Proceso Administrativo:

Antes de constituir una organización, es fundamental comprender su estructura. El sistema

organización-empresa, debe ser ordenado y equilibrado con el fin de evitar la entropía.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus
objetivos y para satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Este proceso consta de 4 fases: la
planificación, organización, dirección y control. Estos aspectos permiten verificar el nivel de
desempeño de la empresa frente a los objetivos planificados. Es decir, ¿qué tan cerca o lejos estoy
de ellos? ¿En cuanto tiempo se ha desviado el camino en el plan trasado originalmente?

La primera etapa del proceso de la planeación o planificación es la que proporciona los estándares
que facilitan y que permiten el control de las funciones administrativas. La planificación establece
los objetivos para las otras funciones administrativas por esto se dice que planear es función de
todo administrador independiente de su nivel jerárquico. A su vez, como todas las organizaciones
operan en ambientes cambiantes e inciertos, la planeación busca adaptarlas a los cambios,
minimizar el riesgo, aprovechar las oportunidades que se presentan, pronosticas en la medida que
sea posible el futuro y de esta manera hacerlas crecer y prosperar.

Algunas características de la planificación:

Debe ser flexible, es decir, permitir la adaptación del plan a nuevas circunstancias. Debe ser
uniforme en cuanto a los sistemas de medidas que se utilizaran y se debe utilizar el máximo en la
elaboración de los planes los factores productos, financieros y materiales.
La planificación también implica reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización,
decidir como conviene situarla o posicionarla en su ambiente, como hay que desarrollar y
aprovechar sus fuerzas y como se afrontan los riesgos y oportunidades del entorno.

La segunda etapa, organizar, consiste en determinar las actividades y cargos necesarios dentro de
la empresa distribuyéndolos entre las personas. Por lo tanto, implica agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo de actividad un administrador con
la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar en el sentido vertical y horizontal.
Jerárquicamente hablando debemos ser capaces de coordinar tanto el recurso humano que está a
nuestro nivel, como los que siguen hacia abajo, es decir, toda la estructura de la empresa. Una
estructura organizacional tiene que estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para
todos aquellos que deban realizar determinada tarea y quien es el responsable por dichos
resultados. De esta forma se eliminan la dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación
de las responsabilidades, y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que
refleje y promueva los objetivos de la empresa.

Al contemplar el organizar como un proceso se debe cumplir con ciertos requisitos fundamentales:

La estructura debe reflejar los objetivos y planes ya que las actividades empresariales se derivan de
estos, así como la autoridad disponible para los administradores de la empresa. También se debe
reflejar su ambiente y se debe establecerse para su funcionamientos para permitir contribuciones
por parte de los miembros de un grupo y para ayudar a las personas a alcanzar con eficiencia los
objetivos en un futuro cambiante. En este sentido una estructura nunca debe ser mecánica o
estática.
La tercera etapa, la dirección, consiste en hacer actuar a otras personas, por lo tanto es la acción
de lograr que quienes integren un departamento o una organización se propongan alcanzar
determinados objetivos en concordancia con los planes previamente establecidos. Por lo tanto, la
dirección se define como el proceso de influir sobre las personas para que realicen en forma
entusiasta el logro de las metas de la organización. Por esto, es necesario lograr que las personas
contribuyan en forma efectiva el logro de los objetivos de la empresa y al mismo tiempo satisfagan
sus propias necesidades. En este sentido la motivación es un factor relevante dentro de la
dirección, permitiendo alcanzar objetivos y lograrlos. La motivación es la disposición que tiene una
persona al realizar altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas de la organización,
condicionada por la habilidad de ese esfuerzo de satisfacer alguna necesidad personal. Entonces
cuando los lideres motivan a los colaboradores, lo que están haciendo es utilizar las cosas que
esperan que satisfagan las necesidades personales y los induzcan a actuar de acuerdo a las
expectativas organizacionales.
La ultima etapa, control, consiste en medir el desempeño actual comparandolo contra un estandar
para verificar si se ajusta a los planes. Control se entiende como un mecanismo que permite
corregir desviaciones a traves de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social y que logicamente van en funcion del cumplimienton de los objetivos claves para el éxito
organizacional. Vale decir que es un proceso netamente de seguimiento y que evalua tambien
aspectos culturales, organizativos, humanos y grupales.

Es asi como este concepto bajo el contexto estudiado se enfoca directamente al proceso
administrativo y es considerado el cierre de este y el comienzo de una nueva planificacioneso
planeacion gracias a la retroalimentacion entregada. Una de las razones mas evidentes de la
importancia del control es porque hasta el mejor de los panes se puede desviar, por lo tanto el
control se emplea para optimizacion en la calidad de los productos, serivicos y procesos internos y
externos al sistema de la organización empresa, enfrentar los cambios en entornos dinámicos,
agregar valor y facilitar la delegacion y el trabajo en equipo.