campo de Enero a Abril.
Además copia los primeros 4 registros al final de la Tabla, cambia el campo Enero a Mayo, guarda los
cambios realizados
b) En la base de datos VENDEDORES y en las Tablas realiza las siguientes modificaciones de

Presentación:
VENTAS:
1.- Amplia o Reduce el ancho de la columna para que el nombre del campo tenga buena presentación.
2.- A los campos Tipo de Producto y Unidades Vendidas da la Alineación: Centrar
3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Amarillo y Color de fondo o de relleno alternado: Verde Claro
DATOS VENDEDOR:
2.- A los campos Num Vendedor, Edad, Fecha Contrato y Categoría da la Alineación: Centrar
3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Amarillo y Color de fondo o de relleno alternado: Azul marino 3
OFICINA:
2.- A los campos Num Vendedor, Ciudad y Num Oficina da la Alineación: Centrar
3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Amarillo y Color de fondo o de relleno alternado: Granate 4
103
c) En la base de datos FACTURAS y en la Tabla realiza las siguientes modificaciones de Presentación:
NACIONALES:
2.- A los campos Factura y Código da la una Alineación: Centrar
3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Azul y Color de fondo o de relleno alternado: Amarillo
c) En la base de datos COLECCIÓN DE LIBROS y en la Tabla realiza las siguientes modificaciones de

Presentación:
TITULOS:
2.- A todos los campos dale una Alineación que creas conveniente
3.- Aplica un Color de fondo o de relleno y Color de fondo o de relleno alternado a tu gusto
104

3 Etapa2 Elaboracion de Bases de Datos E

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Manejar una Base de Datos

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Crear una base de Datos Trabajando en una Base de

5.- Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos.

 Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información

8.- Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

 Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso

de acción con pasos específicos.

Maneja las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta para el acceso a la

Utiliza los métodos y técnicas de investigación tradicionales y de vanguardia para el desarrollo de su

 Elige los procedimientos adecuados en la resolución de un problema

 Procesa información utilizando las tecnologías de la información y comunicación

Elabora propuestas académicas y profesionales inter, multi y transdisciplinarias de acuerdo a las

COMPETENCIA DISCIPLINAR BÁSICA

COMPETENCIA DISCIPLINAR EXTENDIDA

Total de horas aula: 20

SECUENCIA DIDÁCTICA DE LA ETAPA 2

Actividad Actividad de Actividad de Actividad de Actividad de Actividad

 ACTIVIDAD DE ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO

 ACTIVIDAD DE ORGANIZACIÓN Y JERARQUIZACIÓN

Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo

Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo

10.- Cierra la base de datos y Microsoft Office Access.

Primer Registro Registro Anterior Siguiente Registro Último Registro

5.- Guarda cada una de las tablas y la base de datos.

En esta etapa el alumno:

En el desarrollo de la competencia el alumno:

2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS

2.1.1 UNA NUEVA BASE DE DATOS

A.- A partir de una Base de Datos en Blanco

a.- Captura de Datos en una Tabla

 Nombre del campo

Access crea el campo asignándole el nombre de campo1:

 Datos del campo

2.1.2 GUARDAR UNA BASE DE DATOS

A.- Nombre de la Base de Datos

a.- Al iniciar una sesión

Nombre de la Botón para

b.- Al cambiar el nombre al archivo

B.- Nombre de los objetos

a.- Al cambiarse de tipo de vista

b.- Usando de botón derecho del Mouse

c.- Desde el menú Archivo

2.1.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS

A.- Desde el menú Archivo

Botón para activar el

Archivo que se han

2.1.4 CERRAR UNA BASE DE DATOS

2.1.5 NUEVA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

2.1.6 BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA

2.2 TRABAJANDO EN UNA BASE DE DATOS

2.2.1 SELECCIÓN DE DATOS EN UNA TABLA

Haz clic para

Haz clic para

Haz clic para

2.2.2 PRESENTACIÓN A UNA BASE DE DATOS

A.- Dar formato a la Tabla

B.- Modificar Campos/Registros

2.2.3 NAVEGAR EN UNA TABLA

A.- Moverse dentro de una Tabla

a.- Botones de Navegación de Registros

B.- Buscar un dato en una Tabla

C.- Reemplazar un dato en una Tabla