Doctorado en Administración

Seminario de Ciencias Administrativas (DOA3SCA101)

Actividad 1 Contexto Administrativo

1er Cuatrimestre

Alumna: MAE. Rivera Madrigal Ma. Del Carmen

Docente: Dr. Jairo Leonel Hernández Coria

Contenido

CONTEXTO ADMINISTRATIVO .................................................................................................................... 1

Proceso Administrativo ........................................................................................................................... 1
Planeación........................................................................................................................................... 2
Organización ....................................................................................................................................... 3
Control ................................................................................................................................................ 3
Dirección ............................................................................................................................................. 4
Recursos.................................................................................................................................................. 5
Fines institucionales ................................................................................................................................ 6
Esquema de causas - efectos .................................................................................................................. 7
Conclusiones ........................................................................................................................................... 7
Referencias ............................................................................................................................................. 8
 CONTEXTO ADMINISTRATIVO

Proceso Administrativo

Henry Fayol da origen del proceso administrativo en el año 1916, tras 50 años como gerente de
una empresa minera como resultado de su experiencia, toda su teoría, publicó su libro
Administración Industrial y General, destacaba en su obra los distintos niveles de gerencia, las
funciones administrativas y una lista de principios para administrar correctamente.

Torres Hernández, presenta la definición de Henri Fayol de administración, del pensamiento

clásico “Administración es el conjunto de todas las operaciones que se desarrollan en las empresas
y que se distribuyen en seis grupos” (Torres, 2014) descritos en un esquema de la siguiente forma:
Administrativas, están consideran la previsión organización, dirección, coordinación y control;
técnicas incluye producción, fabricación y transformación; comerciales entre ellos compras, ventas
y cambios; financieras buscan gerencia de capitales; contables tales como inventario, balance,
costo, precios, estadísticas; finalmente de seguridad para la protección de bienes y personas.

En la norma ISO 9000 de fundamentos y vocabularios de sistemas de gestión se define proceso

como “conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto” (IS0, 2005).

Por lo expuesto el proceso administrativo se comprende como un conjunto de actividades

mutuamente relacionadas que utilizan las organizaciones para alcanzar sus objetivos.

Los elementos o etapas del proceso administrativo, desde la óptica de diversos autores son
extraordinariamente resumidos por Torres Hernández en la siguiente figura.

Figura1:

Proceso administrativo según Faylol y otros autores neoclásicos, Torres Hernández, Z. (2014), p 110

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Las etapas de planificación y organización son conocidas como las faces mecánicas, mientras
que la dirección y control como fase dinámica.

Es así como la administración se realiza a través de cada una de las etapas mecánicas y
dinámicas del proceso administrativo al presentar elementos, técnicas y métodos para la
planeación, organización, dirección y control de las empresas y organizaciones.

A la luz de cada uno de estos elementos se realizará el análisis de las causas y consecuencias de la
siguiente problemática:

Un grupo de 3 amigos: Carlos, Martha y Laura, deciden emprender un negocio de servicios de

limpieza a oficinas. Ya cuentan con el capital financiero de inicio y una plantilla operativa de 15
empleados y una administrativa de 6 empleados. Deciden que entre los tres llevarán la gerencia
para apoyarse mutuamente. A los pocos meses empiezan a tener los primeros problemas, ya que
las decisiones se toman de forma consensuada y, por lo tanto, trae retraso a la operación. Por otra
parte, al haber tres jefes, a los empleados le resulta difícil seguir indicaciones, ya que en ocasiones
son contradictorias.

Planeación
Dentro de esta etapa las organizaciones definen la misión entendida como la razón de ser de las
empresas u organizaciones se enfoca en los objetivos a cumplir en el presente. Su definición debe
ser clara, precisa y concreta para guiar al grupo de trabajo en la cotidianidad del día a día. Otro
elemento de la planeación es la visión dentro de la cual se define un futuro realista y a la vez
ambicioso para motivar y guiar a la organización sobre el punto de llegada a largo plazo .

Las declaraciones de misión y visión se hacen vivenciales en las organizaciones a través de los
objetivos estratégicos, por ejemplo, si en visión esta ser una empresa transnacional en los objetivos
se define la presencia en cuantos países en que tiempo con que productos. Los objetivos definen
las metas que se desean lograr, son un apoyo para la designación de recursos.

Las estrategias detallan la forma en la que los objetivos se van alcanzar constituyen un plan de
acción y finalmente los programas describen la planeación operativa integrando objetivos de corto
o mediano plazo, acciones a implementar, así como recursos necesarios.

Al no contar un rumbo claro con la formulación de una planeación se tiene como consecuencia
retrasos en las operaciones y una falta de dirección de la empresa.

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Al ser los tres socios del negocio es entendible que decidan tomar decisiones en forma conjunta,
al ser la etapa de planeación una etapa mecánica que se realiza de forma anticipada los socios
de la empresa deben definir de forma consensuada mediante los elementos de planeación la
misión, visión, objetivos, estrategias y programas a seguir.

Organización
La definición de los puestos permite determinar las funciones de cada uno de los trabajadores en
la organización, así como los elementos de conocimientos, formación y experiencia requeridos
para el desempeño de las actividades designadas.

Las responsabilidades permiten dejar de forma clara las obligaciones que derivan de una función
del puesto y esta no debe ser completamente transferida a otro miembro de la organización.

Finalmente, la estructura, generalmente esquemática define las líneas de mando o autoridad dentro
de las comunes están las lineales, funcionales, orientadas a proceso, matricial o por línea de
negocio.

Las comunicación interna y externa permite tener claridad sobre que comunicar, cuando
comunicar, como comunicar, a quien comunicar y quien comunica.

Carlos, Martha y Laura, como socios de la empresa deciden que entre los tres llevarán la gerencia
para apoyarse mutuamente, lo cual trae como consecuencia dificultad por parte de los empleados
para seguir indicaciones, ya que en ocasiones son contradictorias.

Si los tres socios quieren ser gerentes deben separar sus puestos, funciones y responsabilidades,
por ejemplo, gerente administrativo, gerente de prestación de servicios y gerente de desarrollo
organizacional. Así también para sus 15 empleados operativos y sus 6 empleados administrativos
deben establecer una estructura, puestos, responsabilidades y líneas de comunicación.

Control
En esta etapa del proceso administrativo se fijan los objetivos, estándares e indicadores que
permiten vigilar su cumplimiento y en su caso aplicación de acciones correctivas que permitan el
cumplimiento y mejora continua.

Los procesos en una empresa, organización o negocio consisten en una cadena de actividades
repetitiva dedicadas a conseguir un determinado resultado final, tal es el caso de la entrega de un
servicio al cliente, una vez definidos se establecen estándares de calidad, es decir características

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del servicio que se consideran adecuadas, para estas características se determinan indicadores para
medir la satisfacción, desempeño y resultado.

La etapa de medición dentro de la etapa de control permite conocer la brecha existente entre los
objetivos y estándares planteados versus los valores arrojados y de ser necesario realizar los ajustes
y mejoras requeridas.

De la problemática, no se observa que exista algún tipo de control, ocasionando re-trabajo, falta
de optimización de recursos, problemas de comunicación y sobre todo retrasos en la operación.

Dirección
Esta debe estar a cargo las primeras líneas de mando establecidas en el organigrama, dentro de sus
funciones esta la toma de decisiones, la atención de conflictos, la coordinación de actividades y
mantener la motivación al trabajo y alcanzar los objetivos y visión organizacional.

Es conveniente que esta dirección se ejerza con liderazgo acompañado del compromiso de que se
establezca la planeación, organización y control dentro la empresa, para lo cual pueden adoptar o
desarrollar diferentes tipos y teorías de liderazgo. Del artículo Tipos de liderazgo y acciones del
líder, se tomó la siguiente figura en la que recapitula las principales características de las teorías
de liderazgo. Ayala Vallejo y Poveda (2021).
Figura2

Características de las Teorías de liderazgo, Ayala, M., Vallejo, M. ., & Poveda, A. . (2021), p 65

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En el liderazgo transformacional y carismático los líderes ejercen influencia en sus seguidores
transmitiendo su visión personal, inspirando con su energía, pero sobre todo se interesan por cubrir
las necesidades de sus colaboradores acompañándolos para alcanzar los logros de la empresa.

En el liderazgo transcendente también existe una relación de influencia en el que se refleja las
actitudes y valores del líder, pero por contribución, en donde los colaboradores interactúan por
motivación interna y externa y trascendente.

El liderazgo resonante se vincula con la capacidad del líder en establecer una relación con los
demás miembros del equipo relacionando la razón y los sentimientos y/o emociones. Estos estilos
de liderazgo han dejado atrás las prácticas autocráticas de imposición.

Los tres socios del problema planteado toman decisiones duplicadas durante la operación de las
actividades empresariales causando confusión en los empleados y retraso en los procesos, en
general no están cumpliendo con las funciones de dirección de forma adecuada dado que no están
realizando la coordinación de actividades, las atenciones correctas de conflictos por lo contrario
los generan.

En cuanto al liderazgo este no se ejerce de forma correcta dado que no tienen acercamiento con
sus colaboradores para conocer y atender las problemáticas presentadas.

Por lo que se sugiere que reciban capacitación en habilidades directivas con la finalidad de
ejercer un liderazgo participativo, así como una buena dirección enfocada al crecimiento del
negocio y a la determinación clara de indicaciones aumentando la productividad.

Recursos

Anteriormente la gestión de los recursos humanos consistía en la selección y contratación de

empleados, actualmente son considerados como el principal activo de una empresa, son un capital
de conocimientos, experiencias, motivaciones, habilidades, capacidades, competencias y técnicas
que aportan al buen funcionamiento y desarrollo empresarial.

En el problema se plantea en materia de recursos que ya cuentan con el capital financiero de

inicio y una plantilla operativa de 15 empleados y una administrativa de 6 empleados.
Si bien no se describe como fue calculado el número de empleados y su distribución, existe una
proporción del 60% de empleados dedicados a la gestión (de 6 administrativos+3 gerentes) con
respecto al 40% (15) de personal operativo. La falta un cálculo adecuado del número de

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empleados genera un exceso de gastos. En la etapa de organización ya se o abordaron las
problemáticas de la falta de definición de funciones.
Tampoco se hace mención al desarrollo profesional del personal de la alta dirección, los
administrativos y operativos, afectando la productividad y comunicación en la empresa.
El proceso de gestión de los recursos financieros tiene como fin de generar mayores beneficios y/o
resultados, con efectividad para apoyar a la mejor toma de decisiones financieras y generar planes
de inversión para la organización. Mediante el manejo de créditos, control de inventarios,
elaboración de presupuestos de ingresos y egresos, negociación con proveedores, entre otros.

La falta de una gestión adecuada de recursos financieros, trae perdidas de ganancias, así como
un limitado desarrollo de la empresa.

Las tecnologías para el almacenamiento, recuperación, procesamiento y comunicación de la

información competitivo han tomado mayor importancia en un mundo en el que el factor constante
son los cambios en las preferencias de los clientes, los mercados, las demandas, la aparición de
nuevas empresas y con la pandemia la comercialización electrónica de productos y servicios
presento un crecimiento importante.
Las faltas de una gestión adecuada de los recursos tecnológicos pueden ser detonantes de la
potencialización o estancamiento de las empresas.
La gestión empresarial se enfoca en administrar los recursos, pero la vez requiere de recursos
humanos y tecnológicos principalmente para realizarlo de forma adecuada con personal
capacitado y recursos tecnológicos pertinentes.

Fines institucionales

La administración se realiza para facilitar el logro de los fines institucionales estos son el
esfuerzo por determinar una previsión o anticipación que permita aclarar la acción presente a
la luz de los futuros posibles y deseables acompañado de la postura y el compromiso que la
institución tiene con el individuo y con la sociedad, conforman los fines institucionales a través
de la misión, visión, políticas y valores. La filosofía de la empresa cobra vida mediante la
planeación estratégica y operativa, ya comentada con anterioridad.
Algunos autores plantean los objetivos institucionales como parte de la filosofía y otros dentro de
la planeación estratégica, lo importante a destacar es que a través de ellos se establece de forma
específica, medible, alcanzable, realista, así como la especificación de los fines institucionales.
La empresa se dedica a ofrecer servicios de limpieza, si bien no hace mención de alguna misión,
visión, valores u objetivos, al existir una falta de dirección en las indicaciones y retraso en las
operaciones deja ver la falta de fines institucionales.

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Esquema de causas - efectos

A manera de resumen se presenta a continuación el listado de las causas y efectos del problema en
un diagrama causa-efecto.
Figura 3

Diagrama causa efecto, 2023, elaboración propia

Conclusiones

Cuando se inicia un negocio es común que surja como una empresa personalista, en la que todo
gire alrededor de los dueños, siendo ellos quienes tomen todas las decisiones, promoviendo
prácticas de prueba y error.
La profesionalización del negocio en la generalidad se da cuando las empresas crecen y se vuelven
inmanejables, pero la realidad es que no hay necesidad perder recursos, los negocios se pueden
institucionalizar desde su nacimiento dándole estructura, responsabilidades, procesos, medición
de objetivos; capacitando al cuerpo directivo para la toma de decisiones, saber pedir resultados y
por supuesto liderazgo.
Y no menos importante contar con los recursos humanos, financieros y tecnológicos que les
permita cumplir los objetivos institucionales.
La necesidad de profesionalización del negocio, mediante la administración, es el resultado
holístico para la atención de las causas planteadas en la problemática.

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Referencias

Ayala, M., Vallejo, M. ., & Poveda, A. . (2021). Tipos de liderazgo y acciones del líder. Su relación
con el resultado alcanzado por las pymes de la ciudad de Guayaquil. Centro Sur. Recuperado
de https://centrosureditorial.com/index.php/revista/article/view/142

Organización Internacional de Normalización. (2005). Guía de responsabilidad social (ISO 9000)

https://www.iso.org/obp/ui/es/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es

Torres Hernández, Z. (2014). Teoría general de la administración (2a. ed.). México D.F, Mexico:
Grupo Editorial Patria. Recuperado de
https://elibro.net/es/ereader/universidadiexpro/39390?page=114.