CONSTRUCCIN DE UN CASO DE NEGOCIO PARA ERP

Resumen ejecutivo
Las empresas estn buscando hacer inversiones en tecnologa para prepararse para el crecimiento.
Per con las economas de crecimiento incierto e irregular las empresas se cuidan mucho en sus
inversiones. Una cosa es clara: Cualquier inversin en tecnologa debe traer valor agregado a la
empresa. Para definir estos valores agregados y los costos, la empresa necesita definir un caso de
negocio para su inversin en tecnologa y construir un marco para medir el retorno de la inversin.
En este documento tcnico se describen los pasos que ayudarn a las organizaciones a construir su
caso de negocio propio con una inversin de ERP.
Mientras la economa contina mejorando, el alto desempleo y la austeridad del consumidor
significan que la recuperacin sigue siendo anmica e incierta. As, mientras que las empresas se
estn preparando para el crecimiento mediante el aumento de las inversiones en tecnologa de las
bajas tasas de la Gran Recesin, siguen siendo cuidadosos con el dinero de sus inversiones.
Construyendo el Caso de Negocio para ERP
Para crear un caso de negocios para una inversin de ERP y seleccionar la opcin del ERP
adecuado, las organizaciones deben seguir este proceso paso a paso:
1. Describa el reto empresarial
2. Evaluar los beneficios potenciales de la inversin en ERP
3. Evaluar los costos potenciales de cada opcin ERP
4. Evaluar los riesgos que puedan surgir durante la implementacin
5. Recomendar la solucin preferida
6. Describa el enfoque de implementacin
1. Describa el reto empresarial
El primer paso en la construccin de un caso de negocio es determinar con precisin los retos que
deben abordarse con la inversin en ERP. Describir los aspectos del entorno empresarial que
impulsan la necesidad de un ERP, incluyendo por qu el problema existe, factor humano, procesos
o carencias tecnolgicos que estn creando el problema, el impacto del problema en el negocio y
el marco temporal dentro del cual el problema debe resolverse.
Los desafos comunes que hacen que las empresas consideren una solucin ERP son:
El deseo de hacer crecer el negocio
Muchas empresas quieren crecer, ya sea a travs de adquisiciones u organizacionalmente. Sin
embargo, los procesos existentes o aplicaciones de negocio pueden ser incapaces de gestionar
adecuadamente una empresa ms grande. Por ejemplo, el software de contabilidad existente
puede ser incapaz de soportar nuevas filiales u oficinas en varios pases. Las compaas adquiridas
pueden tener sus propias aplicaciones de negocio, la empresa puede necesitar una aplicacin de
software comn para estandarizar los procesos de negocio a travs de la organizacin. La

compaa podra necesitar un nuevo sistema de negocio para manejar el creciente nmero de
usuarios y transacciones. O puede ser que necesite una funcionalidad ms avanzada, tales como
informes sofisticados y anlisis de negocios, CRM, o el control de la nmina.
Ineficiencia de los procesos de negocio
Muchas organizaciones llevan sus procesos de negocios con perdidas de tiempo, ineficiencia y
propensin a errores por manipulacin de datos por la mano del empleado. Por ejemplo, los
empleados pueden extraer informacin de las hojas de clculo manualmente para crear reportes,
La duplicacin de datos de clientes en mltiples aplicaciones, as como consolidar datos de varias
empresas manualmente o ingresar datos de registros de tiempos de trabajo.
la necesidad de reducir los costos
Durante las condiciones econmicas difciles o inciertas, muchas organizaciones buscan reducir sus
costos de operacin para tener mejores mrgenes de beneficio. De esta forma desear un ERP para
automatizar todos esos procesos desarrollados manualmente permitir a los empleados enfocarse
en las excepciones que ayudaran a mejorar los mrgenes de ganacias. Muchas organizaciones
tambin buscan reducir los costos de distribucin y transporte, llevando sus operaciones ms
cerca del cliente. Estas organizaciones necesitan procesos estandarizados para la gestin de
operaciones distribuidos geogrficamente al tiempo que permite a la compaa consolidar la
informacin financiera.
Sistemas obsoletos
Muchas organizaciones que consideran un nuevo ERP tienen sistemas obsoletos los cuales no
cuentan con soporte.
Tienen que pasar a un nuevo sistema para obtener la funcionalidad moderna, actualizaciones y
soporte continuos.
2. Evaluar los beneficios de las opciones de ERP
La sustitucin de un sistema obsoleto con un moderno ERP puede dar a las empresas las
herramientas que necesitan para hacer frente a sus retos de negocio, reducir los costos y el
obtener una amplia gama de beneficios. Los siguientes son los tipos de organizaciones de los
beneficios puede esperar obtener mediante la implementacin de un ERP. Al evaluar las distintas
opciones de ERP, las organizaciones deben considerar si cada solucin ofrece estos beneficios.
Hacer crecer el negocio
El cambio a un ERP que integre y complemente las operaciones en su empresa puede ofrecer la
funcionalidad que necesita para gestionar su negocio. El software correcto permitir incrementar
la integracin de las operaciones de su negocio, un paso a la vez, sin tener que iniciar un nuevo
proyecto desde cero. O bien, puede implementar la ERP en un solo lugar y para un nmero
limitado de usuarios y luego progresivamente conectar a los usuarios nuevos, ya sea local o
remotamente. Con esta solucin, las organizaciones pueden gestionar su crecimiento y reducir al
mnimo los costos adicionales.
Mejorar la eficiencia

El ERP adecuado puede mejorar la eficiencia al permitir la integracin, automatizacin, la mejora

en toma de decisiones y una mejor colaboracin:
La integracin proporciona informacin de negocios coherente
El ERP adecuado puede integrar todos los procesos de gestin en un nico sistema de informacin
coherente y distribuir informacin en tiempo real a toda la empresa donde se necesite. Al
compartir los datos en todo el sistema, el ERP elimina la necesidad la interaccin humana en
cuento a registro de datos manuales, lo que mejora la productividad, elimina los tiempos perdidos,
reduce los errores, y proporciona datos fiables y coherentes.
La automatizacin elimina los procesos manuales
Soluciones ERP puede automatizar procesos de negocio mientras que proporciona alertas de
excepciones para permitir al personal concentrarse en los acontecimientos inusuales. Una mayor
automatizacin significa que las empresas pueden reducir en gastos de mano de obra o reasignar
personal a otras actividades (por ejemplo, hacer ms con menos).
Business Intelligence mejora las decisiones y la eficiencia
Un sistema ERP, que incluye Business Intelligence (BI) y herramientas de informacin integradas
elimina los procesos manuales necesarios para producir informes. Mejores reportes e informes
permiten a los empleados hacer mejor y ms rpido, la toma de decisiones basadas en los datos.
Las empresas tambin pueden utilizar las herramientas de BI para analizar los procesos de negocio
para mejorar an ms la eficiencia en los procesos.
Mejor Colaboracin
La posibilidad de colaborar electrnicamente con sus socios, proveedores o clientes permite a las
organizaciones gestionar de extremo a extremo los procesos con clientes y socios de una manera
ms eficiente y rentable. Las organizaciones pueden proporcionar una respuesta mejor y ms
rpido a los socios y clientes. Los socios y clientes tienen la oportunidad de participar en los
procesos de las empresas y hacer parte del trabajo, lo que reduce los requisitos de una empresa
de mano de obra y los costos. Por ejemplo, una organizacin puede autorizar a un proveedor bajo
contrato o una orden en blanco para conectar a su sistema de gestin de procesos empresariales
de forma remota y automticamente hacer una reorden provocada por una alerta de bajo stock.
3.Evaluar los costos de las opciones de ERP
A continuacin, determine el costo total de las diferentes opciones de ERP bajo consideracin.
Los costos tpicos de una implementacin de ERP incluyen:
Adquisicin
Muchas de las soluciones ERP tienen un alto costo de adquisicin. Las empresas pequeas y
medianas a menudo buscan un ERP de nivel 1 en rendimiento y la funcionalidad, pero no pueden
darse el lujo del costo del nivel 1 y los costos de implementacin. Un ERP diseado
especficamente para el mercado de las PYMES es probable que cueste menos mientras ofrece una
funcinalidad adecuada.

Costo de la expansin de la solucin

Es la solucin completa, o se requiere una organizacin para actualizar y obtener ms de la
funcionalidad? Busque una solucin que incluye caractersticas mejores de su clase y una gama
completa de mdulos que pueden ser utilizados en toda la organizacin: gestin contable y
financiera, ventas, compras, gestin de inventario y fabricacin. Las soluciones tambin deben ser
fcilmente ampliables para acomodar un nmero creciente de usuarios segn sea necesario.
Formacin
La navegacin intuitiva le ayudar a reducir los costos de formacin y conseguir que los usuarios
se familiaricen mas rpido con el sistema. Busque una interfaz grfica de usuario orientada a los
procesos, un aspecto comn y la sensacin en todo el sistema, y la ergonoma de sonido que
agilizan y simplifican los procesos de trabajo, proporcionando una visin clara de las tareas a
realizar y los pasos necesarios.
Implementacin
Implementaciones de ERP se caracterizan por altos costos. Para reducir al mnimo los costos de
implementacin y tiempo de entrega y retorno de la inversin (ROI) ms rpido, busque el
software configurable que se adapta a la empresa sin necesidad de desarrollos a medida y en los
meses de servicios profesionales.
El sistema ERP debe ser completamente personalizable para hacer frente a los requisitos de
negocio especficos de una organizacin pueda tener.
Administracin / Mantenimiento
Para reducir los costos administrativos/mantenimiento, el sistema debe incluir herramientas de
administracin sencillas e integrales para que sea ms fcil de actualizar y mantener sin un
enorme personal de TI o con un mnimo de ayuda de terceras personas. El sistema ERP tambin
debe evolucionar con facilidad con el crecimiento y los nuevos requisitos de la empresa. Diseos
integrados pueden hacer que sea fcil de activar las nuevas funciones cuando sea necesario,
conectar nuevos usuarios al sistema o proveer rpidamente una nueva sucursal con un sistema de
gestin plenamente operativo sin necesidad de interfaces personalizadas.
4. Evaluar los riesgos y problemas que pueden surgir con la Implementacin
A continuacin, evaluar los riesgos o problemas que puedan surgir durante la ejecucin. Los
riesgos potenciales y las cuestiones a considerar son:
Riesgos Operacionales
Algunos de los riesgos operacionales a considerar incluyen baja adpatacin al software debido a
que es complicado de usar y de baja fiabilidad/continuidad de las operaciones. Estos riesgos
pueden ser mitigados con una solucin fiable que sea intuitiva y fcil de navegar.
IT Riesgos
riesgos de IT comunes incluyen la corta vida til debido a que el sistema no es adaptable a nuevos
requerimientos del negocio (por ejemplo, no ofrece una completa funcionalidad operativa o la

funcionalidad multi-site/international) o los requisitos de la tecnologa. Las organizaciones pueden

mitigar este riesgo con un sistema que ofrece una funcionalidad completa y es fcil de configurar o
adaptar a las nuevas necesidades. Para evitar los tiempos de ejecucin largos que a menudo
plagan las soluciones ERP, busca un sistema integral, flexible y configurable.
Riesgos Financieros
Los sistemas ERP puede ser costosos de implementar y requieren costosos mdulos adicionales o
personalizaciones. Frente a este riesgo busque una solucin integral con un precio orientado hacia
el tamao de la organizacin.
5. Recomendar la solucin mas adecuada
Una vez que la organizacin determina los costos y beneficios de cada alternativa, se puede
recomendar una solucin.
6. Describa el enfoque de implementacin
Ahora describir el enfoque de implementacin para dar a los gerentes la confianza de que la
aplicacin ha sido bien pensada. Cuando se busca el brazo profesional de un proveedor de
servicios o socio de integracin de sistemas para ayudar a la ejecucin, hay que tener en cuenta
factores que incluyen:
Habilidades y conocimientos para la entrega de soluciones de su lnea de negocio y la industria
La antiguedad de la empresa que preste el servicio
El uso de una metodologa de implementacin que sigue una ruta crtica para todos los pasos
que deben ocurrir
Qu tan bien est documentado el proceso de implementacin, hitos y entregas
Conclusin
Siguiendo este proceso, las organizaciones tienen las herramientas necesarias para medir con
precisin el valor de las inversiones de ERP para su operacin y para comparar las alternativas de
soluciones ERP. Tambin pueden utilizar este anlisis como base para estimar el potencial retorno
de la inversin ROI y los resultados reales despus de la implementacin.