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03. Gestionar la Información

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1 OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los lineamientos básicos que orienten y regulen la administración y control de la

documentación de los procesos de la Compañía y sus subsidiarias.

Estas normas y procedimientos se deben aplicar en todas las áreas y cubren las actividades
de elaboración, revisión, aprobación, publicación, impresión y modificación de los
documentos nuevos, el control de obsoletos y los documentos de soporte y referencia, del
Sistema de Gestión Integral.

2 POLITICAS Y NORMAS GENERALES

2.1 La Compañía tiene a disposición de las áreas, un sistema para la publicación de

políticas, manuales, procedimientos, instructivos, planes, fichas y registros, entre otros,
al cual se puede ingresar por el portal Corporativo, por la opción de Gestión
Documental, en el item: 1. Procedimientos Normatividad, o entrando por el siguiente
enlace: http://bavaria/C10/C0/ProcNorma/default.asp

2.2 Esta herramienta es la única que puede ser utilizada por las áreas para manejo,
publicación y control de sus documentos, cuando éstos requieren del registro de un flujo
de aprobación, control de versiones, conservación de obsoletos, protección de
información, codificación y estandarización.

2.3 Las áreas son las responsables de mantener actualizada la documentación de sus
procesos y garantizar la aplicación de los procedimientos y normatividad establecida.

2.4 La Gerencia de Gestión Documental, será la encargada de mantener actualizados los

parámetros básicos de funcionamiento del sistema y brindar el soporte y
acompañamiento que las áreas requieran para tal fin.

2.5 La publicación de los documentos se hace por medio de un “administrador” nombrado

en las áreas y que es configurado en el sistema por la Gerencia de Gestión documental.
En la dirección se debe tener un administrador por vicepresidencia, en su defecto se
cuenta con un profesional de la Gerencia de Gestión documental, como apoyo en la
gestión de publicación de documentos.

2.6 Los administradores deben recibir una capacitación básica sobre el funcionamiento del
sistema y se encargan de velar por la consistencia y estandarización de la
documentación asignada. Además se cuenta con un manual para manejo del aplicativo
Elaboró Revisó: Aprobó:
Diana Maria Alzate Zuluaga Javier Castellanos Lara Hector Alzate Castro
Gerente Gestion Documental Especialista Sistema de Gestion Vicepresidente Recursos Humanos
Fecha: 2009-08-10 11:32 PM Fecha: 2009-09-14 10:16 AM Fecha: 2009-09-14 12:51 PM
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publicado en el portal. ver:

http://bavaria/C13/C17/Manuales/Manuales%20SGD/Manual%20de%20Usuario%20SGD.doc

2.7 Los documentos de la Vicepresidencia de Distribución deben tener un VoBo de la

Gerencia Proyectos y Procesos Distribución, con el fin de garantizar su estandarización
y alineación con las políticas de Distribución.

2.8 El sistema provee un control de versiones y documentos obsoletos automático, siempre

y cuando se generen las nuevas versiones a partir del documento publicado en el
sistema.

2.9 Los cambios que se registran en los documentos se deben señalar con letra azul
subrayada, para facilitar la lectura en las nuevas versiones. En otras palabras, para
dejar clara la naturaleza de un cambio en la documentación, al generar una nueva
versión, ésta siempre se coloca inicialmente en negro y luego se adicionan las
modificaciones en azul subrayado. Los contenidos que son borrados quedan en los
documentos históricos u obsoletos.

2.10 Por requerimientos del Sistema de Gestión Integral, la documentación que le compete,
debe ser validada y refrendada por los responsables en las áreas, por lo menos cada
tres (3) años. El sistema envía una notificación por e-mail a los Administradores, con la
lista de los documentos próximos a expirar. Lo anterior con el fin de garantizar la
vigencia de la documentación publicada, antes de cumplir los tres años.

2.11 Para el Sistema de Gestión Integral, la documentación debe llevar un control de

distribución de los documentos que se consideren copia controlada, para lo cual se
seguirá llenando el formato “6- DIR CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
(06-000497)”.

2.12 Los documentos que se suben al sistema a través de la opción Word seguro, pueden
imprimirse con control de impresión en el sistema, dejando constancia en un comentario
del lugar donde reposará la copia.

2.13 Para el Sistema de Gestión Integral, el control de DOCUMENTOS DE REFERENCIA

cubre únicamente su distribución y uso, excepto para planos. Los cambios en
documentos de dominio público como: leyes, decretos, normas, etc., son monitoreados
por la Gerencia de Derecho Ambiental, la cual adquiere el documento en mención y se
procede a actualizar la documentación en caso necesario.

2.14 La seguridad de la información y el backup del sistema estará a cargo de la División de

Tecnología de la Información, de acuerdo con el plan general para toma de copias de
respaldo y restauración de la información en Bavaria.
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2.15 CONTROL DE REGISTROS para el Sistema de Gestión Integral: Los registros que se
tramiten en papel, deben ser diligenciados con tinta. En caso de presentarse errores en
el diligenciamiento de un registro de calidad en medio escrito, no se utilizará corrector
líquido; el funcionario responsable del área refrendará el dato y debe dejar constancia
en el mismo registro, con su visto bueno. Los criterios para el control de registros se
establecen en el formato “6- DIR CRITERIOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
DE CALIDAD (06-000496)”.

2.16 Con el fin de mantener actualizados los documentos en los puestos de trabajo de una
forma controlada, el administrador establecerá en el sistema las personas, con la
opción de impresión en las diferentes localidades.

2.17 Las COPIAS NO CONTROLADAS de documentos del Sistema de Gestión Integral, son
autorizadas por el representante de éste Sistema en la Dirección ó por el Ingeniero del
Sistema de Gestión de las plantas.

2.18 Para facilitar la búsqueda de los documentos que se tenían en el sistema anterior, se
debe colocar el código anterior dentro de las palabras claves. Todo documento que
ingresa como nuevo en el sistema recibe automáticamente una codificación. En todo
documento que se actualice, se debe cambiar el antiguo código por el código que ha
asignado el sistema.

- Ejemplo de código antiguo: 22004004,

- Ejemplo de código nuevo, asignado por el sistema actual: 02-000579.

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3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 Función, responsabilidad y autoridad: Los siguientes son los roles para la
administración de la documentación:

3.1.1 Administrador General: En coordinación con el área de tecnología, asegura el

funcionamiento y mejoramiento del sistema documental “Procedimiento y Normatividad”,
teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de los usuarios.

3.1.2 Administrador: Debe coordinar las labores de actualización, montaje, publicación e

impresión de los documentos del área asignada y/o del Sistema de Gestión Integral.

3.1.3 Dueño de proceso: Asegura la disponibilidad de los documentos vigentes en el sitio

de trabajo, y difunde al personal que los tiene que aplicar. También es el responsable de
mantener actualizada la documentación que aplique a su proceso.

3.1.4 Elaborador: Se encarga de redactar y subir el documento. Establece los datos al

momento de la creación, genera las palabras clave, crea nuevas versiones, define los
lectores, opinadotes y accesos a copias.

3.1.5 Revisor: Es el dueño del proceso. Asegura que el documento se ajuste a la realidad y
a los requerimientos corporativos.

3.1.6 Aprobador: Generalmente es un Vicepresidente o Director quien ratifica la validez del

documento y autoriza su publicación y aplicación.

3.1.7 Publicador: debe ser el administrador general del sistema o el administrador y es

quien vela por el cumplimiento de los requerimientos y la consistencia con las políticas que
rigen. Hace pública las copias para los grupos correspondientes así:

• Grupo Bavaria Colombia: Incluye a todo el personal de Bavaria y sus subsidiarias en

Colombia

• Grupo Bavaria: Incluye únicamente al personal de Bavaria. Excluye al personal de

sus subsidiarias

• Grupo administradores Sistema de Gestión: Incluye notificaciones solo a los

funcionarios con rol de administradores en el sistema.

• Grupo Usuarios Sistema de Gestión: Incluye notificaciones solo a los funcionarios

que con anterioridad se encuentran adscritos a este grupo.

Los anteriores grupos son propios del directorio activo, el ingreso o retiro de los mismos debe
gestionarse por medio de Help-desk, haciendo la respectiva solicitud y con el VoBo del los
administradores.
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3.2 CICLO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Actividad Responsable Observaciones

- Se procede a revisar y generar una nueva versión de un documento cuando se presenten cambios
Identificar la de fondo en el desarrollo de una actividad o proceso. Hay aspectos de forma; como ortografía,
necesidad de Elaborador o márgenes u otros, que pueden ser arreglados por el elaborador sin necesidad de generar una nueva
elaborar o dueño del versión
actualizar un proceso - La modificación o creación de un documento se puede solicitar a través de un e-mail al administrador en
documento la dirección. Cuando se requiera como resultado de una auditoria, por cambios en la legislación,
organizacionales, de materia prima, de tecnología o layout de la planta.

- Recolecta la información necesaria (manuales de equipos, decretos, normas técnicas, etc.).

- Elabora o actualiza el documento.
Elaborar o
- Busca la participación de las personas implicadas en el proceso pidiendo sus opiniones y comentarios
actualizar el Elaborador
sobre el documento.
documento
- Consolida y corrige el documento basándose en los comentarios y opiniones recibidas.
- Envía el documento al Administrador para que éste lo suba al Sistema de Gestión Documental.

- Antes de subir un documento al Portal debe asegurarse de tener la información básica: nombre, tipo
de documento, sistemas a los que aplica, responsables del flujo de elaboración, revisión y
aprobación, proceso al que pertenece, área responsable y si está asociado a otro documento
aprobado en el sistema o trae documentos asociados a él mismo. se debe realizar una verificación
de la información de estos últimos documentos y de ser necesario, realizar la respectiva
Subir un
actualización con el fin de evitar contradicciones y mantener actualizados los documentos
documento al
relacionados
Portal
Administrador - Crea y mantiene los flujos requeridos para la aprobación de un documento.
Corporativo y
enviar a flujo
de aprobación
Crea el documento o genera una versión del existente (en caso de tratarse de una actualización) y
lo envía a flujo de revisión y aprobación.
(http://bavaria/C13/C17/Manuales/Manuales%20SGD/Manual%20de%20Usuario%20SGD.doc
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- Verifica que la información del documento sea correcta y de ser así da su visto bueno de revisión a

través del icono

Dueño del
Revisar el - Cuando la información no es correcta y debe ser modificada, rechaza el documento con el icono
proceso,
documento y el sistema enviará automáticamente la notificación del rechazo al elaborador a través de un correo
Revisor
electrónico.

- Siempre que se rechace un documento se debe especificar dejando una nota para lo cual debe usar el

icono , que luego podrá ser leído por el administrador para identificar la razón del rechazo.
-

Evaluar que lo que se encuentra documentado es lo que se debe hacer en la organización:

Aprobar el Vicepresidente,
- Si la información es válida da su visto bueno de aprobación con el icono .
contenido del Director o
- Si considera que el documento requiere de algunas correcciones o no aplica para la organización,
documento y Gerente del
autorizar su área,
publicación. Aprobador rechaza el documento a través del icono e igualmente debe establecer en el icono (ver
comentarios y opiniones) la razón del rechazo, para que ésta quede registrada en el sistema, el
cual se encargará de informar sobre el rechazo al elaborador del documento.

Administrador o
Publicar un
Administrador
documento - Una vez ha sido aprobado, publica el documento a través del icono .
General

- Provee el listado maestro de documentos, que se obtiene mediante consulta directa en el sistema,
exportado a Excel.

- Actualiza el listado de copias controladas

Actualiza Ingeniero
información en Sistema de
sitio para SGI Gestión Integral

- Solicita al administrador el número de copias controladas que requiere y las distribuye en el sitio de
trabajo.
- Recoge los documentos obsoletos y los destruye.
- Para los registros, actualiza el documento 6- DIR CRITERIOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Comunicar, DE CALIDAD.
mantener y - Comunica los nuevos criterios del documento aprobado.
Dueño del - Evita el daño o pérdida de los documentos.
aplicar los
proceso - Asegura la disponibilidad y aplicación de documentos actualizados en el sitio de trabajo.
documentos
aprobados
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- Los documentos publicados y que fueron subidos al aplicativo por la opción de Word seguro, tienen
configurado el encabezado y pie de página con los datos que genera el sistema. Si usted tiene

permisos de impresión, utilice el icono , determine el número de copias y el lugar destino de la

misma.
- Para asignar un responsable de impresión, un administrador puede configurarlo en la pagina 3

por la opción de participantes del documento,

Ingeniero
sistema de
Imprimir un
Gestión y/o
documento
dueño de
proceso

asignado el nombre o grupo

responsable.
- La impresión de los documentos subidos por opciones diferentes a la de Word seguro, se hace por
el visor del aplicativo respectivo, cuando se abre el documento.
- Si el documento está en adobe y su impresión está protegida, se debe comunicar con el
administrador respectivo y/o el responsable del documento para coordinar lo referente a su

impresión. En la pagina 1 encuentra esta información.

- Nota: recuerde verificar las opciones de encabezado y pie de pagina de los documentos que no
fueron subidos por Word seguro antes de imprimirlos

3.3 Ciclo de control de REGISTROS

Actividad Responsable Observaciones

Los registros pueden tener diferentes orígenes:
- Origen externo (ej. planos): Se identifican con el título o el
código según su facilidad.
Identificar los - Origen interno (ej. Gráficos Haffmann, libreta de fermentación)
Dueño del proceso
registros o información archivada en medio magnético se identifican con
el título o nombre.
- El código lo asigna el sistema de forma automática para los
registros subidos electrónicamente.
- Clasificación: se pueden organizar en carpetas con un nombre
para facilitar su recuperación (ejemplo: por proveedor o por
procesos), y dentro de la carpeta separarlos (ejemplo: por
material, por equipos o fechas).
Empleado
Almacenarlos - Los registros en medio magnético deben estar respaldados por
designado
las copias de seguridad pertinentes.
- Se deben almacenar en instalaciones que ofrezcan un
ambiente que asegure su preservación para prevenir el
deterioro o daño y evitar la pérdida.
- Los documentos que se encuentran en el aplicativo (medio
magnético) están protegidos por un Back-up por política de TI.
Protegerlos Dueño del proceso
Adicionalmente, los administradores y elaboradores controlan
las modificaciones no autorizadas al establecer los roles de los
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miembros de flujo. En medio físico, los datos se consideran

aprobados con una firma sobre el registro, ó cuando se
presentan analizados para el seguimiento y la toma de
decisiones correspondientes.
- Acceso: establece qué cargos están autorizados a consultar el
registro con el fin de obtener un mejor control de los resultados
consignados.
- La frecuencia y el cargo que recolecta los registros desde el
Empleado sitio de trabajo lo define el dueño del proceso de acuerdo al
Recuperarlos
designado mismo (por turno, diario, semanal).

- Los registros de carácter técnico se retienen por un lapso

mínimo de un año, excepto los que tengan un tiempo definido
por ley. Los relacionados con la parte ambiental se conservan
Retenerlos por un Empleado
mínimo por 5 años. Los de carácter administrativo (Ejemplo:
tiempo designado
registros de control de distribución de documentos, tarjeta de
marcación, etc.) se pueden conservar por periodos menores
según necesidades.
Definir su Dueño del proceso - Ejemplo: destruir, microfilmar, venta para reciclaje, guardar en
disposición un archivo magnético entre otros.

Nota: El registro vigente, siempre será el documento más reciente que se encuentre en el
portal.

3.4 CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:

Según su contenido, se encuentra distribuida en diferentes tipos de documentos:

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3.4.1 SABMiller Políticas: Contiene los siguientes documentos: GTM Governance

Technical Management, GTP Global Taste Policy y BMM5020 Microbiological Quality Policy

3.4.2 SABMiller Estándares: Contiene los estándares de SABMiller, y pueden ser

asociados los siguientes documentos: Laboratory Methods, Foot Print / marca, caundo se
aprueben internamente y manuales (engineering, packaging, manufacturing systems, etc)

3.4.3 Un Manual: Es un documento compendio, que describe un sistema o los procesos

de una organización y contiene: título, contenido, objetivo y alcance, políticas, referencia de
los procedimientos establecidos, descripción de la interacción entre los procesos y aplicación
de requisitos, según se requiera.

Ver el documento 7- PLANTILLA PARA MANUAL, que contiene las características básicas
de un manual.

3.4.4 Un Procedimiento: describe “¿Cómo?” se ejecutan los procesos, contiene la

secuencia de actividades lógicamente relacionadas, los responsables, recursos, métodos y
registros utilizados, de manera clara y organizada. Los procedimientos deben contener:

A. 1 Objetivo y Alcance: el objetivo, especifica el propósito del procedimiento,

ampliando la información contenida en el título y debe redactarse al inicio, con un
verbo en infinitivo. El alcance, expresa el campo de aplicación y las áreas que cubre.

B. 2 Políticas y Normas Generales: describe las directrices que rigen para la aplicación
y el control del procedimiento.

C. 3 Descripción del Procedimiento: El nivel de detalle puede variar dependiendo de la

complejidad de las actividades, debe incluir por lo menos: el qué debe hacerse
(actividad), por quién o por qué función de la organización (responsable), cuándo,
dónde y cómo (observaciones). Puede incluir diagramas y hacer llamados a otros
procedimientos o instructivos cuando se requiera.

D. 4 Anexos: es una relación de otros documentos que están vinculados con el

procedimiento descrito. Pueden ser instructivos, registros u otros.

Ver el documento 7- PLANTILLA PARA PROCEDIMIENTOS, que contiene las

características básicas de un procedimiento.

3.4.5 Un Plan: muestra cómo la organización cumple con los parámetros o requisitos únicos
de un producto, proceso, proyecto o contrato en particular.

Ver el documento 7- PLANTILLA PARA PLAN, que contiene las características básicas de
un plan.
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3.4.6 Una Ficha o Especificación: Es un documento en el que se establecen o describen las

especificaciones de un producto o un material. En nuestro sistema de documentación
existen fichas de materiales y de producto.

A. Ficha de materiales: establece las características y los requisitos que deben cumplir
las materias primas, los insumos y los materiales de empaque, así como las
condiciones para el manejo y el almacenamiento, información sobre proveedores, etc.

B. Ficha de producto terminado: comprende especificaciones sensoriales,

fisicoquímicas y/o microbiológicas por referencia de producto.

Ver los documentos, 7- PLANTILLA PARA FICHA DE MATERIALES y producto terminado,

que contienen las características básicas de una ficha.

3.4.7 Un Instructivo: es un documento orientado a la operación o ejecución de tareas;

describe de forma sistemática y detallada las actividades, y las áreas o personal responsable
de las mismas. Deben ser diseñados en word y en forma de tablas, flujogramas (IPAS) o
simplemente descripciones según sea apropiado.

Ver los documentos, 7- PLANTILLA PARA INSTRUCTIVO, que contienen las características
básicas de un instructivo.

3.4.8 Un Registro: es un documento que suministra evidencia sobre las actividades

efectuadas o los resultados alcanzados. Los registros pueden ser: actas de comité,
formularios, solicitudes, cuadernos, tablas, planillas, formatos o informes, entre otros. En
ellos se diligencian y quedan consignados los resultados de las tareas y actividades. En el
sistema de documentación se publicará el formato en blanco, con posibilidades de impresión
local para poder ser diligenciado. Y para su control se adiciona en la aplicación una ficha con
los siguientes datos y se lleva el registro “6- DIR CRITERIOS PARA EL CONTROL DE
REGISTROS DE CALIDAD (06-000496)”:

A. Ubicación del formato origen: (enlace al formato) o lugar donde se consigue en

blanco.

B. Responsable de recolectar el registro y frecuencia.

C. Sitio de almacenamiento del registro diligenciado (área o ubicación magnética).

D. Responsable de archivar el registro diligenciado.

E. Clasificación o modo de archivo (forma de indexación del registro, fecha, asunto, en

carpeta).
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F. Quienes tienen acceso: (Cargos).

G. Tiempo de conservación o archivo.

H. Disposición final.

3.4.9 Los documentos de soporte o referencia: Son de origen externo o interno, tales
como manuales de operación de equipos, normas técnicas Colombianas, normas
internacionales y otros referentes normativos, catálogos, decretos, leyes, resoluciones que
apliquen a la compañía, planos, etc. Para su control se registran en el sistema de
documentación con la siguiente información:

A. Nombre del documento.

B. Última edición publicada y fecha de publicación.

C. Lugar de archivo. Debe indicarse claramente el nombre de la oficina o dependencia

física y/o la ubicación del computador o del sistema donde se encuentra archivado el
documento anexo, el cual puede estar a disposición ya sea impresa o en medio
electrónico magnético. También deber incluir el autor o entidad que lo publica.

D. Responsable de archivar y evaluar la necesidad de actualizar la publicación.

E. Quienes tienen acceso, para hacer consultas en los documentos anexos.

3.5 Implementación de los documentos

3.5.1 Antes de subir un documento al Portal asegúrese de tener la información básica:

nombre, tipo de documento, sistemas a los que aplica, responsables del flujo de elaboración,
revisión y aprobación, proceso al que pertenece y área responsable.

3.5.2 El documento debe estar elaborado preferiblemente en Word o Excel, en caso de estar
elaborado en Excel no se debe proteger, de lo contrario generará errores al intentar
imprimir.

3.5.3 Los documentos que no están elaborados en formato tipo Word/Excel deben
protegerse con las herramientas propias del programa antes de subirlos al portal.

3.5.5 No es necesario configurar el encabezado y pié de página, ya que éste es colocado

automáticamente por el sistema en el momento de la impresión para todos los documentos
que han sido subidos por Word/Excel seguro, para el resto sí.
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3.5.6 El código del documento será asignado automáticamente, por el sistema en el

momento de crear el documento en el aplicativo. Este será el código ubicará en el
encabezado de aquellos documentos que fueron subidos por Word seguro. Para los demás
el elaborador tendrá que hacer la actualización manualmente en el documento.

3.5.7 Para efectos del orden en que se muestran los documentos en las consultas, se
recomienda al grabar el documento poner un prefijo antes del nombre con el número del tipo
de documento (1- Manual, 2- Procedimiento,…, 5- Instructivo, 6- Formato – Registro), un
guión (seguido), un espacio y las iniciales del lugar de origen del documento (DIR dirección,
BOG Bogotá, TOC Tocancipa, UN Unión, BAQ Águila…). Ej: 2- DIR SELECCIÖN Y
CONTRATACION.

3.6 Consulta de documentos:

Los documentos pueden consultarse desde el aplicativo por diferentes opciones; desde el
motor de búsqueda básica se consulta por nombre, código, palabra clave o solicitante. Desde
la siguiente ventana:

Ver enlace manual de consulta del SGD: (enlace al manual)

4 ANEXOS

Estos anexos se manejarían con llamados, por lo tanto habría que crearlos como instructivo
o registro y asociarlos a un procedimiento padre de ser necesario.
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4.1 http://bavaria/C13/C17/Manuales/Manuales%20SGD/Manual%20de%20Usuario%20SGD.doc

4.2 6- INSTRUCTIVO REVISION DE DOCUMENTOS

4.3 6- INSTRUCTIVO APROBACION DOCUMENTOS

4.4 Listado Maestro de Documentos, Código 62004001

4.5 6- DIR CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS(06-000496)

4.6 6- DIR CRITERIOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

4.7 7- PLANTILLA PARA FICHA DE MATERIALES BAVARIA

4.8 7- PLANTILLA PARA INSTRUCTIVO BAVARIA

4.9 7- PLANTILLA PARA INSTRUCTIVO CERVUNIÓN

4.10 7- PLANTILLA PARA PLAN BAVARIA

4.11 7- PLANTILLA PARA PLAN CERVUNIÓN

4.12 7- PLANTILLA PARA PROCEDIMIENTO BAVARIA

4.13 7- PLANTILLA PARA PROCEDIMIENTO CERVUNIÓN

4.14 7- PLANTILLA PARA REGISTRO BAVARIA (ENCABEZADO)

4.15 7- PLANTILLA PARA REGISTRO CERVUNIÓN (ENCABEZADO)

4.16 7- PLANTILLA PROCEDIMIENTOS VALLE