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ENTREGA DE DOCUMENTOS AL TERMINO

DE OBRA O PROYECTO

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Coordinador de Costos y
ELABORADO POR: Angie Hidalgo
Productividad

REVISADO POR: Diana Hernández Subgerente de SSOMAC

Gerente de Gestión
APROBADO POR: Juan José Razuri
Operacional

VERSIÓN: 01 FECHA: 29/06/2021

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ENTREGA DE DOCUMENTOS AL TERMINO DE OBRA O PROYECTO

1. OBJETIVO

Establecer el universo de documentos y registros que deberán ser entregados al término de la Obra
o Proyecto, así como la metodología, plazos de entrega y almacenamiento para el adecuado
resguardado de la organización.
Definir las pautas para el cierre de Obra o Proyecto.

2. ALCANCE

Aplica al término de todas las Obras o Proyectos para De Vicente Constructora SAC.

3. RESPONSABLES

3.1. Staff de obra

3.2. Gerencia de Gestión Operacional
3.3. Áreas Revisoras (Oficina Central)
3.4. Soporte e Infraestructura TI

4. DEFINICIONES

4.1 Término de Obra o Proyecto: Momento en que la Obra o Proyecto concluye la ejecución
contractual, así como de adicionales y se tiene firmada el “Acta de Recepción o Entrega de Obra
o Proyecto Con Observaciones”; en este momento se solicita la generación del Checklist Cierre de
Proyecto.

4.2 Cierre de Obra o Proyecto: Momento en que la Obra o Proyecto cumple con la entrega completa
y validada de la documentación indicada en el presente procedimiento.

4.3 Obra o Proyecto Cerrada en Plazo: Cumplimiento en la entrega de documentación al Cierre de

Obra o Proyecto en el plazo estipulado.

4.4 Obra o Proyecto Cerrada Fuera de Plazo: Cumplimiento en la entrega de documentación al

Cierre de Obra o Proyecto fuera del plazo estipulado.

5. LINEAMIENTOS GENERALES

5.1. El Gerente de Proyecto es el responsable de la entrega completa de los documentos al termino

de Obra o Proyecto.
5.2. Cada jefe de área (Staff de Obra), al término de obra será responsable de actualizar, archivar,
codificar y compilar toda la documentación de su área funcional.

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5.3. El medio de conformidad y entrega de documentación es mediante el Checklist Corporativo -

ubicado en el Portal Flesan.
5.4. Con la firma del Acta de Recepción o Entrega de Obra con observaciones, el Gerente de Proyecto
solicitara al área de GGO la publicación del “Checklist Cierre de Proyecto” y se fijara el plazo de
entrega.
5.5. El Gerente de proyecto comunicara quienes serán los profesionales responsables que entregan
la información para que GGO genere los accesos correspondientes.
5.6. GGO publicara el Checklist Cierre de proyecto, fijando el plazo de cumplimiento y comunicando
a las “Áreas Revisoras” para la respectiva revisión y conformidad.
5.7. Soporte e Infraestructura TI es el responsable del almacenamiento de información

6. PROCEDIMIENTO
6.1. El Proceso de entrega de documentos inicia con la firma del “Acta de Recepción o Entrega de
Obra o Proyecto Con Observaciones” y culmina según los plazos de entrega.
6.2. Toda la información de proyecto deberá manejarse y resguardarse conforme a lo establecido en
el Lineamiento para la generación de carpetas de obra.
6.3. En la estructura de carpetas de obra se tiene la carpeta 14. “Entregables Cierre de Obra”; aquí se
colocará toda la documentación solicitada por las áreas revisoras:
a. Área Contabilidad
b. Área RRHH
c. Área Ssomac
d. Área Abastecimiento (Compras y Subcontratos)
e. Área Abastecimiento (Almacén)
f. Área Procesos y Tecnología
g. Área Gerencia de Gestión Operacional
h. Área Legal
6.4. El Staff de obra colocara la información a entregar en cada una de las carpetas según su área de
trabajo y responsabilidad establecida en el presente documento.
6.5. La entrega de la documentación se realizará a través del Checklist Cierre de Proyecto, que se
encuentra en la plataforma Checklist Corporativo.
6.6. Una vez publicado el Checklist Cierre de Proyecto, corre el plazo máximo de cumplimiento según
el periodo de ejecución del Proyecto:

6.7. El staff de obra podrá entregar la información durante todo el plazo máximo establecido, se
podrá visualizar el porcentaje de entrega y el porcentaje de conformidad.
6.8. Esta información será entregada en físico o digital según corresponda de acuerdo a los
requisitos de cada Área y están detallados en el procedimiento.
6.9. Los líderes de las áreas revisoras tienen como máximo cinco (5) días hábiles para revisar,
observar y/o validar la información entregada.
6.10. El resultado de estatus de cierre de obra será utilizado como parte de los criterios de evaluación
de desempeño del personal.

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A continuación, se detalla el listado de entregables por cada área y el profesional responsable de

entregar la documentación:

A. AREA DE CONTABILIDAD:
Dirigido a: jefe de Contabilidad (Por el jefe de Almacén)
1. Guías de Remisión de GRUPO FLESAN utilizadas y sin utilizar (Físico y Digital)

B. AREA DE RECURSOS HUMANOS:

Dirigido a: Analista o Asistente de Compensaciones, (Por el jefe Administrativo)
1. Registro de Control de Asistencia y Salida del Personal. (Físico solo en obras que no usen la
plataforma Builder)
2. Declaración de Vida Ley Personal Obrero (Físico)
3. Experiencia CV al Cierre de Obra - Flesan Job (Todo el Equipo que participo en Obra)

De cada subcontratista de Obra o Proyecto:

4. Relación de Ingreso de Personal Mensual) con el Alta de T-Registro y Carnet de
RETCC de los trabajadores (Digital)
5. Constancia de Presentación y pagos del PLAME ante la SUNAT (mensual) y reportes (R15).
6. Constancia de Pago de AFP (Digital).
7. Constancia de Póliza y Pago del SCTR y Vida Ley (mensual).
8. Boletas de Pago del Personal Obreros y Empleados (semanal o mensual)
9. Constancia de Pago del Personal Obrero y Empleado (semanal o mensual)
10. Registro de Control de Asistencia (formato de la subcontrata).

C. AREA DE SSOMAC:
Dirigido a: Coordinador del SIG (Por el responsable de Calidad):
1. Índice del Dossier de Calidad validado por el cliente (Físico y Digital)
2. Memoria Descriptiva de todas las especialidades ejecutadas. (Físico y Digital)
3. Plan de Calidad en todas sus versiones. (Físico y Digital)
4. Plan de Puntos de Inspección (PPI) en todas sus versiones. (Físico y Digital)
5. Procedimientos / Instructivos de Trabajo por Especialidad (Físico y Digital)
6. Registros de liberación de todas las especialidades declaradas en el PPI (Protocolos) por
especialidad. (Físico y Digital)
7. Especificaciones Técnicas de materiales y equipos. (Físico y Digital)
8. Certificado de ensayos. (Físico y Digital)
9. Certificados de Calidad de materiales. (Físico y Digital)
10. Control de Certificados y garantía de Materiales (Físico y Digital)
11. Certificado de Homologación de soldadores (Si aplica) (Físico y Digital)
12. Certificado de Laboratorio / Ensayo de materiales. (Físico y Digital)
13. Solicitudes de PNC y su respectivo Estatus (tanto de la supervisión como internas). (Físico y
Digital)
14. Registro de No conformidades y acciones correctivas y su Estatus de No Conformidades y
acciones correctivas. (Físico y Digital)
15. Listado de Control de Equipos (Físico y Digital)
16. Certificado de Calibración de equipos de medición. (Físico y Digital)
17. Cartas de garantía de los Subcontratistas por especialidad. (Físico y Digital)

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18. Carta de Garantía de GRUPO FLESAN. (Físico y Digital)

19. Planos As Built sellados y firmados por el profesional o SC responsable. (Físico y Digital)
20. Manual del Usuario para el mantenimiento, limpieza y operación de equipos / materiales. (Físico
y Digital)
21. Lista Maestra de Documentos y Registros Internos (Todas las actualizaciones) (Digital)
22. Lista Maestra de Documentos Externos (Todas las actualizaciones si aplica) (Digital)
23. Listas de asistencia de las inducciones y capacitaciones (Físico y Digital)
24. Informes de Calidad de obra de todos los meses (Digital)
25. Certificado de Conformidad del Dossier de Calidad con Sello y Firma del Cliente. Deberá detallar
cada uno de los tomos que se entreguen al Cliente según especialidad (Físico y Digital).
26. Registros del Control y seguimiento del concreto
27. Registro fotográfico

Dirigido a: Coordinador del SIG (Por el Gerente de Proyecto):

1. Encuesta de Satisfacción al Cliente (Firmado y/o reenvío de mail de respuesta del cliente y/o
supervisión) (Digital)

Dirigido a: Coordinador de SSOMA (Por el responsable de SSOMA):

Toda la documentación debe presentarse en físico y digital.

1. Sistema de Gestión SSOMA (Físico y Digital).

1.1. Plan de SST (Físico y Digital).
1.2. Plan de MA (Físico y Digital).
1.3. Matriz IPERC (Físico y Digital).
1.4. Matriz IAEI (Físico y Digital).
1.5. Plan de Preparación de Respuesta ante Emergencias (Físico y Digital).
1.6. Mapa de Riesgos (Físico y Digital).
1.7. Plano de Protecciones Colectivas (Físico y Digital).
1.8. Programa Anual SSOMA (Físico y Digital).
1.9. Reglamento Interno de SST (Físico y Digital).
1.10. Procedimientos de Trabajo (Físico y Digital).
1.11. Cronograma Anual de Capacitaciones
1.12. Programa Anual de Inspecciones.
1.13. Sistema de Gestión de Subcontratistas (Físico y Digital).
2. Registro de Capacitación (Inducción y entrenamiento) Se debe incluir un Excel con el registro de
todo el personal (nombre y apellidos, DNI, cargo, especialidad, empresa a la que pertenece, fecha de
inducción). (Físico y Digital).
2.1. Expediente (Cargo de entrega del Reglamento Interno de SST, Declaración Pre Ocupacional,
Acta de derecho a saber, Evaluación de la charla de inducción, Compromiso de Cumplimiento
del estándar de prevención de Riesgo, Recomendaciones de Seguridad por puesto de trabajo
y lista de Asistencia) de Inducción de GRUPO FLESAN y de Subcontratistas. Escanear el
expediente de Inducción separando Staff, personal Obrero, y por subcontratista. (Físico y
Digital).
2.2. Lista de asistencia de Capacitaciones Específicas (separar GRUPO FLESAN y Subcontratistas)
Se debe incluir las evaluaciones en cada caso (Físico y Digital).
2.2.1. Registro de Capacitación de Trabajo en Altura.
2.2.2. Registro de Capacitación de Trabajo en Caliente.
2.2.3. Registro de Capacitación de Trabajo en Excavaciones.

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2.2.4. Registro de capacitación de Trabajo con Maquinaria Pesada.

2.2.5. Registro de Capacitación de Riggers y Vigías.
2.2.6. Registro de Capacitación de Uso de herramientas de Poder.
2.2.7. Registro de Capacitación para el Armado de Andamios.
2.2.8. Registro de Capacitación de Brigada de Emergencia.
2.2.8.1. Primeros Auxilios
2.2.8.2. Incendio
2.2.8.3. Evacuación y Rescate.
2.2.9. Registro de Capacitación de izaje de cargas y equipo de levante.
2.2.10. Registro de Capacitación de Trabajos con Energía eléctrica.
2.2.11. Registro de Capacitación de Trabajo de Espacio confinado.
2.2.12. Registro de capacitación de Trabajos con Tableros eléctricos.
2.2.13 Registro de la Lista de Asistencia de la charla diaria al personal de GRUPO FLESAN y
subcontratistas.
2.2.14. Otras Capacitaciones de acuerdo al programa de capacitaciones anuales.
3. Registro de Análisis de Trabajo Seguro (ATS) de GRUPO FLESAN y Subcontratistas. (Físico y Digital),
escanear por mes.
4. Registro de Monitoreos Ocupacionales. (Físico y Digital).
4.1. Monitoreo Ocupacional.
4.1.1. Informe de monitoreo.
4.1.2. Registro del Monitoreo.
4.1.3. Informe correctivo (Informe con las acciones que se tomaron de acuerdo a las
recomendaciones realizadas).
4.2. Monitoreo Ambiental.
4.2.1. Informe de monitoreo.
4.2.2. Informe Correctivo (Informe con las acciones que se tomaron de acuerdo a las
recomendaciones realizadas).
5. Investigación de Incidentes (Se tendrá en cuenta que es por cada trabajador que haya sufrido el
incidente de trabajo). (Físico y Digital).
5.1. Check list expediente de Incidente
5.2. Comunicación preliminar del Incidente.
5.3. Registro de Incidente e Incidente peligroso.
5.4. Reporte Flash de seguridad.
5.5. Formato de declaración del incidente.
5.6. Formato de declaración de los testigos.
5.7. Copia póliza SCTR (Salud + Pensión).
5.8. Formato de charla diaria del día del incidente.
5.9. Formato de ATS de la actividad del día del incidente.
5.10. Formatos de Chec-++++++++ list y permisos de trabajo del día del incidente.
5.11. Copia de actitud médica (EMO).
5.12. Expediente de la charla de inducción (Declaración Pre Ocupacional, Acta de derecho a saber,
Evaluación de la charla de inducción, Compromiso de Cumplimiento del estándar de
prevención de Riesgo, y lista de Asistencia).
5.13. Cargo de Recepción del Reglamento Interno de SST.
5.14. Formato Registro de Entrega de EPP.
5.15. Formato de Recomendaciones de SST por puesto de trabajo.
5.16. Charlas diarias recibida por el trabajo (desde su ingreso).
5.17. Capacitaciones recibidas por el trabajador desde su ingreso.

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5.18. Procedimiento de trabajo.

5.19. Matriz IPERC (Vigente del día del incidente).
5.20. Certificado del operador del equipo o maquinaria (en caso aplique).
5.21. Certificado de operatividad del equipo o maquinaria (en caso aplique).
5.22. Copia del Programa de mantenimiento (en caso aplique).
5.23. Copia de licencia de conducir y SOAT (en caso aplique).
5.24. Evidencia de la implementación de las medidas correctivas.
6. Investigación de Accidentes (Una carpeta con nombre y apellido de cada trabajador que haya
sufrido un accidente de trabajo). (Físico y Digital).
6.1 Check list expediente de accidente.
6.2 Comunicación preliminar del accidente de Trabajo.
6.3 Registro de accidente de Trabajo.
6.4 Reporte Flash de seguridad.
6.5 Acta de reunión extraordinaria del Comité / Subcomité SST.
6.6 Copia del DNI del accidentado.
6.7 Ficha del personal obrero (expediente de administración).
6.8 Formato de declaración del accidentado.
6.9 Formato de declaración de los testigos.
6.10 Copia póliza SCTR (Salud + Pensión).
6.11 Hoja de solicitud de atención medica SCTR.
6.12 Copia del descanso médico.
6.13 Copia de la alta médica.
6.14 Copia del Informe médico emitido por el médico tratante
6.15 Copia del Informe médico emitido por el medico ocupacional de la empresa.
6.16 Formato de charla diaria del día del accidente.
6.17 Formato de ATS de la actividad del día del accidente.
6.18 Formatos de Check list y permisos de trabajo del día del accidente.
6.19 Copia de actitud médica (EMO) del accidentado.
6.20 Expediente de la charla de inducción (Registro de lista de asistencia, Declaración pre
ocupacional, Acta derecho a saber, Evaluación y compromiso de Cumplimiento).
6.21 Cargo de Recepción del Reglamento Interno de SST.
6.22 Formato Registro de Entrega de EPP.
6.23 Formato de Recomendaciones de SST por puesto de trabajo.
6.24 Charlas diarias recibida por el trabajo (desde su ingresa)
6.25 Capacitaciones recibidas por el trabajador desde su ingreso.
6.26 Procedimiento de trabajo
6.27 Matriz IPERC (Vigente del día del accidente)
6.28 Certificado del operador del equipo o maquinaria (en caso aplique)
6.29 Certificado de operatividad del equipo o maquinaria (en caso aplique)
6.30 Copia del Programa de mantenimiento.
6.31 Copia de licencia de conducir y SOAT (en caso aplique)
6.32 Copia de la revisión técnica del vehículo (en caso aplique).
6.33 Evidencia de la implementación de las medidas correctivas.
7. Registro de Accidente Mortal, (Se debe comunicar dentro de las primeras 24 horas al Ministerio
de Trabajo. En este caso complementar con la información que se genere) (Incluir las investigaciones
y medidas correctivas).

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8. Registro de Simulacros de Emergencia (el informe inicial debe incluir fotos, conclusiones y
recomendaciones y debe ir acompañado de un plan de acción con evidencia de cumplimiento sobre
las recomendaciones efectuadas). (Físico y Digital).
9. Registro de Permisos de Trabajo de GRUPO FLESAN, subcontratistas (Físico y Digital) escanear la
documentación por mes.
9.1. Caliente
9.2. Altura
9.3. Espacio Confinado
9.4. Izaje de Cargas
9.5. Trabajos con Electricidad.
9.6. Trabajo Nocturno
9.7. Cargas Críticas
9.8. Excavación y zanjas
10. Registro de Entrega de EPP de GRUPO FLESAN y subcontratistas. (Físico y Digital), en orden
alfabético.
11. Registro de Libro de Actas del Comité de SST. (Incluye convocatoria, lista de postulantes, padrón
electoral, conformación del comité, actas de reuniones mensuales). (Físico y Digital).
12. Registro de Estadísticas de SSOMA (Físico y Digital).
12.1. Reporte Semanal SSOMA.
12.2. Informe Mensual SSOMA.
13. Cronograma Actividades del programa de Liderazgo Visible (Físico y Digital).
13.1. Cronograma mensual de capacitaciones y lista de asistencia a charlas diarias, dictado de
charla diaria, lista de asistencia a la charla integral. Evidencia del cumplimiento.
13.2. Registro de cumplimiento de las actividades mensuales programadas por SSOMA.
14. Cronograma mensual de Inspecciones (Físico y Digital).
14.1 Registro de Inspección Internas
14.1.1 Registro de levantamiento de Observaciones
14.2 Registro de Inspecciones Externas
14.2.1 Registro de levantamiento de Observaciones
14.2.2 Estatus de inspecciones
15. Registro de Medidas correctivas (Físico y Digital).
15.1. Registro de No conformidades/ Acciones correctivas Preventivas.
16. Papeleta de Amonestaciones de GRUPO FLESAN y subcontratistas.
16.1 Registro de Amonestaciones (Físico y Digital).
16.2 Papeleta de Amonestación.
16.3 Declaración de Acto Subestandar.
17. Certificados y/o constancias de Medio Ambiente
18. Informes de cierre de la Obra o Proyecto.

Dirigido a: Médico Ocupacional (Por el responsable de SO):

Toda la documentación debe presentarse en físico y digital.

1. Salud ocupacional Información de GRUPO FLESAN (En orden alfabético)

1.1 Exámenes Médicos Preocupacional, Ocupacionales y de Retiro (Físico y Digital).
1.2. Registro de Enfermedades Ocupacionales de Grupo Flesan (Incluir las investigaciones y
medidas correctivas) (Físico y digital).
1.3. Plan de la Vigilancia de la Salud de los Trabajadores.
1.4 Programa de la Salud Ocupacional.

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1.5 Check List botiquín de Estación de P. Auxilios

1.6 Check List botiquín de Primeros auxilios
1.7 Check List de Lavaojos
2. COVID (Físico y Digital):
2.1 Ficha de sintomatología de Grupo Flesan y Subcontratistas (Físico y Digital)
2.2 Declaración Jurada sobre comorbilidades de Grupo Flesan (Físico y Digital)
2.3 Registro de temperatura y saturación de oxígeno de Grupo Flesan y Subcontratistas (Físico y
Digital)
2.4 Resultado de prueba Covid-19 de cada trabajador de Grupo Flesan y Subcontratistas (Físico y
Digital)
2.5 Matriz de resultados de prueba Covid-19 de Grupo Flesan y Subcontratistas (Digital)
2.6 Matriz de seguimiento de casos sospechosos de Grupo Flesan (Digital)
2.7 Matriz de seguimiento de casos positivos de Grupo Flesan (Digital)
2.8 Descanso médico del personal contagiado incluir evidencia de prescripción médica y
exámenes auxiliares (ex de sangre, radiografía, tomografía, entre otros) de Grupo Flesan
(Físico y Digital)
2.9 Altas epidemiológicas. (Físico y Digital)
2.10 Procedimiento o certificación de limpieza o desinfección por COVID-19 de todos los ambientes
del centro de trabajo. (El procedimiento debe contener como mínimo: la periodicidad,
insumos utilizados, entre otros). (Físico y Digital)
2.11 Certificado de Fumigación antes y después de iniciar la obra. (Físico y Digital)
2.12 Registro de capacitaciones, en los que se ha incluido prevención, control y vigilancia del
COVID-19 (Físico y Digital)
2.13 Registro de EPP, con énfasis al riesgo de contagio de COVID-19. (Físico y Digital)
2.14 Plan de Vigilancia, prevención y control de la Covid 19 en el Trabajo de Grupo flesan y
subcontratas (Físico y Digital)
2.15 Check list de lavamanos (Físico y Digital)
2.16 Check list de alcohol en gel (Físico y Digital)
2.17 Lista de chequeo de vigilancia del covid-19 (Físico y Digital)

D. AREA DE ABASTECIMIENTO (Compras, Subcontratos, Servicios y Alquileres):

Dirigido a: jefe de Compras y Subcontratos (Por el jefe de Oficina Técnica)
1. Evaluación de Proveedores. (Digital: Excel y PDF)

Dirigido a: Ejecutivo de Abastecimiento (Por el jefe de Oficina Técnica)

1. Archivo de Subcontratos y Servicios (el contenido de cada archivo de SC y SER deberá detallar)
- Correo de adjudicación (Digital: Pdf)
- Cuadro Comparativo y cotizaciones de respaldo (Digital: Excel y Pdf)
- Orden de Compra o Servicio (Digital: Pdf)
- Contrato del Subcontratista y anexos firmados (Físico y Digital: Word y Pdf)
- Adendas firmadas (Físico y Digital: Word y Pdf)
- Hojas de Ruta (de ser el caso) (Digital: Excel y Pdf)
- Valorizaciones firmadas (Físico y Digital: Excel y Pdf)
- Listado de observaciones. (Digital: Excel y Pdf)
- Acta de recepción provisional sin observaciones (Físico y Digital: Excel y Pdf)
- Mail y carta de intervención (de ser el caso) (Digital: Word y Pdf)
- Mail y carta de resolución del contrato (de ser el caso) (Digital: Word y Pdf)
- Acta de aceptación y recepción definitiva (Físico y Digital: Excel y Pdf)

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2. Archivo de Alquileres (el contenido de cada archivo de ALQ deberá detallar)

- Cuadro Comparativo y cotizaciones de respaldo (Digital: Excel y Pdf)
- Orden de Compra (Digital: Pdf)
- Contrato del Arrendamiento y anexos firmados (Físico y Digital: Excel y Pdf)
- Adendas firmadas (Físico y Digital: Excel y Pdf)
- Valorizaciones firmadas incluyendo resumen de los vales de consumo (Físico y Digital: Excel y Pdf)
- Acta de entrega y recepción (Físico y Digital: Excel y Pdf)
- Acta de devolución (Físico y Digital: Excel y Pdf)

3. Evaluación de Subcontratistas. (Digital: Excel y Pdf)

E. AREA DE ABASTECIMIENTO (Almacén):

Dirigido al: jefe Corporativo de Almacenes o Asistente Corporativo de Almacenes (Por el Jefe
de Almacén)
1. Guías de Remisión de Proveedores. (Físico + Digital)
2. Vales de salida utilizados, sin utilizar y anulados. (Físico + Digital).
3. Registro + Cargo para GR GRUPO FLESAN entregadas a Contabilidad. Utilizadas / No Utilizadas.
(Físico + Digital).
4. Reporte pedidos pendientes de atención cerrados en plataforma vigente. (Físico + Digital).
5. Reporte OC cerradas en plataforma vigente. (Físico + Digital).
6. Reporte facturas asociadas en plataforma vigente. (Físico + Digital).
7. Reporte facturas pendientes de ingreso a partir de GR recepcionadas y registradas. (Físico +
Digital).
8. Control con adjuntos (Vale de Venta, Formato de baja, GR, Peso, Voucher e Imágenes) para “Venta
de chatarra y otros" firmado por RES, JOT y JALM. (Físico +Digital).
9. Control con adjuntos (GR, Formato, N° registro en sistema) para "Transferencia de materiales y/o
equipos", firmados por RES, JOT y JALM (Físico + Digital).
10. Control con adjuntos (GR, Formato, N° registro en sistema) para "Venta de materiales y/o
equipos", firmados por RES, JOT y JALM (Físico +Digital).
11. Reporte "Devolución de materiales y/o equipos a proveedores con adjuntos (Validación, GR e
imágenes) firmado por el RES, JOT y JALM. (Físico + Digital).
12. Reporte de bodegas en plataforma vigente con stock CERO. (Físico + Digital).
13. Reporte movimientos para entrega de EPP's. (Fichas Físicas - Reporte Digital).
14. Reporte de equipos menores propios, alquilados y de SC. (Físico + Digital).
15. Reporte de equipos de cómputo asignado al personal en Obra o Proyecto con V°B° TI. (Físico +
Digital)
16. Todos estos reportes deberán ser firmados por el RES y JALM.
17. Reportes de cierre subidos al drive de Obra o Proyecto correspondiente.

F. AREA DE PROCESOS Y TECNOLOGÍA:

Dirigido a: jefe de SIT (Por el jefe Administrativo y/o jefe de Almacén)
1. Registros de Traslado o Devolución de equipos. (Digital)

G. AREA DE GERENCIA DE GESTIÓN OPERACIONAL:

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Dirigido a: Gerente de Gestión Operacional o Coordinador General (Por el Residente)

1. Resultado Operativo (RO) de Cierre (Digital).
2. Cuadro de compatibilización del RO, contabilidad y provisiones, según formato interno de GGO,
este documento debe estar firmado por el GP y JOT (Digital).
3. Cierre económico con proveedores de: Concreto, Acero y Encofrado (debe contener el detalle de
OC, guías, facturación y pagos) (Digital).
4. Cierre de las herramientas de control aplicables al proyecto (Digital)
5. Reporte de cierre de órdenes de compra en general (Digital).
6. Reporte de Control de Valorizaciones (Digital)
7. Acta de Entrega de terreno (Físico y Digital).
8. Acta Recepción o Entrega de Obra o Proyecto Con Observaciones, bajo el formato del Cliente (Si
aplica) (Físico y Digital).
9. Acta Recepción o Entrega de Obra o Proyecto Sin Observaciones, bajo el formato del Cliente (Si
aplica) (Físico y Digital).
10. Cuaderno de Obra (Si aplica) (Digital).
11. Comunicaciones recibidas y enviadas (Cartas, correos relevantes enviados y correos relevantes
recibidos) (Digital).
12. Actas de reuniones de obra con el cliente (Digital).
13. Contrato de obra y adendas (Digital).
14. RDIs y Estatus de RDIs (Digital).
15. Feed back de obra (Digital).

H. AREA LEGAL:
Dirigido a: Subgerente Legal (Por el Gerente de Proyecto)

1. Certificado de Ejecución de Obra o Proyecto sin Penalidad, firmado por el cliente, bajo el formato
de GRUPO FLESAN (Original físico y digital) o en su efecto el informe de penalidades aplicadas
durante la ejecución de Obra o Proyecto.

Dirigido a: Subgerente Legal (Por el jefe Administrativo)

1. Entrega de documentaria correspondiente a sanciones, multas o similares emitidas por

entidades públicas

Copia No Controlada.
Es responsabilidad del usuario asegurarse que el presente documento corresponde a la versión vigente