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CARTA A LA GERENCIA

DMQ, 02 de Enero de 2018


Señor Kenneth Lay
Director Ejecutivo
ENRON CORP.
Presente

De mis consideraciones:
Hemos realizado la evaluación del control interno, analizando, verificando y revisando
los procesos y procedimientos administrativos y financieros de acuerdo a la normativa
vigente que respalda la gestión de cada uno de los departamentos examinados.

De acuerdo la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL; CÓDIGO


INTEGRAL PENAL; REGLAMENTO SOBRE AUDITORÍA EXTERNA DE LA
SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS, VALORES Y SEGUROS; NORMAS
INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD, VALORES INSTITUCIONALES.

Por lo tanto los resultados encontrados se dieron lectura bajo conocimiento de las
autoridades y servidores involucrados y responsables del control interno y de acuerdo
al:
“Art. 18.- Comunicación de irregularidades.- A más del informe, el auditor deberá
comunicar por escrito a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros los
actos ilegales, fraudes, abusos de confianza, y otras irregularidades que hubiere
encontrado al realizar su examen.” los mismos que se darán un estricto cumplimiento y
de forma inmediata, para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, que a
continuación se detallan las siguientes observaciones:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INEXISTENCIAS DE MANUAL DE FUNCIONES QUE DETERMINE LAS


RESPONSABILIDADES DE LOS EMPLEADOS

La Alta Gerencia no ha determinado los manuales de funciones donde consten las


responsabilidades de cada cargo y las medidas para que los empleados respondan
frente a la empresa de sus actos.
El Gerente General y el Jefe Administrativo inobservaron la Norma de Control Interno:
“…200-07 Coordinación de acciones organizacionales: La máxima autoridad
de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas propicias,
a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les
compete para el adecuado funcionamiento del control interno…”

La falta de Manuales de Funciones de los cargos de la empresa no permite que se


pueda establecer las responsabilidades de los empleados en cuanto a las
consecuencias de sus decisiones en la empresa.

Al no existir las responsabilidades según las funciones no hay manera de que el


empleado pueda responder legalmente por las decisiones que ha tomado sin
conocimiento que no pertenece a su competencia y responder por las consecuencias
que derivo a la empresa y los accionistas.

Conclusión
La falta de observancia de la norma 200-07 pone a la empresa y sus accionistas en
una total vulnerabilidad para responsabilidad a los empleados que de acuerdo al
desempeño de funciones sin determinación de responsabilidades han tomado
decisiones que han llevado a la quiebra de la empresa, representando grandes
cantidades de pérdidas y una afectación económica de grandes proporciones.

Recomendación
1. Al Gerente General:
Generar la información necesaria para que se disponga de los manuales respectivos
con las responsabilidades que corresponda a los empleados de la empresa y del
departamento administrativo

2. Al Jefe Administrativo:
Desempeñar sus funciones conforme a las especificaciones que se detallarán
observando las responsabilidades establecidas para su cargo y demás compañeros
del departamento.
INEXISTENCIAS DE ORGANIGRAMAS DE LA ORGANIZACIÓN

La Alta Gerencia no ha definido líneas de supervisión claras donde cada empleado


pueda dar cuenta del desempeño de sus funciones, y por ende la limitación de los
empleados en la toma de decisiones.

El Gerente General y el Jefe Administrativo inobservaron la norma:


NCI”…200-04 Estructura organizativa: La máxima autoridad debe crear una
estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye
efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los
procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.”

El Gerente General no dispuso de los organigramas para que se pueda tener una línea
de supervisión que verificara la el desempeño de los empleados de manera que estén
bien definidas y limitadas las atribuciones de cada cargo.

La falta de una delimitación de las atribuciones de cada cargo permitió que no haya
ningún tipo de control en el Departamento Administrativo y este realice actividades que
ocultarán los resultados verdaderos de la gestión administrativa.

Conclusión
La inobservancia de la norma 200-04 ha permitido que no haya ningún control en la
idoneidad de las decisiones del Departamento Administrativo para validar que estas
son tomadas sin ningún tipo de conflicto de intereses, enteramente para el beneficio
de la empresa y sus integrantes.

Recomendación
3. Al Gerente General:
Generar los organigramas respectivos y ponerlos a disposición de toda la organización
para el completo conocimiento y cumplimiento de la misma en cuanto al desempeño
correspondiente según el cargo.

4. Al Jefe Administrativo:
Delimitar sus acciones y responsabilidades a las que especifique los organigramas
establecidos por la gerencia, de manera honesta acorde a los intereses de la empresa.

INEXISTENCIAS DE SISTEMA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Las decisiones no se toman sobre un plan para la consecución de objetivos, de


manera que la máxima autoridad no ha implementado un método que permita analizar
los objetivos de manera, razonable, cuantitativa, real.

El Gerente General y el Jefe Administrativo inobservaron la norma:


NCI“…200-02 Administración estratégica: Las entidades del sector público y
las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos,
implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así
como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional…”
“…100-04 Rendición de cuentas: Las servidoras y servidores, presentarán
informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en
los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la explicación
de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,
irregularidades y omisiones…”

El Gerente General no establecieron los indicadores de gestión que permitieran


evaluar el desempeño del Jefe Administrativo en cuanto al establecimiento de
objetivos medible, claro, alcanzable, desafiante, realista y coherentes que puedan ser
traducidos a la realidad sin tener que alterar información para ello.
El Jefe Administrativo no constaba con herramientas que le permitieran evaluara el
cumplimiento de sus objetivos para constar el buen desempeño de su cargo y el
cumplimiento de los objetivos institucionales, de manera que los empleados den
reportes periódicos de su gestión

La inexistencia de un sistema de planificación estratégica bien definido y cuantificable,


permitió que el área administrativa estableciera metas no reales imposibles de
controlar y medir.
Conclusión
La falta de observancia de la norma 200-02 y 100-04 ha permitido que el área
administrativa tome decisiones sin fundamento en información suficiente para ello, sin
una planificación estratégica adecuada y sin rendir cuentas periódicamente de las
decisiones tomadas en su gestión.

Recomendación.
5. Al Gerente General:
Provea al Departamento Administrativo de los métodos necesarios para poder medir el
desempeño, y por ende tener la información suficiente y necesaria para tomar
decisiones.

6. Al Jefe Administrativo:
Establecer objetivos que cumplan con las características para ser puesto a análisis en
los métodos que va a proveer la gerencia para valorar el desempeño real de sus
funciones.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

ESTADOS FINANCIEROS CON DATOS DE UTILIDADES A FUTURO

Falta de rendición de cuenta de los empleados del Departamento Financiero mediante


información contable confiable y actual, que evidencien que las decisiones fueron
tomadas en base a resultados confiables.

El Gerente General, Jefe de Departamento Financiero, inobservaron la Norma de


Control Interno y la Normas Internacionales de Contabilidad:
“…100-04 Rendición de cuentas: …La rendición de cuentas es la obligación
que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar
ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos recibidos y
administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso
continuo que incluye la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de
responsabilidades y un sistema de información y comunicación adecuado. Las
servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta
dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo
planificado y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas, sus causas y
las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones…”
“NIC 1: …13 Los estados financieros reflejarán fielmente, la situación, el
rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad. La imagen fiel exige la
representación fiel de los efectos de las transacciones, así como de otros eventos y
condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de
activos, pasivos, ingresos y gastos fijados en el Marco Conceptual. Se presumirá que
la aplicación de las NIIF, acompañada de informaciones adicionales cuando sea
preciso, dará lugar a estados financieros que proporcionen una presentación
razonable.”

La contabilidad no era el reflejo fiel de las transacciones que realizaba la empresa, por
lo que siendo una empresa que proveía servicios financieros era la única que no
presentaba públicamente sus Estados Financieros.

Con o sin conocimiento del Gerente General del verdadero manejo del Departamento
Financiero se realizaron artilugios para encubrir la información real de la empresa.

Conclusión
La falta de control adecuado, así como de un manejo de la contabilidad como
herramienta para la toma de decisiones llevó a la empresa a una caída en picada de la
cotización de las acciones, que representaba la mayor parte del capital de la empresa.

Recomendación.-
7. El Gerente General
Mantener revisiones periódicas del desempeño del departamento financiero para
comprobar que las decisiones que se apliquen a futuro se encuentren fundamentadas
con información confiable, verificable y fiel.
8. Al Jefe del Departamento Financiero
Establecer correctivos con información contable fiel dentro de la ética en los negocios,
y reportar su desempeño con las explicaciones y asumiendo la responsabilidad que le
corresponde.
ENTREGA DE INFORMACIÓN FALSA DE LOS RESULTADOS DE LA EMPRESA
QUE SE OCULTARON CON EMPRESAS CUYO DUEÑO ERA EL JEFE DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO

El Jefe del Departamento Financiero creo empresas las cuales Enron utilizaba para
ocultar 30 billones de deuda de la compañía, empresas en las cuales Bancos de
renombre invirtieron con transacciones falsas que realmente cubrían con créditos los
30 billones de deuda que tenía Enron.

El Gerente general, Jefe Financiero, inobservaron las NCI y el COIP:


“404-01 Gestión de la deuda: … Se establecerá un ambiente de control ético
que involucre a todo el personal que interviene en la administración de la deuda
pública, que identifique los principios y valores en los que se fundamentarán sus
actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles internos,
políticas de administración del recurso humano que interviene en este proceso,
respecto de su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes,
acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las
operaciones de la deuda pública…”
…”200-01 Integridad y valores éticos: La integridad y los valores éticos son
elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de los
otros componentes del control Interno…”
…”200-03 Políticas y prácticas de talento humano: El control interno incluirá
las políticas y prácticas…, de manera que se garantice el desarrollo profesional y
asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio…”
COIP “…Art. 314.- Falsedad documental en el mercado de valores.- Serán
sancionadas con pena privativa de libertad de tres a cinco años:…1) 1. Las personas
que obtengan una inscripción en el Registro del Mercado de Valores mediante
informaciones o antecedentes falsos suministrados…”

Los bancos se convencieron de que no había conflicto de intereses y ayudaron a


mantener oculto el fraude a través de “inversiones” sobre “activos”, que realmente
ocultaban créditos para ocultar la deuda, mientras recibían parte de las “ganancias”
que reportaba la empresa en sus Estados Financieros.
El Jefe del Departamento Financiero tuvo completa libertad de manejar el dinero sin
ninguna restricción de manera que transfirió dinero a sus cuentas personales con las
transacciones de las empresas que se creó para ocultar la deuda, en lo cual fueron
cómplices bancos, abogados y auditores externos, dejándose completamente de lado
integridad y valores éticos, pensando que no habían conflicto de intereses en el doble
que tenía Andrew Fastow entre Enron y las empresas creadas.

Conclusión
El pésimo ambiente de control en la empresa permitió que haya un desensibilización
de los valores éticos en su desempeño, que les llevó a buscar todo el tiempo a buscar
maneras de seguir cubriendo las deficiencias financieras a cualquier precio.

Recomendación
9. Al Gerente General: Establecer los mecanismos necesarios que garanticen un
ambiente de control ético, así como las sanciones que se tomarán para quienes no
mantengan un desempeño ético, desde las máximas autoridades.
10. Al Jefe Financiero: Presentar la información contable correcta que muestre la
situación clara de la empresa, y presentar sus explicaciones frente a la justicia
ecuatoriana.

FALTA DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y ARCHIVO

El Jefe General no dispuso la responsabilidad del personal para mantener la


información física y magnética de la información contable de la empresa.

El Gerente General inobservó las NCI:


“…200-05 Delegación de autoridad: La asignación de responsabilidad, la
delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrecen una base
para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos
regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y
autorizaciones para efectuar cambios. La delegación de funciones o tareas debe
conllevar, no sólo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los
procesos y actividades correspondientes, sino también la asignación de la autoridad
necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas
para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz…”
“…405-04 Documentación de respaldo y su archivo: La máxima autoridad,
deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y
mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones
técnicas y jurídicas vigentes… Toda entidad pública dispondrá de evidencia
documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación
sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones
institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como
para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas
las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte
suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá
la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y
análisis…”

La falta de un adecuado respaldo de la información permitió que se perdiera la


respuesta de quienes fueron los responsables del fraude producido, ya que permitió
además que la información pueda ser manipulada fácilmente.

No se pudo establecer responsabilidades con la ausencia de la información para la


investigación, el momento en que la Comisión de Bolsa y Valores de Estado Unidos
empezó el proceso de investigación del desempeño de ENRON, la firma auditora
Arthur Andersen destruyó más de una tonelada en papel de los documentos contables
de ENRON.

Conclusión
El manejo de respaldo y archivo de la información contable es muy importante para
poder revisar cómo se están manejando las transacciones de una empresa.

Recomendación
11. Al Gerente General: establecer el mecanismo necesario para mantener en
digital los respaldos físicos contables, así como un adecuado proceso y espacio físico
de archivo que garantice que los documentos no se pierdan o sean destruidos.
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

INEXISTENCIA DE ORGANIGRAMAS DE PERSONAL Y MANUAL DE FUNCIONES

No se estableció los organigramas respectivos que especifiquen las líneas de


responsabilidad pertinentes en los puestos de trabajo, permitiendo que no haya control
sobre el desempeño de los empleados

El Gerente General y el Jefe de Talento Humano inobservaron las NCI:


“…200-04 Estructura organizativa: La máxima autoridad debe crear una
estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye
efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los
procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes…Toda entidad debe
complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual
se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer
los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores…”
“…407-02 Manual de clasificación de puestos: Las unidades de
administración de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y
las necesidades de la institución, formularán y revisarán periódicamente la
clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de
remuneración. La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las
tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los
puestos de su estructura y organizativa. El documento será revisado y actualizado
periódicamente y servirá de base para la aplicación de los procesos de reclutamiento,
selección y evaluación del personal. La definición y ordenamiento de los puestos se
establecerá tomando en consideración la misión, objetivos y servicios que presta la
entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales...”

El Gerente General no determinó los respectivos manuales de funciones y los


organigramas de personal respectivos, el Jefe de Talento Humano no emitió los
manuales de funciones respectivos.

La falta de estructura organizativa definida no permite establecer las responsabilidades


de los empleados en cuanto al desempeño de sus funciones.
Conclusión
El Gerente General no estableció el organigrama de personal respectivo impidiendo el
cumplimiento de los objetivos institucionales.

Recomendación
12. Al gerente general: Establecer el organigrama de personal necesario para el
funcionamiento de la empresa.
13. Al Jefe de Talento Humano: Establecer los manuales de funciones con toda la
información de competencias de los empleados.

NO SE REALIZÓ EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Y RESPONSABILIDAD DEL


PERSONAL

No hubo un seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas incluyendo


la responsabilidad de información y autorizaciones en el desempeño de los
empleados.

El Gerente General y el Jefe de talento Humano inobservaron las NCI:


…“407-04 Evaluación del desempeño: La máxima autoridad de la entidad en
coordinación con la Unidad de Administración de Talento Humano, emitirán y
difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño, en función
de los cuales se evaluará periódicamente al personal de la institución…”
…”200-03 Políticas y prácticas de talento humano:…La administración del
talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con
el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias…”

El Gerente General no estableció una supervisión de la asignación de puestos hacia


los empleados a su vez el jefe administrativo no emitió un informe sobre el
incumplimiento de actividades por parte de los empleados, el jefe de talento humano
no evaluó a los profesionales para la asignación de puestos requerido, permitiendo
que los empleados no mantengan un ambiente ético en su desempeño.

Sin una evaluación constante del desempeño no se pudo detectar que las ganancias
reportadas no eran reales.
Conclusión
La falta de evaluación del personal permitió que en meses se acabe con una empresa
de 15 años y de más de 30000 empleados.

Recomendación
14. Al Gerente General: establecer los métodos de evaluación necesarios para
validar el desempeño en relación con los objetivos institucionales
15. Al Jefe de Talento Humano: realizar las evaluaciones periódicas fomentando
un ambiente ético en el desempeño del personal.

INCUMPLIMIENTO DE LOS VALORES ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA

La máxima autoridad, los directivos y demás personal no cumplieron con los valores
establecidos por la institución.
El Gerente General y el Jefe de talento Humano inobservaron las NCI y los valores
institucionales:
“…407-08 Actuación y honestidad de las servidoras y servidores: La
máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán
cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando
los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto
de trabajo. Los directivos no sólo cautelarán y motivarán el cumplimiento de estos
principios y del ordenamiento jurídico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras
y servidores, sino que están en la obligación de dar muestras de la observancia de
éstos en el desempeño de sus funciones…
“…200-03 Políticas y prácticas de talento humano:…La administración del
talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con
el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la
ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de
personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de
principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que
regulan las relaciones laborales…”
“Comunicación.- Nosotros tenemos la obligación de comunicar. Aquí, nosotros
tenemos el tiempo de trabajar uno con otro... y escuchar. Nosotros creemos que esa
información es inevitable de moverse y esa información mueve gente. Respeto.-
Nosotros tratamos a otro como nosotros queremos que se nos trate. Nosotros no
toleramos el abuso o el irrespeto en el trato. Integridad.- Nosotros trabajamos con
clientes y escenarios abiertamente, honestamente y sinceramente. Cuando nosotros
decimos que haremos algo, nosotros lo haremos; cuando nosotros decimos que no
podremos hacerlo o no lo haremos, entonces nosotros no lo haremos. Excelencia.-
Nosotros estamos satisfechos con nada menos que no sea lo mejor en todo lo que
hacemos. Nosotros continuaremos por mejorar la barra para cada uno. La mejor
diversión aquí será para todos nosotros en descubrir solo como hacerlo.”

La falta de conocimiento de los empleados de los valores de la institución permitió que


los empleados no se comunicaran entre sí, no se respetó a los accionistas, no se
tomaron decisiones íntegras, realizaron todo incluso lo que no podían hacer, dando
como resultado un trabajo pésimo.

Se perdió completamente la reputación de la empresa.

Conclusión
Desde el Gerente General en forma descendente de jerarquía se debía fomentar los
valores y precautelar su cumplimiento en cada uno de los puestos de trabajo.

Recomendación
16. Al Gerente General: Poner en conocimiento del personal los valores con los
cuales se rige el desempeño institucional.
17. Al Jefe de talento humano: validar que los empleados conozcan y pongan en
práctica los valores y demás estatutos institucionales.