Vinculación y Desvinculación

Contratos SIGEP
28 de Marzo de 2017
 REQUISITOS

• Hoja de vida del contratista APROBADA (ver

Paso a paso SIGEP Validación y Aprobación
HV).
• Contar con información del contrato.
 OBJETIVO:
OBJETIVO

• Publicar los contratos de prestación de

servicios vigentes de las entidades públicas en
el Directorio de Servidores Públicos y
Contratistas del SIGEP, conforme lo
establecido por la Ley de Transparencia.
 OBJETIVO:
NORMATIVIDAD QUE APLICA

• Título XVI del DECRETO 1083 de 2015

(Decreto Único Sector Función Pública)
• LEY 1712 de 2014 (Ley de Transparencia)
• DECRETO 19 de 2012 (Art 227)
 TENGA OBJETIVO:
EN CUENTA QUE….
1. Los contratos OPS que se deben vincular en el SIGEP son los que se
han realizado SOLO con persona natural por contratación directa, a
los cuales les aplica las disposiciones de la Ley 80 de 1993 y sus
decretos reglamentarios. Los demás, van en SECOP.
2. SOLO se deben registrar en el aplicativo los contratos de la vigencia
actual de su entidad para mantener actualizado el Directorio del
SIGEP. Si su entidad ya ha implementado el SIGEP en años
anteriores, los contratos de vigencias pasadas debieron ser
gestionados a tiempo por el personal que tiene o tenía asignados los
roles de JEFE CONTRATOS u OPERADOR DE CONTRATOS en cada
entidad estatal.
3. Si su entidad acaba de empezar a implementar el sistema, SOLO
deben cargar los contratos de la actual vigencia (a partir del mes de
Enero hasta la fecha).
CÓMO VINCULAR EL CONTRATO
EN EL SIGEP?
 INSTALACIÓN SIGEP

 Instale el complemento en su navegador web de preferencia:

Internet Explorer:
https://www.microsoft.com/es-co/download/details.aspx?id=17851

Google Chrome:
https://chrome.google.com/webstore/detail/jkncabbipkgbconhaajbapbhokpbgkdc/

Mozilla Firefox:
https://addons.mozilla.org/en-uS/firefox/addon/fxclickonce/

 Recuerde solicitar apoyo a su oficina de sistemas para instalar el SIGEP desde el link :
https://gestion.sigep.gov.co
INGRESE AL SIGEP: www.sigep.gov.co
DIGITE SU USUARIO Y CONTRASEÑA
SELECCIONE ROL DE JEFE U OPERADOR DE
CONTRATOS

 RECUERDE: los roles de OPERADOR DE CONTRATOS deben ser asignados por la persona
que tenga rol de JEFE CONTRATOS en su entidad. Por tanto, cualquier inconveniente sobre
estos debe ser atendido directamente por el rol de JEFE.
 SELECCIONE SU ENTIDAD

 RECUERDE: se visualizarán solo las entidades que tenga asignadas a su rol. El código de su
entidad o “ID Sociedad” debe tenerlo siempre presente a la hora de solicitar asesoría al
DAFP para resolver alguna inquietud u error.
CAMBIE LA PRESENTACIÓN
VINCULACIÓN: DIGITE FECHA DE FIRMA Y CC

 RECUERDE:
1. Para vincular un contratista, su Hoja de Vida debe estar
APROBADA previamente.
2. La FECHA DE FIRMA debe ser igual o anterior a la FECHA
DE INICIO del contrato a vincular: por favor digítela
(dd/mm/aaaa).
3. Digite la CC del Contratista el campo PERSONA.
4. El campo JUSTIFICACIÓN se usa cuando un contratista
tiene más de 2 contratos en la misma entidad.
 RECOMENDACIÓN AL VINCULAR

 RECUERDE:
1. Si sale este mensaje al vincular un contratista, es porque no se ha
aprobado su respectiva Hoja de Vida. Deberá cerrarlo e ir al item
PERSONA HOJA DE VIDA para ver qué hace falta por VALIDAR.
2. En caso que no falte nada, solo APRUEBELA e intente vincular
nuevamente.
 RECOMENDACIÓN AL VINCULAR

IMAGEN 1

IMAGEN 2

 RECUERDE:
1. Estas imágenes se presentan porque la persona ya está vinculada como EMPLEADO
PÚBLICO (Imagen 1) o como CONTRATISTA (Imagen 2) en la entidad del campo
INSTITUCIÓN.
2. El campo JUSTIFICACIÓN se debe usar cuando el contratista tiene más contratos en otras
entidades. (Solo aplica para la imagen 2)
3. En caso que en la imagen 1 y 2 haya FECHA DE FIN, se debe colocar en la JUSTIFICACIÓN
que esa vinculación ya concluyó en la entidad que aparece en el campo INSTITUCIÓN.
DIGITE DATOS DEL CONTRATO
DIGITE DATOS DEL CONTRATO
• Si la entidad ha vinculado el 100% de sus
empleados de planta en el SIGEP, es decir, ha
vinculado todos sus empleados públicos
actuales (de LNR, CARRERA con su respectiva
situación administrativa y provisionales en
vacancia definitiva y temporal) en su
correspondiente empleo en el SIGEP, entonces,
utilice la opción SUPERVISOR DE PLANTA para
traer los datos de esta persona y asignarlo como
supervisor por medio de su CC.
SUPERVISOR PLANTA
ASIGNE EL SUPERVISOR DE PLANTA
• Si la entidad NO ha vinculado el 100% de sus
empleados de planta en el SIGEP, utilice la
opción SUPERVISOR EXTERNO de forma
momentánea mientras el área de TH vincula el
100% de empleados públicos de su entidad en
el sistema.
SUPERVISOR EXTERNO
CREE EL SUPERVISOR EXTERNO

La FECHA DE INICIO de este formulario hace referencia a la fecha en la

cual el supervisor está en la planta de personal de la entidad donde se
está vinculando el contrato. La fecha que hay acá es un ejemplo y nunca
se debe colocar en este campo la fecha de firma o de inicio del contrato.
ASIGNE EL SUPERVISOR

Una vez se da clic en el Diskette, el

contrato ya queda cargado y se puede
ver en la consulta de contratos vigentes
de la entidad
GUARDADO PARCIAL

Esta opción solo se usa

cuando se requiere, es
decir, cuando sucede
algún evento que
interrumpa
temporalmente el
cargue de información,
con ella se guarda lo
que se tiene hasta el
momento. No se realiza
luego de dar guardado
definitivo
 TENGA EN CUENTA QUE…
• SIEMPRE debe estar al día la contratación en el sistema para
mantener actualizado el Directorio del SIGEP, el cual es revisado
por la Procuraduría General de la Nación. Por ello, el plazo para
registrarlos es inmediato cuando se ha empezado a implementar
el aplicativo en su entidad.
• Considerando lo anterior, quienes tengan roles de contratos en
cada entidad son los responsables de mantener la coherencia
entre las HV de contratistas y sus respectivos contratos en el
SIGEP. Para ello, deben realizar periódicamente una depuración
de las HV en el sistema, de tal modo que el resultado se vea
plasmado en las consultas de HOJAS DE VIDA y de CONTRATOS
VIGENTES DE LA ENTIDAD.
• Dichas consultas pueden ser revisadas por la OFICINA DE
CONTROL INTERNO para los fines pertinentes.
 DEPURACIÓN DE HV CONTRATISTAS

POR FAVOR SIGA LAS INSTRUCCIONES DEL

ARCHIVO ADJUNTO A ESTA PRESENTACIÓN, EL
CUAL SE DENOMINA “¿CÓMO DEPURAR LAS HV
DE CONTRATISTAS EN EL SIGEP?”.

 Recuerde que este paso se debe realizar periódicamente para dar cumplimento a la Ley de
Transparencia y así garantizar que el directorio del SIGEP esté al día.
CÓMO CORREGIR/MODIFICAR EL
CONTRATO EN EL SIGEP?
• CORREGIR para cuando se ha digitado
incorrectamente algún dato del contrato. El rol
JEFE CONTRATOS debe autorizar este cambio y
realizarlo en el sistema. El rol OPERADOR DE
CONTRATOS no puede hacer dichas
correcciones, solo ver los datos.
• MODIFICAR para cuando se requiere realizar
algún cambio en el contrato durante su
tiempo de ejecución (prórroga, adición,
cesión, etc).
PERIODOS DEL RH
 BUSQUE EL CONTRATO A MODIFICAR O
CORREGIR

 RECUERDE:
1. Este listado le muestra el todos los contratos que han sido cargados/ finalizados
en su entidad hasta la fecha, NO los contratos vigentes.
SELECCIONE EL CRITERIO DE BÚSQUEDA
PARA CORREGIR: ROL JEFE CONTRATOS
MODIFICACIÓN DEL CONTRATO
SELECCIONE EL TIPO DE MODIFICACIÓN
REGISTRE Y GUARDE LA MODIFICACIÓN
CÓMO FINALIZAR O LIQUIDAR EL
CONTRATO EN EL SIGEP?
 FINALIZACIÓN CONTRATOS
• Actualmente, el SIGEP finaliza automáticamente los contratos
registrados conforme a la FECHA DE FIN que se colocó al
momento de hacer la vinculación. Por lo anterior, el aplicativo
envía un correo a las personas que tienen roles de contratos
en su entidad informando este hecho para que se hagan las
modificaciones que existan (prorrogas, adiciones, cesiones,
etc.) antes de la fecha de fin del mismo.
• La liquidación de un contrato se debe hacer manualmente
cuando se termina anticipadamente un contrato.
• Una vez finalizado o liquidado un contrato, la HV del
contratista queda dada de baja o inactiva en el sistema y el
contrato terminado se puede ver en la consulta
correspondiente.
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
 RECUERDE:
1. NUNCA debe dar de baja a
un contratista en el sistema
si tiene contrato cargado en
el SIGEP. Esto generaría un
error de fechas en el sistema
al momento de
finalizar/liquidar un
contrato.
2. De acuerdo a lo anterior, use
esta opción para saber si un
contratista de su entidad
tiene contrato cargado en el
sistema o genere la consulta
CONTRATOS VIGENTES DE LA
ENTIDAD.
DIGITE FECHA Y MOTIVO FINALIZACIÓN
SELECCIONE LA OPCIÓN DE LIQUIDACIÓN
 AGREGUE EL CONTRATO A LA LISTA PARA
LIQUIDAR Y DE CLIC EN EJECUTAR LIQUIDACIÓN
 VERIFIQUE EL RESULTADO

 RECUERDE:
1. Si al mismo contratista le renuevan contrato en la misma entidad, quienes tengan
roles de contratos deberán darle de alta nuevamente para que actualice su HV y le
vinculen su nuevo contrato luego de validarla y aprobarla.
CONSULTA DE CONTRATOS EN EL SIGEP
 TENGA
TENGA ENEN CUENTA…
CUENTA QUE…
• Cada una de las consultas muestra información diferente de
los contratos gestionados en su entidad. De acuerdo a lo
que necesite, seleccione la que corresponda.
• Si se genera algún error con la vinculación,
corrección/modificación o finalización/liquidación de
contratos, escriba a
eva_soportesigep@funcionpublica.gov.co y adjunte los
respectivos pantallazos que nos permitan entender
completamente el problema para darle solución.