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NORMA TÉCNICA NTC

COLOMBIANA 3397

1996-10-23

DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

E: DOCUMENTATION. WRITING A MEMORANDUM

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: documentación; memorando;


correspondencia.

I.C.S.: 01.140.30

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)


Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción Primera actualización


Editada 2001-08-11
PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional


de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica


está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La NTC 3397 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-10-23.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración y Divulgación de Documentos.

CADES SENA REGIONAL VALLE


COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA SENA REGIONAL RISARALDA
ICONTEC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
SENA DIRECCIÓN GENERAL CUNDINAMARCA
SENA REGIONAL ANTIOQUIA-CHOCÓ

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3397 (Primera actualización)

DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

1. OBJETO

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de memorandos.

2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Memorando: comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales
o internacionales.

2.1.2 Anexo: documento o elemento que acompaña al memorando.

2.1.3 Asunto: síntesis del contenido del memorando

2.1.4 Copia: fiel reproducción de un documento.

2.1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.

2.1.6 Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

2.1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.8 Encabezamiento: palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del
documento.

2.1.9 Espacio: distancia horizontal de escritura.

2.1.10 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.

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2.1.11 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.

2.1.12 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.1.13 Líneas especiales: anexos, copia e identificación del transcriptor.

2.1.14 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.

2.1.15 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.

2.1.16 Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación


de su papelería.

2.1.17 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

2.1.18 Razón Social: nombre que identifica a una empresa.

2.1.19 Remitente: nombre y apellidos del firmante.

2.1.20 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.21 Texto: cuerpo del mensaje.

2.1.22 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

2.1.23 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o


escritos.

2.2. CLASIFICACIÓN

Se establece un modelo (véase la Figura 1) y de acuerdo con él se clasifican en:

2.2.1 Bloque extremo

Todas las líneas parten del margen izquierdo. (Véanse las Figura 2 y 4).

2.2.2 Bloque

Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho. (Véanse las Figura 3 y 5).

3. REQUISITOS

3.1 MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm .

Inferior entre 2 cm y 3 cm .

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Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm .

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm .

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .

3.2 ZONAS

3.2.1 Zona 1

Espacio destinado para ubicar la razón social o logotipo, en caso de tenerlo. Sus medidas
respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm
verticales desde el borde superior. (Véase la Figura 1).

3.2.2 Zona 2

Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe el sello de
registro o la fecha de recibo del documento. (Véase la Figura 1).

3.3 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO

A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en
mayúscula sostenida y centrada.

3.4 NÚMERO (REFERENCIA)

La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el


código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres
interlíneas de la palabra MEMORANDO.

EJEMPLO.

0172

DRH-172

3.5 FECHA

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres
interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y
año sin separar con punto. (Véase la NTC 3393).

EJEMPLO.

Santafé de Bogotá, 20 de agosto de 1997

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3.6 ENCABEZAMIENTO

3.6.1 Partes del encabezamiento

3.6.1.1 A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario,
con mayúscula inicial.

3.6.1.2 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula


sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula
inicial.

3.6.1.3 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula


sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de
cuatro palabras y con mayúscula inicial.

Nota. Los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. La información correspondiente se tabula a
dos espacios de la palabra ASUNTO.

3.6.2 Diligenciamiento de los datos del destinatario y del remitente

Se pueden presentar así:

3.6.2.1 Alternativa 1.

Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente. Nombre y cargo, separados por coma.

En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece
su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

EJEMPLO.

PARA: Doctora Alicia García P., Secretaria General

DE: Guillermo Castro B., Director Seccional

ASUNTO: Círculos de calidad

3.6.2.2 Alternativa 2.

Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente. Cargo y dependencia o cargo.

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto,
con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

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EJEMPLOS.

PARA: Señora Claudia Rodríguez O., Secretaria General

DE: Jefe Oficina Jurídica

ASUNTO: Contrato 475

PARA: Dr. Carlos Arciniegas S., Director de Mercadeo

DE: Presidente

ASUNTO: Reserva presupuestal

3.6.2.3 Alternativa 3

Destinatario. Cargo y dependencia o cargo.

Remitente. Cargo y dependencia o cargo.

En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto,
con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLOS.

PARA: Jefe División

DE: Jefe de Contabilidad

ASUNTO: Ajustes al presupuesto

PARA: Auditor

DE: Revisor Fiscal

ASUNTO: Balance 1996

En los datos del encabezamiento se puede hacer uso de abreviaturas, cuando un renglón es
insuficiente.

EJEMPLO COMPLETO.

PARA: Doctor Germán A. Cifuentes P., Coordinador General de Información y Documentación


en Plásticos

DE: María Clara Calle Bernal, Secretaria General

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EJEMPLO ABREVIADO.

PARA: Dr. Germán A. Cifuentes P., Coordinador Gral. Inf. y Doc. Plásticos

DE: María Clara Calle B., Secretaria General

3.6.3 Remitente o destinatario no titular

Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la
aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E.) seguida de
punto.

EJEMPLO.

PARA: Doctor Edgar Gómez Betancourt, Rector

DE: Decano Facultad Ingeniería Civil (E.)

3.6.4 Asunto

Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con
mayúscula inicial.

3.7 TEXTO

3.7.1 Características

3.7.1.1 Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja
una interlínea entre renglones y dos entre párrafos.

3.7.1.2 Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera
persona del singular o del plural.

3.7.1.3 En lo posible se trata sólo un tema por memorando.

3.7.1.4 En los memorandos se utiliza tratamiento de usted.

3.7.1.5 Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales


ni de puntuación.

3.7.1.6 La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

3.7.2 Páginas Subsiguientes

Se tiene en cuenta lo siguiente:

3.7.2.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón
social.

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3.7.2.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

3.7.2.3 El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco


o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la
línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen
derecho.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente


con la fecha abreviada o el número (referencia); código de dependencia y número; o nombre de
la dependencia.

EJEMPLOS.

Margen izquierdo Margen derecho

Doctor Fabio Tobón Londoño 2

Señora Cecilia Araque 97-04-24 2

Doctora Nohora Patricia Vela Otálora 41234 2

DTH-41235 2

División de Control de Calidad 2

3.7.2.4 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del
encabezado.

3.7.2.5 En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se deja como
mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.

3.7.2.6 La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

3.8 DESPEDIDA

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo, tanto
en estilo bloque extremo como en estilo bloque. Presenta dos alternativas: con una expresión
breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.). (Véase la NTC 3393).

EJEMPLOS.

Atentamente,

Agradezco que transmita esta información al personal de su dependencia.

Nota. Se usa una de las dos opciones.

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3.9 REMITENTE

Cuando se aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se


escribe de cuatro a seis interlíneas de la despedida, con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, esta línea parte del margen izquierdo; en estilo bloque, del
centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado, de preferencia con tinta
negra.

EJEMPLO.

Sonia Monsalve David

En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, en
primer lugar el de mayor jerarquía.

3.10 LÍNEAS ESPECIALES

3.10.1 Anexos

Si se requieren, se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante se
anota la palabra Anexo o Anexos, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos
espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de
anexo.

EJEMPLOS.

Anexo: uno

Anexos: tres (15 hojas, 1 disquete)

Anexos: uno (cinco hojas)

3.10.2 Copia

A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si la hay) contra el margen izquierdo, se
escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios
se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre y cargo; cargo y dependencia; o
dependencia. Se utiliza interlineación sencilla.

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EJEMPLOS.

En línea separada cada uno:

Copia: Ing. Fabio Tobón Londoño, Director Ejecutivo


Dr. Andrés Perdomo, Director Administrativo y Financiero
Dra. Gloria Benítez P., Jefa División Talento Humano

En línea seguida:

Copia: Jefe de Producción; Jefa de Organización y Métodos; Jefa de Aseguramiento Interno de


Calidad; Jefe de Mantenimiento.

Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser las reglamentarias de
una empresa.

3.10.3 Identificación del transcriptor

A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula
inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda
emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los
dos.

EJEMPLOS.

Martha C.

Jorge R.

Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del
transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen
inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

3.11 ASPECTOS GENERALES

3.11.1 Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios

Se elabora el contenido del memorando, dejando en blanco la línea de destinatario que se debe
llenar individualmente así: con el mismo tipo de máquina una vez reproducido el documento
matriz; con señal de parada cuando el texto ha sido grabado; o, con combinación de
correspondencia en procesador de texto.

El memorando no se dirige a un grupo, es personalizado.

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3.11.2 Visto bueno

Para los memorandos que requieran visto bueno, se tiene en cuenta lo establecido en el
numeral 3.4.8 de la NTC 3393.

3.11.3 Tamaño opcional

Si se desea, se puede diseñar papelería de memorando en tamaño pequeño, basada en el


modelo de esta norma.

3.11.4 Recomendaciones

3.11.4.1 El tipo y el tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.

3.11.4.2 La cinta que se utiliza para la impresión, debe garantizar y mantener la nitidez del
documento.

3.11.4.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se
utilice.

3.11.4.4 La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.

3.11.4.5 La transmisión de un documento vía fax se adelanta información y exige el envío


inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.

3.11.4.6 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la preservación y


conservación del documento.

3.11.4.7 El uso de grapas y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro el documento.

4. APÉNDICE

4.1 NORMA QUE DEBE CONSULTARSE

NTC 3393: 1996, Documentación. Norma para la elaboración de cartas comerciales

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Figura 1. Zonas para el modelo de memorando

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Figura 2. Distribución memorando estilo bloque extremo

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Figura 3. Distribución memorando estilo bloque

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Figura 4. Modelo de memorando estilo bloque extremo

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Figura 5. Modelo de memorando estilo bloque

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