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CORRESPONDENICA Y FECHA: 21/05/2023
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ELABORÓ: MARILUNA REVISÓ: DIANA ROCÍO APROBÓ: EMANUEL

CASTRO CAROLINA ANTOLÍNEZ VERGARA
HERRERA BEDOYA
CARGO: APRENDIZ CARGO: INSTRUCTORA CARGO: GERENTE GENERAL
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO DEL MANUAL...........................................................................................................3
ALCANCE..................................................................................................................................4
MARCO LEGAL..........................................................................................................................4
GLOSARIO................................................................................................................................5
IDENTIDAD CORPORATIVA.......................................................................................................7
MISIÓN.....................................................................................................................................7
VISIÓN......................................................................................................................................7
VALORES EMPRESARIALES.......................................................................................................7
POLÍTICA SOCIAL......................................................................................................................8
CARTA....................................................................................................................................10
MEMORANDO........................................................................................................................13
CIRCULAR...............................................................................................................................15
CERTIFICADO..........................................................................................................................18
CONSTANCIA..........................................................................................................................19
RESUMEN EJECUTIVO.............................................................................................................26
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INTRODUCCIÓN
El Manual de Correspondencia es indispensable ya que permite obtener toda
la información para que los funcionarios accedan al modelo de labores y
procesos, logrando elaborar y disponer de manera organizada los
documentos y archivos, dando así un correcto manejo administrativo

Es una guía al funcionario que está a cargo de la elaboración de documentos

para clientes internos y externos, puede usarse en caso de duda o inquietud
sobre el desarrollo de sus actividades.

Será la principal herramienta de las dependencias administrativas de esta

Empresa, con el fin de dar los lineamientos necesarios y aplicar las
normativas vigentes del gobierno nacional con respecto a los procesos
documentales y sus disposiciones para lograr implementar cada instrucción.

OBJETIVO DEL MANUAL

Estructurar las pautas para la correcta elaboración de los documentos

empresariales, teniendo en cuenta la ruta de manejo para la elaboración,
recepción, archivo, consulta, registro, distribución interna y externa, hasta su
disposición final según las Normas oficiales con el correcto manejo ofimático.

Proporcionar toda la información que necesitan los trabajadores de nuestra

empresa.
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ALCANCE
Este Manual podrá ser consultado por todo aquel funcionario que pertenezca
al área documental, o comunicativa para su análisis y posterior aplicación.

También tendrán acceso los colaboradores que así lo requieran presentando

su solicitud con anterioridad al área encargada.

MARCO LEGAL
LEY 527 DE 1999: Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrónico.

Esta Norma será aplicada a cualquier tipo de información de manera concisa.

Reconociendo que se llevará acabo los mensajes de datos en donde se
genera, envía, recibe, almacena y comunica por medio de correos
electrónicos de manera comercial.

ACUERDO 060 DE 2001: En este acuerdo se establecen pautas para la

administración de la documentación de entidades públicas. En este se
cumple con el programa de gestión documental para la administración de los
documentos. Para estos documentos no habrá números radicados, repetidos
o tachados ya que la numeración será asignada estrictamente en la
recepción de los documentos.

NTC 1486: Es una directriz que es aplicada para la presentación de tesis y

otros documentos. En este se trabaja de manera estética y maquinaria. En la
actualidad es requisito esencial para la presentación de cualquier tipo de
documento.
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Se maneja un tipo de papel carta; márgenes de entre 3-4cm (superior -

izquierdo) y 2-3cm (derecho-inferior); tipo de letra Arial tamaño 12; La

numeración de página se lleva a cabo a partir de la introducción con números

arábigos o romanos.

NORMA GTC 185: Conjunto de normas que sirven para la realización de

documentos, tal y como son actas, cartas, informes, circulares, etc. Su uso
tiene como finalidad brindar herramientas que sirvan como uso eficaz a la
hora de generar archivos documentales de manera correcta.

GLOSARIO
Acervo documental: conjunto de los documentos de un archivo

Acta: documento donde se deja por escrito algún suceso.

Anexos: información adicional adjunta al final de un documento oficial para

dar a conocer información de su elaboración y constancia de si se envían
copias a alguna otra dependencia o persona.

Archivo histórico: es a donde se transfiere la información al archivo central,

que por decisión del comité de archivos debe conservarse por su valor
documental, investigativo o cultural.

Archivo: Sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.

Base de datos: programa capaz de almacenar información.

Circulares: comunicación interna estandarizada con la misma información

para varios destinatarios, da a conocer actividades, normas, cambios de
políticas, disposiciones, órdenes, asuntos.
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Correspondencia: Comunicación entre personas mediante el intercambio de

cartas.

Digitalizar: convertir una magnitud física, un texto o una señal analógica en

una representación digital.

Documento: escrito en papel u otro tipo de soporte con el cual se prueba o

acredita una cosa.

Zonas: partes de un documento oficial que dividen los espacios

Firma digital: Es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un

mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho
mensaje, y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue
firmado por el originador.

Folio: Es una hoja con un número que identifica y diferencia de los

documentos similares.

Interlinea: espaciado que se deja entre texto y texto.

Inventario: Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que

pertenecen a una persona, empresa o institución.

Membrete: nombre dirección y título de una persona o entidad ubicada en la

parte superior de un impreso.

Norma: principio que se impone a se adopta para dirigir la conducta.

Sección documental: Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar

y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad
para determinar sus períodos de retención.
Tabular: organizar cifras, magnitudes y datos.
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Unidad documental: Unidad de análisis de los procesos de identificación y

caracterización.
Usuario: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en
busca de la información que contienen sus documentos.
Valoración documental: Es el proceso de análisis que consiste en identificar
los valores investigativos, científicos, patrimoniales, históricos, culturales y
técnicos de la información registrada en los documentos de archivo.
Vigencia: Cualidad por la cual permanecen efectivos y válidos los cargos y
disposiciones contenidos en los documentos.

IDENTIDAD CORPORATIVA

MISIÓN
Somos una empresa comercializadora y productora de manjares a base de
café, ubicados en la ciudad de Bogotá; nuestros productos son artesanales,
únicos y hechos con ingredientes de alta calidad apoyados con del gran
conocimiento ancestral de nuestros campesinos para toda la familia.

VISIÓN
Para el 2028 esperamos ser reconocidos como una de las empresas líder de
productos de café en la ciudad de Bogotá, teniendo una gran valoración por
nuestra innovación, cumplimiento y servicio. Utilizando nuestros residuos de
café como herramienta de cuidado al medio ambiente generando conciencia
de consumo responsable.

VALORES EMPRESARIALES
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Honestidad: Nos caracteriza la transparencia empresarial y de servicio

generando la confianza en todos nuestros clientes y colaboradores.

Calidad: En nuestra Empresa garantizamos la mejor calidad de Café en

nuestros productos gracias a una buena transformación de la materia prima y
el desarrollo tecnificado de nuestra industria.

Confianza: Nuestro diferenciador es tener en cuenta las inquietudes,

preguntas y soluciones que nuestros clientes o funcionarios requieran, pues
son parte fundamental de nuestra Empresa y les hace saber que cuentan
con el espacio seguro de expresar sus opiniones.

POLÍTICA SOCIAL

Apoyamos a las pequeñas familias productoras de café ofreciendo precios

justos a sus cosechas e impulsando el desarrollo y venta equitativa en el
sector agro.

ORGANIGRAMA
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CARTA

Las cartas empresariales se realizamos cuando se quiere atender una

solicitud, dar un comunicado, realizar algún trámite, confirmar pendientes,
responder inquietudes, etc. Teniendo en claro que se deben dirigir de
manera respetuosa y cortés independientemente de si quien la atiende sea
un personal interno u/o externo, para ello la redactamos de manera precisa y
concisa empleando una serie de reglas gramaticales.

Para realizar una carta se deben tener en cuenta las partes que la
componen:

1. Código: identificación de la organización. Se escribe en el borde

superior “DC-012”.

2. Fecha: indica la fecha de realización de la carta, va el nombre del

lugar, día, mes y año “Bogotá D.C., 11 de junio de 2023”
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3. Encabezamiento: en donde se inicia el texto, dirigiéndose de manera

cordial y respetuosa, llevando datos específicos del destinatario y
remitente de esta manera

Señor
SANTIAGO MORENO GUTIERREZ
Gerente general
BOYACÁ S.A S
Calle 82C 23-56
Bogotá D.C.

 1ra Interlinea (denominación de la persona)

 2da interlinea (nombre de la persona en mayúscula)
 3ra interlinea (cargo)
 4ta interlinea (nombre de la empresa u/o organización)
 5ta interlinea (dirección de la empresa sin abreviaturas)

 6ta interlinea va la ubicación (ciudad o país de la empresa)

4. Asunto: El tema del cual vamos a tratar “Invitación, acuerdo

comercial”

5. Saludo: Lo escribimos de manera formal a una o dos interlineas libres

“Cordial saludo, señor Moreno”.

6. Texto: Lleva el contexto e información a cabo, comienza a una o dos

interlineas libres.
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7. Despedida: Se manifiesta buenos deseos de manera cordial

“Atentamente” al terminar de leer el lector, se escribe a uno o dos
interlineas libres del texto.

8. Firmas: Se escribe el nombre y cargo del remitente se sitúa de cuatro

a cinco interlineas libres en mayúscula.

EMANUEL VERGARA MUÑOZ

Gerente General

9. Líneas libres: estas son opcionales y se escriben de dos a tres

interlineas de esta manera;

 Anexos (se detallan los folios o documentos que se enviaran

junto con la carta)
 Copia (quien llevará el escrito de la carta)
 Transcriptor y Redactor (va ubicado el nombre de las personas
que participaron en la elaboración de la carta)

10. Página subsiguiente: En la zona 2 se ubicamos datos de la empresa

tales como la dirección, lugar, correo y números de contacto.

Transversal 117 f 64 A 31 Occidente, Bogotá D.C.

Cafelomexpress@gmail.com
Celular (57) 308 445 61 21
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MEMORANDO

Son comunicaciones que realizamos para transmitir información interna a

una empresa ya sea para recordar un tema en específico o dar orientación.
Se recomienda tratar un solo tema en la información.
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1. Denominación del documento: Se deja una interlinea para escribir la

palabra “MEMORANDO” en mayúscula sostenida.

2. Código: Se escribe el código desde la mitad de la página al borde

derecho de la hoja que identifica la organización “DC-012”

3. Fecha: indica la fecha de realización de la carta, va el nombre del

lugar, día, mes y año. Se escribe desde la mitad de la página al borde
superior derecho “Bogotá D.C., 11 de Julio de 2023”.

4. Encabezamiento: Se conforma de las palabras PARA (Alejandro Ruiz

Maldonado, destinatario), DE (cargo del remitente) y ASUNTO
(contexto de la información), junto con sus datos.

PARA: Alejandro Ruiz Maldonado, Auxiliar de Contabilidad

DE: Directora Administrativa
ASUNTO: Entrega facturas mejoras locativas

5. Destinatario y remitente: Se escriben estos datos contra el margen

izquierdo en Mayúscula sostenida seguida de: 2 puntos. Luego de
ellos se colocan los datos del destinatario y remitente en Mayúscula
inicial (Nombres y cargos).

6. Asunto: La palabra se escribe en Mayúscula sostenida junto con el

tema que se quiere informar “ Entrega facturas mejoras locativas”

7. Texto: se escribe de 2 a 3 interlineas libres según la imagen.

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8. Despedida: Se escribe de manera formal “Atentamente” de 1 a 2

interlineas libres del texto según la imagen.

9. Firmas responsables: La firma se ubica en la parte superior del

remitente, esto depende al estilo escogido; si en la parte superior está
escrito el cargo, se escribe sólo el nombre completo en firma, si en la
parte superior sólo se encuentra el nombre en firma se coloca el
cargo.

VANESSA MUÑOZ CORTES

(Sin cargo)

10. Líneas especiales: estas son opcionales y se escriben de dos a tres

interlineas de esta manera, además disminuimos el tamaño de letra en
dos dígitos.

Anexo: dos (tres folios y factura 6322)

Transcriptor: Manuel Hernández

 Anexos (se detallan los folios o documentos que se enviarán junto con la
carta)
 Copia (quien llevará el escrito de la carta)
 Transcriptor y Redactor (va ubicado el nombre de las personas que
participaron en la elaboración de la carta)
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CIRCULAR

Las circulares son comunicaciones escritas de interés común que

sirven para transmitir instrucciones y decisiones de manera interna u/o
externa. Esta la circular general para un grupo de personas en
específico y la circular personalizada.

a. Encabezado: se escribe la palabra “CIRCULAR” en mayúscula

sostenida en la mitad de la hoja.

b. Código: Es la identificación de la organización. Se escribe a 1 o

2 interlineas libres del encabezado en el margen superior
izquierdo o dependiendo el estilo de la circular “DC-012”.

c. Fecha: indica la fecha en que realizamos la carta, va el

nombre del lugar, día, mes y año. Se escribe desde la mitad de
la página al borde superior derecho.

d. Encabezamiento: Se escribe de 2 a 3 interlineas libres de la

fecha, se escribe la palabra PARA (en mayúscula sostenida
junto con el grupo destinatario), esto depende si la carta es
circular general o circular carta. En este caso la palabra PARA
no va seguida de (:) sino en mayúscula sostenida.

e. Saludo: Va en el inicio del texto de manera formal “Saludos

cordiales”.
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f. Texto: Se inicia a 2 o 3 interlineas libres del encabezamiento a

interlineación sencilla, si es más de 1 párrafo se deja 1
interlinea libre.

g. Despedida: Se escribe “Atentamente” de 1 a 2 interlineas libres

del texto, de manera concisa.

h. Remitente y firmas responsables: Se escribe el nombre del

remitente en mayúscula sostenida y abajo del nombre se
escribe el cargo del mismo en minúscula.

EMANUEL VERGARA MUÑOZ

Gerente General
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CERTIFICADO

El certificado es un documento de carácter probatorio que demuestra un

compromiso del funcionario que asegura la veracidad o acto solemne del
mismo.
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CONSTANCIA

Es un documento cuya finalidad acredita o certifica que una persona se

encontró o encuentra desempeñando un papel importante, no requiere de
solemnidad y puede ser personal.
1. Código: En este caso es opcional y se escribe a 1 interlinea del papel
membrete.

2. Fecha: Puede ir al comienzo del documento, después del código o al

final del texto.

 Comienzo: Bogotá D.C., 02 de octubre de 2023

 Final: Bogotá D.C., a los 7 (siete) días del mes de junio de 2023
(dos mil veintitrés)
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3. Cargo: el cargo de la persona responsable se escribe en Mayúscula

sostenida a 4 o 5 interlineas libres de la fecha.

4. Identificación del documento: La expresión “certifica” o “hace

constar” se escribe seguido de (:) 2 puntos a 4 o 5 interlineas del
cargo.

5. Texto: En el primer párrafo incluimos el tratamiento, nombre completo

del solicitante, en Mayúscula sostenida y su número de identidad. Y en
el último párrafo especificamos el motivo por el cuál se expide la

6. certificación o constancia.

7. Remitente y Firmas responsables: Se escribe el nombre del

remitente en mayúscula sostenida y abajo del nombre se escribe el
cargo del mismo en minúscula.
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