Proyecto integrador: Etapa 3

Jesús Alejandro Domínguez Robles

Oscar Daniel Domínguez Toscano

Docente: Jesús Gutiérrez Martínez

Enfoque sistémico

Fecha: 23/06/2023
INTRODUCCIÓN
Analizar las problemáticas con definiciones raíces y un enfoque a el sistema del ERP; es un software
de planificación de recursos empresariales y un sistema que ayuda a automatizar y administrar los
procesos empresariales de distintas áreas.
En este documento trataremos los problemas acerca de una empresa de autobuses, con ayuda de
la Metodología de los sistemas blandos y los siete pasos de la metodología de Checkland.
Esta actividad consiste en aplicar y desarrollar la primera parte de nuestro proyecto integrador. Se
busca y pretende, que a través de las herramientas que nos fueron proporcionadas tanto por
nuestra docente como por la institución, trataremos de aplicar una metodología de sistemas
blandos para establecer los pasos a seguir en la integración de un sistema ERP dentro de una
organización con la finalidad de resolver una problemática de gestión de información, derivada del
uso de sistemas independientes.
Nuestra problemática para analizar será́ la de una empresa armadora de autobuses con piezas. Esta
empresa trabaja con sistemas independientes, mismo que ocasionan una afectación directa en
tiempo de entrega, lo que está derivando en pérdida de clientes, fallas en la producción y problemas
internos entre el personal debido a los retrasos en entrega de documentación interdepartamental.

PLANTEAMIENTO:
Una empresa armadora de autobuses y distribuidora de piezas a identificado las siguientes
problemáticas internas: La empresa lleva el control de su producción, administración, seguimiento
de ventas y servicios de postventa mediante software propio e independiente en cada
departamento y respondiendo únicamente a las necesidades que se presentan en el día a día, sin
planeaciones futuras. Estas circunstancias de operación están teniendo una afectación directa en
tiempos de entrega, lo que está derivando en pérdida de clientes, fallas en la producción y
problemas internos entre el personal debido a los retrasos en entrega de documentación
interdepartamental. Algunos problemas específicos y a los cuales urge darles solución son los
siguientes:
a. Clientes: la empresa no cuenta con un control de clientes efectivo que le permita integrar
nuevos prospectos y administrar sus ventas a futuro. La falta de un control de clientes
también ha dificultado el control de las ventas actuales para su oportuno cobro, así́ como el
ofrecimiento de servicios postventa que generen ingresos adicionales, lo cual ha puesto
obstáculos en la atención de los clientes cautivos.

b. Sistemas independientes: no se cuenta con una plataforma única e integrada, lo que

ocasiona duplicidad de trabajo y procesos. Retrasos y otros problemas asociados.

c. Contabilidad: se genera con retrasos por que la información tiene que recapturarse, a partir
de documentos generados por cada sistema independiente.
Solución propuesta: Derivado de un análisis realizado por un grupo de expertos en arquitectura
empresarial, se concluye que la mejor solución es la instalación de un sistema de planificación de
recursos empresariales (ERP).
Actores involucrados
Cliente: Ya sea una persona física o una empresa, es quien solicita los servicios de actualización,
modificación o integración de elementos electrónicos en uno o varios autobuses. Su objetivo es
adaptar los vehículos a sus necesidades específicas.
Área de Recepción de Vehículos: Este equipo está capacitado en atención al cliente y posee
conocimientos técnicos sobre los productos y servicios ofrecidos por la empresa. Su función
principal es recibir las solicitudes de los clientes, asesorarlos y proponerles las soluciones más
adecuadas según sus necesidades.
Área de Compras: Responsable de llevar el control del inventario en el almacén y realizar las
compras necesarias para mantenerlo actualizado. Recibe las solicitudes de productos y materiales
provenientes del Área de Recepción de Vehículos y los suministra cuando se encuentran en
existencia. Además, tiene la autoridad para gestionar el presupuesto del área y adquirir productos
y materiales electrónicos, de acuerdo con el catálogo de proveedores de la empresa, en caso de no
haberlos en stock.
Área de Técnicos: Equipo de personas con conocimientos técnicos especializados en la instalación
y configuración de equipos electrónicos en los autobuses. Su labor es llevar a cabo la
implementación de los elementos electrónicos en los vehículos de manera precisa y eficiente.
Diagrama Funciones-Actores
El grupo de expertos consultado ha proporcionado los siguientes esquemas desde una perspectiva
de arquitectura para plantear la situación actual.
 ❖ Clientes
Clientes
Customers

Área de ventas y de recepción de vehículos

Actors

Entrada Transformación Salida

Transofrmation Escaso control de Creación de base de datos Seguimiento de ventas y
clientes, lo que y sistema de ventas con control de clientes
genera conflicto en software propio que eficiente.
el dpto. de ventas y proporcione respaldo al
contabilidad. dpto. de contabilidad.

Filtro de clientes y control de calidad al recibir vehículos, lo que genera un

World visión mejor seguimiento de ventas.

Proporcionar capacitación al dto. De atención al cliente, finazas y al área de

Owner sistemas para la creación de base de datos.

Enviroment Análisis estadístico y pronosticación de ventas.

Definición raíz
Tener un mejor seguimiento de ventas y control de clientes, a través de la creación de una base de
datos y análisis estadísticos. Esto para pronosticar e incrementar la taza de ventas.
El departamento de atención a clientes va a implementar un ERP enfocado al registro de facturación
de clientes, además se generarán reportes para un mejor seguimiento

❖ Sistemas independientes
Customers Clientes

Actors Dpto. de informática

 Transformation Entrada Transformación Salida
Escasez de Solicitar al dpto. de A través de la
organización sistemas la creación e plataforma digital, se
ocasionada por la implementación de optimizará el trabajo
falta de software que entre los empleados.
plataforma digital administre el trabajo.

World vision Administrar el trabajo entre los empleados, lo que significará en una
disminución progresiva de la labor.

Owner Área técnica de informática

Enviroment La disminución de trabajo beneficiará la gestión de clientes, lo que ya

no va a generar retrasos y trabajos repetidos.

Definición raíz.
Se debe gestionar el trabajo entre los empleados, con la ayuda de un software propio creado por
el dpto. de sistemas, esto va a generar disminución de labores para mitigar retrasos.
Los técnicos de sistemas crearán el ERP para automatizar los procesos de la empresa.

❖ Contabilidad
Se genera con retrasos por que la información tiene que recapturarse, a partir de documentos
generados por cada sistema independiente.
Customers Personas físicas y morales

Actors Dpto. de contabilidad

Transformation Entrada Transformación Salida

Retrasos ocasionados por Optimizar la base de La información se
un manejo de información datos. organiza de manera
escaza clara.
 World vision Los retrasos se generan debido a que la base de datos no está almacenando
correctamente la información, lo que genera trabajo doble al dpto. de
contabilidad, y esto mismo genera retrasos.

Owner Dpto. de sistemas.

Enviroment La base de datos

Definición raíz
Se busca eliminar los retrasos ocasionados en el dpto. de contabilidad, esto se puede solucionar
con la ayuda del dpto. de sistemas para que optimicen la base de datos para disminuir el trabajo
entre los empleados de contabilidad.
La implementación del ERP ayudará a capturar datos de manera más rápida y eficiente, fortaleciendo
así, la planeación futura.
Modelo Conceptual
Modelo dinámico del modelo conceptual y propuesta de cambio

Propuesta de cambio - Clientes Se realizará un registro detallado y organizado de los clientes por
medio de un reporte diario de ventas, también se capacitará al departamento de atención al cliente
para crear un planeación sobre las ventas llevando un seguimiento de los clientes y brindar la
atención postventa adecuada.
Propuesta de cambio – Sistemas independientes El área de técnicos creará un ERP para automatizar
los procesos en la empresa, para que el área de compras lleve un registro adecuado de inventarios
y clientes para tener puntualidad en entregas y así disminuir la duplicidad de trabajo.
Propuesta de cambio - Contabilidad La implementación del ERP ayudará a contabilidad a capturar
los datos correctos de los sistemas ya que no tendrán que ir uno por uno, así llevarán un registro
de clientes, ventas, compras, para crear planeaciones futuras

¿Qué metodología ágil proponemos?

En este caso, la empresa enfrenta problemas de falta de coordinación entre los departamentos y
una falta de planificación a largo plazo. Scrum ayudaría a abordar estos desafíos al establecer un
marco de trabajo en el que se promueva la colaboración y la transparencia, y se entregue valor de
forma incremental.
El equipo de la empresa podría organizarse en equipos multifuncionales que representen a cada
departamento relevante. Estos equipos trabajarían en iteraciones cortas llamadas "sprints"
(generalmente de 1 a 4 semanas) para desarrollar y mejorar el software utilizado en la producción,
administración, seguimiento de ventas y servicios de post-venta.
Durante cada sprint, se definirían objetivos claros y alcanzables, y se priorizarían las funcionalidades
o mejoras más importantes. Al final de cada sprint, se realizaría una revisión para evaluar el trabajo
realizado y obtener retroalimentación de los interesados. Esta retroalimentación se tendría en
cuenta en la siguiente planificación del sprint para adaptar y ajustar los siguientes objetivos y
prioridades.
Además, Scrum proporciona herramientas como el "Daily Scrum" (reuniones diarias cortas de
sincronización), el "Product Backlog" (lista priorizada de requisitos) y el "Sprint Backlog" (lista de
tareas para el sprint actual), lo que ayudaría a mejorar la comunicación y la visibilidad del trabajo
realizado en los diferentes departamentos.
Implementar Scrum permitiría a la empresa tener una visión más clara de las necesidades futuras,
mejorar la coordinación entre departamentos y reducir los retrasos en la entrega de documentación
interdepartamental. Esto a su vez contribuiría a mejorar los tiempos de entrega, la satisfacción del
cliente y la eficiencia operativa en general.
A continuación, vamos a englobar estos conceptos en la siguiente tabla

IMPLEMTACIÓN DE LA METODOLOGÍA SCRUM EN EL CASO PLANTEADO

 Control de la producción y administración
Seguimiento de ventas y servicios de post-venta
Tiempos de entrega y pérdida de clientes
Problemas internos y retrasos en la entrega de
documentación interdepartamental
Scrum permite una planificación más efectiva y
una mayor visibilidad de las tareas y
responsabilidades. Los integrantes del equipo
pueden reunirse regularmente para planificar y
ajustar las prioridades y mantener un mejor
control de la producción y administración
Esta metodología fomenta la transparencia y la
comunicación constante. Mediante la
implementación de reuniones diarias de
seguimiento, en las cuáles, los integrantes
pueden dar retroalimentación o “feedback”
sobre el progreso de las ventas y los servicios
de post-venta, identificando así posibles
problemas y colaborar en su resolución.
El equipo define objetivos alcanzables para
cada iteración (sprint) y trabaja en incrementos
de trabajo que se pueden entregar en plazos
más cortos.
Scrum promueve la colaboración y la
responsabilidad compartida. Al trabajar en
equipos multifuncionales y tener una
comunicación abierta, los departamentos
pueden identificar y abordar los cuellos de
botella en la entrega de documentación y
resolver los problemas internos de manera más
efectiva.

Conclusión
El planteamiento de los problemas para el desarrollo de esta actividad permitió una mejor
comprensión y la implementación de la definición raíz, la metodología de Checkland y sobre todo,
la herramienta CATWOE. Estas herramientas nos sirven para identificar el problema desde lo más
profundo, analizando sus causas y consecuencias e implementando soluciones para corregir errores
en las empresas, pero también lo podemos emplear en la vida real.

Implementar un ERP en una empresa ofrece una serie de beneficios significativos, como la
integración de procesos, la automatización de tareas, la toma de decisiones informada, la mejora
de la planificación y programación, la gestión eficiente de la relación con los clientes y el
cumplimiento normativo. Estos beneficios permiten a las empresas aumentar su eficiencia operativa,
optimizar el uso de los recursos, mejorar la comunicación interna, potenciar el crecimiento y la
competitividad, y brindar una mejor experiencia tanto a los clientes como a los empleados. En
última instancia, un ERP se convierte en una herramienta clave para lograr una gestión empresarial
más efectiva y alcanzar el éxito a largo plazo.
La implementación de una metodología ágil, como Scrum, en la empresa armadora de autobuses y
distribuidora de piezas, sería beneficioso para abordar las problemáticas internas identificadas.
Scrum proporcionaría un marco de trabajo flexible y colaborativo que permitiría un mejor control y
seguimiento de la producción, una planificación futura más efectiva, una entrega más rápida de
productos y servicios, y la resolución de problemas internos y retrasos interdepartamentales.

Al adoptar Scrum, la empresa podría experimentar una mejora en los tiempos de entrega, lo que a
su vez evitaría la pérdida de clientes y mejoraría la satisfacción del cliente. Además, la colaboración
y comunicación constante entre los equipos permitiría abordar y resolver problemas internos de
manera más eficiente, mejorando así el funcionamiento general de la empresa.

Referencias
Etapa 1:

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Etapa 2:
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• Molina, D. (2021, 23 diciembre). Qué es un ERP: cómo implementarlo y ventajas. Thinking
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https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/5034963.pdf
Etapa 3:

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Asana. Asana. https://asana.com/es/resources/extreme-programming-xp
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eLibro.net Pórtico UVM Capítulo 1. Métodos Ágiles. Páginas 29 a 62
• Ciencia y Técnica Administrativa CyTA (2019). Modelo de sistema viable: principios básicos
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http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/msv/viable_system_model
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