Gadm-Ma-01 Manual de Gestion Documental

CONCEJO MUNICIPAL DE BUCARAMANGA
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Noviembre GADM-
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de 2016 MA-01
CONTENIDO1. OBJETIVO .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................................... 3
4. GENERALIDADES ......................................................................................................................... 7
4.1. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL .............................................................. 7
4.2. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACION DE ARCHIVOS PÚBLICOS .............. 8
4.3. ARCHIVO TOTAL ................................................................................................................... 8
4.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION ..................... 8
5. ELABORACION DE DOCUMENTOS ......................................................................................... 9
5.1. DOCUMENTOS INTERNOS: ................................................................................................ 9
5.1.1 MEMORANDO Y CIRCULAR ............................................................................................. 9
5.2. OFICIO .................................................................................................................................... 11
6. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.............................................................................................. 12
6.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................... 12
6.1.1. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS ....................................................................... 12
6.1.2. CLASIFICACION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS .............................................. 13
6.2. ORDENACION DOCUMENTAL.......................................................................................... 13
6.2.1. ORDEN CRONOLOGICO ............................................................................................. 13
6.2.2. DEPURACION ................................................................................................................ 14
6.2.3. ALINEACION DE DOCUMENTOS.............................................................................. 14
6.2.4. FOLIACIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 15
6.3. ALMACENAMIENTO ............................................................................................................ 17
6.4. SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERÍA ................................................................................... 20
6.4.1. MOBILIARIO DE ARCHIVO FIJO ............................................................................... 20
6.4.2. MOBILIARIO DE ARCHIVO RODANTE .................................................................... 21
6.4.3. ARCHIVADORES .......................................................................................................... 21
6.5. ESPACIO FISICO PARA EL ARCHIVO ............................................................................ 22
6.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ................................................................................... 22
6.7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.............................................................. 23
6.7.1. CONSERVACIÓN TOTAL ............................................................................................ 23
6.7.2. ELIMINACION ................................................................................................................ 24
Carrera 11 No. 34-52 Fase II Alcaldía de Bucaramanga (Sótano)

Teléfonos: 6338469 - 6339032 - Telefax: 6420460 www.concejodebucaramanga.gov.co
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6.7.3. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN .............................................................. 24

6.7.4. SELECCIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................... 24
6.8. ENTREGA Y RECIBIDO DE DOCUMENTACION POR NOVEDADES DEL .............. 25
PERSONAL .................................................................................................................................... 25
6.9. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION ................................................. 25
6.10. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL ................................................................ 26
6.11. SERVICIOS DE ARCHIVO ................................................................................................ 27
6.11.1. SERVICIOS EN ARCHIVO DE GESTION ............................................................... 27
6.11.2. SERVICIOS EN ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO .......................................... 29
6.12. ASESORIAS Y CAPACITACIONES ................................................................................ 31
7. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 31

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos bajo los cuales el personal del
Concejo de Bucaramanga logre la administración, conservación y control de los
documentos oficiales desde su origen hasta su disposición final.
2. ALCANCE
El presente manual es aplicable a cada uno de los procesos del Concejo de
Bucaramanga en razón de sus funciones y responsabilidades asignadas.
3. DEFINICIONES
• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia1.
• Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas2.
• Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital3.
• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados4.
• Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
1
Definición de archivo, Ley 594 del 2000.
2
Definición de archivo público, Ley 594 del 2000.
3
Definición de archivo total, Ley 594 del 2000.
4
Definición de archivo de gestión, Organización y Conservación de archivos UIS.

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tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general5.
• Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente6.
• Circular: Documento que se utiliza para comunicar a varias personas de la entidad

un mismo asunto.
• Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas

en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado7.
• Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan
sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad
productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo,
son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para
la investigación, la ciencia y la cultura8.
• Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual

se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación9.
• Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones 10.
• Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad 11.
• Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
5
Definición de archivo central, Organización y Conservación de archivos UIS.
6
Definición de archivo histórica, Organización y Conservación de archivos UIS.
7
Definición de comunicaciones oficiales, Acuerdo 060 de 2001 AGN.
8
Definición de conservación total, Acuerdo 02 de 2004 AGN.
9
Definición de depuración, Acuerdo 027 de 2006 AGN.
10
Definición de documento de archivo, Ley 594 del 2000.
11
Definición de documento original, Ley 594 del 2000.

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perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su

información en otros soportes12.
• Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen

una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto13.
• Folio: Hoja
• Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
• Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
• Foliar: Numerar Hojas
• Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente14.
• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación15.
• Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe

de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental16.
• Memorando: Documento que se utiliza por la entidad

para realizar comunicaciones entre sus dependencias, estas comunicaciones
pueden ser para recordar un asunto o dar comunicaciones simples.
• Oficio: Documento utilizado para realizar comunicaciones externas.
12
Definición de eliminación documental, Acuerdo 027 de 2006 AGN.
13
Definición de expediente, Acuerdo 16 de 2002 AGN.
14
Definición de función archivística, Ley 594 del 2000.
15
Definición de gestión documental, Ley 594 del 2000.
16
Definición de inventario documental, Acuerdo 027 de 2006 AGN.

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• Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural17.
• Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros18.
• Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de

una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas19.
• Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros 20.
• Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos21.
• Tipología Documental: Son las unidades documentales que conforman las series y
subseries documentales, son originadas de acuerdo a los procedimientos
establecidos, ya sea por producción, función o trámite, hacen referencia más
concretamente a los caracteres externos del documento es decir a la estructura
física, clase, formato, forma y soporte22.
• Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes23.
• Transferencia Documental Primaria: Es la operación de

traslado de expedientes del archivo de Gestión al Archivo Central,
documentos cuyo trámite o vigencia ha terminado24.
17
Definición de patrimonio documental, Ley 594 del 2000.
18
Definición de serie documental, Acuerdo 027 de 2006 AGN.
19
Definición de subserie, Acuerdo 027 de 2006 AGN.
20
Definición de soporte documental, Ley 594 del 2000.
21
Definición de tabla de retención documental, Ley 594 del 2000.
22
Definición de tipología documental, Acuerdo 039 de 2002 AGN.
23
Definición transferencia documental, Banco Terminológico AGN.

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• Transferencia Documental Secundaria: Es la operación de traslado de expedientes

cuya etapa de retención en el archivo Central ha concluido. De este proceso se
despliegan dos vertientes, si no se detectaron valores históricos se procede a su
baja definitiva, de lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histórico25.
• Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente26.
• Unidad Documental Compuesta: Cuando la constituyen varios

tipos documentales, formando un expediente27.
• Unidad Documental Simple: Cuando está constituida por un

solo tipo documental28.
4. GENERALIDADES
4.1. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
• Reduce el volumen de documentos innecesarios, disminuyendo costos de

mantenimiento.
• Controla la información plasmada en documentos.
• Brinda lineamientos para la planeación, diseño, y operación de los sistemas de

gestión de la entidad.
• Propicia un mayor aprovechamiento de las TICS.
• Mejora las condiciones para prestar un adecuado servicio de archivo.
• Salvaguarda la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo.
24
Definición transferencia documental primaria, Banco Terminológico AGN.
25
Definición transferencia documental secundaria, Banco Terminológico AGN.
26
Definición unidad documental, Banco Terminológico AGN.
27
Definición unidad documental compuesta, Banco Terminológico AGN.
28
Definición unidad documental simple, Banco Terminológico AGN.

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4.2. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACION DE ARCHIVOS PÚBLICOS

El estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, ciclo vital
de los documentos y la normatividad archivística29.
4.3. ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital 30.
Gráfico1–ComposiciónDelArchivoTotal
ARCHIVO
TOTAL
ARCHIVODE ARCHIVO ARCHIVO

GESTION CENTRAL HISTORICO
DISPOSICIONFINAL VALORES
VALORESPRIMARIOS
SECUNDARIOS
Administrativos Conservación
Total Históricos
Legales
Eliminación Científicos
Fiscales
Microfilmacióno Culturales
Contables
Digitalización Misionales
Funcionales
Selección
29
Artículo11,Ley594del2000.
30
Definiciónarchivototal,Ley594del2000.
4.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda

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evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de

producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,
consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y

rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información
general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el
caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado

en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de
transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el
particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de
inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos
identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados
con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de
expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.29
5. ELABORACION DE DOCUMENTOS
5.1. DOCUMENTOS INTERNOS:
5.1.1 MEMORANDO Y CIRCULAR
Memorando: Documento que se utiliza para realizar comunicaciones entre sus

dependencias, estas comunicaciones pueden ser para recordar un asunto o dar
comunicaciones simples.
Circular: Documento que se utiliza para comunicar a varias personas de la entidad un
mismo asunto.
29
Artículo 4, Acuerdo 042 de 2002 AGN.

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Oficio: Documento utilizado para realizar comunicaciones externas.
Los memorandos y circulares del Concejo de Bucaramanga tendrán la siguiente

estructura (Ver Gráfico 2):
• Se realizaran en hoja membreteada, la cual debe contener el logo de la entidad en

la parte superior izquierda y los datos de comunicación en el pie de página.
• Se digitarán en letra Arial tamaño número 12 y con un interlineado 1,5.
• Tendrán un encabezado indicando: el proceso y el número de memorando o

circular en letra mayúscula sostenida, mientras que el código, la serie y la cantidad
de páginas se digitaran en letra minúscula. Todo el encabezado deberá ir en
formato Negrita.
Ejemplo:
GESTION ADMINISTRATI VA
MEMORANDO N° 01-2016
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GADM 200.1.18
• Los datos obligatorios que deberá contener el memorando son los siguientes:
Ciudad y fecha: Se digitará el nombre completo de la ciudad y la fecha

utilizando el formato con el día a dos dígitos, el mes en letras y el año a 4
dígitos. Ejemplo: Bucaramanga, 12 de octubre de 2016.
PARA: Nombre (en letra mayúscula sostenida) y cargo (en mayúscula inicial) de
la persona a quien se va remitir el memorando.
DE: Es la dependencia que genera el documento (se debe diligenciar en letra

mayúscula sostenida). Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.
ASUNTO: Se debe diligenciar en mayúscula inicial.
• La firma deberá contener el nombre (en mayúscula sostenida) y el cargo (en

mayúscula inicial), de la persona que realiza el memorando.


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Gráfico 2- Memorando
5.2. OFICIO
Documento de carácter institucional utilizado para comunicar disposiciones, ordenes,

informes, invitaciones, citaciones, etc., a personas externas de la entidad.
Los Oficios del Concejo de Bucaramanga tendrán la siguiente estructura (Ver Gráfico
3):
• Se realizaran en hoja membreteada, la cual debe contener el logo de la entidad en
la parte superior izquierda y los datos de comunicación en el pie de página.
• Se digitarán en letra Arial tamaño número 12 y con un interlineado 1,5.
• Los datos obligatorios que deberá contener el oficio son los siguientes:
NUMERO DE RADICADO: Se deberá diligenciar el código de la dependencia junto con

el número de oficio consecutivo de la oficina.


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CIUDAD Y FECHA: Se digitará el nombre completo de la ciudad y la fecha utilizando el

formato con el día a dos dígitos, el mes en letras y el año a 4 dígitos. Ejemplo:
Bucaramanga, 12 de octubre de 2016.
DATOS DEL DESTINATARIO: Se debe digitar el nombre de la persona (en mayúscula

inicial), la dirección y la ciudad donde se encuentra ubicado el destinatario.
ASUNTO: Se debe diligenciar en letra mayúscula inicial.
• La firma deberá contener el nombre (en mayúscula sostenida) y el cargo (en

minúscula), de la persona que realiza el memorando.
Gráfico 3 - Oficio
6. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
6.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
6.1.1. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Los documentos se deben separar de la siguiente forma:
1. Documentos de apoyo a la gestión: Son aquellos que no han sido generados

propiamente por la dependencia, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus


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funciones. Estos no pueden ser transferidos al archivo central, y se mantendrán en

la dependencia hasta que el Jefe de esta decida eliminarlos.
Para la conservación de los documentos de apoyo a la gestión igualmente se

requiere su organización e instalación en la dependencia, se recomienda que estos
sean organizados aparte del archivo activo.
2. Documentos Activos: Son aquellos documentos que tienen valores primarios y que
son de uso frecuente. Estos documentos deben ser organizados teniendo en cuenta
las series y subseries establecidas en las tablas de retención documental, e
instalados hasta que cumplan su vigencia administrativa.
3. Documentos Semiactivos: Son aquellos documentos que ya cumplieron su vigencia

en el archivo de gestión y son de consulta ocasional con valores primarios. Estos
deben se alistados y transferidos al archivo central.
6.1.2. CLASIFICACION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS
Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos

almacenará en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las tablas de
retención documental. (Ver Gráfico 4).
Gráfico 4– Almacenamiento Y Clasificación Electrónica Según TRD.

6.2. ORDENACION DOCUMENTAL
6.2.1. ORDEN CRONOLOGICO

La ordenación se realizará cronológicamente según los tipos de documentos que
conforman cada serie y subserie. Estos deberán ser almacenados en su respectiva
unidad de conservación, respetando la secuencia en que fueron creados, de tal forma
que el documento más antiguo será el primero de la carpeta y el más reciente será el
último (Ver Gráfico 5).


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Gráfico 5 – Ordenación Cronológica
Los anexos hacen parte de un documento, por lo tanto, la fecha de estos no se

tendrá en cuenta para el ordenamiento cronológico.
6.2.2. DEPURACION
De la documentación se deberán eliminar los documentos duplicados, folios en blanco
y documentos de apoyo. Así mismo se retirarán todos los objetos metálicos que
contenga el documento.
6.2.3. ALINEACION DE DOCUMENTOS

Todos los folios que conforman una carpeta se deberán alinear teniendo en cuenta el
borde superior de cada folio. (Ver Gráfico 6).
Gráfico 6 – Alineación de Documentos


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Agrupar los documentos dentro de la carpeta de tal forma de que cuando se

necesiten consultar, se encuentren archivados de Izquierda a Derecha, siendo el
más antiguo el primero y el más reciente el último.
6.2.4. FOLIACIÓN DOCUMENTAL

Es la forma como se enumeran las hojas que contiene un expediente o carpeta. Para
este proceso debemos tener en cuenta lo siguiente:
• La foliación se debe realizar en forma consecutiva y en el mismo sentido de las

letras del documento.
• Se debe realizar en lápiz de mina negra tipo HB o B, iniciando desde el número 1

(1, 2, 3, 4…).
• Se debe realizar la foliación de manera suave de tal forma que no cause daño al
documento.
• Se debe escribir el número en la parte superior derecha del folio recto, de manera
legible y sin alterar el documento (no escribir sobre membretes, numeraciones o
textos).
• Se deben foliar todos los tipos documentales de una serie o subserie. En el caso de
una serie documental simple, la foliación se realizará de manera independiente por
serie. En el caso de series documentales complejas, cada expediente tendrá una
sola foliación de manera continua.
• Cuando un expediente se encuentre repartido en más de una unidad de

conservación, en la segunda unidad se deberá continuar con la numeración que
traía el expediente en la primera unidad.
Ejemplo de foliación de un expediente de más de 250 folios:
Carpeta 1: Inicia en el folio 1 y va hasta el 250.
Carpeta 2: Inicia con el folio 251…
• Únicamente se deben foliar las hojas que hagan parte del documento (los
separadores, hojas en blanco y pastas no se deben numerar).
• Las revistas, periódicos, gacetas, boletines, folletos, dibujos, entre otros que se
encuentren en un expediente, tendrán el número de folio consecutivo así se
encuentre plegado. Cuando se deban separar de las carpetas, se dejará un testigo
documental (Ver Anexo 1) en el lugar de origen, como referencia cruzada, en


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donde debe constar a qué Serie, Subserie y dependencia pertenece. Así mismo
estos documentos se deben referenciar en el formato inventario de carpeta (Ver
Anexo 2).
• La referencia cruzada se realiza para establecer control sobre los documentos que
fueron extraídos de un expediente o carpeta, para esto se archiva un testigo
documental (Ver Anexo 1) en el orden que le corresponde al documento al cual se
le va realizar la referencia cruzada.
• En el caso de los soportes distintos al papel (Casetes, CD, Disquetes, DVD, etc.),
se entenderá que cada uno de los soportes constituye un folio, el cual se deberá
numerar en el sobre o cubierta adecuada que lo contiene.
• En el caso que se encuentren documentos en formatos pequeños (facturas, fotos,

etc.), estos se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante, esta se deberá
numerar con su respectivo folio. Cuando se realiza este procedimiento se deberán
consignar las observaciones (cantidad de documentos adheridos, nombre de los
documentos, fechas, etc.) en el formato inventario de carpeta (Ver anexo 2).
• En el caso de los tomos o libros que vienen empastados y numerados, estos

deberán aceptarse así sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos, se
deberá consignar en las observaciones la cantidad de páginas o folios que
contiene.
• Cuando se encuentren errores en la foliación, estos se deberán anular mediante

una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de nuevo los documentos (Ver Gráfico
7).
Gráfico 7 – Corrección de Foliación


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6.3. ALMACENAMIENTO
Después de terminado el proceso de clasificación, depuración y ordenación, se deberá
almacenar el documento u expediente en la unidad de conservación (Carpeta, Caja,
tomo, otro). Para esto debemos tener en cuenta lo siguiente:
• Los documentos en ninguna de las fases del archivo total se deben conservar en
AZ.
• En la carpeta se deben almacenar máximo 250 folios.
• Una caja no debe superar los 1000 folios, es decir que la caja no almacenará más
de 4 carpetas.
• La organización de carpetas o expedientes se hará de acuerdo con las series y/o

subseries definidas en las tablas de retención documental.
• La marcación de las carpetas se realizará con el formato de identificación de

carpetas (Ver anexo 3) impreso. Este será ubicado en la parte superior izquierda
de la carpeta (Ver Gráfico 8).
Gráfico 8 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta

• El documento más antiguo que contendrá la carpeta deberá ser el primero, y el más
reciente será el último.


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• La marcación del tomo se realizará con el formato de identificación de carpetas (Ver

anexo 3) impreso. Este será ubicado en la parte superior de la cubierta u hoja que
protege el documento (Ver Gráfico 9).
Gráfico 9 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta en Tomo
• El formato de inventario de carpeta (Ver Anexo 2) deberá ir dentro de la carpeta

antes del folio número 1.
• La marcación de las cajas se realizará con el formato de identificación de cajas (Ver

anexo 4) impreso. Este será ubicado en la parte externa de la tapa (Ver Gráfico
10).
Gráfico 10 – Ubicación de Formato de Identificación de Caja
• Las carpetas que van a ser almacenadas dentro de la caja, deberán ir ubicadas de
izquierda a derecha, ordenadas cronológicamente y su lomo deberá ir hacia la parte
inferior de la caja (Ver Gráfico 11).


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Grafico 11 – Almacenamiento de Carpetas
• Las cajas se deben ubicar en los estantes de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo, siendo la más antigua la primera y la más reciente la última (Ver Gráfico 12).
Gráfico 12 - Ubicación de Cajas en Estante
• La distancia entre la caja y la bandeja o entrepaño superior debe ser de 4 a 7 cm.


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• Para el buen manejo del archivo, se deberá contar con un inventario digital (Ver
Anexo 5) donde se identifique la ubicación o signatura topográfica de cada
expediente. Esto facilitará la consulta y agilizará el acceso rápido a la información.
6.4. SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERÍA
6.4.1. MOBILIARIO DE ARCHIVO FIJO

El mobiliario de archivo fijo se debe señalizar con Fila, Lado, Estante, Bandeja (Ver
Gráfico 13).
Gráfico 13 – Señalización de Mobiliario de Archivo Fijo
El tipo de letra y tamaño que se utilizará para la marcación de Fila, Lado, Estante y
Bandeja, será la siguiente:
1. Fila: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.
2. Lado: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.
3. Estante: Letra Arial mayúscula tamaño 55 en formato negrita.
4. Bandeja: Letra Arial mayúscula tamaño 50 en formato negrita.


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6.4.2. MOBILIARIO DE ARCHIVO RODANTE

El mobiliario de archivo rodante se señalizará con Bloque, Fila, Lado, Bandeja (Ver
Gráfico 14). El tipo de letra y tamaño que se utilizará para la marcación será la
siguiente:
1. Bloque: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.
2. Fila: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.
3. Lado: Letra Arial mayúscula tamaño 55 en formato negrita.
4. Bandeja: Letra Arial mayúscula tamaño 50 en formato negrita.
Gráfico 14 – Señalización de Mobiliario de Archivo Rodante
6.4.3. ARCHIVADORES
La señalización de los archivadores se realizará en forma consecutiva (Ver Gráfico 15).

El tipo de letra y tamaño que será utilizado será la siguiente:
1. Archivador: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.


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de 2016 MA-01 34
2. Gaveta: Letra Arial mayúscula tamaño 50 en formato negrita.
Gráfico 15 – Señalización de Archivador
6.5. ESPACIO FISICO PARA EL ARCHIVO

Los espacios físicos destinados para los archivos con el fin de garantizar la
conservación y custodia de los documentos, deberán cumplir con las condiciones
técnicas exigidas. Para esto se deberán tener en cuenta condiciones ambientales,
instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los documentos.
6.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Después de que los documentos hayan cumplido su vigencia en el archivo de gestión o
en el archivo central, se deberán realizar las transferencias documentales siguiendo los
tiempos establecidos en las tablas de retención documental, las transferencias pueden
ser Primarias (del archivo de gestión al archivo Central) o Secundarias (del archivo
central al archivo histórico). Para esto diligenciaremos el formato de inventario y
transferencia documental (Ver Anexo 6), donde relacionaremos cada unidad de
conservación que se va a transferir.
El responsable del archivo de gestión de cada dependencia deberá verificar que la
organización, ordenación, foliación y almacenamiento de los documentos sea el
correcto. Así mismo deberá verificar cada uno de los formatos establecidos para estos
procedimientos.


Versión: Serie:
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de 2016 MA-01 34
Todas las dependencias realizarán las transferencias documentales según el

cronograma de transferencias establecido por el responsable de archivo, quien será el
encargado de generarlo y socializarlo con todas las oficinas.
La persona encargada del archivo deberá realizar la verificación de la documentación

que va entregar la dependencia, aprobándole la transferencia o solicitándole las
correcciones por escrito al jefe de la dependencia. La verificación se realizará tomando
un 10% de muestra de la documentación que se va a transferir, en esta se verificarán
los siguientes aspectos:
• Cumplimiento del numeral 6 de esta manual.
• Diligenciamiento de los formatos.
• Estado de las unidades de conservación.
• Marcación de cada una de las unidades de conservación.

Las unidades de conservación para realizar la transferencia documental, deberán ser
solicitadas a la Oficina de Presidencia.
El personal responsable del archivo central e/o histórico serán los encargados de
ubicar las unidades de conservación en el archivo y alimentar la base de datos de
inventario (Ver Anexo 5).
6.7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
6.7.1. CONSERVACIÓN TOTAL

Con este proceso se extrae del archivo central la documentación que ya ha cumplido
su tiempo de retención documental, para que esta sea transferida al archivo histórico.
Los documentos que permanecen en el archivo histórico podrán ser copiados y
digitalizados, pero el documento original nunca podrá ser eliminado.
Los pasos que se deben realizar para cumplir con esta disposición final son los
siguientes:
1. Se deberá revisar la base de datos de inventario (Ver Anexo 5) y el archivo central

en físico para identificar cuales documentos ya cumplieron el tiempo de retención y
su disposición final es la conservación total. Los documentos que ya cumplieron el
tiempo de retención deberán ser extraídos.
2. Se deberá ubicar la documentación en el archivo histórico cumpliendo todos los

requisitos establecidos en el numeral 6.5, igualmente se tendrá que actualizar la
base de datos y la signatura topográfica (Ver Anexo 5).


Versión: Serie:
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de 2016 MA-01 34
6.7.2. ELIMINACION
Proceso por el cual se extraen los documentos del archivo de gestión y archivo central
para eliminarlos.
Los pasos que se deben realizar para cumplir con esta disposición final son los
siguientes:
1. El comité de archivo del Concejo de Bucaramanga deberá autorizar la eliminación

documental por medio de acta de reunión del mismo.
2. Se deberá revisar la base de datos de inventario (Ver Anexo 5) y el archivo de

gestión y central en físico para identificar cuales documentos ya cumplieron el
tiempo de retención y su disposición final es la eliminación. Los documentos que ya
cumplieron el tiempo de retención deberán ser extraídos.
3. Elaborar el Inventario utilizando el formato de inventario y transferencia documental.

(Ver Anexo 6).
4. La persona encargada del archivo deberá realizar la verificación de la

documentación que se va a eliminar, con el fin de dar la aprobación o solicitar las
correcciones. Esta se realizará tomando un 10% de muestra de la documentación y
se verificarán los siguientes aspectos:
• Diligenciamiento de los formatos.
• La documentación debe ser la relacionada en los formatos
5. Para finalizar el proceso se deberá realizar la eliminación y levantamiento del acta

de eliminación, utilizando el formato de eliminación (Ver anexo 7).
6. Los documentos eliminados se podrán reutilizar en el caso de que su folio vuelto se
encuentre en buen estado, de lo contrario se picaran y se desecharan.
6.7.3. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN

Técnica que permite la reproducción de la información que se encuentra guardada en
soportes como papel, video, casetes, cinta y otros, en una que permitirá leerla en
dispositivos tecnológicos (Computadores, reproductores de videos, tablets, etc.). Esta
se realiza con el fin de conservar los documentos en medios digitales y así evitar que
se pierda la información por el deterioro de los documentos.
6.7.4. SELECCIÓN DOCUMENTAL
Proceso de disposición final realizado con el fin de seleccionar una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente.


Versión: Serie:
02 200
de 2016 MA-01 34
6.8. ENTREGA Y RECIBIDO DE DOCUMENTACION POR NOVEDADES DEL

PERSONAL
En el momento que un funcionario o persona vinculada directa o indirectamente con el
Concejo de Bucaramanga sea trasladado o desvinculado, este deberá hacer entrega
de toda la documentación que tenía bajo su responsabilidad, relacionándola en el
formato de inventario y transferencia documental (Ver Anexo 6) y posteriormente
elaborará un acta en el cual formaliza su entrega.
El funcionario o persona que se vincule con el Concejo de Bucaramanga, encargado de

recibir la documentación, deberá igualmente recibir bajo inventario documental (Ver
Anexo 6). Así mismo deberá elaborar el acta en el cual formaliza el recibido de la
documentación.
En el caso de que se presente un abandono de cargo o fallecimiento del funcionario o
vinculado con el Concejo de Bucaramanga responsable de información, el funcionario
encargado del archivo será el responsable de realizar el inventario documental (Ver
Anexo 6) y el posterior levantamiento del acta para formalizar su entrega.
Después de realizar el inventario y acta de entrega, el responsable de archivo expedirá
un Paz y Salvo Documental (Ver Anexo 8) para terminar con el proceso de entrega.
6.9. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
Para realizar la actualización de las TRD se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Identificar cambios estructurales o funcionales del Concejo de Bucaramanga.
2. Recopilar las disposiciones legales, actos administrativos o normas que dieron lugar
a los cambios estructurales o funcionales en el Concejo Municipal o en sus
dependencias.
3. Analizar los aspectos que afectan la gestión documental del Concejo o de alguna
de sus dependencias.
4. Reunir a los funcionarios de la dependencia para realizar la propuesta de

actualización de las TRD, determinando las Series Documentales, Subseries
Documentales y Tipos Documentales, dándole una valoración primaria y secundaria
a la documentación, con el fin de determinar el tiempo de retención en cada una de
las fases del ciclo vital del documento. Para la actualización se utilizará el formato
de tablas de retención documental (Ver Anexo 9).


Versión: Serie:
02 200
de 2016 MA-01 34
5. Solicitar la aprobación de la propuesta de actualización al Comité de Archivo del

Concejo de Bucaramanga.
6. Realizar las correcciones si fueren necesarias, con los funcionarios de la

dependencia y Comité de Archivo.
7. Enviar las Tablas de Retención Documental al ente territorial encargado de su

aprobación.
8. Después de tener aprobadas las Tablas de Retención Documental, darle

aplicabilidad.
9. Realizar auditoria y seguimiento a la aplicación de las nuevas Tablas de Retención

Documental.
6.10. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Para realizar o actualizar las tablas de valoración documental se deberán seguir los
siguientes pasos:
• Estudio de valoración de la documentación por parte del responsable del archivo y

el jefe de cada dependencia.
• Solicitud de aprobación al comité de archivo del Concejo de Bucaramanga.


Fecha: Agosto Código: Página 27 de
Versión: 01 Serie: 200
de 2016 GADM-MA-01 34
Realizar las correcciones si fueren necesarias, con los funcionarios de la

dependencia y Comité de Archivo.
• Darles aplicabilidad y seguimiento a las tablas de valoración documental.

6.11. SERVICIOS DE ARCHIVO
El archivo del Concejo de Bucaramanga como unidad de información de consulta
pública, deberá prestar los siguientes servicios en cada una de las etapas del
archivo total.
6.11.1. SERVICIOS EN ARCHIVO DE GESTION
6.11.1.1. SERVICIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

El procedimiento que se debe seguir para realizar el préstamo de un documento es
el siguiente:
• Realizar la solicitud en forma verbal o escrita (Puede ser mediante oficio o

correo electrónico) al Jefe de la dependencia.
• El responsable del archivo de la dependencia realizará la búsqueda en la

base de datos y ubicará el documento solicitado.
• El responsable del archivo de la dependencia diligenciará el formato de

préstamo o consulta de documentos (Anexo 10) y lo hará firmar por la
persona que realiza la solicitud, con el fin de dejar constancia del préstamo.
• En el momento que el documento sea devuelto, el responsable del archivo

de la dependencia deberá verificar que el documento se encuentre en el
mismo estado en el que salió de la oficina.
• Luego de realizada la verificación se consignará la fecha de devolución en el

formato de préstamo o consulta de documentos (Anexo 10).
• Finalmente, se procederá a ubicar el documento en

el lugar que le corresponde.


de 2016 GADM-MA-01 34
Nota: El tiempo de préstamo de un documento no deberá superar los cinco (5) días
hábiles, en el caso de que se requiera más tiempo se deberá renovar el permiso.
Vencido el plazo el responsable de archivo deberá hacer exigible su devolución.
• Si la solicitud es realizada por una persona externa, esta deberá ser

realizada por medio de oficio al Jefe de la dependencia, el cual autorizará
únicamente fotocopias y el costo será asumido por el solicitante.
• Solo podrá salir documentación del Concejo de Bucaramanga, con previa

solicitud escrita de una autoridad competente, y esta deberá garantizar
buenas prácticas para el manejo de la documentación, seguridad e
integridad del documento.
• En caso de pérdida de documentos, el funcionario que extravió la

información deberá interponer la denuncia ante las autoridades y
posteriormente deberá informar al Jefe de la dependencia.
6.11.1.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Este procedimiento consiste en suministrar los documentos para su libre
consulta en la dependencia en la cual se encuentran archivados. Este servicio
será controlado por medio del diligenciamiento del formato de préstamo o
consulta de documentos (Anexo 10), para realizar este procedimiento se deben
tener en cuenta los siguientes puntos:

correo electrónico) al Jefe de la dependencia.
• El responsable del archivo de la dependencia realizará la búsqueda en la

base de datos y ubicará el documento solicitado.
• El responsable del archivo de la dependencia diligenciará el formato de

préstamo o consulta de documentos (Anexo 10) y lo hará firmar por la
persona que realiza la solicitud, con el fin de dejar constancia del préstamo.


de 2016 GADM-MA-01 34
• El funcionario entregará y permitirá que el solicitante consulte libremente los

documentos.
En el momento que el documento sea devuelto, el responsable del archivo de la

dependencia deberá verificar que el documento se encuentre en el mismo
estado en el que se prestó para la consulta.

6.11.2. SERVICIOS EN ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO
6.11.2.1. SERVICIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Este servicio solo se prestará para el cumplimiento de disposiciones legales.
Para acceder al préstamo de los documentos se deberá realizar la solicitud por
escrito y se deberá diligenciar el formato de préstamo o consulta de documentos.
6.11.2.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
Este procedimiento consiste en suministrar los documentos para su libre consulta

en el archivo central e histórico. Este servicio será controlado por medio del
diligenciamiento del formato de préstamo o consulta de documentos (Anexo 10).
Para realizar este procedimiento se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

correo electrónico) al Secretario General del Concejo de Bucaramanga.
• Una vez aprobada la solicitud, esta deberá ser presentada ante el responsable
del archivo central.
• El responsable del archivo central e histórico realizará la búsqueda en la base

de datos y ubicará el documento solicitado.


de 2016 GADM-MA-01 34
• El responsable del archivo central e histórico diligenciará el formato de préstamo

o consulta de documentos (Anexo 10) y lo hará firmar por la persona que realiza
la solicitud, con el fin de dejar constancia del préstamo.
• El funcionario entregará y permitirá que el solicitante consulte libremente los

documentos.


de 2016 GADM-MA-01 34
En el momento que el documento sea devuelto, el responsable del archivo

central deberá verificar que el documento se encuentre en el mismo estado en
el que se prestó para la consulta.

Nota: Para permitir el ingreso al archivo central, la persona no podrá ingresar
morrales, bolsos, objetos de papelería, dispositivos fotográficos, etc. Las anteriores
medidas de seguridad serán tomadas con el fin de preservar la integridad de los
documentos.
En el caso de que la persona solicite fotocopias de un documento, los costos
deberán ser asumidos por el solicitante.
6.12. ASESORIAS Y CAPACITACIONES
El funcionario encargado de realizar el acompañamiento y asesoría en gestión

documental será el responsable del archivo central. Así mismo este deberá solicitar
a la alta dirección las capacitaciones para todo el personal.
7. BIBLIOGRAFIA
• LEY 594 DEL 2000
• ACUERDO 07 DE 1994 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.


de 2016 GADM-MA-01 34
ACUERDO 42 DE 2002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
ACUERDO 02 DE 2004 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
• CIRCULAR 004 DE 2003 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
• CIRCULAR 012 DE 2004 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
• BANCO TERMINOLOGICO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA – CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA.
• GUIA PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS – UNIVERSIDAD INDUSTRIAL

DE SANTANDER.
• ESPECIFICACIONES PARA CAJAS DE CARPETAS DE ARCHIVO – GRUPO

DE CONSERVACION Y RESTAURACION DEL ARCHIVO DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION.
• MANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD – ARCHIVO GENERAL DE

LA NACION.
LISTA DE GRAFICOS
• Gráfico 1 – Composición Del Archivo Total.
• Gráfico 2 – Memorando
• Gráfico 3 - Oficio
• Gráfico 4 – Almacenamiento Y Clasificación Electrónica Según TRD.


de 2016 GADM-MA-01 34
• Gráfico 5 – Ordenación Cronológica.
• Gráfico 6 – Alineación de Documentos.
• Gráfico 7 – Corrección de Foliación.
• Gráfico 8 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta.
• Gráfico 9 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta en Tomo.
• Gráfico 10 – Ubicación de Formato de Identificación de Caja.
• Grafico 11 – Almacenamiento de Carpetas.
• Gráfico 12 - Ubicación de Cajas en Estante.
• Gráfico 13 – Señalización de Mobiliario de Archivo Fijo.
• Gráfico 14 – Señalización de Mobiliario de Archivo Rodante.
• Gráfico 15 – Señalización de Archivador


de 2016 GADM-MA-01 34
LISTA DE ANEXOS
• Anexo 1 – GADM-FT-23 Formato de Testigo Documental
• Anexo 2 – GADM- FT-20 Formato de Inventario de Carpeta
• Anexo 3 – GADM-FT-28 Formato de Identificación de Carpetas
• Anexo 4 – GADM-FT-17 Formato de Identificación de Cajas
• Anexo 5 – GADM-FT-25 Formato de Base de Datos
• Anexo 6 – GADM-FT-19 Formato de Inventario y Transferencia Documental
• Anexo 7 – GADM-FT-16 Formato de Eliminación
• Anexo 8 – GJUR-FT-14 Formato de Paz
• Anexo 9 – GADM-FT-22 Formato de Tablas de Retención
• Anexo 10 – GADM-FT-21 Formato de Préstamo o Consulta de Documentos
• CONTROL DE CAMBIOS
•
FECHA FECHA DE
VERSION DECRIPCION DEL CAMBIO
APROBACION IMPLEMENTACION
01 Noviembre de Noviembre de 2016 Emisión Inicial
2016
02 JULIO DE 2017 JULIO DE 2017 Actualización de imagen corporativa del

Concejo Municipal e inclusión del logo de
la certificación Icontec


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CONCEJO MUNICIPAL DE BUCARAMANGA

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTENIDO1. OBJETIVO .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

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6.7.3. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN .............................................................. 24

Carrera 11 No. 34-52 Fase II Alcaldía de Bucaramanga (Sótano)

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

• Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

• Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los

Carrera 11 No. 34-52 Fase II Alcaldía de Bucaramanga (Sótano)

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

• Circular: Documento que se utiliza para comunicar a varias personas de la entidad

• Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas

• Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

• Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual

• Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

• Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

• Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las

Carrera 11 No. 34-52 Fase II Alcaldía de Bucaramanga (Sótano)

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su

• Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen

• Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

• Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

• Foliar: Numerar Hojas

• Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

• Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe

• Memorando: Documento que se utiliza por la entidad

• Oficio: Documento utilizado para realizar comunicaciones externas.

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• Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor

• Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

• Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de

• Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los

• Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

• Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

• Transferencia Documental Primaria: Es la operación de

Carrera 11 No. 34-52 Fase II Alcaldía de Bucaramanga (Sótano)

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Transferencia Documental Secundaria: Es la operación de traslado de expedientes

• Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

• Unidad Documental Compuesta: Cuando la constituyen varios

• Unidad Documental Simple: Cuando está constituida por un

4.1. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

• Reduce el volumen de documentos innecesarios, disminuyendo costos de

• Controla la información plasmada en documentos.

• Brinda lineamientos para la planeación, diseño, y operación de los sistemas de

• Propicia un mayor aprovechamiento de las TICS.

• Mejora las condiciones para prestar un adecuado servicio de archivo.

• Salvaguarda la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo.

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4.2. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACION DE ARCHIVOS PÚBLICOS

4.3. ARCHIVO TOTAL

ARCHIVODE ARCHIVO ARCHIVO

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención