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Código: GF-ABA-PR-04 Subcontratos

Versión: 03
Fecha: 21/10/2021
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SUBCONTRATOS

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Jefe de Compras y
Gladys Cotrina
ELABORADO POR: Subcontratos

Diana Hernández Subgerente de SSOMAC

REVISADO POR:

Dusan Zlatar Gerente General

APROBADO POR:
Juan Carlos Torres Gerente General

VERSIÓN: 03 FECHA: 21/10/2021

SUBCONTRATOS

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1. OBJETIVO
Definir los requisitos de licitación y contratación de todos los subcontratistas que realicen trabajos para las
empresas del Grupo Flesan.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todos los subcontratos solicitados para las obras y servicios de Back Office
(oficina central y almacenes) para las empresas del Grupo Flesan.

3. RESPONSABLES
3.1 Gerente de Proyecto (GP)
3.2 Residente (RES)
3.3 Jefe de Producción (JPRO)
3.4 Jefe de Oficina Técnica (JOT)
3.5 Jefe de Instalaciones (JINS)
3.6 Responsable de Calidad (RCAL)
3.7 Jefe Administrativo (JADM)
3.8 Responsable de SSOMA (RSSOMA)
3.9 Ejecutivo de Compras (ECOM)
3.10 Supervisor de Compras y Subcontratos (SCOM)
3.11 Jefe de Compras y Subcontratos (JCOM)
3.12 Coordinador de Propuestas (CP)

4. DEFINICIONES
4.1 Cuadro Procura (CP): Sirve para la planificación de las licitaciones, es el listado de partidas a subcontratar
a las cuales se les coloca las fechas de inicio y cierre de licitación, llegada y salida del SC y contiene
observaciones importantes.
4.2 Subcontratista: Empresa con capacidad de ejecutar de forma autónoma una determinada actividad o
proceso que demande entrega de materiales y mano de obra o sólo mano de obra, donde existe
una coordinación directa entre la empresa principal y el contratista.
4.3 Intermediación Laboral: Actividades que sólo pueden ser de carácter temporal, especializado y
complementario. Se verifica un destaque exclusivamente de trabajadores al centro de trabajo y los
trabajadores destacados laborarán bajo las órdenes de los jefes y supervisores de la empresa
usuaria (vigilancia y limpieza).
4.4 Intervención total: Rescindir del contrato en su totalidad a la empresa subcontratista por algún
incumplimiento de las cláusulas que afecten el cronograma de la obra.

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4.5 Intervención parcial: Rescindir del contrato de manera parcial por algún incumplimiento de las cláusulas
que afecten el cronograma de la obra.
4.6 Carta de Conformidad: Documento que será utilizado como sustento de los servicios que se realicen
para Back Office y Obra. (servicios puntuales y OC sin saldos)
4.7 Trabajos adicionales: Se considerarán a todos los servicios que correspondan a la misma partida; y para
las partidas nuevas se tendrán que generar otros contratos.
4.8 Prestación de Servicios: es la relación obligacional en la cual un subcontratista se compromete a realizar
una serie de servicios (prestación) a favor de una empresa, a cambio de un pago.

5. LINEAMIENTOS GENERALES
5.1 Todo SC debe estar debidamente homologado y/o formar parte del MAESTRO DE PROVEEDORES Y
SUBCONTRATISTAS para que participe del proceso de subcontratación.
5.2 EL JOT o quien él designe debe emitir el Cuadro Procura (CP) el cual debe ser revisado por el GP y RES,
y enviado todos los sábados antes del mediodía, hasta el cierre de todas las adjudicaciones al ECOM,
SCOM, JCOM y al área de GGO, de no existir cambios también deben de enviar un correo indicándolo.
5.3 Se podrá tener adjudicaciones directas en casos de urgencia, por ser únicos en el mercado local, a
solicitud del cliente, a causa de algún accidente de obra, y con la aprobación por medio de un acta del
GP y JCOM; y se deberá adjuntar dicho documento a la OC como sustento.
5.4 EL JOT o quien él designe deberá saber identificar el servicio que se va ejecutar en obra, teniendo en
cuenta que existen 06 tipos de contratos, que son los siguientes:
1. Contrato de Obra (incluye mano de obra y materiales, cuya finalidad es entregar un resultado o
producto)
2. Contrato de prestación de servicios (incluye algo adicional, como operador, instalación o
combustible; cuya finalidad es brindar un servicio)
3. Contrato de intermediación de vigilancia (vigilancia con arma y sin arma)
4. Contrato de arrendamiento de bienes (incluye sólo locales o máquina seca)
5. Contrato de compraventa de bienes (materiales en grandes cantidades o críticos para la obra,
entrega por única vez)
6. Contrato de suministro de materiales (compras continuas o periódicas, ejm. combustible)

Para los casos en donde nuestros subcontratistas tengan su propio modelo de contrato, el JOT deberá
solicitar al área Legal, la revisión y aprobación de dicho documento. Solo así se podrá continuar con el
proceso de contratación.

5.5 Es requisito obligatorio que el SC adjudicado, antes de ingresar a obra entregue el presupuesto
actualizado con los documentos adjuntos correspondientes a cada tipo de contrato. (Inicio de Trabajo)
5.6 En los controles efectuados por GGO en los cuales se ponga evidencia que el SC tiene un bajo desempeño
y/o no cumpla con el contrato, podría ser intervenido total o parcialmente.
5.7 Todos los servicios de vigilancia y limpieza deberán contar con un contrato y pólizas correspondientes.

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5.8 El JCOM y el GP son responsables de evaluar si el servicio a contratar requiere de la firma de un contrato,
dicha evaluación se realizará utilizando el Cuadro de Procura y se realizará en una reunión previa al inicio
del proyecto.
5.9 Es requisito obligatorio que cada proyecto cumpla en contratar los servicios del 50% de subcontratistas
que participaron en la etapa de estudio y propuestas. Esto servirá de respaldo para la entrega de la
Evaluación de Subcontratistas.

6 PROCEDIMIENTO
6.1 Planificación

6.1.1 En el Kick Off, el Coordinador de Propuestas entregará al ECOM, JCOM y Obra la lista de
subcontratistas que participaron en la etapa de estudio de propuesta y el cronograma detallado.

6.1.2 El JOT o quien él designe con la lista de subcontratistas que participaron en la licitación y el
cronograma detallado, debe armar y enviar el primer cuadro procura al ECOM, JCOM y al área de GGO
a las dos semanas de la adjudicación.

6.1.3 El ECOM será el responsable de compartir la calificación de dichos subcontratistas en obras

anteriores en las que se ha desempeñado.

6.1.4 El cuadro procura será actualizado por JOT o quien él designe de acuerdo a la necesidad con la
información que le pueda brindar el área de GGO.

6.2 Licitación y adjudicación de partidas

6.2.1 EL JOT o quien él designe, deberá invitar a cotizar obligatoriamente a los que participaron en la
etapa del estudio de propuestas, y también a los nuevos postores, y deberá enviarles el contrato, las
cláusulas generales y los anexos.

6.2.2. EL JOT o quien él designe, deberá utilizar el formato de correo de adjudicación para confirmar
el inicio de las actividades.

6.2.3 El JOT o quien él designe elabora el Cuadro Comparativo (CC) y lo envía con las 03 cotizaciones
respectivas a ECOM y SCOM. (como mínimo son 03 cotizaciones) i

6.2.4 De contar con una sola cotización se deberá solicitar la aprobación (correo) por parte de las
siguientes responsables:
 De 50,0001.00 soles a más: GG y JCOM
 Hasta 50,000.00 soles: JCOM y Gerente de área usuaria.

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6.2.5 El ECOM es responsable de verificar y validar que el probable SC ganador se encuentre

homologado según el procedimiento GF-ABA-PR-02 Homologación de Proveedores y Subcontratistas,
caso contrario dará inicio al proceso de homologación.

6.2.6 El ECOM revisa el CC, las cotizaciones e inician las negociaciones comerciales y debe coordinar y
definir lo siguiente:

 Adelantos
 Garantías de adelantos (si es que aplicara el adelanto)
 Garantía de fiel cumplimiento
 Forma de pago
 Monto de retención y plazo de devolución del fondo de garantía

6.2.7 Para el cierre de la negociación de los acuerdos comerciales, el ECOM tiene un plazo máximo de
07 días hábiles.

6.2.8 Todas las condiciones particulares pactadas por Obra, ECOM, SCOM, JCOM con el SC deben estar
indicadas en el CC final.

6.2.9 El ECOM envía el CC final para las aprobaciones respectivas de oficina (SCOM , JCOM y GPTO), y
las aprobaciones de obra (JOT, RES Y GP).

6.2.10 El JOT o quien él designe redacta y envía el correo de adjudicación al SC.

6.3 Solicitud de requerimiento

Los pedidos se realizan a través de la plataforma de compras o la WEB DE REQUERIMIENTOS, y en

algunos casos se utiliza el formato GF-ABA-PR-01-FM-02 Pedido de compra, alquiler o servicio, dicho
formato puede ser llenado por cualquier personal de oficina central, y para obra no es necesario.

6.3.1 Para Back Office:

El usuario de Back Office deberá solicitar el requerimiento por medio de la plataforma de

compras, adjuntando el formato antes mencionado con las firmas y/o mail de aprobación del
Gerente, Jefe o responsable de área correspondiente.

Para las solicitudes de DVC, FA y FP, esto se gestiona a través de la plataforma de compras o de
la WEB DE REQUERIMIENTOS, exonerándose de adjuntar algún sustento.

6.3.2. Para Operaciones (Obra):

El JOT deberá solicitar por medio de la plataforma de compras el requerimiento del

subcontrato, adjuntando lo siguiente:

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 El Cuadro Comparativo aprobado

 Las cotizaciones detalladas indicando los cierres comerciales
 Validación financiera actualizada

6.4 Emisión, aprobación y envío de la Orden de Compra

6.4.1 El ECOM procederá a generar la OC, luego que el JOT suba todo el sustento correspondiente a
la plataforma de compras.
6.4.2 Para las empresas DVC y FLESAN DEL PERU, una vez que la Oferta de Compra se encuentre
autorizada, el JOT generará la OC con todos los adjuntos mencionados y sustentos
correspondientes.ii
6.4.3 Si la adjudicación es para algunas de las empresas del Grupo Flesan se exceptúa la entrega de
garantía de adelanto, garantía de fiel cumplimiento, póliza de responsabilidad civil en el caso
no ingresen a obra con equipos y retención de fondo de garantía.
6.4.4 El SC solicitará la autorización para la tercerización total o parcial de los trabajos de ser el caso.

 OS de Back Office:
Una vez generada la OS, será aprobada en la plataforma de compras según lo siguiente:

- De S/.0 a más aprobarán el JCOM y el Gerente o Jefe del área (o quien corresponda).

 OS de Operaciones (Obra):
Una vez generada la OC, será aprobada en la plataforma de compras según el orden que se detalla
a continuación:

Para FLESAN DEL PERU (MOVIMIENTO DE TIERRAS):

Impo rte s Auto rizado r 1 Auto rizado r 2 Auto rizado r 3 Auto rizado r 4
0< S / 10,000 JCOM JOT RES
>= S / 10,000 JCOM JOT RES GU

Para FLESAN DEL PERU (OBRAS CIVILES):iii

Importe s Autorizador 1 Autorizador 2 Autorizador 3 Autorizador 4 Autorizador 5
> S/ 0 JCOM JOT RES
>= S / 10,000 JCOM JOT RES GP
>= S / 70,000 JCOM JOT RES GP GU

Para DE VICENTE CONSTRUCTORA:iv

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Impo rte s Auto rizado r 1 Auto rizado r 2 Auto rizado r 3 Auto rizado r 4 Auto rizado r 5
0> S / 2,500 JCOM

>= S / 2,500 JCOM JOT RES

>= S / 100,000 JCOM JOT RES GP

>= S / 250,000 JCOM JOT RES GP GG

 Una vez aprobada la OC, el JOT deberá enviarla al subcontratista.

6.5 Inicio de Trabajos

Para que el SC pueda empezar sus labores en obra, el JOT es el responsable de generar y hacer firmar
el contrato, clausulas generales y anexos; estos anexos se condicionan según el tipo de contrato
(mencionados en el punto 5.4).

6.6 Ejecución de trabajos

Para la ejecución de los trabajos en Back office y Obra, se debe presentar los siguientes documentos:
 Carta de Conformidad (Para servicios puntuales, OS sin saldos)
 Valorización de Subcontratistas (Para servicios recurrentes, OC con saldos)

Para la ejecución de los trabajos en obra, se debe iniciar bajo los lineamientos del área de GGO.

6.7 Término de trabajo

El servicio brindado por los subcontratistas en la ejecución del proyecto será evaluado de acuerdo con
el procedimiento GF-ABA-PR-03 “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas”.

Si el SC solicita certificado de elaboración del trabajo, se le brindará dicho documento si su calificación

ha sido BUENA o MUY BUENA en la evaluación de SC, el cual lo firmará el GP y JCOM.

6.8 FORMATOS
 GF-ABA-PR-04-FM-01 Cuadro Procura de subcontrato y servicio
 GF-ABA-PR-04-FM-02 Valorización de Subcontratistas para Back office
 GF-ABA-PR-04-FM-03 Carta de conformidad de Back Office

6.9 ANEXOS
Ninguno

i Aclaración de como mínimo 3 cotizaciones.

ii Se aumentó FLESAN DEL PERU.
iii Se modificó el flujo.

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iv Se modificó el flujo.

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Certificado de firmas electrónicas:
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Firmado por Firma electrónica

Zlatar Lomellini Dusan GMT-03:00 Lunes, 18 Octubre, 2021 21:02:02

PER 10543296 Identificador único de firma:
dzlatar@dvc.com.pe AD63DDA6-F0DD-4977-9760-936918976A3C

Torres Juan Carlos GMT-03:00 Lunes, 18 Octubre, 2021 20:49:58

PER 000554327 Identificador único de firma:
jctorres@flesan.com.pe F8F0E685-F4B9-4781-859E-BC7822433591

Gladys Cotrina GMT-03:00 Lunes, 18 Octubre, 2021 18:35:49

PER 16004176 Identificador único de firma:
gcotrina@flesan.com.pe 1CB8DEF1-7A79-48B5-8341-2C3BF10BD7AE

Diana Hernandez GMT-03:00 Lunes, 18 Octubre, 2021 18:28:24

PER 41348759 Identificador único de firma:
dhernandez@flesan.com.pe DA08842A-6C37-4E23-A8F6-5EC30AACD4ED

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