TALLER DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Valentina Meneses Arias.

Shantal Ramírez.

Gabriela Hernández.

María Erika Montaño Núñez.

Geraldine Cobo Orjuela.

Karen Tatiana Baltan Riascos.

Vanessa Pardo.

Politécnico Empresarial Colombiano

Cali (Valle del Cauca)

Organización Documental (sábado)

Septiembre 2023

SHINY MAKEUP Código: A-GH-P013

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Shiny makeup, centro comercial Jardín Plaza, Local 325, Cali valle del cauca
Tel 302458534 http //: www.shinymakeup.com
 Versión: 1.0
MANUAL DE CORRESPONDECIA Fecha de emisión: 09/09/2023

PROCESO: GESTIÓN HUMANA Y

ADMINISTRATIVA

1. OBJETIVO

Establecer las actividades y los controles necesarios para el adecuado manejo de la recepción,
registro, digitalización, radicación, conservación, distribución y/o eliminación de la
correspondencia tanto interna como externa.

2. DEFINICIONES

CORRESPONDENCIA:

Toda comunicación escrita dirigida desde y hacia la entidad o funcionarios que se envíe y se reciba
de manera interna o externa.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas usadas para el manejo de todo tipo de

documentos recibidos y creados en una entidad.

RADICACIÓN:

Es el procedimiento por medio del cual, la entidad deja constancia de las comunicaciones recibidas
o producidas, para oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca
la Ley.

TIPOS DE CORRESPONDENCIA:

CORRESPONDENCIA RECIBIDA PERSONAL

Se cataloga en este grupo aquellos comunicados que llegan a la entidad dirigida con nombre
propio, sin especificar el cargo; o la que lleve la indicación de ser “confidencial” o “privada”. Este
tipo de correspondencia no se radica.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA OFICIAL

Toda comunicación dirigida a Shiny Makeup o a un funcionario con indicación del cargo y que no
sea confidencial, personal privado.

CORRESPONDENCIA PRODUCIDA INTERNA

Toda comunicación que se produce y se cruza entre dependencias o colaboradores de Shiny

Makeup por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas.

CORRESPONDENCIA PRODUCIDA EXTERNA

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Todas aquellas comunicaciones escritas por un funcionario y que se emiten desde Shiny Makeup,
hacia terceros.

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ADMINISTRATIVA

RECEPCION DE CORRESPONDENCIA INTERNA

Todos los documentos que se generan al interior de cada área de la empresa SHINY
MAKEUP se consideran evidencia de la gestión realizada en desarrollo de las
funciones asignadas, con destino a los funcionarios de las diversas dependencias o
externos. Por lo tanto, es responsabilidad de los funcionarios entregarlos para su
control

RECEPCION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

La recepción de todas las comunicaciones y documentos oficiales por correo, a la mano

personalizada, correo electrónico, fax o cualquier otro medio, será únicamente a través de
el horario de atención para recepción de correspondencia interna y externa es de lunes a
viernes en la mañana de 7:00 a.m. a 11:00 a.m. y en la tarde de 2:00 a 5:00 p.m.

Solamente se asignará una sola persona para que reciba los documentos y este será
asignado por el departamento de administración

La correspondencia será recibida de acuerdo al siguiente procedimiento:

El funcionario encargado de recibir la de correspondencia, debe controlar la admisión de

todas las comunicaciones externas con el fin de determinar si son competencia de la
Unidad para efectos de su registro y radicación con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.

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RECEPCION DE DOCUMENTOS POR FAX O CORREO ELECTRONICO

En lo que respecta a la recepción de documentos por fax se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:

- Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idénticos,
si el documento está cortado o si diferentes consecutivos pertenecen a un mismo
radicado.

- El personal de radicación debe unir las imágenes cuando pertenezcan a un

mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la
entidad, si esto ocurre se eliminará el fax o correo electrónico del sistema y se
anotará el radicado que le fue asignado anteriormente al documento.

- El funcionario radicará el fax o el correo electrónico nuevos incluyendo a la

imagen el radicado generado por el sistema y el identificador correspondiente,
para remitirla a la dependencia respectiva de acuerdo a la directriz de
distribución, mientras que su registro se realizará de la misma forma que las
comunicaciones recibidas de manera personal.

- Para la impresión de los correos en papel se debe imprimir sobre papel que
garantice su permanencia y durabilidad

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RADICACIÓN:
Todas las comunicaciones externas deben ser radicadas a través del programa informático
utilizado en la entidad SIEP Documental, para oficializar el registro de los documentos
que ingresan, el mismo día que llegan atendiendo el orden de llegada en que se reciba.
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ARCHIVO DE GESTION: El tiempo de permanencia de la documentación en éste

depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las
TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.

Se deberá transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que

hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán
transferirse los expedientes y/o grupos documentales con sus tipos documentales
ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados.

ARCHIVO CENTRAL: A este archivo son transferidos los documentos de los

archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su
segundo ciclo de vida (semiactivo). El archivo central deberá facilitar la consulta
tanto a las dependencias de SHINY MAKEUP como al público en general de acuerdo
a las normas que lo regulen.

Recibidos los documentos en el archivo central, el responsable del Archivo Central

deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con
el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido
para cada dependencia.

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en

las TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y

procedimientos previstos en la TRD.

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ARCHIVO HISTORICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central que por decisión del Departamento de administración y teniendo como base las
TRD, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere si en un futuro se
llegase a requerir

TIEMPOS DE RETENCIÓN
• Realizar un análisis de valoración documental cualitativo o cuantitativo según necesidad
para determinar o validar los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital de las
series documentales.
• De igual forma es conveniente establecer si la disposición final que aparece en las TRD
es la más conveniente para el destino final de la documentación de SHINY MAKEUP
(selección, eliminación, conservación total, microfilmación o digitalización)

ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS:
Los datos se almacenan en archivos, los archivos se organizan en carpetas y las
carpetas se organizan en una jerarquía de directorios y subdirectorios. Es más eficiente
almacenar hacia arriba. Esto significa que tienes que utilizar cajas de plástico muy
resistentes o invertir en estanterías. Las estanterías tienen la ventaja añadida de que no
tienes que mover 5 cajas para llegar a la que realmente necesitas

 Todas esas carpetas llamadas AZeta, deben estar almacenadas no solo en forma
ordenada, sino que también deben contar con un espacio con características
especiales en cuanto a su infraestructura, señalización y métodos de almacenaje
 Para tener un archivo ordenado, Eficiente y con todo lo que dicta la ley hay que
realizar lo siguiente.

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  categorización de archivos
 administración de los archivos (Espacio, materiales, etc.)
 Gestión de documentos (procesos archivísticos, capacitaciones, ETC.)

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ACONDICIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS:

 El peso de los documentos, más de las estanterías, deberá tenerse en cuenta al
momento de decidir el tipo de piso que se empleará o el efecto sobre el piso del
edificio que se adquiera. Los pisos deberán ser lisos y de fácil limpieza, jamás
deberá admitirse el uso de alfombras
 Por las paredes del depósito no deberán pasar cañerías de gas ni de agua
 Se aconseja pensar en alternativas como ventiladores, extractores, etc, que permitan
el ingreso y egreso de aire , siempre con filtros, para evitar la aparición de agentes
de deterioro
 Se recomienda una temperatura entre los 18° y 20°C y una humedad relativa de 45
a 50%, con variaciones pequeñas
 Si se sospecha la presencia de hongos, podrán emplearse para la limpieza agua y
alcohol, ya que evapora con cierta rapidez

 LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION: Se debe limpiar muy bien la

documentación a transferir con: aspiradora, brochas de cerdas, suaves, telas de
algodón, NO se debe utilizar trapos húmedos.

 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL:
La decisión de eliminar documentos, es responsabilidad del Departamento de
Administración.
- Los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables,
deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de
Retención Documental.

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 - Ninguna serie documental será destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente Tabla de Retención Documental de la Oficina y sin la autorización
del Departamento de Administración

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- Las eliminaciones se dan cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al
histórico. Para todos los casos de eliminación documental se levantará un acta con su
correspondiente inventario (Código)

ANEXOS:

Tabla de correspondencia recibida

FECHA Y RAD PROCEDENCIA DESCRIPCIÓN DEL ANEXOS OBSERVACIONES ARCHIVADO

HORA DE DOCUMENTO EN
RECIBO

D M H ENTIDAD/ LUGAR FECHA SI NO

PERSONA

Tabla de correspondencia producida

HORA Y REGISTRO DESTINO DESCRIPCIÓN ELABORADO ANEXOS OBSERVACIONES

FECHA DE Nº DEL POR:
RADICADO DOCUMENTO
D M H ENTIDAD/ LUGAR SI NO
PERSONA

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Tabla de retención Documental

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Elaboró Revisó: Aprobó: Código: A-GH-P013
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Secretaria General Departamento de recursos Departamento de administración Fecha: 09/09/2023
humanos
Versión:1.0

Páginas: 8

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