PE–10

Cuenca, 16 de junio de 2022

PEDRO DANIEL PADILLA PINEDA

PRESIDENTE del GAD Parroquial San Joaquín
Av. Carlos Arízaga Vega SS/N, en el Centro de la parroquia junto a la Unidad
Educativa “San Joaquín”
Ciudad.

Presento.

En mi calidad como auditor al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial San

Joaquín, le informo que hemos realizado una evaluación a su Sistema de Control
Interno correspondiente al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de
diciembre del 2021. La administración de la entidad es la responsable de estructurar
de manera adecuada los mecanismos de control interno con el fin de la obtención de
sus objetivos planteados en su totalidad. Mi responsabilidad radica en la expresión de
una opinión sobre dicho control interno con base en mi revisión y evidencia que he
recolectado.

Mi revisión se efectuó de conformidad con el art. 90 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, de las Normas de Auditoría Gubernamental
Ecuatorianas y de las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (NIAA).
Debido a las limitaciones inherentes de cualquier sistema que evalúa el control interno
pueden existir errores e indetecciones de posibles situaciones de riesgo para la
entidad, pues también todo control está sujeto a continuos cambios.

En mi opinión, la entidad mantiene una estructura bastante clara y adecuada de

control interno con ciertas excepciones, generando así una no total confiabilidad en la
información financiera presentada y también, el incumplimiento de algunas normativas,
lo que genera una seguridad medianamente razonable de la situación de la entidad
presentada en sus Estados Financieros.

_______________________________
Santiago Salinas
Jefe de Equipo
SIGMA A&A
 HALLAZGOS DE LA EVALUACIÓN PRELIMINAR AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

No se tiene realizan pruebas de conocimiento a la hora de selección de personal.

Tras la encuesta sobre la selección del personal, el Presidente nos supo indicar que
no se realizan pruebas de conocimiento a los postulantes a los cargos al momento de
su selección, esto debido al desconocimiento de la normativa respectiva a la selección
del personal.

Dicha normativa se encuentra versada en el Acuerdo Ministerial 222 Subsistema de

Selección de Personal del Sector Público, en donde en su Art. 23 de las Pruebas de
Conocimientos Técnicos se menciona que:

“Estas pruebas evalúan el nivel de conocimientos técnicos inherentes al perfil

de un puesto descrito en las bases del concurso. Incluirán aspectos de carácter
práctico (destrezas) cuando el puesto vacante lo amerite, o podrán ser
únicamente por escrito…

Y en su Art. 25 De la aplicación de las pruebas de conocimientos técnicos y las

pruebas psicométricas, en donde se menciona:

“Las pruebas de conocimientos técnicos y las pruebas psicométricas serán

aplicadas simultáneamente a lo largo de esta etapa de acuerdo a una
planificación que incluya a todas las y los postulantes que superaron la etapa
del mérito…”

Este incumplimiento se dio debido al desconocimiento de los directivos de la entidad

respecto a la normativa sobre la selección de los postulantes a cargos públicos, lo que
ha provocado que no se mantenga en su totalidad al personal que labore en sus
cargos con un conocimiento técnico calificado.

Recomendación

Al Presidente:

1. Ponga en conocimiento de dicha normativa al personal encargado de la

contratación de personal para que se empiece a aplicar de manera inmediata
tal Norma.

2. Gestione la creación de un plan de capacitación al personal de Recursos

Humanos, el cual tenga el propósito de dar a conocer las normativas que
competen al departamento para que se las empiece a aplicar en la entidad.
 No se ha implementado un plan de valoración, contingencia, mitigación y
respuesta al riesgo.

Tras la petición de un plan de accionar ante riesgos para la realización de un análisis

del mismo y no recibir ningún documento, el equipo auditor determinó que el GAD
Parroquial San Joaquín no tiene establecido un mapa integral de riesgos en el que se
determine la probabilidad de ocurrencia e impacto, y los factores internos y externos
que lo podrían causar, así como un accionar de control y mitigación de los mismos
evidenciando el incumplimiento de la normativa respectiva a los riesgos.

La NCI 300-01 Identificación de riesgos, que señala lo siguiente:

“… Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el

logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así
como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales
riesgos…”

La NCI 300-02 Plan de mitigación de riesgos, que menciona:

“… Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas
de derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizaran el plan de
mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara,
organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan
impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos…”

La NCI 300-03 Valoración de los riesgos, que indica:

“… La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información

acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia,
este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre como
los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio
detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido
evaluar…”

La NCI 300-04 Respuesta al riesgo, que detalla:

“… Los directivos de la entidad identificaran las opciones de respuesta al

riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia
al riesgo y su relación costo/beneficio…”

Este incumplimiento surgió debido al desconocimiento de las máximas autoridades de

la entidad respecto a los temas de prevención, control y mitigación de los riesgos, lo
que ha provocado que todas las actividades que se realizan en el GAD Parroquial San
Joaquín se encuentren propensas a diversos tipos de riesgos dependiendo de la
naturaleza de la actividad que se trate.

Recomendación

Al analista de Riesgos:

3. Gestione la creación de un mapa de riesgos en el que se pueda controlar la

ocurrencia e impacto de los riesgos a una persona capacitada en el manejo y
prevención de riesgos dentro de la entidad.

4. Gestione una capacitación con la intención de que el personal conozca y

aplique la normativa de control interno relacionada con el manejo del riesgo.
 No se cuenta con un FODA estipulado por la máxima autoridad.

Tras haber solicitado a la entidad toda la información respectiva a su Plan Estratégico,

el equipo auditor observó la inexistencia de un FODA del GAD, no sigue las
recomendaciones de mantener un conocimiento de los factores que podrían afectar a
la entidad de manera interno como externa. Es así que en la Norma ISO 9001.
Capítulo 4, en su sección 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto,
se menciona lo siguiente:

“La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son
pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su
capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la
calidad. (…)

 (…) NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o

condiciones para su consideración.

 NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al

considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico,
competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional,
nacional, regional o local.

 NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al

considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el
desempeño de la organización.”

La falta de esta gestión de conocimiento de posibles afecciones a la entidad se da por

la poca preocupación de la dirección de la entidad ante posibles riesgos pues no se ha
manejado antes tampoco un FODA y se considera de poca importancia el elaborarlo.

Recomendación

Al Presidente:

5. Disponga la creación de un estudio de las Fortalezas y Debilidades de la

entidad de manera integral, así como de las posibles Amenazas y
Oportunidades que se podrían presentar en la sociedad que puedan influenciar
a la entidad de manera positiva o negativa dependiendo del caso, para así
posteriormente elaborar un FODA con el cual se pueda presentar un mapa de
riesgos.
 No se han implementado lineamientos de rotación de funciones y tareas.

La entidad no estableció mecanismos de rotación de funciones y tareas asignadas al

personal que trabaja en la entidad, por lo cual exista libertad y división de
funcionalidades incompatibles; sólo se muestra esta situación una vez que un servidor
sale de vacaciones y otro le sustituye en sus funciones. Esto nació, ya que se
identificó que la Secretaria-Tesorera cumple funciones de carácter incompatible como
recaudación, registro, control, entre otros de los bienes de la entidad, además el caso
se presenta debido a que el Jefe de Equipo de auditores inobservó el cumplimiento de
la Norma de Control Interno 401-01: División de funcionalidades y rotación de tareas,
la cual menciona lo próximo:

“… La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al

definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de
las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones
incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares…”

Lo anterior se presentó ya que la máxima autoridad no considera primordial utilizar

esta normativa de control interno; lo mismo que afecta en que al estar un servidor
desarrollando una misma labor por varios años, le puede conllevar a errores o a que
en su ausencia no logren ejecutarse con normalidad las ocupaciones pues otro
personal no tendría el conocimiento para realizar determinada tarea.

Recomendación

Al Presidente:

6. Dispondrá a los vocales de la entidad, además de la Secretaria-Tesorera, la

construcción de controles internos en los cuales consten los métodos o
mecanismos de rotación de funciones y tareas, como el hecho de que para
realizar una labor específica se cuente con el conocimiento o capacitación
necesaria y suficiente, o que exista un lapso en que se evalúen las
funcionalidades que hace el servidor, además se especifique el tiempo en el
cual un servidor puede estar desarrollando una misma labor o actividad para
poder saber cuándo se le tiene que asignar nuevas funciones.
 No se realizan correctamente los estudios previos al inicio de una obra o un
proyecto.

La entidad no realiza en todos sus programas o proyectos un estudio previo al inicio de

los mismos, se informó que se realizan en algunos, pero no en todos conforme se
pudo recabar información; ante esta situación, el equipo auditor observó que no se
cumple con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, que en su
Art.23 Estudios, se menciona:

“Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza

de la contratación, la entidad deberá contar con los estudios y diseños
completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones
técnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes,
vinculados al Plan Anual de Contratación de la entidad. (…)”

Este incumplimiento inició debido a que el director de Obras y Proyectos de la entidad

no considera pertinente realizar estudios en todas las obras que se realizan pues en
algunas no es necesario por su simplicidad, lo que genera un riesgo al momento de la
utilización de esos proyectos u obras que no cuentan con un previo estudio.

Recomendación

Al Director de Obras y Proyectos:

7. Gestione la realización de un estudio previo a la realización de todas las obras

conjuntamente con el analista de riesgos de la entidad para generar así planes
de mitigación, control y prevención de dichos riesgos.
 No se mantiene reuniones periódicas dentro de la entidad.

Tras la evaluación al Sistema de Control Interno del GAD, se logró determinar que no
se realizan periódicamente reuniones dentro de la entidad observando así, por parte
del auditor, el incumplimiento de una normativa emitida por la misma entidad, el cual
es el Reglamento de Sesiones estipulada por el GAD Parroquial San Joaquín, en su
Título II De las Sesiones, en su Artículo 8 Sesión Ordinaria, el cual estipula lo
siguiente:

“ El Órgano de Gobierno Parroquial Rural de San Joaquín sesionará

ordinariamente, los días miércoles de la segunda y cuarta semana de cada
mes a las 15H00. La convocatoria la realizará el Presidente con al menos
cuarenta y ocho horas de anticipación a la fecha prevista, adjuntando el orden
del día y los documentos relacionados con los temas a tratarse. El tiempo de
espera para instalar la sesión ordinaria en el caso de no existir quórum será de
15 minutos y si dentro de este tiempo no existiere quórum, no habrá sesión, lo
cual será certificado por la o el secretario. (…)

… Una vez instalada la sesión se aprobará el orden del día, que podrá ser
modificado solamente en el orden de su tratamiento, o incorporando puntos
adicionales, solicitado por uno de los miembros con voto conforme de la
mayoría absoluta de sus integran…”

Este incumplimiento se da debido a que el Presidente de la entidad no considera

pertinente realizar reuniones de manera quincenal como lo estipula la normativa
anteriormente presentada, sino que al realizar una reunión cada mes o cada dos
meses lo considera suficiente.

Recomendación

Al Presidente:

8. Gestione cada 2 semanas una reunión con los vocales de la entidad para
poder tomar decisiones de manera oportuna, eficiente y eficaz para poder
hacer frente a cualquier situación que se presente, conforme lo estipulado en el
Reglamento de Sesiones del GAD.
 HALLAZGOS DE LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA POR COMPONENTE

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA

Presentar los asientos de ajuste que deberá hacer la entidad para presentar correctamente
los Estados Financieros

Tras la evaluación al Sistema de Control Interno del GAD, se logró determinar que no
se tiene conocimiento sobre el proceder cuando un usuario final de un bien de
propiedad de una entidad pública fallezca o desaparezca debido al desconocimiento
de la normativa correspondiente al Control de Bienes por parte de la Secretaria-
Tesorera debido a que no se había dado antes esta situación, en donde en el
Reglamento de Control de Bienes, en su Art. 22 Usuario Final fallecido, estipula lo
siguiente:

“En el caso en que el Usuario Final hubiera fallecido, una vez que se tenga
conocimiento de este acontecimiento, se realizará una constatación física de
los bienes asignados a él y de sus efectos personales, en la que participarán el
titular del área a la que perteneció el servidor, el Guardalmacén o el Custodio
Administrativo, y los legitimarios o herederos según las órdenes de sucesión
legal. Una vez concluida la constatación física se levantará un acta en la que
se detallarán los bienes constatados de propiedad de la institución y que se
asignarán al Guardalmacén o al Custodio Administrativo de la unidad, según
sea el caso, hasta que sean reasignados a un nuevo Usuario Final; y, los
efectos personales que serán entregados a los legitimarios o herederos.

De no contar con la participación de los legitimarios ni herederos en las

diligencias, se dejará constancia de este particular y de lo actuado en un acta
que será suscrita por el titular de la unidad administrativa, el Guardalmacén o
el Custodio Administrativo, según sea el caso, intervención que se realizará a
pedido del titular del área.”

Y del mismo reglamento en su Art. 23 Usuario Final desaparecido, en donde se

menciona:

“Cuando el Usuario Final se encontrare ausente o desaparecido, sin que se

conozca su paradero, se deberá observar las siguientes disposiciones:

a) El titular del área comunicará a la Unidad de Talento Humano, o aquella que

 haga sus veces, cuando un servidor se hubiera ausentado de su puesto de
trabajo durante más de tres días consecutivos sin dar noticia sobre su
paradero, a fin de que se realice las diligencias necesarias para comunicarse
con los familiares y se corrobore el motivo de su ausencia.

b) La Unidad de Talento Humano (…) una vez confirme el motivo de ausencia del
servidor, deberá reportar al titular del área sobre este particular, o en su
defecto, informar si se ha terminado la relación laboral con el servidor
desaparecido o si se ha iniciado el procedimiento para este fin, conforme al
régimen disciplinario de cada entidad u organismo.

c) Notificada la terminación de la relación laboral o el inicio del procedimiento

disciplinario, en el término de cinco días, el titular del área, conjuntamente con
el Guardalmacén o quien hiciera sus veces, realizarán la constatación física de
los bienes asignados al Usuario Final desaparecido, debiendo levantarse y
suscribir el acta correspondiente, tal como se señala en el artículo 22 de este
Reglamento.”

Este incumplimiento se da debido a que la Secretaria-Tesorera de la entidad no tiene

un conocimiento a profundidad de la normativa correspondiente al Manejo y Control de
los Bienes que posee la entidad, lo que puede provocar dificultades en el proceder en
situaciones no comunes.

Recomendación

Al Presidente:

9. Gestione la capacitación de la Secretaria-Tesorera respecto al

Reglamento de Control de Bienes en su totalidad para que, en caso
de presentarse, toda situación imprevista que respecte a los bienes
de la entidad se pueda tener una pronta respuesta y así poder
afrontarlos de manera oportuna.

A la Secretaria-Tesorera:

10. Gestione un plan de acción en el caso de que un usuario final fallezca o

desaparezca, en el cual se estipulen los lineamientos de cómo proceder en
esos casos y los responsables de cada acción de dicho plan.
No se tiene una buena gestión en casos de robo o hurto de bienes de la entidad.

Tras la evaluación al Sistema de Control Interno del GAD, se determinó que no se

maneja una correcta gestión en situaciones de robo o hurto de bienes de la entidad
debido a que no se han presentado demasiados casos, esto por parte del responsable
del manejo de los bienes quien es la Secretaria-Tesorera, y se observó que no se
cumple con el Reglamento de Control de Bienes, en su Art. 49 Daño, pérdida o
destrucción de bienes e inventarios, el cual estipula lo siguiente:

“La máxima autoridad, o su delegado sustentado en los respectivos informes

técnicos y demás documentos administrativos y/o judiciales, dispondrá la
reposición de bienes nuevos de similares o superiores características; o, el
pago al valor actual de mercado, al Usuario Final; terceros que de cualquier
manera tengan acceso al bien cuando realicen acciones de mantenimiento o
reparación por requerimiento de la institución; o, a la persona causante de la
afectación al bien siempre y cuando se compruebe su identidad.

Si sobre la base del informe técnico y demás documentos administrativos

señalados en el inciso anterior se desprende que el bien ha sufrido daños que
no afecten el normal funcionamiento, estando en posesión del Usuario Final,
será responsabilidad del mismo:

a) Cubrir los valores que se desprendan por la reparación o restitución del bien
afectado.
b) Efectuar personalmente las gestiones necesarias para obtener del o los
terceros que hayan afectado al bien, la reparación o restitución parcial del
mismo.
c) Gestionar con la Unidad Administrativa de Bienes e Inventarios el
mantenimiento o reparación a través de terceros que hayan sido contratados
por la Institución para efectuar tales labores, en cuyo caso cubrirá los valores
resultantes de la reparación o mantenimiento por el daño ocasionado al bien.
(…)

… será responsabilidad de los Usuarios Finales el cuidado, buen uso, custodia

y conservación de los bienes e inventarios asignados, así como cualquier
afectación que recaiga sobre aquellos.
Esta situación de incumplimiento se da debido a que la Secretaria-Tesorera de la
entidad no tiene un lineamiento bien establecido sobre el proceder en el caso de que
se presenten robos o hurtos de los bienes de la entidad lo que provoca escenarios en
los cuales se puedan dar pérdidas para la entidad.

Recomendación

A la Secretaria-Tesorera:

11. Gestione la creación de un plan de acción que sea aplicable a casos

de robo o hurto, sanciones, y maneras de reposición de los bienes
que han sido afectados por esta situación y presentarlo al Presidente
del GAD para que sea aprobado.
 No se mantienen los bienes de la entidad asegurados.

Tras el análisis del Control Interno se identificó que en la entidad el único bien que
cuenta con póliza de seguro es una retroexcavadora, sin embargo, no se ha
actualizado el contrato.

Respecto a lo anterior mencionado, el equipo auditor observó el incumplimiento de la

siguiente normativa:

NCI 406-06 Identificación y protección, la misma que menciona:

“…La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro

necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se
verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su
vigencia…”

Al respecto del tema, el Reglamento que regula la Administración, el Uso, Manejo y

Control de los Bienes e Inventarios del GAD Parroquial de San Joaquín; cuanto de los
bienes de uso público Capítulo I, art. 13 del Aseguramiento el cual menciona:

“…El GAD Parroquial de San Joaquín, procederá a contratar pólizas de seguro

para salvaguardar los bienes institucionales contra diferentes riesgos que
pudieran ocurrir. Para el efecto, la Secretaria- Tesorera de la entidad, elaborará
un informe dirigido al presidente del GAD, justificando la necesidad de
asegurabilidad de los bienes, quien aprobará la contratación de la póliza de
seguro, considerando lo sustentado en el informe, así como también, la
prioridad, naturaleza y misión de los bienes de propiedad del GAD.

El GAD Parroquial de San Joaquín, asegurará todos los bienes priorizando los
de Propiedad Planta y Equipo. En lo que se refiere a los de control
administrativo, se asegurará previa petición de la Secretaria-Tesorera con la
que se justifique la necesidad de asegurarlos, aseguramiento que podrá
realizarse de manera individual o por lote.

La Secretaria-Tesorera, será la encargada de verificar periódicamente la

vigencia, riesgos y cobertura de dichas pólizas, además de efectuar el trámite
de los reclamos por los siniestros ocurridos…”

Este caso se presentó ya que la Secretaria–Tesorera no gestionó la contratación de

una póliza de seguro para diferentes bienes que posee la entidad, este caso produce
que los bienes no se encuentren salvaguardados de futuros peligros que le tengan la
posibilidad de suceder generando más costos y gastos para la entidad.
 Recomendación

Al Presidente:

12. Gestionará contratos de pólizas de seguro para los bienes que lo requieran y
además, establecerá controles periódicos con la intención de mantener dichos
contratos vigentes.
 Los saldos de las cuentas de depreciación acumulada mantienen el mismo valor
que el periodo anterior

Tras haber recibido los Estados Financieros, al momento de haber realizado el análisis
horizontal del Estado de Situación Financiera se observó que el saldo de la cuenta
principal Depreciación Acumulada, así como las Depreciaciones Acumuladas de cada
categoría de bienes del año 2021 se han mantenido en el mismo saldo que los del año
2020 tal y como se presenta a continuación:

Depreciación Acumulada (184.068,05) $ (184.068,05) $

Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias (89.498,25) $ (89.498,25) $
Depreciación Acumulada de Mobiliarios (39.829,27) $ (39.829,27) $
Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos (28.254,30) $ (28.254,30) $
Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes Informático (23.745,23) $ (23.745,23) $
Depreciación Acumulada de Bienes Artísticos y Culturales (2.569,28) $ (2.569,28) $
Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones (171,72) $ (171,72) $

Esto no puede ser posible debido a la naturaleza de la cuenta que siempre tendrá un
saldo mayor conforme pase el tiempo, y con más razón de un ejercicio fiscal a otro.

Esto evidencia el incumplimiento de la normativa internacional de Contabilidad, pues

no se está cumpliendo con la NIC 16 que especifica el siguiente concepto de la
Depreciación:

“Depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un

activo a lo largo de su vida útil. Importe amortizable es el costo de un activo o
la cantidad que lo sustituya, una vez deducido su valor residual. Se depreciará
de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo
que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. El
cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del
periodo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. El
método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se
espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios
económicos futuros del activo.”

Dando a entender que su saldo siempre será creciente respecto a cada mes anterior, y
más aún de un periodo fiscal a otro, nunca pudiendo quedar con el mismo saldo que
periodos fiscales anteriores.

Esto se ha presentado debido al descuido del contador de la entidad que no ha

manejado de manera correcta la depreciación de los bienes de la entidad.
 Recomendación

A la Contadora-Tesorera:

13. Recalcule los valores de depreciación de los bienes correspondiente al periodo

fiscal del 2021, tomando en cuenta valores de revaluación, valores en libros,
vida útil y valores residuales de cada bien.

14. Actualice estos valores en los Estados Financieros respectivos y reenvíe esta
nueva información financiera al Ministerio de Finanzas.
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS

No se manejan indicadores de gestión de cobranzas.

Tras el análisis del Control Interno por componente, se identificó que en la entidad no
maneja indicadores de gestión de la cobranza de sus cuentas a favor, por lo que se
determinó que el departamento no se maneja un control de calidad respecto a la
eficiencia y eficacia de su gestión.

Respecto a lo anterior mencionado, el equipo auditor observó que no se aplican

recomendaciones de la aplicación de dichos indicadores como lo sugiere la CEPAL en
su documento Manuales. Indicadores de desempeño en el sector público sugiere
aplicar estos indicadores para maximizar la eficiencia y eficacia del manejo de los
recursos públicos y alcanzar así el cumplimiento de los objetivos planteados, es así
que en este documento se estipula:

“El concepto de desempeño en el ámbito gubernamental normalmente

comprende tanto la eficiencia como la eficacia de una actividad de carácter
recurrente o de un proyecto específico. En este contexto la eficiencia se refiere
a la habilidad para desarrollar una actividad al mínimo costo posible, en tanto
que la eficacia mide si los objetivos predefinidos para la actividad se están
cumpliendo. Además de estas dos dimensiones del desempeño público,
recientemente se han incorporado los criterios de desempeño presupuestario,
focalización y calidad en la prestación de los servicios públicos, …”

Denominando también a estos indicadores como Indicadores de Procesos en donde

presenta la siguiente definición:

“Indicadores de procesos: se refieren a aquellos indicadores que miden el

desempeño de las actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el
trabajo es realizado para producir los bienes y servicios, tales como
procedimientos de compra (días de demora del proceso de compra) o procesos
tecnológicos (número de horas de los sistemas sin línea atribuibles al equipo
de soporte). Estos indicadores son útiles para la evaluación del desempeño en
 ámbitos donde los productos o resultados son más complejos de medir, como
por ejemplo actividades de investigación, culturales, etc.”

La falta de aplicación de estos indicadores se da por la falta de estipulación por parte

de la máxima autoridad de un control de eficacia y eficiencia dentro de cada
departamento de la entidad.

Recomendación

Al Presidente:

15. Gestione la creación de indicadores de gestión preliminares para cada

departamento en los cuales se pueda medir la eficacia y eficiencia de cada
departamento y su gestión en sus actividades a cumplir.

Al Director de Cobranzas:

16. Cree conjuntamente con el Presidente indicadores de gestión aplicables al

departamento que ayuden a la toma de decisiones dentro del mismo, en los
cuales se midan la efectividad de los procesos realizados por cada servidor del
departamento.
 No se maneja mecanismos contra las cuentas de dudosa recuperación.

Tras el análisis del Control Interno se identificó que en la entidad no se maneja

mecanismos de mitigación contra cuentas de dudosa recuperación, es decir la
respectiva provisión.

Respecto a lo anterior mencionado, el equipo auditor observó el incumplimiento de la

siguiente normativa:

Acuerdo Ministerial 67 Normativa de Contabilidad Gubernamental en su sección 3.1.11

Cuentas de Dudosa Recuperación en el Párrafo 3.1.11.4 Provisiones, en donde se
menciona que:

“Al término de cada ejercicio y previo análisis y expectativas reales de cobro,

se creará una provisión equivalente al 10% de los saldos pendientes de
dudosa recuperación.”

Este incumplimiento de la normativa se da por el desconocimiento de la Contadora-

Tesorera de la entidad sobre la creación de provisiones al término de cada ejercicio
fiscal, lo que imposibilita la razonabilidad de la información financiera presentada.

A la Contadora-Tesorera:

17. Calcule el valor de la provisión para cuentas de dudosa recuperación del año
2021, realice los asientos de ajuste respectivos y actualice dicha información
en los Estados Financieros para enviarlos correctamente a la máxima autoridad
financiera gubernamental.
 Se presentan anticipo de hasta 4 remuneraciones mensuales unificadas a los
servidores públicos.

Luego de la Evaluación del Control Interno del Departamento, se logró encontrar que
al Presidente del GAD Parroquial se le había realizado un adelanto de 4
remuneraciones mensuales unificadas evidenciando así el incumplimiento a la
siguiente normativa:

Reglamento y Procedimiento para la Concesión de Anticipos, en su Art. 1 sección 1.1:

“Un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas. El valor así

concedido será recaudado al momento de realizar el pago mensual de
remuneraciones, …, dentro del plazo solicitado que no excederá los 12 meses,
contados desde la concesión del anticipo…

El descuento por el anticipo concedido, se efectuará mensualmente, de

manera prorrateada durante el plazo convenido; excepto en el mes de
diciembre, en el cual el descuento corresponderá por lo menos al 70% del valor
de una remuneración mensual unificada de la o el servidor.”

A pesar de que se nos informó que si se tenía conocimiento de tal normativa, se

realizó dicho anticipo, generando así posibles casos que soliciten de igual manera un
anticipo de mayor valor al estipulado como máximo en la normativa vigente.

Al Presidente:

18. Elabore un instructivo con actividades que se han presentado

anteriormente en la entidad que se han incumplido a pesar de tener
conocimiento sobre dichas normativas y plantee sanciones contra
dichos incumplimientos para evitar así la reiteración de estos hechos.
___________________________

Santiago Salinas
Jefe de Equipo
SIGMA A&A