Código: GF-OBR-PL-01 Plan de Gestión de Comunicaciones

Versión: 01
Fecha: 12/11/2020
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PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Merily Arias Coordinador del SIG

ELABORADO POR:

Diana Hernández Subgerente de SSOMAC

REVISADO POR:

Alfredo Moyano Gerente General

APROBADO POR:

Dusan Zlatar Gerente General

VERSIÓN: 01 FECHA: 12/11/2020

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PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

1. Objetivo:
Definir los medios de comunicación y aseguramiento una comunicación oportuna a nivel interno y externo entre
los miembros del staff del proyecto y con las partes interesadas externar pertinentes al proyecto, para
mantenerlos informados acerca de los asuntos y decisiones relativas al desarrollo del proyecto.

2. Alcance:
Toda la ejecución del proyecto de las empresas del Grupo Flesan.

3. Definiciones:
Requerimiento de Información (RDI): Documento mediante el cual se gestiona el requerimiento de
información que realiza el staff del proyecto a la Supervisión y/o Cliente.

Actas de reunión: Es el documento donde se evidencian los acuerdos pactados en las reuniones o eventos
especiales entre los miembros del proyecto o con partes interesadas externas a la organización como
Supervisión, Clientes, entidades del estado, entre otros.

4. Responsables:
Staff de proyecto / obra
Responsable de Oficina técnica
back office (procesos de soporte)
Supervisión
Cliente

5. Procedimiento

5.1. Emisión de RDI

Cuando el staff del proyecto (Contratista) tenga dudas, consultas o sugerencias sobre el proyecto el
responsable de Oficina técnica emitirá un RDI a la Supervisión.

Supervisión revisará el RDI y analizará posibles propuestas para la solución de las consultas las cuales serán
alcanzadas al Cliente para ser consultadas a los especialistas.

Una vez resuelta la consulta dada en el RDI, el Cliente emitirá la respuesta a Supervisión el mismo que será
alcanzado al responsable de oficina técnica.

El responsable de oficina técnica deberá comunicar al Staff del proyecto/ obra la respuesta al RDI gestionado
y respondido por la supervisión.

Así mismo el responsable de Oficina técnica llevará un Estatus de RDI, en el cual clasificará cada RDI según la
especialidad y según el tipo descrito a continuación:

• Incompatibilidad: Este tipo se genera cuando no coincide la información de los planos ya sea de la
misma especialidad o con la de las otras especialidades (interferencias).
• Falta de información: Es una clasificación de incompatibilidad, que se genera cuando los planos no
detallan suficiente información.
• Cambios: Este tipo se genera cuando, por necesidades externas o internas al proyecto, se cambia lo
que presentaba el diseño original.
• Otros: cuando no aplica ninguna de las clasificaciones anteriores.

5.2. Cuaderno de Obra

El staff del proyecto legalizará un cuaderno de obra con el objetivo de cumplir con los requisitos legales
establecidos en el Reglamento Nacional de Edificaciones.

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En el cuaderno de obra el staff del proyecto, Supervisión o el Cliente mencionarán las Órdenes de Cambio,
RDI u otro acontecimiento ocurrido.

El cuaderno será custodiado por el Staff del proyecto.

5.3. Reunión de Obra

Una vez a la semana se realizará una reunión entre Supervisión, el staff del proyecto y el Cliente con el
objetivo de realizar acuerdos, delegar responsabilidades e informar sobre el estado de la obra.

Supervisión emitirá una agenda de reunión un día antes de la reunión al staff del proyecto y al Cliente con
el objetivo de mencionar temas de interés que se tocarán en la reunión.

Terminada la reunión, Supervisión emitirá un acta de reunión en donde se especifican los acuerdos
tomados y deberá ser resguardado por el Staff de obra.

5.4. Acta de Entrega de Terreno

EL Cliente confirmará a Supervisión la fecha en la cual realizará la entrega del terreno al Contratista.
Posteriormente el Cliente acompañado de Supervisión emitirá y entregará el acta de entrega de Terreno al
Contratista.

5.5. Acta de Recepción de Obra

EL Staff del proyecto (Contratista) realizará la entrega final de los dossiers de proyecto a la Supervisión
mediante actas de entrega.
Posteriormente Supervisión entregará al Cliente los paquetes de trabajo mediante actas de entrega.
Al culminar el proyecto el Staff del proyecto (Contratista) se alcanzará a Supervisión el Acta de recepción de
obra/proyecto, el cual será entregada al Cliente para su respectiva aprobación.

6. Formatos

Requerimiento de Información (RDI)

Estatus de RDI
Acta de Reunión

7. Anexos:
No Aplica

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