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Criterios para elegir un proveedor de

CRM
¿Por qué quieres un CRM?
En primer lugar, es importante comprender por qué tu empresa quiere un CRM. Es importante tener en
cuenta que el CRM trata tanto de cómo te acercas y te relacionas con tus clientes como del software que
utilizas para realizar un seguimiento de ellos. Una estrategia de CRM bien planificada junto con la
tecnología adecuada es muy poderosa, pero ¿qué objetivos quieres lograr a través del CRM?
• ¿Es para centralizar tu negocio y hacerlo más organizado?
• ¿Se trata de producir información comercial y ventas poderosas que te harán más rentable?
• ¿Es tener un historial de sus contactos, clientes potenciales, tratos y conversaciones?
• ¿Es para escalar tu operación y hacerte más productivo?
Cualesquiera que sean tus objetivos, anótalos. Te mantendrá con los pies en la tierra durante todo el
proceso de selección y te recordará por qué estás invirtiendo en software CRM en primer lugar. También,
podrás evaluar mejor tus opciones si sabes cuáles son tus objetivos finales.
Entre los factores para elegir un provedor destacan los siguientes:
1. Costo anual
2. Tiempo de implementación
3. Movilidad
4. Integración
5. Informes
6. Adopción
7. Automatización
8. Escalabilidad
9. Personalización
10. Acceso de datos
11. Soporte al cliente
12. Experiencia
13. Características
Información general de los proveedores
De los proveedores asignados se deberá documentar:
1. Una reseña de la empresa (CEO, fundación), Cantidad de usuarios y clientes. ¿Ofrece una prueba
gratis? (free trial), aplicación mobil, seguridad de datos. Basada en al nube.
2. Características de tu(s) producto (s)
Factores (criterios) para elegir un proveedor
1. ¿Cuál es el costo anual del CRM?
Muy bien, ahora que hemos establecido que tienes una buena razón para invertir en un CRM, vamos
directo al grano. Si bien el costo no debe ser la única consideración al comprar un CRM, es importante
saber si realmente puedes pagar los servicios de CRM que está evaluando.
Los sistemas SaaS CRM son ideales porque normalmente no requieren una tarifa de desarrollo por
adelantado y te permiten pagar mensualmente para que puedas controlar tu flujo de caja.
SaaS (Software As A Service = software como servicio) permite a los suscriptores acceder a aplicaciones de
software sin invertir en servidores o pagar tarifas de licencia. Todo está incluido en la tarifa de suscripción,
incluidas las actualizaciones del software. El uso de un servicio SaaS facilita la administración; proporciona
actualizaciones automáticas y gestión de parches; garnatiza la compatibilidad; mejora la colaboración y
proporciona acceso a los usuarios desde cualquier dispositivo capaz de acceder a Internet.
A continuación, te mostramos cómo calcular tu costo anual total:
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Número de usuarios x costo por mes = costo anual
En primer lugar, debes averiguar cuántas personas de tu empresa utilizarán el CRM, luego visitar el sitio
web de la empresa que está evaluando para averiguar tu tarifa de suscripción por mes, o llamar a la
empresa directamente.
Tarjeta de puntuación
Anota el costo anual de cada proveedor de CRM que estés evaluando para que puedas hacer referencia a
las proyecciones de costos al final. Además, asigna a cada proveedor una puntuación según tu
presupuesto.
Proveedor Costo anual Puntaje (0 a 4)
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Leyenda de puntuación
Puntaje Descripción
4 Va más allá de nuestras necesidades
3 Satisface nuestras necesidades
2 Puede que no satisfaga nuestras necesidades
1 No satisface nuestras necesidades
0 No aplica

2. ¿Cuánto tiempo tarda en implementarse el CRM?

¿Qué tan pronto desea o necesitas tener tu CRM en funcionamiento? Algunos sistemas CRM tardan mucho
más en implementarse que otros. ¿De qué sirve un CRM que tienes que esperar casi un año para usarlo?
Asegúrate de preguntarle a tu proveedor de CRM cuánto tiempo esperan que lleve la implementación. No
olvides tener en cuenta la política de tu propia oficina, las temporadas ocupadas y otros eventos que
puedan obstaculizar una implementación y adopción oportuna. Recuerda, tu trabajo no está terminado
cuando el CRM está funcionando, está hecho cuando tu equipo realmente lo está usando.
¿Tiene algún costo adicional implementarlo?
Algunos sistemas CRM tienen un costo adicional de implementación, mientras que otros son fáciles de
configurar y no requieren ningún costo de implementación adicional. Estos tipos de implementaciones
carecen de fricción y normalmente se prefieren. La mayoría de los proveedores no ofrecen ningún servicio
de implementación y, por lo general, derivarán a los nuevos clientes a uno o más especialistas en
implementación externos. Para empresas de todos los tamaños, pero especialmente con pequeñas
empresas y nuevas empresas, evita costosas implementaciones de CRM. Puede encontrar excelentes
soluciones que son gratuitas o económicas de implementar.
Tarjeta de puntuación
Anota la fecha en la que deseas que se implemente completamente tu CRM; considera los costos de
implementación y los posibles obstáculos.
Proveedor Puntaje de implemetación (0 a 4)
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3. ¿Qué importancia tiene la movilidad para tu equipo?

Un CRM que funciona cuando estás sentado en tu PC de escritorio no necesariamente funcionará en
cualquier lugar, como en el campo o en un avión. La movilidad es un factor clave para la selección del
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CRM, por lo que puedes asegurarte de que la experiencia sea perfecta desde el escritorio hasta el
dispositivo móvil.
Cuando compres un CRM, busca la solución que satisfaga las necesidades de tu equipo, sin importar
dónde se encuentren. Busca un sistema al que sea fácil acceder en un avión, desde la oficina, en el campo
o incluso sin conexión. Un CRM que sea accesible en la situación relevante para el trabajo de un
representante marca la diferencia en la adopción del usuario.
• ¿Ofrece el CRM aplicaciones móviles nativas para iOS, Android y Windows?
• ¿La experiencia entre el PC de escritorio y el móvil es perfecta?
• ¿El CRM se sincroniza automáticamente para garantizar que la información esté actualizada en
todo momento?
• ¿El CRM tiene funcionalidad fuera de línea (off-line)?
Tarjeta de puntuación
Evalúa la importancia de la movilidad para tu negocio frente a cada proveedor de CRM a continuación.
Proveedor Puntaje de movilidad (0 a 4)
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4. ¿Se integra con las herramientas que ya usa?

El CRM no es el único software que utiliza tu empresa. Selecciona un CRM que se integre con las
herramientas que tu empresa ya usa, convirtiéndolo en un socio flexible para todas tus responsabilidades.
Estas son algunas consideraciones clave:
1. ¿Con qué herramientas de marketing por correo electrónico se integra el CRM?
2. ¿Ofrece integraciones con redes sociales?
3. ¿Qué pasa con el almacenamiento de documentos como OneDrive y Google Drive?
4. ¿Puede adjuntar o crear facturas, propuestas y cotizaciones de venta?
5. ¿Cuáles son las herramientas o programas clave con los que necesitas que funcione el CRM?
Es importante saber qué integraciones no son negociables para tu empresa. Asegúrete de que el CRM que
elijas pueda conectarse con la herramienta que elijas, o que al menos ofrezca un sustituto comparable.
Tarjeta de puntuación
Según las integraciones que necesita tu equipo, califica a los proveedores de CRM según tus opciones de
integración y la facilidad de integración.
Proveedor Puntaje de integración (0 a 4)
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5. Informes
Los datos que puede obtener de un sistema CRM son tan buenos como los datos ingresados. Si solo la
mitad de tu equipo está usando tu CRM, ¿qué tan buenos son sus datos? Piensa en las métricas que tú,
como gerente, necesitas ver y asegúrate de que el CRM que elijas te proporcione fácilmente esa
información. Algunos informes importantes a tener en cuenta incluyen:
 Análisis del embudo de ventas: el informe de análisis del embudo de ventas te indica dónde
se encuentra tu equipo en todos los puntos de tucanalización y qué tiene que perder o ganar
tu negocio.
 Informe de volumen de tratos entrantes: este informe desglosa el número de acuerdos registrados
durante un período de tiempo y el porcentaje del recuento total de tratos.
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 Pronóstico de ventas: el informe de pronóstico de ventas te indicará el valor total de todas las
transacciones en proceso y la cantidad de esa cantidad que tu empresa puede esperar generar de
manera realista.
 Objetivos de ingresos por ventas: establece y supervisa los objetivos de ingresos individuales y de
equipo durante un período de tiempo establecido.
 Tratos ganados: este informe te indica el número de ofertas ganadas, por miembro del
equipo, durante cualquier período de resolución que elija.
Tarjeta de puntuación
Después de pensar en los conocimientos que necesita ver en tuCRM, proporcione una puntuación a cada
proveedor de CRM según sus opciones de informes listas para usar.
Proveedor Puntaje de informes (0 a 4)
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6. ¿Lo utilizará realmente tu equipo?

Las ventas de CRM basado en SaaS crecerán a $ 6.300 millones en 2015. Con tanto dinero invertido en
CRM, es hora de abordar una inquietud alarmante que podría obstaculizar tu estrategia de CRM: una baja
tasa de adopción. Busca una solución CRM que promueva la adopción por parte de los usuarios. Encuentra
un socio de CRM que minimice la fricción para que tu equipo realmente lo use. Evalúa estos tres factores:
Movilidad
¿Cuántos vendedores conoces que solo trabajan cuando están en tu oficina usando tu computadora de
escritorio? Cuando compres un CRM, busca la solución que satisfaga las necesidades de tu equipo, sin
importar dónde se encuentren. Un CRM que sea accesible en las situaciones relevantes para el trabajo de
una persona marca la diferencia en la adopción del usuario.
Entrada cero
Si bien los datos en tu sistema CRM son valiosos, no lo son tanto como para que ingresar los datos sea más
importante que la venta que crea los datos. En la medida de lo posible, automatiza tareas como el registro
de llamadas, la sincronización del correo electrónico y las tareas. No conviertas a tus mejores vendedores
en mecanógrafos.
Usabilidad
Nadie quiere trabajar con un CRM confuso con demasiados campos obligatorios. Los CRM están destinados
a generar beneficios. No en virtud de tu propia existencia, sino porque facilitan el ciclo de ventas y realizan
un seguimiento de las tareas y los datos relevantes para cerrar acuerdos. Busca el CRM con una excelente
usabilidad que automatice las tareas cuando sea posible y envíe recordatorios a tu teléfono móvil.
Si estás buscando más sugerencias que lo ayuden a lograr una adopción del 100%, este es un excelente
lugar para comenzar.
Tarjeta de puntuación
Proporciona a cada proveedor de CRM una puntuación basada en cuál promueve mejor la adopción por
parte del usuario.
Proveedor Puntaje de adopción (0 a 4)
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7. ¿Qué tan bien se automatiza para tí?

Continuando con el tema 7, asegúrate de que la adopción no sea un problema con tu CRM. Una forma de
mitigar el riesgo de adopción es asegurarse de que el sistema CRM que elijas pueda automatizar ciertas
tareas, reduciendo la redundancia y ayudando a tu equipo a usarlo realmente.
Registro de llamada
Es un montón de tiempo tomar notas en una llamada telefónica, solo para luego tener que escribirlas en tu
sistema CRM más tarde. Busca un CRM que te permita llamar a tus contactos, clientes potenciales y tratos
directamente desde la web o la aplicación móvil. Algunos CRM te permiten configurar una línea dedicada
para cada usuario, de modo que las llamadas de los clientes se puedan atender directamente en el CRM.
¿Qué pasa con la grabación de llamadas? Las leyes varían de un estado a otro, pero algunos sistemas CRM
tienen una funcionalidad de grabación incorporada para que puedas consultar conversaciones importantes.
Recordatorios de tareas
Estás ocupado y necesitas ayuda para estar al tanto de todo. Es por eso que estás invirtiendo en un CRM en
primer lugar, ¿verdad? Encuentra un CRM que te permita colaborar con tu equipo asignando tareas y
estableciendo fechas de vencimiento para esas tareas.
Automatización de correo electrónico
Es probable que ya estés enviando emails en una plataforma externa como Outlook o Gmail. Busca un CRM
que ofrezca una integración completa de correo electrónico para que pueda ahorrar tiempo al conectar
automáticamente todos los correos electrónicos relevantes a contactos, clientes potenciales y tratos.
Tarjeta de puntuación
Califica a los proveedores de CRM potenciales sobre qué tan bien automatizan las tareas.
Proveedor Puntaje de automatzación (0 a 4)
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8. ¿Crecerá contigo?
Si tu empresa tiene fines de lucro, debería pensar en cómo una solución de CRM puede escalar contigo. No
querrás tener que pasar por todo este proceso nuevamente en un año, ¿verdad?
Las empresas de todos los tamaños tienen clientes que administrar, ventas que realizar un seguimiento y
equipos que coordinar. Necesitas una solución CRM que sea simple de implementar y usar, pero lo
suficientemente inteligente y poderosa para beneficiar sus resultados y crecer contigo.
A continuación, se incluyen algunas cosas a considerar:
• Permisos: ¿Ofrece el CRM permisos de usuario y gestión de equipos de vanguardia? Si tu equipo es
grande o muy estructurado, querrás asignar diferentes conjuntos de permisos a diferentes
usuarios. Por ejemplo, tus representantes quieren centrarse en los datos de los clientes más
relevantes para tu negocio (y la verificación de comisiones), mientras que los gerentes pueden
necesitar ver los datos de todos los miembros de tu equipo. Busca un CRM que te permita asignar
visibilidad a individuos, equipos, superiores, divisiones, lo que sea.
• Geolocalización: algunos CRM modernos ofrecen una funcionalidad de geolocalización, que te
permite visualizar sus contactos, clientes potenciales y tratos en un mapa y llegar a ellos con
indicaciones de manejo con un solo toque. Como gerente de ventas, tendrás más información
sobre la segmentación de tu mercado. ¿Cómo saber si necesitas contratar un agente de ventas
adicional para el Medio Oeste? Puedes ver la cantidad de cuentas por territorio versus la cantidad
de gerentes de ventas para decidir cómo brindar el mejor servicio a tus clientes.
• Costo de crecimiento: el hecho de que un CRM funcione para tu empresa en la actualidad no
significa que sea adecuado en 1 o 5 años. Piense en cómo crecerá un CRM a medida que tu
negocio
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crezca. ¿Puede la herramienta servir a empresas de cualquier tamaño? Mientras toma tu decisión
final, busque un CRM que sea un socio a largo plazo.
Tarjeta de puntuación
Califica a los proveedores de CRM potenciales sobre qué tan bien escalarán contigo.
Proveedor Puntaje de escalabilidad (0 a 4)
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9. ¿Es fácil de personalizar para tu negocio?

Tu negocio es único. Asegúrate de que el CRM que elijas pueda adaptarse. El ciclo de ventas de un agente
inmobiliario es diferente al ciclo de ventas de una agencia creativa, por ejemplo. Busca un CRM que te
permita personalizar tus etapas de ventas y agregar campos, filtros y etiquetas personalizados para que
tenga sentido para tu negocio.
Etapas de venta
Busca una solución CRM que también ofrezca etapas de ventas y seguimiento de clientes potenciales
totalmente personalizables. Utilizando el ejemplo anterior de agencia inmobiliaria versus agencia creativa,
si fueras el Director de Desarrollo de Nuevos Negocios en la Agencia Creativa XYZ, no elegirías un CRM
específico de bienes raíces porque deseas mapear tu ciclo de ventas de una manera que tenga sentido para
tu negocio.
Filtro y ordenamiento
A menudo es necesario extraer lotes de clientes utilizando variables distintas de la empresa o el nombre. El
filtrado es la función que utiliza para definir los criterios de búsqueda y realizar tu búsqueda de CRM. Los
filtros son los puntos de datos que utiliza tu CRM para obtener la información que necesita. La clasificación
determina el orden en el que se presentan los resultados de la búsqueda.
Tarjeta de puntuación
Califica a los posibles proveedores de CRM sobre la facilidad con la que se puede personalizar para tu
negocio.
Proveedor Puntaje de personalización (0 a 4)
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10. ¿Puedes importar y exportar tus datos fácilmente?

Si ya estás utilizando un sistema CRM y estás buscando cambiar de proveedor, una gran preocupación es
cómo vas a sacar tus datos de un sistema a otro.
Dado que los datos son un activo comercial tan importante, esta consideración no puede pasarse por alto.
Estas son algunas consideraciones clave:
• ¿Necesitas que tu departamento de TI importe y exporte datos, o pueden los usuarios
completar este proceso ellos mismos?
• ¿Puedes ejecutar tu sistema actual y el sistema al que se está cambiando en paralelo?
• ¿Qué tan bien documenta la empresa el proceso de importación / exportación?
Tarjeta de puntuación
Califique a los posibles proveedores de CRM sobre lo fácil que es trabajar con sus datos.
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Proveedor Puntaje de acceso de datos (0 a 4)
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11.¿Recibirás el soporte al cliente que necesitas?

Es importante recordar que cuando seleccionas un CRM, no solo selecciona un producto, sino que
seleccionas un socio. ¿Cómo calificarías tus interacciones con cada empresa que estás evaluando? ¿Cómo
son sus opciones de soporte y servicio al cliente después de que estés en funcionamiento? Algunas
empresas pueden tratar de hacerte una venta dura, solo para descuidarlo una vez que realmente seas un
cliente. Asegúrate de seleccionar el socio adecuado que te mostrará la luz del éxito de CRM.
Tarjeta de puntuación
Califica a los posibles proveedores de CRM según la calidad de tu atención al cliente.
Proveedor Puntaje de Soporte al cliente (0 a 4)
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12.Experiencia
¿Tiene el proveedor experiencia en el trato con tu industria y tipo de negocio?.¿Se ha demostrado que
tuCRM funciona con un modelo de negocio similar al suyo?
Califica la experiencia de los posibles proveedores de CRM.
Proveedor Puntaje de Experiencia (0 a 4)
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13.Características
• Automatización de las ventas (SFA): Tubería (pipeline) o embudo (funnel) de ventas, gestión de
cuentas, contactos, leads y tratos
• Automatización del marketing (MA): campañas por email, generación de leads
• Automatización de los servicios (SA): gestión de tickets
• Reportes: Informes, dashboards (tableros), pronósticos, previsiones, inteligencia de negocios (BI)
Califica las características del software proprocionado por los posibles proveedores de CRM.
Proveedor Puntaje de Características (0 a 4)
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Comparación de proveedores (calificar cada item de 1 a 5 con Escala de Likhert)

Característica Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4
Costo anual
Implementación
Movilidad
Integración
Informes
Adopción
Automatización
Escalabilidad
Personalización
Acceso de datos
Soporte al cliente
Experiencia
Características
TOTAL

Realizar un Gráfico comparativo (solo el Total)

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Lista de 4 proveedores por grupo
Grupo Proveedor1 Proveedor2 Proveedor3 Proveedor4
1 Hubspot Simply Netsuite CRM Fresh works
2 Pipedrive Suma CRM Agile CRM Vtiger CRM
3 Bitrix24 CiviCRM Oro CRM Sales Net
4 Odoo Nimble Nutshell Capsule
5 Act! Keap HoneyBook noCRM.io
6 Zendesk Sell Glue Up Apptivo Less Annoying
7 Insightly FollowUp CRM Accelo amoCRM
8 Sugar CRM FlowLu NiceJob ClickUp
9 Keap Freshsales Snov.io Monday sales CRM
10 Stacker Airtable Smartsheet Brevo